Elemen 6 Peralatan dan Aplikasi Teknologi Perkantoran

Mata Pelajaran : Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis

Kelas : X MPLB 2
Guru Pengampu : Evi Damayanti, S.Pd.

MENERAPKAN PROSEDUR PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN PERALATAN

KANTOR

A. Pengertian Pemeliharaan Peralatan Kantor

Pemeliharaan dan perawatan adalah suatu kegiatan yang harus diusahakan agar barang tetap
dalam keadaan baik dan siap pakai. Bagaimana kita mengatur barang-barang yang disimpan dalam
gudang agar terhindar dari berbagai kerusakan karena hama, hilang, kadaluarsa, penyimpanan
tidak teratur dan lain sebagainya.
Sementara itu, pengertian pemeliharaan dan perawatan peralatan kantor menurut para ahli
adalah sebagai berikut:
1. Purwanto dan Muhamad Ali (2008), dalam bukunya Teknik dan Manajemen Pergudangan,
pemeliharaan dan perawatan adalah kegiatan atau upaya yang dilakukan untuk meningkatkan,
mempertahankan, dan mengembalikan peralatan selalu dalam kondisi yang siap pakai dan
berfungsi dengan baik.
2. Lukas Dwiantara dan Rumsari Hadi Sumarto (2004), dalam bukunya Manajemen Logistik
Pedoman Praktis bagi Sekretaris dan Staf Administrasi, menyatakan bahwa pemeliharaan
merupakan kegiatan pengelolaan alat/barang yang berkaitan dengan upaya mempertahankan
kondisi teknis, daya guna, dan daya hasil logistik, serta menjamin jangka waktu pemakaian
barang mencapai batas waktu yang optimal.
3. Menurut Pasal 1 Ayat 15 Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007 tentang
Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah, pemeliharaan adalah kegiatan atau
tindakan yang dilakukan agar semua barang milik daerah selalu dalam keadaan baik dan siap
untuk digunakan secara berdaya guna dan berhasil guna.
4. Sri Endang Rahayu, dkk (2010), dalam bukunya Memahami Prinsip-prinsip Penyelenggaraan
Administrasi Perkantoran. menyatakan bahwa pemeliharaan merupakan kegiatan terus
menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap
untuk dipakai.
Elemen 6 Peralatan dan Aplikasi Teknologi Perkantoran
Mata Pelajaran : Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis
Kelas : X MPLB 2
Guru Pengampu : Evi Damayanti, S.Pd.

Pemeliharaan dan perawatan barang kantor harus dilaksanakan secara tepat dan berkala, karena
jika peralatan kantor tidak dirawat, maka barang dan alat--alat kantor menjadi cepat rusak sehingga
akan mengganggu pelaksanaan kerja.
Merawat perlengkapan atau inventaris kantor sangat penting dilakukan. Pasalnya, dengan rutin
melakukan perawatan dan pemeliharaan aset dan barang-barang di kantor, maka perusahaan bisa
menghemat budget untuk pengadaan maupun penggantian barang rusak yang tidak lagi bisa
digunakan oleh karyawan.

B. Tujuan Pemeliharaan dan Perawatan Pertalatan Kantor

Proses pemeliharaan peralatan di kantor pasti memiliki beberapa tujuan, yaitu sebagai berikut:
1. Barang-barang (alat/mesin) terpelihara dengan baik sehingga jarang terjadi kerusakan.
2. Mengoptimalkan usia alat/mesin karena terpelihara dengan baik.
3. Menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung kelancaran pekerjaan sehingga
diperoleh hasil yang optimal d. Menjamin ketersediaan peralatan yang diperlukan melalui
pengecekan secara rutin dan teratur.
4. Menghindari kehilangan alat/mesin karena telah terkontrol secara rutin.
5. Menghindari penyimpanan yang tidak teratur.
6. Menjamin keselamatan pemakai alat/mesin karena adanya pengecekan kondisi alat/mesin
secara berkala.

C. Manfaat Pemeliharaan dan Perawatan Peralatan Kantor

Berikut ini merupakan beberapa manfaat yang kita dapatkan apabila kita rajin melakukan
pemeliharaan dan perawatan perawatan kantor:
1. Barang-barang akan terpelihara dengan baik sehingga jarang terjadi kerusakan.
2. Memperpanjang umur barang (perlengkapan) sehingga tidak perlu diganti dalam waktu
singkat.
3. Menghindari kehilangan karena selalu terpantau dengan baik.
4. Menghindari penyimpanan yang tidak teratur.
5. Dengan terpeliharanya barang-barang dikantor akan menghasilkan pekerjaan yang baik.
Elemen 6 Peralatan dan Aplikasi Teknologi Perkantoran
Mata Pelajaran : Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis
Kelas : X MPLB 2
Guru Pengampu : Evi Damayanti, S.Pd.

Menurut Purwanto (2008), dalam bukunya Teknik Manajemen Pergudangan, manfaat dari
kegiatan pemeliharaan dan perawatan peralatan kantor adalah sebagai berikut:
1. Mengurangi terjadinya sarana dan prasarana yang mengalami breakdown atau berhenti
beroperasi.
2. Konservasi aset menjadi lebih baik.
3. Meningkatkan ekspektasi umur peralatan dan komponen sehingga mengurangi penggantian
dini terhadap bagian atau suku cadang sarana dan prasarana.
4. Mengurangi biaya perawatan dan pemeliharaan akibat kerusakan total.
5. Menjaga stabilitas hasil dengan kualitas yang tetap baik.
6. Menghindari kecelakaan kerja.
7. Meningkatkan motivasi para karyawan dalam mengidentifikasi sarana dan prasarana yang
memerlukan perawatan lanjutan.
8. Meningkatkan keselamatan para pekerja sehingga menekan atau bahkan menghilangkan biaya
perawatan rumah sakit.
9. Mengurangi penggunaan tenaga kerja langsung berkaitan dengan tidak berfungsinya peralatan.
10. Mengurangi terjadinya cacat produk sehingga pemrosesan ulang atau rework dapat ditekan.

D. Macam-macam Perawatan dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana

Kegiatan pengamanan sarana dan prasarana kantor memerlukan perencanaan yang teratur agar
memperoleh hasil yang bagus. Perencanaan kegiatan pengamanan dapat dilakukan secara periodik,
baik harian, mingguan, bulanan, maupun tahunan. Berikut adalah kegiatan pengamanan sarana dan
prasarana kantor.
1. Pengamanan administrasi, yaitu kegiatan pembukuan, inventarisasi, pelaporan, dan
penyimpanan dokumen kepemilikan.
2. Pengamanan fisik, yaitu untuk mencegah terjadinya penurunan fungsi dan jumlah barang serta
hilangnya barang. Pengamanan fisik untuk tanah dan bangunan dilakukan dengan cara
pemagaran dan pemasangan tanda batas. Pengamanan aset selain tanah dan bangunan
dilakukan dengan cara penyimpanan dan pemeliharaan.
3. Pengamanan hukum, meliputi kegiatan melengkapi bukti status kepemilikan.
Elemen 6 Peralatan dan Aplikasi Teknologi Perkantoran
Mata Pelajaran : Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis
Kelas : X MPLB 2
Guru Pengampu : Evi Damayanti, S.Pd.

E. Macam-macam Pemeliharaan dan Perawatan Peralatan Kantor

Menurut Ating Tedjasutrisna, Nanang Yusuf Nurdin, dan Euis Sumpriana (2000), dalam
bukunya Manajemen Perkantoran, terdapat beberapa macam pemeliharaan barang-barang kantor
berdasarkan kurun waktu dan jenis barang, antara lain sebagai berikut:
1. Menurut kurun waktu
• Pemeliharaan sehari-hari, yaitu pemeliharaan yang dilakukan setiap hari, dan
dikerjakan oleh orang yang bertanggungjawab menggunakan barang tersebut.
• Pemeliharaan berkala, yaitu dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu, (misalnya satu
bulan sekali, tiga bulan sekali) dan dikerjakan sendiri maupun meminta bantuan orang
lan.
2. Menurut jenis barang
• Barang bergerak, misalnya kendaraan bermotor, alat elektronik dan lain sebagainya.
Pemeliharaannya dapat dilakukan setiap hari atau berkala.
• Barang tidak bergerak, misalnya menutup keran air, memadamkan listrik.
Pemeliharaan dapat dilakukan tiap hari dengan tujuan untuk mencegah kerusakan, dan
pencegah pemborosan.

Adapun menurut Purwanto dan Muhamad Ali (2008), dalam bukunya yang berjudul
Teknik dan Manajemen Pergudangan, macam-macam perawatan sarana dan prasarana adalah
sebagai berikut:
1. Perawatan preventif (preventive maintenance), dilakukan untuk mencegah timbulnya
kerusakan-kerusakan yang tidak terduga dan menemukan kondisi atau keadaan yang dapat
menyebabkan peralatan/mesin mengalami kerusakan pada waktu digunakan saat bekerja.
2. Perawatan korektif (breakdown maintenance), dilakukan setelah peralatan/mesin
mengalami kerusakan atau ketidaknormalan fungsi sehingga tidak dapat beroperasi dengan
baik.
3. Perawatan prediktif, dilakukan dengan memperkirakan kondisi peralatan dan mesin pada
waktu atau masa yang akan datang.
Elemen 6 Peralatan dan Aplikasi Teknologi Perkantoran
Mata Pelajaran : Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis
Kelas : X MPLB 2
Guru Pengampu : Evi Damayanti, S.Pd.

4. Perawatan tidak terencana, jenis perawatan yang bersifat darurat, yaitu dengan melakukan
perbaikan terhadap kerusakan yang tidak diperkirakan sebelumnya.
5. Perawatan secara produktif (productive maintenance), dilakukan penentuan penyebab dari
permasalahan dan melakukan perbaikan terhadap penyebab terjadinya kegagalan pada
sistem yang ada.
6. Perawatan produktif menyeluruh (total productive maintenance), yaitu metode perawatan
dan pemeliharaan yang mencakup seluruh kegiatan inspeksi dan pemeliharaan pada
peralatan.

Beberapa hal yang dapat dilakukan untuk melakukan pemeliharaan dan perawatan peralatan
kantor, adalah sebagai berikut:
• Selalu membersihkan barang-barang secara teratur, terutama setelah barang tersebut
dipergunakan, selalu memisahkan barang yang rusak dan tidak rusak.
• Selalu memperbaiki barang yang rusak
• Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar dan teratur sesuai dengan jenis
dan kode masing-masing.
• Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula dalam
keadaan baik dan benar.
• Selalu mengoperasikan/menggunakan barang-barang kantor sesuai dengan petunjuk dan
aturan pakainya

F. Tips Merawat Perlengkapan Kantor

1. Kenali Material dari Tiap-Tiap Barang
Seperti kita ketahui, ada banyak perlengkapan kantor yang perlu diperhatikan. Masing-
masing memiliki karakteristik serta cara perawatan yang berbeda pula. Untuk perlengkapan
kantor seperti meja, kursi, almari, hingga kitchen set di pantry yang biasanya digunakan, coba
lakukan pengecekan secara berkala apakah ada tanda-tanda kerusakan akibat usia atau
serangan serangga seperti rayap. Jika memang ada tanda-tanda keberadaan serangga,
Elemen 6 Peralatan dan Aplikasi Teknologi Perkantoran
Mata Pelajaran : Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis
Kelas : X MPLB 2
Guru Pengampu : Evi Damayanti, S.Pd.

khususnya rayap yang bisa menyebabkan kerusakan. Anda bisa memanfaatkan jasa basmi
rayap dari Fumida yang sudah terbukti efektif menangani masalah ini.
Adapun untuk perlengkapan elektronik, biasanya membutuhkan perawatan serta perhatian
ekstra agar tidak cepat rusak ketika disimpan maupun saat digunakan. Pasalnya, selain lebih
rawan rusak, kardus box alat-alat elektronik biasanya juga tidak luput dari serangan rayap dan
berbagai serangga lainnya.
2. Membersihkan Secara Teratur
Salah satu cara merawat dan memelihara perlengkapan kantor agar lebih awet dan tidak
cepat rusak adalah dengan melakukan pembersihan secara teratur. Selain untuk menghilangkan
debu dan kotoran, ada beberapa manfaat lain dari aktivitas rutin bersih-bersih barang. Mulai
dari mengetahui jika terjadi kerusakan seperti kabel mengelupas akibat terjepit, meja yang
mulai rusak dimakan rayap, atau baut penutup CPU yang lepas karena getaran.
Jadi, usahakan untuk menyempatkan waktu minimal sebulan sekali untuk melakukan
pembersihan barang-barang di kantor.
3. Gunakan Sistem Penyimpanan Rak Agar Rapi
Peralatan kantor yang berada di gudang juga tidak lepas dari potensi kerusakan. Meskipun
tidak digunakan secara rutin oleh karyawan, barang-barang ini tetap wajib dirawat agar tidak
rusak akibat serangan serangga seperti rayap atau karena rembesan air hujan yang bocor di
sela-sela plafon. Untuk memudahkan pemantauan barang, Anda bisa menggunakan rak
bertingkat. Bagian bawah dari rak bisa dilapisi dengan pallet kayu atau besi agar barang di
atasnya tidak menyentuh lantai secara langsung.
4. Selalu Menyimpan Kembali Barang Setelah Selesai Digunakan
Kebiasaan ini memang terbilang sangat standar. Tapi karena banyaknya jumlah karyawan
maka selalu ada beberapa orang yang entah lupa atau memang sengaja malas mengembalikan
barang ke penyimpanan semula setelah digunakan. Hal ini sebaiknya disosialisasikan kepada
seluruh karyawan, baik staff maupun jajaran manajemen. Pasalnya, terkadang aturan sederhana
yang tidak tertulis seperti ini justru memiliki potensi merepotkan di kemudian hari jika barang
tersebut diperlukan.
Elemen 6 Peralatan dan Aplikasi Teknologi Perkantoran
Mata Pelajaran : Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis
Kelas : X MPLB 2
Guru Pengampu : Evi Damayanti, S.Pd.

5. Selalu Mengoperasikan Barang Sesuai Petunjuk Penggunaan

Perlengkapan kantor biasanya terdiri dari banyak jenis barang. Mulai dari peralatan
elektronik yang butuh skill serta keahlian ketika menggunakan, hingga barang-barang umum
seperti meja dan kursi untuk bekerja.
Agar inventaris kantor lebih awet dan tahan lama, usahakan untuk selalu menggunakan
peralatan sesuai petunjuk penggunaan. Bahkan jika perlu dibuat SOP atau training pelatihan
untuk alat-alat khusus yang harganya mahal.

Sumber:
https://lmsspada.kemdikbud.go.id/mod/book/tool/print/index.php?id=79010&chapterid=471
(diakses pada 25 Februari 2023)
https://www.electronicsolution.co.id/2021/06/tips-merawat-perlengkapan-kantor.html?m=1
(diakses pada 25 Februari 2023)
https://penghubung.babelprov.go.id/content/pentingnya-pemeliharaan-dan-peralatan-peralatan-
kantor (diakses pada 25 Februari 2023)