TUGAS KESEKRETARIATAN

KELOMPOK 6:

AHMAD RAISUL ASNAN (02)

SALSABILA ROUDLOTUL FIRDAUS (20)

TIARA DELLA SAFITRI (24)

1D/D-III ADMINISTRASI BISNIS

POLITEKNIK NEGERI MALANG
2019
1. Peralatan Kantor
a) Kertas
Kertas merupakan salah satu perlengkapan
kantor yang dibutuhkan untuk menulis,
mencetak maupun menggambar.

b) Pulpen dan Pensil

Untuk menulis suatu dokumen ataupun
mengenai administrasi

c) Penghapus Cair
Sabagai landasan untuk menghapus biasanya
berupa cairan putih

d) Penghapus Karet
Sebagai landasan untuk menghapus yang bahannya
dari karet biasanya untuk menghapus pensil

e) Penghapus kertas
Sebagai Landasan untuk menghapus

f) Gunting
Dalam kantor keberadaan gunting juga tidak kalah
penting, alat ini bisa digunakan untuk
memotong bahan yang tipis seperti kertas, plastik
tipis, tali, kain atau yang lainnya.
g) Penjepit Kertas
untuk menyatukan lembaran kertas untuk jangka
waktu sementara.

h) Tinta printer
Untuk memberikan warna saat mencetak
dokumen

i) Tempat Kartu Nama

sebagai media promosi dan sekaligus sebagai kartu
identitas yang mewakili perusahaan.

j) Kop surat
Kop surat selain bisa sebagai alat untuk
menunjukkan identitas perusahaan,
perlengkapan ini juga efektif digunakan
sebagai media promosi melalui surat.
k) Amplop
Berguna untuk membungkus surat. Selain
berfungsi sebagi pembungkus amplop ini juga
bisa digunakan sebagai media promosi dan
meningkatkan citra perusahaan melalui surat.

l) Map atau folder

Digunakan untuk
mengklasifikasikan setiap dokumen berdasarkan
kategori yang berbeda, perlengkapan ini sangat
membantu mengorganisir kertas dokumen.

m) Stempel
Untuk menunjukkan/mewakili identitas
perusahaan, sebagai alat penguat keputusan
pimpinan perusahaan dan juga sebagai bentuk
pertanggungjawaban.

n) Penggaris
Penggaris merupakan salah satu alat kantor yang
berfungsi sebagai pengukur sekaligus alat bantu gambar
yang mampu menghasilkan garis lurus.

o) Stapler
Stapler adalah alat untuk menyatukan sejumlah
kertas dengan cara memasukkan isi stapler, isi
biasanya memiliki bentuk huruf “U” yang terlipat di
bagian bawah kertas bila panjang kedua ujung isi
stapler melebihi tebal kertas.
p) Perforator
Alat yang digunakan untuk melubangi suatu
kertas atau dokumen, biasanya alat ini
digunakan untuk melubangi suatu dokumen
sebelum dokumen tersebut diarsipkan atau
disimpan.

q) Perekat
Perekat yang dimaksud disini merupakan alat
perekat untuk kertas, hal ini bisa berupa Lem
ataupun solatip (Scoth tape).

r) Highliter
Untuk memberikan tanda prioritas dalam
megurus dokumen

s) Paku Payung
Untuk menancapkan suatu dokumen pada papan
informasi di kantor
 2. Mesin Kantor

a) Mesin diftafon

yaitu satu diantara mesin kantor yang dimaksud sebagai mesin dikte
atau mesin imla. Mesin diktafon dipakai dalam soal mencatat surat, kata
untuk kata dari dikte yang dikerjakan dengan cara lambat-lambat,
hingga mesin ini sangat mungkin supaya kata itu bisa dicatat jadi tulisan
oleh seseorang pegawai.

b) Mesin Komputer

Mesin computer bisa disebutkan sebagai mesin kantor yang

serbaguna. Mesin computer bekerja dengan memakai tenaga
listrik dengan kekuatan pengeloaan data yang luas serta
bermacam. Diluar itu, terkecuali dapat memproses data mesin
computer dapat juga dipakai dalam menaruh data dengan
kemampuan yang begitu besar.

c) Mesin stensil

Mesin stensil termasuk juga satu diantara mesin pengganda dokumen

yang ada banyak dipakai di kantor – kantor sampai saat ini. Berdasar
pada langkah kerja mesin stensil, ada dua penggolongan yaitu mesin
stensil manual serta mesin stensil listrik

d) Mesin scanner

Mesin scanner termasuk juga semacam mesin pengganda yang bisa

menyalin lagi kembali beragam sistem, keadaan atau kondisi fisik satu
lembaran atau kertas lewat pembuatan master sheet lewat cara merekam.

e) Mesin spirit duplicator

Mesin spirit duplicator yaitu type mesin kantor yang disebut satu
diantara alat pengganda yang dipakai untuk perbanyak warkat dalam
jumlah yang besar sesuai sama keperluan. Untuk perbanyak warkat,
mesin spirit duplicator menggunkan master copy (lembaran induk)
yang di belakangnya di beri lembaran karbon spesial
 f) Mesin facsimile

Mesin faksimile dimaksud sebagai mesin telecopier yang bisa

bekerja untuk memindahkan data dari satu computer serta segera
mencetaknya di beberapa tempat baik dekat atau jauh, bahkan juga hingga
ke lintas negara.

g) Mesin offset

Mesin offset yaitu type mesin bikin yang memakai master yang dikatakan
sebagai plate, di mana berlangsung sistem perpindahan huruf ke blanket.
Diliat dari bentuk serta kemampuannya, mesin offset dibedakan kedalam
3 jenis yakni mesin offset kecil, tengah serta besar.

h) Mesin Penjilid

Mesin penjilid atau biding machine adalah mesin kantor yang digunakan
untuk menjilid berbagai warkat-warkat yang sejenis, buku-buku dan
sebagainya.

i) Mesin Penghitung Uang

Mesin penghitung uang adalah sebuah alat yang berfungsi untuk

menghitung berapa banyak jumlah uang( logam maupun kertas) yang ingin
di hitung.Mesin ini biasa digunakan pada jasa perbankan. Karena mesin ini
sangat mempermudah teller dalam menghitung jumlah uang yang banyak.

j) 10. Printer

adalah alat yang menampilkan data dalam bentuk cetakan, baik berupa teks
maupun gambar/grafik, di atas kertas.

k) Mesin absensi

adalah alat yang digunakan untuk mengetahui dan melacak kehadiran

karyawan. Kantor, perusahaan, dan institusi pendidikan adalah beberapa
contoh organisasi yang menggunakan mesin absensi untuk mendapatkan
data kehadiran karyawan secara akurat dan otomatis.
 l) Mesin risograph

adalah perangkat untuk mencetak dan menyalin dokumen dengan

kecepatan yang sangat tinggi hingga 120 halaman permenit.

m) Mesin fotocopy

Mesin foto copy yaitu satu diantara mesin kantor yang bertindak
sebagai mesin penggandaan. Mesin ini adalah satu alat penggandaan
yang cukup praktis untuk dipakai. Mesin pengganda type ini bisa siap
dipakai setiap waktu saat dibutuhkan untuk melipat-gandakan
dokumen.

n) Mesin tik

Mesin tik yaitu satu diantara mesin kantor yang bermanfaat untuk
menuliskan kata atau surat pada lembaran – lembaran dengan jalan di tulis.

o) 15. Mesin teleks

yaitu satu diantara mesin atau alat kantor yang bermanfaat sebagai pengirim berita
jarak jauh atau mesin pengirim berita yang bermanfaat untuk mengemukakan
berita-berita dari satu tempat ke tempat lain, baik dalam negeri ingin juga hingga
diluar negeri.

p) Flashdisk, Memory-card dan Eksternal Hardisc

Untuk menyimpan file atau data yang penting sehingga data itu
tetap aman.
 1. Perabot Kantor

a) Meja

moderaadalah sebuah meja pada umumnya. Tetapi meja ini

mempunyai beberapa desain tambahan yaitu ditambahnya laci atau
loker. Biasanya meja ini ada dilingkup perkantoran.
Dikarenakan multifungsi, selain untuk menaruh barang dan
menulis

b) Meja Leter

Meja Leter yaitu meja yang berbentuk L atau terdiri dari dua
sisi yang membentuk siku-siku.meja ini disebut
multifungsi karena setia sisi diberi desain tambahan.
Tujuannya dibentuk L agar memudahkan seorang
sekretaris menaruh barang jika satu sisi meja terlalu
penuh. Selain itu meja L bisa ditaruh barang dengan
penggolongan yaitu barang utama dan barang pelengkap.
Seperti Komputer, tetapi di sisi meja yg lain ditempatkan
telepon, buku kecil ataupun yang lain.

c) Kursi ergotec

Kursi ergotec adalah kursi seperti pada umumnya. Tetapi kursi

tersebut memiliki perbedaan dengan kursi lainnya yaitu terdapat
roda pada kaki kursi. Yang bertujuan agar sekretaris atau karyaman
khususnya bekerja dikantor dapat berpindah tempat tanpa berdiri
atau berubah posisi duduk. Dan kursi ini bisa di naik turunkan.
Tujuannya agar bisa menyesuaikan tinggi kursi dengan meja tulis.
Lalu kursi yang empuk membuat yang duduk dapat bertahan lama
untuk duduk.

d) Stationary Rack

Rak seperti ini umumnya terbuat dari besi karena awet dan tahan
lama. Rak ini memang digunakan untuk meetakkan dan menyimpan
barang. Umunya diruang sekretaris digunakan tempat pengarsipan
dokumen. Jadi setelah sekretaris menerima surat dari atasan atau
laporan maka setelah digunakan akan diarsip dan ditempatkan di rak besi
tersebut.
 e) Wall Magazine

Wall magazine adalah sebuah tempat gantungan umumnya dari

kayu atau plastik. Yang digukan untuk menyimpan file file
tertentu. Hampir sama seperti stationary rack. Tetapi tidak untuk
pengarsipan melainkan hanya untuk menyimpan surat bahkan
majalah sekalipun.Tidakdisarankan untuk menyimpan barang
atau alat karena memakan tempat.

f) Meja resepsionis

Meja ini pada umumnya berbentuk meja pada umumnya

hanya saja bagian atas meja berundak atau berbentuk seperti
tangga. Dibentuk seperti ini karena meja ini pada umunya
digunakan untuk menerima tamu, mengurus administrasi dan
berkomunikasi dengann tamu atau pelanggan. Satu sisi yang
tinggi diperuntukkan untuk tamu yang akan mencatat,
mendaftar dll dan satu sisi yang bawah diperuntukkan untuk
sekretaris yang sedang mengolah data tamu.

g) Wire

Wire atau papan memo berbentuk polaroid ini memang

terkesan jarang ditemui. Karena pada umumnya orang orang
masih menggunakan white board untuk mencatat dan
menempel memo mereka. Tetapi polaroid ini lebih mudah dan
multi fungsi. Selain untuk menempelkan memo, wire ini bisa
digunakan untuk menggantung sesuatu. Dan pembersihannya
lebih mudah dengan air karena menggunakan besi.
 h) Filling Cabinet

Fiiling Cabinet adalah sebuah lemari khusus yang terbuat dari bahan
logam dan berukuran tegak seperti lemari.Fiiling Cabinet digunakan
untuk menyimpan dokumen-dokumen penting perusahaan, agar
terhindar dari berbagai kerusakan yang mungkin terjadi karena
faktor eksternal, seperti; kelembapan, serangga ataupun kebakaran.

i) Lemari

Lemari adalah perabot rumah tangga atau perabot perkantoran yang

terbuat dari kayu dan sifatnya tidak habis pakai. Berdasarkan fungsi dan
tujuan biasanya lemari kantor umumnya terbiasa untuk menyimpan
dokumen dalam folder agar memudahkan pengelolaannya.

j) White board

artinya papantulis yang berwarna putih yang terbuat dari

papan melamin atau formika yang
memilkiberbagaimacamukuran.berfungsi sebagai alat
pengarahan presentasi.

k) Sofa

Sofa kantpr adalah tempat duduk bagi para tamu kantor.

Didesain senyaman mungkin. Fungsi sofa kantor dapat
dijadikan tempat duduk para klien maupun tamu yang
memiliki kepentingan kepada perusahaan anda, sehingga
dengan adanya sofa tersebut akan membuat kantor anda
menjadi terlihat mewah dan nyaman.

l) Meja Tamu

Meja diatas memang seperti meja pada umumnya.

Memang digunakan untuk meletakkan alat dan barang.
Tetapi meja seperti ini ditempatkan di kantor sekretasis
bersandingan dengan sofa tamu. Disini kegunaan meja
tamu untuk menaruh barang barang tamu.