BAB III

LANDASAN TEORI

3.1 Sistem

Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya
satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan
tertentu[1]. Dari defenisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian sistem menurut para
ahli dalam buku Tata Sutabri di bawah ini :
1. Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya menyatakan bahwa sistem bisa berupa
abstrak atau fisik. Sistem yang abstrak adalah susunan gagasan-gagasan atau
konsepsi yang teratur yang saling bergantungan.
2. Menurut Norman L. Enger menyatakan bahwa suatu sistem dapat terdiri atas
kegiatan-kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan
seperti pengendalian inventaris atau penjadwalan produksi.
3. Menurut Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo menyatakan bahwa suatu sistem
terdiri dari suatu objek-objek atau unsur-unsur atau komponen-komponen yang
berkaitan dan berhubungan satu sama lainnya sedemikian rupa sehingga unsur-
unsur tersebut merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang
tertentu.
Dari pengertian dan pernyataan-pernyataan di atas, dapat disimpulkan bahwa
sistem mengandung arti yaitu kumpulan atau komponen yang saling berhubungan satu
sama yang lain secara teratur .

3.1.1 Karakteristik Sistem

Model umum sebuah sistem terdiri dari input, proses dan output. Hal ini
merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana mengingat sebuah sistem
dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran sekaligus. Selain itu sebuah sistem
juga memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal
tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem.
Karateristik sistem[1] merupakan:
1. Komponen Sistem (Components)
 Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi dan saling
berhubungan yang bekerja sama membentuk satu-kesatuan antara komponen
komponen lainya. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu
bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat-sifat sistem yang menjalankan
suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
2. Batasan Sistem (Boundry)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan
sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat
dipisah-pisahkan.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang
mempengaruhi operasi sistem tersebut dengan lingkungan luar sistem.
Lingkungan luar sistem ini dapat menguntungkan dan dapat juga merugikan
sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi bagi
sistem tersebut, yang dengan demikian lingkungan luar tersebut harus selalu
dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus
dikendalikan. Kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup sistem
tersebut.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain disebut dengan
penghubung sistem atau interface. Penghubung ini memungkinkan sumber-
sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lain. Keluaran suatu
subsistem akan menjadi masukkan untuk subsistem yang lain dengan melewati
penghubung. Dengan demikian terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk
satu kesatuan.

5. Masukkan Sistem (input)

Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukkan sistem, yang dapat
berupa pemeliharaan (maintance input) dan sinyal (signal input). Sebagai contoh,
di dalam suatu unit sistem komputer, “program” merupakan maintance input yang
digunakan untuk mengoperasikan komputer. Sementara “data” merupakan signal
input yang akan diolah menjadi sebuah informasi.
6. Keluaran Sistem (Output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.
Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain yang dapat
diklasifikasikan. Seperti contoh sistem informasi, keluaran yang dihasilkan
merupakan informasi, di mana informasi ini dapat digunakan sebagai masukkan
untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang merupakan input bagi
subsistem lainnya.
7. Pengolahan Sistem (Procces)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukkan
menjadi keluaran. Sebagai contoh sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah
data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.
8. Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik.
Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada
ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan
yang telah direncanakan.

3.1.2 Klasifikasi Sistem

Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan

komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang
terjadi di dalam sistem tersebut[2], sistem dapat diklasifikasikan merupakan :
1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem abstrak (abstract system) adalah sistem yang berisi gagasan atau konsep.
Misalnya sistem teologi yang berisi gagasan tentang hubungan manusia dengan
Tuhan. Sedangkan sistem fisik (physicl system) adalah sistem yang secaara fisik
dapat dilihat. Misalnya sistem komputer, sistem sekolah, sistem akuntansi dan
sistem transportasi.
2. Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik
Sistem Deterministik (deterministic system) adalah sustu sistem yang operasinya
dapat di prediksi secara tepat. Misalnya sistem komputer. Sedangkan sistem
probabilistik (probabilistic system) adalah sistem yang dapat diramal dengan pasti
karena mengandung unsur probabilitas. Misalnya sistem arisan dan sistem
 sediaan. Kebutuhan rata-rata dan waktu untuk memulihkan jumlah sediaan dapat
ditentukan tetapi nilai yang tepat untuk sesaat tdak dapt ditentukan dengan pasti.
3. Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup
Sistem tertutup (closed system) adalah sistem yang tidak bertukar materi,
informasi atau energi dengan lingkungan. Dengan kata lain, sistem ini tidak
berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan. Misalnya reaksi kimia dalam
tabung yang terisolasi. Sedangkan sistem terbuka (open system) adalah sistem
yang berhubungan dengan lingkungan yang dipengaruhi oleh lingkungan. Ciri-
cirinya sistem menerima masukan yang diketahui, yang bersifat acak, maupun
gangguan. Selain itu umumnya sistem melakukan adaptasi terhadap lingkungan.
Pada umunya, sistem perusahaan dagang merupakan contoh sistem yang terbuka.
4. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Sistem alamiah (natural system) merupakan sistem yang terjadi karena alam (tidak
dibuat oleh manusia). Misalnya sistem tata surya. Sedangkan sistem buatan
manusia (human made system) adalah sistem yang dibuat oleh manusia. Misalnya
sistem komputer dan sistem mobil.
5. Sistem Sederhana dan Sistem Kompleks
Berdasarkan tingkat kerumitannya, sistem dibedakan menjadi sistem sederhana
(misalnya sepeda) dan sistem yang kompleks (misalnya otak manusia).

3.2 Informasi

Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau

diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sitem
pengolahan informasi akan mengola data menjadi informasi atau mengolah data dari
bentuk tak berguna menjadi berguna bagi yang menerimanya[1].
Dari defenisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa informasi adalah data
yang telah diproses, sehingga dapat lebih berguna dan bermanfaat untuk kepentingan
pengguna pada masa sekarang ataupun pada masa yang akan datang.
Kualitas dari suatu informasi tergantung 3 (tiga) hal, yaitu sebagai berikut :
1. Akurat (Accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan.
Akurat juga berarti bahwa informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
2. Tepat waktunya (Timelines)
Informasi yang datang dari sipenerima tidak boleh terlambat. Informasi yang
sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi.
3. Relevan (Relavance)
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relavansi informasi
untuk orang satu dengan yang lainnya berbeda.

3.3 Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalamnya suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi
operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu
organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar
tertentu[1].
Pada dasarnya Sistem Informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh
manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai
suatu tujuan yang menyajikan informasi, yang dimaksud dengan sistem informasi itu
sendiri adalah suatu kombinasi atau perpaduan teratur atas manusia, perangkat lunak,
perangkat keras, jaringan komunikasi, dan sumber-sumber yang dapat menyebarkan
informasi tersebut. Dengan kata lain bahwa manusia mengandalkan sistem informasi
untuk berkomunikasi satu sama yang lain dengan menggunakan bermacam peralatan
fisik (hardware), intruksi-intruksi pemrosesan informasi (software), saluran
komunikasi (jaringan) dan data tersimpan.

3.3.1 Jenis-Jenis Sistem Informasi

Para ahli sistem manajemen informasi tidak mempunyai pendapat yang sama
mengenai jenis–jenis informasi yang dioperasikan dalam. Dari berbagai perbedaaan
dapat disimpulkan dalam manajemen diklasifikasikan berdasarkan aspek–aspek
seperti berikut[1] :
1. Informasi berdasarkan persyaratan
Berdasarkan persyaratan itu informasi dalam manajemen diklasifikasikan sebagai
berikut :
a. Informasi yang tepat waktu
 Maksud dari informasi yang tepat waktu adalah sebagai informasi yang tiba
pada manajer sebelum keputusan diambil.
b. Informasi yang relevan
Sebuah informasi yang disampaikan harus relevan, yaitu ada kaitannya dengan
kepentingan pihak penerima dan pihak penyampai informasi sehingga
informasi tersebut akan mendapat perhatian.
c. Informasi yang bernilai
Informasi yang bernilai maksudnya adalah informasi yang berharga untuk
suatu pengambilan keputusan. Keputusan sendiri merupakan hasil pemilihan
dari sejumlah alternatif yang paling kecil resikonya.
d. Informasi yang dapat dipercaya
Suatu informasi harus dapat dipercaya (realiable) dalam manajemen karena
sangat penting menyangkut citra organisasi manajemen.

2. Informasi berdasarkan dimensi waktu

Informasi berdasarkan dimensi waktu diklasifikasikan menjadi dua macam,
yaitu :
a. Informasi masa lalu
Informasi jenis ini mengenai peristiwa lampau yang meskipun jarang
digunakan, namun penyimpanannya pada data storage perlu disusun secara
rapi dan teratur. Pengaturannya harus sedemikian rupa sehingga dapat
disajikan dengan cepat dan lengkap apabila diperlukan.
b. Informasi masa kini
Informasi masa kini adalah informasi mengenai peristiwa–peristiwa yang
terjadi sekarang (current events). Berkat teknologi maju dan canggih dalam
bentuk komputer, pengelolaan informasi jenis ini dapat dilakukan relatif cepat.
3. Informasi berdasarkan sasaran
Informasi berdasarkan sasaran adalah informasi yang ditujukan kepada seseorang
atau sekelompok orang, baik yang terdapat didalam organisasi maupun di luar
organisasi. Informasi jenis ini diklasifikasikan sebagai berikut:
a. Informasi individual
Informasi individual (Individual information) adalah informasi yang ditujukan
kepada seseorang yang mempunyai fungsi sebagai pembuat kebijaksanaan
 (policy maker) atau kepada seseorang yang diharapkan dapat memberikan
tanggapan terhadap informasinya.
b. Informasi komunitas
Informasi komunitas (community information) adalah informasi yang
ditujukan kepada orang-orang di luar organisasi, suatu kelompok tertentu di
masyarakat.

3.4 Sistem Informasi Manajemen

Suatu sistem informasi manajemen adalah kumpulan dari manusia dan sumber
daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan
mengolah data untuk mengahasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan
manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian[3]. Sistem Informasi
Manajemen adalah kumpulan-kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan
informasi untuk mendukung manajemen.
Sistem Informasi Manajemen adalah Suatu serapan teknologi baru kepada
persoalan keorganisasian dalam pengolahan transaksi dan pemberian informasi bagi
kepentingan keorganisasian. Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu sistem
yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi yang
mempengaruhi semua operasi organisasi.
Jadi dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi
Manajemen adalah kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang
menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen. Sistem
Informasi Manajemen adalah serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan
terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu yang mampu mentransformasi
data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara.

3.5 Inventaris

Inventarisasi barang adalah kegiatan dan usaha untuk memperoleh data

mengenai barang–barang perlengkapan yang dimiliki/dikuasai/diurus baik sebagai
hasil usaha pembuatan sendiri, pembelian, hadiah, maupun hibah[4]. Inventarisasi
adalah kegiatan untuk melakukan pengurusan penyelenggaraan, peraturan, pencatatan
data, dan pelaporan barang dalam pemakaian sedangkan barang inventaris adalah
seluruh barang yang dimiliki / dikuasai oleh pemerintah daerah dan barang – barang
yang diserahkan penggunaannya kepada pihak lain, baik yang bergerak maupun tidak
bergerak dan merupakann barang yang penggunaannya lebih dari satu tahun dan
nilainya dapat ditentukan oleh kepala daerah dan dicatat serta didaftar dalam buku
inventaris. Barang milik daerah adalah barang kekayaan milik / kekayaan daerah yang
berasal / dibeli dari sumber anggaran pendapatan dan belanja daerah (APBD) atau
sumbangan berupa pemberian, hadiah, donasi, wakaf, hibah, kewajiban pihak ke III
dan lain – lain sumbangan pihak lain.
Adapun buku inventaris yang lengkap, teratur dan berkelanjutan mempunyai
fungsi dan peranan sangat penting dalam rangka :
1. Pemanfaatan, pengendalian dan pengawasan barang14
2. Usaha untuk memanfaatkan pengguna setiap barang secara maksimal sesuai
tujuan dn fungsinya masing – masing.
3. Melaksanakan tugas pemerintah.
Barang – barang yang masuk dalam buku inventaris dikelompokkan menjadi 6
bidang antara lain :
1. Bidang Tanah
2. Bidang Bangunan
3. Bidang Alat – alat besar
4. Bidang Alat – alat kantor dan rumah tangga
5. Bidang Alat – alat laboratorium
6. Bidang buku / perpustakaan

3.5.1 Pelaksanaan Inventarisasi

Dalam usaha tertib administrasi pengolahan barang milik Negara dan barang
milik daerah, khususnya pelaksanaan inventarisasinya dapat dibagimenjadi 2
kegiatan, yaitu : Kegiatan atau Pelaksanaan Pencatatan. Dalam kegiatan pencatatan
dipergunakan buku – buku dan kartu – kartu sebagai berikut : Buku yang merupakan
gabungan / kompilasi buku inventaris.
1. Buku Inventaris ( BI )
 Adalah himpunan catatan dan data teknis dan administrative yang diperoleh dari
catatan kartu – kartu inventaris barang sebagai hasil sensus di tiap – tiap unit /
satuan kerja yang dilaksanakan secara serempak pada waktu tertentu.

2. Kartu inventaris Barang ( KIB )

Merupakan kartu dimana tercatat barang – barang inventaris secara tersendiri atau
kumpulan / kolektif dilengkapi data asal, volume, kapasitas, merk, type, nilai /
harga dan data lain mengenai barang tersebut, yang diperlukan untuk inventaris
maupun tujuan lain dan dipergunakan selama barang itu belum di hapus.
Kartu inventaris barang terdiri dari :
a) Kartu Inventaris Tanah ( KIB A )
Dipergunakan untuk mencatat setiapa tanah yang dimiliki oleh pemerintah
daerah.
b) Kartu Inventaris Alat Angkutan ( KIB B )
Dipergunakan untuk mencatat seluruh jenis angkutan dan alat besar ( satu kartu
barang).
c) Kartu Inventaris Gedung ( KIB C )
Dipergunakan untuk mencatat setiap bangunan jalan dan jembatan bangunan air
instalasi jaringan dan monument.
d) Kartu Inventaris Barang ( KIB D )
Dipergunakan untuk mencatat alat bengkel, alat kantor dan alat rumah tangga,
alat studio, alat kedokteran, alat laboratorium, buku perpustakaan.16
e) Kartu Inventaris Ruangan ( KIR )
Kartu dimana dicatat barang – barang inventarus yang ada dalam ruangan kerja.
KIR harus dipasang setiap ruangan kerja, pemasangan maupun pencatatan
inventaris menjadi tanggung jawab pelaksanaan pengurus barang disetiap unit.

3.6 Alat Bantu Perancangan Sistem

Perancangan sistem sangat penting karena setelah menganalisa sistem maka

harus dipikirkan bagaimana bentuk sistem tersebut. Tahapan ini disebut juga dengan
desain sistem atau perancangan sistem. Untuk dapat melakukan langkah-langkah
pengembangan sesuai dengan metodologi pengembangan sistem yang terstruktur,
maka dibutuhkan alat dan teknik untuk melaksanakannya. Alat bantu yang digunakan
dalam perancangan sistem yang digunakan dalam penelitian umumnya berupa
gambaran atau diagram.

3.6.1 Diagram Alir Dokumen

Merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir.
Dalam DFD dibahas fungsi-fungsi apa saja yang diperlukan oleh suatu sistem dan
aliran data yang terdapat diantara proses didalamnya.Adapun simbol-simbol yang
digunakan adalah :
Tabel 3.1 Simbol-simbol Bagan Alir Dokumen
Simbol Keterangan
Dokumen

Proses Manual

Arus Data

Arsip

Sumber : Jogiyanto H.M, Pengenalan Komputer[3].

3.6.2 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram adalah gambaran sistem secara logika. Gambaran ini

tidak tergantung perangkat keras, perangkat lunak, struktur data dan organisasi file.

Keuntungan menggunakan data flow diagram adalah memudahkan pemakai (user)

yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan

dikerjakan. Adapun simbol-simbol yang digunakan adalah :

Tabel 3.2 Simbol Data Flow Diagram

Simbol Nama Keterangan

 Untuk menggambarkan asat
Terminator
atau tujuan data.
Untuk proses pengolahan
Proses
data atau transformasi data.
Untuk menggambarkan data
Data Store flow yang susah disimpan
atau diarsipkan
Untuk menggambarkan alir
Arus Data
data yang berjalan.
Sumber : Tata Sutabri., Analisis dan Sistem Informasi, 2012[1].

3.6.3 Entity Reltionship Diagram

Model data diagram hubungan entitas (Entity Relation Diagram) dibuat

berdasarkan anggapan bahwa dunia nyata terdiri atas koleksi objek-objek dasar yang
dinamakan entitas (entity) suatu hubungan (relationship) antara entitas-entitas. Entitas
adalah sesuatu atau objek pada dunia nyata yang dapat dibedakan satu dengan yang
lainnya, yang bermanfaat bagi aplikasi yang sedang kembangkan. Berikut ini
merupakan notasi dan simbol Entity Relationship Diagram (ERD).
Tabel 3.3 Notasi Dan Simbol ERD

Notasi Keterangan

Entitas Entitas adalah suatu objek yang dapat didentifikasi

dalam lingkungan pemakai.

Relasi menunjukkan adanya hubungan diantara sejumlah

Rela entitas yang berbeda.
Atribut berfungsi mendeskripsikan karakter entitas
Atribut
(atribut yang berfungsi sebagai key diberi garis bawah)

Garis sebagai penghubung antara relasi dengan entitas,

relasi dan entitas dengan atribut.
Sumber: Tata Sutabri, Analisis Dan Sistem Informasi, 2012[1].
ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk

menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Pada dasarnya ada tiga

komponen yang digunakan, yaitu :

1. Entitas
 Entitas merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan

dari sesuatu yang lain. Simbol dari entity ini biasanya di gambarkan dengan

persegi panjang.

2. Atribut
Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi untuk

mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut mempunyai

sesuatu yang dapat mengindentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain.

Gambar atribut diwakili oleh simbol elips.

3. Hubungan/Relasi
Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang

berbeda. Relasi yang terjadi diantara dua himpunan entitas (misalnya A dan B)

dalam basis data yaitu :

a. Satu kesatu (One to One)

Hubungan relasi satu ke satu yaitu setiap entitas pada himpunan entitas A

berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B.

b. Satu ke banyak (One to Many)

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak

entitas pada himpunan entitas B, tetapi setiap entitas B dapat berhubungan

dengan satu entitas pada himpunan entitas A.

c. Banyak ke banyak (Many to Many)

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak

entitas pada himpunan entitas B.

3.6.4 Flowchart Diagram

Bagan alir program merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-
langkah dari proses program. Bagan alir program ini dibuat dari verifikasi bagan alir
sistem. Bagan alir sistem terdii dari dua macam, yaitu bagan alir logika program
(program logic flowchart) dan bagan alir program terinci (computer program
flowchart). Bagan alir logika program digunakan untuk menggambarkan tiap-tiap
langkah di dalam program komputer secara logika. Bagan alir ini dipersiapkan oleh
analisis sistem.
Tabel 3.4 Simbol-Simbol Flowchart

Simbol Nama Keterangan

Menunjukkan dokumen yang

digunakan untuk input dan output baik
Dokumen
secara manual,mekanik maupun
komputerisasi.

Menunjukkan pekerjaan yang

Manual
dilakukan secara manual.
File dokumen secara manual disimpan.
Huruf yang ditulis secara simbol
File menunjukkan urutan pengaturan file
secara N=Numeric, A=Alfabetis,
D=Tanggal.
Menunjukkan input atau output yang
Kartu Plong
menggunakan kartu plong.

Menunjukkan input atau output

Pita Magnetik
menggunakan pita magnetik.