BAB III

PERALATAN ATAU PERLENGAPAN KANTOR

Peralatan atau perlengapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk

membantu meringankan dan menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor.

Peralatan atau perlengapan kantor dibagi menjadi dua bagian:

A. Menganalisis Peralatan atau Perlengkapan Kantor

1. Definisi Peralatan atau Perlengkapan Kantor
Pada umumnya pekerjaan kantor meliputi aktivitas mencatat, mengirim,
menggandakan, mengolah serta menyimpan data, warkat, dokumen, atau hasil pekerjaan
kantor lainnya. Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi pekerjaan maka dibutuhkan
peralatan dan perlengkapan kantor.
Kegunaan peralatan dan perlengkapan kantor antara lain:
1. Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik, dan memuaskan.
2. Mempaermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor.
3. Untuk mendukung aktivitas pekerjaan kantor.
4. Sebagai aset kantor dan perlengkapan kantor.
2. Jenis-jenis Peralatan atau Perlengkapan Kantor
a. Barang habis Pakai (barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai satu kali atau
tidak tahan lama.)
Contoh barang barang yang habis Pakai:
1. Kertas (Media utama untuk menulis, mencetak, serta melukis dan banyak
kegunaan lain yang dapat dilakukan dengan kertas.
2. Bulpen (Alat tulis tidak perlu ditekan ketika menulis. Tinta mengalir dari kamar
tinta pena dengan gravitasi.)
3. Stepless (Potongan logam berbentuk U yang digunakan untuk menjepit kertas,
mengisi stepler.)
4. Penghapus (Karet lembut yang mampu menghilangkan tanda yang dihasikan
dengan pensil.)
5. Pensil (Alat tulis dan lukis yang awalannya terbuat dari grafit bumi.
6. Tinta (Bahan berwarna yang mengandung pigmen warna yang digunakan untuk
mewarnai suatu permukaan.)
7. Stabilo (Mempetegas isi arti tulisan tersebut sehingga pembaca diarahkan untuk
lebih fokus pada tulisan.)

1
Modul Pelajaran Otomatisasi Sarana Prasarana
Kelas XI SMK PUI Haurgeulis
 8. Spidol (Alat tulis yang sering digunakan untuk keperluan khusus untuk
menggambar. Memiliki tinta khusus yang mengandung alkohol disimpan dalan
sejenis busa yang dapat menguap ketika terpapar udara terus-menerus.
9. Lem (Bahan lengket (biasanya cairan) yang dapat merekatkan dua benda atau lebih.
Lem bisa dibuat dari bagian tumbuhan atau hewan maupun bahan kimia dari
minyak.)
10. Correctoin pen (Alat untuk menghapus coretan yang bersal dari tinta.
11. Kertas Karbon (Kertas dengan lapisan tinta kering yang diikat dengan lilin di
salah satu sisi. Digunakan untuk membuat salinan naskah hingga beberapa salinan
sekaligus.
12. Stopmap (Kertas tempat menyimpan atau menaruh suatu dokumen yang sudah di
spesifikasikan. Sehingga saat dokumen itu diperlukan, file yang terdiri dari
beberapa kertas kecil atau pun besar tidak hilang tercecer.
b. Barang tidak habis Pakai (barang-barang yang dapat dipakai berulang kali atau tahan
lama.)

Contoh barang barang yang tidak habis Pakai:

1. Meja Kantor (tempat menulis dan menyimpan peralatan kerja kantor)

2. Ruang Kerja (tempat dimana seseorang pengusaha beserta stafnya menjalankan
usahanya Instansi, perusahaan dan badan usaha.)
3. Lemari Berkas (Arsip) (Kegunaan lemari arsip agar dokumrn anda di kantor tetap
terjaga dan rapih tersusun dengan aman.)
4. Telpon dan Fax (Mesin Fax bisa digunakan jika tidak sempat mengirim surat
menggaunakan email.)
5. Penggaris (Sebuah alat pengukur dan alat bantu gambar untuk menggambar garis
lurus.)
6. Stapler (Alat untuk menyatukan sejumlah kertas)
7. Filling Cabinet (Lemari untuk menyimpan arsip.)
8. Remover (Alat untuk membuka stepless.)
9. Paper Clip (Alat untuk menyatukan dia lembar kertas atau lebih berdasarkan
perinsip tekanan . Kertas yang di jepit klip bisa mudah dilepas lagi.)
10. Perforator (Susatu alat pengamanan dokumen/alat pencetak yang menghasilkan
lubang-lubang kecil berdiameter.)
11. Mesin Tik (Alat elektronik dengan sebuah set tombol-tombol yang, apabila
ditekan, menyebabkan huruf dicetak pada dokumen, biasanya kertas.)
2
Modul Pelajaran Otomatisasi Sarana Prasarana
Kelas XI SMK PUI Haurgeulis
 12. Gunting (Alat yang digunakan untuk memotong bahan yang tipis seperti: kertas.)
13. OHP (Overheas Projector) (Alat untuk menampilkan gambar atau teks yang
dibuat pada kertas transparansi.)

c. Tata Cara Pemilihan Perlengkapan Kantor

Peralatan dan perlengkapan kantor merupakan sarana penting yang harus dimiliki oleh
sebuah kantor, instansi atau perusahaan guna menunjang aktivitas dan kelancaran
operasionalnya. Pemenuhan peralatan atau perlengkapan kantor menjadi agenda belanja rutin
yang disesuaikan dengan kebutuhan. Perusahaan baik yang berskala besar, menengah atau
kecil sangat membutuhkan barang-barang yang memiliki standar yang baik, perbedaannya
terletak pada barang dan bidang usaha yang dijalankan.
Perusahaan besar pada umumnya lebih memilih bekerja sama dengan distributor
dalam pengadaan peralatan dan perlengkapan kantor melalui sebuah tender, tujuannya adalah
untuk memudahkan instansi dalam melakukan pembelian secara berkelanjutan selama tidak
ada pihak yang merasa dirugikan. Sedangkan untuk perusahaan berskala kecil dan menengah,
pembelian barang-barang tersebut cenderung dilakukan secara langsung.

Beberapa pertimbangan dalam pemilihan peralatan atau perlengkapan kantor adalah:

1. Mutu peralatan atau perlengkapan kantor harus benar-benar baik dan brkualitas.
2. Pelatihan untuk pengoperasian dapat dilakukan dengan mudah.
3. Tersedia ruang kantor untuk meletakan peralatan.
4. Peralatan harus cocok dengan jenis pekerjaan.
5. Peralatan yang dipilih benar-benar dibutuhkan.
6. Jenisnya sebaiknya yang praktis.
7. Peralatan tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan kerja.

Selain hal diatas pepmilihan peralatan dan perlengkapan kantor harus mempertimbangkan
pula beberapa faktor yang lain penting, yaitu:

1. Harga dan penanaman modal (pilih alat yang awet sebagai aset dengan tetap
memperhatikan kondisi keuangan.
2. Efisiensi jumlah dan nilai waktu secara keseluruhan (penghitungan yang matang dan
pemilihan yang tepat akan mempengaruhi penekanan pada penghematan waktu dan
jumlah pengeluaran.
3. Fleksibilitas penggunaan (pekerjaan yang dipilih sebaiknya dapat digunakan untuk
menyelesaikan berbagai pekrjaan.
3
Modul Pelajaran Otomatisasi Sarana Prasarana
Kelas XI SMK PUI Haurgeulis
4. Pekerjaan dan cara menyelesaikannya (rumusan pekerjaan yang jelas memberikan
gambaran tentang perlengkapan dan peralatan kantor apa saja ayng dibutuhkan untuk
mendukung proses penyelesaiannya.
5. Kebutuhan setiap pegawai dikantor (prinsip pembagian tugas yang jelas menunjukkan
kebutuhan peralatan yang berbeda dari satu pegawai dengan pegawai yang lain.
6. Nilai estetika (tampilan produk yang baik tentu memberikan dampak positif pada
semangat kerja dan produktivitas pegawai atau karyawan.
7. Perferensi pegawai (pemilihan perlengkapan dan peralatan kantor didasarkan oleh adanya
sumber daya manusia yag berpengalaman dalam menggunakannya.
8. Pengaruh terhadap syarat-syarat karyawan (berkaitan dengan kemampuan dan jumlah
pegawai yang harus melaksanakan pekerjaan kantor.
9. Prediksi beban pekerjaan (prediksi diperlukan karena peralatan diharapkan dapat
digunakan dalam jangka waktu yang lama.

4
Modul Pelajaran Otomatisasi Sarana Prasarana
Kelas XI SMK PUI Haurgeulis