KLIPING SARANA DAN PRASARANA

Nama : Nurkamelia

Kelas : XI OTKP 3

Unduhlah langkah-langkah pengadaan barang dari suatu perusahaan atau instansi untuk pengadaan
mesin kantor

* LANGKAH LANGKAH PENGADAAN MESIN KANTOR

Pengadaan adalah setiap kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan perlengkapan kantor
untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor. Pengadaan dilaksanakan dengan berbagai cara sesuai
dengan kebijaksanaan perusahaan dan kebutuhan masing-masing perusahaan.

Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan beberapa hal, antara
lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat kompetensi pegawai, juga perbedaan jenis
usaha. Namun pada umumnya pengadaan kantor dapat dilakukan dengan cara berikut ini:

1. Pengajuan surat permohonan ke gudang.

2. Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas.
3. Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengelluaran.
4. Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk.
5. Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya.
6. Bendahara meminta persertujuan pimpinan.
7. Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan.
8. Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas.
9. Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang.
10. Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan kantor, yakni sebagai berikut:

a. Penyimpanan
 Penyimpanan perlu diperhatikan karena dengan penyimpanan yang baik maka efisiensi dan efektifitas
kerja dapat ditingkatkan. Dalam kegiatan penyimpanan harus memperhatikan:

1. Persediaan alat-alat pemelihara yang diperlukan.

2. Memenuhi syarat penyimpanan barang.
3. Memperhatikan sifat barang yang disimpan.
4. Memperhatikan jangka waktu penyimpanan.
5. Memperhatikan tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus dikeluarkan.

b. Pemeliharaan

Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap waktu
akan digunakan. Pemilharaan harus dilakukan sesuai jadwal yang telah dilaksanakan.

c. Adminstrasi perlengkapan

Administrasi perlengkapan dimulai dengan pencatatan secara teratur tiap-tiap barang. Kegiatan
pencatatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan yang dimiliki oleh suatu kantor. Selain
pencaatatan atau pendataan kegiatan administrasi perlengkapan laian adalah kegiatan penghapusan
atau penyusutan.

Dengan memperhatikan ketiga hal diatas dapat membuat peralatan kantor yang dibeli menjadi lebih
tahan lama karena penyimpanan yang benar, umur masa pakai barang juga semakin panjang karena
pemeliharaan barang lebih terjaga, juga seluruh barang juga tercatat dengan baik karena administrasi
perlengkapan dilakukan dengan baik.

* PENGERTIAN PENGADAAN MESIN KANTOR

 Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan perbekalan untuk menunjang pelaksanaan tugas
dalam dunia modern dengan perkembangan teknologi yang luar biasa dewasa ini, pekerjaan
perkantoran dapat dikatakan mengalami perubahan corak dan sifat. Kalau jaman dahulu
perlengkapannya cukup dengan lembaran kertas dan alat tulis, kini kertas itu dilengkapi dengan
pita rekaman, layar gambar, paper magnetik, dan lembar film, sedang alatnya dapat berupa
segala mesin perkantoran.
  Mesin Perkantoran (office machine) adalah segenap alat yang dipergunakan untuk mencatat,
mengirim, mengganda, dan mengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris,
elektronik, magnetik, atau secara kimiawi.

* 10 sarana kantor :

1. Meja dan kursi kantor

Meja kantor dan kursi kantor merupakan alat kantor wajib pertama yang pasti dimiliki setiap kantor.
Diatas meja kantor umumnya terdapat peralatan komputer, file-file pekerjaan dan peralatan pribadi
karyawan yang menunjang pekerjaan.

2. Perangkat kantor
Perangkat komputer berfungsi untuk membantu pekerjaan-pekerjaan utama kantor seperti
pembuatan laporan, input transaksi, pencatatan, penjadwalan, editing video gambar dan sebagainya.

3. Printer dan Scanner

Printer digunakan untuk mencetak dokumen dari softcopy atau file menjadi file dalam bentuk hardcopy
yang tercetak dalam kertas. Sedangkan, scanner adalah alat yang digunakan untuk mengubah file dalam
bentuk hardcopy menjadi softcopy dalam bentuk file di komputer.

4. Mesin fotocopy
Mesin fotocopy digunakan untuk menduplikasi file yang terdapat pada hard copy atau kertas.
Pengadaan alat ini penting untuk menunjang kecepatan kerja karyawan, terutama untuk penduplikasian
file-file laporan yang biasa diserahkan ke atasan atau bagian lain.

5. Mesin penghancur kertas (paper Shredde)

Mesin penghancur kertas atau Paper Shredde adalah alat yang digunakan untuk menghancurkan kertas
menjadi potongan-potongan kecil. Tujuannya adalah untuk mengamankan dokumen-dokumen penting
perusahaan.
6. Mesin absensi

Mesin absensi adalah mesin yang digunakan untuk pencatatan kehadiran karyawan dan
mengkalkulasikan laporannya secara otomatis.

7. Pesawat Telepon

Telepon digunakan untuk melakukan atau menerima panggilan dari klien atau orang-orang yang
berkepentingan dengan perusahaan.

8. LCD Proyektor
Lcd proyektor digunakan untuk menampilkan resolusi layar lebih besar dari ukuran layar komputer
normal. Alat ini digunakan ketika kita melakukan presentasi dalam rapat perusahaan, baik itu dengan
petinggi perusahaan, tim ataupun klien-klien perusahaan.

9. Kalkulator

Kalkulator penting untuk anda yang bekerja di bidang keuangan atau perhitungan yang lain.

10. Filling cabinet

Filling cabinet adalah alat kantor yang digunakan untuk melakukan penyimpanan arsip data. Alat ini
merupakan lemari dengan laci-laci kotak besar yang tersusun vertikal yang dapat digunakan untuk
pengelompokan barang dan dokumen.

* 10 prasarana kantor :

1. Gedung kantor

2. Ruang kerja
3. Ruang tamu

4. Toilet kantor

5. Kantin
6. Tempat beribadah

7. Ruang pimpinan

8. Tempat parkir
9. Perpustakaan kantor

10. Ruang meeting (ruang rapat)