BAB III

PEMBAHASAN KEGIATAN PRAKERIN

A. Landasan Teori
1. Pengertian Kantor
Kantor berasal dari Bahasa Belanda yaitu “Kantoor” yang memiliki
arti ruangan tempat bekerja, tempat instansi, dan lain sebagainya.Di dalam
Bahasa Inggris Kantor adalah “Office” yang memiliki arti tempat yang dapat
memberikan suatu layanan, ruang tempat bekerja atau posisi. Kantor
merupakan suatu proses penyelenggaran kegiatan seperti pengumpulan,
pencatatan, pengolahan, penyimpaan ataupu pendistribusian data.
Pengertian Kantor Menurut Para Ahli
1) Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)
Kantor merupakan sebuah balai (Ruang, gedung, dan rumah) tempat
yang digunakan untuk mengurus suatu pekerjaan (suatu instansi atau
perusahaan) atau tempat bekerja.
2) Menuru Ulbert Silalahi
Tempat penyelenggaraan kegiatan ketatausahaan berlangsung disebut
kantor, yakni suatu unit kerja yang terdiri atas ruangan, personil,
peralatan, dan operasi pengelolaan informasi.
2. Pengertian Peralatan atau Perlengkapan Kantor
Peralatan Kantor (Office Equiqment) adalah alat-alat atau
perlengkapan yang dipakai dalam kantor guna kelancaran perusahaan dalam
melakukan/ melaksanakan kegiatan- kegiatan administrasinya. Secara
sederhana peralatan kantor adalah alat yang berjangka waktu pemakaian lama
seperti misalnya mesin fotokopi, printer, computer, dan lain-lain.

7
 8

3. Macam-macam Peralatan Kantor

a. Peralatan Kantor Yang Merupakan Mesin Kantor
Mesin kantor adalah sekumpulan alat yang bekerja secara mekanik,
elektrik dan magnetic untuk mencatat dan mengolah data.
1) Komputer
Komputer adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat mengoah
data dan memberikan hasil keluaran dalam bentuk informasi, baik
berupa gambar, suara, teks, maupun video.

Gambar 3.1
Komputer, keyboard,mouse dan CVU
2) Mesin Penghitung Uang
Mesin Penghitung Uang adalah mesin yang digunakan suatu
perusahaan atau bank untuk menghitung uang dengan cepat dan
mudah.

Gambar 3.1
Mesin Penghitung Uang
 9

3) Mesin Printer
Mesin Printer adalah prangkat eksternal computer yang dapat
menampilkan data computer dalam bentuk cetakan, data tersebut bisa
berupa teks ataupun gambar yang dicetak kedalam media kertas.

Gambar 3.3
Mesin Printer
4) Mesin Foto Copy
Mesin Foto Copy adalah metode membuat tiruan atau Salinan
dokumen pada kertas memakai proses penyinaran.

Gambar 3.4
Mesin Fotocopy
 10

5) Mesin Absensi
Mesin Absensi merupakan mesin yang digunakan untuk mengetahui
atau melacak kehadiran karyawan.

Gambar 3.5
Mesin Absensi
6) Mesin Penghancur Kertas
Mesin Penghancur Kertas atau yang sering disebut Paper Shredder
adalah salah satu alat kanttor yang berfungsi untuk menghancurkan
dan memusnahkan dokumen penting yang telah tercetak dalam bentuk
hard copy.

Gambar 3.6
Mesin Penghacur Kertas
 11

b. Peralatan yang bukan mesin kantor:

1) Filling Kabinet
Filling Kabinet merupakan peralatan yang berguna untuk menyimpan
arsip berupa dokumen fisik.

Gambar 3.7
Filing Kabinet
2) Lemari Kantor
Lemari Kantor berfungsi untuk menyimpan berkas, juga bisa untuk
menyimpan berbagai alat tulis , kertas, dan sejenisnya.

Gambar 3.8
Lemari Kantor
 12

3) Papan Progres
Papan Progres umumnya berbentuk papan tulis. Fungsinya untuk
menulis/mencatat progress kinerja, papan untuk informasi karyawan.

Gambar 3.9
Papan Progres
4) Map Arsip
Map ini berguna untuk menyimpan dokumen agar tidak berantakan,
dan mudah dicari.

Gambar 3.10
Map Arsip
5) Guide
Guide merupakan lembar kertas tebal atau karton yang digunakan
untuk penyekat atau pemisah dalam penyimpanan arsip.
 13

Gambar 3.11
Guide
6) Kalender
Kalender berfungsi sebagai pengingat waktu, juga berfungsi sebagai
media promosi dimana disematkan informasi-informasi untuk
kemudian dibagikan ke semua pegawai yang bekerja.

Gambar 3.12
Kalender
4. Macam-Macam Perlengkapan Kantor
a. Barang Habis Pakai
1) Amplop
Amplop adalah perlengkapan kantor yang berfungsi untuk
membungkus kertas yang terbuat dari kertas.
 14

Gambar 3.13
Amplop
2) Stop Map (Folder)
Adalah alat yang berukuran standar atau folio dan merupakan alat
yang digunakan untuk menyimpan surat-surat, naskah-naskah, atau
catatan-catatan yeng umumnya sedang dalam proses atau hanya untuk
sementara waktu.

Gambar 3.14
Stop Map (Folder)
3) Snelhecter (Map surat memakai jepitan)
Merupakan suatu lipatan karton yang dibagian dalam tengahnya
terdapat kawat penjepit yang berguna untuk menyimpan surat-surat
atau warkat-warkat yang telah diproses.
 15

Gambar 3.15
Snelhecter (Map Surat Memakai Jepitan)

4) Ordner
Merupakan alat yang berguna untuk menyimpan dokumen atau surat
yang sudah diproses dan umumnya merupakan suat-surat penting yang
pada suatu saat akan dibutuhkan kembali.

Gambar 3.16
Ordner

5) Tipe-x
Adalah bahan kimia yang berbentuk cairan, kering dan berwarna putih.
Berguna untuk menutupi huruf atau kata yang salah.
 16

Gambar 3.17
Tipe-x
6) Pulpen
Adalah barang yang harus ada disetiap instansi karna diperlukan untuk
menulis.

Gambar 3.18
Pulpen

7) Penghapus/Setip
Merupakan salah satu perlengkapan alat tulis yang merupakan karet
lembut yang mampu menghilangkan tanda yang dihasilkan oleh pensil.

Gambar 3.19
Penghapus
 17

8) Pensil
Merupakan alat tulis dari kayu yang didalamnya terdapat drafit murni.
Ketika ujung pensil sudah tumpul, kita bisa merautnya dengan
menggunakan serutan.

Gambar 3.20
Pensil

9) Spidol
Merupakan salah satu alat tulis yang berukuran lebih besar dari pada
pulpen dan menggunakan tinta tebal. Ada beberapa jenis spidol yaitu
permanen dan non permanen.

Gambar 3.21
Spidol

b. Barang yang tidak habis pakai :

 18

1) Stapler
Adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.
Stapler digerakkan dengan menggunaka tenaga manusia. Cara kerja
dan komponennya mekanik, serta baru berfungsi apabila diisi dengan
steples. Stepler dan steples terbuat dari bahan logam sehingga cukup
kuat. Sedangkan alat untuk melepas staples dinamakan staples
remover.

Gambar 3.22
Stepler
2) Perforator
Adalah alat untuk melubangi suatu kerta atau dokumen.

Gambar 3.23
Perforator

3) Numerator
 19

Adalah alat untuk menumbuhkan nomor pada suatu kertas.

Gambar 3.24
Numerator

4) Tickler File
Adalah alat semacan kotak yang terbentuk dari kayu atau besi baja
yang berguna untuk menyimpan arsip membentuk lembaran atau kartu
yang berukuran kecil.

Gambar 3.25
Tickler File

5) Jepitan Kertas (paper clip)

Adalah alat yang terbuat dari logam dan digunakan untuk menyatukan
(menghimpun, mengumpulkan, mengelompokan) surat-surat dan
lampiran-lampiran agar surat tersebut tidak berserakan dan tidak
hilang.
 20

Gambar 3.26
Jepitan Ketras (Paper Clip)

6) Cardex (Card Index) Cabinet

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan
menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keuar memanjang.

Gambar 3.27
Cardex (Kartu Indeks)

7) Flashdisk
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-
bentuk yang khusus seperti flashdisk,CD (compact disk), kaset dan
sebagainya.
 21

Gambar 3.28
Flashdisk

8) Cap tanggal (stampin date)

Adalah alat yang terbuat dari jalur-jalur karet yang dapat diputar untuk
menumbuhkan tanggal dari sesuatu hari yang diperlukan pada surat
atau warkat lainnya.

Gambar 3.29
Cap Tanggal

5. Istilah-Istilah Dalam Peralatan Kantor

a. Perabot Kator
Perabot Kantor adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat
dari kayu yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha.
b. Bekal Kantor
Bekal Kantor adalah benda-benda yang akan habis dalam pemakaianya
sehari-hari dikantor, benda tersebut digunakan untuk menulis, dan
biasanya tidak tahan lama.
c. Hiasan Kantor
 22

Hiasan Kantor adalah benda kantor yang pada umumnya untuk menambah
suasana yang menyenangkan dikantor.
d. Pesawat Kantor
Pesawat Kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi untuk
menyampaikan informasi.
e. Alat Bantu Peraga
Alat Bantu Peraga adalah alat yang dipergunakan untuk membantu
melancarkan komunikasi antara penyair dan pendengar.
6. Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor
a. Pekerjaan kantor bersifat ketatausahaan, yaitu:
1) Pengetikan
2) Membuat dan Menerima surat
3) Mengarsip dan Menemukan Arsip
4) Penggandaan surat menyurat
5) Pengurusan Keuangan
6) Pengurusan Perlengkapan Kantor
7) Pengurusan Pegawaian
8) Pembuatan Laporan
9) Pekerjaan kantor yang banyak berhubungan langsung dengan
pekerjaan tulis menulis.
b. Pekerjaan yang tidak bersifat ketatausahaan, yaitu:
1) Menerima telepon dan menelepon
2) Menerima tamu dan bertamu
3) Pelayanan kebersihan, dan keamanan
7. Keuntungan dan Kerugian menggunakan Peralatan Kantor
a. Keuntungan menggunakan peralatan kantor atau perlengkapan kantor
1) Mempercepat proses pengerjaan
2) Meringankan tenaga dan pikiran pekerja
3) Meninggkatkan ketelitian
 23

4) Memberikan informasi lebih cepat, dan cepat kepada manajemen

5) Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik, dan memuaskan.
b. Kerugian menggunakan peralatan atau perlengkapan kantor
1) Menggunakan biaya yang sangat tinggi untuk membeli peralatan dan
perlengkapan kantor
2) Sulit dalam memelihara dan merawat peralatan dan perlengkapan
kantor
3) Sulit dapat mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya
biaya untuk melatih mereka.
8. Memelihara peralatan kantor
a. Selalu membersihkan barang-barang dengan teratur
b. Memperbaiki barang yang rusak
c. Menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula
dengan keadaan baik dan benar
d. Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar dan teratur
sesuai dengan jenis dan kode.
9. Faktor-faktor untuk memilih peralatan
a. Kebutuhan pegawai perseorang
b. Penghemat jumlah dan nilai waktu seluruhnya
c. Fleksibilitas penggunaanya
d. Harga dan penanaman modal
e. Nilai keindahan
f. Kualitas pekerjaan tata usaha
g. Pengaruh terhadap syarat-syarat pegawai
 24

B. Implementasi
Implementasi merupakan penyediaan sarana untuk melakukan sesuatu
yang menimbulkan dampak atau akibat terhadap suatu hal.
Desa Cisaruni memiliki beberapa peralatan dan fasilitas yang sering
digunakan untuk bekerja. Peralatan tersebut tidak cukup terawat sehingga apabila
digunakan tidak berfungsi dengan baik. Maka dari itu, membutuhkan perawatan
yang baik agar dapat dioperasikan dengan lancar.
Berikut tata cara merawat peralatan kantor di Desa Cisaruni:
1. Menyimpan stempel, bak stempel dan alat tulis pada satu tempat,
2. Menyimpan kembali alat-alat yang sudah dipakai,
3. Tidak membersihkan mesin-mesin kantor apabila sudah digunakan.

Langkah-langkah mengelola peralatan kantor:

1. Pengadaan
Pengadaan adalah usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau
perlengkapan kantor sesuai dengan rencana kebutuhan yang telah ditentukan.
2. Penyimpanan
Penyimpanan adalah keiatan untuk menampung hasil pengadaan barang yang
meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi
fisik (penyimpanan barang itu sendiri)
3. Pengluaran/pendistribusian
Adalah penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakaian
berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat dibuku pengeluaran barang.
4. Pemeliharaan
Adalah segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap
terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.
5. Penghapusan
Adalah usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang
dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.
 25

Peralatan kantor yang ada di Desa Cisaruni:

1. Komputer
Untuk membantu kelancaran pekerja dalam mengelola data-data.

Gambar 3.30
Tampilan Komputer, Mouse dan keyboard di desa cisaruni

2. Printer
Untuk mencetak dokumen yang dibutuhkan/diperlukan.

Gambar 3.31
Tampilan Printer di desa cisaruni
 26

3. ATK (Alat Tulis Kantor)

Alat yang digunakan untuk membantu setiap pekerjaan yang berhubungan
dngan perkantoran.

Gambar 3.32
ATK

4. Lemari Arsip
Untuk menyimpan arsip atau dokumen penting agar tersusun dengan rapih.

Gambar 3.34
Lemari Arsip
 27

5. Stempel
Adalah alat yang permukaanya terukir tulisan, gambar, atau keduanya.
Digunakan dengan tinta untuk menghasilkan suatu cap pada dokumen atau
berkas. Juga bisa membantu unuk kebutuhan dalam pengesahan.

Gambar 3.34
Stempel

6. Flashdisk
Alat eksternal komputer yang digunakan untuk menyimpan suatu
data/dokumen.

Gambar 3.35
Flashdisk
 28

Bahwa di Desa Cisaruni apabila terdapat barang yang rusak tidak

menggantinya langsung dengan yang baru tetapi mempetimbangkan
kerusakan mesin dan mempebaiki terlebih dahulu. Agar tidak menimbulkan
kerugian. Perawatan yang kurang tepat apabila di biarkan lebih lama akan
merambat kerusakannya atau bertambah kerusakanya menjadi kemungkinan
yang lain juga akan ikut rusak.

C. Agenda Kegiata
No Hari/Tanggal Jenis Kegiatan
1. Kamis, 23/06/2022 Bimbingan dari DI
2. Sabtu, 25/06/2022 Pembagian Raport
3. Senin, 27/06/2022 Membuat Surat Keterangan Usaha
Membuat Surat Keterangan Tidak Mampu
Membuat Surat Penghasilan Orang Tua
4. Rabu, 29/06/2022 Menulis Registrasi Surat Keterangan Tidak
Mampu
5. Kamis, 30/06/2022 Membuat Surat Pindah
Bimbingan Excel
Membuat Surat Keterangan Tidak Mampu
Membuat Surat RT
6. Senin, 04/07/2022 Menulis Registrasi Surat Keterangan Tidak
Mampu
Menulis Registrasi Surat Tanah
7. Selasa, 05/07/2022 Membuat Surat Keteranga Tidak Mampu
Membuat Surat Pindah Antar Kabupaten
8. Rabu, 06/07/2022 Menulis Registrasi Surat Keterangan Tidak
Mampu
Menulis Registrasi Surat Pindah Antar
Kabupaten
Menulis Registrasi Domisili
9. Kamis, 07/07/2022 Membuat Surat Keterangan Tidak Mampu
Membuat Surat Tanah
10. Jum’at, 08/07/2022 Menulis Registrasi Surat Keterangan Tidak
Mampu
Menulis Registrasi Surat Tanah
Membuat Surat Keterangan Usaha
11. Selasa, 12/07/2022 Membuat Surat Nikah
Membuat Surat Keterangan Tidak Mampu
 29

Membuat Surat Keterangan Usaha

Membuat Surat Pindah Antar Provinsi
Membuat Surat Keterangan Beda Nama
Membuat Surat Pernyataan Keramaian
Membuat Surat Permohonan
12 Selasa, 26/07/2022 Kegiatan Ulang Tahun Tasikmalaya
13. Senin, 08/08/2022 Membuat Surat Keterangan Usaha
14. Selasa, 09/08/2022 Membuat Surat Domisili
15. Kamis, 11/08/2022 Membuat Surat Keterangan Usaha
Membuat Surat Harga Tanah
Membuat Surat UP-CPK
16. Sabtu, 13/08/2022 Menulis Registrasi Surat Usaha
Membuat Surat Belum Menikah
17. Selasa, 16/08/2022 Membuat Surat Usaha
18. Senin, 23/08/2022 Membuat Surat Usaha
Membuat Surat Keterangan Tidak Mampu
Membuat Surat UP-CPK
19. Rabu, 25/08/2022 Membuat Surat Usaha
20. Kamis, 26/08/2022 Membuat Surat Pemberitahuan Rapat
21. Jum’at, 27/08/2022 Pembagian Bantuan(BLT)
22. Senin, 29/08/2022 Membuat Surat SKCK
23. Rabu, 31/08/2022 Membuat Surat Usaha
24. Kamis, 01/09/2022 Membuat Surat Keterangan Tidak Mampu
25. Senin, 05/09/2022 Membuat Surat Domisili
26. Selasa, 06/09/2022 Menulis Registrasi Surat Keterangan Tidak
Mampu
Menulis Registrasi Surat Keluar
27. Rabu, 07/09/2022 Membuat Kopi
Menulis Registrasi Surat Keterangan Tidak
Mampu
Menulis Registrasi Surat Keluar
28. Kamis, 08/09/2022 Menulis Registrasi Surat Keterangan Usaha
29. Senin, 12/09/2022 Membuat Surat Keterangan Usaha
30. Selasa, 13/09/2022 Menulis Registrasi Surat Keterangan Usaha
31. Rabu, 14/09/2022 Membuat Surat Keterangan Usaha
Membuat Surat Keterangan Nikah
32. Kamis, 15/09/2022 Menulis Registrasi Surat Keterangan Usaha
Membuat Surat Keterangan Usaha
Membuat Surat Kuasa
33. Sabtu, 17/09/2022 Pembagian bantuan
34. Selasa, 20/09/2022 Menulis Registrasi Fprm Nikah
Membuat Surat Pindah Antar Kabupaten
 30

35. Rabu, 21/09/2022 Menulis Registrasi Surat Keterangan Usaha

Membuat Surat Domisili
36. Kamis, 22/09/2022 Membuat Surat Keterangan Usaha
37. Jum’at, 23/09/2022 Membuat Surat Domisili
38. Sabtu, 24/09/2022 Pelayanan Prima
39. Senin, 26/09/2022 Meregistrasi Surat Keluar