Dari segi Etimologi, kata sistem sebenarnya berasal dari Bahasa Yunani yaitu

“Systema”, yang dalam Bahasa Inggris dikenal dengan “SYSTEM”, yang mempunyai
satu pengertian yaitu sehimpunan bagian atau komponen yang saling berhubungan
secara teratur dan merupakan satu keseluruhan yang tidak terpisahkan. Menurut filsuf
Stoa, bahwa sistem adalah gabungan dari keseluruhan langit dan bumi yang bekerja
bersama-sama, sehingga dapat kita lihat bahwa sistem terdiri dari unsur-unsur yang
bekerja sama membentuk suatu keseluruhan dan apabila salah satu unsur tersebut
hilang atau tidak berfungsi, maka gabungan keseluruhan tersebut tidak dapat lagi kita
sebut suatu sistem.

Ada beberapa definisi dari sistem menurut para ahli, yaitu:

1. Dalam kamus Besar bahasa Indonesia (1989) sudah

dijelaskan bahwa Sistem adalah sekumpulan unsur /
elemen yang saling berkaitan dan saling
mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama
untuk mencapai suatu tujuan.
2. Mcleod (2004) mengatakan bahwa sistem adalah
sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan
tujuan yang sama untuk mencapai tujuan.
3. Buckley menjelaskan bahwa Sistem adalah suatu
kebulatan atau totalitas yang berfungsi secara utuh,
disebabkan adanya saling ketergantungan diantara
bagian-bagiannya.
4. H. Kerzner mengutarakan Sistem adalah sekelompok
komponen yang terdiri dari manusia dan/atau bukan
manusia (non-human) yang diorganisir dan diatur
sedemikian rupa sehingga komponen-komponen
tersebut dapat bertindak sebagai satu kesatuan dalam
mencapai tujuan, sasaran bersama atau hasil akhir.
5. Menurut Ludwig Von Bartalanfy, Sistem merupakan
seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu
antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan
lingkungan.
6. Menurut Anatol Raporot, Sistem adalah suatu
kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu
sama lain.
7. Menurut L. Ackof, Sistem adalah setiap kesatuan
secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-
bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama
lainnya.

SYARAT-SYARAT SISTEM

Syarat-Syarat Sistem :
 1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan masalah.
2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang
ditetapkan.
3. Adanya hubungan diantara elemen sistem.
4. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan
material) lebih penting dari pada elemen sistem.
5. Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan
elemen.

KARAKTERISTIK SISTEM

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai :

1. Komponen (components), Terdiri dari sejumlah

komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama
membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen
dapat terdiri dari beberapa subsistem atau subbagian,
dimana setiap subsistem tersebut memiliki fungsi
khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara
keseluruhan.
2. Batas sistem (boundary), Merupakan daerah yang
membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya
atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu
kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang
lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan luar sistem (environments), Adalah
apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi
operasi sistem. Lingkungan luar dapat bersifat
menguntungkan dan merugikan. Lingkungan yang
menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara,
sebaliknya lingkungan yang merugikan harus ditahan
dan dikendalikan, kalau tidak ingin terganggu
kelangsungan hidup sistem.
4. Penghubung (interface), Merupakan media
penghubung antar subsistem, yang memungkinkan
sumbar-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke
subsistem lainnya. Keluaran (output) dari satu
subsistem akan menjadi masukan (input) untuk
subsistem lainnya melalui penghubung disamping
sebagai penghubung untuk mengintegrasikan
subsistem-subsistem menjadi satu kesatuan.
5. Masukan (input), Adalah energi yang dimasukkan ke
dalam sistem, yang dapat berupa masukan perawatan
(maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).
Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan
 supaya sistem dapat beroperasi, sedangkan masukan
sinyal adalah energi yang diproses untuk
mendapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam
sistem komputer, program adalah maintenance
input yang digunakan untuk mengoperasikan
komputer dan data adalah signal input untuk diolah
menjadi informasi.
6. Keluaran (output), Adalah hasil dari energi yang diolah
dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna
dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan
masukan untuk subsistem yang lain. Misalnya untuk
sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah
keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa
pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran
yang dibutuhkan.
7. Pengolah (process). Suatu sistem dapat mempunyai
suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan
menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan
mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-
bahan lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi
menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-
laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
8. Sasaran (objectives) atau tujuan (goal), Suatu sistem
pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran
(objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai
sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada
gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan
sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran
yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan
bersila bila mengenai sasaran atau tujuannya.

KLASIFIKASI SISTEM

Klasifikasi sistem adalah sebagai berikut:

1. Deterministik Sistem: Sistem dimana operasi-operasi

(input/output) yang terjadi didalamnya dapat
ditentukan/ diketahui dengan pasti. Sistem tertentu
beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat
diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat
dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat
diramalkan (Contoh : Sistem Komputer melalui
program).
2. Probabilistik Sistem: Sistem yang input dan prosesnya
dapat didefinisikan, tetapi output yang dihasilkan tidak
 dapat ditentukan dengan pasti; (Selalu ada sedikit
kesalahan/penyimpangan terhadap ramalan jalannya
sistem).
3. Open Sistem: Sistem yang mengalami pertukaran
energi, materi atau informasi dengan lingkungannya.
Sistem ini cenderung memiliki sifat adaptasi, dapat
menyesuaikan diri dengan lingkungannya sehingga
dapat meneruskan eksistensinya. Sistem ini menerima
masukan dan menghasilkan keluaran untuk
lingkungan luar atau subsistem yang lainnya, sehingga
harus memiliki sistem pengendalian yang baik
4. Closed Sistem: Sistem fisik di mana proses yang
terjadi tidak mengalami pertukaran materi, energi atau
informasi dengan lingkungan di luar sistem tersebut.
5. Relatively Closed Sistem: Sistem yang tertutup tetapi
tidak tertutup sama sekali untuk menerima pengaruh-
pengaruh lain. Sistem ini dalam operasinya dapat
menerima pengaruh dari luar yang sudah didefinisikan
dalam batas-batas tertentu .
6. Artificial Sistem: Sistem yang meniru kejadian dalam
alam. Sistem ini dibentuk berdasarkan kejadian di
alam di mana manusia tidak mampu melakukannya.
Dengan kata lain tiruan yang ada di alam.
7. Natural Sistem: Sistem yang dibentuk dari kejadian
dalam alam. Contoh : Sistem Perputaran Bumi
8. Manned Sistem: Sistem penjelasan tingkah laku yang
meliputi keikutsertaan manusia.

PENDEKATAN SISTEM

Ada 2 kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sebuah sistem menurut Jogiyanto

(1999), yaitu:

1. Pendekatan Prosedur. Suatu sistem adalah suatu

jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan
suatu sasaran yang tertentu. Menurut Jerry Fitzgerald,
Ardra F. Fitzgerald dan warren D. Stallings, Jr.,
mendefinisikan prosedur sebagai berikut: Suatu
prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-
tahapan instruksi yang menerangkan Apa (What) yang
harus dikerjakan, Siapa (Who) yang mengerjakannya,
Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How)
mengerjakannya.
 2. Pendekatan komponen/elemen/sub-sistem. Sistem
adalah kumpulan dari elemen-elemen yang
berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu

SISTEM INF O RM ASI

Selanjutnya O’brian (2005) menjelaskan bahwa Sistem Informasi merupakan kombinasi

teratur dari orang-orang, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software),
jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan
menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Sedangkan Menurut Tejoyuwono
(2006), sistem informasi merupakan suatu pengumpulan data yang terorganisasi
beserta tata cara penggunaannya yang mencakup lebih jauh daripada sekedar
penyajian. Setiap sistem informasi menyajikan tiga aspek pokok:

1. pengumpulan dan pemasukan data,

2. penyimpanan dan pengambilan kembali (retrieval)
data
3. penerapan data, yang dalam hal sistem informasi
termasuk penayangan (display) data.

KOMPONEN SISTEM INFORMASI

Ada beberapa komponen sistem informasi, yaitu

1. komponen input. input merupakan data yang masuk

ke dalam sistem informasi.
2. komponen model. kombinasi prosedur, logika, dan
model matematika yang memproses data yang
tersimpan di basis data dengan cara yang sudah di
 tentukan untuk menghasilkan keluaran yang
diinginkan.
3. komponen output. output informasi yang berkualitas
dan dokumentasi yang berguna untuk semua
tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. kompone teknologi. teknologi merupakan alat dalam
sistem informasi, teknologi digunakan untuk
menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, menghasilkan dan
mengirimkan outputdan memantu pengendalian
sistem.
5. komponen basis data. merupakan kumpulan data
yang saling berhubungan yang tersimpan didalam
komputer dengan menggunakan software database.
6. komponen kontrol. pengendalian yang dirancang
untuk menanggulangi gagguan terhadap sistem
informasi.

KARAKTER SISTEM INFORMASI

Karakter sistem informasi adalah sebagai berikut:

1. sistem informsi memiliki komponen yang berupa

subsistem yang merupakan elemen-elemen yang lebih
kecil yang membentuk sistem informasi tersebut
misalnya bagian input, proses, output.
Contoh inputadalah salesman memasukan data
penjualan bulan ini, maka disana terdapat manusia
yang melakukan pekerjaan input dengan
menggunakan hardware keyboard dan
menggunakan interface sebuah aplikasi laporan
penjualan yang sudah di sediakan oleh sistem
informasi tersebut.
2. ruang lingkup sistem informasi yaitu rung lingkup yang
ditentukan dari awal pembuatan yang meupakan garis
batas lingkup kerja sistem tersebut sehingga sistem
informasi tersebut tidak bersinggungan dengan sistem
informasi lainnya.
3. tujuan sistem informasi adalah hal pokok yang harus
ditentukan dan dicapai dengan menggunakan sistem
informasi tersebut, sebuah informasi dianggap berhasil
apabila dapat mencapai tujuan tersebut.
4. lingkungan sistem informasi yaitu sesuatu yang
berada diluar ruang lingkup sistem informasi yang
dapat mempengaruhi sistem informasi, hal ini turut
 dipertimbangkan pada saat perencanaann sistem
informasi.

JENIS SISTEM INFORMASI

Ada beberapa jenis sistem informasi, yaitu

1. Sistem Temu Kembali Informasi (Information Retrieval

System – IRS). Sistem Temu Kembali Informasi
merupakan sistem yang berfungsi untuk menemukan
informasi yang relevan dengan kebutuhan pemakai.
Salah satu hal yang perlu diingat adalah bahwa
informasi yang diproses terkandung dalam sebuah
dokumen yang bersifat tekstual. Dalam konteks ini,
temu kembali informasi berkaitan dengan
representasi, penyimpanan, dan akses terhadap
dokumen representasi dokumen. Dokumen yang
ditemukan tidak dapat dipastikan apakah relevan
dengan kebutuhan informasi pengguna yang
dinyatakan dalam query. Pengguna Sistem Temu
Kembali informasi sangat bervariasi dengan
kebutuhan informasi yang berbeda-beda.
2. Sistem Manajemen Basis Data (Data Base
Management System – DBMS). Sistem Manajemen
Basis Data merupakan sistem yang didesain untuk
memanipulasi dan mengurus basis data. Data yang
tersimpan dalam basis data dinyatakan dalam bentuk
unsur-unsur data yang spesifik dan tersimpan dalam
tabel-tabel. Setiap satuan data, atau
disebut record(cantuman) terdiri dari ruas-ruas (fields)
yang berisi nilai yang menunjukkan karakteristik yang
spesifik atau atribut yang mengidentifikasikan satuan
data yang dimaksud. Proses yang berkaitan dengan
manajemen basis data meliputi penyimpanan, temu
kembali, updating atau deletion, proteksi dari
kerusakan, dan kadang-kadang mencakup transmisi
data. Output dapat mengandung record individual,
sebagian record, tabel, atau bentuk susunan data
yang lain dari basis data. Informasi yang ditemukan
berisi cantuman-cantuman yang pasti sesuai dengan
permintaan.
3. Sistem Informasi Manajemen (Management
Information System – MIS). Sistem Informasi
Manajemen adalah sistem yang didesain untuk
kebutuhan manajemen yaitu mendukung fungsi-fungsi
dan aktivitas manajemen pada suatu organisasi. Oleh
 karena itu, jenis data dan fungsi-fungsi operasi
disesuaikan dengan kebutuhan manajemen.
4. Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support
System – DSS). Sistem Pendukung Keputusan
menggambarkan operasi-operasi spesifik dalam
satuan-satuan informasi yang homogen.
5. Sistem Kecerdasan Buatan (Artificial Intelligent
System – AI). Tabel berikut memberikan perbandingan
antara Sistem Temu Kembali Informasi, Sistem
Manajemen Basis Data dan Sistem Kecerdasan
Buatan seperti yang dikemukakan oleh Frakes dan
Baeza-Yates (1992).

Objek Data Fungsi Ukuran Basis

Data

IRS Dokumen Temu-kembali (probabilistik) Kecil – besar

DBMS Tabel Temu-kembali (deterministik) Kecil – besar

AI Pernyataan logika Inferensia Kecil

Perbedaan pertama terletak pada data objek masing-masing sistem informasi.

Dokumen, pada umumnya tekstual, sebagai objek data pada Sistem Temu Kembali
Informasi biasanya tidak terstruktur seperti tabel yang menjadi objek data pada Sistem
Manajemen Basis Data, sedangkan pernyataan logika yang menjadi objek data pada
Sistem Kecerdasan Buatan merupakan struktur yang dibangun berdasarkan jaringan
semantik.

Perbedaan lain terletak pada fungsi operasinya. Temu kembali pada Sistem Temu
Kembali Informasi bersifat probabilistik, sedang temu kembali pada Sistem Manajemen
Basis Data bersifat deterministik. Dalam pencarian informasi menggunakan Sistem
Temu Kembali Informasi dengan pertanyaan (query) tertentu dapat ditemukan sejumlah
dokumen. Akan tetapi tidak dapat dipastikan bahwa dokumen yang ditemukan relevan
dengan informasi yang diinginkan oleh pengguna. Ada kemungkinan dokumen yang
ditemukan tidak relevan dan/atau dokumen yang relevan justru tidak ditemukan.
Sementara itu dalam pencarian informasi menggunakan Sistem Manajemen Basis
Data, bila pertanyaan (query) sesuai dengan nilai atribut yang ada dalam basis data
maka akan ditemukan record yang relevan, dan bila pertanyaan (query) tidak sesuai
dengan nilai atribut yang ada dalam basis data maka tidak akan ditemukan record
informasi apapun.
Ukuran basis data pada Sistem temu Kembali Informasi dan Sistem manajemen basis
data dapat bervariasi dari basis data yang relatif kecil sampai dengan basis data yang
sangat besar. Basis data dapat berisi jutaan cantuman dan memori penyimpanan dapat
berukuran sampai dengan beberapa gigabyte. Oleh karena itu pemilihan struktur data
dan algoritma merupakan permasalahan yang kritis dalam disain sistem yang
memungkinkan temu kembali dengan basis data berukuran besar secara efektif dan
efisien.

Referensi:

Dunia Perpustakaan. 2009. Pengantar Temu Kembali Informasi. staf.cs.ui.ac.id.

Kutublog. 2011. Pengertian Sistem dan Analisis

Sistem. http://duniabaca.com/pengertian-sistem-dan-analisis-sistem.html

Konsep Dasar Sistem. http://kuliah.dinus.ac.id/ika/asi1.html.

Ndika Permana. 2012. Pengertian Sistem

Informasi. http://npermana.mhs.uksw.edu/2012/11/pengertian-sistem-informasi.html

Pengertian sistem dan analis

system. http://media.diknas.go.id/media/document/1075.pdf