Pada dasarnya gudang merupakan suatu proses logistik atau
barang dalam gudang. Baik yang bersifat administrasi maupun
operasional yang berhubungan dengan perusahaan. Ada beberapa hal
yang dapat di jadikan sebagai pedoman umum dalam pengelolaan
gudang :
1. Menjaga kelancaran penerimaan dan
pengeluaran logistik/barang.
2. Menjaga ketertiban administratif pergudangan.
3. Melakukan penyimpanan logistik/barang secara tepat sehingga
mudah di cek dan diambil.
4. Melakukan pengaturan logistsik/barang secara tepat sehingga
mampu menjamin keaman dan keselamatan barang serta petugas.
5. Melakukan perawatan barang dengan baik.
II. MAKSUD DAN TUJUAN
1. MAKSUD
Pengelolaan ini disusun dengan maksud agar dapat di jadikan
acuan bagi pengelola gudang.
2. TUJUAN
a) Terciptanya pengelola gudang yang profesional terhadap
administrasi gudang dapat berjalan secara tertib, lancar dan
benar dalam pengelolaan gudang.
b) Adanya kesamaan pemahaman petugas gudang dan partner
dalam mengelola gudang.
III. MEKANISME PENGELOLAAN GUDANG
Bahwa dalam menyusun pengelolaan gudang, harus
senantiasa memperhatikan pembagian kerja, agar dapat dicapai
efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan pergudangan
logistik/barang. Apabila pengelolaan gudang dan volume beban
kerjanya masih relatif kecil maka cukup dikelola oleh 1-2 orang saja,
namun sebaliknya apabila pengelolaan gudang dan beban kerja
besar, maka diperlukan suatu organisasi sebagai unit kerja baru untuk
menggerakkan organisasi pergudangan sehingga dapat mencapai
hasil yang optimal.
Organisasi gudang di lingkungan sebagai berikut:
1. Pengelola Gudang
a) Oprasional dan pengawasan gudang
a. Operasional Gudang ;
⮚ Melakukan pemeriksaan dan pengawasan gudang.
⮚ Melakukan chek fisik barang.
⮚ Melakukan penataan barang sesuai dengan
jenisnya digudang.
⮚ Melakukan pengawasan secara teratur di lingkungan gudang.
⮚ Mengawasi penerimaan dan pengeluaran barang yang
berada digudang.
⮚ Menyusun laporan perkembangan gudang yang
menjadi kewenanganya.
⮚ Melakukan pengamanan gudang dan lingkungannya.
IV. PENATA USAHAAN GUDANG
Kegiatan pergudangan tidak bisa dipisahkan dari administrasi,
pergudangan secara tertib dan benar, karena administrasi
pergudangan dapat dijadikan instrumen pengawasan dan
pengendalian dalam pengelolaan pergudangan, dengan adanya
sistem administrasi pergudangan yang benar keberadaan logistik /
barang setiap saat dapat dicek, baik berkaitan dengan nama, jenis,
jumlah dan mutasi, maupun bukti jumlah persediaan. Bagi petugas
gudang, administrasi pergudangan juga dapat di gunakan sebagai alat
pertanggung jawaban dalam pengelolaan pergudangan yang di
bebankan kepadanya.
Petugas gudang harus melengkapi sistem administrasi
pergudangan dengan menyediakan buku penerimaan barang, buku
pengeluaran barang, dan surat jalan barang,
1. Penerimaan Barang
Petugas gudang harus memiliki buku penerimaan
barang,buku tersebut untuk mencatat informasi yang berkaitan
dengan jenis barang, tanggal penerimaan.
Di samping itu setiap terjadi pencatatan pemasukan logistik/
barang ke dalam buku pencatatan harus di ikuti dengan bukti-bukti
penerimaan barang seperti surat jalan pengiriman barang/
penyerahan barang untuk setiap bukti pemasukan logistik untuk
mempermudah pengecekan maupun pengawasan logistik ( contoh
form terlampir).
2. Pengeluaran Barang
Setiap petugas gudang logistic / barang harus memiliki buku
pengeluaran barang, pada buku tersebut akan berisi informasi
yang berkaitan dengan jenis dan spesifikasi logistik, tanggal
pengeluaran, jumlah pengeluaran logistik.
Terjadinya transaksi pengeluaran logistik di gudang harus di
ikuti dengan pencatatan pengeluaran barang ke dalam buku
pengeluaran barang,
Pada buku pengeluaran harus di ikuti dengan bukti-bukti
pengeluaran barang yang dapat berupa surat penyerahan barang,
contoh formulir terlampir.
sehingga hal ini untuk mempermudah pengecekan logistik, terutama
pengecekan terhadap jumlah persediaan logistik ( contoh terlampir).
3. Penataan Barang
Penataan ruang gudang merupakan penataan
segmen-segmen ruangan di dalam gudang serta pengaturan logistik
di dalam ruang gudang tersebut. Berkenaan dengan hal tersebut
petugas pengelola gudang hendaknya senantiasa memperhatikan
tata ruang gudang semaksimal mungkin agar proses penerimaan
dan pengeluaran barang dapat berjalan dengan lancar. Ada
beberapa tata letak ruang gudang yang harus di perhatikan sebagai
berikut:
a. Jarak Pendek
Ruang sebaiknya bisa di pergunakan sebaik mungkin sehingga
pelaksanaan kegiatan pengaturan barang dalam gudang dapat
melewati jarak sependek mungkin.
b. Mengalirnya Kegiatan
Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang di usahakan dengan
urutan yang teratur dari satu tempat ke tempat yang lain dengan
berurutan baik dengan metode FIFO ( first in first out ) yaitu
pengaturan barang yang lebih dahulu masuk gudang harus di
keluarkan pada urutan pertama pula atau metode LIFO ( Last in
last out ) yaitu pengaturan barang yang terakhir masuk dalam
gudang tetapi pertama kali keluarkan dalam gudang.
d. Mempermudah Pengawasan
Penataan ruang haruslah dapat membantu mempermudah
pengawasan atas pelaksanaan pengaturan barang.
e. Fleksibilitas Ruang
Penataan barang dalam gudang di usahakan sedemikian rupa
sehingga bila ada gangguan ruangan akan mudah di sesuaikan
dengan kebutuhan.
f. Alur Masuk dan Keluar Barang.
Arus keluar masuk barang di gudang harus
memperhitungkan semua unsur pekerjaan, mengelompokkan
bersama-sama dan menangani barang simpanan secara khusus
sesuai dengan kecepatan bergerak barang-barang itu. Arus
kegiatan di pertahankan untuk semua kegiatan yang di
lakukan dan fleksibilitas tetap di pelihara.
4. Perlengkapan Pendukung Gudang
Pada gudang beautyinu perlu di dukung dengan kelengkapan
yang memadai sehingga petugas gudang dapat bekerja secara
optimal adapun kelengkapan yang di perlukan gudang :
a. Di ruang Kerja.
1) Rak ATK dengan harga Rp. 10.000
b. Di Gudang.
1) Palet ( Sesuai kebutuhan ).
2) Tangga Untuk operasional dengan harga Rp. 300.000
3) Alat pemotong buble dengan harga Rp. 100.000
4) Area bongkar muat yang memadai.
c. Operasional
1) Buku Tulis Qwarto dengan harga Rp. 10.000
2) Pembuatan sistem database sendiri untuk gudang agar stok
barang gudang mempunyai riwayat laporan perpindahan
barang , pengeluaran barang , dan barang masuk.
❖ Cara penyimpanan
Dalam kegiatan pergudangan terdapat 5 jenis cara penyimpanan
yang baik di pergunakan pada gudang yaitu :
⮚ Penerimaan logistik, kegiatan ini termasuk dalam proses
pemeriksaan dan penempatan.
⮚ Pengiriman logistik/ barang, kegiatan ini termasuk proses
pengumpulan permintaan, pengemasan, dan pemuatan
untuk di angkut.
⮚ Perhitungan stok, kegiatan ini dapat di lakukan setiap waktu
tertentu atau dapat pula setiap tahun.
⮚ Pemeriksaan stok, kegiatan ini berupa pemeriksaan stok
secara berkala, pengecekan dan penempatan kembali stok
bila di perlukan.
⮚ Pemeliharaan penyimpanan, kegiatan ini dapat berupa
perencanaan kembali serta perubahan penempatan stok,
untuk menjaga stok yang sejenis dapat di tempatkan
berkelompok untuk melancarkan penyelesaian keempat
proses sebelumnya.
Penyimpanan logistik yang efektif membutuhkan kerapihan
metode dan disiplin karena setiap logistik yang disimpan
membutuhkan cara penanganan yang berbeda.
V. PENGAWASAN GUDANG
Ada beberapa hal penting untuk di perhatikan bagi petugas
pengelola gudang dengan kegiatan pengawasan barang dalam gudang
antara lain :
1. Mengecek barang dan membersihkan gudang secara
periodik.
2. Menghindari penempatan barang yang bias mempengaruhi
dan menyebabkan penurunan kualitas ataupun kerusakan
pada barang yang ada.
3. Menyediakan alas dan menjaga jarak antara barang dengan
dinding untuk setiap barang agar tidak mudah rusak karena
kelembapan.
4. Menempatkan barang yang berat dan atau besar di bagian
bawah dan yang ringan dan atau kecil di bagian atas.
VI. PELAPORAN
Pelaporan merupakan suatu informasi tentang data-data
logistik/ barang yang ada di gudang dan di buat secara periodik serta
berkesinambungan dari proses penerimaan sampai pengeluaran
logistik/ barang tersebut. Bagi petugas gudang laporan harus
dilaksanakan sebagai berikut :
1. Laporan Kondisi Logistik/ Barang Bulanan
Untuk mengetahui kondisi Logistik/ Barang, jumlah barang pada
akhir bulan yang berfungsi sebagai alat kontrol bagi petugas
gudang dalam menyusun rencana kebutuhan, laporan ini dibuat
setiap akhir bulan berdasarkan laporan harian dan mingguan.
2. Laporan Stock Opname
Laporan berdasarkan hasil pemeriksaan logistik/ barang oleh tim
secara terpadu.
3. Laporan Kondisi Barang Rusak
Untuk mengetahui kondisi barang rusak dan kadaluarsa yang ada
di gudang secara keseluruhan dan pelaporannya di buat
berdasarkan hasil penilaian petugas gudang dan dilengkapi
dengan pemeriksaan barang.
VII. PENUTUP
Pengelolaan gudang ini di harapkan dapat di jadikan sebagai
acuan dalam proses penerimaan barang, penataan barang,
pengeluaran barang, dan pelaporan barang, agar petugas gudang
lebih tertib secara adminstratif dalam pengelolaan gudang guna
penyempurnaan pengelolaan gudang ini kami mengharapkan
masukan dan saran dari berbagai pihak.
