HANDOUT KULIAH

SISTEM INFORMASI
BISNIS & KEUANGAN

UNIVERSITAS GUNADARMA
BAB 1 PENDAHULUAN
ANALISIS DAN SISTEM INFORMASI

1. KONSEP DASAR SISTEM

Terdapat dua pendekatan yang digunakan untuk mendefinisikan sebuah sistem, yaitu dengan
pendekataan:
Prosedur : “Suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul
bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan/untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.”
Prosedur adalah "rangkaian operasi klerikal (tulis-menulis), yang melibatkan beberapa orang di
dalam satu/lebih departemen yang digunakan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-
transaksi bisnis yang terjadi serta untuk menyelesaikan suatu kegiatan tertentu".
Urutan kegiatan digunakan untuk menjelaskan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang
mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya.
Penekanan pada elemen/komponennya : “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi
untuk mencapai tujuan tertentu”
Kedua definisi tersebut benar dan tidak saling bertentangan, yang berbeda adalah cara
pendekatannya. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen/komponen-
komponen/subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima,
karena kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem-sistem bagian. Misalnya
sistem akuntansi dapat terdiri dari beberapa subsistem-subsistem, yaitu subsistem akuntansi penjualan,
subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi penggajian, subsistem akuntansi biaya dan sebagainya.
Komponen-komponen/subsistem-subsistem tersebut tidak dapat berdiri lepas sendiri-sendiri, tetapi
subsistem-subsistem tersebut saling berinteraksi dan berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga
tujuan/sasaran sistem tersebut dapat tercapai.

2. KARAKTERISTIK SISTEM
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu :
a. Komponen-Komponen (Components)
Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama membentuk satu
kesatuan. Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa subsistem atau subbagian, dimana
setiap subsistem tersebut memiliki fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara
keseluruhan.
b. Masukan (Input)
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan
(maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Contoh di dalam sistem komputer,
masukan perawatan adalah program, masukan sinyal adalah data.

1
 c. Keluaran (Output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa
pembuangan. Contoh untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah sisa pembuangan,
sedangkan informasi adalah keluaran yang berguna
d. Pengolah (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi
keluaran. Contoh : sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-
laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan manajemen.
e. Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan/sasaran. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali
masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Goal meliputi
ruang lingkup yang luas, sedangkan objectives meliputi ruang lingkup yang sempit.

3. KLASIFIKASI SISTEM
a. Sistem Tertentu (Deterministic System)
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, interaksi diantara
bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan.
Contoh: Program komputer, melaksanakan secara tepat sesuai dengan rangkaian instruksinya.
Sistem penggajian, dan lain-lain.
b. Sistem Probabilistik (Probabilistic System)
Sistem yang input dan prosesnya dapat didefinisikan, tetapi output yang dihasilkan tidak dapat
ditentukan dengan pasti; (selalu ada sedikit kesalahan/penyimpangan terhadap ramalan
jalannya sistem). Contoh: sistem pemasaran
c. Sistem Terbuka (Open System)
Sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima
masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar/subsistem yang lainnya, sehingga
harus memiliki sistem pengendalian yang baik. Sistem ini cenderung memiliki sifat adaptasi,
dapat menyesuaikan diri dengan lingkungannya sehingga dapat meneruskan eksistensinya.
Contoh: Sistem keorganisasian memiliki kemampuan adaptasi (bisnis dalam menghadapi
persaingan pasar yang berubah. Perusahaan yang tidak dapat menyesuaikan diri akan
tersingkir).
d. Sistem Tertutup (Closed System)
Sistem fisik dimana proses yang terjadi tidak mengalami pertukaran materi, energi atau
informasi dengan lingkungan di luar sistem tersebut. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa
adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya
Contoh: reaksi kimia dalam tabung berisolasi dan tertutup
e. Relatively Closed Sistem
Sistem yang tertutup tetapi tidak tertutup sama sekali untuk menerima pengaruh-pengaruh lain.
Sistem ini dalam operasinya dapat menerima pengaruh dari luar yang sudah didefinisikan
dalam batas-batas tertentu.

2
 Contoh: Sistem komputer (sistem ini hanya menerima masukan yang telah ditentukan
sebelumnya, mengolahnya dan memberikan keluaran yang juga telah ditentukan sebelumnya,
tidak terpengaruh oleh gejolak di luar sistem)
f. Artificial System
Sistem yang meniru kejadian dalam sistem. Sistem ini dibentuk berdasarkan kejadian di alam
dimana manusia tidak mampu melakukannya. Dengan kata lain tiruan yang ada di alam.
Contoh: Sistem Artificial Intelligence, yaitu program komputer yang mampu membuat
komputer seolah-olah berpikir. Sistem robotika dan lain-lain.
g. Natural System
Sistem yang dibentuk dari kejadian dalam alam. Contoh: laut, tata surya dan lain-lain.
h. Manned Sistem
Sistem penjelasan tingkah laku yang meliputi keikutsertaan manusia. Sistem ini dapat
digambarkan dalam cara-cara sebagai berikut:
- Sistem Manusia – Manusia, sistem yang menitikberatkan hubungan antar manusia
- Sistem Manusia – Mesin, Sistem yang mengikutsertakan mesin untuk suatu tujuan
- Sistem Mesin – Mesin, sistem yang otomatis dimana manusia mempunyai tugas untuk
memulai dan mengakhiri sistem, sementara itu manusia dilibatkan juga untuk memonitor
sistem. Mesin berinteraksi dengan mesin untuk melakukan beberapa aktifitas.
Pengotomatisan ini menjadikan bertambah pentingnya konsep organisasi, dimana manusia
dibebaskan dari tugas-tugas rutin atau tugas-tugas fisik yang berat.
Perancang sistem lebih banyak menggunakan metode “Relatively Closed dan Deterministic System”,
karena sistem ini dalam pengerjaannya lebih mudah meramalkan hasil yang akan diperoleh dan lebih mudah
diatur dan diawasi.
Pada bidang sistem informasi, faktor komputer dan program komputer biasanya “Relatively Closed
dan Deterministic System“, tetapi faktor manusia sebagai pengelolanya adalah “Open dan Probabilistic
System”.

4. JENIS SISTEM
Pada dasarnya sistem dibagi dua jenis, yaitu sistem alami seperti sistem matahari, sistem luar
angkasa, sistem reproduksi dan lain sebagainya; kedua, sistem buatan manusia seperti sistem hukum, sistem
perpustakaan, sistem transportasi dan lain sebagainya.
Sistem alami terbagi menjadi dua yaitu sistem fisik seperti sistem molekul, luar angkasa dan sistem
kehidupan seperti sistem tumbuhan, sistem manusia dan lain-lain. Sedangkan sistem buatan manusia
umumnya dibagi berdasarkan spesifikasi tertentu seperti sistem sosial (hukum, doktrin), sistem organisasi
(perpustakaan), sistem transportasi (jaringan jalan raya, kanal, udara, lautan), sistem komunikasi
(telepon,teleks, sinyal asap), sistem produksi (pabrik) dan sistem keuangan (akuntansi, inventori, buku besar).
Sistem yang akan dipelajari adalah sistem yang terotomasi, yang merupakan bagian dari sistem
buatan manusia dan berinteraksi atau dikontrol oleh satu/lebih komputer sebagai bagian dari sistem yang
digunakan dalam masyarakat modern.

3
 Sistem terotomasi mempunyai sejumlah komponen yaitu perangkat keras (CPU, disk, terminal,
prnnter, tape dan lain-lain); perangkat lunak (sistem operasi, sistem database, program pengontrol
komunikasi, program aplikasi dan lain-lain); personil (yang mengoperasikan sistem, menyediakan masukan,
mengkonsumsi keluaran dan melakukan aktivits manual yang mendukung sistem); data (yang harus
tersimpan dalam sistem selama jangka waktu tertentu) dan prosedur (instruksi dasn kebijakan untuk
mengoperasikan sistem).
Sistem terotomasi terbagi dalam sejumah kategori, yaitu:
a. On-line systems, sistem yang menerima secara langsung masukan pada area dimana mereka dimasukan
dan menghasilkan keluaran (yang dapat berupa hasil komputasi) idi area, dimana mereka diperlukan.
Area sendiri dapat terpisah-pisah dalam skala misalnya kilometer, biasanya digunakan bagi reservasi
angkutan udara, perbankan dan lain-lain.
b. Real-time systems, sistem yang mekanisme pengontrolan, perekaman data dan pemrosesan yang sangat
cepat dengan hasil yang dapat diterima dalam waktu yang relatif sama. perbedaannya dengan sistem on
line adalah satuan waktu yang digunakan real-time biasanya seperseratus atau seperseribu detik
sedangkan on-line masih dalam skala detik. Digunakan untuk sistem airport traffic controller, peluru
kendali dan lain-lain. Perbedaan lainnya; on line biasanya berinteraksi dengan pemakai, sedangkan real-
time berinteraksi dengan pemakai dan lingkungan yang dipetakan.
c. Decision support system + strategic planning systems, sistem yang memproses transksi organisasi
seara harian, membantu para manajer mengambil keputusan, mengevaluasi dan menganalisis tujuan
organisasi. Digunakan untuk sistem penggajian, sistem pemesanan, sistem akuntansi dan sistem
produksi. Biasanya berbentuk paket statistik, paket pemesanan dan lain-lain. Sistem ini tidak hanyam
erekam dan menampilkan data tetapi juga fungsi-fungsi matematik, data analisis statistik dan
menampilkan informasi dalm bentuk grafik (tabel, chart) sebagaimana laporan konvensional.
d. Knowledge-based systems, program komputer yang dibuat mendekati kemampuan dan pengetahuan
seorang pakar. Umumnya menggunkan perangkat keras dan perangkat lunak khusus seperti LISP dan
PROLOG.

5. PELAKU SISTEM
Pelaku sistem terdiri dari tujuah kelompok, yaitu:
a. Pemakai
Pemakai adalah pelaku yang terpenting karena sistem diciptkaan untuk pemakai dan melalui
komunikasi denganp mekai sistem dibuat dan dirancang hingga mencapai bentuk terakhir.Pada
umumnya pemakai dibagi menjadi tiga jenis, yaitu :
- Operasional, yang penting adalah bagaimana warnanya, seperti apa perangktaa masukannya dan hal
spesifik lainnya (umumnya user tidak akrab dengan sistem seara keseluruhan dan cenderung lebih
keraah sistem secara detil)
- Pengawas, yang penting bagaimana mereka dapat mengawasi sistem bekerja dan bagaimana
performansi pemakai operasionl mengoperasikan sistem.
- Eksekutif, secara umum mereka tidak terlalu akrab dan terkait secara langsung dengan
pengembanan sistem. Biasanya lebel ini lebih berminat pada ynaga sifatnya strategic dan konsep

4
 sistem secara global, misalnya kesempatan untuk berkompetisi, produk baru yang bisa mereka
dapatkan dari sistem baru.
b. Manajemen
Umumnya terdiri dari tiga jenis manajemen, yaitu manajemen pemakai (menangani pemakaian
dimana sistem baru diteapkan), manajemen sistem (terlibat dalam pengembangan sistem itu sendiri)
dan manaemen umum (yang terlibat dalam strategi perencanaan sistem dan sistem pendukung
pengambilan keputusan).
c. Pemeriksa
Ukuran sistem yang dikerjakan dan bentuk alami organisasi dimana sistem tersebut diimplementasikan
dapat menentukan kesimpulan perlu tidaknya pemeriksa. Pemerika biasanya menentukan segala
sesuatunya berdasarkan ukuran standar yang dikembangan pda banyak perusahaan sejenis.
d. Penganalisa Sistem
Fungsi-fungsinya adalah: sebagai arkeolog (yang menelussuri bagaimana sebeanrnya sistem lama
berjalan, bagaimana sistem tersebut dijalankan dan segala hal yang menyangkut sistem lama), inovator
(membantu mengembangkan dan membuka wawasan pemakai bagi kemungkinan-kemungkinan lain),
mediator (menjalankan fungsi komunikasi dari semua level yaitu pemakai, manajer, pemrogarm,
pemeriksa dan pelaku sistem lainnya yang mungkin belum mempunyai sikap dan cara pandang yang
sama), pimpinan proyek (sebagai personil yang lebih berpengalaman dari pemrogram dan ditunjuk
dalam pekerjaan lebih dulu sebelum pemrogram bekerja)
e. Pendesain Sistem
Pendesain sistem menerima hasil penganalisa sistem (kebutuhan pemakai tidak berorientasi pada
teknologi tertentu), yang kemudian ditransformasikan ke desain arsitektur tingkat tinggi dan tidak
diformulasikan oleh pemrograman.
f. Pemrogram
Setelah penganalisa sistem memberikan hasil kerjanya dan kemudian diolah oleh pendesain sistem baru,
pemrograman dapat mulai bekerja.
g. Personil Pengoperasian
Bertugas dan bertanggung jawab di pusat komputer misanya jaringan, keamanan perangkat keras,
keamanan perangkat lunak, pencetakan dan back-up. Kadang-kadang pelaku sistem ini memang tidak
diperlukan karena sistem yang berjalan tidak besar dan tidak membutuhkan kualifikasi khusus untuk
menjalankan sistem.

6. INFORMASI
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya
informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan
perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan.
Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami
ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat
terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.

5
Di samping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya
adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat/berarti (sistem terlalu
banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah
sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan langkah/metode dalam menyediakan
informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.

Data VS Informasi
a. Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang dihadapi
b. Data bisnis (business data) adalah deskripsi organisasi tentang sesuatu (resources) dan kejadian
(transactions) yang terjadi.
c. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian
(event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Sebagai contoh, dalam dunia bisnis kejadian-
kejadian nyata yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut dengan transaksi.
Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan nilai barang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang.
Kesatuan nyata (fact and entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang
betul-betul ada dan terjadi.
Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data-item.
Data merupakan bentuk yang belum dapat memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya, sehingga perlu
suatu model yang nantinya akan dikelompokkan dan diproses untuk menghasilkan informasi. Hal tersebut
dapat dilihat dalam contoh kasus sebagai berikut;
Di dalam kegiatan suatu perusahaan, dari hasil transaksi penjualan oleh sejumlah salesman,
dihasilkan sejumlah faktor-faktor yang merupakan data dari penjualan pada suatu periode tertentu. Faktur-
faktur penjualan tersebut masih belum dapat memberikan informasi yang baik bagi manajemen. Untuk
pengambilan keputusan bagi manajemen, maka faktur-faktur tersebut harus diolah lebih lanjut untuk menjadi
suatu informasi. Sesudah diolah, akan dapat diperoleh informasi, antara lain mengenai:
a. Laporan penjualan dari setiap salesman, yang berfungsi untuk memberikan besarnya komisi dan bonus.
b. Laporan penjualan setiap daerah, yang berfungsi untuk pelaksanaan promosi dan periklanan.
c. Laporan penjualan setiap jenis barang, yang berfungsi untuk mengontrol persediaan barang dan untuk
mengevaluasi barang yang tidak/kurang laku terjual.

Definisi Informasi
Terdapat beberapa definisi informasi, antara lain:
a. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
b. Sesuatu yang nyata/setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu
keadaan/kejadian. Contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan mengurangi
ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan dilakukan.
c. Menggorganisasikan data untuk membantu dalam pengambilan keputusan tertentu/untuk tindakan di
masa yang akan datang/bukan berupa suatu tindakan untuk mencapai tujuan perusahaan (pilihan ini
disebut juga dengan business decision making).

6
7. PENGOLAHAN DATA (DATA PROCESSING)
Pengolahan data merupakan masa/waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan bentuk
data menjadi informasi yang memiliki kegunaan.
Operasi yang dilakukan dalam pengolahan data :
✔ Data input
a) Recording transaction data ke sebuah pengolahan data medium (contoh, punching number ke
dalam kalkulator).
b) Coding transaction data ke dalam bentuk lain (contoh, converting atribut kelamin female ke huruf
F).
c) Storing data or information untuk pengambilan keputusan (informasi yang mungkin dibutuhkan
untuk di masa yang akan datang)
✔ Data transformation
a) Calculating, operasi aritmatik terhadap data field.
b) Summarizing, proses akumulasi beberapa data (contoh, menjumlah jumlah jam kerja setiap hari
dalam seminggu menjadi nilai total jam kerja perminggu).
c) Classifying data group-group tertentu :
- Categorizing data ke dalam group berdasar karakteristrik tertentu (contoh, pengelompokkan
data mahasiswa berdasar semester aktif).
- Sorting data ke dalam bentuk yang berurutan (contoh, pengurutan nomor induk karyawan
secara ascending).
- Merging untuk dua atau lebih set data berdasar kriteria tertentu (menggabungkan data
penjualan bulan Januari, Februari dan Maret kedalam group triwulanan).
- Matching data berdasar keinginan pengguna terhadap group data (contoh, memilih semua
karyawan yang total pendapatannya lebih dari 15 juta pertahun).
✔ Information Output
a) Displaying result, menampilkan informasi yang dibutuhkan pemakai melalui monitor/cetakan.
b) Reproducing, penyimpanan data yang digunakan untuk pemakai lain yang membutuhkan.
c) Telecommunicating, penyimpanan data secara elektronik melalui saluran komunikasi.

8. SIKLUS INFORMASI
Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk dijelaskan bagaimana
siklus yang terjadi/dibutuhkan dalam menghasilkan informasi. Pertama-tama data dimasukkan ke dalam
model yang umumnya memiliki urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi
tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan
atau melakukan tindakan tertentu,
Dari keputusan/tindakan tersebut akan menghasilkan kejadian-kejadian tertentu yang akan
digunakan kembali sebagai data yang nantinya akan dimasukkan ke dalam model (proses), begitu seterusnya.
Dengan demikian akan membentuk suatu siklus informasi (information cycle) /siklus pengolahan data (data
processing cycles), seperti gambar berikut:

7
 Proses
(Model)

Input Output
(Data) Dasar Data (Information)

Data Penerima
(Ditangkap)

Keputusan
Hasil Tindakan
Tindakan

Gambar 1.1. Siklus Informasi

Kualitas Informasi
Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh 3 hal, yaitu :
a. Relevan (relevancy)
Berarti informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap
orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan
mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila
ditujukan kepada ahli teknik perusahaan
* How is the message used for problem solving (decision masking) ?
b. Akurat (accuracy)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias/menyesatkan, dan harus jelas
mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan dapat terjadi karena sumber informasi (data)
mengalami gangguan/kesengajaan sehingga merusak/merubah data-data asli tersebut.
Komponen akurat :
b.1) Completeness ; Are necessary message items present ?
Berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik,
karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam
pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan
berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah
dengan baik.
b.2) Correctness ; Are message items correct ?
b.3) Security ; Did the message reach all or only the intended systems users ?
c. Tepat waktu (timeliness)
Informasi yang dihasilkan/dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang usang tidak
mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan

8
 akan berakibat fatal/kesalahan dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian menyebabkan
mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan
mengirimkannya memerlukan teknologi-teknologi terbaru.
* How quickly is input transformed to correct output ?
d. Ekonomis (Economy)
* What level of resources is needed to move information through the problem-solving cycle ?
e. Efisien (Efficiency)
* What level of resources is required for each unit of information output ?
f. Dapat dipercaya (Reliability)

Nilai Informasi
Nilai informasi ditentukan dari: Manfaat (use) dan Biaya (cost). Suatu informasi dikatakan bernilai
bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak
dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.
Pengukurannya dapat menggunakan analisis cost effectiveness/cost benefit.

Informasi dan Tingkat Manajemen

Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkan berdasar penggunanya, yaitu:
a. Informasi Strategis
Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal (tindakan
pesaing, langganan), rencana perluasan perusahaan dan sebagainya.
b. Informasi Taktis
Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah, mencakup informasi trend penjualan
yang dapat dipakai untuk menyusun rencana-rencana penjualan.
c. Informasi Teknis
Digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi persedian stock, retur penjualan dan
laporan kas harian.

Sistem Informasi
Dapat didefinisikan sebagai:
a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen- komponen dalam organisasi untuk
mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi
pengambil keputusan dan/atau untuk mengendalikan organisasi.
c. Suatu sistem didalam suato organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi,
mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan,
Manfaat Sistem Informasi
a. Organisasi; Untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan
sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

9
b. Bank; Untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi
yang terjadi.
c. Perusahaan; Untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis
barang yang tersedia.

9. ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

Analisis sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah landasan konseptual.
Terdapat banyak pendekatan untuk analisis sistem dan pada dasarnya semunya mempunyai tujuan yang
sama, yaitu memahami sistem yang rumit kemudian melakukan modifikasi dengan beberapa cara.
Hasil modifikasi dapat berupa subsistem baru, komponen baruatau serangkaian transformasi baru
dan lain-lain. Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai fungsi di dalam sistem agar lebih efisien, untuk
mengubah sasaran sistem, untuk mengganti output, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat
input yang lain atau untuk melakukan beberapa perbaikan serupa.
Tahapan dalam menganalisis sistem :
a. Definisikan masalahnya
Bagian sistem yang mana yang tidak memuaskan ?. Apakah input telah mengalami perubahan bentuk,
harga atau ketersediannya ?. Apakah output kurang memuaskan ?. Apa tujuan usaha analisis sistem ?.
b. Pahami sistem tersebut dan buat definisinya.
Karena sistem mempunyai hirarki (terdapat subsistem di dalam sistem yang lebih besar) dan saling
berhubungan dengan lingkungannya, maka akan sulit untuk dapat merumuskan secara tepat apa saja
komponen sistem yang sedang dipelajari. Tindakan ini selanjutnya dapat diperinci lebih lanjut dengan
mengajukan beberapa pertanyaan berikut untuk mendapatkan pemahaman tentang sistem.
- Apa yang menjadi variabel-variabel (komponen sistem) ?
- Bagaimana tiap variabel tersebut saling berhubungan dan juga dengan lingkungan?
- Apa yang menjadi batasan sistem, yaitu dimana sistem akan berakhir serta apa rumusan
pengembangannya ?
c. Alternatif apa saja yang tersedia untuk mencapai tujuan dengan memperhatikan modifikasi sistem
tersebut ?. Pilihan apa saja yang tersedia untuk memperbaiki sistem, berapa biayanya serta apakah hal
tersebut dapat diterapkan ?.
d. Pilih salah satu alternatif yang telah dirumuskan pada tahap sebelumnya.
e. Terapkan alternatif tersebut.
f. Jika memungkinkan harus mencoba mengevaluasikan dampak dari perubahan yang telah dilakukan
terhadap sistem.

10. GLOBALISASI EKONOMI

Pengaruh globalisasi ekonomi terhadap para pemain dalam permainan sistem:
- Sistem informasi dan aplikasi komputer harus diinternasionalkan.
- Kebanyakan sistem informasi pada akhirnya memerlukan konsolidasi informasi untuk analisis
performa dan pembuatan keputusan.

10
a. E-Commerce dan E-Business
Sebagai akibat dari globalisasi dasn meluasnya internet, bisnis berubah atau memperluas model bisnis
untuk mengimplementasikan electronic commerce (e-commerce)/perdagangan elektronik dan electronic
business (e- business)/bisnis elektronik. Internet secara fundamental mengubah aturan-aturan pelaksanaan
bisnis.
Ada tiga tipe dasar aplikasi sistem informasi yang e-commerce dan e-business-enabled:
1. Pemasaran image, produk dan layanan perusahaan aaslah bentuk sederhana aplikasi perdagangan
elektronik. Web hanya digunakan untuk “memberikan informasi” kepada pelanggan mengenai
produk, layanan dan kebijakan.
2. Perdagangan elektronik business to consumer (B2C), bisnis ke konsumen mencoba untuk
menawarkan saluran distribusi produk dan layanan tradisional yang baru dan berbasis web.
3. Perdagangan elektronik business to business (B2B), bentuk perdagangan elektronik yang paling
kompleks dan pada akhirnya dapat berkembang menjadi bisnis elektronik-pemrosesan yang lengkap,
tanpa kertas, dan digital terhadap semua transaksi bisnis secara virtual yang muncul di dalam dan di
antara bisnis.
b. Keamanan dan Privasi
Bersamaan dengan tumbuhnya ekonomi digital, masyarakat dan organisasi mengembangkan kesadaran
tinggi akan isu keamanan dan privasi yang dilibatkan dalam ekonomi saat ini. Hal yang berhubungan
dengan keamanan adalah isu privasi. Pelanggan semakin menginginkan privasi dalam ekonomi digital.
Kunjungi sebuah situs web, hampir setiap bisnis sekarang memiliki kebijakan privasi. Selagi sistem
informasi dikembangkan dan diubah maka, akan semakin diharapkan untuk memasukkan kontrol
keamanan dan privasi yang lebih ketat. Mekanisme keamanan dan privasi akan menjadi subjek audit
internal yang menjadi hal rutin dalam sistem yang mendukung atau berinteraksi dengan sistem finansial.
c. Kolaborasi dan Rekanan
Kolaborasi dan rekanan adalah tren bisnis signifikan yang mempengaruhi aplikasi system informasi. Di
dalam organisasi, manajemen menekankan perlunya menghancurkan dinding yang memisahkan
departemen dan fungsi organisasi. Tren kolaborasi juga berkembang untuk melibatkan organisasi lain –
kadang-kadang para pesaingnya juga. Organisasi memilih untuk berkolaborasi secara langsung sebagai
rekan kerja dalam usaha bisnis yang masuk akal secara bisnis. Microsoft dan Oracle menjual system
manajemen database yang kompetitif. Akan tetapi, Microsoft dan OPracle juga bekerja sama untuk
memastikan bahwa aplikasi Oracle juga dapat dioperasikan pada database Microsoft.
d. Manajemen Aset Pengetahuan
Pengetahuan adalah hasil dari rangkaian bagaimana memperoses data mentah menjadi informasi yang
berguna. Sistem informasi mengumpulkan data mentah dengan meng-capture fakta bisnis (mengenai
produk, karyawan, pelanggan dan sejenisnya) dan memproses transaksi bisnis. Data dikombinasikan,
difilter, diorganisasikan dan dianalisa untuk menghasilkan informasi untuk membantu manajer
merencanakan dan mengoperasionalkan bisnis. Pada akhirnya, information disaring oleh orang untuk
menghasilkan knowledge/pengetahuan dan keahlian.

11
 Kebutuhan manajemen asset pengetahuan akan berdampak pada berbagai bidang sistem informasi. Selagi
sistem informasi baru dibangun, maka akan semakin diharapkan untuk fokus pada integrasi data dan
informasi yang dapat membuat dan memelihara pengetahuan dalam organisasi.
e. Continous Improvement dan Total Quality Management
Sistem informasi mengotomatisasi dan mendukung proses bisnis. Dalam usaha untuk terus-menerus
memperbaiki proses bisnis. Continous Process Improvement memeriksa proses bisnis untuk
mengimplementasikan serangkaian perubahan/perbaikan. Perubahan ini dapat mengakibatkan terjadinya
efisiensi/peningkatan keuntungan dan nilai. Seseorang yang menganalisa suatu sistem akan dipengaruhi
oleh perbaikan proses yang berkesinambungan dalam mendesain/mengimplementasikan sistem
informasinya. Sedangkan, Total Quality Management merupakan suatu pendekatan yang komprehensif
untuk memfasilitasi perbaikan dan manajemen kualitas dalam sebuah bisnis.
f. Desain ulang proses bisnis
Banyak sistem informasi mendukung/mengotomatisasi proses bisnis. Banyak bisnis telah belajar bahwa
proses-proses bisnis tersebut secara mencolok tidak efisien dan atau berbiaya besar. Banyak proses bisnis
yang terlalu birokratis dan semua langkah mereka tidak benar-benar mengkontribusikan nilai ke bisnis.
Sayangnya system informasi hanya mengotomatisasi banyak hal yang tidak efisien ini. Oleh karena itu
dibutuhkan suatu desain ulang proses bisnis.
g. Aplikasi Enterprise
Secara virtual, semua organisasi besar dan kecil, mensyaratkan satu set inti untuk melaksanakan bisnis.
Seperti ditunjukkan pada gambar di bawah ini. Kebanyakan bisnis aplikasi inti terdiri dari manajemen
finansial, manajemen SDM, pemasaran dan penjualan dan manajemen operasi (kontrol inventaris dan/
manufaktur). Saat ini aplikasi-aplikasi tersebut disatukan dalam satu aplikasi yang dikenal dengan nama
aplikasi enterprise.Tren terhadap aplikasi enterprise ini secara signifikan berdampak pada analisis dan
desain sistem.

Customer Suppliers
CORE BUSINESS FUNCTIONS

Financial
Management
(enterprise
HRM
(enterprise
app.)


app.)

CRM SCM

Marketing & Operations

Sales Management
(enterprise (enterprise
app.)
ERP
app.)

Distributors
Gambar 2. Aplikasi Enterprise

12
Keterangan:
ERP (Enterprise Resource Planning), aplikasi perangkat lunak yang mengintegrasikan secara penuh sistem
informasi yang mencakup sebagian besar/semua fungsi bisnis inti dan mendasar (termasuk transaksi dan
informasi manajemen untuk fungsi-fungsi bisnis tersebut).
SCM (Supply Chain Management), aplikasi perangkat lunak yang mengoptimalkan proses bisnis untuk
memperoleh bahan mentah melalui distribusi produk yang telah selesai dengan mengintegrasikan secara
langsung sistem informasi logistik organisasi dengan penyuplai dan distributornya.
CRM (Customer Relationship Management), aplikasi perangkat lunak yang menyediakan pelanggan
dengan akses ke proses bisnis dari permintaan awal melalui layanan dan dukungan penjualan pasca
penjualan.

13
BAB 2 PENGEMBANGAN SISTEM

1. PERLUNYA PENGEMBANGAN SISTEM

Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk
menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan/memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem
yang lama perlu diperbaiki/diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu:
1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang
lama. Dapat berupa:
a. Ketidakberesan
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak
dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan, yang dapat berupa:
- Kecurangan disengaja yang menyebabkan tidask amannya harta kekayaan
perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang terjamin
- Kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran
dari data kurang terjamin
- Tidak efisiennya operasi
- Tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang teah ditetapkan
b. Pertumbuhan organisasi
Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru.
Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang semakin
luas, volume pengolahan data semakin meningkat, dan lain sebagainya.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities)
Dengan berkembangnya teknologi, maka organisasi mulai merasakan bahwa
teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi
sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan
dilakukan oleh manajemen. Dalam keadaan pasar bersaing, kecepatan
informasi/efisiensi waktu sangat menentukan berhasil/tidaknya strategi dan rencana-
rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan yang ada.
3. Adanya instruksi-instruksi (directives)
Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi
dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi seperti peraturan pemerintah.

14
Indikator-indikator yang menyebabkan sistem yang lama harus diperbaiki, ditingkatkan bahkan
diganti keseluruhannya:
• Keluhan dari pelanggan
• Pengiriman barang yang sering
tertunda
• Pembayaran gaji yang terlambat
• Laporan yang tidak tepat waktu
• Isi laporan yang sering salah
• Tanggung jawab yang tidak jelas
• Waktu kerja yang berlebihan
• Ketidakberesan kas
• Produktivitas tenaga kerja yang
rendah
• Banyak pekerja yang menganggur
• Kegiatan yang tumpang tindih
• Tanggapan yang lambat terhadap
pelanggan
• Kehilangan kesempatan kompetisi pasar
• Kesalahan-kesalahan manual yang tinggi
• Persediaan barang yang terlalu tinggi
• Pemesanan kembali barang yang tidak efisien
• Biaya operasi yang tinggi
• File-file yang kurang teratur
• Keluahan dari supplier karena tertundasnya
pembayaran
• Bertumpuknya back-order (tertundanya
pengiriman karena kurang persediaan barang)
• Investasi yang tidak efisien
• Peramalan penjualan dan produksi tidak tepat
• Kapasistas produksi yang menganggur (idle
capacities)
• Pekerjaan manajer yang terlalu teknis

Dengan telah dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-
peningkatan di sistem yang baru, yaitu meningkatkan :
- Performance (kinerja),` peningkatan terhadap kinerja sistem yang barus sehingga menjadi
lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput (jumlah dari pekerjaan yang dapat
dilakukan suatu saat tertentu dan response time (rata-rata waktu yang tertunda di antara dua
transaksi/ pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut.
- Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yagn disajikan
- Economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat-manfaat/keuntungan-keuntungan/
penurunan-penurunan biaya yang terjadi
- Control (pengendalian), penningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan
memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan terjadi
- Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi.
- Services (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem

2. PRINSIP PENGEMBANGAN SISTEM

1. Sistem yang dikembangkan untuk manajemen
Sistem harus dapat mendukung kebutuhan yang diperlukan oleh manajemen.
2. Sistem yang dikemabangkan adalah investasi modal yang besar

15
 Sistem informasi yang dikembangkan membutuhkan dana modal yang tidak sedikit,
apalagi dengan digunakannya teknologi yang mutakhir, maka setiap investasi modasl
harus mempertimbangkan:
a. Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi
b. Investsi yang terbaik harus bernilai
3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
Manusia merupakan faktor utama yang menentukan berhasil tidaknya suatu sistem,
baik dalam proses pengembangannya, penerapannya maupun dalam proses
operasinya.
4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses
pengembangan sistem
Proses pengembangan sistem umumnya melibatkan beberapa tahap kerja dan
melibatkan beberapa personil dalam bentuk suatu team untuk mengerjakannya.
Pengalaman menunjukan bahwa tanpa adanya perencanaan dan koordinasi kerja
yang baik, maka proses pengembangan sistem tidak akan berhasil dengan
memuaskan.
5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut
Langkah-langkah tidak harus urut, tetapi dapat dikerjakan secara bersama-sama.
Misalnya di dalam pengembangan sistem, perancangan output merupakan tahap
yang harus dilakukan sebelum melakukan perancangan file. Ini tidak berarti bahwa
semua output haru dirancang semuanya terlebih dahulu baru dapat melakukan
perancangan file, tetapi dapat dilakukan serentak.
6. Jangan takut membatalkan proyek
7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem
Dokumentasi dibuat pada waktu proses dari pengembangan sistem itu sendiri masih
dalam proses, karena dokumentasi ini dapat dihasilkan dari hasil kerja tiap-tiap
langkah di pengembangan sistem.

3. ALAT DAN TEKNIK PENGEMBANGAN SISTEM

Alat-alat pengembangan sistem yang berbentuk grafik diantaranya adalah sebagai berikut :
a. HIPO diagram.
b. Data Flow diagram.
c. Structured chart.
d. SADT diagram.
e. Warnier/Orr diagram.

16
 f. Jackson’s diagram.
Bagan diklasifikasikan sebagai berikut :
1. Bagan untuk menggambarkan aktivitas (activity charting).
2. Bagan untuk menggambarkan tataletak (layout charting).
3. Bagan untuk menggambarkan hubungan personil (personil relationship charting).

4. SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI (SYSTEM

DEVELOPMENT LIFE CYCLES - SDLC)
Secara konseptual siklus pengembangan sebuah sistem informasi adalah sbb:
1. Analisis Sistem: menganalisis dan mendefinisikan masalah dan kemungkinan solusinya
untuk sistem informasi dan proses organisasi.
2. Perancangan Sistem: merancang output, input, struktur file, program, prosedur, perangkat
keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem informasi
3. Pembangunan dan Testing Sistem: membangun perangkat lunak yang diperlukan untuk
mendukung sistem dan melakukan testing secara akurat. Melakukan instalasi dan testing
terhadap perangkat keras dan mengoperasikan perangkat lunak
4. Implementasi Sistem: beralih dari sistem lama ke sistem baru, melakukan pelatihan dan
panduan seperlunya.
5. Operasi dan Perawatan: mendukung operasi sistem informasi dan melakukan perubahan
atau tambahan fasilitas.
6. Evaluasi Sistem: mengevaluasi sejauih mana sistem telah dibangun dan seberapa bagus
sistem telah dioperasikan.

Siklus tersebut berlangsung secara berulang-ulang. Siklus di atas merupakan model klasik dari
pengembangan sistem informasi. Model-model baru, seperti prototyping, spiral, 4GT dan
kombinasi dikembangkan dari model klasik di atas.

5. ANALISIS SISTEM
Alasan pentingnya mengawali analisis sistem:
1. Problem-solving: sistem lama tidak berfungsi sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu analisis
diperlukan untuk memperbaiki sistem sehingga dapat berfungsi sesuai dengan kebutuhan.
2. Kebutuhan baru: adanya kebutuhan baru dalam organisasi atau lingkungan sehingga
diperlukan adanya modifikasi atau tambahan sistem informasi untuk mendukung organisasi.
3. Mengimplementasikan ide atau teknologi baru.
4. Meningkatkan performansi sistem secara keseluruhan.

Proposal mengadakan analisis sistem:

Berisi:
1. Definisi yang jelas dan konsisten tentang alasan untuk analisis
2. Definisi batasan analisis yang akan dilakukan
3. Identifikasi fakta yang akan dikumpulkan dan dipelajari selama analisis
4. Identifikasi sumber dimana fakta dapat diperoleh

17
5. Uraian tujuan dan kendala yang mungkin dalam analisis
6. Proyeksi kemungkinan masalah yang akan terjadi selama analisis
7. Jadwal tentatif analisis

Laporan hasil analisis:

Laporan hasil analisis harus berisi:
1. Uraian alasan dan scope (batasan) analisis
2. Deskripsi sistem yang ada dan operasinya.
3. Uraian tujuan (objektif) dan kendala sistem
4. Deskripsi tentang masalah-masalah yang belum teratasi dan potensi masalah
5. Uraian tentang asumsi-asumsi yang diambil oleh analis sistem selama proses analisis

6. Rekomendasi-rekomendasi sistem yang baru dan kebutuhannya untuk desain awal

7. Proyeksi kebutuhan sumber daya dan biaya yang diharapkan termasuk dalam desain sistem
baru atau memodifikasinya. Proyeksi ini termasuk kelayakan untuk proses selanjutnya.
Yang terpenting adalah bagian 6 dan 7.

Katagori aspek kelayakan:

1. Kelayakan teknis: kelayakan perangkat keras dan perangkat lunak.
2. Kelayakan ekonomi: apakah ada keuntungan atau kerugian, efisiensi biasa operasional
organisasi.
3. Kelayakan operasi: berhubungan dengan prosedur operasi dan orang yang menjalankan
organisasi
4. Kelayakan jadwal: dapat menggunakan model-model penjadwalan seperti PERT dan
GANTT CHART. Apakah jadwal pengembangan layak atau tidak.

Hasil akhir analisis sistem (keputusan):

1. Hentikan pekerjaan, karena proposal tidak layak.
2. Tunggu beberapa saat, karena masih ada pertimbangan lain.
3. Modifikasi, manajemen memutuskan untuk memodifikasi prososal dengan subsistem lain.
4. Proses dengan syarat, ada persyaratan kelayakan.
5. Proses tanpa syarat, semua syarat terpenuhi. Proposal diterima dan proses dilanjutkan ke
desain awal.

Analisis Sistem Pemrogram

Pemrogram
1. Tanggung jawab pemrogram terbatas
pada pembuatan program komputer.
2. Pengetahuan pemrogram cukup terbatas
pada teknologi komputer, sistem
komputer, utilities dan bahasa-bahasa
pemrogram yang diperlukan.
3. Pekerjaan pemrogram sifatnya teknis dan
harus tepat dalam pembuatan instruksi-
instruksi program.
4. Pekerjaan pemrogram tidak menyangkut
hubungan dengan banyak orang, terbatas
pada sesama pemrogram dan analis sistem
yang mempersiapkan rancang bangun
(spesifikasi) programnya.
Analis Sistem
1. Tanggung jawab analis sistem tidak
hanya pada pembuatan program
komputer saja, tetapi pada sistem secara
keseluruhan.
2. Pengetahuan analis sistem harus luas,
tidak hanya pada teknologi komputer,
tetapi juga pada bidang aplikasi yang
ditanganinya.
3. Pekerjaan analis sistem dalam
pembuatan program terbatas pada
pemecahan masalah secara garis besar.
4. Pekerjaan analis sistem melibatkan
hubungan banyak orang, tidak terbatas
pada sesama analis sistem, pemrogram
tetapi juga pemakai sistem dan manajer.

18
6. TAHAP-TAHAP DALAM ANALISA SISTEM
Untuk mengembangkan sebuah sistem komputerisasi, maka harus dilakukan secara
menyeluruh serta mendalam terhadap kegiatan sistem pengolahan data dan sistem informasi
yang saat ini sudah dijalankan oleh perusahaan. Juga perlu diketahui secara tepat mengenai
bentuk sistem informasi yang bagaimanakah yang dikehendaki oleh manajemen, sehubungan
dengan adanya rencana komputerisasi tersebut.
Untuk memperoleh hasil kajian yang benar-benar komprehensif, ketika melakukan analisis
terhadap sistem pengolahan data yang sedang berjalan saat ini, maka seorang sistem analis harus
melakukan kajian-kajian berikut ini:
PERTAMA. Menentukan secara tepat mengenai sasaran sistem (pengolahan data).
Penyelenggaraan kegiatan pengolahan data (termasuk di sini adalah komputerisasi) hendaknya
berjalan sesuai dengan fungsi-fungsi yang ada di dalam perusahaan yang bersangkutan, serta
sanggup memenuhi semua kebutuhan yang diperlukan oleh manajemen melalui sistem
informasi yang disajikannya.
Untuk keperluan tersebut, maka seorang sistem analis harus melakukan pemeriksaan terhadap
kebijakan dan prosedur pengolahan data dan sistem informasi yang diterapkan pada saat itu.
Tujuan penggalian informasi seputar sistem yang ada saat ini adalah untuk mengetahui
pengaruh yang akan terjadi terhadap penyelenggaraan operasional perusahaan yang
bersangkutan, khususnya yang berkenaan dengan kebutuhan informasi oleh manajemen.
Sistem yang saat ini berlaku disebut dengan istilah present systems. Sistem analis
berkepentingan untuk mengetahui bagaimana present-systems tersebut bekerja, khususnya
dalam membantu operasional perusahaan melalui penyajian informasi, untuk menjawab
berbagai pertanyaan yang datang dari manajemen, para pemakai laporan yang berkepentingan di
seluruh jajaran perusahaan, menjawab pertanyaan yang banyak diajukan kepada para manajer
pelaksana yang sering terjadi di setiap kesempatan pertemuan, serta dalam rangka memperoleh
gambaran mengenai kemungkinan perlunya melakukan revisi terhadap sistem lama tersebut,
untuk dihadapkan kepada pihak manajemen untuk mendapat ijinnya.
Langkah pertama ini, mengetahui secara pasti mengenai apa yang sebenarnya menjadi tujuan
sistem baru mendatang ini, dipandang sebagai sebuah langkah pertama yang sangat penting.
Tanpa adanya informasi mengenai bentuk dan sasaran dari sistem yang dikehendaki oleh
manajemen, maka sulit sekali bagi seorang sistem analis untuk membuat suatu ukuran, guna
mengevaluasi sistem yang sudah ada (present systems, old systems) perihal efektivitas sistem
yang bersangkutan guna memenuhi kebutuhan sistem informasi pihak manajemen.
Langkah ini sangat penting, selain untuk mengetahui sasaran yang sebenarnya dari kebutuhan
sistem baru oleh manajemen, yaitu karena sistem analis mampu mengetahui tentang apa saja

19
yang harus diperbaiki (ditambah, atau dikurangi) dari sistem lama tersebut, agar mampu
memenuhi kebutuhan manajemen.
Dengan mengetahui sasaran sistem yang sebenarnya, dan memahami bagaimana sistem yang
lama bekerja, maka seorang sistem analis dengan mudah bisa membuat sebuah konsep tentang
sistem baru (future systems, new systems) yang akan dikerjakannya.
KEDUA. Mempelajari bentuk organisasi perusahaan. Untuk lebih memahami mengenai
mengapa sebuah sasaran tertentu dikehendaki oleh manajemen, serta apakah sasaran tersebut
merupakan sasaran yang benar-benar objektif, maka seorang sistem analis perlu sekali
melakukan studi terhadap organisasi (perusahaan) yang bersangkutan, meliputi bagan (struktur)
organisasi, job descriptions (uraian jabatan dan pekerjaan yang harus dilakukannya),
mempelajari aliran data yang berlangsung di dalam organisasi tersebut, hubungan dan
keterkaitan fungsi dan pekerjaan di antara bagian dalam organisasi, serta kemungkinan adanya
pihak-pihak yang secara informal memiliki pengaruh terhadap penyelenggaraan kerja dalam
organisasi tersebut.
Organisasi formal dalam struktur organisasi perusahaan akan banyak membantu untuk
menjelaskan mengenai uraian jabatan dan fungsi, serta menjelaskan mengenai job-description,
yang menggambarkan tentang siapa (jabatan mana) yang bertanggungjawab untuk
menyelenggarakan fungsi-fungsi tertentu dalam perusahaan yang bersangkutan.
Dengan mempelajari organisasi, struktur, job descriptions, aliran data, dan lain-lainnya itu,
maka seorang sistem analis akan dengan mudah menangkap adanya kemungkinan-kemungkinan
fungsi-fungsi yang terduplikasi di dalam organisasi tersebut. Ini
merupakan salah satu penyebab terjadinya kelambanan dalam sistem informasi, serta sekaligus
menjadi sumber ketidakefisienan sistem yang ada.
Penggalian informasi seputar aliran data dalam sebuah organisasi akan dapat dipakai untuk
mengetahui bentuk-bentuk data masukan dan
keluaran dari masing-masing bagian di organisasi yang bersangkutan. Juga akan diketahui,
output (keluaran) informasi dari bagian manakah yang nantinya akan dipakai sebagai data
masukan (input) di bagian yang lain.
Gambaran mengenai keterkaitan di antara bagian yang satu dengan bagian yang lain ini juga
akan menjadi faktor penentu di dalam ketidakefektivan suatu sistem, karena adanya
ketergantungan yang sangat tinggi di bagian-bagian tertentu pada bagian-bagian lain
sebelumnya.
Kondisi ketergantungan ini merupakan ciri umum yang terdapat dalam kegiatan pengolahan
data dan sistem informasi yang manual, di mana penyelenggaraannya dilakukan secara tersebar

20
(desentralisasi), sesuai dengan tugas dan fungsi-fungsi masing-masing bagian tersebut. Ini
memang tak bisa dihindarkan.
Mempelajari ketergantungan antar bagian ini juga akan menjadi pertimbangan dalam membuat
desain sistem komputerisasi mendatang, yang lebih berkesan terjadinya sentralisasi pengolahan
data tersebut.
Organisasi informal adalah suatu kelompok, atau perseorangan, yang secara resmi tidak
tercantum dalam struktur perusahaan yang ada. Sering terjadi, bahwa ada orang-orang tertentu,
yang berpengaruh dalam suatu bagian, serta memiliki pengetahuan yang lebih terhadap
operasional suatu bagian. dan acapkali pula, orang-orang tersebut bukan pimpinan resmi dalam
bagian tersebut. Orang-orang seperti ini patut didekati oleh seorang sistem analis, sebab, yang
bersangkutan memiliki potensi untuk menyukseskan atau menggagalkan implementasi sebuah
sistem.
Kelompok informal tadi, jika mampu didekati dengan baik, merupakan sumber informasi yang
tak terkira manfaatnya. Bahkan akan membuat pekerjaan penelitian sistem ini menjadi lebih
mudah, dan cepat.
KETIGA. Menganalisa laporan-laporan yang saat ini sudah dihasilkan oleh sistem pengolahan
data yang saat ini berjalan.
Seyogyanya, sebuah sistem informasi akan menghasilkan sejumlah laporan yang dimaksudkan
untuk pemberi suplai informasi bagi yang memerlukannya, agar yang bersangkutan bisa
menggunakannya sebagai alat bantu dalam menunaikan pekerjaannya. Jika kemudian
manajemen masih memerlukan sesuatu suplai informasi yang lainnya, demi untuk menunjang
pekerjaan dan tanggungjawabnya, maka hampir bisa ditebak, kalau laporan-laporan yang ada
saat ini masih kurang mampu untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Itu merupakan alasan utama,
mengapa sistem analis harus melakukan kajian terhadap berbagai bentuk dan jenis laporan yang
saat ini ada.
Ada sejumlah kriteria yang mendasar, mengapa laporan-laporan tak mampu memberi manfaat.
Antara lain, sebuah laporan tak memenuhi unsur tepat-waktu, sehingga laporan tersebut
menyajikan hal-hal yang usang, tidak up-to-date, sehingga sangat tidak bermanfaat untuk
digunakan sebagai alat bantu pengambilan keputusan oleh manajemn.
Juga bila ada laporan-laporan yang memuat data-data yang kurang bisa diakui kebenarannya,
atau memuat data yang sangat kurang dari seharusnya. Boleh jadi sebuah laporan telah memuat
banyak data, bahkan sangat banyak, namun tidak disajikan dalam suatu bentuk yang terarah dan
padat, agar memudahkan pihak manajemen membaca dan memahami maksudnya. Seorang
manajer hanya memiliki waktu yang sangat terbatas, jika dibandingkan dengan banyaknya
pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya. Untuk itu mereka tidak boleh dipaksa untuk

21
menghabiskan waktunya, hanya untuk mencoba memahami sebuah laporan yang sangat besar
volumenya. Laporan-laporan tersebut memerlukan desain ulang.
Penelitian mengenai berbagai laporan yang sudah ada, tak cuma meliputi bentuk dan jenisnya
saja, tetapi juga meliputi jumlah dan frekuensi laporan tersebut dihasilkan, serta jumlah dan
frekuensi kebutuhan manajemen akan laporan-laporan tersebut.
Sayangnya, untuk mengetahui bentuk, jenis, dan frekuensi laporan apa sajakah yang diperlukan
oleh seorang manajer, serta orang-orang lain dalam suatu organisasi, juga sulit. Masalahnya,
pihak-pihak yang akan menerima laporan tersebut tak tahu secara pasti, laporan-laporan yang
bagaimanakah yang dibutuhkannya. Satu hal yang sudah pasti, bahwa pada umumnya mereka
merasa tak puas terhadap laporan-laporan yang ada. Itu saja. Titik.
Itu sebabnya, dalam banyak kasus, seorang sistem analis mesti ikut membantu pihak-pihak
calon penerima laporan tadi, untuk menemukan bentuk, jenis dan frekuensi laporan yang perlu
baginya. Sebab, tanpa adanya keterangan yang jelas terhadap spesifikasi laporan yang
diperlukan oleh user tersebut, akan sulit bagi sistem analis dalam membuat desain sistem
komputer yang akan datang.
Dengan sudah diketahuinya spesifikasi laporan-laporan yang diperlukan oleh user tadi, langkah
berikut yang harus dilakukan adalah mempelajari berbagai laporan yang saat ini sudah
dihasilkan oleh sistem yang ada saat ini. Apa-apa yang harus dipelajarinya sata ini adalah
meliputi isi laporan, frekuensi dan saat-saat laporan tadi dihasilkan, siapa yang membuat
laporan tersebut, dan siapa saja yang akan menggunakannya, serta dengan tujuan apakah yang
bersangkutan harus menerima sesuatu laporan tertentu. keterangan lain yang harus diperoleh
adalah apakah ada informasi-informasi tertentu yang tersaji melalui berbagai laporan tadi, yang
pada kenyataannya sudah ada di laporan-laporan yang lain.
Apa yang dilakukan oleh sistem analis dalam mempelajari output yang ada saat ini tersebut ?
Kumpulkan semua bentuk laporan yang ada. Juga formulir-formulir dan catatan-catatan lain
yang perlu. Jangan lupa untuk mewawancarai sumber-sumber laporan tersebut, serta semua
pihak yang menjadi penerima laporan tersebut.

Batasan analisis sistem:

Aktifitas yang dilakukan dalam analisis sistem harus dapat menjawab pertanyaan umum, sbb:
1. Sistem baru apakah yang akan dibangun? atau
2. Sistem apakah yang akan ditambahkan atau dimodifikasi pada sistem lama yang sudah ada?

Untuk itu secara detail harus dijawab pertanyaan-pertanyaan:

1. Informasi apakah yang dibutuhkan?

22
2. Oleh siapa?
3. Kapan?
4. Dimana?
5. Dalam bentuk apa?
6. Bagaimana cara memperolehnya?
7. Dari mana asalnya?
8. Bagaimana cara mengumpulkannya?

Sumber-sumber fakta yang dapat dipelajari untuk analisis sistem:

1. Sistem yang ada
2. Sumber internal lain: orang, dokumen, dan hubungan antara orang-organisasi atau fungsi
ada
3. Sumber External: interface dengan sistem lain, seminar, vendor, jurnal, textbook dan
informasi atau ilmu lain yang berada diluar sistem

Kerangka Analisis:
1. Analisis terhadap level pembuat keputusan (manajemen organisasi): menganalisa
organisasi, fungsi dan informasi yang dibutuhkan beserta informasi yang dihasilkan.
2. Analisis terhadap flow informasi: mengidentifikasi informasi apa yang diperlukan, siapa
yang memerlukan, dari mana asalnya.
3. Analisis terhadap input dan output.
Dalam analisis ini digunakan teknik dan alat bantu, a.l: interview, questionaire, observation,
sampling and document gathering, charting (organisasi, flow, dfd, ER, OO, dll), decision table
and matric.

7. PERANCANGAN SISTEM
Analisis sistem digunakan untuk menjawab pertanyaan what? Sedangkan desain
digunakan untuk menjawab pertanyaan how? Desain berkonsentrasi pada bagaimana system
dibangun untuk memenuhi kebutuhan pada fase analisis.

Elemen-elemen pengetahuan yang berhubungan dengan proses desain:

1. Sumber daya organisasi: bertumpu pada 5 unsur organisasi, yaitu: man, machines,
material, money dan methods.
2. Informasi kebutuhan dari pemakai: informasi yang diperoleh dari pemakai selama fase
analisis sistem.

23
3. Kebutuhan sistem: hasil dari analisis sistem.
4. Metode pemrosesan data, apakah: manual, elektromechanical, puched card, atau computer
base.
5. Operasi data. Ada beberapa operasi dasar data, a.l: capture, classify, arrange, summarize,
calculate, store, retrieve, reproduce dan disseminate.
6. Alat bantu desain, seperti: dfd, dcd, dd, decision table dll.

Langkah dasar dalam proses desain:

1. Mendefinisikan tujuan sistem (defining system goal), tidak hanya berdasarkan informasi
pemakai, akan tetapi juga berupa telaah dari abstraksi dan karakteristik keseluruhan
kebutuhan informasi sistem.
2. Membangun sebuah model konseptual (develop a conceptual model), berupa gambaran
sistem secara keseluruhan yang menggambarkan satuan fungsional sebagai unit sistem.
3. Menerapkan kendala2 organisasi (applying organizational contraints). Menerapkan
kendala-kendala sistem untuk memperoleh sistem yang paling optimal. Elemen organisasi
merupakan kendala, sedangkan fungsi-fungsi yang harus dioptimalkan adalah:
performance, reliability, cost, instalation schedule, maintenability, flexibility, grouwth
potensial, life expectancy. Model untuk sistem optimal dapat digambarkan sebagai sebuah
model yang mengandung: kebutuhan sistem dan sumber daya organisasi sebagai input;
faktor bobot terdiri atas fungsi-fungsi optimal di atas; dan total nilai yang harus
dioptimalkan dari faktor bobot tersebut.

4. Mendefinisikan aktifitas pemrosesan data (defining data processing activities).

Pendefinisian ini dapat dilakukan dengan pendekatan input-proses-output. Untuk
menentukan hal ini diperlukan proses iteratif sbb:
a. Mengidentifikasn output terpenting untuk mendukung/mencapai tujuan sistem
(system’s goal)
b. Me-list field spesifik informasi yang diperlukan untuk menyediakan output tersebut
c. Mengidentifikasi input data spesifikik yang diperlukan untuk membangun field
informasi yang diperlukan.
d. Mendeskripsikan operasi pemrosesan data yang diterapkan untuk mengolah input
menjadi output yang diperlukan.
e. Mengidentifikasi elemen input yang menjadi masukan dan bagian yang disimpan
selama pemrosesan input menjadi output.
f. Ulangi langkah a-e terus menerus samapi semua output yang dibutuhkan diperoleh.

24
 g. Bangun basis data yang akan mendukung efektifitas sistem untuk memenuhi kebutuhan
sistem, cara pemrosesan data dan karakteristik data.
h. Berdasarakan kendala-kendala pembangunan sistem, prioritas pendukung, estimasi cost
pembangunan; kurangi input, output dan pemrosesan yang ekstrim
i. Definisikan berbagai titik kontrol untuk mengatur aktifitas pemrosesan data yang
menentukan kualitas umum pemrosesan data.
j. Selesaikan format input dan output yang terbaik untuk desain sistem.

5. Menyiapkan proposal sistem desain. Proposal ini diperlukan untuk manajemen apakah
proses selanjutnya layak untuk dilanjutkan atau tidak. Hal-hal yang perlu disiapkan dalam
penyusunan proposal ini adalah:
a. Menyatakan ulang tentang alasan untuk mengawali kerja sistem termasuk
tujuan/objektif khusus dan yang berhubungan dengan kebutuhan user dan desain sistem.
b. Menyiapkan model yang sederhana akan tetapi menyeluruh sistem yang akan diajukan.
c. Menampilkan semua sumber daya yang tersedia untuk mengimplementasikan dan
merawat sistem.
d. Mengidentifikasi asumsi kritis dan masalah yang belum teratasi yang mungkin
berpengaruh terhadap desain sistem akhir.
Sedangkan format dari proposal desain ini sangat berfariasi akan tetapi mengandung hal-hal
di atas.

Prinsip Dasar Desain

Ada 2 prinsip dasar desain, a.l:
1. Desain sistem monolitik. Ditekankan pada integrasi sistem. Resource mana yang bisa
diintegrasikan untuk memperoleh sistem yang efektif terutama dalam cost.
2. Desain sistem modular. Ditekankan pada pemecahan fungsi-fungsi yang memiliki
idependensi rendah menjadi modul-modul (subsistem fungsional) yang terpisah sehingga
memudahkan kita untuk berkonsentrasi mendesain per modul. Sebuah sistem informasi
dapat dipecah menjadi 7 subsistem fungsional, a.l: data collection, data processing, file
update, data storage, data retrival, information report dan data processing controls.

Petunjuk umum dalam desain subsistem fungsional sebuah sistem informasi:

1. Sumber data sebaiknya hanya dikumpulkan sekali sebagai input ke sistem informasi.
2. Akurasi sumber data sangat tergantung pada banyaknya langkah untuk me-record, collect
dan prepare data untuk prosessing. Semakin sedikit langkah semakin akurat.

25
3. Data yang dihasilkan dari sistem berbasis komputer sebaiknya tidak dimasukkan lagi ke
sistem.
4. Pewaktuan yang diperlukan untuk mengumpulkan data harus lebih kecil dari pewaktuan
informasi tersebut diperlukan.
5. Perlu pemilihan cara pengumpulan data yang paling optimal
6. Pengumpulan data tidak harus on-line, melainkan tergantung dari kebutuhan informasi.
7. Semua sumber data harus dapat di validasi dan diedit segera setelah di kumpulkan.
8. Data yang sudah divalidasi, sebaiknya tidak divalidasi pada proses selanjutnya.
9. Total kontrol harus segera di cek lagi sebelum dan sesudah sebuah aktifitas prosesing yang
besar dilakukan.
10. Data harus dapat disimpan hanya di 1 tempat dalam basis data kecuali ada kendala sistem.
11. Semua field data sebaiknya memiliki prosedur entri dan maintenance.
12. Semua data harus dapat dicetak dalam format yang berarti untuk keperluan audit.
13. File transaksi harus di maintain paling tidak dalam 1 siklus update ke basis data.
14. Prosedur backup dan security harus disediakan untuk semua field data.
15. Setiap file non sequential perlu memiliki prosedur reorganisasi secara periodik.
16. Semua field data harus memiliki tanggal update/akses penyimpanan terakhir.

26
 Gambar Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Tahap Front-End Tahap Back-End

Peren- Ranc. Ranc. Peme-

canaan Analisis Sist Evaluasi Sist Imple- liharaan
Sistem Sistem General & Terinci mentasi Sistem
Seleksi

Laporan Laporan Laporan Laporan Laporan Laporan

Rencana Analisis Rancangan Evaluasi & Rancangan Implementasi
Sistem Sistem Sist General Seleksi Sist. Terinci

27
Bagan Laporan Terdokumentasi Yang Siap Diserahkan Front-End

Laporan Rencana Sistem Laporan Analisis Sistem

Komponen Keseluruhan
Alasan dan cakupan analisis

- Sumber daya aktual sistem
diperoleh
Daftar masalah utama yang
- Dana yang dijalankan ditetapkan

Komponen Penerapan
Pernyataan lengkap & definisi
- Usulan proyek sistem kebutuhan pemakai
- Kelayakan dan skor-skor
Daftar asumsi kritis
faktor strategis
Rekomendasi

Laporan Rancangan Sist General Laporan Pemilihan &

Evaluasi Sistem

Alternatif ranc. Sist. General yg
disampaikan sesuai dg
Ringkasan penetapan skor nilai
komponen ranc. sist sistem
- Keluaran
Analisis biaya / keuntungan
- Masukan
Rekomendasi
- Proses
Jadwal
- Database
- Kontrol
- Platform Teknologi

28
Bagan Laporan Terdokumentasi Yang Siap Diserahkan Back-End

Laporan Ranc Sist Terinci Laporan Implementasi Sistem

Rencana Implementasi

Spesifikasi terinci &
Deskripsi tugas-tugas
fungsional implementasi
- Keluaran (output)
- Masukan (input)
- Proses
- Database
- Kendali (control)
- Platform teknologi

29
BAB 3 SISTEM INFORMASI FUNGSI BISNIS

1. KONSEP SUBSISTEM INFORMASI ORGANISASI

Ketika perusahaan semakin berpengalaman dalam menerapkan rancangan SIM yang
mencakup seluruh perusahaan, manajer di area-area tertentu mulai menerapkan konsep sesuai
kebutuhan mereka. Pemasaran merupakan area pertama yang menerima pemikiran sistem
informasi fungsional, dan banyak usaha dilakukan untuk menjelaskan cara penerapan komputer
ke seluruh operasi pemasaran.
Area manufaktur juga menerima pengolahan komputer dan menerapkan teknologi baik
sebagai sistem informasi konseptual maupun sebagai komponen dalam sistem manufaktur fisik.
Teknologi seperti robot pabrik dan sistem ban berjalan yang dikendalikan komputer merupakan
contoh bagaimana proses manufaktur fisik telah dikomputerisasi. Usaha untuk menerapkan
komputer sebagai sistem konseptual biasanya tidak muncul di bawah nama sistem informasi
manufaktur, tetapi digunakan nama-nama seperti material requirements planning (MRP) dan
computer integrated manufacturing (CIM). Sistem lainnya adalah Sistem informasi sumber daya
manusia (human resource information system), sistem informasi organisasi yang ditujukan pada
tingkat manajemen, yaitu sistem informasi eksekutif (executive information system), system
informasi akuntansi dan sistem lainnya.

Sistem Informasi Organisasi

Executive
Information
System
(EIS)

Financial Human
Marketing Manufacturing resource
information information information
system information
system system system

30
Sistem informasi berbasis komputer digambarkan sebagai sistem informasi perusahaan yang saat
ini sangat populer dengan enterprise informasi sistem. Ia dapat melaksanakan seluruh proses
komputer perusahaan dari tugas pengolahan data hingga penyiapan informasi manajemen. Istilah
enterprise resource planning (ERP) menjelaskan cara enterprise information system
dikembangkan. Bahkan saat ini telah berkembang, dengan adanya Business-to-Consumer (B2C),
Business-to-Business (B2B) dan E-Business.

2. SISTEM INFORMASI PEMASARAN

Fungsi bisnis dalam pemasaran menitikberatkan pada perencanaan, promosi, penjualan
produk, pengembangan pasar, dan pengembangan produk baru guna meningkatkan pelayanan
kepada pelanggan. Dengan demikian pemasaran dianggap sebagai fungsi penting dalam operasi
bisnis suatu perusahaan.

Sistem • Rencana Pemasaran Jangka Panjang

Perencanaan • Rencana Pemasaran Produk/Pasar Baru
strategi • Model Strategi Pelayanan Konsumen

Rencana Pemasaran

Sistem • Rencana Keuangan • Rencana Riset Pasar

Perencanaan • Rencana Produk • Rencana Promosi
Operasional • Penetapan Harga • Rencana Jalur
• Peramalan Penjualan Distribusi

Pengendalian Pemasaran dan Penjualan

• Analisa Promosi
• Anggaran Pengeluaran
• Trend dan
• Pangsa Pasar
Analisa Penjualan
Sistem • Pelayanan Pelanggan
Laporan • Realisasi Harga
• Distribusi
Pengendalian • Penelitian dan
• Keuntungan Pengembangan

Data Faktur/Bukti Laporan

Permintaan Pelayanan
• Permintaan • Tagihan • Frekuansi
Pelanggan Pelayanan
Sistem • Operasi • Pengembalian • Persaingan
Proses Kantor
Transaksi Pemasaran

Sistem Informasi Akuntansi

31
Dari gambar diatas dapat dilihat bagaimana sistem informasi pemasaran menyediakan informasi
untuk perencanaan, pengendalian, dan proses transaksi dalam fungsi pemasaran. Strategi, taktik,
dan sistem informasi operasional membantu manajer pemasaran dalam perencanaan produk,
penentuan harga, strategi promosi penjualan dan pembelian, peramalan permintaan, pasar
potensial untuk produk baru ataupun produk yang sudah ada serta penentuan jalur distribusi.
Sistem laporan pengendalian mendukung usaha dari manajer pemasaran untuk mengendalikan
efisiensi dan efektivitas dalam penjualan serta distribusi produk dan jasa. Analisa laporan
memberikan informasi kepada perusahaan mengenai perbandingan antara hasil dari pelaksanaan
pemasaran dan rencana pemasaran sehingga dapat diketahui apakah pemasaran tersebut telah
berjalan sesuai dengan yang drencanakan.

a. Manajemen Penjualan
Sistem ini menyediakan informasi untuk membantu manajer pemasaran dalam merencanakan
dan memonitor kegiatan penjualan perusahaan. Sistem ini juga menghasilkan laporan analisa
penjualan yang digunakan untuk menganalisa penjualan berdasarkan produk, lini produksi,
pelanggan, tipe pelanggan, tenaga pemasaran, dan daerah pemasaran.

b. Manajemen Produksi
Manajemen produksi membutuhkan informasi untuk merencanakan dan mengendalikan
spesifikasi produk, lini produksi dan merk. Sistem berbasis komputer digunakan untuk
mengevaluasi aliran produksi dan kemungkinan keberhasilan dari produk yang dihasilkan.

c. Promosi
Manajer pemasaran membutuhkan informasi untuk membantu pencapaian penjualan yang
obyektif dengan biaya promosi yang serendah mungkin. Komputer menggunakan informasi
riset pasar dan model promosi untuk membantu (1) memilih metode dan media promosi, (2)
mengalokasikan sumber keuangan, dan (3) mengendalikan dan mengevaluasi hasil penjualan.

d. Peramalan Penjualan
Fungsi dasar dari peramalan penjualan dapat dikelompokkan dalam dua kategori, yaitu
peramalan jangka pendek dan peramalan jangka panjang. Peramalan jangka pendek
berhubungan dengan penjualan untuk periode sampai dengan 1 tahun, sedangkan peramalan
jangka panjang menitikberatkan pada peramalan penjualan untuk periode di atas 1 tahun.
Manajer pemasaran menggunakan data riset pemasaran, data historis penjualan, rencana
promosi, dan model statistik peramalan untuk menghasilkan peramalan jangka pendek dan
jangka panjang.

32
e. Riset Pasar
Sistem informasi riset pasar memberikan kemampuan dalam bidang pemasaran untuk
membantu manajer dalam membuat keputusan pemasaran yang lebih efektif. Sistem
informasi riset pasar juga memberikan informasi untuk membantu manajer pemasaran dalam
merencanakan dan mengendalikan proyek riset pasar dari perusahaan. Komputer dan
perangkat lunak analisa statistik membantu kegiatan riset pasar dalam mengumpulkan,
menganalisa, dan mengolah informasi dari variabel-variabel pasar yang meliputi informasi
mengenai pelanggan, peluang pasar, konsumen, dan pesaing.

f. Manajemen Pemasaran
Manajer pemasaran menggunakan sistem informasi berbasis komputer untuk
mengembangkan rencana jangka pendek dan jangka panjang dari penjualan produk,
keuntungan, dan perkembangannya. Sistem informasi berbasis komputer juga menyediakan
umpan balik dan analisa yang berkenaan dengan perencanaan dan pelaksanaan pada setiap
kegiatan pemasaran. Model pemasaran dalam sistem pendukung pengambilan keputusan juga
digunakan untuk mengetahui dampak dari alternatif rencana pemasaran.

3. SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR

Sistem informasi manufaktur mendukung fungsi operasi atau produksi meliputi semua
aktivitas yang berhubungan dengan perencanaan dan pengendalian dari proses yang
menghasilkan barang atau jasa. Fungsi operasi atau produksi berhubungan dengan manajemen
dari sistem operasional perusahaan. Perencanaan dan pengendalian sistem informasi digunakan
untuk manajemen operasi dan proses transaksi seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini.

33
 Sistem
Perencanaan Kapasitas
Strategi Penawaran
Perencanaan
Proses Alternatif
Peramalan Komoditas
Strategis
Logistik

Perencanaan manufaktur, Distribusi, dan Pembelian

Sistem
Perencanaan Produksi
Perencanaan
Perencanaan Pembelian
Perencanaan
Perencanaan Tenaga Kerja Distribusi
Sumber Perencanaan
Operasional
Material
Perencanaan  Pemasok

Peralatan Perawatan  Luar Perusahaan

Penentuan standard

Pengendali Pengendali Pengendali

Manufaktur Distribusi Pembelian

Jadwal Produksi
Pelayanan Konsumen
Pemasok
Sistem
MRP dan CRP
Gudang Penyimpanan
Harga Pembelian
Laporan
Permesinan
Karir
Ketersediaan
Pengendalian
Produktivitas
Tingkat Persediaan Bahan Baku

Perawatan  Barang Jadi
Anggaran

SFC dan QC  Setengah Jadi Pengeluaran

Proses Pengendalian
Lahan

Robot

Laporan Proses Pemenuhan Bahan Gudang

Lantai Pemeriksaan Pengerjaan Pesanan Baku Penerimaan
Produksi

Konsumsi
Material
Pengerjaan
Pemesanan
Status
Status
Sejarah
Sistem
Pengenda- Ulang Persediaan Inventori Pemasok
Pemeli-
Proses lian
Pengen- haraan
Permintaan
Pesanan
Waktu
Transaksi Material dalian
Sejarah Produk Jadi Balik tunggu

Kegunaan Kualitas Mesin
Penjad-
Mesin
Spesifikasi walan

Laporan
Pekerja

Proses

Menuju Sisitem Informasi Akuntansi

34
a. Computer Integrated Manufacturing (CIM)
Sistem informasi manufaktur berbasis komputer menggunakan beberapa teknik dalam
mendukung CIM. CIM adalah konsep yang menekankan bahwa tujuan dari penggunaan
komputer dalam automasi pabrik harus :
• Dapat mempermudah proses produksi, disain produk, dan pengorganisasian pabrik
sebagai landasan utama dalam proses automasi dan integrasi.
• Dapat mengautomasi proses produksi dan fungsi bisnis yang mendukung dengan bantuan
komputer dan robot.
• Dapat mengintegrasikan semua produksi dan proses pendukung menggunakan komputer
dan jaringan telekomunikasi.
Komputer digunakan untuk membantu membuat disain produk yang lebih baik melalui
penggunaan Computer Aided Engineering (CAE) dan Computer Aided Design (CAD),
sedangkan Computer Aided Processing Planning (CAPP) digunakan untuk membantu
membuat disain proses produksi yang lebih baik. Komputer juga dapat digunakan untuk
merencanakan kebutuhan bahan baku dalam proses produksi yang biasa disebut dengan
Material Requirements Planning (MRP) dan untuk mengintegrasikan MRP dengan jadwal
produksi serta pengendalian lantai produksi digunakan Manufacturing Resource Planning
(MRPII). Computer Aided Manufacturing (CAM) digunakan untuk membantu proses
manufaktur melalui pengawasan dan pengendalian proses produksi, peralatan, dan mesin
produksi.
Keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan CIM antara lain :
• Meningkatkan efisiensi melalui penyederhanaa kerja dan automasi, perencanaan jadwal
produksi yang lebih baik, dan keseimbangan dari beban kerja produksi untuk kapasitas
produksi yang lebih baik.
• Meningkatkan pemanfaatan fasilitas produksi, produktivitas yang lebih tinggi,
pengendalian kualitas yang lebih baik sebagai hasil dari proses pengawasan yang
dilakukan secara terus-menerus dan berkesinambungan, feedback, pengendalian kegiatan
pabrik serta penggunaan peralatan dan mesin produksi.
• Mengurangi investasi pada fasilitas dan inventori produksi melalui penyederhaan kerja,
kebijakan inventori Just In Time (JIT), perencanaan dan pengendalian produksi serta
produk akhir.
• Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dengan memproduksi produk yang
berkualitas sesuai dengan keinginan pelanggan.

35
b. Pengendalian Proses
Pengendalian proses adalah penggunaan komputer untuk mengendalikan proses fisik yang
berlangsung. Pengendalian proses dengan komputer biasa digunakan untuk mengendalikan
proses fisik dalam penyulingan minyak, pabrik semen, pabrik kimia, dan lain sebagainya.
Program pengendalian proses menggunakan model matematika untuk menganalisa data yang
dibangkitkan oleh proses yang sedang berjalan dan membandingkannya dengan standar yang
sudah ada atau peramalan permintaan.
c. Pengendali Mesin
Pengendali mesin adalah penggunaan komputer untuk mengendalikan gerakan mesin, dikenal
juga sebagai Numerical Control. Pengendali peralatan mesin dalam pabrik merupakan sebuah
bentuk aplikasi dari Numerical Control. Program komputer numerikal kontrol untuk peralatan
mesin mengubah data geometrik dari gambar teknik dan instruksi mesin dari rencana proses
kedalam kode numerik sebagai perintah untuk mengendalikan kerja mesin. Pengendali mesin
dapat melibatkan penggunaan mikrokomputer dengan kemampuan khusus yang disebut
dengan Programable logic controllers (PLCs). Alat ini mengoperasikan satu atau lebih mesin
sesuai dengan petunjuk dari program Numerical Control. Proses sistem pengendalian
komputer dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

Telecomunication

Timing
Control
Secondary
Storage
COMPUTER

Externals
Interrupts Process
Monitoring

Proses input/output

Tranducers (sensors) Control Devices

Physical Process

36
d. Robotik
Sebuah perkembangan penting dalam pengendalian mesin dan Computer Aided
Manufacturing (CAM) adalah pembuatan dari mesin pintar (smart machine) dan robot. Alat
ini mengendalikan secara langsung aktivitas mereka sendiri dengan bantuan mikrokomputer.
Robotik adalah teknologi dalam membuat dan menggunakan mesin dengan kepandaian
komputer dan pengandalian komputer dengan kemampuan fisik seperti manusia.
e. Computer Aided Engineering (CAE)
Teknik manufaktur menggunakan CAE untuk menstimulasi, menganalisa, dan mengevaluasi
model-model dari desain produk yang telah dikembangkan dengan menggunakan metode
Computer Aided Design (CAD) sedangkan engineering workstations digunakan untuk
menganalisa dan mendesain produk serta fasilitas manufaktur.

4. SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

Fungsi manajemen sumber daya manusia melibatkan kegiatan perekrutan, penempatan,
evaluasi, kompensasi, dan pengembangan tenaga kerja di suatu organisasi. Pada dasarnya, bisnis
menggunakan sisitem informasi berbasis komputer adalah untuk (1) menghasilkan cek
pembayaran dan laporan daftar gaji, (2) memelihara catatan personel, dan (3) menganalisa
personel dalam operasi bisnis
Tabel 1. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Penyusunan Pelatihan/ Penilaian Administrasi
Personalia Pengembangan Performans Kompensasi
Sistem Perencanaan tenaga kerja Kesuksesan Rencana Biaya kontrak
Informasi Jalur pekerja perencanaan penilaian Ramalan pendapatan
Strategis Jalur keuntungan

Sistem Analisa anggaran Efektivitas pelatihan Hubungan pelatihan efektivitas kompensasi

Informasi Analisa pengembalian Kecocokan karir Model preferensi
Taktikal Biaya pengembalian keuntungan

Sistem Perekrutan Keahlian Program evaluasi Persamaan kompensasi

Informasi Wawancara terstruktur terprogram berbasis komputer
Operasi Rencana tenaga kerja
Penjadwalan
Model pemilihan

Sistem informasi manajemen sumber daya manusia menekankan pada : (1) perencanaan
untuk memenuhi kebutuhan kerja personel, (2) pengembangan potensi pada tenaga kerja , dan (3)
pengawasan seluruh kebijakan dan program personel.

37
a. Pelatihan dan Pengembangan
Sistem informasi membantu manajer sumber daya manusia dalam perencanaan dan
pengendalian perekrutan, pelatihan, dan pengembangan tenaga kerja dengan menganalisa
program masa lalu yang sukses. Program pelatihan dan penilaian tenaga kerja berbasis
komputer dapat membantu dam mendukung manajemen sumber daya manusia.
b. Analisa Kompensasi
Sistem informasi membantu menganalisa jangkauan dan distribusi dan kompensasi tenaga
kerja (upah, gaji, pembayaran insentif, dan keuntungan tambahan) dalam sebuah perusahaan
dan membuat perbandingan pembayaran kompensasi pada perusahaan yang serupa dengan
indikator ekonomi yang bervariasi. Informasi ini berguna bagi perubahan perencanaan
kompensasi khususnya jika organisasi melibatkan serikat pekerja. Hal ini membantu menjaga
kompensasi dari perusahaan secara kompetitif dan wajar disamping biaya pengawasan
kompensasi.

5. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Sistem informasi akuntasi merupakan sistem informasi yang paling banyak digunakan
dalam kegiatan bisnis. Sistem informasi ini mencatat dan melaporkan semua transaksi bisnis dan
kegiatan-kegiatan ekonomi lainnya. Sistem informasi akuntansi digunakan berdasarkan atas
Double Entry Bookkeeping Concepts dan konsep akuntansi umum lainnya seperti
pertanggungjawaban keuangan dan perhitungan keuntungan. Sistem akuntansi berbasis komputer
mencatat dan melaporkan aliran dana serta menghasilkan laporan keuangan bagi perusahaan.
Ruang lingkup sistem informasi akuntansi meliputi :
• Proses pemesanan
• Pengendalian persediaan
• Laporan penerimaan
• Laporan pembayaran
• Sistem upah

38
 Sistem Proses Transaksi
Ssitem Proses Transaksi Penjualan Penerimaan dan Pengeluaran Tunai Proses General Ledger dan
Pelaporan Sistem

Proses Rekening Laporan Penerimaan General Laporan

Pemesanan Penerimaan Tunai
Ledger Keuangan
Penjualan

Analisa Laporan Pengeluaran

Penjualan Pembayaran Tunai

Pembelian Sistem
Sistem Upah
Sistem
Proses Proses
Transaksi Transaksi
Pembelian Sistem
Upah
Proses Time
Persediaan keeping

a. Proses Pemesanan
Proses pemesanan adalah sistem proses transaksi yang penting untuk mengetahui proses
permintaan pelanggan agar dapat menghasilkan data yang dibutuhkan bagi analisa penjualan
dan pengendalian persediaan. Sistem proses pemesanan penjualan berbasis komputer
memberikan kecepatan, keakuratan, metode yang efesien untuk mengetahui permintaan
pelanggan dan transaksi penjualan, dan memberikan sistem pengendalian persediaan.
b. Pengendalian Persediaan
Sistem pengendalian persediaan menggambarkan proses perubahan dari item-item
persediaan. Data mengenai permintaan pelanggan diterima dari sistem proses pemesanan,
sistem pengendalian persediaan berbasis komputer memberikan pelayanan berkualitas pada
pelanggan disamping meminimasikan investasi dan biaya dalam persediaan. Aliran data
dalam sistem pengendalian persediaan dapat dilihat pada gambar 4.2.

39
 Pengepakan Slip
Pembelian Permintaan Pesanan Pelanggan Pelanggan

Konfirmasi Pesanan

Pengepakan Slip
Pesanan Pelanggan Charge Order Slip Laporan
Masuk Penerimaan

Pengendalian
Persedian

General Ledger
EOQ Account Number
Manajemen Pemesanan Kembali General
Ledger

Pengepakan Slip Pengepakan Slip

Pemasok Pemasok Pemasok Laporan
Pembayaran

c. Sistem Upah
Sistem pembayaran upah/gaji menerima dan mengolah data dari kartu kerja dan catatan kerja
pegawai. Sistem ini menghasilkan catatan pembayaran upah dan laporan analisa pegawai.
Sistem pembayaran upah berbasis komputer membantu manajemen perusahaan dalam
memberikan laporan analisa biaya tenaga kerja dan produktivitas.

6. SISTEM INFORMASI KEUANGAN

Sistem informasi keuangan berbasis komputer mendukung manajer keuangan dalam
mengambil keputusan yang berkenaan dengan (1) keuangan bisnis dan (2) pengalokasian dan
pengendalian sumber daya keuangan.
Kategori utama dari sistem informasi keuangan antara lain meliputi :
• Cash And Securities Management
Informasi penerimaan kas (defisit/surplus) memungkinkan penginvestasian dana
dilakukan dengan cepat. Informasi ini membantu manajer keuangan untuk melakukan

40
 pembelian, penjualan, dan pengambilan keputusan sehingga dapat meminimumkan resiko
dan memaksimalkan pendapatan investasi.
• Capital Budgeting
Proses anggaran biaya ini meliputi evaluasi keuntungan dan dampak keuangan dalam hal
pengeluaran biaya untuk pabrik dan peralatan yang dapat dianalisa dengan menggunakan
teknik analisa nilai dan analisa kemungkinan resiko.
• Financial Forecasting
Berbagai peramalan dengan metode statistik memberikan teknik analisa dalam peramalan
kondisi keuangan dan ekonomi nasional, tingkat gaji, tingkat harga, dan tingkat rata-rata
suku bunga.
• Financial Planning
Sistem perencanaan keuangan digunakan untuk mengevaluasi dan menganalisa alternatif
metode keuangan perusahaan. Informasi yang dibutuhkan untuk mengembangkan
rencana keuangan yang optimal antara lain kondisi keuangan dan ekonomi, tingkat harga,
dan tingkat suku bunga.

Sistem
Model Keuangan Korperatif

Perencanaan
Strategi Kerjasama

Akuntansi dan Kebijakan Pajak
Strategis

Perencanaan Keuangan
Sistem
Rencana aliran Tunai
Anggaran Operasi
Perencanaan
Penanaman Modal
Pajak Manajemen
Operasional
Rencana Keuntungan Tahunan

Pengendalian Keuangan
Sistem
Pernyataan Keuangan
Pengendalian Proyek
Laporan
Analisa Dana
Tanggung Jawab Laporan

Analisa Variansi
Analisa Tingkat Pajak
Pengendalian
Status Anggaran Modal
Status Pelayanan Pajak

Sistem Akuntansi Treasury Systems Sistem Pajak

Laporan Pembayaran
Cash Mangement
Federal State

Laporan Penerimaan
Sistem
Sistem Upah
Manajemen and Foreign
Proses
Biaya Akuntansi Investasi Compliance
Transaksi
Biaya Aset Tetap
Pertukaran Luar
Akuntansi Pajak

General Ledger Negeri
Regulatory

Konsolidasi Akuntansi
Authority
Examination
Dari Sistem
Informasi
Yang lain

41
7. ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang secara de facto adalah aplikasi yang dapat
mendukung transaksi atau operasi sehari-hari yang berhubungan dengan pengelolaan sumber
daya sebuah perusahaan, seperti dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan
kapasitas.
Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-sistem yaitu sistem Financial, sistem Distribusi,
sistem Manufaktur, sistem Maintenance dan sistem Human Resource. Untuk mengetahui
bagaimana sistem ERP dapat membantu sistem operasi bisnis kita, mari kita perhatikan suatu
kasus kecil seperti di bawah ini:
Katakanlah kita menerima order untuk 100 unit Produk A. Sistem ERP akan membantu
kita menghitung berapa yang dapat diproduksi berdasarkan segala keterbatasan sumber daya yang
ada pada kita saat ini. Apabila sumber daya tersebut tidak mencukupi, sistem ERP dapat
menghitung berapa lagi sumberdaya yang diperlukan, sekaligus membantu kita dalam proses
pengadaannya. Ketika hendak mendistribusikan hasil produksi, sistem ERP juga dapat
menentukan cara pemuatan dan pengangkutan yang optimal kepada tujuan yang ditentukan
pelanggan. Dalam proses ini, tentunya segala aspek yang berhubungan dengan keuangan akan
tercatat dalam sistem ERP tersebut termasuk menghitung berapa biaya produksi dari 100 unit
tersebut.
Dapat kita lihat bahwa data atau transaksi yang dicatat pada satu fungsi/bagian sering
digunakan oleh fungsi/bagian yang lain. Misalnya daftar produk bisa dipakai oleh bagian
pembelian, bagian perbekalan, bagian produksi, bagian gudang, bagian pengangkutan, bagian
keuangan dan sebagainya. Oleh karena itu, unsur 'integrasi' itu sangat penting dan merupakan
tantangan besar bagi vendor vendor sistem ERP.
Pada prinsipnya, dengan sistem ERP sebuah industri dapat dijalankan secara optimal dan
dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak efisien seperti biaya inventory (slow
moving part, dll.), biaya kerugian akibat 'machine fault' dll. Dinegara-negara maju yang sudah
didukung oleh infrastruktur yang memadaipun, mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT
(Just-In-Time). Di sini, segala sumberdaya untuk produksi benar-benar disediakan hanya pada
saat diperlukan (fast moving).
Termasuk juga penyedian suku cadang untuk maintenance, jadwal perbaikan (service)
untuk mencegah terjadinya machine fault, inventory, dsb. Bagi industri yang memerlukan
efisiensi dan komputerisasi dari segi penjualan, maka ada tambahan bagi konsep ERP yang
bernama Sales Force Automation (SFA). Sistem ini merupakan suatu bagian penting dari suatu
rantai pengadaan (Supply Chain) ERP. Pada dasarnya, Sales yang dilengkapi dengan SFA dapat

42
bekerja lebih efisien karena semua informasi mengenai suatu pelanggan atau produk yang
dipasarkan ada di databasenya.
Khusus untuk industri yang bersifat assemble-to-order atau make-to-order seperti industri
pesawat, perkapalan, automobil, truk dan industri berat lainnya, sistem ERP dapat juga dilengkapi
dengan Sales Configuration System (SCS). Dengan SCS, Sales dapat memberikan penawaran
serta proposal yang dilengkapi dengan gambar, spesifikasi, harga berdasarkan keinginan/pesanan
pelanggan. Misalnya saja seorang calon pelanggan menelpon untuk mendapatkan tawaran sebuah
mobil dengan berbagai kombinasi yang mencakup warna biru, roda racing, mesin V6 dengan
spoiler sport dan lain-lain. Dengan SCS, Sales dapat menberikan harga mobil dengan kombinasi
tersebut pada saat itu juga.
Sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap 'best practice' proses
umum yang paling layak di tiru. Misalnya, bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku
untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya.
Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari sistem ERP, maka industri kita
juga haurs mengikuti 'best practice process' (proses umum terbaik) yang berlaku. Disini banyak
timbul masalah dan tantangan bagi industri kita di Indonesia. Tantangannya misalnya, bagaimana
merubah proses kerja kita menjadi sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh system ERP,
atau, merubah sistem ERP untuk menyesuaikan proses kerja kita.
Proses penyesuaian itu sering disebut sebagai proses Implementasi. Jika dalam kegiatan
implementasi diperlukan perubahan proses kerja yang cukup mendasar, maka perusahaan ini
harus melakukan Business Process Reengineering (BPR) yang dapat memakan waktu berbulan
bulan.
Modul-modul Enterprise Resource Planning (ERP) Systems :
1. Item Master Management (IMM) 9. Shop Floor Control (SFC)
2. Bill Of Material (BOM) 10. Purchasing Management (PUR)
3. Demand Management (DM) 11. General Ledger (GL)
4. Sales and Order Management (SOM) 12. Account Payable (AP)
5. Master Production Scheduling (MPS) 13. Account Receivable (AR)
6. Material Requirements Planning (MRP) 14. Cost Control (CO)
7. Capacity Requirement Planning 15. Financial Reporting (FIR)
8. Inventory Mangement (INV)

43
BAB 4 ANALISIS KEBUTUHAN
(REQUIREMENT ANALYSIS)

1. PENDAHULUAN
Dalam melakukan tahap ini akan dicapai 4 tujuan, yaitu :
a. Menjelaskan sistem saat ini secara lengkap.
b. Menggambarkan sistem informasi yang ideal.
c. Membawa sistem informasi yang ideal ke kondisi saat ini dengan memperhatikan
kendala sumber daya.
d. Memberi dorongan terhadap keyakinan pemakai ke dalam team pengembangan sistem.

Tahap requirement analysis adalah tahap interaksi intensif antara analis sistem dengan
komunitas pemakai sistem (end-user), dimana team pengembangan sistem menunjukkan
keahliannya untuk mendapatkan tanggapan dan kepercayaan pemakai, sehingga mendapat
partisipasi yang baik.
Merupakan pekerjaan sulit untuk mendapatkan kesepakatan (skeptical) pemakai tentang kebutuhan
mereka dari sebuah sistem informasi, karena mungkin pemakai mengalami kegagalan sistem
informasi sebelumnya.

2. KEINGINAN PEMAKAI
Tahap awal dalam requirement system adalah melakukan survey terhadap keinginan
pemakai dan menjelaskan sistem informasi yang ideal.
Ideal disini merupakan konsep daripada kenyataan, artinya bahwa tidak ada sistem yang ideal
(tidak ada sistem informasi yang sempurna) tetapi bersifat subyektif saja. Kalau hal ini tidak
dijelaskan secara mendalam dapat menimbulkan perbedaan pandangan atau akan mengecewakan
end-user.

3. METODE ANALISIS KEBUTUHAN

Perlu pemilihan metode pengumpulan data yang tepat selama melakukan requirement
system. Metode tersebut adalah interviews, questionnaires, observation, procedure analysis, dan
document survey.
Setiap metode akan dijelaskan secara mendalam sebagai berikut:
Tanya jawab (Interviews)
a. Bagaimana metode itu digunakan.
- Pemilihan potential interviewees.

44
 - Membuat perjanjian terhadap potential interview
- Menyiapkan struktur pertanyaan yang lengkap dan jelas.
- Memilih person yang di interview secara pribadi dan merekamnya.
b. Target dari metode.
- Kunci pribadi dalam proses DFD.
- Kadangkala melibatkan orang luar, seperti pelanggan atau vendors.
c. Keuntungan metode.
- Pewawancara dapat mengukur respon melalui pertanyaan dan menyesuaikannya sesuai
situasi yang terjadi.
- Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur, seperti mengapa anda berpikir hal ini
dapat terjadi ?.
- Menunjukkan kesan interviewer secara pribadi.
- Memunculkan respons yang tinggi sejak penyusunan pertemuan.
d. Kerugian metode.
- Membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit.
- Membutuhkan pelatihan dan pengalaman khusus dari pewawancara.
- Sulit membandingkan laporan wawancara karena subyektivitas alamiah.
e. Kapan metode tersebut baik digunakan.
- Mendapatkan penjelasan atau pandangan dari personel kunci.
- Test kredibilitas dari interviewees.
- Mencari interview yang unsureness atau contradictions.
- Memantapkan kredibilitas team.

Beberapa faktor penting dalam interview yang baik, yaitu objektives, audience, format, weighting
dan combining responses, and docummentation.

Kuesioner (Questionnaires)
a. Bagaimana metode itu digunakan.
- Mendisain dengan menggunakan standar kuesioner.
- Kuesioner dikirimkan ke lingkungan kerja end-users.
- Struktur respon diringkas dalam statistik distribusi.
b. Target dari metode
- Semua end-user dengan wawasannya akan dilibatkan dalam proses solusi pemecahan
sistem.
- End-user dihubungkan dengan proses pemakaian simbol-simbol dalam DFD.
c. Keuntungan metode.
- Murah dan cepat dari pada interviews.

45
 - Tidak membutuhkan investigator yang terlatih (hanya satu ahli yang dibutuhkan untuk
mendesain kuesioner untuk end-user yang terpilih.
- Mudah untuk mensintesis hasil sejak pembuatan kuesioner.
- Dengan mudah dapat meminimalkan biaya untuk semua end-user.
d. Kerugian metode.
- Tidak dapat membuat pertanyaan yang spesifik bagi end-user.
- Analis melibatkan kesan sehingga tidak dapat menampakkan pribadi end-user.
- Tanggapan yang rendah karena tidak adanya dorongan yang kuat untuk mengembalikan
kuesioner.
- Tidak dapat menyesuaikan pertanyaan ke end-user secara spesifik.
e. Kapan metode tersebut baik digunakan.
- Pertanyaannya sederhana, dan tidak memiliki arti mendua.
- Membutuhkan wawasan yang luas dari end-user.
- Bila memiliki sedikit waktu dan biaya.

Observasi (Observation)
a. Bagaimana metode itu digunakan.
- Secara pribadi seorang analis mengunjungi lokasi pengamatan.
- Analis merekam kejadian dalam lokasi pengamatan, termasuk volumen dan pengolahan
lembar kerja.
b. Target dari metode.
- Lokasi proses secara geografis ditunjukkan dalam DFD (Data Flow Diagram)
c. Keuntungan metode.
- Mendapatkan fakta records daripada pendapat (opinion).
- Tidak membutuhkan konstruksi pertanyaan.
- Tidak menganggu atau menyembunyikan sesuatu (end-users tidak mengetahui bahwa
mereka sedang diamati).
- Analis tidak bergantung pada penjelasan lisan dari end-users.
d. Kerugian metode
- Jika terlihat, analis mungkin mengubah operasi (end-user merasa diamati).
- Dalam jangka panjang, fakta yang diperoleh dalam satu observasi mungkin tidak tepat
(representative) dalam kondisi harian atau mingguan.
- Membutuhkan pengalaman dan kehlian khusus dari analis.
e. Kapan metode tersebut baik digunakan.
- Membutuhkan gambaran kuantitatif seperti waktu, volume dan sebagainya.
- Kecurigaan bahwa end-user mengatakan suatu kejadian yang sebenarnya tidak terjadi
(dibuat-buat).

46
 Tips praktis dalam melakukan observasi :
a. Jangan mengamati dalam waktu yang lama.Terdapat dua alasan, yaitu : dengan waktu
yang lama akan mengacau operasi yang sedang diamati, dan akan membiaskan
permasalahan yang sebenarnya.
b. Buat catatan yang ringkas.
c. Sebelum observasi, beritahukan kepada supervisor dan pemakai yang terlibat tentang apa
yang akan dikerjakan dan mengapa dikerjakan, sehingga akan mengurangi gangguan.
d. Gunakan checklist yang singkat tentang informasi yang dibutuhkan bersama.
e. Jangan melakukan observasi tanpa rencana..

4. PROSEDUR ANALISIS (PROCEDURE ANALYSIS)

a. Bagaimana metode itu digunakan.
- Dengan prosedur operasi dapat mempelajari dan mengidentifikasikan aliran dokumen
kunci melalui sistem informasi, yaitu dengan data flow diagram (DFD).
- Setiap aliran dokumen kunci menjelaskan prosedur operasi sistem.
- Melalui observasi, analis mempelajari kenyataan daripada mendeskripsikan volume
distribusi (tinggi, rendah, sedang) dan apa yang selanjutnya dikerjakan terhadap
salinan dari dokumen aslinya.
b. Target dari metode.
- Dokumen utama dalam DFD (Data Flow Diagram)
- Proses dalam DFD.
c. Keuntungan metode.
- Evaluasi prosedur dapat dikerjakan dengan campur tangan (interferences) yang
minimal dan tidak mempengaruhi operasi pemakai.
- Prosedur aliran dapat dapat menjadi sebuah struktur checklist untuk melakukan
observasi.
d. Kerugian metode.
- Prosedure mungkin tidak lengkap dan tidak -up to date lagi.
- Mempelajari bagan aliran dokumen membutuhkan waktu dan keahlian analis.
e. Kapan metode tersebut baik digunakan.
- Memutuskan apakah masalah kegagalan sistem dapat membantu perancangan yang
baik.
- Tim analis tidak secara total familiar dengan aliran dokumen.
- Mendeskripsikan aliran dokumen yang menganggu kerjanya fungsi.

47
5. PENGAMATAN DOKUMEN (DOCUMENT SURVEY)
a. Bagaimana metode itu digunakan
- Mengidentifikasikan dokumen utama dan laporan (physical data flow diagram).
- Mengumpulkan salinan dokumen aktual dan laporan.
- Setiap dokumen atau laporan, digunakan untuk record data, meliputi field (ukuran dan
tipe), frekuensi penggunaan dan struktur kodingnya (coding structure).
b. Target dari metode.
- Aliran data kunci ditunjukkan dalam data flow diagram (DFD).
c. Keuntungan metode.
- Meminimalkan interupsi dari fungsi operasionalnya.
- Permulaan elemen kamus data.
- Seringkali, dapat mempertimbangkan modifikasi major procedural.
d. Kerugian metode
- Membutuhkan waktu yang cukup (terdapat organisasi bisnis yang mengalami
kebanjiran dokumen dan laporan).
e. Kapan metode tersebut baik digunakan.
- Harus dikerjakan jika sebuah sistem akan didesain (selama kegiatan analisis, dalam
memperjelas desain sistem yang baru dan analisis dokumen dapat membantu untuk
menentukan tugas perancangan selanjutnya).

6. SAMPLING
Sampling dapat membantu mengurangi waktu dan biaya. Perlu kecermatan untuk
memilih sample dari populasi, sehingga membutuhkan keahlian statistik supaya tidak mengalami
kegagalan atau ancaman.
Kendala sumber daya
a. Waktu
Sebuah pengantian sistem harus diutarakan dalam kerangka kerja sejak sistem mengalami
penurunan fungsi dengan cepat. Kendala waktu ini dapat mempengaruhi analis untuk
mempertimbangkan inovasi teknologi yang tidak mungkin dioperasikan dalam waktu yang
singkat. Oleh karena itu perlu membutuhkan waktu yang cukup supaya memiliki kelonggaran
waktu sehingga dapat membuat alternatif yang paling baik.
b. Uang
Sistem informasi yang ideal akan membutuhkan biaya yang mahal, sehingga membutuhkan
pendanaan yang cukup. Hal ini akan terjadi karena terjadi persaingan dengan para pesaingnya
dimana mereka menanamkan investasi yang besar dalam sistem informasinya.

48
c. Keahlian
Staff sistem informasi mungkin tidak memiliki pengetahuan atau pengalaman yang cukup
seperti masalah telekomunikasi, integrasi database, dan interactive setting. Perusahaan dapat
mengkontrak konsultan untuk menambah kemampuan mendesain. Hal ini nantinya akan
diperhadapkan pada kendala biaya yang dikeluarkan untuk tenaga konsultan.
d. Teknologi
Kebutuhan teknologi mungkin akan menjadi masalah utama dalam mendukung kerja sistem,
sehingga perlu memperhatikan perkembangan teknologi terus-menerus, yang konsekuensinya
terjadi pengeluaran biaya yang besar dan jangan sampai teknologi yang dipakai ketinggalan
dari para pesaingnya.
e. Faktor ekternal
Banyak kendala yang datang dari luar setting design, seperti pencegahan menggunakan
teknologi eksotik (exotic of technologies), mencegah memelihara data lokal dalam sebuah
sistem database pusat, dan sebagainya.

7. DOKUMEN ANALISIS KEBUTUHAN

a. Arahan (conduct) analisis
- Hubungan dengan pemakai akhir
- Menganalisa records, forms dan laporan
- Pengamatan proses.
- Menganalisa metode yang digunakan.
- Permasalahan dalam pengumpulan data.
b. Kebutuhan pemakai.
- Apa yang menjadi kebutuhan sebenarnya.
- Kebutuhan laporan (jenis dan frekuensinya).
- Kebutuhan pelatihan.
- Pengaruh sistem baru.
c. Kendala sistem.
- Menjelaskan kendala waktu, biaya, keahlian, teknologi dan faktor ekternal.
- Realistik sistem.
d. Dokumentasi.
- Intrumen pengumpulan data (kebutuhan kuesioner, interview).
- Konsensus statistik.
- Aliran data secara logikal dan phisik.
- Element awal dalam kamus data.

49
BAB 5 SISTEM PROSEDUR/FLOW MAP

1. SYSTEM PROCEDURE DIAGRAM

Fungsinya: mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses), proses
(manual/berbasis komputer) dan aliran data (dalam bentuk dokumen keluaran dan masukan)
Simbol-simbol System Procedure Diagram:

Proses Stored
data batas loop
(awal atau akhir)

kondisi Penyimpanan Monitor arsip

itnternal

Operasi
Document Penyimpanan
manual
sekuensial Terminator

Penyimpanan
yang dapat Persiapan
data diakses Kartu
langsung

Proses yang Konek-

Manual input
tidak tor penghubung
didefinisikan

50
Contoh sistem prosedur dalam suatu pengolahan data nilai:

Pengajar Asisten Bag. akademik Siswa

nilai_teori pengum- 1
nilai_teori pulan
nilai_praktek
nilai_praktek nilai_teori
Key in

penghitungan

siswa

transkrip
transkrip

Gambar 1. System Procedure Pada Pengolahan data nilai

51
BAB 6 PEMODELAN SISTEM (CONTEXT DIAGRAM,
DATA FLOW DIAGRAM)

1. PENDAHULUAN
Tiga alasan yang menyebabkan sebaiknya dilakukan pemodelan sistem, yaitu:
• Dapat melakukan perhatian pada hal-hal penting dalam sistem tanpa mesti terlibat terlalu jauh.
• Mendiskusikan perubahan dan koreksi terhadap kebutuhan pemakai dengan resiko dan biaya
minimal.
• Menguji pengertian penganalisa sistem terhadap kebutuhan pemakai dan membantu pendesain
sistem dan pemrogram membangun sistem.

Tetapi ada banyak bentuk model yang dapat digunakan dalam perancangan sistem antara lain
model narasi, model prototype, model grafis dan lain-lain. Dalam hal ini tidak jadi masalah model
mana yang akan digunakan, yang jelas harus mampu merepresentasikan visualisasi bentuk sistem
yang diinginkan pemakai, krena sistem akhir yagn dibuat bagi pemakai akan diturunkan dari model
tersebut.
Perangkat yang digunakan untuk memodelkan suatu sistem diantaranya adalah:
1. Context Diagram
2. Data Flow Diagram
3. Kamus Data
4. Spesifikasi Proses

2. CONTEXT DIAGRAM (DIAGRAM KONTEKS)

Model berikutnya menjawab sejumlah pertanyaan yang muncul dalam pembuatan statement
of purpose. Context Diagram merupakan kejadian tersendiri dari suatu diagram alir data. Dimana
satu lingkaran merepresentasikan seluruh sistem. Context Diagram ini harus berupa suatu
pandangan, yang mencakup masukan-masukan dasar, sistem-sistem dan keluaran.
Context Diagram merupakan tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan hanya
memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. Proses tersebut diberi nomor nol.
Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran data-aliran data
utama menuju dan dari sistem. Diagram tersebut tidak memuat penyimpanan data dan tampak
sederhana untuk diciptakan, begitu entitas-entitas eksternal serta aliran data-aliran daa menuju dan
dari sistem diketahui penganalisis dari wawancara dengan user dan sebagai hasil analisis dokumen.
Context diagram menggarisbawahi sejumlah karakteristik penting dari suatu sistem:
• Kelompok pemakai, organisasi, atau sistem lain dimana sistem kita melakukan
komunikasi yang disebut juga sebagai terminator.

52
 • Data dimana sistem kita menerima dari lingkungan dan harus diproses dengan cara
tertentu.
• Data yang dihasilkan sistem kita dan diberikan ke dunia luar.
• Penyimpanan data yang digunakan secara bersama antara sistem kita dengan terminator.
Data ini dibuat oleh sistem dan digunakan oleh lingkungan atau sebaliknya,, dibuat oleh
lingkungan dan digunakan oleh sistem kita.
• Batasan antara sistem kita dan lingkungan.

Context Diagram dimulai dengan penggambaran terminator, aliran data, aliran kontrol
penyimpanan, dasn proses tunggal yang menunjukkan keseluruhan sistem. Bagian termudah adalah
menetapkan proses (yang hanya terdiri dari satu lingkaran) dan diberi nama yang mewakili sistem.
Nama dalam hal ini dapat menjelaskan proses atau pekerjaan atau dalam kasus ekstrim berupa
nama perusahaan yang dalam hal ini mewakili proses yang dilakukan keseluruhan organisasi.
Terminator ditunjukkan dalam bentuk persegi panjang dan berkomunikasi langsung denga ns
istem melalui aliran data atau penyimpanan eksternal
Antar terminator tidak diperbolehkan komunikasi langsung. Pada kenyataannya hubungan antar
terminator dilakukan, tetapi secara definitif karena terminator adalah bagian dari lingkungan, maka
tidak relevan jika dibahas dalam context diagram.

Tabel 1. Simbol-simbol Context Diagram

Simbol Arti Contoh

Terminator Mahasiswa

Aliran Data/ Informasi

Data flow mahasiswa baru

Proses/Process
Membuat record
mahasiswa

atau

53
 Bank* Pelanggan#

PT.
Tambang

Bank* Pelanggan#

Gambar 6.1 Duplikasi terminator

Context Diagram memiliki aturan sebagai berikut:

a. Jika terdapat banyak terminator yang mempunyai banyak masukan dan keluaran
diperbolehkan untuk digambarkan lebih dari satu kali sehingga mencegah penggambaran
yang terlalu rumit, dengan ditandai secara khusus untuk menjelaskan bahwa terminator
yang dimaksud adalah identik. Tanda tersebut dapat berupa asterik (*) atau pagar (#).
b. Jika terminator mewakili individu sebaiknya diwakili oleh peran yang dimainkan personil
tersebut. Alasan pertama adalah personil yang berfungsi untuk melakukan itu dapat
berganti sedang Context Diagram harus tetap akurat walaupun personil berganti. Alasan
kedua adalah seorang personil dapat memainkan lebih dari satu peran.
c. Karena fokus uitama adalah mengembangkan model, maka penting untuk membedakan
sumber (resource) dan pelaku (handler)., pelaku adalah mekanisme, perangkat atau media
fisik yang mentransportasikan data ke/dari sistem, karena pelaku seringkali familier dengan
pemakai dalam implementasi sistem berjalan, maka sering menonjol sebagai sesuatu yang
harus digambarkan lebih dari sumber data itu sendiri. Sedangkan sistem baru dengan
konsep pengembangan teknologinya membuat pelaku menjadi sesuatu yang tidak perlu
digambarkan.

Aliran dalam context diagram memodelkan masukan ke sistem dan keluaran dari sistem
seperti halnya sinyal kontrol yang diterima atau dibuat sistem. Aliran data hanya digambarkan jika
diperlukan untuk mendeteksi kejadian dalam lingkungan dimana sistem harus memberikan respon
atau membutuhkan data untuk menghasilkan respon. Selain itu, aliran data dibutuhkan untuk
menggambarkan transportasi antara sistem dan terminator. Dengan kata lain aliran data
digambarkan jika data tersebut diperlukan untuk menghasilkan respon pada kejadian tertentu.
Dalam hal ini kita seharusnya menggambar context diagram dengan asumsi bahwa masukan
disebabkan dan diawali oleh terminator, sedangkan keluaran disebabkan dan diawali oleh sistem.

54
Dengan mencegah interaksi yang tidak perlu (extraneous prompts) yang berorientasi pada
implementasi masukan-keluaran dan mengkonsentrasikan pemodelan pada jaringan aliran data.

Pelanggan

siap beri oke, beri ok saya sudah dapat

input input
ini inputnya

Pemesanan
X
Gambar 6.2 Interaksi yang tidak perlu
Kadang-kadang diperlukan dialog karena terminator tidak tahu sistem memerlukan masukan
atau sistem tidak memberikan keluaran karena tidak tahu terminator membutuhkannya. Dalam hal
ini interaksi menjadi diperlukan dan diasumsikan menjadi bagian esensi sistem sebagaimana
gambar dibawah ini:
Contoh 6.3. sebuah Context Diagram untuk sistem pemesanan makanan ditunjukan pada gambar di
bawah ini.
Customer Order
Customer Kitchen

0
Receipt
Sistem
Pemesanan Food Order
makanan
Management
Report

Manager
Restaurant

Gambar 6.3. Diagram Konteks Sistem Pemesanan Makanan

3. DATA FLOW DIAGRAM

Empat simbol dasar yang digunakan untuk memetakan gerakan diagram aliran data adalah:
a. External Entity (Entitas)/terminator
Suatu entitas dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak sebagai berikut:

Kotak ini digunakan untuk menggambarkan suatu entitas eksternal (bagian lain, sebuah
perusahaan, seseorang atau sebuah mesin) yang dapat mengirim data atau menerima data dari
sistem. Entitas ini disebut juga sumber atau tujuan data, dan dianggap eksternal terhadap
sistem yang sedang digambarkan. Setiap entitas diberi label dengan sebuah nama yang sesuai.
Meskipun berinteraksi dengan sistem, namun dianggap di luar batas-batas sistem. Entitas-
entitas tersebut harus diberi nama dengan suatu kata benda entitas yang sama bisa digunakan

55
 lebih dari sekali atas suatu diagram aliran data tertentu untuk menghindari persilangan antara
jalur-jalur aliran data
Bentuk dari eksternal entity diantaranya adalah sebagai berikut:
• Suatu kantor, departemen atau divisi dalam perusahaan tetapi di luar sistem yang sedang
dikembangkan.
• Orang/sekelompok orang di organisasi tetapi di luar sistem yang sedang dikembangkan
• Suatu organisasi atau orang yang berada di luar organisasi seperti misalnya langganan,
pemasok, dll.
• Sistem informasi yang lain di luar sistem yang sedang dikembangkan
• Sumber asli dari suatu transaksi
• Penerima akhir dari suatu laporan yagn dihasilkan oleh sistem
b. Data Flow/Arus data
Suatu arus data dapat disimbolkan dengan menggunakan suatu notasi tanda panah berikut .

Tanda panah ini menunjukkan perpindahan data dari satu titik ke titik yang lain, dengan
kepala tanda panah mengarah ke tujuan data. Karena sebuah tanda panah menunjukkan
seseorang, tempat atau sesuatu, maa harus digambarkan dalam kata benda.
Bentuk dari arus data diantaranya adalah sebagai berikut:
• Formulir atau dokumen yagn digunakan di perusahaan
• Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem
• Tampilan atau output di layar komputer yang dihasilkan oleh sistem
• Masukan untuk komputer
• Komunikasi ucapan
• Surat-surat atau memo
• Data yang dibaca atau direkamkan ke suatu file
• Suatu isian yang dicatat pada buku agenda
• Transmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain
c. Process/Proses
Bujur sangkar dengan sudut membulat/lingkaran digunakan untuk menunjukkan adanya
proses transformasi. Proses-proses tersebut selalu menunjukkan suatu perubahan dalam di
dalam atau perubahan data; jadi, aliran data yang meninggalkan suatu proses selalu diberi
label yang berbeda dari aliran data yang masuk. Proses-proses yang menunjukkan hal itu di
dalm sistem dan harus diberi nama menggunakan salah satu format berikut ini. Sebuah nama
yang jelas memudahkan untuk memahami proses apa yang sedasng dilkukan.

56
 atau
Pemberian nama pada proses:
1. Menetapkan nama sistem secara keseluruhan saat menamai proses pada level yang lebih
tinggi. Contoh: sistem kontrol inventaris.
2. Menamai suatu subsistem utama, menggunakna nama-nama seperti : Sistem pelaporan
inventaris atau Sistem pelayanan konsumen internet.
3. Menggunakan format kata kerja – kata sifat – kata benda untuk proses-proses yang
mendetail. Kata kerja yang menggambarkan jenis kegiatn yang seperti ini, misalnya
menghitung, memverifikasi, menyiapkan, mencetak atau menambahkan. Contoh-contoh
nama proses yang lengkap adalah: menghitung pajak penjualan, memverifikasi status
rekening konsumen, menyiapkan invoice pengapalan, mencetak laporan yang diurutkan ke
belakang, mengirim konfirmasi email ke konsumen, memverifikasi neraca kartu kredit dan
menambah record inventaris.
d. Data Store (Penyimpanan Data)
Data store dilambangkan dengan bujur sangkar dengan ujung terbuka.
yang menunjukkan penyimpanan data. Penyimpanan data menandakan penyimpanan manual,
seperti lemari file/sebuah file/basisdata terkomputerisasi. Karena penyimpanan data mewakili
seseorang, tempat atau sesuatu, maka diberi nama dengan sebuah kata benda. Penyimpanan
data sementara seperti kertas catatan/sebuah file komputer sementara tidak dimasukkan ke
dalam diagram aliran data.
Bentuk dari penyimpanan data diantaranya adalah sebagai berikut:
• Suatu file atau database di sistem komputer
• Suatu arsip atau catatan manual
• Suatu kotak tempat data di meja seseorang
• Suatu tabel acuan manual
• Suatu agenda atau buku
Dalam penggambaran penyimpanan data perlu diperhatikan beberapa hal, antara lain:
a. Hanya proses saja yang berhubungan dengan simpanan data, karena yang mengggunakan/
merubah data di simpanan data adalah suatu proses.
b. Arus data yang menuju ke simpanan data dari suatu proses menunjukkan proses update
terhadap data yang tersimpan di simpanan data. Update dapat berupa proses:
• Menambah/menyimpankan record baru atau dokumen baru ke dalam simpanan data.
• Menghapus record atau mengambil dokumen dari simpanan data
• Merubah nilai data di suatu record atau di suatu dokumen yang ada di simpanan data

57
 c. Arus data yang berasal dari simpanan data ke suatu proses menunjukkan bahwa proses
tersebut menggunakan data yang ada di simpanan data.
d. Untuk suatu proses yang melakukan kedua-duanya yaitu menggunakan dan update
simpanan data dapat dipilih salah satu penggambaran.
• Menggambarkan sebuah garis dengan panah mengarah kedua arah yang berlawanan dari
simpanan data sebagai berikut: 1
penjualan persediaan
memeriksa
dan merubah barang
data barang

• Menggunakan arus data yang terpisah sebagai berikut:

1 penjualan persediaan
memeriksa barang
dan merubah
data barang status barang

Untuk menghindari garis arus data yang saling berpotongan sehingga membuat gambar di
DFD menjadi ruwet, maka simpanan data/kesatuan luar dapat digambar lebih dari sebuah.

4. MENGGAMBAR DIAGRAM 0 (LEVEL BERIKUTNYA)

Diagram 0 adalah pengembangan dari diagram konteks dan bisa mencakup sampai sembilan
proses. Setiap proses diberi nomor bilangan bulat, umumnya dimulai dari sudut sebelah kiri atas
diagram dan mengarah ke sudut sebelah kanan bawah. Penyimpanan data-penyimpanan data utama
dari sistem (mewakili file-file master) dan semua entitas eksternal dimsukkan ke dalam diagram 0.

5. MENCIPTAKAN DIAGRAM ANAK (TINGKAT YANG LEBIH MENDETAIL)

Setiap proses dalam diagram 0 bisa dikembangkan untuk menciptakan diagram aanak yang
lebih mendetail. Proses oada diagram 0 yang dikembangkan itu disebut parent process (proses
induk) dan diagram yang dihasilkan disebut child diagram (diagram anak). Aturan utaa untk
menciptakan diagram anak adalah keseimbangan vertikal, dimana menyatakan bahwa suatu
diagram anak tidak bisa menghasilkan keluaran/menerima masukkan dimana proses induknya juga
tidak menghasilkan atau menerima. Semua aliran data yang menuju atau keluar dari proses induk
harus ditunjukkan mengalir ke dalam atau keluar dari diagram anak.
Entitas-entitas biasanya tidak ditunjukkan dalam diagram anak di bawah diagram 0. aliran
data yang menyesuaikan aliran induknya disebut aliran data antarmuka dan ditujukkan sebagai
anak panah dari dan menuju area kosong dalam diagram anak. Bila proses indk memiliki aliran daa
yang terhubung ke penyimpanan data, diagram anak bisa memasukkan penyimpanan data tersebut.
Selain itu, diagram pada level yang lebih rendah ini bisa memasukkan penyimpanan data-
penyimpanan data yang tidak ditunjukkan dalam proses induk. Sebagai contoh, sebuah file yang
berisikan suatu tabel informasi, seperti tabel pajak atau file yang menghubungkan dua proses pada

58
diagram anak bisa dimasukkan. Aliran data minor, seperti jalur kesalahan, bisa dimasukkan pada
diagram anak dan bukan pada diagram induk.

6. MENGECEK KESALAHAN DIAGRAM

Sejumlah kesalahan bisa terjadi saat menggambar diagram aliran data. Beberapa kesalahan
yang umunya terjadi adalah:
1. Lupa memasukkan suatu aliran data/mengarahkan kepala anak panah pada arah yang salah.
Contohnya adalah sebuah proses gambaran yang menunjukkan semua alira ndata sebagai
masukkan atau sebagai keluaran saja.setiap prose mentransformasikan data dan harus
menerima dan menghsilka nkeluaran.
2. Menghubungkan penyimpanan data dan entitas-entitas eksternal secara langsung satu sama
lain. Penyimpanandata-penyimpanan data serta entitas juga tidak perlu dikonesikan satu
sama lain; penyimpanan data ddan entitas eksternal hanya terhubungadengan suatu pross.
Suatu file tidak ditampilkan dengan file yang lain tanpa bantuan suatu program atau
seseorang untuk memindahkan data.
Dua entitas eksternal yang terkoneksi secara langsung menunjukkan bahwa mereka ingin
berkomunikasi satu sama lain. Koneksi ini tidak termasuk dalam diagram aliran data
kecuali bila sistem memfasilitasi komunikasi tersebut. Menghasilkan sebuah laporan adalah
contoh dari jenis komunikasi ini.sebuah proses masih harus ditempatkan di antara entitas
sehingga menghasilkan laporan.

X
1 Aliran data tidak boleh
terbelah menjadi dua atau
3
lebih aliran data yang berbeda

Proses-proses tersebut harus

X
3
me mili ki sedik itnya sa tu
aliran data masukan dan satu
aliran data keluaran

59
 S e m ua al i r a n d a t a h a r u s

X memilih salah satu

m e n g a w a l i a t a u
menghentikan suatu proses

3. Aliran data-aliran data atau proses-proses pemberian label yang tidak tepat. Periksalah
diagram aliran data tersebut untuk memastikan bahwa setiap objek atau aliran data diberi
label yagn sesuai. Sebuah proses harus menunjukkan nama sistematau menggunakan
format kata kerja – kata sifat – kata benda. Masing-masing aliran data harus bisa
digambarkan dengan sebuah kata benda

Proses 2 tidak memiliki

masukkan. aliran data
Proses sama gaji kotor menuju ke
Master Pegawai setelah ada arah yang salah
Pegawai Record output
Jam Pegawai
kerja
Record 1 2 3
Jam Pegawai Gaji kotor Menghitung
File Jam Pegawai Menghitung jumlah Menghitung
gaji kotor pemotongan Gaji Bersih
pajak
2
5
1
Entitas eksternal tidak boleh Record 4
secara langsung terkoneksi ke pegawai
penyimpanan data Master Pegawai Mencetak cek
gaji pegawai
Record
Rekonsiliasi Cek Cek gaji
X Penyimpanan data tidak pegawai
boleh terkoneksi secara Rekonsiliasi Cek
langsung ke penyimpanan Pegawai*
data lainnya
2

4. Memasukkan lebih dari sembilan proses pada diagram aliran data. Memiliki terlalu banyak
proses yang menciptakan suatu diagram yang kacau akan memusingkan untuk dibaca dan
malah menghalangi komunikasi. Bila melibatkan lebih dari sembilan proses dalam suatu
sistem kelompokkan beberapa proses yang bekerja bersama-sama di dalam suatu subsistem
dan letakkan mereka pada suatu diagram anak.
5. Mengabaikan aliran data. Aliran data pada anak sangat mendetal, sehingga aliran data
linier sangat jarang ditemukan. Contohnya dari gambar di bawah ini, pada proses
menghitung Jumlah Pemotongan Pajak memerlukan Jumlah Tanggungan yang dimiliki

60
 pegawai dan Suku Bunga Pemotongan Pajak sebagai masukan Sama halnya dengan proses
Gaji Bersih
6. Menciptakan analisis yang tidak seimbang. Masing-masing diagram anak harus memiliki
masukan dan aliran data keluaran yang sama seperti proses induk.Pengecualiannya adalah
keluaran minor, seperti jalur-jalur kesalahan yang hanya dimasukkan pada diagram anak.
Contoh DFD yang benar dari suatu proses pembayaran gaji

Pegawai
Jam
kerja

1 Suku Bunga
Menciptakan
Jumlah Pemotongan
Tabel Pemotongan
Record Jam Tanggungan Pajak
Master Pegawai Pajak
Pegawai
Record
Record Pegawai
Jam Pegawai
2 3
Record Jam Gaji kotor Menghitung
Pegawai Menghitung jumlah
File Jam Pegawai pemotongan
gaji kotor
pajak Master Pegawai
Jumlah
Pemotongan Jumlah Record
Pajak Pemotongan Rekonsiliasi Cek
Pajak
Gaji kotor
4 6
Menciptakan
Menghitung File
Gaji Bersih Rekonsiliasi
Cek

Gaji
bersih
Record 6 Menghitung
pegawai gaji pegawai
Master Pegawai Mencetak cek
gaji pegawai Pegawai*
Cek gaji pegawai

Gambar 6.4 Contoh DFD level 0

61
Gambar Pembuatan CD dan DFD Level

PENGGAMBARAN DFD
Tidak ada aturan baku untuk menggambarkan DFD, tapi dari berbagai referensi yg ada, secara garis
besar:
1. Buat diagram context
Diagram ini adalah diagram level tertinggi dari DFD yg menggambarkan hubungan sistem
dengan lingkungan luarnya. Cara :
- Tentukan nama sistemnya.
- Tentukan batasan sistemnya.
- Tentukan terminator apa saja yg ada dalam sistem.
- Tentukan apa yg diterima/diberikan terminator dari/pada sistem.
- Gambarkan diagram context.
2. Buat diagram level Zero
Diagram ini adalah dekomposisi dari diagram Context. Cara :
- Tentukan proses utama yg ada pada sistem.
- Tentukan apa yg diberikan/diterima masing-masing proses pada/dari sistem sambil
memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang keluar/masuk dari suatu level
harus sama dgn alur data yang masuk/keluar pada level berikutnya)
- Apabila diperlukan, munculkan data store (master) sebagai sumber maupun tujuan
alur data.
- Gambarkan diagram level zero.

62
 - Hindari perpotongan arus data
- Beri nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan urutan proses).
3. Buat diagram level Satu
Diagram ini merupakan dekomposisi dari diagram level zero. Cara :
- Tentukan proses yg lebih kecil (sub-proses) dari proses utama yg ada di level zero.
- Tentukan apa yg diberikan/diterima masing-masing sub-proses pada/dari sistem dan
perhatikan konsep keseimbangan.
- Apabila diperlukan, munculkan data store (transaksi) sbg sumber maupun tujuan alur
data.
- Gambarkan DFD level Satu
- Hindari perpotongan arus data.
- Beri nomor pada masing-masing sub-proses yang menunjukkan dekomposisi dari
proses sebelumnya. Contoh : 1.1, 1.2, 2.1
4. DFD level dua, tiga, ..
Diagram ini merupakan dekomposisi dari level sebelumnya. Proses dekomposisi dilakukan
sampai dg proses siap dituangkan ke dalam program. Aturan yg digunakan sama dgn level
satu.

a. Diagram Aliran Data Logika dan Fisik

Diagram aliran data dikategorikan baik sebagai logika maupun fisik. Diagram aliran daa
logika memfokuskan pada bisnis seta bagaimana sisni tersebut beroperasi dan tidak berhubungan
dengan bagaimana sistem tersebut dibangun. Melainkan, menggambarkan peristiwa-peristiwa
bisnis yang dilakukan serta data-data yang diperlukan dan dihasilkan setiap persitiwa tersebut.
Sebaliknya diagram alira ndata fisik menunjukkan bagaimana sistem tersebut akan
diimplementasikan, termasuk perangkat keras, perangkat lunak, file-file dan orang-orang yang
terlibat dala mmsistem tersebut.

Fitur Desain Logika Fisik

Apa yang Bagaimana bisnis tersebut Bagaimana sistem tersebut
digambarkan beroperasi diimplementasikan atau bagaimana
model tersebut sistem yang ada beroperasi
Apa yang Kegiatan-kegiatan bisnis Program, modul-modul program dan
diwakili proses prosedur-prosedur manual
tersebut
Apa yang Pengumpulan data yang Basisdata dan file-file fisik, file-file
diwakili berhubungan dengan manual
penyimpanan bagaimana data tersebut
data tersebut disimpan
Jenis Menunjukkan penyimpanan File-file master, file-file transisi. Setiap
penyimpanan data-penyimpanan data yang proses yang beroperasi pada dua waktu
dara mewakili pengumpulan data yang berbeda harus dihubungkan dengan

63
 permanen penyimpanan
Kontrol sistem Menunjukkan kontrol-kontrol Menunjukkan kontrol-kontrol untuk
bisnis memvalidasi data-data masukkan agar
memperoleh suatu record (record yang
menemukan status) untuk memastikan
penyelesaian suatu proses yang berhasil
dan untuk keamanan sistem.

Contoh Diagram Aliran Data Logika

Konsumen Harga Konsumen

Pembayaran Nota
Jumlah
1 2 Item dan 3 4
yang harus
ID Item harga Memantapkan
Menghitung dibayar transaksi dan
Identitas item Melihat harga total biaya menerbitkan
pesanan nota

Contoh Diagram Aliran Data Fisik

File harga UPC File trans.

Konsumen Konsumen
sementara
Deskripsi tunai, cek
Kode Item dan Nota kas
item dan atau kartu
UPC harga register
harga debit
1 UPC 2 3 4
Jumlah yang
Barcode Item dan harga Mengumpulkan
Menghitung
harus dibayar uang dan
Menscan item Melihat harga memberi nota
total biaya
(manual)

b. Mengembangkan Diagram Aliran Data Logika

Keuntungan-keuntungan dengan menggunakan diagram aliran data logika:
• Komunikasi yang lebih baik dengan pengguna
Suatu model logika lebih mudah digunakan saat berkomunikasi dengan pengguna sistem
karena dipusatkan pada kegiatan bisnis. Pengguna akan semakin mengenal kegiatan-
kegiatan intinya serta beberapa syarat-syarat informasi dari setiap kegiatan.
• Sistem yang lebih stabil
Sistem yang dibentuk oleh diagram aliran data logika biasanya lebih stabil, hal ini
dikarenakan diagram aliran data logika merepresentasikan fitur-fitur sistem yang harus ada
tidak peduli apa yang dilakukan di dalam biisnis secara fisik.
• Pemahaman yang lebiih baik mengenai bisnis bagi penganalisis sistem
Diagram aliran data logika memiliki suatu penekanan bisnis dan membantu penganalisa
dalam memahami bisnis yang sedang dipelajari, memahami mengapa prosedur-prosedur

64
 tertentu ditampilkan serta menentukan hasil-hasil yang diharapkan dari suatu tugas yang
dilakukan.
• Fleksibilitas dan pemeliharaan
Sistem baru akan lebih fleksibel dan mudah mempertahankannya bila desainnya didasarkan
atas suatu model logika. Fungsi-fungsi bisnis tidak terlalu sering mengalami perubahan.
Aspek-aspek fisik dari sistem lebih sering berubah dibanding fungsi-fungsi bisnis.
• Pengurangan redundansi dan kreasi yang lebih mudah mengenai model fisik
Mengamati suatu model lgika akan membantu anda menciptkan sistem yang lebih baik
dengan mengurangi redundansi dan metode yang tidak efisien di dalam sistem lama. Selain
itu, model logika memudahkan untuk menciptakan dan menyederhanakan penggunaan
karena tidak terlalu sering memuat penyimpanan data dibandingkan dengan file
master/basis data.
c. Menciptakan Diagram Aliran Data Fisik
Diagram aliran data fisik menunjukkan bagaimana sistem akan dikonstruksi.
Kelebihan-kelebihan dari diagram aliran data fisik:
• Mengklarifikasikan proses-proses mana yang manual dan mana yang otomatis
• Menggambarkan proses-proses secara lebih mendetail dibanding DAD Logika
• Mengurutkan proses-proses yang harus dilakukan menurut urutan tertentu
• Mengidentifikasi penyimpanan data sementara
• Menetapkan nama-nama aktual dari file-file dan printoutnya
• Menambahkan kontrol-kontrol untuk memastikan bahwa proses-proses tersebut sudah
dilakukan secara tepat.
Diagram aliran data fisik yang memuat beberapa item yang tidak ditemukan dalam diagram
aliran data logika.
• Proses-proses manual
• Proses –proses untuk penambahan, penghapusan, pengubahan, dan perbaharuan record
• Proses-proses masukkan data dan verifikasi
• Proses-proses validasi untuk memastikan keakuratan masukkan data
• Proses-proses pengurutan untuk mengatur kembali urutan record
• Proses-proses untuk memproduksi setiap keluaran sistem yang unik melanjutkan
penyimpanan data
• Nama-nama file aktual yang digunakan untuk menyimpan data
• Kontrol untuk menandai selesainya tugas atau kondisi-kondisi kesalahan.

65
BAB 7 KAMUS DATA (DATA DICTIONARY)

1. Pendahuluan
Model berikutnya yang akan dibahas adalah data dictionary/DD (Kamus Data/KD). KD
tidak menggunakan notasi grafis sebagaimana halnya DAD, tetapi porsinya dalam memodelkan
sistem tidak perlu diragukan lagi (sebuah model tidak lengkap tanpa KD). KD juga mempunyai
fungsi yang sama dalam pemodelan sistem. Selain itu KD berfungsi membantu pelaku sistem untuk
mengerti aplikasi secara detil, kamus data mereorganisasi semua elemen data yang digunakan
dalam sistem dengan presisi yang sedemikan rupa sehingga pemakai dan penganalisas sistem
memiliki dasar pengertian yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses.
Kamus Data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari
suatu sistem informasi. Kamus data selain digunakan untuk dokumentasi dan mengurangi
redudansi, juga dapat digunakan untuk:
1. Memvalidasi diagram aliran data dalam hal kelengkapan dan keakuratan
2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan-laporan
3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file
4. Mengembangkan logika untuk proses-proses diagram aliran data

KD dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada
tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis sistem, KD dapat digunakan sebagai alat komunikasi
antara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang
data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap
perancangan sistem, KD digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan
database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di DAD
KD mendefinisikan elemen data dengan fungsi sebagai berikut:
- Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan data dalam DFD
- Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran (misalnya alamat
diuraikan menjadi kota, negara dan kode pos)
- Mendeskripsikan komposisi penyimpanan data
- Menspesifikasikan nilai dan satuan yang relevan bagi penyimpanan dan aliran
- Mendeskripsikan hubungan detil antar penyimpanan (yang akan menjadi titik perhatian
dalam entity-relationship diagram)

66
Gambaran bagaimana hubungan antara DAD dan KD:

1 2

KD berisi struktur
data yang mengalir
dari proses 1 ke
proses 2

Gambaran bagaimana kamus data terhubung ke diagram aliran data.

Formulir Struktur data Elemen-

Aliran data deskripsi elemen data
aliran data
XXX XXX XXX

Formulir
deskripsi Struktur data Elemen-
simpanan elemen data
Simpanan data data
XXX XXX XXX

Kamus data dibuat dengan memperhatikan dan menggambarkan muatan aliran data,
simpanan dataa dan proses-proses seperti pada gambar di atas. Setiap simpanan data dan aliran data
bisa ditetapkan dan kemudian diperluas sampai mencakup detail-detail elemen yang dimuatnya.
Logika dari setiap proses ini bisa digambarkan dengan menggunakan data yang mengalir menuju
dan keluar dari proses tersebut.

2. Elemen-Elemen Data
Kamus data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang akan
dicatat. Untuk maksud keperluan ini, maka kamus data harus memuat hal-hal berikut:
1. Nama arus data, karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD,
maka nama dari arus data juga harus dicatat di KD.
2. Alias, alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias perlu
ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau
departemen satu dengan yang lainnya. Misalnya bagian pembuat faktur dan langganan
menyebut bukti penjualan sebagai faktur, sedangkan bagian gudang menyebutnya sebagai

67
 tembusan permintaan persediaan. Baik faktur dan tembusan permintaan persediaan ini
mempunyai struktur data yang sama, tetapi mempunyai struktur yang berbeda.
3. Bentuk data, telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir:
• Dari kesatuan luar ke suatu proses, data yang mengalir ini biasanya tercatat di suatu
dokumen atau formulir.
• Hasil dari suatu proses ke kesatuan luar, data yang mengalir ini biasanya terdapat di
media laporan atau query tampilan layar atau dokumen hasil cetakan komputer;
• Hasil suatu proses ke proses yang lain, data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk
variabel atau parameter yang dibutuhkan oleh proses penerimanya;
• Hasil suatu proses yang direkamkan ke simpanan data, data yang mengalir ini biasanya
berbentuk suatu variabel.
• Dari simpanan data dibaca oleh suatu proses, data yang mengalir ini biasanya berupa
suatu field (item data).
Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa: dokumen dasar atau
formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan di layar monitor,
variabel, parameter, field.
4. Arus data, arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data akan
menuju. Keterangan ini perlu dicatat di KD agar mudah mencari arus data di DAD.
5. Penjelasan, Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di KD, maka
bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut. Misalnya
nama dari arus data adalah Tembusan Permintaan Persediaan, maka dapat lebih dijelaskan sebagai
tembusan dari faktur penjualan untuk meminta barang dari gudang.
6. Periode, periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di
KD karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan
ke sistem, kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus
dihasilkan.
7. Volume, volume yang perlu dicatat di KD adalah tentang volume rata-rata dan volume
puncak dari arus daa. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya rata-rata arus data yang
mengalir dalam satu periode tertentu dan volume puncak menunjukkan volume yang
terbanyak. Volume ini digunakan untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang
akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat output.
8. Struktur data, struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di KD terdiri dari item-
item data apa saja.

68
Contoh : KD untuk arus data Tembusan Permintaan Persediaan dapat dibuat dari DAD sebagai
berikut:
Penjualan

order
penjualan

tembusan permintaan 1.4 order

Gudang persediaan penjualan
Membuat
faktur
faktur, tembusan penjualan back-order
kredit nama
Pengiriman langganan

KAMUS DATA

Nama arus data : Tembusan Permintaan Persediaan

Alias : Faktur
Tembusan Jurnal
Tembusan Kredit
Bentuk data : dokumen cetakan komputer
Arus data : Proses 1.4 – Gudang
Proses 1.4 – Bagian pengiriman
Penjelasan : Tembusan dari faktur penjualan untuk meminta barang dari
gudang
Periode : setiap kali terjadi penjualan (harian)
Volume : volume rata-rata tiap adalah 100 dan volume puncak adalah 150
Struktur data : Tembusan Permintaan Persediaan terdiri dari item data:
Kode Langganan
Nama Langganan
Tanggal Penjualan
Nomor Faktur
Satu sampai dengan maksimum 5 kali
: Kode Barang
Nama Barang
Unit Jual
Harga Satuan
Total Harga
Total Penjualan
Potongan Penjualan
Pajak Penjualan
Total Dibayar
Jenis Penjualan

3. Menggambarkan Struktur Data (kamus data komposit)

Pada kebanyakan sistem dalam dunia nyata (dimana kita bekerja), kadang-kadang elemen
data terlalu kompleks utuk didefinisikan. Kekompleksan tersebut seharusnya diuraikan melalalui
sejumah elemen data yang lebih sederhana. Kemudian elemen dat yang lebih sederhana tersebut
didefinisikan kembali hingga nilai dan satuan yang relevan (yang sifatnya elementer).
Pendefinisian tersebut menggunakan notasi yang umumnya digunakan dalam menganalisas sistem
dengan menggunakan sejumlah symbol yaitu:

69
Tabel 8.1. Simbol-simbol Kamus Data
No. Simbol Uraian
1. = Terdiri dari, mendefinisikan, diuraikan menjadi
2. + Dan
3. () Menunjukkan suatu elemen yang bersifat pilihan (opsional). Elemen-elemen
yang bersifat pilihan ini bisa dikosongkan pada layar masukan atau bisa juga
dengan memuat spasi atau nol untuk field-field numeric pada struktur file.
4. {} Menunjukkan elemen-elemen repetitive, juga disebut kelompok berulang atau
tabel-tabel. Kemungkinan bisa ada satu atau beberapa elemen berluang di
dalam kelompok tersebut. Kelompok berulang bisa mengandung keadaan-
keadaan tertentu, seperti misalnya, jumlah pengulangan yang pasti atau batas
tertinggi dan batas terendah untuk jumlah pengulangan.
5. [] Menunjukkan salah satu dari dua situasi tertentu. Satu elemen bisa ada
sedangkan elemen lainnya juga ada, tetapi tidak bisa kedua-duanya ada seara
bersamaan. Elemen-elemen yang ada di dalam tanda kurung ini saling terpisah
satu sama lain. (dengan kata lain, memilih salah satu dari sejumlah alternatif,
seleksi)
6. | Pemisah sejumlah alternatif pilihan antara symbol [ ]
7. @ Identifikasi atribut kunci
8. ** Komentar

Contoh-contoh dari pemakaian simbol-simbol di atas, adalah:

Contoh 1:
Tembusan Permintan Persediaan = Kode Langganan +
Nama Langganan +
Tanggal Penjualan +
Nomor Faktur +
1{ Informasi Barang }5 +
Total Penjualan +
( Potongan Penjualan) +
Pajak Penjualan +
Total Dibayar +
Jenis Penjualan
Informasi Barang = Kode Barang +
Nama Barang +
Unit Jual +

70
 Harga Satuan +
Total Harga
Jenis Penjualan = [ Cash | Credit ]

Contoh 2:
Dua diagram alir data di bawah ini dan masukan-masukan kamus data yang berhubungan untuk
memproduksi pembayaran cek pegawai.

File waktu pegawai

:
Record File
waktu

Record 5 Pembayaran
pegawai cek pegawai
Master Pegawai Membuat Pegawai
pembayaran
cek pegawai

jam kerja

5.3 jumlah
informasi pembayaran
gaji Memasukkan saat ini
jumlah
pembayaran saat
ini ke dalam
komputer

Struktur Data:
Record Pegawai = Nomor Pegawai +
Informasi Pribadi +
Informasi Gaji +
Informasi Pembayaran Saat Ini +
Informasi Gaji Tahunan Sampai Hari Ini
Record File Waktu = Nomor Pegawai +
Nama Pegawai +
Jam Kerja
Pembayaran Cek Gaji = Nomor Pegawai +
Nama Pegawai +
Alamat +
Jumlah Pembayaran Saat Ini +
Jumlah Gaji Tahunan Sampai Saat Ini

71
Informasi Gaji = Perhitungan Pembayaran +
Jumlah Tanggungan
Jumlah Pembayaran Saat Ini = Gaji Kotor +
Potongan Pajak Pemerintah +
Potongan Pajak Negara Bagian +
Potongan Pajak Jaminan Sosial +
Gaji Bersih
Contoh 3:
Nama = gelar+nama_pertama+nama_tengah+nama_akhir
Gelar = [Tuan|Nyonya|Nona|Doktor|Profesor]
Nama_pertama = karakter_valid
Nama_tengah = karakter_valid
Nama_akhir = karakter_valid
Karakter_vald = [A-Z|a-z|0-9|’|-| ]

Pendefinisian elemen data yang direpresentasikan dengan notas “=” dibaca dalam konteks
menjadi dibaca sebagai atau terdiri dari atau mendefinisikan atau diuraikan menjadi atau artinya
sehingga notasi A = B + C dapat berarti: ketika kita menyebutkan A maka yang kita maksudkan
adalah B dsn C, A diuraikan menjadi B dan C atau A mendefinisikan B dan . Untuk melengkapi
definisi elemen data ada sejumlah hal yang mesti diperhatikan, yaitu:
- Kejelasan arti elemen data dalam konteks aplikasi (yang biasanya dideskripsikan sebagai
komentar dengan notasi **)
- Komposisi elemen data, jika masih dapat diuraikan
- Nilai dan satuan elemen data, jika sudah tidak dapat diuraikan lagi.
Sebagai contoh, dalam pembangunan medical system yang menyimpan data pasien, kita
mendefinisikan data berat dan tinggi dengan cara sebagai berikut:
Berat = * berat pasien ketika mendaftar di rumah sakit *
* satuan : kilogram; rentang: 1-200 *

Ketika kita melakukan penguraian suatu elemen menjadi elemen yang lebih sederhana,
maka hal itu harus tergambar dalam kamus data. Penggambaran tersebut seperti sudah dijelaskan di
atas melalui komentar yang naratif dengan notasi komentar, yang mendeskripsikan arti sejelas dan
sesingkat mungkin. Tentu saja ada elemen data yang tidak perlu didefinisikan karena nama elemen
tersebut sudah cukup naratif misalnya tinggi_sekarang, berat_sekarang dan sebagainya. Pada kasus
seperti ini tidak diperlukan komentar naratif dan didefinisikan sebagai null copmment seperti
contoh di bawah ini.

72
Contoh: tinggi sekarang = * satuan: sentimeter; rentang: 1-200 *
Jenis_kelamin = * nilai :[P|W] *

Elemen data opsional didefinisikan sebagai sesuatu yang dapat digunakan atau tidak dapat
digunakan sebagai pilihan dari sejumlah alternative. Ada banyak contoh elemen data opsional
dalam suatu system informasi misalnya: penggunaan nama tengah bagi data pelanggan (boleh ada
atau tidak ada).
Contoh: alamat_pelanggan = (tujuan_pengiriman)+(|alamat_penagihan).

Notasi pengulangan digunakan untuk mengindikasi pengulangan komponen elemen data.

Pengulangan ini dapat dimulai dari 0 (minimal) sampai jumlah (maksimal) yang didefinisikan oleh
penganalisa sistem.

Contoh: pemesanan = nama_pelanggan + tujuan_pengiriman + {item}

Berarti pemesanan harus selalu berisi nama_pelanggan, tujuan_pengiriman dan 0 sampai x item.
Jika telah diketahui maksimal item yang mungkin dipesan, maka dapat dibuat seperti contoh
berikut:

Contoh: pemesanan = nama_pelanggan + tujuan_pengiriman + 1{item}10

Dimana satu berarti batas bawah (minimal) dan sepuluh berarti batas atas (maksimal). Tidak jadi
masalah jika yang digunakan hanya batas bawah atau hanya batas atas atau keduanya seperti di
bawah ini:
a = 1{b}
a = {b}10
a = 1{b}10
a = {b}

Notasi seleksi digunakan untuk mengindikasikan elemen data yang dipilih (salah satu) dari
sejumlah pilihan.

Contoh: jenis_kelamin = [Pria|Wanita]

Dalam kamus data juga dapat dicantumkan kode-kode karakter yang dapat membantu
analis dalam menggambarkan bentuk dari data ataupun dibuat untuk merancang suatu output.

73
Tabel 2. Kode-kode karakter format
Karakter
Arti
Pemformatan
X Bisa memasukkan atau menampilkan/mencetak suatu karakter
9 Hanya memsukkan atau menampilkan angka-angka
Z Menampilkan nol-nol yang memimpin sebagai spasi
‘ Menyisipkan koma ke dalam suatu tampilan numerik
. Menyisipkan suatu periode ke dalam suatu tampilan numerik
/ Menyisipkan slash (/) ke dalam suatu tampilan numerik
- Menyisipkan suatu tanda penghubung ke dalam suatu tampilan numerik
V Menunjukkan suatu posisi desimal (bila titik desimal tidak dimasukkan)

Contoh perancangan alat input untuk Tembusan Permintaan Persediaan:

Tembusan Permintan Persediaan

Kode Langganan : 999999 Tanggal Penjualan : Z9/99/9999

Nama Langganan : XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Nomor Faktur : 999999

Kode Barang Nama Barang Unit Jual Harga Satuan Total Harga
X999 XXXXXXXXXXXXXXX 9999 999.999 999.999.999
X999 XXXXXXXXXXXXXXX 9999 999.999 999.999.999
X999 XXXXXXXXXXXXXXX 9999 999.999 999.999.999
X999 XXXXXXXXXXXXXXX 9999 999.999 999.999.999
X999 XXXXXXXXXXXXXXX 9999 999.999 999.999.999

Total Penjualann : 999.999.999.999

Potongan Penjualan : 999.999.999.999
Pajak Penjualan : 999.999.999.999
Total Dibayar : 999.999.999.999

Jenis Penjualan : Cash/Credit

Untuk mengecek kebenaran (kelengkapan, konsistensi dan kontradiksi) dari kamus data, maka
dapat digunakan testing dengan sejumlah pertanyaan sebagai berikut:
• Apakah semua aliran dalam DFD sudah didefinisikan dalam kamus data?
• Apakah semua komponen elemen data sudah didefinisikan?
• Adakah elemen data yang didefinisikan lebih dari satu kali?
• Apakah semua notasi yang digunakan pada kamus data sudah dikoreksi?
• Adakah elemen data dalam kamus data tidak menjelaskan sesuatu dalam data flow
diagram, entity relation atau state transition diagram?

74
 Membangun kamus data adalah salah satu dari sejumlah aspek analisa yang paling banyak
menghabiskan waktu. Tetapi kamus data juga merupakansalah satu aspek terpenting, tanpa kamus
data yang mendefinisikan semua terminology maka presisi system akan menjadi harapan kosong
belaka.

75
BAB 8 SPESIFIKASI PROSES (PROCESS SPECIFICATION)

1. PENDAHULUAN
Pada bab ini, kita akan mencari tahu spesifikasi proses, dalam hal ini deskripsi dari apa
yang terjadi di dalam setiap level paling dasar, bulatan konvensional pada diagram alir data.
Kegunaan proses spesifikasi cukup penting untuk ke depannya, hal ini mendefinisi apa yang harus
dikerjakan untuk merubah input menjadi output. Hal tersebut merupakan gambaran detail kebijakan
bisnis user yang dibawa oleh setiap lingkaran.
Spesifikasi Proses menggambarkan kejadian di dalam setiap bubble pada level terbawah
pada data flow diagram. Spesifikasi proses mendefinisikan kegiatan yang harus dilakukan untuk
mengubah input menjadi output (Edward Yourdon, Modern Structured Analysis, hal. 203).
Sepsifikasi proses digunakan untuk mendeskripsikan proses yang terjadi pada level yang
paling dasar dalam DFD. Model ini berfungsi mendeksripsikan apa yang dilakukan ketika masukan
ditransformasi menjadi keluaran.
Ada berbagai macam tools yang dapat kita gunakan untuk menghasilkan suatu spesifikasi
proses: tabel keputusan, Bahasa Inggris terstruktur, pre/post condition, flowcharts, diagram Nassi-
shneiderman, dan lain sebagainya. Sedangkan kebanyakan analisis sistem mengarah ke Bahasa
Inggris terstruktur, anda harus ingat bahwa setiap metode dapat digunakan, selama hal tersebut
memuaskan dua keadaan penting:
1. Spesifikasi proses harus ditampilkan dalam suatu bentuk/form yang dapat diverifikasi oleh
user dan sistem analis. Kondisi ini tepat untuk alasan ini, dimana kita mengurangi paparan
Bahasa Inggris sebagai sebuah alat spesifikasi: hal ini dikenal sebagai ambigu, khususnya
apabila menggambarkan tindakan (keputusan) alternatif dan tindakan berulang (loops). Secara
alami, hal tersebut juga cenderung menyebabkan kebingungan yang sangat ketika
mengekspresikan bagian-bagian kondisi Boolean (misalkan kombinasi dari operator Boolean
AND, OR dan NOT).
2. Spesifikasi proses harus ditampilkan dalam suatu bentuk/form yang dapat
mengkomunikasikan secara efektif berbagagai keterlibatan berbagai latar belakang pendengar.
Sedangkan hal tersebut akan menjadi tipe dari analis sistem yang menuliskan spesifikasi
proses, hal tersaebut biasanya menjadi bermacam-mcam pendengar dari para pengguna,
manager, auditor, personil quality assurance, dan lainnya yang membaca spesifikasi proses.
Suatu proses spesifikasi diharapkan dapat ditampilkan dalam perhitungan yang dapat
diprediksi, atau dalam pascal, atau dalam pendekatan format diagram seperti software use-it;
tetapi jika komunitas user menolak untuk melihat pada beberapa spesifikasi, mereka adalah
tidak berharga.

76
 Spesifikasi Proses berfungsi mendeskripsikan tahapan yang dilakukan untuk
mentransformasikan input menjadi output. Bentuk penyajian spesifikasi proses adalah sebagai
berikut :
No Proses : menyatakan nomor proses
Nama Proses : menyatakan nama proses
Deskripsi : penjelasan tujuan proses
Source Data
(menyatakan sumber data input menuju (menyatakan isi data yang masuk ke proses)
proses)
Destination Data
(menyatakan tujuan data output dari (menyatakan isi data yang keluar dari proses)
proses)
Logika proses
(menyatakan algoritma dari proses)

Structured english (SE) merupakan alat yang cukup efisien untuk menggambarkan suatu
algoritma. Pseudoode merupakan alternatif dari structured English. SE mirip dengan pseudocode,
karena kemiripan ini, maka SE dan psedocode sering dianggap sama.
Pseudo berarti imitasi/mirip atau menyerupai dan code menunjukkan kode dari program, berarti
pseudocode adalah kode yang mirip dengan instruksi kode program yang sebenarnya. Pseudocode
akan memudahkan programmer untuk memahami dan menggunakannya, karena mirip dengan
kode-kode program sebenarnya. Pseudocode lebh terinci dibandingkan dengan SE, seperti
menjelaskan juga tentang pemberian nilai awal dari suatu variabel, membuka dan menutup file,
subscript atau tipe-tipe data yang digunakan (misalnya real, integer, Boolean) yang tidak
disebutkan di SE.
Tidak ada satu alatpun yang sempurna untuk semua situasi. Demikian juga dengan SE dan
pseudocode yang kurang baik untuk menggambarkan algoritma yang banyak mengandung
penyeleksian kondisi atau keputusan (decision). Bagan alir (flowchart), tabel keputusan (decision
table) dan pohon keputusan (decision tree) merupakan alat yang lebih baik untuk menggambarkan
keputusan yang kompleks. Akan tetapi dalam beberapa proses yang harus didokumentasikan
sebaliknya haruslah tidak terdiri dari proses-proses yang kompleks, cukup terdiri dari operasi-
operasi keputusan dan perulangan yang sederhana. Hal ini tidaklah mengherankan, karena proses
secaara logika yang digambarkan secara terstruktur haruslah mudah dipahami dan dibentuk dengan
bentuk struktur yang macamnya sedikit. Sedikitnya struktur ini menyediakan basis untuk
pemrograman terstruktur, yang akan memberikan efektivitas dalam hal kesederhanaan dan
standardisasi.

77
Kalimat dalam spesifikasi proses umumnya tersusun dari sejumlah komposisi seperti rumus
matematis, kata kerja dan obyek (variable atau elemen data). Terminology dalam komputasi
dideskripsikan dengan kata kerja sebagai berikut:

Cari (find, search atau locate),

Jumlahkan (add),
Kalikan (multiply),
Kurangi (substract),
Bagi (divide),
Ambil (get, read atau accept),
Tulis (display atau write),
Hitung (compute),
Hapus (delete),
Cek (validate),
Pindahkan (move),
Gantikan (replace),
Set (set),
Urutkan (sort),
Buka (open),
Gandakan (copy), dan lain-lain.

Operator logic seperti:

Dan (and),
Atau (or), dan lain sebagainya

Obyek, dalam hal ini mendefinisikan elemen data yang telah diuraikan dalam kamus data atau
variabel, yang hanya berlaku dalam proses tersebut (local term). Variabel tersebut dikenali, relevan
dan mempunyai arti hanya dalam spesifikasi proses tertentu misalnya variabel total_harian dalam
proses menghitung pesanan;
Total_harian = 0 *inisialisasi variabel*
buka pemesanan *membuka penyimpanan pemesanan*
do while (masih ada order) dan (tgl_pesan=tgl_sekarang)
ambil order berikutnya dan pemesanan dengan
tgl_pesan=tgl_sekarang
buka keuangan *membuka penyimpanan keuangan*
tulis ke keuangan nomor_pesan. Nama_pelanggan, nilai_transaksi
total_harian=total_harian+nilai transaksi

78
enddo

Penggunaan do while dan enddo menunjukkan dilakukannya kombinasi antara spesifikasi proses
dan konstruksi pemrograman terstruktur.

2. KONSTRUKSI-KONSTRUKSI YANG DIGUNAKAN

a. If-Then-Else
Digunakan untuk mendeskripsikan pilihan secara biner (pada satu saat hanya ada dua pilihan),
bentuknya:
If kondisi Atau, If kondisi
Tindakan Tindakan-1
Endif Else
Tindakan-2
Endif

Contoh 1:
If pelanggan tinggal di Bandung
Buka prospek_pemasaran
*membuka penyimpanan pemasaran*
Tulis pelanggan ke prospek_pemasaran
Endif

Contoh 2:
If umur_pelanggan > 65
Set tarif_pemesanan ke pelanggan_senior
Else
Set tarif pemesanan ke tariff_normal
Endif

b. Do Case…Case…EndCase
Digunakan untuk mendeskripsikan pilihan pada satu saat secara jamak (multivalued decision).
Bentuknya:
Do case
case variabel=nilai(1)
tindakan-(1)
case variabel=nilai(2)
tindakan-(2)

79
 …
case variabel=nilai(n)
tindakan-(n)
otherwhise
kalimat(n+1)
Endcase

Contoh:
Do case
Case umur_pelanggan < 13
Set tarif_pemesanan ke tarif_anak
Case umur_pelanggan > 12 dan umur_pelanggan < 20
Set tarif_pemesanan ke tarif_remaja
Case umur_pelanggan > 19 dan umur_pelanggan < 65
Set tarif_pemesanan ke tarif_dewasa
Otherwise
Set tarif_pemesanan ke tarif_senior
Endcase
Catatan: otherwise digunakan untuk spesifikasi alternative yang tidak memenuhi semua
kemungkinan yang sudah disediakan sebelumnya atau sudah tidak perlu didefinisikan lagi
karena konsekuensi bagi pilihan (otherwise) tersebut sama.

c. For
Digunakan untuk mendefinisikan pengulangan instruksi sampai kondisi tertentu terpenuhi.
Bentuknya:
For each item
Tindakan
Contoh:
Read jumlah_barang
For masing-masing barang
Read data nilai penjualan (unit dan harga)
Compute nilai_barang yaitu unit dikalikan harga
Display dalam satu baris hasilnya
Compute jumlah
Display nilai jumlah

d. Do While Condition…EndDo

80
 Digunakan untuk mendefinisikan pengulangan instruksi selama memenuhi kondisi tertentu.
Bentuknya:
Do while kondisi_1
tindakan_1
Enddo

Contoh:
Do while (masih ada item_pemesanan)
Nilai_transaksi = harga_item x jumlah_item
Enddo

e. Repeat_Until Condition
Digunakan untuk mendefinisikan pengulangan instruksi selama memenuhi kondisi tertentu.
Bentuknya:
Repeat
tindakan_1
Until kondisi_1

Contoh:
Repeat
Read record dari file
Until akhir dari file

Sebagai salah satu model penting dalam perancangan pada dasarnya bentuk spesifikasi proses
relative bebas, artinya dapat digunakan bentuk apapun asal mempermudah programmer dalam
memahami rancangan. Justru yang paling penting adalah memilih bentuk yang tepat untuk
spesifikasi proses.

3. PERANGKAT SPESIFIKASI PROSES LAINNYA

a. Model Pre/Post Conditions
Contoh:
Precondition1
Pelanggan mencocokan nomor_rekening dengan nomor_rekening pada penyimpanan
keuangan dan dilakukan jika kode_status sah.
Postcondition1
Dikeluarkan tanda_pembayaran dengan nomor_rekening dan nilai_penjualan

81
b. Model Tabel Keputusan
Model dari tabel keputusan terdiri dari empat bagian utama, yaitu condition stub, condition
entry, action stub dan action entry. Seperti gambar di bawah ini
Gambar 1. Struktur dari table keputusan
Rules
1 2 3 4 …N

Condition stub Condition entry

Section stub Action entry

Condition stub berisi kondisi-kondisi yang akan diseleksi. Condition entry berisi
kemungkinan-kemungkinan dari kondisi yang diseleksi, yaitu terpenuhi (diberi symbol ‘Y’)
dan tidak terpenuhi (diberi symbol ‘T’). setiap kondisi yang diseleksi akan mempunyai dua
kemungkinan kejadian, yaitu terpenuhi dan tidak terpenuhi. Bila ada x kondisi yang diseleksi,
maka akan terdapat N kemungkinan kejadian yaitu sebesar N=2. action stub berisi pernyataan-
pernyataan yang akan dikerjakan baik kondisi yang diseleksi terpenuhi maupun tidak
terpenuhi. Action entry digunakan untuk memberi tanda tindakan mana yang akan dilakukan
dan mana yang tidak akan dilakukan.
Contoh:
Jika unit yang dipesan untuk suatu barang tertentu sama atau melebihi jumlah mnimum yang
mendapatkan potongan dan pemesannya adalah dealer, maka akan mendapatkan potongan.
Sebaliknya bila unit yang dipesan kurang dari unit minimum yang mendapatkan potongan,
walaupun yang membeli dealer, maka tidakakan mendapatkan potongan. Bila unit barang
persediaan di gudang tidak mencukupi maka yang dikirim adlaah unit yang ada dan kemudian
dibuat catatan mengenai kekurangannya (back-order). Kalau unit persediaan mencukupi,
maka semua pesanan dikirim.
Langkah-langkah membuat table keputusan:
1. Menentukan kondisi yang akan diseleksi
Dari permasalahan tersebut, terdapat 3 buah kondisi yang akan diseleksi, yaitu:
a. Apakah unit dipesan >= unit minimum potongan?
b. Apakah pemesannya dealer?
c. Apakah unit persediaan mencukupi?
2. Menentukan jumlah kemungkinan kejadian yang akan terjadi, yaitu sebanyak N = 23 = 8
3. Menentukan tindakan yang akan dilakukan

82
 Dari permasalahan tersebut terdapat 5 buah tindakan yang akan dilakukan, yaitu:
a. Mendapatkan potongan
b. Tidak mendapatkan potongan
c. Kirim semua yang dipesan
d. Kirim yang ada saja
e. Buat catatan kekurangannya
4. Mengisi condition entry
5. Mengisi action entry
dari langkah-langkah tersebut maka dihasilkan tabel keputusan adalah sebagai berikut:
1 2 3 4 5 6 7 8

a. apakah unit dipesan >= unit minimum potongan? Y Y Y Y T T T T

b. apakah pemesannya dealer? Y Y T T Y Y T T
c. apakah unit persediaan mencukupi? Y T Y T Y T Y T

a. Mendapatkan potongan X X - - - - - -
b. Tidak mendapatkan potongan - - X X X X X X
c. Kirim semua yang dipesan X - X - X - X -
d. Kirim yang ada saja - X - X - X - X
e. Buat catatan kekurangannya - X - X - X - X

Selain itu juga ada model-model lainnya diantaranya adalah model grafik dan model flowchart.

83
BAB 9 DESAIN USER INTERFACE

1. PRINSIP UMUM DESAIN USER INTERFACE

Deborah J. Mayhew, dengan General Principles Of UI Design, atau Prinsip
Umum Desain User Interface. Ada 17 prinsip yang harus dipahami para perancang
sistem, terutama untuk mendapatkan hasil maksimal dari tampilan yang dibuat.
a. User Compatibility, yang bisa berarti kesesuaian tampilan dengan tipikal dari
user. karena berbeda user bisa jadi kebutuhan tampilannya berbeda. misalnya,
jika aplikasi diperuntukkan bagi anak-anak, maka jangan menggunakan istilah
atau tampilan orang dewasa.
b. Product Compatibility, istilah ini mengartikan bahwa produk aplikasi yang
dihasilkan juga harus sesuai. memiliki tampilan yang sama/serupa. baik untuk
user yang awam maupun yang ahli.
c. Task Compatibility, berarti fungsional dari task/tugas yang ada harus sesuai
dengan tampilannya. misal untuk pilihan report, orang akan langsung
mengartikan akan ditampilkan laporan. sehingga tampilan yang ada bukanlah
tipe data (dari sisi pemrogram).
d. Work Flow Compatibility, aplikasi bisa dalam satu tampilan untuk berbagai
pekerjaan.. jika tampilan yang ada hanya untuk satu pekerjaan saja. misal
untuk kirim mail, maka kita harus membuka tampilan tersendiri untuk daftar
alamat.
e. Consistency. Konsisten. Contohnya, jika anda menggunakan istilah save
yang berarti simpan, maka gunakan terus istilah tersebut.
f. Familiarity, Icon disket akan lebih familiar jika digunakan untuk perintah
menyimpan.
g. Simplicity, aplikasi harus menyediakan pilihan default untuk suatu pekerjaan.
h. Direct Manipulation, manipulasi secara langsung. misalnya untuk
mempertebal huruf, cukup dengan ctrl+B.
i. Control, berikan kontrol penuh pada user, tipikal user biasanya tidak mau
terlalu banyak aturan.

84
 j. WYSIWYG, What You See Is What You Get, buatlah tampilan mirip seperti
kehidupan nyata user. dan pastikan fungsionalitas yang ada berjalan sesuai
tujuan.
k. Flexibility, tool/alat yang bisa digunakan user. jangan hanya terpaku pada
keyboard atau mouse saja.
l. Responsiveness, tampilan yang dibuat harus ada responnya. misal, yang
sering kita lihat ketika ada tampilan please wait... 68%...
m. Invisible Technology. user tidak penting mengetahui algoritma apa yang
digunakan. Contohnya untuk mengurutkan pengguna tidak perlu mengetahui
algoritma yang digunakan programmer (max sort, bubble sort, quick sort, dst)
n. Robustness, handal. Dapat mengakomodir kesalahan user. jangan malah error,
apalagi sampai crash.
o. Protection, melindungi user dari kesalahan yang umum dilakukan. misalnya
dengan memberikan fitur back atau undo.
p. Ease of Learning. aplikasi. mudah dipelajari.
q. Ease of use, aplikasi harus mudah digunakan

2. DESAIN OUTPUT
Output adalah komponen yang paling dapat dilihat dari sistem informasi yang
bekerja/berfungsi. Oleh karena itu, output sering menjadi basis penilaian akhir
manajemen terhadap kesuksesan sebuah sistem.
Salah satu cara untuk menggolongkan output adalah dengan melihat distribusinya
apakah ke dalam atau ke luar perusahaan, dan orang-orang yang membaca dan
menggunakan output.
Internal output digunakan untuk para pemilik dan pengguna sistem dalam
sebuah perusahaan. Output internal mendukung operasi bisnis sehari-hari atau
pengawasan manajemen dan pengambilan keputusan.
Tiga jenis output internal adalah sebagai berikut:
1. Detailed Report, menyajikan informasi dengan sedikit atau tanpa dilakukan
penyaringan atau pembatasan. Contoh daftar seluruh tagihan pelanggan.
2. Summary Report, berisi informasi dari manajer yang tidak perlu diperlihatkan
keseluruhan laporan secara detail. Contoh laporan ringkasan total penjualan
dalam hitungan bulanan dan grafik penjualan per-tahun

85
 3. Exception Report, menyaring data sebelum ditunjukkan kepada manajer
sebagai sebuah informasi. Contoh laporan persediaan barang yang hamper
habis.
Eksternal Output bersifat keluar organisasi. Output ini ditujukan kepada
konsumen, pemasok, mitra bisnis dan badan pemerintahan. Output eksternal
menyimpulkan dan melaporkan transaksi bisnis. Contoh faktur, nota pembelian,
jadwal kursus, tiket pesawat, tagihan telepon dan lain sebagainya.
Turnaround Output adalah output eksternal yang akhirnya masuk kembali
ke dalam sistem sebagai input. Contoh tagihan telepon yang hasil pembayaran
pelanggan menjadi inputnya.

a. Petunjuk Desain Output

Berikut adalah hal-hal penting untuk mendesain output:
1. Output dari komputer harus mudah dibaca dan diinterpretasikan :
a. Setiap output harus memiliki judul
b. Setiap output harus diperbaharui dan diberi tanggal
c. Laporan dan layar (screen) harus memiliki bab dan sub bab pada masing-
masing segmen informasinya.
d. Pada output berbasis form, semua bagian harus diberi label/nama yang jelas
e. Pada output berbasis tabel, semua kolom yang digunakan juga harus diberi
nama
f. Karena judul bab, field name dan judul kolom sering mengalami penyingkatan
untuk menghemat tempat, maka laporan harus menyediakan akses untuk
melihat dan menginterpretasikan singkatan tersebut.
g. Hanya informasi yangdibutuhkan saja yang dicetak atau ditampilkan.
h. Agar informasi tersebut dapat digunakan, maka informasi tidak boleh diubah
secara manual
i. Informasi harus tampak seimbang pada laporan atau tampilannya, jangan
terlalu penuh atau tersebar.
j. Para pengguna harus dapat dengan mudah menemukan output tersebut
k. Jargon komputer dan pesan error harus diabaikan dari semua output
2. Timing output komputer adalah penting.
3. Distribusi atau akses ke output komputer harus mencukupi untuk membantu
seluruh pengguna sistem yang relevan.

86
4. Output komputer harus mudah diterima oleh pengguna sistem yang akan
menerima output.

b. Proses Desain Output

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi output sistem dan meninjau persyaratan logis
2. Menentukan persyaratan output fisik
Setelah anda memastikan bahwa anda memahami tipe laporan dari output dan
bagaimana output akan digunakan, maka anda perlu menekankan beberapa hal yang
terkait dengan masalah desain:
a. Metode implementasi yang mana yang terbaik untuk melayani output
tersebut? Keputusan-keputusan di bawah ini dutuhkan untuk pengguna sistem:
• Format apa yang paling cocok untuk laporan tersebut? Tabel? Zone?
Grafik? Atau gabungan?
• Jika dibutuhkan printout, anda harus menentukan tipe form atau kertas
yang akan digunakan.
• Pada screen output, anda harus mengetahui batasan peralatan display
pengguna.
• Form image dapat disimpan dan dicetak dengan printer laser modern
b. seberapa sering output dihasilkan? Sesuai permintaan? Per jam? Harian?
Bulanan? Untuk output yang sudah terjadwal, kapan pengguna sistem
membutuhkan laporan?
c. Berapa buah halaman atau lembar dari output yang akan dihasilkan untuk
salinan tunggal dari printed output?
d. Apakah output membutuhkan banyak salinan?Jika ya, berapa banyak?
e. Untuk output yang sudah tercetak, apakah kontrol distribusi sudah
terselesaikan? Untuk output online, kontrol akses harus ditetapkan.
3. Mendesain semua preprinted form. Dokumen eksternal dan turnaround dipisahkan
untuk pertimbangan tertentu karena mereka berisi informasi yang dinilai konstan
dan belum tercetak (preprinted).
4. Mendesign, memvalidasi dan menguji output. Format atau layout sebuah output
secara langsung berpengaruh pada kemudahan pengguna untuk membaca dan

87
 menerjemahkannya. Cara paling baik untuk menyusun format tersebut adalah
dengan membuat sketsa atau dengan membuat contoh dari dokumen atau laporan.

3. DESAIN INPUT
Untuk menginput data ke dalam komputer, analis sistem harus mendesain
dokumen sumber, screen input dan metode serta prosedur untuk memasukkan data ke
dalam komputer (dari konsumen ke form ke staf entry data ke komputer).
Data Caputre adalah identifikasi dan penambahan data baru.
Source document adalah form yang digunakan untuk menyimpan transaksi
perusahaan, khususnya data-data yang ada pada transaksi tersebut.
Data entry adalah suatu proses translasi source data atau dokumen ke dalam format
yang mudah dibaca oleh computer. Ketika komputasi onlikne menjadi kian umum,
maka tanggung jawab data entry sekarang beralih langsung kepada pengguna sistem.
a. Masalah Pengguna Sistem pada Desain Input
Input berasal dari sistem, maka human factor memainkan peranan yang sangat
penting dalam desain input. Input harus dibuat sesederhana mungkin dan didesain
untuk mengurangi kemungkinana kesalahan pemasukan data. Kebutuhan pengguna
sistem harus dipertimbangkan.
Jumlah data yang dimasukkan harus seminimal mungkin, semakin banyak data
yang dimasukkan, semakin besar potensi kesalahan input dan makin lama juga waktu
yang diperlukan untuk menginput data. Jadi, ada berbagai pertimbangan yang perlu
dilakukan pada data yang akan di capture sebagai input. Berikut ini prinsip-prinsip
desain input yang harus diikuti:
• Dapatkan hanya data variabel, jangan memasukkan data konstan. Misalnya
pada input sales order, maka kita membutuhkan part numbner dari seluruh
bagian yang akan dipesan, tetapi kita tidak perlu menginput part descriptions
untuk bagian-bagian tersebut.
• Jangan meng-capture data yang dapat dikalkulasi atau dihitung dengan
menggunakan program komputer.
• Gunakan kode untuk atribut yang tepat.

Jika source document digunakan untuk menangkap data, maka dokumen

tersebut harus mudah digunakan oleh pengguna sistem untuk dilengkapi dan

88
kemudian dimasukkan ke dalam sistem. Beberapa saran di bawah ini dapat membantu
:
• Masukkan perintah untuk melengkapi form. Ingat bahwa orang tidak suka jika
harus membaca perintah yang dicetak dibalik form.
• Minimalkan jumlah tulisan tangan. Banyaknya orang yang tidak mempunyai
kemampuan menulis indah. Petugas data entry dapat salah membaca data lalu
salah memasukkan data tersabut.
• Data yang akan dimasukkan harus diurutkan terlebih dahulu sehingg dapat
dibaca dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan.
• Jika memungkinkan gunakan desain yang berbasis metapora (input yang mirip
dengan kertas) yang sudah dikenal.

b. Kontrol Internal – Data Editing untuk Input

Kontrol internal merupakan persyaratan yang ada di seluruh sistem berbasis
computer. Control imputer internal menjamin input data pada computer tersebut
akurat dan bahwa sistem tersebut aman terhadap suatu kesalahan incidental dan
penyalahgunaan. Di bawah ini petunjuk control internal yang dianjurkan :
• Jumlah input harus diawasi.
• Perhatian juga harus diberikan untuk memastikan bahwa data tersebut valid.
Terdapat dua tipe kesalahan yang dapat terjadi pada data: kesalahan data entry
dan penyimpanan data invalid oleh pengguna sistem. Kesalahan pemasukan
data terdiri dari kesalahan meng-copy, pemindahan posisi (mengetik 123
dengan 123) dan penyelipan (keying 345.36 menjadi 3453.6).

c. Proses Desain Input

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
• Mengidentifikasi input sistem dan memberikan persyaratan logika
• Memilih control GUI yang sesuai
• Mendesain, memvalidasi dan mengetes input dengan menggunakan beberapa
kombinasi dari : Peralatan layout dan Prototyping peralatan.
• Jika perlu, mendesain source document

4. DESAIN ANTAR MUKA PENGGUNA

89
 Pada desain antarmuka, audiens adalah system user. System user dapat
diklasifikasikan secara luas baik sebagai pakar atau orang baru – dan baik secara
terikat dan tidak terikat.
Expert user (dedicated user) adalah pengguna komputer yang berpengalaman
yang banyak menghabiskan waktunya untuk menggunakan program aplikasi khusus.
Expert user umumnya terbiasa dengan (tetapi tidak perlu ahli dalam) lingkungan
operasi aplikasi. Mereka telah menghabiskan waktu untuk belajar menggunakan
komputer. Mereka akan menginvestasikan waktu untuk menguasai antarmuka
pengguna yang kurang user-friendly. Umumnya, mereka telah hapal operasi rutin dan
tingkat di atasnya sehingga tidak memerlukan atau menginginkan feedback atau
perintah dari komputer. Mereka ingin dapat mengerjakan tugas mereka dengan
tindakan dan keystroke seminimal mungkin.

Novice user (casual user) adalah pengguna komputer yang pengalamannya

lebih sedikit yang biasanya menggunakan komputer pada frekuensi sedikit atau
bahkan pada saat-saat tertentu saja. Boleh dikatakan, novice user membutuhkan lebih
banyak bantuan daripada expert user. Bantuan dapat berupa beberapa bentuk, meliputi
menu, dialogue, perintah dan help screen.
Kebanyakan sistem yang ada saat ini didesain untuk novice system user, tetapi
disesuaikan dengan expert user. Fokusnya adalah user friendlines atau human
engineering.
Ahli desain antarmuka pengguna, Wilbert Galitz, mengemukakan masalah-
masalah antarmuka adalah:
• Terlalu banyak menggunakan jargon atau akronim komputer
• Desain yang tidak jelas atau kurang intuitif
• Tidak mampu membedakan antara tindakan pilihan (”Apa yang harus saya
lakukan selanjutnya?”)
• Pendekatan pemecahan masalah yang tidak konsisten
• Ketidakkonsistenan desain.
Untuk mengatasi masalah tersebut maka,
• Pahami pengguna anda dan tugas mereka.
• Libatkan pengguna pada desain antarmuka

90
 • Uji sistem pada pengguna aktual. Setelah dilakukan training awal. Amati
tindakan dan kesalahan mereka dan dengarkan komentar dan pertanyaan
mereka untuk lebih memahami interaksi mereka dengan antarmuka pengguna.
• Lakukan desain interative. Antarmuka pengguna yang pertama mungkin tidak
memuaskan. Gunakan desain antarmuka pengguna yang lain untuk melakukan
beberapa iterasi desain dan pengujian. Desain antarmuka akan berakhir jika
95% pengguna khusus dapat melakukan tugas yang diharapkan tanpa kesulitan
atau bantuan.

a. Petunjuk Human Engineering

Dengan tipe pengguna seperti yang telah dijelaskan diatas, beberapa faktor
human engineering penting harus digabungkan pada desain:
• Pengguna sistem harus selalu menyadari apa yang harus dilakukan
selanjutnya. Sistem harus selalu memberikan perintah tentang bagaimana cara
maju, mundur, keluar dan lain-lain. Beberapa situasi membutuhkan tipe
feedback:
a. Katakan pada pengguna apa yang sekarang diharapkan oleh sistem. Hal ini
dapat dilakukan dalam bentuk pesan sederhana. Contoh “Pilih salah satu”.
b. Katakan pada pengguna bahwa data sudah dimasukkan dengan benar. Hal
ini dapat dilakukan sesederhana mungkin, seperti menggerakan kursor ke
field selanjutnya atau menampilkan sebuah pesan seperti “Data OK”.
c. Katakan pada pengguna bahwa data belum dimasukkan dengan benar.
Gunakan pesan pendek dan sederhana untuk memberikan pesan tentang
kebenaran format.
d. Jelaskan kepada pengguna penyebab penundaan yang terjadi dalam
pemrosesan. Contoh pada saat melakukan pencetakan, pengurutan dan
sebagainya.
e. Katakan kepada pengguna bahwa tugas telah diselesaikan atau belum
diselesaikan. Pesan seperti ”Printing not ready” dan sebagainya.
• Screen harus diformat sehingga bermacam-macam tipe informasi, perintah dan
pesan selalu muncul pada area tampilan umum yang sama.
• Pesan, perintah atau informasi harus ditampilkan dengan cukup panjang
(secukupnya) sehingga pengguna sistem dapat membacanya.

91
 • Gunakan atribut tampilan dengan hemat. Atribut seperti blinking, higlighting
dapat membingungkan jika terlalu banyak.
• Nilai yang salah pada field dan jawaban yang harus dimasukkan oleh
pengguna harus ditentukan.
• Antisipasi kesalahan yang dapat dibuat oleh pengguna. Contoh “data akan
dihapus?”
• Berkenaan dengan error, pengguna seharusnya tidak diperkenankan untuk
meneruskan langkah sebelum memperbaiki error tersebut.
• Jika pengguna melakukan sesuatu yang dapat menimbulkan akibat yang parah,
maka keyboard harus dikunci untuk mencegah semua input lain, dan perintah
untuk memanggil analis atau technical support harus ditampilkan.

b. Tone dan Terminologi pada Dialogue

Keseluruhan aliran screen dan pesan disebut dialogue. Gunakan kalimat yang
sederhana dan benar secara gramatikal, jangan membuat sesuatu yang lucu atau manis
dan jangan rendah diri, jangan menghina kecerdasan pengguna sistem.
Berkenaan dengan terminologi yang digunakan pada dialogue komputer,
sebaiknya:
• Jangan menggunakan jargon komputer
• Hindari penggunaan singkatan. Jika kita menggunakan singkatan, maka kita
menganggap bahwa pengguna telah paham bagaimana menerjemahkannya.
• Gunakan istilah yang sederhana
• Penggunaan terminologi harus konsisten
• Berhati-hati mengungkapkan perintah – gunakan kata kerja tindakan yang
tepat.

c. Pertimbangan khusus untuk Desain Antarmuka Pengguna

Selain membangun sytle antarmuka pengguna, ada beberapa pertimbangan
khusus bagi desain antarmuka pengguna. Bagaimana pengguna akan dikenali dan
diautentikasi untuk menggunakan sistem tersebut? Adakah beberapa pertimbangan
keamanan atau privasi yang akan diberikan dalam antarmuka pengguna? Akhirnya
bagaiamana pengguna akan mendapatkan pertolongan melalui antarmuka pengguna?

92
Internal Control – autentikasi dan autorisasi. Pada sebagian besar lingkungan,
pengguna harus diautentikasi dan diautorisasi oleh sistem sebelum mereka diizinkan
melakukan beberapa tindakan tertentu. Dengan kata lain, pengguna sistem harus ”log
into” ke dalam sistem. Sebagian besar log-ins membutuhkan User ID dan Password.
Terdapat beberapa model untuk membuka dan mengatur sebuah hak istimewa.
Satu petunjuk penting adalah menentukan hak istimewa untuk peran/role, bukan
untuk individu. Untuk masing-masing peran, perlu ditetapkan hak-hak istimewa
khusus yang akan diberikan kepada peran. Hak istimewa tersebut meliputi iin untuk
membaca tabel atau view tertentu; izin membuat, mengubah atau menghapus record
pada tabel atau view khusus dan sebagainya. View pengguna yang berbeda-beda
dapat digunakan untuk mengkustomisasi antarmuka pengguna untuk kategori
pengguna yang berbeda-beda. Misalnya cukup mudah untuk ”ghost” (mengubah font
dari hitam ke abu-abu) dan men-disable opsi menu dan dialogue box yang dilarang
untuk beberapa kelompok pengguna sistem.
Online Help. Orang menginginkan akses langsung dan segera ke context sensitive
help, yakni help yang cukup pintar untuk menggambarkan apa yang dapat mereka
lakukan. Help system yang lengkap meliputi daftar isi, berbagai perintah, contoh dan
sebuah index yang rinci.
Help wizards memandu pengguna melalui proses yang kompleks dengan cara
menampilkan sebuah urutan dialogue box yang membutuhkan input dari user dan
feedback dari sistem. Perhatikan hal-hal berikut:
• Sebagai help wizards tipikal, dialogue baisanya memasukkan serangkaian
perintah atau pertanyaan untuk mendapatkan respons pengguna.
• Wizard berisi penjelasan untuk membantu pemahaman pengguna dan
pengambilan keputusan.
• Wizard juga menyediakan sebuah tombol untuk meminta help yang lebih
detail guna menyelesaikan tugas.
• Tombol ”Next” menganjurkan langkah tambahan atau lanjutan untuk
didukung oleh help wizard (tombol ”Next” biasanya diubah menjadi ”Finish”
setelah serangkaian dialogue box selesai).

93