PELAPORAN PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN SARANA DAN

PRASARANA
“Pelaporan, Penyimpanan dan Pemeliharaan”

A. Pelaporan

Laporan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan yang

bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik
persediaan, mutasi, maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut
daalam periode waktu tertentu (triwulan, semester, atau setahun).

Fungsi laporan sarana dan prasarana kantor:

 Sebagai bahan pertanggungjawaban.
 Sebagai pengendali persediaan.
 Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang.
 Sebagai dasar atau bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.

Dalam menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan, sebaiknya

dilampiri dengan beberapa bukti atau catatan pendukung antara lain :

1. Bukti penerimaan barang.

2. Bukti pembelian barang.
3. Bukti pengeluaran barang.
4. Kartu barang.
5. Kartu persediaan.
6. Daftar inventaris.
7. Daftar rekapitulasi barang inventaris.

1
 Teknik pembuatan laporan disusun sebagai berikut :

 Memeriksa barang.
 Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran.
 Menghitung penerimaan dan pengadaan barang.
 Menghitung sisa persediaan.
 Mencatat mutasi barang.
 Melaporkan kepada atasan atau pimpinan.

B. Penyimpanan
Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau
petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor,
baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.
Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :
1. Agar barang tidak cepat rusak.
2. Agar tidak terjadi kehilangan barang.
3. Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut
dicari.
4. Memudahkan dalam pengawasan.
5. Memudahkan dalam analisa barang.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan barang/bahan

kantor:

1. Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan.

2. Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan.
3. Sifat barang yang disimpan.
4. Sarana penyimpanan dan pemeliharaan.
2
5. Prosedur dan tata kerja.
6. Biaya yang disediakan.
7. Tenaga yang diperlukan.
8. Jangka waktu penyimpanan.

Cara penyimpanan barang/bahan kantor :

1. Barang yang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merk, dan

satuan barang).
2. Barang yang disimpan dalam keadaan bersih.
3. Barang yang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi.
4. Barang yang disimpan di tempat yang memadai.
5. Barang yang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah
dicari.
6. Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman
air.
7. Barang yang disimpan diruang yang terkunci.
8. Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku
persediaan.
9. Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan
dibagian terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan
lebih dalam.
C. Pemeliharaan

Pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan adalah kegiatan untuk

melaksanan pengurusan dan pengaturan agar semua sarana dan prasarana selalu
dalam keadaan baik dan siap untuk digunakan secara berdayaguna dan berhasil
guna dalam mencapai tujuan pendidikan. Pemeliharaan merupakan kegiatan
3
penjagaan atau pencegahan dari kerusakan suatu barang, sehingga barang
tersebut kondisinya baik dan siap digunakan. Pemeliharaan mencakup segala
daya upaya yang terus menerus untuk mengusahakan agar peralatan tersebut
tetap dalam keadaan baik. Pemeliharaan dimulai dari pemakaian barang, yaitu
dengan cara hati-hati dalam menggunakannya. Pemeliharaan yang bersifat
khusus harus dilakukan oleh petugas yang mempunyai keahlian sesuai dengan
jenis barang yang dimaksud.

 Tujuan Pemeliharaan Sarana Prasarana

1. Untuk mengoptimalkan usia pakai peralatan. Hal ini sangat penting
terutama jika dilihat dari aspek biaya, karena untuk membeli suatu
peralatan akan jauh lebih mahal jika dibandingkan dengan merawat bagian
dari peralatan tersebut.
2. Untuk menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung
kelancaran pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal.
3. Untuk menjamin ketersediaan peralatan yang diperlukan melalui
pencekkan secara rutin dan teratur.
4. Untuk menjamin keselamatan orang atau siswa yang menggunakan alat
tersebut.

 Manfaat Dan Jenis Pemeliharaan Sarana Prasarana

Ada beberapa macam pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan di

sekolah ditinjau dari sifat maupun waktunya. Ditinjau dari sifatnya ada empat
macam pemeliharaan sarana prasarana pendidikan di sekolah antara lain :

1. Pemeliharaan perlengkapan bersifat pengecekan.

4
2. Pemeliharaan yang bersifat pencegahan.
3. Pemeliharaan yang bersifat perbaikan ringan.
4. Perbaikan berat.

Sedangkan jika ditinjau dari waktu pemeliharaannya ada dua macam

pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah antara lain :

1. Pemeliharaan sehari-hari, seperti menyapu, mengepel lantai, membersihkan

pintu.
2. Pemeliharaan berkala, misalnya pengontrolan genting, pengapuran tembok.

 Pemeliharaan Terencana

Pemeliharaan terencana adalah jenis perawatan yang diprogramkan,

dioraganisir, dijadwal, dianggarkan, dan dilaksanakan sesuai dengan rencana,
serta dilakukan monitoring dan evaluasi (Sunarto 2002:4). Perawatan terencana
dibedakan menjadi dua, yakni perawatan terencana yang bersifat pencegahan
atau perawatan preventif, dan perawatan terencana yang bersifat korektif.

 Pemeliharaan Preventif

Pemelihraan yang bersifat pencegahan, adalah pemeliharaan sarana dan

prasarana pendidikan yang secara sadar dilakukan melalui tahapan perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan, serta monitoring dengan tujuan untuk
mencegah terjadinya gangguan kemacetan atau kerusakan fasilitas atau
peralatan sekolah. Pemeliharaan preventif adalah perawatan yang dilakukan
pada selang waktu tertentu dan pelaksanaannya dilakukan secara rutin dengan
beberapa kriteria yang ditentukan.

 Pemeliharaan Korektif
5
 Pemeliharaan yang bersifat memperbaiki akan berkaitan dengan
deteksi kerusakan, penentuan lokasi kerasukan, dan perbaikan atau penggantian
bagian yang rusak.

a) Tahapan pemeliharaan korektif

 Deteksi
1. Cek fungsi
2. Cek kinerja
3. Perbandingan dengan spesifikasi alat/sistem
 Menentukan Lokasi :
1. Cek fungsi tiap blok (bagian dari sistem)
2. Cek komponen pada blok yang tidak bekerja dengan baik
 Perbaikan