BAB 1

PENGERTIAN DAN PEDOMAN UMUM

1.1 Pengertian dan Pedoman Umum Penggudangan Logistik

1.2 Pergudangan adalah segala upaya pengelolaan gudang yang meliputi

penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian
dan pemusnahan serta pelaporan logistik dan peralatan logistic agar
kualitas dan kuantitas tetap terjamin.

Dari pengertian penggudangan ini dapat digaris bwahi bahwa

kegiatan penggudangan tidak sekedar kegiatan memasukkan barang
dalam ruang penyimpanan (gudang), tetapi lebih dari itu, dalam kegiatan
penggudangan penting dilakukan perencanaan, pengorganisasian, serta
pengendalian logistic baik secara teknis maupun administrative sehingga
kegiatan tersebut dapat menjamin dan menjaga kelangsungan dan
kesinambungan setiap aktivitas dalam setiap unit kerja di dalam suatu
organisasi.

Merujuk beberapa kegiatan penggudangan dan tujuan

penggudangan tersebut, ada beberapa pedoman umum untuk melakukan
kegiatan penggudangan, yakni :

1. Menjaga kelancaran penerimaan dan pengeluaran logistic.

2. Menjaga ketertiban administrasi penggudangan, baik untuk

menjamin keamanan barang maupun menyediakan piranti
pertanggungjawaban pengelolaan penggudangan.

3. Melakukan penyimpanan logistic secara tepat sehingga logistic yang

ada mudah dicek, ditemukan dan diambil.

4. Melakukan pengaturan barang secara tepat sehingga mampu

menjamin kemanan dan keselamatan barang, petugas gudang maupun
pihak-pihak yang berkepentingan.

5. Melakukan perawatan barang dengan baik sehingga barang dalam

gudang tidak sekedar sebagai barang persediaan, tetapi juga barang
yang siap pakai (ready for use).

Agar pedoman ini dapat diimplementasikan dengan baik, perlu

adanya rancangan dan implementasi system kerja penggudangan logistic
yang jelas dan tepat dalam setiap organisasi.

1.2 Mekanisme Pergudangan

Mekanisme pergudangan meliputi proses sebagai berikut:

1. Penerimaaan

Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan logistik dan

peralatan di gudang. Dalam proses penyerahan dan penerimaan ini

dilakukan:

a Pendataan jumlah dan mutu logistik dan peralatan harus sesuai

dengan ketentuan yang berlaku/layak untuk diberikan kepada korban
bencana.

b Pencatatan administratif sebagai dokumen yang dapat dipertanggung

jawabkan oleh petugas yang bersangkutan.

2. Penyimpanan

Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan logistik

danperalatan di gudang dengan cara menempatkan logistik dan peralatan
yang diterima:

a. Penempatan sesuai dengan denah.

b. Aman dari pencurian.
c. Aman dari gangguan fisik.
d. Aman dari pencemaran secara kimiawi dan biologi yang dapat merusak
kualitas dan kuantitas.
e. Aman dari kebakaran.
f. Penataan sesuai dengan standar pergudangan.

3. Pemeliharaan

Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan logistik dan peralatan agar

kondisi tetap terjamin dan siap pakai untuk dipergunakan dalam
penanggulangan bencana secara efektif dan efisien dan akuntabel,
melalui prinsip

a. 5R = Ringkas, Rapih, Resik (bersih), Rawat, Rajin (secara terus

menerus).

b. First In First Out (FIFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama
masuk adalah yang pertama harus keluar.

c. First Expired Date First Out (FEFO) yaitu logistik dan peralatan yang
pertama kadaluwarsa harus yang pertama keluar untuk didistribusikan.
Dalam penyusunan logistik dan peralatan yang punya masa
kedaluwarsanya lebih awal atau yang diterima lebih awal harus digunakan
lebih awal sebab logistik dan peralatan yang datang lebih awal biasanya
juga diproduksi lebih awal dan umurnya relatif lebih tua dan masa
kadaluwarsanya mungkin lebih awal.

d. Logistik dan peralatan disusun di atas pallet secara rapih dan teratur,
sesuai dengan ketentuan.

4. Pendistribusian
Pendistribusian merupakan proses kegiatan pengeluaran dan penyaluran
logistik dan peralatan dari gudang untuk diserahkan kepada yang berhak,
melalui suatu proses serah terima yang dapat dipertanggung jawabkan,
disertai dengan bukti serah terima. Hal ini dilakukan berdasarkan
permintaan sesuai dengan kebutuhan penanggulangan bencana.

5. Pengendalian

Pengendalian merupakan proses kegiatan pengawasan atas pergerakan

masuk keluarnya logistik dan peralatan dari dan ke gudang agar

persediaan dan penempatan dapat diketahui secara cepat, tepat dan
akurat serta akuntabel. Pengendalian dilaksanakan dengan menggunakan
formulir dala lampiran.

6. Penghapusan

a. Penghapusan merupakan rangkaian kegiatan pemusnahan logistik

danperalatan dalam rangka pembebasan barang milik/kekayaan
negara daritanggung jawab berdasarkan peraturan perundangan-
undangan yang berlaku.

b. Tujuan penghapusan adalah sebagai berikut :

1) Penghapusan merupakan bentuk pertanggung jawaban administrasi

petugas terhadap logistik dan peralatan yang dikelola, yang sudah
ditetapkan untuk dihapuskan/ dimusnahkan sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.

2) Menghindari pembiayaan (biaya penyimpanan, pemeliharaan,

penjagaan dan lain-lain) atau barang yang sudah tidak layak untuk
dipelihara.

3) Menjaga keselamatan agar terhindar dari pencemaran lingkungan.

c. Kegiatan Penghapusan adalah sebagai berikut :

1) Membuat daftar logistik dan peralatan yang akan dihapuskan beserta

alasan-alasannya.

2) Pisahkan logistik dan peralatan yang kadaluwarsa/ rusak pada

tempat tertentu sampai pelaksanaan pemusnahan.

3) Melaporkan kepada atasan mengenai logistik dan peralatan yang

akan dihapuskan.

4) Membentuk panitia pencelaan dan penghapusan logistik dan

peralatan melalui Surat Keputusan dari pejabat yang berwenang.

5) Membuat berita acara hasil pencelaan dan penghapusan logistik

dan peralatan yang akan dihapuskan.

6) Melaporkan hasil pencelaan dan penghapusan kepada pejabat yang

berwenang.

7) Melaksanakan penghapusan dan pemusnahan setelah ada keputusan

dari pejabat yang berwenang.

BAB 2

MACAM-MACAM GUDANG

2.1 Macam-Macam Gudang

Dilihat dari bentuk fisiknya dibedakan menjadi :

a Gudang tertutup
Gudang yang letaknya dalam sebuah bangunan tertutup, tidak bergerak,
tidak untuk lalu lintas barang dan digunakan untuk menyimpanan barang.

b Gudang terbuka

Gudang terbuka tidak diolah

Berupa suatu lapangan terbuka yang permukaanya hanya diratakan

tanpa diperkeras.

Gudang terbuka diolah

Berupa lapangan terbuka yang sudah diratakan dan diperkeras yang

diperuntukkanbagi logistic yang tidak cepat terpengaruh oleh cuaca.

c Gudang semi tertutup

Banguanan yang beratap tanpa dinding-dinding ujung yang lengkap, dan

diperuntukkan untuk menyimpan logistic yang memerlukan pertukaran
udara maksimum serta tidak memerlukan perlindungan lengkap tanpa
udara.

Selain dilihat dari bentuk fisik bangunan, juga bisa dibedakan

berdasarkan fungsinya. Misalnya gudang operasional, gudang
perlengkapan, gudang pemberangkatan dan gudang musiman. Secara
lebih spesifik, gudang dapat dibedakan atas dasar barang-barang yang
disimpan di dalamnya. Berdasarkan pembedaaan ini dapat kita kenal
adanya gudang alat tulis, alat medis, BBM, tenun, alat rumah tangga,
teknik maupun gudang rosokan.

BAB 3

TATA RUANG GUDANG

Perencanaan Tata Ruang Gudang merupakan kegiatan pemikiran
dan penetapan segmen-segmen ruangan di dalam gudang serta
pengaturan logistik di dalam ruang tersebut. Sehubungan dengan hal ini,
ada beberapa asas tata ruanng gudang yang harus diperhatikan, dan
beberapa asas tata ruang gudang tersebut adalah sebagai berikut.
1. Asas Jarak Terpendek
Ruangan seyogyanya bisa dipergunakan sebaik mungkin sehinggan
pelaksanaan kegiatan pengaturan barang dalam gudang dapat melewati
jarak yang sependek mungkin.
2. Asas mengalirnya Kegiatan
Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang diusahakan dengan urutan yang
teratur dari satu tempat ke tempat yang lain dengan berurutan, aik
dengan metode FIFO (First In First Out) yaitu pengaturan barang yang
lebih dahulu masuk gudang, harus dikeluarkan pada urutan pertama pula
atau metode LIFO (Last In Fisrt Out) yakni pengaturan barang yang
terakhir masuk dalam gudang tetapi pertama kali dikeluarkan dari
gudang.
3. Asas Memudahkan Pengawasan
Penataan ruang haruslah dapat membantu mempermudah pengawasan
atas pelaksanaan pengaturan barang.
4. Asas Fleksibelitas Ruangan
Penataan barang dalam gudang diusahakan sedemikian rupa sehingga
bila ada gangguan ruangan akan mudah disesuaikan dengan kebutuhan.
5. Asas Kemudahan Berhubungan dengan Luar
Pada penataan barang-barang yang frekuensinya sering dipakai
seyogyanya diletakkan di tempat yang langsung berhubungan dengan
pihak luar.
Di samping harus memperhatikan beberapa asas tata ruang tersebut,
untuk melancang dan melaksanakan penataan ruang gudang, penting
memperhatikan beberapa pedoman yang meliputi berikut ini

1. Hendaknya dalam ruang gudang ada ruang/tempat untuk melakukan

pengecekan barang masuk. ruang ini berfugsi untuk memeriksa dan
mengecek barang yang akan dimasukkan ke dalam gudang. Dengan
demikian. secara fisik maupun administratif barang-barang yang
dimasukkan ke dalam gudang dapat dipertanggungjawabkan.

2. Hendaknya di dalam ruang gudang disediakan ruang tata usaha

untuk melakukan kegiatan-kegiatan administratif penggudangan guna
menjamin ketertiban administratif, penyediaan peranti pengawasan
barang dalam gudang dan keamanan barang.

3. Hendaknya di dalam ruang gudang disediakan ruang untuk

menampung barang-barang yang segera digunakan maupun sering
digunakan/diminta oleh unit kerja. keberadaan ruang sangat penting
karena selain untuk menjaga keamanan barang, juga bisa mendukung
kecepatan dalam pelayanan permintaan barang kepada unit-unit kerja
yang membutuhkan. Kecepatan dalam pelayanan permintaan barang
kepada unit-unit kerja yang membutuhkan penting dilakukan karena ada
kecenderungan bahwa apabila petugas gudang tidak cepat dalam
memberikan pelayanan, pihak-pihak yang membutuhkan barang
kemudian berusahan dan akan mengambil sendiri terhadap barang yang
dibutuhkan sehingga hal ini akan memberikan peluang dan kemungkinan
banyaknya kehilangan barang.

4. Hendaknya di dalam ruangan gudang disediakan ruang lalu lintas

barang yang cukup, baik untuk pemasukan barang maupun pengeluaran
barang guna menjamin kelancaran pemasukan dan pengeluaran barang.
Hal ini disebabkan sering ada kecenderungan yang keliru, yaitu
memasukkan barang kedalam gudang sebanyak-banyaknya tanpa
memperhitungkan pentingnya kelancaran lalu lintas barang guna
mempercepat pemasukan dan pengeluaran.

5. Hendaknya ruang gudang ada ruang untuk pengecekan barang

keluar. Ruang ini berfungsi untuk memeriksa dan mengecek barang yang
akan dikeluarkan dari gudang karena adanya permintaan dari unit kerja.
Sebagaimana fungsi ruang cek barang masuk, ruang cek barang keluar ini
dimaksudkan guna menjamin pengeluaran logistik baik secara fisik
maupun administrasi dapat dipertanggungjawabkan. Adapun penempatan
ruang cek barang keluar, bisa berdekatan dengan ruang cek barang
masuk ataupun terpisah, dengan mempertimbangkan frekuensi mutasi
logistik.

BAB 4

DENAH GUDANG UMUM

4.1 Denah, Sarana dan Kemanan Gudang

4.1.1. Denah gudang

Rak dapur makanan kering

Pintu

RAK
Meja komputer

Keperlua
n pasien
dan tiap
ruangan

DENAH R. GUDANG UMUM

Lemari
Arsip
 ATK

Untuk memudahkan dalam penerimaan, penyimpanan, penyusunan,

pemeliharaan, pencarian, pendistribusian dan pengawasan logistik dan
peralatan, maka diperlukan pengaturan tata letak ruang gudang dengan
baik. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang tata
letak gudang adalah sebagai berikut:

1) Untuk kemudahan bergerak, gudang jangan disekat-sekat, kecuali

jika diperlukan. Perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah
gerakan.

2) Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran logistik dan

peralatan, tata letak ruang gudang perlu memiliki lorong dapat ditata
berdasarkan sistem:

a. Arus garis lurus

b. Arus huruf U

c. Arus huruf L

3) Pengaturan sirkulasi udara: salah satu faktor penting dalam

merancang gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup didalam
ruangan, termasuk pengaturan kelembaban udara dan pengaturan
pencahayaan.

4) Penggunaan rak dan pallet yang tepat dapat meningkatkan sirkulasi

udara, perlindungan terhadap banjir, serangan hama, kelembaban dan
efisiensi penanganan.
5) Penyimpanan khusus

Obat, Vaksin dan serum memerlukan tempat khusus seperti lemari

pendingin khusus (cold chain) dan harus dilindungi dari kemungkinan
putusnya aliran listrik.

Bahan kimia harus disimpan dalam bangunan khusus yang terpisah

dari gudang induk.

Peralatan besar/ alat berat memerlukan tempat khusus yang cukup

untuk penyimpanan dan pemeliharaannya.

4.1.2. Sarana Gudang

Penyediaan peralatan sarana dalam mendukung manajemen

pergudangan yang baik, bertujuan untuk mendukung kelancaran
penerimaan dan pengeluaran barang sehingga setiap saat mudah
dimobilisasi dan didistribusikan bila terjadi bencana. Adapun sarana yang
sebaiknya tersedia adalah sebagai berikut:

1. Gedung/bangunan gudang
2. Pembangkit Listrik atau lainnya
3. Alat angkutan/transportasi: kendaraan roda dua, roda empat, forklift
dan lainnya
4. Alat dokumentasi administrasi: komputer dan printer, brankas, lemari
arsip dan lainnya
5. Alat komunikasi: telepon, facsimile dan lainnya.
6. Alat pengatur suhu : termometer, exhaus van
7. Sarana Administrasi Logistik dan Peralatan:
a. Buku Induk
b. Kartu Stok
c. Buku Harian Penerimaan Barang
d. Buku Harian Pengeluaran Barang
e. Surat bukti barang masuk (SBBM)
f. Surat bukti barang keluar (SBBK)
g. Alat tulis kantor (ATK)
h. Petugas pengelola

4.1.3 Alur Pengadaan barang

Permintaan Petugas
dari tiap- gudang Toko/distributo
tiap unit umum/dr. r
erna
sales

Permintaan
dibagikan ke tiap

4.1.4 Data Inventaris Gudang Umum

a. Barang Tidak Habis Pakai
No Nama Barang Jumlah
1 Computer,monitor,CPU,keyboard, mouse 1 set
2 lemari 1
3 rak 3
4 Sapu 1
5 Keset 1
6 Kursi 2
7 Aqua gallon 1
8 Kipas Angin 1
9 AC 1
10 Meja Komputer 1
b. Barang Habis Pakai
No Nama Barang Stock
1. Cling refill 425 ml 1

2. Mama lemon 200gr 4

3. Mama lemon 100 gr 8

4. sunlight 10

5. Baterai ABC AA 30

6. Baterai besar 14

7. Baterai Alkaline AA 31

8. Lampu 100 watt 3

9. Lampu OK 8

10. Baterai sedang 6

11. Lampu halogen 1000 watt 1
12. Lampu UV 3
13. Lampu halogen 500 watt 1
14. Toilet ball 9
15. Shock refil 20
16. Sos(pembersih lantai) 9
17. kamper 32
18. Mr. muscle cleaning gel 1
19. Bubuk pembersih 2
20. Blok toiler 10
21. Sock botol 4
22. keju 1
23. Garam asam kg 1
24. macaroni 1
25. Saori saos teriyaki 1
26. garam 8
27. Cup besar 5
28 mutiara 15
29 Tepung terigu 4
30 Gula pasir 3
31 Blue band 3
32 Tepung maizena 2
33 Tepung kobe 6
34 Minyak goring 2 liter 4
35 Saori saos tiram 3
36 Agar-agar 24
37 Sendok makan pasien 1000
38 Gula batu 2
39 sohun 4
40 Cup kecil 11
41 Tepung tapioka 1
42 Tepung beras 1
43 nutrijel 24
44 Quecker oat 4
45 Kacang hijau 3
46 Kecap asin 9
47 Saos tomat 2
48 kemiri 8
49 sp 9
50 Tepung roti 3
51 Kecap 600 ml 1
52 Handsoap botol 3
53 Hand soap refil 3
54 Botol sabun cair 2
55 Tempat tisu roll 2
56 Bedak bayi rica 2
57 Termos kecil 1
58 Botol kecap 6
59 Baygon semprot 8
60 Baygon refill(mat) 23
61 Toilet anti bau 3
62 Citro nella 8
63 Alat baygon elektrik(mat) 5
64 Baygon refill cair 10
65 Alat baygon elektrik(cair) 4
66 Bolpoin hitam snowman 108
67 Double tape 5
68 Bolpoin biru standart 35
69 Bolpoin merah standart 28
70 Bolpoin hitam standart 36
71 Lakban hitam 4
72 Bolpoin meja 2
73 Bolpoin hitam kenko 57
74 Lakban coklat 9
75 Spidol kecil 6
76 Kapur ajaib 10
77 pensil 425
78 alteco 6
 79 Isolasi kertas 15
80 Lakban bening 13
81 Spidol boardmarker 17
82 Isolasi bening kecil 22
83 Spidol permanent 12
84 Sabun cuci tangan 4 liter 1
85 Sos (karbol wangi 4 liter) 1
86 Sos lantai 4 liter 1
87 Cling 4 liter 2
88 Lysorin 4 liter 4
89 vanish 6
90 sokun 14
91 rinso 10
92 Pewangi pakaian 7
93 Porstek 3,7 liter 1
94 rapika 4
95 Sabun cream 500K 34
96 rafia 1
97 Isi cutter kecil 5
98 clips 10
99 cutter 3
100 Lem tikus 2
101 penggaris 9
102 Staples besar 3
103 Isi cutter besar 14
104 Stipo/penghapus 3
105 Bantalan stempel 1
106 kalkulator 2
107 stabillo 5
108 Isi staples besar 75
109 chamois 2
110 Staples kecil 7
111 Lem cina 2
112 Alat pencukur 66
113 Pita printer lx-310 3
114 Isi staples kecil 98
115 Binder clips no. 107 120
116 lem 22
117 Tipe-x 8
118 Lem fox 2
119
120
4.1.5 Keamanan gudang

Untuk menjaga keamanan dan keselamatan logistik dan peralatan di

gudang perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1. Lokasi Pergudangan diupayakan secara historis aman dari bencana
(misalnya aman dari gempa, banjir, tanah longsor).
2. Pencegahan Kebakaran
a. Dihindari penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar.
b. Dipasang alat alarm kebakaran.
c. Alat pemadam kebakaran harus diletakkan pada tempat yang mudah
dijangkau dan dalam jumlah yang cukup. Contoh: tersedianya bak
pasir, tabung pemadam kebakaran, hidran, karung goni, galah
berpengait besi.
3. Keamanan Gudang
a. Dipagar keliling
b. Alat pemantau keamanan seperti : alarm atau kamera CCTV
c. Petugas keamanan
 BAB 5
ADMINISTRASI PERGUDANGAN
Untuk menjaga keamanan logistik dan kelangsungan kerja organisasi
maka dalam kegiatan penggudangan logistik penting dilakukan
administrasi penggudangan secara tertib dan benar. Hal ini disebabkan
administrasi penggudangan dapat dijadikan instrumen pengawasan dan
pengendalian di dalam penglolaan penggudangan di setiap organisasi.

Dengan adanya sistem administrasi penggudangan yang benar,

keberadaan logistik setiap saat dapat dicek, baik berkaitan dengan nama,
jenis, spesifikasi, jumlah, mutasi, bukti-bukti pemasukan dan pengeluaran
logistik, jumlah persediaan, maupun nilai logistik yang ada di gudang.

Dengan demikian, adanya pengelolaan administrasi penggudangan

yang baik dalam setiap organisasi akan dapat mengurangi, bahkan
bahkan dapat menghapus bentuk penyelewengan penglolaan logistik
ataupun hilangnya logistik.

Disamping itu, dengan adanya pengelolaan admintrasi

penggudangan yang benar dalam setiap organisasi akan mendukung
ketepatan dalam melakukan perencanaan dan pelaksanaan pengadaan
logistik. Hal ini disebabkan dapat dipentaunya tingkat pemakaian logistik
tertentu dan jumlah persediaan yang ada.

Bagi petugas gudang, administrasi penggudangan juga dapat

digunakan sebagai alat pertangjawaban dalam pengelolaan
penggudangan yang dibebankan kepadanya. Sehubungan dengan
administrasi penggudangan logistik tersebut, yang penting dalam
kegiatan penggudangan harus ada Buku Penerimaan Gudang, Buku
Pengeluaran Gudang, Kartu Persediaan/Stock, Bon permintaan Barang,
dan Surat Penyerahan Barang. Masing-masing buku tersebut dapat
dijelaskan sebagai berikut.

1. Buku penerimaan Gudang

Buku penerimaan Gudang merupakan buku yang terdiri dari lembaran-

lembaran yang memuat informasi berkaitan dengan penerimaan logistik
yang meliputi jenis dan spesifikasi logistik, tanggal penerimaan, jumlah,
nilai logistik yang meliputi harga per satuan dan jumlah total, dan asal
barang.

Setiap tejadi pemasukan logistik ke dalam gudang harus segera

dilakukan pencatatan pemasukan logistik ke dalam Buku Penerimaan
Gudang, disamping harus pula melakukan pengisian pemasukan pada
Kartu persediaan Barang (Kartu Stok) sehingga pentingnya dapat
diketahui jumlah persediaan logistik jemin dan spesifikasi logistik
tertentu.

Disamping itu, setiap terjadi pencatatan pemasukan logistik ke dalam

Buku Penerimaan Gudang harus diikuti bukti-bukti penerimaan barang
(antara lain berupa nota, faktur, kwitansi, atau bukti yang lain, misalnya
Surat penyerahan Barang dari Unit Pembelian). Setiap bukti pemasukan
logistik harus dibubuhi nomor(sebagai nomor kode bukti masuk) sesuai
urutan kronologis, yang kemudian nomor kode bukti masuk ini dituliskan
pada kolom nomor kode bukti masuk dalam Buku penerimaan Gudang
maupun Kartu Persediaan. penggunaan nomor kode bukti masuk ini
dimasukkan untuk mempermudah pengecekan maupun pengawasan
logistik.

2. Buku Pengeluaran Gudang

Buku pengeluaran Gudang merupakan buku yang terdiri atas

lembaran-lembaran yang memuat informasi berkaitan dengan
pengeluaran logistik yang meliputi jenis dan spesifikasi logistik, tanggal
pengeluaran, jumlah pengeluaran logistik, dan penerima logistik.

Setiap terjadi pengeluaran logistik dari gudang harus segera

dilakukan pencatatan pengeluaran logistik ke dalam buku pengeluaran
gudang, disamping harus pula melakukan pengisian pengeluaran pada
kartu barang sehingga nantinya dapat diketahui jumlah persediaan
logistik jenis logistik tertentu.

Buku pengeluaran gudang harus diikuti bukti-bukti pengeluaran

barang yang dapat berupa surat atau bon gudang. Disamping itu setiap
bukti pengeluaran logistik harus dihubungi nomor (sebagai nomor kode
bukti keluar) sesuai urutan kronologis, yang kemudian nomor kode bukti
keluar ini dituliskan pada kolom nomor kode bukti keluar dalam buku
pengeluaran gudang maupun kartu persediaan. Penggunaan nomor kode
bukti keluar ini dimasudkan untuk mempermudah pengecekan maupun
pengawasan logistik.

3. Kartu Persediaan/stock

Kartu persediaan barang merupakan formulir/lembaran untuk

mencatat perubahan-perubahan jumlah persediaan logistik karena
adanya pemasukan dan pengeluaran logistik. Adapun informasi yang
harus tertuang dan tertulis dalam kartu persediaan logistik. meliputi jenis
dan spesifikasi logistik, tanggal pemasukan/pengeluaran logistik, kode
nomor surat bukti pemasukan/pengeluaran, asal/tujuan logistik, jumlah
pemasukan/pengeluaran, dan jumlah sisa (persediaan logistik).

Dalam kegiatan pengelolaan administrasi penggudangan, kartu

persediaan barang dalam bentuk kartu barang ini dibuat rangkap dua,
satu untuk arsip dan yang satu untuk kartu gantung(kartu yang
digantungkan pada kelompok jenis barang tertentu di mana barang
tersebut ditempatkan/disimpan sehingga hal ini akan mempermudah
dalam pengecekan logistik, terutama pengecekan terhadap jumlah
persediaan logistik.

4. Bon Permintaan Barang

Bon permintaan barang merupakan lembaran/formulis permintaan

logistik dari setiap unit kerja dalam organisasi berkaitan dengan jenis
spesifikasi logistik serta jumlah logistik yang ditujukan kepada bagian
gudang. Bon permintaan barang sering pula disebut dengan beberapa
istilah, antara lain surat permintaan pengadaan barang, surat permintaan
pembelian, bon gudang ataupun dengan istilah yang lain.

5. Surat penyerahan barang

Surat penyerahan barang atau sering pula disebut bon pengeluaran

barang merupakan surat bukti pengeluaran/penyerahan barang dengan
jenis dan spesifikasi tertentu serta jumlah tertentu oleh bagian gudang
kepada unit kerja tertentu pada waktu tertentu. penyerahan barang
kepada unit kerja bisa dilakukan apabila telah dievaluasi oleh beberapa
pihak yang berkewajiban dan berhak mengambil keputusan untuk bisa
atau tidaknya barang tersebut untuk diberikan/diserahkan kepada unit
kerja tertentu dengan mempertimbangkan berbagai kepentingan.
Sehubungan dengan hal itu, surat penyerahan barang baru dinyatakan
sah apabila ditandai oleh: (1) yang menyetujui, (2), yang menyerahkan,
dan (3) yang menerima barang.

Sebagaimana telah dijelaskan pada bahasan mengenai siklus

pembelian, sering kali lembar/formulir permintaan barang. Hal ini
dilakukan untuk mendukung efisiensi kerja, terutama bagi unit penyalur
atau unit gudang. Dengan demikian, apabila suatu organisasi
menerapkan cara ini, formulir penyerahan barang tidak dibuat secara
khusus.

BAB 6
MONITORING DAN EVALUASI GUDANG
Dalam rangka pengendalian persediaan logistik dan peralatan yang
dibutuhkan disaat terjadi bencana perlu dilakukan pembinaan
pengelolaan dan penggunaan logistik dan peralatan secara
berkesinambungan, melalui Pemantauan, Supervisi dan Evaluasi.

a. Pemantauan

Yaitu melakukan pengamatan berkala terhadap pelaksanaan pengelolaan

dan penggunaan logistik dan peralatan untuk melihat keberhasilan
pelaksanaan kegiatan dalam pencapaian tujuan yang ditetapkan.

b. Supervisi

Yaitu melakukan pengamatan sekaligus bimbingan untuk perbaikan serta

peningkatan pelaksanaan pengelolaan logistik dan peralatan. Supervisi
pengelolaan logistik dan peralatan merupakan upaya untuk meningkatkan
produktifitas sumber daya manusia agar misi, kebijaksanaan, tujuan atau
sasaran yang telah ditetapkan dapat dicapai secara optimal untuk
memperbaiki dan meningkatkan pelaksanaan kegiatan pengelolaan
logistic dan peralatan serta pergudangan.

c. Evaluasi

Yaitu serangkaian prosedur untuk menilai suatu program, kegiatan untuk

memperoleh informasi tentang keberhasilan pencapaian tujuan, aktifitas,
hasil dan dampak serta biayanya yang dilakukan dengan membandingkan
antara kenyataan dengan standar atau yang diharapkan.