BAB 8 PERALATAN KANTOR

A. Hakikat peralatan kantor

1. Pengertian peralayan kantor
Menurut Ensiklopedia Administrasi, peralatan kantor (iffice equipment) adalah
segenap benda yang digunakan untuk membantu kelancaran tugas-tugas tata usaha,
yang terdiri atas perabot kantor,mesin kantor, bekal kantor dan hiasan kantor. Adapun
menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, peralatan kantor berarti sesuatu yang dapat
dipakai sebagai alat dalam maksud dan tujuan. Jadi, dapat dikatakan bahwa peralatan
kantor merupakan sarana dan prasarana yang dapat memperlancar atau mempercepat
pelaksanaan pekerjaan kantor.
2. Penis peralan kantor
Peralatan kantor terdiri dari beberapa macam, yaitu :
a. Perabot kantor (office furniture), yaitu segala macam barang/benda kantor yang
berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantoh. Contohnya meja, kursi,
lemari, rak dan sebagainya.
b. Peralatan/perlengkapan kantor (OFFICE APLIANCES) adalah barang yang digunakan
untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang dikrjakan dikantor. Misalnya
kertas,amplop, pita mesin dan sebagainya.
c. Mesin kantor (office machines) adalah segala macam mesin kantor yang digunakan
untuk memproses perlengkapan kantor. Misalnya, mesin tik, computer, stensil, OHP,
dan mesin fotokopi.
d. Pesawat kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan
komunikasi, baik lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor.
e. Interior kantor (office ornament) yaitu semua jenis fasilitas yang berfungsi untuk
menghias ruang kantor sehingga tercipta keserasian.
3. Istilah-istilah peralatan kantor
a. Bekal kantor(office supplies) adalah benda-benda yang akan habis dalam pemakaian
sehari-hari dikantor. Misalnya kertas, karbon, mesin tik, dan sebagainya.
b. Mesin-mesin kantor (office machine) adalah segenap alat yang digunakan untuk
menghimpun, mengcatat, dan mengolah bagan-bahan keterangan dalam pekerjaan
tata usaha yang bekerja secara mekanik, elektronik dan megnetik.
Macam-macam mesin kantor adalah :
 Mesin tik (type writer)
 Mesin hitung (calculating machine)
 Mesin pengganda dokumen ( duplicator/copler)
 Mesin dikte (dikating machine)
 Mesin keperluan surat meyurat (mailing equpement)
  Mesin komunikasi (communication equipment)
c. Peralatan kantor (office appliances) adalah segenap alat yang digunakan dalam
pekerjaan tata usaha.
d. Perabot kantor (office furniture) adalah benda-benda kantor pada umumnya terbuat
dari kaya yang dipergunakan untuk melaksakan tugas-tugas administrasi perkartoran.
e. Perabot kantor tempelan (office fikture) adalah perabot kantor yang telah melekat
menjadi satu dengan bangunan lain dalam kantor.
Macam-macam perabit yang paling utama adalah :
a. Meja tulis, meja mesin tik
b. Kursi dan meja computer
c. Lemari yang dapat dikunci
d. Box,peti kayu
e. Rak buku/arsip
f. Hiasan kantor (office ornament) adalah benda-benda kantor yang pada umumnya
bertujuan untuk menambah kenyamanan dalam kantor dan untuk menambah
suasana yang menyenangkan dalam kantor.
g. Pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang membantu kegiatan
komunikasi di kantor.
Jenis-jenis atau macam-macam pesawat komunikasi dikantor adalah sebagai berikut.
 Intercom
 Telepon
 Handphone
 Switch board
 Loudspeaking telephone
 Dietaphone
 Teleks
 Facsimile

Alat bantu peraga (audio visual ards) adalah alat yang digunakan umtuk membantu
kelancaran komunikasi antara pendengar dan penyanyi.

Contoh-contoh alat bantu peraga yaitu : tape recorder, VCD/DCD player, radio,
televise, slide projector,film, over head projector, proyektor LCD , chalk board dan
white board, dan grafik.

4. Perlengkapan kantor (office equipment)

1) Macam-macam oeralatan yang bukan mesi kanto, menuerut Loffing well dan
Robinson adalah :
 Baki surat (desk tray)
  Kalender meja (deks calendar)
 Mistar (ruler)
 Pena ( pens)
 Tangkai pena (pens holder)
 Pensil (pencil)
 Pensil warna ( colored pencil)
 Penghapus pensil (eraser)
 Kertas isap (blotter)
 Gunting
 Stapler
 Bak untuk jarum
 Bak untuk karet gelang
 Jepitan kertas (binder)
 Cap tanggalan (band dater)
 Bantalan cap (stamp pad)
 Formulir prtmintaan tulis-menulis.
2) Macam-macam peralatan tang termasuk mesin-mesin kantor yaitu:
a. Mesin kartu berulang (punched card machines)
b. Mesin jumlah (adding machnes)
c. Mesin hitung (calculating machines)
d. Mesin tulis (type writer)
e. Mesin pengganda (reproducing machine)

Fungsi mesin pengganda surat :

1. Memberikan pelayanan meperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi

kelancaran tugas rutin.
2. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian bagian
lainnya.
3. Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisa atau
gambar, dari dokumen sesuai keinginan pimpinan.
4. Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan
kpadanya.
5. Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal.
f. Mesin label (labeling machines)
g. Mesin pembuka sampul surat (letter openeis)
h. Mesin penomor (numbering machines)
i. Mesin penghimpun lembar stensil (collater)
j. Mesin pelipat surat dan pemasuk sampul (folding machines and mall insenter)
 k. Mesin perekam (tape recorder, Dictaphone, transcribe)
l. OHP (over head projector)
m. Mesin fotokopi
n. Menggunakan peralatan kantor
B. Menggunakan peralatan kantor
1. Kegunaan perakatan kantor yang habis pakai
Berikut ini contoh penggunaan peralatan kantor yang habis pakai.
a. Stopmap (folder)> untuk memperkuat daya tampung surat/dokumen
b. Snelhcter > lipatan karton dengan kawat penjepit untuk menyimpan
surat/warkat.
c. Ordner > untuk menyimpan dokumen yang sudah di proses.
d. Jepitan kertas/paper klip >untuk menyatukan surat-surat dan lampiran-lampiran
agar tidak tercecer.
e. Nietjes atau staples > untuk dijepitkan pada kertas dan kawat ini terlebih dahulu
dimasukkan pada stapler.
f. Kertas linen > untuk mencetak program atau amplop
g. Cao tanggal/stamping date/dater > untuk membubuhkan tanggal dari hari yang
diperlukan pada surau atau warkat lainnya.
h. Shhet correction >bahan kimiawi cair, cepat kering pada umumnya berwarna
merah yang digunakan untuk menutup huruf yang salah
i. Tipp-ex/correction fluid > untuk menutup huruf yang salah pada oengetikan
diatas kertas biasa.
j. Formulir atau blangko > untuk menghimpun dan menyampaikan keterangan
yang diperlukan.
k. HVS (hout vry schrift) >untuk pengetikan asli surat dinas.
l. Kertas tembusan/dooslage paper > untuk tembukan pengetikan.
m. Onion skin/kertas kulit bawang > untuk mengirim surat keluar negeri atau
penyekat dalam album foto.
n. NCR ( No Carbon Required) paper > untuk menggandakan warkat tanpa
memerlukan karbon lagi.
2. Barang habis pakai
Yaitu barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali atau tidak tahan lama.
Misalnya :
 Kertas (untuk mencatat semua kegiatan yang berkaitan dengan proses
administrasi).
 Tinta (untuk mengisi printer)
 Karbon (untuk melapisi kertas yang akan dibuat sama dalam jumlah yng
cukup besar)
  Pensil (untuk membantu proses kegiatan tulis-menulis)
 Map (untuk menyimpan surat-surat, naskah-naskah atau catatan-catatan
yang biasanya dalam proses atau hanya untuk sementara).
 Amplop (untuk menyimpan atau mengirim suatau hal dalam pekerjaan).
 Klip atau pencepit kertas (untuk menyatukan surat-surat dan lampiran-
lampiran agar tidak tercecer).
 Penghapus (untuk menghapus dalam kesalahan tulis-menulis).
 Blangko surat dan sebagainya.
3. Kegunaan peralatan kantor yang tidak habis pakai
a. Timbangan surat (untuk menimbang surat dengan maksud untuk menentukan
besar biaya pengiriman.
b. Letter opener/mail opener (untuk membuka surat dengan cepat dan menjaga
agar surat yang dibuka dalam keadaan baik dan tidak sobek.
c. Numerator/numbering machine (untuk memberi nomor secara urut, naik
memberi nomor pada surat yang belum diketik secara langsung ataupun
pemberian nomor pada buku agenda surat keluar secara berturut-turut dengan
nomor yang sama)
d. Pengungkit kawat jepret/stapler remover (untuk melepas/mencabut kawat
jepret yang terdapat pada bundolan warkat,sehingga terlepas lagi menjadi
lembaralembaran).
e. Card machine/mesin kartu berlubang (untuk pemprosesan yang dapat
mencatat,menghimpun atau membaca dan menolah lebih lanjut data yang
diperlukan dengan memakai karti yang dilubangi pada tempat-tempat tertentu).
f. Pensheet/stylus (untuk membuat garis,gambar,tanda tanga atau simbol lain
pada kertas stensil yang dibawahnya diberi alas stensil/stencil writing plate).
g. Spindle file (tancapan warkat) >.. untuk menghimpun warkat dengan cara
memasukkan/menancapkan warkat tersebut.
4. Barang yang tidak habis pakai
Yaitu barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam
pemakaiannya. Misalnya :
 Mesin TIK
Adalah mesin atau alat elestronik dengan sebuah set tombol-tombol yang
apabila ditekan menyebabkan huruf dicatat pada dokumen,biasnya kertas.
 Perforator
Berdasarkan fungsi dan banyaknya lubang, alat pelubang kertas dapat
digolongkan menjadi tiga, yaitu :
1. Pelubang kartu, memiliki satu buah lubang dan dipergunakan untuk
melubangi kartu nama, kartu perpustakaan dan lain-lain.
 2. Pelubang kertas, memiliki dua lubang dan dipergunakan untuk melubangi
kertas yang akan disimpan dalam map snelhechter.
3. Pelubang kertas panjang, memiliki lima buah lubang dan dipergunakan
untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan dalam binders ring.
 Gunting >.. kegunaannya untuk menggunting suatu pekerjaan.
 Lemari arsip >.. untuk menyimpan dokumen sehingga mempermudah
menemukan dokumen kembali secara tepat dan benar.
 Pesawat telepon
 Penggalir >.. unutk mengukur garis dalam melakukan pekerjaan.
 Hecter atau stapler >.. biasanya alat ini terbagi menjadi dua macam yaitu
penjepit kertas(stapler) dan pembuka isi stapler.
 OHP (Over Head Proyektor)
 Gunting dan lain-lain.
 Barang tidak bergerak misalnya tanah,gedung bangunan dan sebagainya.
C. Pengarsipan peralatan kantor
1. Numbering machine/numerator
Cara pengoperasian numerator yaitu :
a. Pada waktu handle delepskan dari tekanan, maka bantalan tinta menekan roda
angka dan angka paling belakang bergeser maju sau angka.
b. Pembuatan nomor dengan menekan handle bawah maka roda angka yang telah
tertekan tinta menempel pada kertas dengan meninggalkanbekas berupa nomor
tersebut.
2. Heck machine/stapler
Cara pengoperasian stapler yaitu :
a. Masukkan 1 set staples pada bagian isi, dengan posisi ujung di bawah/tengkurap.
b. Ratakan lebih dahulu kertas-kertas yang akan dibundel.
c. Bagian kertas yang akan dibundel diletakkan pada bagian alat, tepat pada
lekukan pelipat.
d. Setelah siapa lakukan penekanan dengan wajar.
3. Staples remover
Cara pengoperasian staples remover yaitu :
a. Masukkan ujung penahan ungkit diantara bagian punggung kawat jepret dan
kertas.
b. Kaitkan ujung pengungkit pada bagian punggung kawat jepret.
c. Kalau sudah siap, tariklah pengungkit dengan jari telunjuk dan jari tengah,
sementara ibu jari menahan sampai kawat jepret tersebut lepas.
D. Pengoperasian pesawat kantor
1. Telepon
 Cara pengoperasian telepon yaitu :
a. Melakukan penggila
1) Angkat handset dengan tangan kiri.
2) Tekan nomor yang akan dipanggil dengan tangan kanan.
3) Taunggu sampai yang dituju menjawab telepon anda, kemudian mulailah
berbicara dengan diawali pemberian salam dan memperkenalkan diri.
4) Setelah selesai pembicaraan ucapkan salam dan terimakasih.
b. Meerima panggilan
1) Ketika terdengar dering telpon, angkat handset segera setelah bordering 2
sampai 3 kali.
2) Tangan kanan siap dengan alat tulis dan kertas.
3) Melaailah berbicara dengan didahului salam dan memperkenalkan diri, lalu
tunjukkan kesiapan untuk memperhatiak isi pembiacaraan telepon.
4) Setelah selesai pembicaraan ucapkan salam dan terimakasih.
2. Airphone
Cara pengoperasian :
a. Memanggil
1) Angkat gagang airphone dengan tangan kiri.
2) Tekan tombol seleksi pemilih saluran yang dikehendaki dengan tangan
kanan.
3) Tekan tombol pemanggil (c) sehingga terdengar nada panggil
4) Mulai berbicara.
b. Menerima panggilan
1) Terdengar nada panggilan (tuuuuuuuuut).
2) Angkat handset denga tangan kiri, tangan kanan menyiapkan alat tulis.
3) Muali berbicara engan memperkenalkan diri dadahului engan salam, nama
bagian, an nama sendiri.
3. Facsimile
Cara pengopersian :
a. Pengiriman dasar operasi rutin
1) Nyalakan power swith sampai muncul SET DOCUMENT.
2) Masukkan dokumen dengan hati-hati menempel pada penuntun kertas.
3) Jangan memasukkan lembar kedua sebelum lembar pertama selesai
direkam.
4) Tekan kunci pemilih, pilih standard atau detail.
5) Masukkan nomor telepon yang dituju.
6) Tekan staft dan berita terkirim.
b. Penerimaan secara manual
 Cara penerimaan facsimile secara manual meliputi :
1) Mesin fax bordering.
2) Angkat handset dan adakan kontak.
3) Jika sayang memanggil siap mengirim, ambil dokumen dari tempat dari
tempatnya dan tekan start (pengirim segera menekan start)
4) Penerimaan berlangsung.
5) Putuskan hubungan telepon.
c. Penerimaan secara otomatis
Mesin akan menerima dokumen tanpa diwasi jika
1) Sambungan listrik tetap hidup
2) Fax/TEL pada posisi fax (kampu TEL tidak menyala);
3) Pada waktu pengirim, pesawat pengirim layar baca tertera RTI.
E. Pengoperasian mein-mesin kantor
1. Mesin TIK manual
Cara mengoperasiakan mesin TIK manual yaitu :
a. Masukkan kertas diantara dua penggulung kertas.
b. Tegakkan sandaran kertas untuk menyangga kertas yang akan diketik.
c. Tentukan pasak kiri dan kanan sebagai pembatas ketikan.
d. Tentukan jarak baris yang akan digunakan.
e. Bebaskan pula pasak tabulater.
f. Sebelum mulai mengetik periksalah pita, masih cukup hitam untuk digunakan
atau tidak, lalu letakkan tepat pada tempatnya.
2. Komputer
Cara pengoperasian computer meliputi
Menghidupkan computer seperti berikut.
a. Tancapkan kabel listrik dari power stabilizer ke wall socket.
b. Hidupkan power stabilizer.
c. Hidupkan UPS (Uninterrup table Power Supply)
d. Hidupkan unit sitem terlebih dahulu.
e. Hidupkan monitor.
f. Hidupka equipment lain, seperti printer, scanner, modern, dan sebagainya.

Mematikan computer seperti sebagai berikut.

a. Matikan equipment lain, seperti printer, scanner, modem dan sebagainya.

b. Matikan monitor.
c. Mtikan unit system.
d. Matikan UPS.
e. Matikan power stabilizer.
 f. Cabut kabel listrik dari power stabilizer ke wall socket.
3. Mesin stensil manual
Pengoperasian mesin stensil manual meliputi :
a. Buka penutup mesin.
b. Pastikan pengungkit pemasukan kertas pada posisi atas.
c. Tuang tinta pada dudukan tinta.
d. Putar knop pengatur tinta sampai pada posisi penyaluran tinta menyeluruh.
e. Pe,asangan sheet, putarlah handle searah jarum jam hingga alat penjepit sheet
berada diatas.
f. Letakkan tanga kanan pada kertas penunjang sheet sambil memutar engkol,
kemudian putar sekali lagi, kemudian sobek penunjang sheet.
g. Naikkan pembatan sisi untuk meyetel tatakan pemasukan dan penampung
kertas.
h. Naikkan pembatas belakang kertas.
i. Pada penggunaan kertas tipis pada posisi.
j. Putar engkol untuk mendapat hasil.
4. Mesin fotokopi
Bagian-bagian mesin fotokopi meliputi berikut.
a. Tutup asli, untuk menutup/memegang lembaran asli yang akan dikopi.
b. Kaca temple asli untuk meletakkan lembar asli yang belum dikopi.
c. Papan tempat asli untuk meletakkan lembar asli yang belum dikopi.
d. Tombol power swutch.
e. Papan hasil kopian.
f. Karangka mesin.
g. Papan kerts untuk operasi manual (satu per satu)
h. Baki kertas untuk tempat kertas yang akan digunakan untuk mendapatkan hasil
kopi.

Cara pengoperasian mesin fotokopi meliputi berikut :

a. Nyalakan power (power on), tunggu sampai panas.

b. Tutup asli dibuka, lalu tempatkan lembar yang akan dikopi pada kaca temple asli
menghadap ke bawah.
c. Tekan tombol cetak
d. Matikan power (power off) setelah mesin tidak digunakan lagi.
5. OHP (Over Head Projector)
Cara pengoperasian OHP meliputi berikut.
a. Menyiapakan peralatan dan ruangan.
b. Meletakkan dan membuka layar.
 c. Letakkan OHP ditempat yang tidak mengganggu penglihtan dengan posisi lurus.
d. Mengatur tempat duduk agar semua yang hadir dapat melihat dengan baik,
paling dekat 3 meter dan paling panjang 9 meter.
e. Menutup jendela bila perlu agar sianar matahari tidak menunggu dan tidak
membuat silau.
f. Hidupkan OHP dan usahakan sinar berada pada layar dan tidak ada yang
melewati batas tepi.
g. Transparansi diletakkan pada alasnya dengan bagian atas tulisan/gambar berada
pada bagian dekat tangkai.
h. Putar kokus untuk mengatur agar tulisan dan gambar tampak dengan jelas.
i. Pilih pengatur lampu dan sesuaikan dengan keadaan jendela.

BAB 9 TATA RUANG KERJA

A. HAKIKAT TATA RUANG KANTOR

1. Pengertian tata ruang kantor (layout)
Kata tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris yaitu office layout atau sering disebut
layout. Secara umum, tata ruang kantor diartikan sebagai pengaturan perabotan, mesin
dan sebagainya didalam ruangan yang tersedia. Menuerut beberapa ahli :
a. The Liang Gie : tata ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta
pengaturan kerja yang memberikan kepuasaan bekerja bagi para karyawannya.
b. Quible : layout menjelaskanpenggunaan ruang secara efektif serta mampu
memberikan kepuasaan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan,
maupun yang memberikan kesan yang mendalam bagi pegawai.
c. Mazkijat : lingkungan fisik atau tata ruang kantor adalah suatu yang berada disekitar
pekerjaan yang meliputi cahaya, warna, udara, suara serta music yang memengaruhi
dirinya dalam menjalankan tugas-tugas yang dibebankan.
Tata ruang kantor dapat diartikan sebagai penyusunan perabot dan alat
perlengkapan kantor serta pengaturan factor-faktor fisik lainnya yang dinggap perlu
untuk menunjang tercapainya tujuan kantor. Ada banyak keuntungan yang
diperoleh dari penataan rung kantor, antara lain mencegah penghamburan tenaga
dan waktu para pegawai karna berjalan mondar-mandir yang sebetuknya tidak
perlu. Keuntungan lainnya adalah memungkinkan pemakaian ruang kerja secara
efisien dan menjamin kelancaran proses pekerjaan.
2. Asas tata ruang kantor
Menuerut The Liang Gie, asas untuk dijadikan dasar dalam tata ruang akntor, meliputi :
 a. Asas jarak terpendek
b. Asas rangkaian kerja
c. Asas penggunaan segenap ruang
d. Asas perubahan susunan tempat kerja.
3. Tujuan dari penataan ruang kantor adalah :
1. Menyediakan ruangan yang cukup bagi para pegawai dan memaksimumkan
penggunaannya;
2. Menyediakan ruang kerja yang nyaman dan tenang bagai pegawai, pelanggan dan
public umumyang ada dilingkungan kantor;
3. Mendesain tempat kerja yang mendukung metode kerja yang baik dan yang sejalan
dengan system alur kerja namun berbiaya rendah;
4. Menselaraskan penggunaan ruang dengan semua factor-faktor lingkungan yang
berkaitan seperti : pemanas, lampu, warna dan pengatur kebisingan;
5. Memungkinkan perubahan tata letak dan pengaturan ulang tempat kerja bila suatu
saat terjadi perluasan atau pengembangan kebutuhan ruang;
6. Memperlancar komunikasi antar pegawai melalui tata ruang;
7. Meninjau secara periodic semua aspek program manajemen ruang dan melakukan
perbaikan jika diperlukan.
4. Kebutuhan organisasi dalam tata ruang
Tata ruang kantor yang baik akan memberikan manfaat sebagai berikut
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para karyawan karena mondar-mondir
untuk sesuatu yang tidak perlu.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secata efisien karena luas lantai yang
dipergunakan secara efisien untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
4. Mencegah para karyawan dibagian tertentu terganggu oleh public yang akan
menemui suatu bagian tertentu.
Syarat-syarat pengaturan tata ruang :
1. Pekerjaan dikantor itu dalam proses pelaksanaannya harus dapat menempuh jarak
yang sependek mungkin/
2. Rangkaian aktivitas tata usaha harus dapat mengalir secara lancer.
3. Segenap ruang sebaiknya dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan.
4. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai harus dapat terpelihara.
5. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan.
6. Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang
baimtentang organisasi.
7. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan muda
diubah sewaktu-aktu diperlukan.
5. Pedoman ruang untuk kerja yang efisien
1. Untuk mengurangi garis komunikasi dan transportasi menjadi minimum, satu garis lurus
informasi lebih dianjurkan dibandingkan dengan =ig=ag.
2. Ruang terbuka yang luas lebih baik dari pada ruang kecil dengan pengawasan dan
control dapat dilaksanakan dengan mudah, komunikasi antar individu pegawai lebih
langsung, dan pencahayaan dan ventilasi yang baim lenbih mungkin.
3. Partisi, sekat dan tanaman yang dapat dipindah harus digunakan sebagai alternative
kantor pribadi dibanding dinding yang tetap.
4. Ruang harus dibicarakan sebanyak mungkin tanpa individu dipusat kerja.
5. Kantor yang membutuhkan kontak signifikan dengan masyarakat (seperti departemen
pembelian, penjualan dan personalia) harus ditempatkan ditempat yang dapat diakses
masyarakat.
6. Alokasi yang harus didasarkan pada aliran kerja utama yang berfungsi disekitar sumber
dokumen seperti perintah pembelian, kartu waktu, dan invoice penjualan.
7. Kebutuhan kerja dimasa yang akan datang harus diramaikan dalam hubungan dengan
proyeksi volume penjualan.
8. Factor penerangan, ventilasi,tingkat kebisingan dekorasi ruang juga harus
dipertimbangkan dalam merencanakan tata letak karena pengaruh mereka terhadap
efisiensi pekerjaan.
6. Jenis tata ruang kantor
a. Tata ruang kantor berkamar (cubical type office)
Tata ruang kantor berkamar adalah tata ruang untuk bekerja yang dipisahkan
menggunakan sekat/kamar-kamar.Keuntungan tata ruang kantor berkamar sebagai
berikut.
1) Konsentrisi kerja lebih terjamin
2) Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi baik dari segi
pembicaraan, dokumen-dokumen maupun asset perusahaan yang berharga.
3) Untuk menambah kewibawaan status pejabat sehingga selalu terpelihara
kewibawaan pejabat/pimpinan.
4) Untuk menjamin kebersihan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas ruangan
dan merasa ikut memiliki.

Kerugian tata ruang kantor berkamar sebagai berikut.

1) Komunikasi langsung antara pegawai tidak dapat lancar.

2) Diperlukan biaya yang lebih besar untuk pemeliharaan ruangan.
3) Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan perkembangan
organisasi.
4) Mempersulit pengawasan.
 5) Memerlukan ruangan yang luas.
b. Tata ruang kantor terbuka (open plan office)
Tata ruang kantor terbuka merupakan pengaturan tata ruang kantor dengan
menggunakan sebuah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati beberaa orang
pegawai. Keuntungan tata ruang kantor terbuka yaitu :
1) Mudah dalam pengawasan serta pengaturan cahaya, udara,warna, dan dekorasi.
2) Fleksibel bila diperlukan perubahan ruangan dan tidak memerlukan biaya tinggi.
3) Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan, penyeragaman kerja,
dan pembagian peralatan kerja.
4) Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan ruangan kerja.
5) Memudahkan penempatan, penggunaan dan perawatan peralatan kerja.
6) Memudahkan komunikasi dan koordinasi kerja antar pegawai bank.
7) Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan kerja.
Kerugian tata ruang kantor terbuka sebagai berikut.
1) Kemungkinan timbu atau terjadi kegaduhan atau kebisingan.
2) Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuh konsentrasi.
3) Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak tampak jelas.
4) Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan.
5) Kemungkinan tampak tumpukan-tumpukan berkas atau kertas dan peralatan kerja
lainnya.
6) Memerlukan air conditioning untuk mengurangi debu dan pendingin udara serta
air cleaner untuk mengurangi bau.
c. Tata ruang kantor berpanorama (landscap office)
Tata ruang kantor berpanorama adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh tuman,
dekorasi, dan lainnya. Keuntungan tata ruang kantor berparonama adalah :
1) Pegawai merasa nyaman dan betah bekerja di dalam ruangan.
2) Pemandangan kantor terlihat segar dan hijau.
3) Udara menjadi lebih segar, serta suplai oksigen semakin banyak.
4) Tidak membutuhkan pencahayaan tinggi karena penerangan dari alam.
5) Produktivitas kerja meningkat karena pekerjaan dilaksanakan denganefisien.
Kerugian tata ruang kantor berpanorama yaitu :
1) Biaya pembuatannya tunggi.
2) Biaya perawatan tinggi.
3) Membutuhkan tenaga ahli dalam perancangan tata ruang kantor.
4) Konsentrai berkurang ketika terjadi sesuatu hal yang anh diluar ruangan.
d. Tata ruang kantor gabungan (mixed office)
Tata ruang kantor gabungan merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor
berkamar, tata ruang kantor terbuka, dan tata ruang berparonama.
B. Penataan tata ruang kerja
1. Prinsip latout yang efektif
Menuerut Martinez (1990) dan Quible (2001), ada beberapa prinsip yang harus
diperhatikan guna mendesi layout yaitu :
a. Menganalisis hubungan antara peralatan, informasi dan pegawai dalam arus kerja.
b. Mengondisikan arus kerja agar bergerak dalam bentuk garis lurus dan meminimalisasi
kemungkinan terjadinya crisscrossing dan backtacking.
c. Pegawai maupun tim kerja yabg melakukan pekerjaan serupa harus ditempatkan
dalam area yang berdekatan.
d. Pegawai maupun devisi yang berhubungan dengan public harus ditempatkan
berdekatan dengan pintu masuk kantor.
e. Pegawai maupun tim kerja yang membutuhkan konsentrasi harus ditempatkan
diruang kerja yang suasananya lebih tenang.
f. Alokasi ruang harus berdasarkan posisi, pekerjaan yang dilakukan, dan perlatan
khusus yang diperlukan masing-masing individu.
g. Furniture dan peralatan harus sesuai dengan kebutuhan.
h. Lorong harus aman dan lebar untuk mengantisifasi pengerahan yang efisien dari
pekerja.
i. Pertimbangkan keamanan harus diberikan prioritas tinggi.
j. Area terbuka yang besar lebih efisien dibandingkan ruang kecil yang tertutup.
k. Posisi yang tepat bagi pencahayaan, dekorasi AC, kelembapan dan control suara.
l. Memperhatikan kebutuhan perluasan kantor dimasa sekarang.
m. Pekerjaan harus datang kepada pegawai, bukan sebaliknya.
2. Area khusus
Area khusus yang harus diperhatiakn dalam merencanakan layout yaitu :
a. Reception area
Area ini sangat berpengaruh dalam menciptakan kesan pertama terhadap suatu
organisasi.
b. Ruang konferensi
Ruang ini semakin dibutuhkan karean tim kerja yang semakin meningkat akan
membutuhkan tempat diskusi atau rapat yang refresentatif.
c. Ruang computer
Perawatan ruang ini harus diperhatiak secara cermat karena harus benar-benar
terlindungi dari bahaya.
d. Ruang persuratan
Ruang persuratan terdiri dari :
1. Area penerimaan, yaitu surat akan diterima dan dicatat.
2. Area seleksi, yaitu surat dipih dan siapa didistribusikan kepada pihak yang dituju.
 3. Area surat keluar, yaitu surat keluar biasanya distempel, di beri nomor, dan
sebagainya sebelum dikirim kepihak luar.
e. Ruang penggandaan
Ruang ini biasanya dipakai untuk layanan fotokopi dan printer.
f. Area pusat penyimpanan
Sebaiknya ruangan ini terletak dipusat aktivisat kantor sehingga semua anggota
organisasi mudah mengaksesnya.
C. Factor-faktor yang mempengaruhi tata ruang
1. Perencanaan cahaya
Keuntungan penerangan :
a. Hasil pekerjaan bertambah
b. Kualitas pekerjaan lebih baik
c. Kesalahan-kesalah berkurang
d. Semangat kerja pegawai lebih baik
e. Mengurangi ketegangan dan kelelahan
f. Prestise lebih baik untuk perusahaan
2. Perencanaan warna
Keuntungannya :
a. Kantor tampak menjadi meyenangkan dan menarik pandangan.
b. Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas pegawai.
c. Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan
d. Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja pegawai.
e. Mengurangi rasa tertekan.
Para ahli membedakan tiga warna pokok, yaitu :
a. Warna merah adalah warana yang menggambarkan panas dan kegembiraan dalam
kegiatan kerja.
b. Warna kuning adalah warna yang menggambarkan kehangatan matahari.
c. Warna biru sebagai warna dari langit dan samudra yang menggambarkan
ketentraman dan keluwesan.
Menuerut Nadine Todd mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh terhadap
tamu yang datang, diantaranya :
 Kepercayaan terhadap kantor
 Efesiensi atau produktivitas
 Moral
3. Perencanaan udara
Keuntungannya :
1. Kenyamanan keberja pegawai terjamin.
2. Produktivitas kerja yang lebih tinggi.
 3. Kualitas pekerjaan yang lebih baik.
4. Semangat kerja yang lebih tinggi.
5. Kesehatan pegawai terpelihara dengan baik.
6. Kesan yang lebih baik dari pada tamu.
4. Perencanaan suara
Dengan suara gaduh berakibat pada :
1. Gangguan menta dan saraf bagi pegawai.
2. Kesulitan mengadakan konsentrasi.
3. Kesalahan yang lebih banyak.
4. Kelelahan yang bertambah.
5. Semangat kerja pegawai berkurang.

Untuk mengatasi factor suara yang sering mengurangi efisien kerja pada pegawai,
hendaknya diperhatikan hal-hal berikut :

1. Langit-langit dan dinding ruang dipakai lapisan-lapisan penyadap suara.

2. Mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis.
3. Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat.
4. Lantai-lantai ruang sebaiknya diberi alas karet atau semacam tegel dari bahan yang
tidak banyak meneruskan suara.

BAB 10 KOMUNIKASI KANTOR

A. Hakikat komunikasi
1. Pengertian komunikasi
Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa inggris “communication”), secara etimologi
atau menurut asal katanya adalah dari bahasa latin communicates. Komunikasi secara
etimologi merujuk pada adanya proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang
kepada orang lain. Menuerut para ahli :
a. Keiht Davis : komunikasi adalah proses jalur imformasi dan pengertian dari seseorang
ke orang lain.
b. Astrid Susanto : komunikasi adalah proses pengoperasian lambing-lambang yang
mengandung arti yang perlu dipahami bersama oleh pihak yang terlibat dalam
kegiatan komunikasi.
c. The Liang Gie : komunikasi adalah penyampaian warta yang mengendung macam-
macam keterangan dari seseorang kepada orang lain.
 Berdasarkan beberapa pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa komunikasi
kantor adalah proses penyampaian informasi, instruksi, atau perintah mengenai
pekerjaan atau tugas.
a. Lambing komunikasi adalah lambing atau simbol yang mengandung arti. Jenis-
jenis lambing komunikasi :
i. Lamabang suara
ii. Lambing bahasa
iii. Lambing warna
iv. Lambing gambar
v. Lambing gerak
b. Kegunaan langbang komunikasi
Kegunaan lambing komunikasi Air University USA dala, buku “communication
skill”
Komunikasi adalah proses yang memiliki 3 komponen : seseorang yang
memindahkan arti, simbol yang memindahkan arti, seseorang yang menerima
simbol dan memindahkan arti.
2. Asas dan fungsi komunikasi
Geoffery Mils dan Oliver Standing Ford mengemukakan empat asas pokok komunikasi
agar dapat berjalan dengan efektif, meliputi berikut.
a. Komunikasi berjalan antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain.
b. Orang hanya dapat memahami tentang suatu hal jika menghubungkan dengan hal
lain yang telah dimengerti.
c. Orang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya
dimengerti.
d. Orang tidak paham dalam menerima pesan mempunyai kewajiban untuk meminta
penjelasan.
Komunikasi menjalankan 4 fungsi utama dalam organisasi atau perusahaan, meliputi
beriku :
a. Pengendalian, untuk mengendalikan perilaku anggita dengan cara.
b. Motivasi, untuk memperkuat motivasi dengan menjelaskan ke para pegawai
tentang apa yang harus dilakukan.
c. Pengungkapan emosi, jujur komunikasi dan memfasilitasi pelepasan ungkapan
emosi perasaan dan pemenuhan kebutuhan sosial.
d. Infotmasi, yaitu memberikan informasi yang deperlukasn untuk mengambil
keputusan melalui penyampaian data guna mengenali dan mengevaluasi pilihan-
pilihan alternative.
3. Unsur komunikasi
Unsur komunikasi meliputi :
 a. Source/sumber adalah pencipta pesan atau asal mula pesan terbentuk.
b. Sender/encoder/communicator. Adalah sebutan untuk penyampaian pesan atau
pengirim pesan.
c. Receiver/decoder, adalah orang yang menerima pesan atau berita.
d. Messege/pesn, adalah ransangan atau stimulant yang diberikan sender kepada
receiver berupa simbol verbal maupun nonverbal.
e. Channel/saluran/, yaitu media yang digunakan agar pesan dari sender dapat diterima
oleh receiver. Contoh channel adalah telepon, televidi dan internet.
f. Feedback/umpan balik, yaitu tanggapan yang diberikan oleh receiver terhadap pesan
yang ia terima dan bersifat temporal.
g. Effect/dampak, yaitu hal yang terjai setelah proses komunikasi berakhir.
h. Noise/gangguan, merupaj
i. Kan gangguan-gangguan yang terjadi dalam proses komunikasi. Noise terbagi dalam
3 bentuk, yaitu physical noise, physiological noise, semantic noise.
4. Menfaat komunikasi ditempat kerja
1. Dapat mendapatakan keterangan attau informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan
pekerjaan,
2. dapat mewujudkan kerja sama antar personil ditempat kerja dalam rangka
pelaksanaan tugas/pekerjaan
3. Dapat memudahkan dalam pengambilan keputisan
4. Dapat memudahkan dalam penyampaian kebijakan, peraturan, ataupun kestuan
yang berlaku ditempat kerja
5. Dapat meningkatkan nlai-nilai kebersamaan dan kekeluargaan ditempat kerja
6. Dapat memudahkan karyawan maupun pimpinan dalam mengakses perkembangan
ilmu dan teknologi.
Lima hal yang dapat mempengaruhi keberhasilan komunikasi
a) Komunikasi dapat berperan dengan baik.
b) Tujuan komunikasi jelas
c) Isi komunikasi jelas
d) Alat komunikasi tepat
e) Komunikasi menarik
5. Proses komunikasi
a. Penginterpretasian awal
Hal yang diinpretasikan adalah mitif komunikasi, terjadi dalam diri komunikator.
b. Penyandian
Tahap ini disenut encoding, dimana akal budi manusia berfungsi sebagai encorder,
alat penyadian berguna mengubah pesan abstrak menjadi konkret.
c. Pengiriman
 Proses ini terjadi ketika komunikator melakukan tindakan komunikasi, yaitu mengirim
lambing komunikasi dengan peralatan jasmaniah yang disebut transmitter (alat
pengirim pesan)
d. Perjalanan
Tahapan ini terjadi antara komunikator dan komunikasi, sejak pesan dikirim hingga
pesan diterima oleh komunikasi.
e. Penerimaan
Tahapan ini ditandai dengan diterimanya lamabang komunikasi melalui peralatan
jasmaniah komunikasi.
f. Penyandian balik
Tahap ini pada diri komunikasi sejak lambing komunikasi diterima melalui peralatan
yang berfungsi sebagai receiver hingga akal budinya berhasil menguraikan
(recording)
g. Penginterpretasian akhir
Tahap ini terjadi pada komunikasi,sejak lambing komunikasi berhasil diuraikan dalam
bentuk pesan
6. Jenis-jenis komunikasi
a. Komuniksasi menurut penyampaiannya
1. Komunikasi lisan : terjadi secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak.
2. Komunikasi tertulis : adalah komunikasi yang dilaksanakan dalam surat dan
digunakan untuk menyampaiakan berita secara singkat dan jelas ditulis dengan
maksud atau tujuan tertentu.
b. Komunikasi menurut kalangsungannya
1. Komunikasi langsung, merupakan proses dilaksanakannya komunikasi secara
langsung tanpa bantuan perantara orang krtiga ataupun media komunikasi yang
tidak dibatasi oleh jarak.
2. Komunikasi tidak langsung, adalah proses berjalannya komunikasi melalui
perantara atau bantuan alata atau media komunikasi.
c. Komunikasi menuerut perilaku
1. Komunikasi formal, merupakan komunikasi yang terjadi antara anghota
organisasi yang memiliki tata cara yang telah diatur dalam struktur organisasinya.
2. Komunikaso informal, bisa disebut pula kabar burung atau desas-desus.
3. Komunikasi nonformal, merupakan komunikasi yang terjadi antara komunikasi
yang berhubungan dengan tugas pekerjaan organisasi yang bersifat pribadi.
d. Komunikasi menurut maksudnya
Menuerut maksud dan tujuan dilakukannya, komunikasi dapat dibedakan menjadi :
ceramah, pidati, memberi prasarana, wawancara, memberi perintah atau tugas.
e. Komunikasi menurut jaringan kerja
 1. Komunikasi jaringan kerja rantai, yang terjadi menurut saluran hierarki organisasi
dengan jaringan komando sehingga mengikuti pola komunikasi formal.
2. Komunikasi jaringan kerja lingkaran, yang terjadi melalui saliran komunikasi yang
berbentuk lingkaran.
3. Komunikasi jaringan bintang, yang terjadi melalui satu sentral dan saluran yang
dilalui lebih pendek.
B. Bentuk komunikasi kantor
1. Komunikasi internal
Adalah semua pesan yang dikirim dan diterima didalam suatau organisasi, baik yang
formal maupun informal. Komunikasi internal di bagi menjadi :
a. Komunikasi vertical
Komunikasi vertical adalah komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari
bawahan kepada pimpinan secara timbal balik (two way traffic communication).
b. Komunikasi horizontal
Komunikasi horizontal adalah komunukasi secara mendapat, yang biasanya dilakukan
oleh antaranggota staf, sesame karyawan, dan sebagainya.
c. Komunikasi diagonal
Komunikasi diagonal menuerut Oneng Uchjana Effendy disebut juga komunikasi
antara pimpinan seksi dengan karyawan seksi lain.
2. Komunikasi eksternal
Komunikasi eksternal yaitu komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak
diluar organisasi. Dibagi menjadi :
a. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak
Komunikasi dari organisasi kepada khalayak pada umumnya bersifat informative,
sehingga khalayak merasa ada ketertiban setidaknya ada hubungan batin.
b. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi
Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek
dari kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi.
C. Etika menerima tamu di kantor
Hal-hal yang harus diperhatikan pada saat menemui tamu meliputi barikaut.
1. Bersikap ramah, memberikan salam, dan menyapanya.
2. Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman.
3. Tanyakanlah maksud kedatangannya dan berikan informasi yang sejelas-jelasnya.
4. Apabila sudah ada janji, tepat waktu, apabila sedang ada tugas diluar kantor harus
memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu
dipertimbangkan).
5. Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada ditempat, usahakan agar tamu meninggalkan
pesan dan catat segera serta beritahukan kepada pejabat yang dituju.
 6. Bila tamu harus menunggu, usahakan agar tamu menunggu dengan suasana yang
menyenangkan dan berikan bacaan (surat kabar, majalah).
7. Biasny diinstansi atau perusahaan ada petugas khusus penerima tamu yang disebut
resepsionis.
Tata cara mengantar dan melayani tamu meliputi berikut.
1. Jangan membeda-bedakan tamu berdasarkan dari jabatan atau penampilan.
2. Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan maka sambutlah tamu dengan senyum
dan sikap ramah.
3. Apabila tamu datang segera sambut, jangan sekedar menengok kesamping atau bersikap
acuh tak acuh sambil melakukan pekerjaan.
4. Ketika mengantar tamu tunjukkan kearah yang dituju dengan telapak tangan kearah atas
dan jari rapat, menunjuk arah dengan telunjuk adalah sifat yang tidak sopan.
5. Ketika mengantar tamu ketempat tujuan, berjalanlah agak kedepan dengan posisi sedikit
miring sambil sesekali menengok ke belakang untuk memperhatiakn jalan tamu.
6. Membukakan pintu untuk tamu.
7. Tamu yang diterima biasnya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu diruangan tamu
yang sudah disediakan oleh kantor.
D. Penanganan telepon kantor
1. Etika menerima telepon
a. Segera angkat gagang telepon sebelumtelepon berdering yang ketiga kali.
b.Jangan menganggap bahwa penggilan telepon merupakan gangguan pekerjaan.
c. Berhati-hati agar nada kesal tidak terdengar pada lawan bicara.
d.Jawablah telepon dengan menyebutkan identitas sesuai kebijakan pimpinan.
e. Segera tanyakan kepada siapa berbicara dan tanyakan keperluannya.
f. Pada waktu menerima telepon, kata-kata yang diucapkan harus jelas, berilah
penekanan pada kata-kata secara beruntun.
g. Batasi pembicaraan ditelepon secara pribadi.
h.Apabila pimpinan tidak berada dikantor, beritahukan bahwa pimpinan sedang tidak
ada ditempat dengan menggunakan bahasa yang sopan dan jangan lupa tawarkan
kepada penelpon untuk meninggalkan pesan.
i. Apabila menerima telepon untuk pimpinan, tanyakan dahulu pada pimpinan
kesediaannya menerima telepon.
j. Apabila pimpinan sedang berada dikantor tapi sedang melakukan pembicaraan telepon
dengan orang lain, sedangkan ada telepon lain untuk pimpinan, tanyakan kepada
penelopon untuk menunggu atau tanyakan apabila penelepon bersedia menelepon
kembali.
k. Menggunakan salam penutup dan segera tutup telepon secara perlahan.
2. Melakukan panggilan telepon atau menelepon
a. Menekan nomor telepon yang dituju dengan tepat sesuai yang dimaksud.
b. Bila ada kesalahan menelepon, segeralah minta maaf.
c. Berikan salam dan menyebutkan identitas diribila telah tersambung lalu katakana
pada siapa anda ingin bicara atau meninggalkan pesan.
d. Jika hubungan terputus, segera telepon kembali.
e. Mengemukakan maksud dan tujuan dengan tepat jelas dan mudah dipahami.
f. Fokuskan perhatian pada orang yang ditelepon.
g. Jika oranf yang dihubungi tidak ada ditempat, jangan memaksa bertanya
keberadaannya, cukup katakana pesan atau Tanya kapan waktu yang paling tepat
untuk meneleponnya.
h. Tinggalkan pesan yang jelas dan spesifik.
i. Jika pembicaraan anda terganggu karena harus bicara dengan orang lain, jangan lupa
bilang :