Makalah Administrasi Umum

“ Sistem Kearsipan, Peralatan Kantor, dan Tata Ruang Kantor”

Disusun Oleh :
Muhammad Insan Kamil
X-BDP 1

SMK Negeri 8 Jakarta

Tahun Ajaran 2018/2019
 Sistem Kearsipan – Bab 5

A. Sistem Kearsipan (Filling System)

Sistem kearsipan adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu
pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi,
warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali dengan mudah.

- Pengertian Filling System

Sistem penyimpanan (Filling system) dapat didefinisikan sebagai sistem
pengelolaan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih
untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan
biaya.
2. Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan
Peralatan dan perlengkapan penyimpanan meliputi berikut.

a. Filling Cabinet : lemari untuk menyimpan arsip.

b. Guide : sekat petunjuk yang terbuat dari karton dengan ukuran
tertentu yang membuat kode pada tab-nya.
c. Folder : map berupa lipatan karton yuang digunakan untuk
menyimpan warkat yang ditempatkan dibelakan Guide.
d. Rak Sortir : rak untuk memisahkan surat/warkat kedalam foldermasing-
masing.
e. Kartu Indeks : kartu yang digunakan sebagai alat bantu untuk memudahkan
penemuan kembali arsip.
f. Laci Kartu Indeks: laci tempat menyimpan kartu indeks sesuai dengan urutan
abjad.
B. Penyimpanan Berdasarkan Sistem Abjad

1. Peraturan Mengindeks
Dalam sistem abjad, biasanya yang diindeks dan diberi kode adalah nama
orang, perusahaan, instansi pemerintah, serta organisasi/ penghimpunan.

2. Merancang Daftar Klasifikasi

Dalam merancang klasifikasi abjad nama-nama dikelompokkan menjadi
empat kelompok, yaitu : nama aperorangan, nama perusahaan, instansi pemerintah,
nama organisasi, dan perhimpunan.
C. Penyimpanan Berdasarkan Sistem Tanggal
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan tanggal, bulan, atau tahun. Dalam kearsipan sistem tanggal, klasifikasi
dilakukan atas subjek (diambil dari tahun), subsubjek (diambil dari bulan), dan sub-
subsubjek (diambil dari tanggal) yang ditetapkan berdasarkan tanggal surat/arsip itu
dibuat.

D. Penyimpanan Berdasarkan Sistem Wilayah

Penyimpanan berdasarkan sistem wilayah adalah sistem penyimpanan
dokumen, berkas, dan/atau arsip yang dijadikan pedoman untuk menyimpan dan
menemukan kembali arsip berdasarkan wilayah dari pengirim surat atau wilayah
yang kita kirimi surat.
E. Penyimpanan Berdasarkan Sistem Nomor
Penyimpanan berdasarkan sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan
penemuan kembali arsip dengan menggunakan kode angka/nomor.

1. Sistem Ilustrasi
sistem pengarsipan yang menggunakan warna atau angka untuk
menandakan batas.
2. Sistem Pengarsipan Nomor Langsung
sistem pengarsipan yang ditandai dengan petunjuk pada posisi pertama
dengan tanda merah.
3. Sistem Pengarsipan Setara
sistem pengarsipan yang mempunyai folder bewarna dengana nomor-nomor
bercetak tebal yang berurutan.
F. Penyimpanan Berdasarkan Sistem Pokok Masalah
penyimpanan berdasarkan sistem subjek adalah tata cara penyimpanan dan
penemuan kembali arsip berdasarkan subjek atau pokok masalah/perihal dari arsip
itu.

1. Daftar Klasifikasi Subjek Standar

daftar ini disebut standar karena daftar ini sudah merupakan standar umum
di dunia internasional.
2. Daftar Klasifikasi Subjek Buatan Sendiri
cara yang terbaik penyimpanan arsip yang mempergunakan sistem subjek
adalah menggunakan daftar klasifikasi subjek buatan sendiri. Hal ini disebabkan
oleh kebutuhan, fungsi, dan tugas setiap kantor tidaklah sama.
 Peralatan Kantor – Bab 6

A. Hakikat Peralatan Kantor

Suatu kantor dalam melakukan aktivitas tidak lepas dari peralatan kantor
sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor.

1. Pengertian Peralatan Kantor

Peralatan kantor merupakan sarana dan prasarana yang dapat
memeperlancar atau mempercepat pelaksanaan pekerjaan kantor.

2. Jenis Peralatan Kantor

 Perabot Kantor : barang/benda kantor yang berfungsi untuk penunjang
terhadap pekerjaan kantor. Misalnya meja, kursi, rak,
dsb.
 Peralatan Kantor : barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan
suatu pekerjaan kantor. Misalnya kertas, amplop, pita
mesin, dsb.
 Mesin Kantor : segala macam mesin kantor yang digunakan untuk
memproses pekerjaan kantor, misalnya mesin TIK,
komputer, stensil, dsb.
 Pesawat Kantor : mesin kantor yang digunakan untuk komunikasi, baik
didalam maupun luar kantor. Misalnya intercom, telepon,
dsb.
 Interior Kantor : semua jenis fasiitas yang berfungsi untuk menghias kantor
sehingga tercipta keserasian. Misalnya lukisan, lampu, dan
vas bunga.
B. Menggunakan Peralatan Kantor
1. Kegunaan Peralatan Kanot yang Habis Pakai
 Stopmap (folder)
 Snelhecter
 Ordner
 Jepitan kertas/paper clip
 Nietjes atau steples
 Kertas linen
: untuk memberi kode/tanda.
: untuk menyimpan surat warkat yang telah
diproses.
: untuk menyimpan dokumen yang telah
diproses.
: untuk menyatukan surat dan lampiran agar
tidak tercecer.
: untuk dijepretkan pada kertas dan kawat.
: untuk mencetak piagam dan amplop.
 Cap tanggal/stamping date/dater : untuk membubuhkan tanggal dari hari yang
diperlukan pada surat atau warkat lainnya.
 Sheet correction : untuk menutup huruf yang salah ketik pada
kertas sheet stencil.
 Tipp-Ex/correction fluid : untuk menutup huruf yang salah pada
pengetikan diatas kertas biasa.
 Formulir atau blangko : untuk menghimpun dan menyampaikan
keterangan yang diperlukan.
 HVS (Hout Vry Schrieft) : untuk pengetikan asli surat dinas.
 Kertas tembusan/dooslag paper : untuk tembusan pengetikan
 Onion skin/kertas kulit bawang : untuk mengirim surat keluar negeri atau
untuk penyekat dalam album foto.
 NRC (No Carbon Required) paper : untuk menggandakan warkat tanpa
memerlukan karbon lagi.
C. Kegunaan Peralatan Kantor
 Timbangan Surat
Untuk menimbang surat dengan maksud untuk menentukan besar biaya pengiriman.

 Letteropener/mail opener
Untuk membuka surat dengan cepat dan menjaga agar surat yang dibuka dalam
keadaan baik dan tidak sobek.

 Numerator/numbering machine
Untuk memberi nomor secara urut, baik memberi nomor pada surat yang belum
diketik secara langsung ataupun pada buku agenda surat keluar secara berturut-turut
dengan nomor yang sama.
 Pengungkit kawat jepret/staples remover
Untuk melepas atau mencabut kawat jepret yang terdapat pada bundelan warkat.

 Card machine atau mesin kartu berlubang

Untuk pemrosesan yang dapat mencatat, menyimpan, atau membaca dan mengolah
lebih lanjut data yang diperlukan dengan memakai kartu yang dilubangi pada
tempat-tempat tertentu.

 Pensheet/stylus
Untuk membuat garis, gambar, tanda tangan, atau simbol lain pada kertas stensil
yang dibawahnya diberi alas stensil writting plate.

 Spindlefile (tancapan warkat)

Untuk menghimpun warkat.
 Tata Ruang Kerja– Bab 7

A. Hakikat Tata Ruang Kantor

1. Pengertian Tata Ruang Kantor (Layout)

Tata ruang kantor diartikan sebagai pengaturan perabota, mesin, dan sebagianya
didalam ruangan yang tersedia.

2. Asas Tata Ruang Kantor

 Asas jarak terpendek
 Asas rangkaian kerja
 Asas penggunaan segenap ruang
 Asas perubahan susunan tempat kerja
3. Jenis Tata Ruang Kantor
a. Tata Ruang Kantor Berkamar (Cubical Type Office)
Adalah tata ruang untuk bekerja yang dipisahkan menggunakan sekat/kamar-kamar.

b. Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Office)

Adalah pengaturan tata ruang kantor dengan menggunakan sebuah ruangan besar untuk
bekerja yang ditempati beberapa orang pegawai.

c. Tata Ruang Kantor Berpanorama (Landscape Office)

Adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi, dan lainnya.

d. Tata Ruang Kantor Gabungan (Mixed Office)

Merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka,
dan tata ruang kantor berpanorama.
B. Penataan Tata Ruang Kerja
1. Prinsip Layout yang efektif
- Kesatuan, komposisi yang baik dan enak utnuk dilihat
- Variasi, agar tidak mononton/membosankan
- Keseimbangan, dalam layout sehingga terlihat sepadan, serasi dan selaras
- Irama, yang berupa pengulangan bentuk atau unsur-unsur layout dan warna
- Harmoni, keselarasan atau keserasian hubungan antara unsur-unsur yang memberikan kesan
kenyaman dan keindahan
- Proporsi, yang merupakan suatu perbandingan jarak
- Kontras, yang merupakan perpaduan antara warna gelap dan terang

2. Area Khusus
 Reception area
 Ruang konferensi
 Ruang komputer
 Ruang persuratan
 Ruang penggadaan
 Area pusat penyimpanan
LATIHAN SOAL BAB 5 – UJI KOMPETENSI SISWA
1. Penempatan arsip secara berderet menyamping dirak disebut...
2. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu...
3. Lembar pinjam arsip kedua akan...
4. Kegiatan menentukan tanda pengenal arsip untuk memudahkan penemuan kembali
arsip disebut...
5. Sistem penyimpanan yang proses penyimpanannya menekankan pada daerah asal surat
disebut sistem...
6. Kelompok yang berfungsi sebagai petunjuk tempat arsip disimpan, yaitu...
7. Surat-surat diletakkan dalam ... Setelah itu disimpan pada laci/filling kabinet.
8. Suatu alat bantu untuk mempermudah penemuan arsip adalah...
9. Saat menyerahkan arsip kembali peminjam turut dilampirkan...
10. Untuk memberi batas antara kelompok arsip dengan kelompok arsip yang lain
diperlukan...
11. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip atau dokumen yang berdasarkan isi
dokumen yang disimpan disebut...
12. Bambang Yudi Chaniago diindeks menjadi...
13. Pengendalian kegiatan pengurusan surat/arsip, sepenuhnya dibebankan dan
dipertanggungjawabkan secara terpusat padasuatu organisasi yang disebut unit kearsipan.
Pengendalian ini menggunakan asas...
14. Dalam penyimpanan sistem tanggal, jika satu laci memuat arsip dalam datu tahun, jumlah
guide yang dibutuhkan adalah...
15. Penyimpanan surat menurut abjad memerlukan hanging folder paling sedikit jumlahnya
adalah...
16. Contoh tanda perintah penyimpanan adalah...
17. Caption (kata lengkap) dalam sistem wilayah adalah...
18. Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik seperti berikut, kecuali...
19. Suatu nama atau nomor yang digunakan untuk mengindetifikasi arsip/dokumen untuk tujuan
filling disebut...
20. Untuk mencegah terjadinya kehilangan arsip akibat peminjaman yang tidak tertib, makan dapat
digunakan...
ESSAY –BAB 5
1. Jelaskan asal kata dari arti istilah kearsipan!
2. Uraikan tentang guide beserta fungsinya!
3. Sebutkan langkah-langkah penemuan kembali surat sistem wilayah!
4. Apa sajakah langkah-langkah menyimpan arsip berdasarkan sistem tanggal?
5. Sebutkan peraturan mengindeks dan memberi kode instansi pemerintah!

PERBAIKAN – BAB 5
1. Apakah yang dimaksud sistem penyimpanan arsip (filling system)?
2. Jelaskan empat macam folder!
3. Uraikan tentang sistem filling abjad!
4. Jelaskan cara pengarsipan nomor langsung!
5. Sebutkan cara menyusun dan menggunakan peralatan kearsipan sistem tanggal
pada kantor! Organisasi kecil yang arsipnya belum banyak!
LATIHAN SOAL BAB 6 - UJI KOMPETENSI SISWA
1. Alat pengganda yang hasil pemindaiannya akan ditransfer ke komputer disebut mesin...
2. Lipatan yang terbuat dari kertas tebal atau plastik tebal dengan berbagai variasi alat
penjepit didalamnya disebut...
3. Alat untuk melepas atau mencabut kawat jepret yang terdapat pada bundelan warkat
sehingga terlepas dan menjadi lembaran-lembaran disebut...
4. Tempat untuk menghimpun warkat dengan cara memasukan warkat tersebut dan
mempunyai alas sehingga dapat berdiri diatas meja disebut...
5. Kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung
hasil penggadaan barang dinamakan...
6. Benda yang termasuk perabot kantor adalah...
7. Sistem yang dapat memperkecil fotokopi dari aslinya disebut...
8. Mesin stensil dapat menghasilkan dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak
menggunakan pembantu kertas master yang disebut...
9. Intercom, telepon, dan faksmile termasuk...
10. Mesin kantor dapat berupa...
11. barang-barang kantor yang dapat dipakai berulang kali atau tahan lama disebut...
12. Kertas yang akan menimbulkan bekas/tulisan apabila terkena tekanan, sehingga
dapat menggandakan warkat tanpa memerlukan karbon yaitu...
13. Agar surat dalam amplop dibuka dengan cepat tanpa merusaknya sebaiknya
menggunakan...
14. Cara menggunakan perforator yaitu...
15. Ujung penahan ungkit dan pengungkit merupakan bagian dalam...
16. Berikut ini cara melakukan panggilan melalui aiphone, kecuali...
17. Langkah pertama mematikan komputer adalah...
18. Jarak paling dekat untuk melihat proyeksi yang menggunakan OHP adalah...
19. Bagian mesin stensil manual yang berguna untuk menggerakan mesin adalah...
20. bagian-bagian faksmile meliputi berikut, kecuali...
ESSAY – BAB 6
1. Jelaskan pengertian peralatan kantor secara umum!
2. Uraikan langkah-langkah penanganan peralatan kantor!
3. Apakah yang dimaksud letter opener/mail opener? Sebutkan pula macamnya!
4. Deskripsikan cara pengoperasian perforator!
5. Apa sajakah fungsi dictaphone/mesin ketik!

PERBAIKAN – BAB 6
1. Jelaskan pengertian mesin kantor beserta contohnya!
2. Apa yang dimaksud NCR paper?
3. Tuliskan cara pengoperasian numerator!
4. Apa sajakah keuntungan menggunakan faksmile?
5. Deskripsikan cara pengoperasian OHP (Over Head Projector)!
LATIHAN SOAL BAB 7 – UJI KOMPETENSI SIWA
1. Kerugian tata ruang kantor berhias atau berpanorama, yaitu...
2. Asas pengguanaan segenap ruang dalam tata ruang kantor artinya...
3. Pengertian tata ruang kantor menurut Quible adalah...
4. Gambar diatas dinamakan tata ruang kantor...
5. Suatu tata ruang kantor mempergunakan sepenuhnya ruang kantor termasuk
didalamnya secara vertikal keatas dan kebawah, artinya menganut asas...
6. Contoh storage area adalah...
7. Keuntungan menggunakan tata ruang kantor terbuka adalah...
8. Ruang kantor sebagai pusat komunikasi, jika perusahaan masih menggunakan
dokumen dalam bentuk kertas, yaitu ruang...
9. Keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah...
10. Suhu/temperatur, kelembapan, dan sirkulasi/ventilasi merupakan bagian standar
tata ruang kantor yang berhubungan dengan...
11.Tata ruang yang baik adalah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak
telampau sukar atau tidak memakan biaya yang besar, artinya berprinsip pada asas...
12. Kerugian tata ruang kantor berkamar, yaitu...
13. Berikut tentang asas tangkaian kerja, kecuali...
14. Berikut ini keuntungan dari implementasi prinsip tata ruang yang baik, kecuali...
15. Luwes atau fleksibel apabila diperlukan perubahan ruangan dan tidak memerlukan biaya
tinggi merupakan kelebihan tata ruang kantor...
16. Ruangan kerja yang semua aktifitasnya dilaksanakan pada saturuang besar terbuka
disebut tata ruang...
17. Tata ruang kantor adalah suatu yang berada disekitar pekerja yang meliputi cahaya,
warna, udara, suara serta, musik yang mempengaruhi dirinya dalam menjalankan tugas-
tugas yang dibebankan. Pendapat tersebut dikemukakan oleh...
18. Area pusat penyimpanan sebaiknya terletak di...
19. Penyebab general office area lebih banyak disukai daripada private office area, yaiut...
20. Tata ruang yang tepat untuk ruang atasan, yaitu...
ESSAY – BAB 7
1. Jelaskan maksud asas perubahan susunan tempat kerja dalam tata ruang kantor!
2. Uraikan tentang variasi penyusunan meja kerja yang berupa susunan kelompok!
3. Sebutkan tiga area dalam ruang persuratan!
4. Jelaskan tentang tata ruang kantor terbuka (open plan office)!
5. Sebutkan lima saja prinsip layout kantor yang efektif menurut Martinez dan Quible!

PERBAIKAN – BAB 7
1. Tuliskan pengertia tata ruang kantor menurut tiga ahli!
2. Jelaskan yang dimaksud dengan asas jarak terpendek dalam tata ruang kantor!
3. Sebutkan pedoman dalam menyusun tata ruang kantor!
4. Tuliskan pengertian tata ruang kantor tertutup/berkamar! Sebutkan pula kelebihan dan
kelemahannya!
5. Sebutkan manfaat ruang kantor yang ditata denganbaik menurut Tahi Liang Gie
KUNCI JAWABAN UJI KOMPETENSI SISWA – BAB 5

1. C. Lateral
2. A. Tab guide dan badan guide
3. C. Disimpan oleh peminjam
4. B. Mengindeks
5. E. Wilayah
6. B. Guide
7. A. Folder
8. B. Kartu indeks
9. D. Lembar pinjam arsip (2)
10. B. Guide
11. B. Sistem subjek atau pokok
12. D. Chaniago, Bambang, Yudi
13. A. Sentralisasi
14. C. 12 guide
15. B. 26 buah
16. D. Ceklis
17. C. Nama tempat alamat yang dituju
18. B. Membuang banyak biaya
19. D. Kode
20. C. Out slip
ESSAY – BAB 5
1. Kearsipan berasal dari kata arsip; dalam bahasa Inggris disebut file, sedangkan kearsipan
disebut filling. File mengacu pada benda, sedangkan filling mengacu pada kegiatan.
2. Guide adalah sekat petunjuk yang terbuat dari karton atau kertas tebal dengan ukuran
tertentu yang memuat kode pada tab-nya. Guide berfungsi sebagai pembatas kelompok dan
sekaligus sebagai petunjuk folder yang ada dibelakangnya.
3. Tentukan jenis surat yang dibutuhkan, tetapkan kode berdasarkan nama/judul yang telas
diindeks, mengambil arsip dari tempatpenyimpanan dan menggantinya dengan slip out,
menyerahkan arsip kepada peminjamnya.
4. 1. singkirkan benda yang dapat merusak arsip.
2. sebelum arsip dimasukan dalam folder, sebaiknya folder ditarik keatas.
3. tempatkan pada folder bagian atas tepi kiri.
4. arsip-arsip paling kanan pada folder awal selalu ditempatkan diatas.
5. arsip yang disimpan dalam folder ditata berdasarkan bulan, kemudian tanggal
5. 1. nama instansi pemerintahan, yang diindeks adalah nama pokok dari instansinya, sifat
organisasi ditempatkan dalam kurung.
2. nama instansi negara asing, yang diindeks unit politik negara yang bersangkutan.
PERBAIKAN – BAB 5
1). Sistem penyimpanan arsip adalah sistem pengelolaan dan penemuan kembali
arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan efektivitas dan
efisiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan biaya.
2). - brief order, yaitu map besar yang terbuat dari karton tebal
didalamnya terdapat penjepit arsip.
- stoftmap, yaitu berkas lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastik.
- snelhecter, yaitu map yang terbuat dari plastik yang didalamnya terdapat alat
penjepit.
- hangging map, yaitu map tanpa penjepit yang digantung pada gawang filling
cabinet.
3). Filling abjad adalah sistem penerimaan, penusunan, penyimpanan, penggunaan,
pemeliharaan, dan penemuan kembali surat/warkat dengan menggunakan petunjuk
abjad nama orang atau nama organisasi menurut tata urutan abjad mulai dari huruf A
sampai Z.
4). Sistem nomor langsung mempunyai bagian utama dengan penomoran ratusan
yang ditandai dengan petunjuk pada posisi pertama dengan tanda merah,
subbagiannya ditandai dengan petunjuk pada posisi kedua dengan tanda biru dan
petunjuk posisi ketiga ditandai dengan petunjuk warna kuning.
5). - kode laci diambil dari tahun.
- kode guide diambil dari bulan.
- kode folder diambil dari tanggal.
KUNCI JAWABAN UJI KOMPETENSI SISWA – BAB 6
1. A
2. C
3. B
4. A
5. A
6. D
7. B
8. E
9. D
10. C
11. D
12. A
13. C
14. A
15. E
16. D
17. E
18. D
19. B
20. B
ESSAY – BAB 6
1. Peralatan atau perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk
menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan dikantor. Misalnya kertas,
amplop, pita mesin, dll.
2. - pengadaan : usaha untuk memperoleh peralatan kantor sesuai
kebutuhan yang ditentukan.
- penyimpanan : kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang.
- pengeluaran : penyaluran barang dari gudang kepada pemakai.
- pemeliharaan : usaha agar barang tetap dalam keadaan baik.
- penghapusan : usaha untuk mengahpus barang-barang sesuai peraturan yang
berlaku.
3. Letter opener/mail opener adalah alat yang digunakan untuk membuka surat
dengan cepat dan menjaga agar surat yang dibuka dalam keadaan baik dan tidak
sobek. Ada dua macam letter opener, yaitu hand envelope opener dan automatic
mail opener.
4. Cara pengoperasian perforator :
a. Siapkan kertas yang akan dilubangi, maksimum 10 lembar.
b. Kemudian kertas diletakan dipapan kertas pada posisi tengah sampai tepi.
c. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang.

5. Fungsi mesin dikte :

 Untuk mencatat/merekam hal-hal yang berkenaan dengan penugasan yang
diberikan pimpinan kepada bawahannya.
 Untuk mendikte surat dengan cepat oleh seorang sekretaris.
PERBAIKAN – BAB 6
1. Mesin kantor adalah sebuah alat yang dipergunakan untuk menghimpun, mencatat, dan
mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha.
2. NRC paper adalah sejenis kertas yang telah diberi lapisan kimia, yang akan menimbulkan
bekas/tulisan apabila terkena tekanan.
3. - beri tinta pada bantalan huruf.
- atur nomor awal yang akan digunakan.
- cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator
4. Menjadi lebih efisien, tidak menimbulkan biaya yang besar dan mudah dalam perawatannya.
5. - siapkan peralatan dan ruangan.
- meletakkan dan membauka layer.
- letakan OHP dalam posisi lurus.
- atur letak tempat duduk agar semua bisa meihat dengan baik.
- tutup jendela bila perlu agar lebih jelas.
- hidupkan OHP dan usahakan agar sinar berada pada layer.
KUNCI JAWABAN UJI KOMPETENSI SISWA – BAB 7
1. C
2. A
3. D
4. E
5. B
6. D
7. B
8. D
9. D
10. C
11. B
12. C
13. E
14. D
15. A
16. A
17. E
18. C
19. A
20. A
ESSAY – BAB 7
1. Asas ini memungkinkan apabila dikantor ada perkembangan baik pada pekerjaaan
mapupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.
2. - pekerjaan yang ada harus dilakukan oleh kelompok pegawai secara bersama-sama.
- ingin menghemat ruangan secara maksimal mungkin.
3. - area penerimaan
- area seleksi
- area surat keluar
4. Tata ruang kantor terbuka merupakan ruang yang dipergunakan untuk bekerja tidak
menggunakan penyekat, tapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada sutu ruang besar
terbuka.

5. Harus memperhatikan tugas pegawai, arus kerja, bagan organisasi, jaringan komunikasi,
dan proyeksi kebutuhan tenaga kerja dimasa yang akan datang.
PERBAIKAN – BAB 7
1. - Quible : layout menjelaskan penggunaan ruang seacar efektif serta mampu memberikan
kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan.
- Littlefield dan Peterson : layout merupakan penyusunan perabotan dan perlengkapan
kantor pada luas lantai yang tersedia.
- Terry : layout sebagai proses penentuan kebutuhan akan ruangan dan tentang
penggunaan ruangan secara terperinci guna menyiapkan susunan yang praktis untuk
pelaksaan kerja.

2. Asas jarak terpendek adalah perubahan ruang kantor atas dasar ini yang mengatur meja
dengan tabel antar tabel yang tidak terlalu lebar sehingga perpindahan antar karyawan bisa
alebih cepat.

3. - mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif

- Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi para pegawai
- Memberikan kesan yang positif
- Meningkatkan produktifitas kerja pegawai, dsb.
4. Tata ruang kantor berkamar adalah tata ruang untuk bekerja yang dipisahkan
menggunakan sekat/kamar-kamrar.
- Kelebihan : konsentrasi kebih terjamin, pekerjaan yang bersifat rahasia lebih
terjamin, dapat lebih menghargai tamu, dsb.
- Kerugian : komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, diperlukan
biaya yang besar, memerlukan ruangan yang luas, dsb.

5. - mencegah hamburan staf dan waktu.

- Memastikan kelancaran proses kerja yang relevan.
- Mencegah bagian lain dari staf terganggu.
- Memungkinkan penggunaan ruangan secara efisien.
- Menciptakan suasana kerja yang menyenangkan.