ANALISA JABATAN

GENERAL AFFAIR

A. JOB DESCRIPTION

I. Identitas Jabatan

Nama Jabatan : General Affair

General Affair adalah divisi yang berperan penting dalam supporting unit yang
dibutuhkan perusahaan untuk mengurus berbagai hal keperluan perusahaan baik
perusahaan pemerintah maupun swasta. General affair bertugas memberikan pelayanan
kepada seluruh unit kerja di perusahaan baik dalam hal administrasi hingga pengelolaan
pelayanan rutin perusahaan. Keberadaan divisi umum setiap perusahaan berbeda-beda.
Ada yang bertugas di bawah HRD dan ada yang bertugas sendiri. Namun, banyak
perusahaan yang menggabungkan antara General Affair dengan staff atau divisi HRD.
Hal ini dikarenakan tugas dan fungsinya memang tidak terlalu jauh. Ruang lingkup
General Affair juga bervariasi, umumnya mengurus fasilitas yang berkaitan dengan
maintenance gedung kantor, keperluan alat kantor, kendaraan kantor, keamanan kantor,
perizinan kantor, kesehatan karyawan kantor, penerimaan tamu kantor, perundang-
undangan kantor, gangguan kantor, permasalahan ketenagakerjaan dan kegiatan lainnya
yang berhubungan dengan tanggung jawab perusahaan terhadap masyarakat sekitarnya
seperti pada program Community Development atau Corporate Social Responsibility.

Tanggung jawab dan deskripsi pekerjaan dari seorang General Affair umumnya seperti di
bawah ini :
1. Melakukan pemesanan (pengadaan barang).
2. Melakukan pembelian rutin.
3. Melakukan pembayaran rutin.
4. Melakukan pembayaran tenaga kerja harian.
5. Pemeliharaan dan perawatan Asset perusahaan.
6. Renovasi dan pembukaan kantor cabang.
7. Menyiapkan laporan berkala perusahaan.
8. Menyiapkan dokumen administrasi
9. Mengurus legalitas dan perizinan.
10. Melakukan pengelolaan dan pengawasan aktivitas staff divisi.
11. Menjalin hubungan baik dengan berbagai pihak eksternal.
12. Membuat perencanaan anggaran kebutuhan rutin kantor yang dibutuhkan.
13. Membuat dan menginput schedule kerja staff perusahaan
14. Menciptakan SOP perusahaan

Kode Unit : M.70SDM01.017.2

 Unit Kerja :
Level 1 : President Commissione
Level 2 : Managing Director
Director Business Development
General Manager
Area Manager
Human Capital Head Office

Level 3 : Manager
Deputy Manager

Level 4 : Human Capital Store

General Affair

Level 5 : Supervisor Support

Cashier Staff
Administration Staff
Customer Service

Level 6 : Supervisor Sales

Sales Marketing
Sales Exceutive

Level 7 : Office Boy

II. Ikhtisar Jabatan

Bertanggungjawab atas pengadaan barang dan jasa yang mendukung seluruh aktivitas
operasional kantor dan melakukan pemeliharaan asset fisik kantor serta bekerjasama
dengan bagian bisnis, operasional dan keuangan untuk melakukan pengelolaan anggaran
atas biaya pengadaan barang atau jasa, pemeliharaan serta biaya-biaya lain yang terkait.

III. Uraian Tugas

Tugas General Affair pada hakekatnya adalah penerapan dari fungsi-fungsi :

Mendukung seluruh kegiatan operasional kantor dengan melakukan proses pengadaan
seluruh peralatan kebutuhan kerja (seperti; ATK, komputer, meja/kursi kerja, AC, dst),
maupun sarana atau fasilitas penunjang lain (seperti; kendaraan operasional, office boy,
satpam, operator telpon, dst.) dengan cepat, akurat/berkualitas serta sesuai dengan
anggaran yang ditentukan. Menerima, melayani dan mengatasi permasalahan yang
disampaikan oleh nasabah sehubungan dengan ketidakpuasan nasabah atas pelayanan
yang diberikan oleh pihak nasabah.

Berikut Job Description dari General Affair, diantaranya :

 1. Memastikan seluruh infrastruktur berfungsi dengan baik
2. Mengkoordinir supporting  kepada seluruh departemen untuk menunjang efektivitas
pencapaian rencana kerja.
3. Memastikan seluruh fasilitas untuk karyawan berfungsi dengan baik.
4. Memastikan seluruh telekomunikasi telah berfungsi sesuai dengan kebutuhan
perusahaan.
5. Melakukan proses pengurusan perizinan yang terkait dengan operasional perusahaan.
6. Mengontrol penggunaan biaya pengadaan fasilitas karyawan.
7. Mengusulkan tata kerja baru untuk efektivitas dan efisiensi pekerjaan.
8. Memberikan saran dan rekomendasi kepada atasan untuk pengambilan kebijakan
dibidang GA.
9. Mengusulkan promosi, demosi, dan mutase di bagian GA.

B. JOB SPECIFICATION

Berikut uraian Job Spec dari jabatan General Affair, diantaranya :

1. Minimal pendidikan S1, diutamakan lulusan Fakultas Ekonomi.
2. Minimal berusia 24 tahun.
3. Mempunyai pengalaman bekerja di bidang General Affair minimal 2 tahun.
4. Memiliki kemampuan bekerja secara individu dan secara berkelompok.
5. Memiliki komunikasi yang baik, bisa menggunakan bahasa asing menjadi nilai plus.
6. Dapat menggunakan Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft Powerpoint
dengan baik.
7. Memiliki kemampuan manajemen organisasi yang baik.
8. Dapat melakukan pengembangan tim.
9. Dapat memecahkan masalah dan pengambilan keputusan.
10. Teliti, rapi, dan cekatan dalam bekerja.
11. Rajin dan disiplin.
12. Dapat dipercaya dan bertanggung jawab dengan tugas yang diberikan.
13. Memiliki kepribadian yang baik dan ramah.

I. Bahan Kerja

NO. BAHAN KERJA PENGGUNAAN DALAM KERJA

1. Dokumen perizinan
2. Dokumen pembayaran
3. Dokumen laporan berkala
Mengurus dokumen legalitas dan perizinan
perusahaan dalam menunjung kegiatan operasional
perusahaan.
Mengadministrasikan resi pembelian, surat
pemesanan, pembayaran yang berkaitan dalam
kegiatan operasional perusahaan.
Memberikan update informasi tentang semua yang
berkaitan dengan pengadaan dan pembayarannya.
Membuat dan menyiapkan semua laporan yang
 berhubungan dengan perusahaan, seperti laporan
pencapaian perusahaan dan penyediaan laporan
lainnya.
4. Dokumen pengadaan asset Mengadministrasikan dan membuat laporan
pengadaan barang berupa asset yang menunjang
kegiatan operasional perusahaan.
5. Daily Checklist GA Membuat daily checklist, dan menyiapkan laporan
pekerjaan setiap yang dikelola dengan baik dan
standar pekerjaan.
6. Standar Operating Procedure Pedoman yang digunakan dalam melakukan
(SOP) pekerjaan dengan baik dan benar sesuai dengan SOP
atau kebijakan perusahaan yang berlaku.
7. Disposisi / Perintah Kerja Pedoman pelaksanaan kerja yang digunakan di
dalam perusahaan.
NO. ALAT KERJA PENGUNAAN DALAM TUGAS
1. Komputer dan printer Memasukan data dan mencetak dokumen
2. Alat tulis kantor Mengadministrasi data dan dokumen
3. Internet Mengadministrasi data elektronik dan pencarian referensi
dalam pelaksanaan tugas
4. Lemari arsip Menginventarisir dokumen
5. Telepon Melakukan komunikasi dengan pihak internal maupun
eksternal

II. Alat Kerja

NO. HASIL KERJA JUMLAH SATUAN WAKTU YANG DI

PERLUKAN
1. Dokumen perizinan 1x5=5 60 menit
2. Dokumen layanan pembayaran 1x5=5 30 menit
3. Dokumen laporan berkala 1 x 10 = 10 120 menit
4. Dokumen pengadaan asset 1x5=5 30 menit
5. Daily checklist GA 1x2=2 10 menit
III. Hasil Kerja