Front Office Manager Secretary

Tugas Pokok:
Memproses pekerjaan administrasi di kantor depan
hotel departement, secara khusus bertanggung jawab
terhadap pekerjaan administrasi front office manager dan
membantu kegiatan oprasional FO dalam hal surat menyurat.
Tugas dan tanggung jawab:
1.Memeriksa surat yang masuk
2.Menyimpan dan mengarsipkan surat yang masuk
3.Menerima telepon yang masuk dan mencatat notulen bagi
pertemuan FO manager dengan para staff nya, dll.
 Proses Dokumen Kantor

Dokumen dalam arti sempit adalah catatan tertulis atau tercetak yang
dapat memberikan penjelasan,bukti dan petunjuk dalam lingkungan kerja.
Dokumen kantor merupakan dokumen yang di buat maupun di terima
oleh kantor dalam rangka menyelesaikan pekerjaan.
 Jenis Dokumen Kantor

a) Sertifikat
b) Piagam
c) Surat (niaga dan resmi, aneka surat sekretaris)
d) Selebaran atau brosur
e) Blangko atau formulir, dll.
f) Kliping
g) Situs-situs internet
 Unsur-unsur Kegiatan Administrasi

a) Menghimpun, yaitu kegiatan mencari atau mengumpulkan data.

b) Mengolah, yaitu melakukan kegiatan klasifikasi data,membuat dan
menyempurnakan konsep dokumen.
c) Menggandakan Dokumen, yaitu rangkaian memperbanyak dokumen
sesuai dengan yang di perlukan.
d) Menyebarkan Dokumen, yaitu mengirimkan atau mendistribusikan
kepada pihak-pihak terkait dengan penyelesaian pekerjaan.
e) Menyimpan Dokumen, yaitu kegiatan mengelola sebagian dokumen yang
sengaja tidak di distribusikan.
 Kriteria Dokumen Kantor
a) Dokumen yang di terima atau dibuat oleh satuan kerja.
b) Mempunyai nilai administrasi yang di gunakan untuk menyelesaikan
pekerjaan.
c) Mempunyai nilai hukum untuk memberikan keterangan dalam
pembuktian pekerjaan.
d) Mempunyai nilai nilai untuk menentukan arah pengambilan keputusan.
e) Memberikan informasi pekerjaan.
f) Memberikan pedoman untuk melakukan pemecahan persoalan.
 Klasifikasi Perlengkapan Kantor
Pada umumnya perlengkapan kantor yang ada dan dioperasikan dalam suatu
organisasi atau perusahaan atau kantor bermacam macam bentuknya, antara lain alat tulis
kantor, perabot kantor dan mesin mesin kantor.
a) Perlengkapan kantor berbentuk lembaran
Perlengkapan kantor berbentuk lembaran, antara lain berupa:
1. Kertas polos HVS.
2. Kertas folio bergaris.
3. Kertas karbon, untuk membuat tembusan bila menggunakan mesin tik manual.
4. Kertas berkop, digunakn untuk membuat surat dinas.
5. Kertas berupa formulir.
6. Kertas sheet, digunakan untuk mrnggandakan warkat dengan menggunakan mesin
stensil.
7. Kertas hisap.
8. Plastik transparan, digunakan untuk menulis presentasi dengan menggunakn mesin
over-head project(OHP).
9. Amplop dengan berbagai ukuran dan bentuk.
10. Aneka map(map biasa, map dengan tali atau snelhecter, map dengan penjepit).