Sistem Dokumen

ffi.ffi
Mshkuhan protcd u r kJatlla l-
@mnturateri
Karakterlstik Sistem

Secara umum sistem didefinisikan sebagai sekumpulan

unsur atau elemen yang saling berkaitan dan aaling
memengaruhi dalam malakukan kegiatan bersarna untuk
rnencapai suatu tujuan Definis ini dikemukakan oleh Gordon
B. Davis bahwa suatu sistem terdlridari baglan-baglan yang
aaling berkaitan, dan beroperasi bersama untuk mencapai
beberapa sasantn atau n:aksud.
$istcrndofLfltn. Suatu sistern mempunyai kerakleristik atau sifat-sifat
tertentu. Menurul A;i Suprryanto, karakteristik sistem atau
sifat-sifat te rtentu tersebut ada lah :

a. Komponenltorrporlefl {xmpanants)
Suatu sistem terdin dariselunrtah komponen yang saling
berinteraksi, artrnya saling bekeria sarna rnen&cntuk satu
it*cict*rtrn riuafrg-ma lke ksralitarh& i

drrt litlorn" kesatuan

?. ticngUon{ltlftasl bcrbegal ma€am l$rm b Batasan sistem (bound ary)
doturncn. Batasan sistem merupakan daerah yang nembatasi
ttcnJeleal*n ptoredur mrnqobla, rirnl I
antara sualu srstem dengan sistem lainnya atau dengan
rmslk dcngan rldam buku rgondi dan I

rirrtrn krtu kondsE lingkungan luamya.

1. M.i}tbldfln borbsgrl pardlatrn nu${rn i Lingkungan sistem (an vircn ma ntsl
prrtenlkapen uiltuk monylfilsh''drn ;
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar
nrrcrnuXen a$P r
batas sistem yang memengaruhi operasi Bistem.
Monjalaetan bcrbagai mscsm slilrrn ,

Nnataen rrsh. Lingkungan luar sistem dapat bersifat nenguntungkan

dan dapat juga bersifat rnerugikan slstem tergebut.
Ling ku rga n ua r ya 16 me ngu
I n tu rq kan rnorupkan energ i

dari sistem, sehingga harus tetap dijaga dan dipelihara,

AdEpun lingkungan luar yang rnerugikan herus ditahan
karena dapat mengganggu kelangsungan hidup ststem.
:' - - : = "i
:..p.p.*i.;i' +s
't n't.-- d. Penghubung (intefiaca)
Penghubung merupakan media yang monghubungkan
antiara satu subsistem dengan subsistem lain. Melalui
ponghubung ini memungkinkan sumbor daya mengalir
darisatu subeistem ke subsistem lainnya.
Masukan (inpu}
BukuSMKPerhaeu-
Ralomnil tekr yerg ru:€vEi1. Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam
sislem. Masukan dapat berupa mesukan perawatan dan
masukan sinyal

i)r r.i;r:$trt l'irc r ir'u i

-
 Pengolahan (process) h Tuluan (6nef
Suatu estem dapat lYlempunyai bagian p€n€olah Sualu elstem pasli :r-€'-;.- -. :- - r;a- -rr: -r:at
yang akan mengubah rnasukan menladi mempunyai tuluan, r.i.€rG -:e;s rsg- :cak
keluaran. ekan ada gunanya
Keluaran (outpul
Keluaran merupakan hasil darr input. Berdasarkan uraian te;se:-'" rj"?. :'s:rk
sist€rn harus rnemiliki unsur, m€ra :,,a- 1a : -a- j

karena srstem €dalah gabunga- :a" :€::'3;a

i(trrgren yang sa[ng berbeda lsta] sern: :a;a- :rE

B. Penanganan tserkas dengan Sistem Perusahaan

Sistem penar€anan berl,,as di kantor bergantung
pada sistem ad ministrasi kearsipan yang diguna kan
oleh kantor yang bersangkutan. Sislem lersebut
meliputi:
1. SlstomSontrir//sasi
Ldalah suatu sistem penanganan berkae
dimana semua ditangani oleh satu bagian, dan
bagian lain telah manerima berkas yang sudah
n'lata ng, a rtinya berka s d ite ri ma sa mpa i d is era hka n
ke sekelaris sudah melalui pro$+s penanganan
berkas sesuai ketentuan perusahaan. Biasanya
sistem ini dipakai oleh perusahan kecil atau lembaga
pemerintah dimana ada bagian yang bemama tata
usaha yang menangani berkas lersebut.
3. Sislcrn rsu'L+-.l} (SlsHn Karlu Korcsg' :.'.x,t1
Sisier kea's :ar dinamis, dimana suGrl r;-q:,k
dan surat Ke -e' : a'a'. pada kartu korespor.:ers
sesuai klasrf<as :a- pemberkasannya sesuai
dengan yang ie'3€ta: :ada karlu koresponden
ters€but Ssler - :€=- Sari Belanda, khususnya
digunakan d ; -:! --:a. kantor Hollandse
Spoorwagen ca- :.€-: se:agai sistem kartu
(Kaartsysteem) S:s:e- "€-- - : :erkenalkandan
diterapkan di lnoc-es a :e'2-.: . , cleh D Buize di
kantor lnspectle CnCe=':: -; S ,:s;:orwagon di
KemayoranJakarla F.='i,- -- ";:: S=-nula kartu
tersebut dikembangka. 3€- : I -', . :, laa" Can
diterapkan diDepartere: (e-€n. -;' l::ai:-en
van Justitie) pada tahun i 92!

2. SirlomDesantreJ/ses/ 4. Slslem Bul<u Agonda

Adalah suatu sistem yang menerapkan Buku agenda adaEh bu<- :e--<-'a- 'a": "=^-g il
penanganan berkasnya pada setiap bagian sesuai digunakan untuk nencala! surei-s"-'e: -€sr( :: a- II
ltepeduannya. Sistem ini banyak dipakai pada langka waktu satu tahun. Seca= : -ie1€ :,€
perusahaan swasta dan menekankan pada mac€m bentuk buku agendB ;d:i- !-d a{:-3a iltlt
kernamp ua n se kretaris dala m penanga n an berkas iu nggal dan buku agenda kerrEa' ez - 3a' ia C : - ::r
buku agenda sebagai buku ca.:la^ :a-€- ::id
dibuat sebagai berikut. il

Nomor Jonis warhsvsurEt masuk

Tgl Drterusken Kot
Unn Kode Bentuk Dsn KB
irlo Tgl lsi

t I 3 4 5 6 7 I I 10

SMK Komnetan-<i K5!F"l' a "-'.' -.

.i"
&
a. Eukuagondalunggat
sural
yang dipergunakan unluk rnencaEt 6urat masuk dan
suku agenda tunggal adalah buku agenda untuk eatu hdarsn'
yang berurutan icampuranl pada tiap-tiap halaman
keluar sekaligus dengan nomor

No Surat

b. Euku agonda kembar

Buku agenda kembar adaEh saiu buku agenda

untu!l}€lrtat surat masuk dan salu buku agenda
ini ada dua macam' yaitu buku agenda rnasukdan buku
agenda
untuk rnencatiat surat xetuar. Bil<.r agenda
keluar.
Buku agenda kembar
Aganda gur.t kolurr
Agenda surat masuk
No.rBr dan
Tanggal
Surai

hingga penemuan kembali dapat dilakukan dengan

5. S/stem Kartu Kandall
mudah.
Sistem kartu kendaliadalah lemE'ar i*ian untuk
Sistem ini merupakan totalhas proeedur dan
pencabta n, pe nyannpaian h ir6 g a pofle nluan kemba li tindakan dalam proses pengendalian mutasi naskah
korespondensi di lingkungan untt-unit kerJa yang
rlilakukan dengan sistem yang terkendali' sehingga
berkepe n ti ng a n melal u i pencatatan identililosi araip
penanganan surat masuk dan keluar efektif dan
dalam karlu-kart"u yang dikebla oleh unit keria' Kartu
efisien. Sistem kartu kendali sering disebut sistem
pola mod em, maksudlcan sebagai pe'Uganti srstem
(d i
identifikasi paCa umumnya dibuat rangl€p tiga, satu
rukan disimpan di unrt keria tata persuratan, safu
di unit
kaulback dan s istom agenda ) Oengan n€rqg u
tata berkas, dan satu melekat pada naskah yang
sistem kendali, maka berbagai penanganan surai
beredar untuk d iProses.
mulai dari pencatatsn, penya mpahn, pe ny mpa nan' i

Prgsadur Mengelola Surat Masuk

Surat masuk ada'ah semua lenis surat yang
d ite rirna ole h o rg a n isa s li n sta n s r rna upu n p€ ro ra
baik yang diterima melalui pos (kantor pas) maupun
yang diterima dari kurir (pengrrim sirratl cengan
mempergunakan buku pengiriman Ci;ang yang
n€nganbarkan surat biasanya rnambawa surat tande
nga n' terima (.iika berasal dari luar kantor), atat:pun
membawa buku ekspedisi intem/ekstern (ika surat
berasal dari satu kantor namun borbeda bidang ahau
bagnn).

Prosedrrr Kleriknl
7- f',}r.
,::l':'
l:t,
Adapun orang yang menerima sural harus - kartu kendalr untuk pencala:ar 6urat rutin
nenandatanganl tanda tenma tersebut, biasanya Pentjng,
!i I
nrencantumkan nama, tanda tangan, tanggal lerima - lembar p€ngahtar untuk surat rutrn b€s€, i.ll
li,
8urat, dah bagian apa. . lembar pengantar untuk surat rafrasa
T
Conloh: Lembar Pengantar Sural Rutin t"q
F:
Setelah surat distempol (cap) Eena rnemenksa
Un( Ianggrt Jan Penyrrnarsn ff
ketepa ta n jen rs ataupu n lang kah{a ng ka h ben xutnya
No Urul I
AoEl Surrl Tgl E No lrt Rrngkat KGI adala h mel akukan pencstaian, petugas penca iata n
I
bertugas s€bagai berikul
1) Membuka amplop, rnembaca, ctan menetrtr rsr
surat agar pimplnan dapat copat menangkao rntr I

Trnggal Jam
atau maksud dari isr sural dengan cara
-hxr{ah
menggans bawahr kala-kala/kalimat yang t
Ottarinu ..
dianggap p€ntrng I

2) Memberi catalan pentrng yang harus ditanganr

L Mangatota Sumt*fasuk dongan S/stom gutu pimpinan a[au unrt yang dituju.
t

Agonda 3) Menrenksa lamprran-{amptrannya,

t
I

4) Membutuhkan cap/sternpal (timo sfarnp atau I

Prosedur untuk mengurus surat masuk dengan oleclnc clockdabng ma,chne) yang marupakan I

eistem buku agenda. yaitu: stempelagenda pada ruang aLau tempat kosong
I

di bagian alaVba*,an nE€man p€rtarna surat.

a. Penerimaan sural masuk
I

d. Mongagendakan su,a: -Es.,,<

1. Mongumputkan dan menghitung jumlah surat
i

yang rnasuk.
Mengagendakan surat acatr r€gaa.,t rngrrcatat
2. Meneliti ketetiapan alamatsi pengirim. surat masuk atau keluar ke @a- 3-r.- a€€ta
3. Menandatangani burktipengiriman sebagaitanda {ilJk!
harian). Buku inrbiasa drsec-i b-": a:i-:a rusux
bahwa surat telah ditenma. (daiily mait recod). ggJglgs!3 ro*]-. a;E:$:s
b. (marl clark) Setrap iurai ,r,as-* s
Penfiimn
nomor agenda surat masur-
-=: :a- : i€-
1. Memisahkan surat-surat untuk pimpinan
sekretaris, karyawan, dan surat dinas lainnya. e, Pengarahan sLra, ??asl,
2, Mengelompokkan surat dinss ke dalam surat
dinas n.rtin, suratdinas p€nting, dan surat rah*ia" Untuk mer:e1S<a1 Oe: F€3!€r-ahkan surat
3. Memisahkan surat-8urat yang membutuhkan kepeda yang ber.ar :re-llora: Efle.!1h ctahulu perlu
penanganan khusus seperti surat tere€taU d ile n g ka pi ia m5 i -3. b€ -- pa €nbe r d,spos si (rou ti ng ll
grp) pada su.a: te-sebJ-t D€ngan demikian.
terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, dan wesel pos. surat
yang harus d 3.csss .rreiatur treberapa pejabat ateu
Selain itu, nrerrcatatnya dalam buku penerimmn
kepala bagra^
sendiri agar dapat diterima oleh orang yang 'raka sekretaris atau petugas
penanganai sural perlu memperhanyak surat
rnenerimanya.
tersebut uni'uk otangani dengan cepal. Kegiatan
c, Poncatatan mempebanyak surat disebut per€gandaa n (dupttxl-
rng) biasanya drgunakan fotokopi, mesin tik atau
Pencatatan surat masuk dilakukan guna mesin stensil Dalam melaksanakan tugasnya,
memberi keyakinen akan ketepatan pencatatan pengarah surat melakukan kegiatan-kegiaEn
sebagai
bagian petugas tata usaha. pencatatan tersabut benkut
dapat dilakukan dengan mempergunakan buku 1) Menerima surat dan dilampiri lembar disp.os s
catatan harian etau agenda dan karlu tertentu. (a ct io n s/ip) da ri pe n ge nda li su rat ( s€ kIeta ns ata _
Agenda berfu ng si se ba ga i pencatat surat, sedangka
n tata usaha) il
kartu dalam notula pencatatan surat terdiriatas: 2) Meneliti kebenaran kode klasilikas ^:e( 3a:
isi ringkas surr:t g
E
.-tr
SMK Xom1"'*'r,: i Xn a.'.a - !,
" :^iad}!
trq**r*r-
 3) Menelrtt kebenaran rnformagi surat yang akan Cara mengrsi hmbar disPostst
d iminb kan d isposiai kepad a
pimptnan in stansi. Nomor Sural .
diisr nomor surat masuk
TanggalSurat dir$itianggal sural Yang rnasuk
lngtruksi diberikan terutama kepada bawahan Dad diisi dari mana asal surat
tareebut
atau slaf prmpinan, sedangkan lnformasi diberikan
torutama keBada para pimpinan yang sederajat Perihal diisi perihal dalam aurat
tersebut
Setelah surat diisi disposisi oleh pimpinan instansi'
kemudian menentukan unit pongolah surat masuk Nornor Pencalatan
sasuai rsi informasi pada lembar dtsposisi, Kendali : diisi nornor pencatiatan dalam
kartu kendali surat masuk
membubuhi paraf dan tanggal penyelesaian pada
kolom tanggal penyelesaiaR surat, dan lembar Ukuran %lolio
drsposrsi yang sudah lengkap drrsr Crsposisi oleh
prrnpinan Setelah itu diserahkan kepada petugas f . Pendrslnbustan
ke unrt
unit kear$ipan (pengerdah surat) un'ruk drkrnm
pengolah sesuai disposisr surat rnelalut petugas Surai+urat yarE perlu diproses hbrih hnjut harus
pungiti* surat. Lembar dtsposrsr dapat dibedakan didrstribusikan kepada sekretans dan dilampirkan
lembar disposrsi oleh tata usaha, fuga;
menjadi beberaPa macam, Yakni
1) bisposisi langsung yaitu disposisi yang 1)
Menyertakan buku ekspedisiintem yang diparal
langsung ditulis pada tembar surat' oleh sekrelans
2j Disposisr lidak langsung, yaitu disposisi yang 2) Menyampaikan sural tersebut melalut buku
drtults pada te m Daran tersendiri/slip dispcsisi ekspedisi kepada peiabat yang bersangkutan,
3) Disposisr rep, yaitu dsposisi yang rr€nunujukkan buku ekspedsr drparat sebagai tanda bahwa
bahwa surat ters€but perlu tindak laniut' surat telah dilerima.
Drsposrsi deP, yartu c,isposisi yang me nunjuka n 3) Mengembalrkan segala urusan agerda kepada
bahwa surat bersangkutan telah selesai dan 4erdars unErk dicatat dabm buku pengaraten'
dapat drsimPan
g Tidak lanlut surat masuk
Contoh Lemhar DisPosigi
Apabi a I s u ra t ped u d it ndak'lanJuti berdasarka n

Lembar 0sPoctlt
instruksi dan lembar disposisi maki sekretaris
rnembuat konsep sural tetrpijika sural tdak ditindak
Ncrror Sutal
tanjuti maka siaP dhimPan
Tanggal Surat
i\rsip
Oan
Surat yang telah diproses kemudian disimpan
Perrhel diTata Usaha.
Norno, Pe ncatatan Kondal Contoh Su rat Ekspedisi lntem, yaitu:
Diieruiksn Ter}ggal dan Tarqgel
Peral Ponyelaralen Paral dan
No, Tanggel Nomor Dlklrim Nsma Tanggal
Kopade Urut Sursl Sural Kepada Penerima Terirna
lsi Dispolbi

Kepada

l9i Disposi3i

F.epeda

lsi Disposist

E
=
il
=
=
(
I
t"
s8
 sff1
ffi'1.r

Personalla i:[
ijd
i5!.
tli'
irj
,le
Drstrrbusr &
Penerunaan j1,
:'1
Sural dan Melamptrkan rfl
ts
Lembar Drsposrsi i1'
rli

Tindak Lanjut

2. Penyrmpanan surat Mengindeks berkas arsip dilakukan sekretaris

Berkas/arsip surat dari pimpinan pada umumnya setelah nrenentukan klasrfi kasi tedentu sebagai
masrh bersifa t dina mis, artinya s€waktu.wa klu tanda berkas harus disimpan Ktasifikiasi
rrasih dipergunakan untuk bahan pertimbangan menentukan masatahlsubjek, ludut yang
Penyimpanan berkas surat oleh sekretaris memberi petunjuk tempat folder. Mengindeks
dilakukan dengan mernpergunakan metode dilaku kan d e n g a n rne ng iku ti peratu ra n terE n fu
kearsipan yang borlaku di kantor tersebu[ B€suai dengan kearsrpan yang dianut dan kocr+
Prbsbdur tatia kearsipan dinamrs dalam rnenatia kode diterakan s€suai klasifikasi indeks. Kode.
le meng ikuli la n gkah-la ngkah sobag ai berikut
fi kod e I e rse b u t rne n e ta p ka n be rkas-be rkas a rE{ p
- Meneliti tanda'tanda apakah warkat sudah disimpgn dalam loiir-r-fc/Ee,r tertentu sesr.rai kode
' dapatdisimpan (releaso mart<|, yang tertera g€da b€*as
- MerqiMeks, Penyimpanan bertas ke dalam folder pada
- Memberikode-kde dan sortir, umumnya drlaxsa:,ai: r sebagai berikul
. Menyimpan kb datam folder terlentu, dan a) Sural diietal<ra- -ri.i1g dalam posrsi
- Menah arsip. rneigrs- I t d er
terbaring
!{larkat di$mpan dalam file setetah diben tanda b) Kepala sr.rrat iei'e:a{ d: sebelah krrr
oleh pimpinan sebagai berikut. penyrmpana:r ais i
- File atiau dep/simpan. Dep singkatan dari c) Disusun seaat'a k.a.-:..3.; s r*e--ri: urutan
doponeren yang berarli simpan; Langgal, yang le:!a-; pl;r-g cela.r Setpp
- Menggarisbawahi kata-ka[a atau kalimat folder hanya 5c s- -€T'-a: Dens:i a rp
yang dianggap penting untuk drjadikan sural aniai,-a 5 da^ secr.rar-ca:yarqla 1@
masalah alau subjek penyimpanan; |embar
- Memberi tanda tulisan yang agak menyolok
(dengan tinta merah umpamanya). Tanda- Tata aliran s-:at -€s-(
tanda tersebut diterakan di atas lembaran Secei'a rrna {es - :- a- :€- irganan surat
rn€suk yan-3 -e.-,rjs i ac-.
disposisi. =- s€(.etans seperti
tertuirs dr ba,ta^ ,.:

Surat Bisnis
l...-._
: 4 J2
CeIal

Sural Rahasia
Segez Anotasi

Penting

Tlndak Lanjut

.rr\/1. 1,
!j,lt'\9,]|;l!.
ffii
4Tj
?
Kebrangan
I Secretarles Desk File
fi: Masukkan helompok sural-gurat tersebut datam
1 $urat dilerinla olei) recepllon, lalu dss*:el':ilan
$
map yang telah bertullskan URGENT, IMPOR'
Pada $ekrelans
1."1,

TANT DAN FOR INFO, aeguaiklasilikacinya

ili
2 Sekretarls menyortlr (mernllah-mrlar:i 5i;iat
3 Serahkan ke atasan
berdasar bentuk dan on arnplop' rr-r:n;adr ltrga)
Serahkan 6ural atagan dalam secre[aries desk
kelomPok
lrtd tersebut, dengan urulan Urgent di atas'
a Sural prrbadr, herctrrkan arnir'lp tidak ada
lmportant lalu For lnfo, pngan lupa surat pribadi
kepala $urat, df'uJukarr pada :''3aJr bukan
b:'yak dengan dan rahasia turut disertakan di luar map secre-
iabatan alau perusahaan
kerla tanes desk file
tuhsan tangan, (kecual sura: rTlaf an
digolcngkan sural Prrla3r Ies:ri)
10 Proses atasan
Surat drterima oleh atasan kemudian diproses
b Surat rahasla, clrlnya i ia"'lr" r! a'r:plop aCa
!anda atau stempei R:^'as a
;i RilS' atau oleh alasan, yang akan mengisi disposisi
jika tidak ada tanda b:asa'Va n-'enggunakan dengan Penntiah:
2 (dua) amPloP
a Srmpan/file, maka surat tersebut telah
nrenPdiarsiP.
c surat niaga ala'r sr:at dinas alau sural
bisnis, cinnya :e:a a-plop terdapat kepala
b Edarkan, surat tersebut dlodarkan sesuai
p€trnluk atasan dengan nnrggunakan rnap'
surat, Crlu.- <ar Pada labatan atau
perusahas^ c Balas, artinya surat tersebul digunakan
untuk bahan balasan suraL
3. Buka
11 Setelah surat yang diedarkan sarta bahan
Bukalal s!'al tanlcr yang tetah disorlir dengan
prsau pembuka balasan d rti ndak'laniuti, maka kedua pnis surat
alat yan: :e^,ai sepertr gunt'ng,
ilu menjadiarsiP.
SUrai arlau rnesln pembuka Sural
Penfsa xeiengkapan surat sepertr lampran atau
iarnny"a Apabila ada kekurangan hubungr 2. Mengelola Suraf tlasuk dangnn Sls&m Kartu
Kendall
p€ngrnm surat satukan amplop tersebut dt
b€lakang Eurat Yang telah drbuka'
Kartu kendaliyaitu isian (kartu) untuk rnencaLal
4 catat
pada surat-surat masuk atau keluar yang tergolong e urat
CaLal seluruh data surat masuk lersebut
p€nting Kartu kendalijuga berfungsi sebagai alat
buku agenda surat masuk'
penyimpanan surat, dan penemuan kembali'
5 Baca
Penggunaan kartu kendali ini rnemiliki beberapa
Surat yang lelah drcalat kemudian dibaca untuk
mengetahui permasalahan serla trngkat keuntungan, antai'a lain:
kePentingan surat tersebul a. Lebih efisien diba,nding hrku agenda' '
6 Anotasi b. Dapat nrembedakan sifat surat (penting' biaoa'
ra hasia) ka rena lembarannya b€rhda'
BuaUah catatan kecilpada kertas note, apabila
tsi surat itu memerlukan keterangan tambahan c. Menghilangkan pencatatan berulang'
Agar atasan mengerti benar lentang surat d. Mudah melacak lokasi surat ysng diproses'
tersebut, catatan disatukan pada suratnya' e. Memudahkan PenYUsunan ar$ip'
7 Klasifikasi f. Memudahkaninventarisgsidanpenilaianarsip
Setelan mengetahui klasifi kasi dari surat-sural
tersebui, prsahkan menurut kelompoknya' a. PengelomPokan suraf
' Brasanya drgoiongkan berdasarkan tingkat Seperti halnya penanganan surat lr€nggunaken
pertu
kePentingan sePerti: buku agenda, pada sistem kartu kendali pun
a sege:'a '\urgent)' surat yang harus ditangani d i lak u ka n pe nge lom poka n su rat. Seca ra sed erh a n a
1-2 na' surat-surat dapat dikelompokkan sebagai surat
b. Pentln{ 'trtcnartt). surat yang dapat penting, surat rahasia dan pribadi, serta surat biasa'
ditangai-' 3-5 -a''
c, lnfo (forFfo, s-ral yanE dapat drtangani5-
7 hari

Prosodur Klerikal
 b Krileria surat ponbng
Surat psnilng adalah semua surst ysng
mengemukakan masalah-masalah pokok be*artan
dengan kanlor yang b€rsangkutan, baik secara
langsung maupun tidak langsung yang lurut
namengaruhi tercapainya tuluan kantor. Kelompok
surat penting di antaranya:
1) Surat yang menyangkut kebijaksanaan pokok
organisasi ksntor
2) Surat yang menyangkut kebilaksanaan
pelayanan kepegawaian, perencanaan,
Rerbngkapan.
3) Surat yang jika informasi di dalamnya tidak
diketahui atau tidak sampai kepada yang
bersang kutan da pa t rnen irrbu lka n ke ru g ian bag
organisasi kantor.
Dalam menangani surat penting masuk
rnenggunalon kartu kerudaliyang terdiridari 3 lembar,
yaitu lembar 1 benrarna kuning. lembar 2 benrarna
hi.iau, dan lembar 3 berurama nnrah.
Langkah-langkah untuk m€ngurus surat rnasuk
dengan sistem karlu kendali sebagai berikut.
1) Penerinu surst
- Surat-surat far€ nrasuk dilerinn obh petrqas
penerirna zurat (baik surat yang rnasuk rnelalui
kurir meup.ln nelaluipc), kemudian disortjr
untuk dikekrmpokkan sebagai Burat yang
boteh dibuka dan yang tidak bobh dibuka,
serta surat pribadi.
. Meneftj keb€flaran alarnat surdt apabila surat
dinas salah alarnat segera dikenbalikan.
- Membuka sural, mengelompokkan, dan
nenslempelsurat, Eurst rahasia dan terh.nup
lainnya dikelompokkan menjadi satu
berdasarkan susunan kronologis, kemudran
distempel, diberi tanggal dan waktu
penenmaan surat
fiam) lalu diserahkan
kepada petugas pencatal sural
?.) Pencatat surat
Oalam nelaksanakan tugasnya, penenma surat
dinas rnelakukan kegiatan-kegiatan sebagai
berikut:
a) membuka sampuUamplop surat dinas yang
kategori surat dinas nonrahasia.
b) Apabita alamat pengirim tidak tercantum
dalam surat dinas, maka sampul/amptop
diikutsertakan bersama surat dinas
c) Surat rahasta/prtbadr dilengkapr dengan
lernbar pengantar rangkap dua (putih den
biru) yang diisr rnlormasi pada kolom h.4uan
surat (kapada), norftor urul p{n€tatan sural
asal surat (dari), tanggal surat dan nonpr
surat luga ada.
d) Surat rahasia/pnbadidan lembar pengantar
rangkap dua diserahkan kepada lujuan
surat
(pada unit pengotah yang dimaksud).
e) Apabila surat rahasialpribadi dan tombar
pengantar rangkap dua sudah diterima
oleh
petugas IIU) Unrl pengolah dan diparaf pada
lombar pengantar, maka lombar pengantar
warna brru drambil dan disimpan di Unit
i Kearsipan berdasarkan Unit pengolah yang
dis usu n secara kronologis.
f) Untuk kategofl nonrahasla dilampiri dengan
Kartu Kendatr Sural Masuk (KKSM) rangkap
tiga (vrama putrh, kuning, dan merah).
g) lnfonnasiyarig dra pada KKSM yaitu nonror
urul, pencatatan s!rat, kode klasifikasr
sesuai dengan per.rnasaiahan isr surat,
indeks berkas. asa surat, tanggal surat.
nomor surat, lampr.ai dan rsi nngkas
h) Surat dinas dan KKSrJ kemudran
dilampirkan lembar drspo,3l lrargkap dua
warna pulih dan kunrngi ta-E $cah d:Er
informasinya pada kolorn :enlar€ r1o{r1.ror
surat, tanggal surat, asal sr.l=l iqtri oertrat,
dan norrpr pencaLalen (age-sa g-:atJ
i) Setelah surat dikendalr drro="-- repada
petugas pen genda I s..,J.at-
I
3) Pengendali surai
a) Surat, KKSM ra.;rg€; :;a ,,*?:ra tonir-g dan
merah), dan ,ernba. j spos si rangkap dua
(warna putrh Can
xu r.r€icrserahkan peda
pengarah su,a: yarlu ormpinan Unit
Kearsrpan
b) SelanjuU'rya dEerahkan kepada pimpinan
Instan$ untuk rr€ndapatkan disposiei,
c) Apabrta surat, KKSM, dan lernbar disposisi
sudah diisi disposisinya oleh pimpinan
,nsta ns, rnaka KKSM dilengka pi inbrmasinya
pada kotorn pengolah dan tianggalditeruslan
demikian puta pada KKSM putih ditata dan
disrmpan secara kronologis.
d) Menyimpan lembar disposisi ku. -l :aca
tickler file secara kronologis
bfv}n ltofi rFslBn Ei K€ a h rr8 n A,{ ia., E({ : -t -::c7! fl,..r
I
J-
- r'ilaie
il'-
1
e) Surat. KKSM (merah, kuning) dan iembar
disposisi putih drserahkan kepada Untt
Pengolah Apabrla KKSM kuning sudah
i c)
diparaf oleh petugas (Personalra Untt
Pengolah) maka diambil dan disimpan
berdasarkan unrt pengolah dan dtsusun
Becara kronologts
4) Pengarah sural
Dalam melaksanakan tugasnya, pengarah surat
drnas melakukan kegratan'kegratan setragar
berikul
a) Menerima 5u131 (rnBS yang sudah drsertai
KKSM (rangkap dua)dan lembar disposrsr
(rangkap dua) dan pengendali surat.
b) Menelitr kebenaran kode klasittkast, indeks,
dan isr nngkas sural
c) Menelrlr keb€naran inforrnasi suratyang akan
Crmrntakan disposisi kepada pimpinan
r nsLan sl
O Setelah surat diisidrsposisi oleh pimpinan
instansi, kernudlan menentukan untl
pengolah pada KKSM sesual rsr rnformast
pada bmbar disposisi$an rnembubuhi paraf
serta tanggal penyelesaran pada kolom
tanggal PenYelesaran su rat
e) Surat, KKSM, dan lembar dtsposist yang
suddh lengkap drtst dtspostsr oleh pimpinan,
kemudian diserahkan kepada petugas unit
kearsipan (pengendali surat) untuk dikirim
ke unit pengolah sesuai disposi,si surat
rnelalui P€tugas Penginm surat
5) Penginm surat
Dalam rnelaksanakan tugasnya. pengirim surat
dinas melakukan kegiatan'ttegiatan sebagai
berikut,
a) Menerima sural dinas dan KKSM rangkap
dua (kuning, nnrah) dan lembar disposisi
putih dari unit kearsipan untuk segera
diserahkan ke Unit Pengolah yang dituju.
b) Setelah surat dinas dan KKSM rangkap dua
(kuning, merah) dan lembar disposrsi putih
diterima dan KKSM kuning diparaf oleh
petugas personalia unit pengolah, kemudian
KKSM kuning diambil untuk diserahkan
kembali pada petugas di unit kearsipan
6) Fenyirnpan berkas KKSM
a) Menerima KKSM kuhing yang sudah diparaf
oleh petugas personalia unit pengolah
I
I Eltlltlr:.,::.il:i:.i,**
.l
i' i
t;
i{r,
rWr
,--;iHi*.,
b) Menyirnpan KKSM kunirq pada kotak kertu
kendali berdasarkan unit pcngolah dan
disusun gecara kronologis.
Apabila surat masuk.merupakan surat
rahasia/pribadi, rnaka lambar perqantar biru
disimpan berdasarl€n.unit oengolah dan
disusun $acara kronologie.
d) Menyimpan lembar ditposisi kuning pada
kotak tickler file dan disusun secara
kronologis
e) Melakukan layanan Pengscekan informasi
surat rruasuk melalui KKSM (kuning atau
putih) dan lembar pengantar biru maupun
le mbar drsposisr kuning.
3. Prosedur Surat Masuk dl UnltPongolah
Satuan kerla yang terlibat dalam pelaksanaan
kegiatan pengurusan surat masuk di unit pengotah
terdiri at;as:
a Personaha Unit Pengolah, furpsi iniditaksanakan
oleh staf masing-masrng Bidang aLau Baglan,
Sekst
b Prmprnan Unit Pengolah, fungsi inidilaksanakan
oleh Sekretaris, Kepala Bldang, Kepala Eagian
Personalra, dan KePala Seksi.
c UniWnsur Pelaksana yaitu Kepala Sub Bagiar/
Sub Brdanglsub Seks/Urugan dan Saf Pet4as
CentralFrh.
a. Pengurusan Sural Masuk bagt P,rln4,lnan Unit
furqPlah
Dalam melaksanakan tugasnyo, Pimpinan Unit
Pengolah melakukan kegiatan-kegiatan sebagai
berikut
1) tvlenerirna suratdinas, KKSM rnsrsh, danlembar
dsposisi pulih dari petuga3 Personelh Pernplah,
2) Meneliti naskah dinas dan bmMi dispoeisl eerta
KKSM yang disampdikan petugas Personalia
Pengolah tenhng kebenaran b*irm suratdinas
tersebut ditujukan bagi unit pengolahnya'
3) Setelah membaca isi surei dinas dan
disposisinya kemudian membubuhkan disposisi
kepada pelaksana pada lembar disposisi.
Setelah itu surat, lembar disposisi putih, dan
KKS[, merah diserahkan kepada petugas
Personalia Pengolah untuk diteruskan kapada
pelaksana untuk penyelesaian tugas. '
ffi.**t.c6aiGttr{#
 b Pongurusail Sural Masuk di {Jnd/lLnsur
Pola*sona KodG Tanggal
No Unx
Datarn rnelaksanaka n tugasnya, U n it peta ksana tAX

melaku kan kegiatan-kegiatan oebagal berikut

1) Menorima surat dan tembar diaposisl putih dari
petugaa Tata Usaha pengotah.
2) Meneliti gural cjan tembar disposisi puilh yang
disampaikan oleh petugas Tata Uaaha pengolah
tentang kebonaran surat tergobut catatan/
informasi ditujukan bagi unitnya.
3) Melaksanakan tugas sesuai catatan instruksi/
disposisi aurat. Apabila rnas ih perlu didisposisi,
kan kepada pelaksana (ataQ, maka rnemben
calatan instruksi pada lembar disposisi putih. Tanggol, No. Surat
4) Setelah setesai memberi lindak lanjut surat
segera mengombalikan surat dan lembar
disposisi putih kepada p€tugas personalia Unit
Pengolah untuk disimpan.

c Patugas diContral Fito personalia pengdah

Cara nrengisi lGrtu Ken:ati Sural Masuk
Petugas Central File di masing-masing Unit
Pe ng ola h nretaksana ka n tu gasnya sebaga i bed
lndeks : dirsr r^ieks surat
ku t Kode diis kede tiasffikasj rnenurut pota
1) tvlenerima eurdt, lembar Oisposisi putih, dan
memberi paraf pada KKSM rangkapdua (kunlng {asrfikasr
dan rner:ah ). Setelah nrengrecek kabng
Nornor Urul : driE{ nornor rr-': ter=asa.4<an r<at,
ka pan nya,
KKSM kuning diserahkan kopada petugas keMah sura: mas.(
pengirim dari unit kearsipen. diisiperihd
2) lsiringkasan : diisi ringkasan c.ai a &-*31
Menyampaikan surat, lembar disposisi putih,
oan KKSM merah kepada pimpinan Unit diisi nama r!'ls'€-sotra5 la-€
Pengotah untuk rnsndapatkan amhan disposisi. meng i n m si.,rrat Erschl
Tgl surat dinas drb ta,-rgrgia, yal:rg let=ajl.rn paja
3) Menerima surat, lembar dispoaisi putih dan
KKSM merah yan1lsudah berisiarahan dbposisi
surai'erseh;':
No .surat dinas dtS.] r: lnOr Sr.;r-d rffrg :g.Cantum
dari p;nrpinan unit f,eflgobh disanpaikan
kepada psda s--il tere,t}J J
unit pengolahr ya,
4) KKSM merah rliisipada kolom catatan tentang
Lampiran drtst .!n eF ra-prran yang
!'n€ny91ar g"Ire n'es4.ik tersebut
tuluan disposisi kepada unit pelaksana dan
Pengoiah disr r.a'ne un( FrengplAh eesuai
disimpan berdasarkan subjek masalah. I
I nstru r".9 pade lernbar dieposisi
Setanjulnya, surat dan lembar disposisi putih
Tglditeruskan di;S' :anggral pengirimen surAt
diserahkan kepada unit petaksana untuk
ditindaklanjuti sesuai kepentingan surat. masi-;n ysng sudah berisi I
5) Menerima sunat dan tembar disposisi putih yang drspcsisi pimpinan ke unit
sudah selesai drtindak-tanjuti oleh unit petaksana.
p€n€oah fl
6) Menyimpan surat dan lembar disposisi putih
Tanda tenrn€ dirsi paraf dan nama petugas
yang tetap me,rempel jadi satu berdasarkan Personatia unlt pongolah yang
masalah. rnenerima surat masuk tergebut
Cataian dnsicatetan abu keterangan yrg
n Melaksanakan layanan peminjaman arsrp
diperlukan untuk kepentrnga-
Apabila pengguna arsip di lingkungan unit
keqa
pengolah menghendakipinjam p€ngendaliBn surat mssu k
arsip, rnaks arcip EI
yang dipinjam diclEt dalam formulir peminjaman tJxuian 10x15em
(lihat pada materi pembarkssan). Ii g
t::
i ,:'t:,r
I

*:' E
l.
w
Sl,t X,tty1pttr n si Kcr hfi n n Ako6i& w,
 Unluk konltol

CHcrk Arrb porcganti

Peraiatan dan perlengkaPan unluk menyimpan

a s amplop berisisurat
b = $urat dan nnnemukan arslP antara lain:
c1 = Kartu I benrama Putih
c2 = Kartu Kendalillberwama hijau a. Filling cabinel
'Grtu KenCal'lll b.erwama rr€l?h Filling cabinet adalah leman araip terdiri atas
c3 =
lacl-laci besaryang pada umumnya mempunyai
f. i:st.Iarstsan 2 (d'Ja), 3 (bga), 4 (e{r}pat) atau hi
(dardar)'
grna

Tinggi 26 cm, lebar 35-.?6 cm kapasitat lebih

Kegiatan administrasi di suatu Latr:c: laCa kurang 5 000lembar kertas Fl\lS.
dasarnya Juga mempunyai h.asil sep€rti un:t-untt 1) Penggunaan filling cabinet dilengkapl
lainn1,a. yailu surat, fonru.rlir, dan hBoran, p€r€elohan
derpan:
sur€. yang dihasillon dan yang diterima suatu kantor
a) Tab untuk mencantumkan Pokok
pad* akhirnya akan berhubungan defigan kearsipan
m8sal8h.
Jadi, xegiatan administrasi pada dasamya adalah
rneng has i kan, rnenerima, rnongolah, da n menyl mpan
I
b) Sekat atau guide, dibuat dari karton
trebal dan nren{liki baghn menonfrl yang
berb,agai surat, formulir, laporan, dan sebagainya.
Setiap pekerjaan dan keglatan di perkantoran dinamakan tab/tombol.
memerlukan data dan informasl, salah satu sumber 2) Penggunaan sekat, Yaitu:
data adalah arsip, karena arsip merupakan buktidari a) Sekatpertama pada ujurp kirid(lunakan
rekaman kegiatan atau transaksi mulaidari kegiatan untuk menyekat antara kelompok primer
terteparl (loket dan temp€t pembayaran) sampai pada (pokok masalah).
pengambilan keputusan Untuk pengambilan b) Sekat kedua dengan tab Pada
keputusarr arsip diolah bsik s€cara manual rn€tupun kedudukan tebih ke kanan atau ditengah
komputer menjadi suatu informssi,

Prosedur Kleflhol
 t:
i

digunakan untuk menyekat antara 3) Papor lichknos, yartu tebEl media

kelompok sekundoi (submasalah). komunikasi
c) Sekat k6tiga untuk menyekat antara 4) Fdo tidtl<ms, yaitu tabal keselurufran dan rrp-
ke lompok tersier (sub-aubmasalah). dia informasi dengan holder BecarE
Hang map (map gantung), adalah s€jeni$ kes€lurufuan
3)
rnap dihngkapi d*ngan tembaga pada bqbn s) Access rnm, yailu Jarak antara llla yang
satu dengan frle lainnya untuk mem-
alanya. guna mengganturgka'rnya dr dalam
permudah p€nyrmp€nan dan pongambilan
laci frlhng cabinet dan ber{ungsi untuk
fite
nnhtaklen tab
4) Schne,lhecler rnap, adalah rnap untuk
manyirnpan berkas yang telah drperforator
(dilubangi) terlsbih dahulu, sehingga berkas
lersebui tidak dapat lepas darikaitan.
o Folder (samprrl arsip), adalah map tanpa
daun penutup pada e isinya, dilengkapi tab/ A4eer
toniolan dan untuk renernpatkan kode arsip.
c. Letter tray
6) Tickler file (berkas penyekal), adalah alat Letter tray (bakr surat; aaa€,i se:-a,cam baki
alau kotak kecil berukuran kurang lebih yang terbuat dan plasbx -.!.( ::'te€ar rar aLau
10 x 15 cm, yang dipergunakan untuk menyimpan surai :iang !asa-;a : s -;a'r dr
menyimpan kartu-kartu kendali dan atau atas rrEra
kartu-kartu pinjam arsrp Cara menyimpan" Safe keepi ng docx., rn€.r1 i
nya sarrm Cengan sistern penyimpanan arsp Safe keeprng docurr.n: :?.{as', aialaF eran
berdasarkan sistern tanggal atau yang besidengan ukuran i.aqg !€r,rc"-
dar
lainnya dilengkapi kurci pengame- 3ssanra Cgrrai.ar
untuk menyrmpsn arsrp R€-:.gl, -e-as€
Rak buku
Rak buku adalah rak uniu< rr€i*;r -;a- !,<l;-
buku atau ordner dan sele:rrs'rr 3
f. Lemari arsip
Lemari arsip adalah lerra. , a-g em,ai Can kayu
at1 rra- bertagal
atau netal bertungs uFi-r
macam bentuk ars ! n.sa
lain-lain.
= t- ardner, dan
tlobils lilUng Tablltting it Ntg cailnwt ana Msible record ca5:ei
cobinol csbrnol rnols/ H,!,odan
Visible record cal r:ei a:atah tempst untuk
u. Orlrer menyimpan ars,! eergan menggunakan
Odner adalah sernacam rnap d3t: karlon tebal ka n tong -ka n to n g r€ tJ Bl"sr,rsun yan g d isi mpan
dapat menampung banyah, arsip dan di dan diieprl dr oaar i,acj atau baki,
kemudian
dalamnya terdapat besi untuk inengikat arsip tersusun darirr suaiu cabinet.
yang telah diperferator (dilubangi) pinggirnya. Rotary filirng systern
Untuk rnempermudah perhitungan kebutuhan Roiary fil;ing system adalah sistem bertingkat
peralaUan arsip, maka perlu diketahui beberapa (vertikal) yang drtengkapi angka, abjad, dan
istilah benkut. warna, serta berpola tingkatan, bentuknya
1) Oead space, yaitu bagian yang Udak dapat bundEr dan dapat berputar, serta dapal
digunakan untuk menyimpan media mendeteksi lebih awal jika terjadi keketirua:
informasi. (karena tampak dari sistem nada dan ha'-r€',^,i
2) Exparsion spsce,'yaitu bagian yang yang terpotong), memakai retrecling :s€:
digunakan untuk menampung arsip dan sehingga tidak menyita tsmpat
tambahannya dariwaktu ke waktu
 Comoact rotarY filting
Or:rrrpaci rntary filling adalah slstem file
lre;irngkat s€macam rotary filling ststem, hanya
beiada alau dlmasukkan didalarn lemart
Mobrplan frlling aYatem
Mobrplan fillrng oyslem adalah alat untuk
mcnyrmpan gambar, kartu'kartu, map, cetakan
dan lain"larn socara vertikal (digantungkan)
Mobiplan mudah drpindahkan karena ringan dan
drlengkapi dengan roda, sehrngga dapat
mo€rce pat da n nremparmud h pelaksa naan
rne a
tugas.
k Veflieal Plan litling sYstem
Vertical plan frlling syrtem adalah lemari (terbuat
dad besiflat) untuk menyimpan gambardengan
sbtem penyimpanan yang vertikal (dtgantur6kan)'
I DataPtan traY filling sYstem
Dalapian tray filling system (kardex) adalah
sernacam baki terbuat dari plastik untuk
nr*rtuimpatr arslp secara horizontal, vertikal
kut $t nasr anlara horizontal dan verti kal
a la rl pu n
Penggunaan alat ini rnudah disesuaikan dengan
ruangan yaIIg tersedia
Reirtx
Retrix e Calah alat penyimpan arsrp yang
ciilerrgkapi dengan sisteni pencan letak nornor
aisip yang rJrbutuhkan, sehrngga bita nornor arsp
yang drbutuhk6n telah drpasang dan diproses,
a:taka arsrpyang dibutuhkan akan muncul atau
d iams I d i anta ra Permukaan arsip lainnya Retrix
tersedia dalam berbagai macam dan ukuran'
Merrory writter
vgirior)'.vrrlter (nresi.l lik elektrik) adalah rnesin
iik varql rrenyediakan tempat untuk menyimpan
Cera dengan kapasitas terbatas, untuk
n'{:nyrf"rrpetl en menefi'lukan kembali data maka
kunc;terlantu ditekan
Micro!ilni
M;crofilni aCalah suatu alal untuk rnemproses
foiografi diirrana itrsip ditekan pada film dengan
ukuran yang diPeikecil.
Computer
Compu le r adalah i angka ian pera tatan ele Kro nik
yang dapat nrelakukan pekerjaan secara
siste ma ti s be rd a serkan i nstru ksii prog ra m ya
diberikan, serta dapat menyimpan dan
menamprlkan keterangan bilamana diperlukan.
Desk tray
Desk tay adalah tempat untult menyimpan arsrp,
yang dapat diletakkrn di atas meja atau di atas
peralatan
r Rolta file trollay
Rolla frle lrosey adalah tenrpal untuk rnenyirnpan
map (arsip) yang dapat dengan mudah
drpindahkon karona mempunyai roda di
bawahnYa,
5. Sis|orn Penataan ArtlP
Dewasa rnr, dikenal 5 (lirna) rnacam sislem
penataan arsrP, Yaitu,
a. Srslem abiad atau alphabelical filling syslent
Sistem abjd ini merupakan sist€m penyimpanan
yang sederhana dan mudah dalam menentukan
dokumen, dimana petugas bisa langeung ko file
ponyrrmpaflan dan melihat huruf abiad, tanpa nrelalui
alat bantu seperti indeks, di*but ittga dengan sistam
arsrp langsung (direct lilling system). Sistem abiad
umumnya dipil ih sebagai sistem penyimpanan arsip
karena
1) Dokumen sering dicari dan diminta melalui
narna
2) Pelugas n-enginginkan agardokuren dan nanra
yang sama
3) Jun*ah langganan yang berkorru'rnil<asi banyak
{ Nama leSrh rruudah diingatohh siaBapun,
b Sstem suUot atau peihd atau subfixl frlling
sfsfem
Sistem subjek adatah suatu sistem penataan
berkas berdasarkan kegiatan'kegiatan yang
berkenaan dengan nrasdun perusahaan. Untuk dapat
me la ksa na ka n p€ n a taan srsip berdasarka n sistem
rnasalah, maka harus ditenlukan dahulu masslah'
masalah yang umumnya terjadi dalam surat-surat
setrap harinya. Kemudian dikelompokkan menjadi
subpk yang disusun dalam ouafu datlar bemarna
sab..r
daftar indeks. Oleh sebab itu, dalam penataan araip
berdasarkan masalah, perlu dipemiapkan lebih dulu
daftar indeks.
DaRar indeks, yaitu suatu danar yang memuat
kode dan masalah-masalah yang terdapat didalam
kantor atau organisasi sebagai Pedoman penataan
n I arsip berdasarkan masalah.
c. Sislem nomor atau numencalfilling sysfem
Menurut sistem ini, tiep surat atau folder diberi
nomor arsip yang sudah ditentukan dan disimpan
berdasa rka n keten tuan nomor ya ng telah ditetapkan
Semua Burat yang menyangkut s.sorang nasabah
atau eupplier atau hat+ral yang erat hubungannya
dttempatkan dabm sstu rnap (tolde0 dengan nomcr
lers€ndiri. Semua map disusun cecara teraturdalEm
lamariarsip dengan uruGn nomor dan guide dalam
kolompok pembagian atas 10 atau 20.
tsrsebut. Akhirnya, surat atau berkae yang di file
loreebut dapat dtkelompokkan bordagarlran butan
8€tiap tahunnya
e. Sislem wlayah/ragionaUgaographlcal fllling
sfstern

d. Slslem langgal/urutan waktu/chronofagical Srstem wrlayah adalah EiEtem kearaipan yang

lilling syslem d r se ie ng 3 a ra xa n be rdasa rkan d aerah atau wllaya h

sura\ yang oilenma. Srs.tBm'tri paba tasamya

Sistem tanggal adalah suatu sistern penalaai bepdoman kepada daetah atau alarmtsural Nanua
berkas berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun ya"9 caerah c;adr€n sebagai kelompok atau tempat
pada umumnya tanggal dijadikan peccman ca: pelyirflpanan surat. Demikian pula dalam
dab/7grn)ya sual t/akan /ebih baik)ika berpedc:et ,el)/eb,E;ga/a a,o,q/a ds /ezz lni prlu dlban/u o/eh
pada cap datangnya surat). surat atau berkas yang eistem l8in, s€pert dcr1g€r e.stern abrsd atau ergt€m
datarq paling akhirditrompatkan di bagbn paling akhir tanggnl,
pula, tanpa memerhatikan nusatah surat atiau berkas

Buatlah konsep surat pribadi yang isinya menyatakan bahwa Anda tidak nrasuk ke;a Buailah paCa
kertas HVS polos, benlrrl< surat lurus (blockldan memakaiamplop lengkap b:serta aarr6-:ra

Bontuklah kelompak yang terdlrl atas ampst atau llma orang slswa. Kemrrtias ttsut',rtr:Jrtrn
sural m asut( dangdn benart

A Peralatan Oan pe*eng kapan

1. Peralatan: stapler dan alat tulis.
2. Porlengkapan: berbagai mnioh surat dan buku catatan
B, Langkah kerja
1, Siapkan peratatan dan pertengkapan.
2. Hitung jumlah surat yang masuk.
3. Bacalah surat tersebut sudah sesuaidengan alarnsl aEukah betum
4. Kelompokkan surat-surat tersebut sesuai dengan pnisnya

SMKKOmpelerclra^r -- '
-
Semua ourat yang menyangkul eeorang nasabah
stau eupplier atau hat-fial yang erat hubungannya
ditempatkan dalam satu rnap (told6r) dengan nomo{
lersondiri. Sernua rnap disusun B€cana teraturdalam
lamari arsip dengan urutsn nomor dan guide datam
kelompok pembagian atas 10 atau 20,
torsebut. Akhirnya, surat atau berkas yang dl fllo
toreebut da pat d ihelompokka n bordaserkan bulan
s€tisp tahunnya.
e. Sislsrn wilayah/rogionaUgoographlcat lilling
syslem

d, Slslem tanggal/urutan waktu/chronotogical Srstem wilayah adalah Erslem kearaipan yang

filllng systam d ise leng g ara ka n be rdasa rkan d aerah atau wllay a h

surat yang diterima. Sistem inl pade dasarnya

Sistem tanggal adalah suatu sistern panataan
berkas berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun yang
pada umumnya tanggal dijadikan pecioman dari
datangnya surat (akan lebih baik jlka berpodoman
pada cap dalangnya surat). Surat alau borkas yang
datang paling akhirditempatkan dibaghn pallng akhk
pula. tanpa rnernerhatikan nrasalah surat atau berk6
berpedoman kepada daerah atau alarnal surat Nama
daerah dijadikan sebagar kelompok atau tsmpat
penyimpanan surat. Demikian pula dalam
penyelenggaraannya, sistem ini pertu dibantu oleh
sistsm lain, eeportidengnn sstern abiad atau elst€m
tanggnl,

Bontul<lah *elompok yang terdlrl stas empat alau llme onng stswa. Kemtrttan ffis{f,talkan
aulal mdsuk dengan bonart

A Peralatan ca n perun! kapan

1. Peralatan: stapler dan akt lulis.
2. Perlengkepan: berbagaisonioh eurat dan buku catatan.
B. Langkah kerja
1, Siapkan peratatan dan perlengkapan.
2. Hitung jumlah surat yang masuk.
3. Bacalah surat tersebut sudah sesuai dengan alamat ataukah betum.
4, Kelompokkan surat-surat tersebut sesuar rJengan
;enisnya

SMKKOT'npOler.rY^^! --' *.*!-