Pengantar Admin Gudang

Kondisi Industri Logistik

Pertumbuhan industri logistik rata-rata gudang penyimpanan dingin (cold

storage) mencapai 6-7% per tahun. Pertumbuhan industri logistik pada tahun
2021 hingga 2022 mengalami peningkatan. Data yang diperoleh melalui Badan
Pusat Statistik (BPS) melaporkan bahwa Produk Domestik Bruto (PDB) mengalami
peningkatan 15.79% pada kuartal 1 2022 dibandingkan dengan kuartal 1 2021.

Di bawah ini merupakan grafik data pertumbuhan PDB kuartal 1 2022:

Fungsi gudang adalah sebagai tempat penyimpanan sementara barang atau

bahan, berupa bahan baku (raw material), barang setengah jadi (work-in
process) dan atau barang jadi (finished goods). Aktivitas yang terjadi dalam
gudang mulai dari penerimaan, penyimpanan dan pengiriman barang dari suatu
tempat ke tempat berikutnya.

Berikut ini merupakan fungsi-fungsi gudang sesuai dengan penempatannya:

1. Gudang sebagai terminal konsolidasi. Berfungsi sebagai tempat untuk

mengumpulkan barang yang berasal dari beberapa lokasi untuk
disalurkan ke lokasi tujuan.
2. Gudang sebagai pusat distribusi. Berfungsi sebagai tempat pengumpulan
dan penyimpanan barang atau produk sementara waktu dari suatu lokasi,
untuk selanjutnya dikirimkan ke beberapa lokasi tujuan ketika dibutuhkan.

3. Gudang sebagai tempat break-bulk operation. Berfungsi sebagai tempat

untuk memecah barang atau produk yang dikirim dalam volume besar
menjadi beberapa bagian kecil.
4. Gudang sebagai tempat in transit mixing. Berfungsi sebagai tempat
untuk mencampur barang atau produk yang dikirim dari beberapa tempat
asal yang menghasilkan produk yang berbeda-beda ke beberapa
pelanggan dengan kebutuhan barang dengan kombinasi yang
berbeda-beda.
Supply Chain Management (SCM) merupakan cara mengelola pasokan dan
kebutuhan (supply & demand), pencarian bahan baku dan parts, pabrikasi dan
perakitan, pengelolaan gudang dan pemantauan inventory, penempatan dan
pengelolaan order, distribusi ke seluruh jaringan (logistik) dan konsumen. Oleh
karena itu, gudang memiliki peran penting terhadap strategi logistik dalam
membangun dan memelihara hubungan di antara mitra supply chain.

Adapun hubungan SCM, logistik dan warehouse sebagai berikut:

Sembilan elemen pendukung SCM

1. Procurement
2. Logistik (transportasi, pergudangan dan distribusi)
3. Inventory (persediaan)
4. Demand Forecasting
5. Supplier
6. Produksi
7. Informasi
8. Kualitas
9. Customer
 Ruang Lingkup Admin Gudang

Peran Admin Gudang

Admin gudang berperan untuk menjaga keamanan dan kelangsungan kerja
organisasi dengan baik. Admin gudang juga dapat dijadikan sebagai instrumen
pengendalian dalam pengelolaan gudang. Hal tersebut bertujuan untuk
memastikan jaminan layanan agar pengecekan logistik dapat dilakukan dengan
cepat. Selain itu, admin gudang juga memiliki peran penting untuk mengurus
data-data gudang, seperti: data pemesanan barang, data persediaan, data
pengeluaran barang, data permintaan, bahkan peramalan permintaan.

Jenis Administrasi Gudang

1. Daftar stok barang
2. Daftar input barang
3. Jadwal pengiriman
4. Daftar keluar barang
5. Jadwal pengiriman barang
6. Prediksi pemesanan
7. Daftar stok opname
8. Daftar pengambilan barang
9. Daftar jumlah barang

Alur Administrasi Gudang

1. Data Pemesanan Barang

Pemesanan dilakukan administrasi berdasarkan kebutuhan pengeluaran.
Kebutuhan pengeluaran diramalkan terlebih dahulu melalui data historis
ataupun diestimasi. Pemesanan dilakukan kepada pemasok dengan
perjanjian waktu bayar atau term of payment (TOP). TOP diusahakan lebih
besar angkanya daripada day sales inventory (DSI).
Contoh:

Gudang A menyimpan barang-barang tertentu dan mengeluarkan dalam

jumlah tertentu.

Misalkan pengeluaran adalah x maka penyimpanan bisa x atau x+y

 dimana y adalah buffer stock. Tingkat buffer diperlukan mengingat
kontinuitas suplai yang tidak terjamin oleh pemasok. Sedangkan, teori
mengatakan zero stock adalah hal yang baik, namun beresiko tinggi
terhadap potential loss sales dari perusahaan. Admin gudang akan
melakukan pemesanan dan berkoordinasi dengan tim purchase dan PPIC
apabila estimasi stok di gudang tidak mencukupi kebutuhan pengiriman.

2. Data Inventory (Persediaan)

Administrasi penting untuk pencatatan arus keluar masuk barang.
Sehingga, pengendalian operasional menjadi lebih mudah dengan
adanya akurasi data. Bukti pencatatan barang keluar masuk
mempengaruhi beberapa hal:
a. Jumlah stok barang
b. Klaim pembayaran barang masuk dan keluar
c. Dasar memesan barang
d. Mempelajari tren sales

3. Penerimaan Barang
Segala awal arus barang yang bergerak di gudang. Penerimaan barang
dari distributor dilihat sangat mudah, namun bila hal ini tidak memiliki
sistem yang mengatur, maka bisa dipastikan akan mengganggu
produktifitas. Berikut adalah hal-hal penting dalam penerimaan barang:
a. Bukti pesanan barang dari gudang
b. Bukti tanda barang diterima
c. Cek bukti pemesanan dengan fisik barang
d. Cek expired date dan kondisi barang
e. Surat jalan
f. Input penerimaan ke dalam WMS

4. Bukti Pemesanan (purchase order)

Tim gudang perlu memastikan kesesuaian purchase order (PO) dengan
fisik barang yang ada. Setelah PO diperiksa dan sesuai, maka selanjutnya
dibuat bukti tanda terima barang. Pada proses ini admin akan
berkoordinasi dengan tim purchasing. Hal yang harus dihindari adalah
kesalahan barang yang datang tidak sesuai dengan permintaan tim
 purchase melalui PO dapat dilihat pada sistem ERP perusahaan.

5. Bukti Tanda Terima Barang

Bukti tanda terima barang berhubungan dengan penagihan uang. Selain
itu juga menjadi dasar penagihan oleh pihak supplier kepada pemesan
barang. Setelah barang diterima dan dilakukan pengecekan, admin
gudang menandatangani Bukti Tanda Serah Terima Barang (BTSTB).
Terdapat tiga rangkap BTSTB yang nantinya dijadikan arsip:
a. Lembar 1: untuk arsip warehouse
b. Lembar 2: Untuk bagian finance
c. Lembar 3: Untuk supplier

6. Penyimpanan Barang
Gudang dijadikan tempat untuk menyimpan barang yang aman untuk
meletakkan hasil produksi. Barang hasil produksi yang layak dipasarkan
harus disimpan dalam gudang. Bagi perusahaan yang tidak memiliki
tempat penyimpanan sendiri dapat menyewa warehouse dari pihak lain
(public warehouse). Pengaturan tata letak barang harus dilakukan dengan
baik agar mempermudah proses pencarian barang (komputerisasi).

7. Pengemasan Barang
Dalam manajemen gudang, terdapat pula pengemasan barang, yaitu
membungkus atau mengemas barang hasil produksi. Kemasan dapat
didefinisikan sebagai seluruh kegiatan merancang dan memproduksi
wadah/bungkus/kemasan suatu produk. Kemasan meliputi tiga hal, yaitu
merek, kemasan itu sendiri dan label.

Ada tiga alasan melakukan pengemasan barang sebagai berikut:

a. Melindungi produk dalam perjalanannya dari produsen menuju
konsumen
b. Efektivitas identifikasi produk mencegah pertukaran oleh produk
pesaing
c. Kemasan yang menarik dapat memikat dan menarik perhatian
konsumen

8. Pengeluaran Barang
 Kegiatan pengiriman barang kepada pelanggan sesuai dengan pesanan
ataupun pengiriman barang ke distributor pelanggan. Dibutuhkan presisi
untuk memastikan barang dapat terkirim tepat waktu. Pada proses ini
admin menyiapkan dokumen perjalanan seperti:
a. Delivery Order (DO)
b. Surat Jalan (SJ)
c. Invoice/faktur
d. Packing list
e. NPE PEB (untuk barang ekspor)

Study Case Administrasi Gudang

Responsibility Admin Gudang

Tugas admin gudang sebagai berikut:

1. Mencatat distribusi barang
2. Menginput data ke dalam aplikasi WMS
3. Membuat kategorisasi berdasarkan jenis barang
4. Mengecek dan memastikan keluar masuknya barang
5. Monitor stok barang
6. Sumber informasi
7. Quality control barang dalam gudang
8. Membuat dokumen perjalanan
9. Melaporkan ketersediaan barang dan stok
10. Memelihara alat, suplai barang dan tempat penyimpanan gudang sesuai
dengan prosedur keselamatan kerja
 11. Menganalisa metode penyimpanan yang terbaik berdasarkan turnover
barang
12. Memberikan arahan kepada pekerja lain di dalam lingkungan gudang

Adapun kewajiban admin gudang sebagai berikut:

1. Melakukan kontrol serta bertanggung jawab atas penyimpanan barang
dari resiko kehilangan/pencurian/kerusakan/kebakaran
2. Melengkapi barang pengiriman dari permintaan muatan
3. Memantau pelaksanaan bongkar muat barang di gudang
4. Menandatangani surat jalan serta surat penerimaan barang
5. Menjaga kerapian dan kebersihan lingkungan area dalam gudang
6. Wajib mengerjakan deadline laporan gudang
7. Melakukan pekerjaan bagian administrasi gudang/warehouse
8. Melakukan pembukuan dan pencatatan keluar dan masuknya barang
9. Memantau ketersediaan alat operasional gudang
10. Melakukan input data secara manual maupun komputerisasi
11. Membuat data audit/laporan bulanan tentang stok gudang
12. Melakukan proses arsip dokumen administrasi gudang
13. Pengecekan dan membuat dokumen retur barang

Skill yang Diperlukan oleh Admin Gudang

Skill sangat dibutuhkan untuk menunjang profesi agar dapat berjalan dengan
baik. Berikut merupakan soft skill yang harus dikuasai oleh seorang admin
gudang:
1. Memiliki ketelitian tinggi
2. Kolaborasi dan kerja sama tim
3. Ahli dalam berkomunikasi dan berkolaborasi
4. Kemampuan adaptasi
5. Memiliki tingkat kerapian yang tinggi
6. Problem solving

Pemasalahan yang sering muncul di gudang di antaranya:

1. Kesalahan penerimaan
2. Ketidaksesuaian antara stok aktual dengan stok pada sistem
3. Keterlambatan pengiriman
 4. Barang yang memiliki lead time yang tinggi

Hard skill yang harus dikuasai oleh admin gudang

1. Menguasai ilmu matematika dasar
2. Dapat mengoperasikan komputer serta perangkat software seperti
Microsoft office dan Warehouse Management Systems
 Simulasi Membuat Dokumen Gudang

Sebagai seorang admin gudang dibutuhkan “keterampilan menggunakan

teknologi dalam membuat dokumen” gudang. Hal tersebut, berguna agar dapat
mempermudah seorang admin gudang ketika berada di lapangan dalam
membuat dokumen gudang. Berikut merupakan langkah-langkah yang perlu
dilakukan dalam membuat dokumen gudang.

Membuat Stock Opname

Langkah-langkah membuat stock opname menggunakan microsoft word
sebagai berikut:
1. Membuat berita acara stock opname
2. Menulis lampiran
3. Menulis judul
4. Isi dengan data berita stock opname dari excel yang sudah dibuat
5. Menulis penutupan
6. Memberi keterangan id, nama, NIP dan ruang untuk tanda tangan

Langkah-langkah membuat stock opname menggunakan microsoft excel

sebagai berikut:
1. Tabel data produk berisi:
- Part code: Kode barang
- Part name: Nama barang
- Open stock: Stok awal
- Quantity in: Stok masuk
- Quantity out: Stok keluar
- Close stock: Stok akhir
2. Mengisi tabel stock in menggunakan data dari tabel data produk
3. Kolom part name diisi menggunakan rumus Vlookup dan masukkan data
produk dari past code dan part name
4. Membuat tabel stock out dengan meng-copy dari tabel stock in dan
merubah data di quantity out
5. Kembali ke sheet data product, dan mengisi kolom quantity in dengan
rumus sum if
6. Kolom quantity out juga diisi menggunakan rumus sum if
 7. Close stock merupakan hasil penjumlahan open stock + quantity in -
quantity out

Langkah-langkah membuat stock opname menggunakan Warehouse

Management System (WMS) sebagai berikut:
1. Menggunakan good receipt pada sistem SAP
2. Mengetik shipment number yang di dapat dari dokumen penerimaan
barang
3. Plant tergantung dari dokumen penerimaan barang
 Apa Itu Warehouse?

Penting bagi seorang admin gudang untuk mengetahui “Apa itu warehouse?”
Gudang atau Warehouse merupakan tempat untuk menyimpan barang berupa
raw material, work in process atau finished good sampai barang tersebut
dipergunakan atau didistribusikan.

Gudang dan Berbagai Jenisnya

Jenis-jenis gudang berdasarkan jenis barang yang disimpan sebagai berikut:

1. Gudang Bahan Baku (raw material)

Tempat penyimpanan bahan baku mentah sebelum dipergunakan untuk
proses produksi oleh perusahaan yang bersangkutan.

2. Gudang Barang Setengah Jadi

Tempat penyimpanan barang yang masih dalam proses manufaktur.

3. Gudang Barang Jadi (finished good)

Tempat penyimpanan barang jadi atau barang/produk yang siap
didistribusikan.

Jenis-jenis gudang berdasarkan bentuk dan karakteristik sebagai berikut:

1. Gudang Tertutup
Ruang penyimpanan dalam suatu bangunan beratap dan memiliki
dinding serta pintu masuk dan pintu keluar barang. Digunakan hanya
untuk penyimpanan barang.

2. Gudang Terbuka
Gudang terbuka terbagi menjadi dua, yaitu:
- Gudang terbuka tidak diolah: Lapangan terbuka yang permukaanya
hanya diratakan tanpa diperkeras dan tidak terpengaruh terhadap
perubahan cuaca.
- Gudang terbuka diolah: Lapangan terbuka yang sudah diratakan
dan diperkeras yang diperuntukkan bagi logistik yang tidak cepat
terpengaruh oleh cuaca.
 3. Gudang Semi Tertutup
Bangunan yang beratap tanpa dinding-dinding ujung yang lengkap, dan
diperuntukkan untuk menyimpan logistik yang memerlukan pertukaran
udara maksimum.

Jenis-jenis gudang berdasarkan kepemilikannya sebagai berikut:

1. Gudang Pribadi/Milik Sendiri

Perusahaan memiliki gudang mandiri untuk menyimpan material dan
barang jadi yang akan dikirim ke customer.

2. Gudang Sewa/Rental
Gudang yang disewa sesuai perjanjian atau kontrak sewa.

Tujuan gudang
1. Meminimalisir biaya produksi dan transportasi
2. Pengkoordinasian antara penawaran dengan permintaan
3. Kebutuhan produksi
4. Kebutuhan pasar

Manfaat gudang
1. Manufacturing support (pendukung proses produksi)
2. Production mixing
3. Sebagai perlindungan terhadap barang
4. Dalam sistem pergudangan
5. Sebagai persediaan

Fungsi gudang
1. Fungsi penyimpanan (storage and movement)
2. Fungsi melayani permintaan pelanggan (order fulfillment)
3. Fungsi distribusi dan konsolidasi (distribution and consolidation)

Standard Operating Procedure (SOP) merupakan sebuah panduan atau prosedur

yang telah dirancang dan ditetapkan bagi personil yang melakukan segala
aktivitas atau kegiatan pergudangan. Bertujuan untuk memberikan kemudahan
dalam memandu layanan pekerjaan yang dilakukan di gudang sehingga
memberikan jaminan kepastian dan kepuasan (quality
management/assurance). Hal tersebut berguna untuk memastikan sistem
pergudangan berjalan dengan baik.

Keuntungan menerapkan quality assurance dengan SOP sebagai berikut:

1. Meminimalisir kerugian yang diakibatkan kesalahan penanganan di

gudang.
2. Memberikan lingkungan gudang yang kondusif dengan pola kerja yang
teratur.
3. Hasil kerja yang optimal dan sesuai tujuan.

Tata Letak Gudang

Aspek penting yang perlu dipertimbangkan untuk membuat tempat

penyimpanan sebagai berikut:
1. Tempat perawatan berbagai sumber daya gudang
2. Area bongkar muat barang dan tempat parkir
3. Area untuk menyimpan produk/barang yang rusak atau harus di-retur
4. Area istirahat bagi personil gudang
5. Ruang kegiatan pelayanan administrasi
6. Area gudang lainnya yang menunjang

Berikut merupakan beberapa area dalam gudang, yaitu:

a. Ukuran Area Penerimaan Barang

Dalam area penerimaan barang tidak ada patokan terstandar. Namun,
harus tetap memperhatikan aspek ergonomi dan K3 pergudangan. Lalu,
memperhitungkan jenis dan ukuran alat angkut untuk memudahkan
proses bongkar muat barang. Adapun keuntungan memiliki area
penerimaan yang ideal:
1. Memudahkan kegiatan penyortiran
2. Memperlancar pengecekan barang
3. Mempengaruhi prosedur dan metode kerja
4. Mengurangi pemborosan ruang
5. Efektivitas kegiatan gudang dapat tercapai dengan tingkat resiko
 rendah

b. Ukuran Area Pengiriman Barang

Dalam area pengiriman barang tidak ada standar ukuran area pengiriman
barang. Namun, harus memperhatikan fleksibilitas dan K3 pergudangan.
Untuk sarana angkut barang harus dapat menjangkau setiap sudut
penyimpanan barang. Selain itu, harus ada mekanisme pengecekan
barang yang akurat dengan memperhitungkan spesifikasi barang yang
akan masuk ke sarana angkut.

c. Ukuran Area Pemilihan

Pada area ini setiap produk yang akan masuk ke gudang harus melewati
tahap penyaringan/sortir. Kemudian, kuantitas barang yang telah melalui
proses tersebut akan menentukan area pemilahan/sortir barang.

Hal yang perlu dipertimbangkan dalam menata tata letak gudang sebagai
berikut:
a. Penataan ruangan (layout) untuk efisiensi kegiatan gudang
b. Tempat yang memadai dimana secara keseluruhan fisik produk/barang
dilakukan penyimpanan
c. Bagaimana setiap produk/barang dalam skala besar atau kecil akan
bergerak masuk dan keluar dari tempat penyimpanan di gudang

Adapun tahap mobilisasi barang di gudang sebagai berikut:

a. Penerimaan dan rotasi produk/barang
b. Penyimpanan barang
c. Pemindahan produk/barang dari tempat penyimpanan menuju lokasi
penyortiran
d. Penentuan produk/barang yang dipilih selanjutnya dilakukan pengepakan
kembali
e. Distribusi barang keluar atau dilakukan pengiriman produk/barang

Terdapat tiga pilihan utama tata ruang yang biasanya dipakai, yaitu: U-flow,
Through-flow, dan L-flow.
 Tata Ruang U-flow

Tata Ruang Through-flow

 Tata Ruang L-flow

Berikut ini merupakan beberapa asas tata ruang yang umum diterapkan pada
sebuah gudang:
a. Asas Jarak Terpendek
Optimalisasi hasil pengelolaan pergudangan akan didapatkan oleh
perusahaan. Jika secara operasional masuk keluarnya produk/barang di
gudang jika dilakukan melalui ukuran jarak terpendek.
b. Asas Mengalirnya Kegiatan
Mekanisme penyimpanan dan pengambilan barang harus berprinsip
pada tingkat efisiensi. Contoh: Metode FIFO (First In First Out) yang mana
barang yang masuk pertama harus dikeluarkan lebih awal. sedangkan,
metode LIFO (Last In First Out) yang mana arang yang datang terakhir
harus dikeluarkan lebih awal.
c. Asas Kemudahan Pengawasan
Kemudahan pengawasan untuk jaminan pelayanan gudang dan
berkontribusi baik pada perusahaan.
d. Asas Fleksibilitas
Dinamika kegiatan usaha yang dapat berjalan secara cepat dan fluktuatif
akan berdampak pada volume proses produksi yang dijalankan oleh
perusahaan.
e. Asas kemudahan
Barang harus ditempatkan pada area yang mudah dijangkau oleh personil
gudang untuk mempermudah kegiatan gudang.
Pengertian Warehouse Management System (WMS)
Warehouse Management System (WMS) merupakan sistem aplikasi yang
digunakan untuk mengelola segala kegiatan pergudangan. Aplikasi WMS
digunakan untuk memantau proses pendistribusian barang. Selain itu, aplikasi
WMS juga memiliki dampak positif yang mana dapat menghemat sumber daya
perusahaan dalam jumlah besar.

Keuntungan WMS
1. Mengontrol proses pergerakan dan penyimpanan dengan lebih baik
2. Memakai space gudang dengan lebih optimal
3. Meningkatkan efektivitas proses penerimaan dan pengiriman barang
4. Mengetahui jumlah stok dengan akurat

Manfaat WMS
1. WMS menjadi solusi untuk memudahkan dan mempercepat komunikasi
data perusahaan dalam memenuhi keinginan pelanggan
2. Dapat memproses suatu data dengan cepat dan mengkoordinasikan
aktivitas dalam gudang
3. Memberikan laporan dan menangani suatu transaksi dalam jumlah besar
berdasarkan pengalaman operasi e-commerce yang ada di dalamnya

Manfaat WMS bagi Perusahaan

1. Dapat memantau dan melacak jumlah stok barang secara
langsung/real-time
2. Meningkatkan produktivitas perusahaan
3. Mendapatkan rekaman stok barang secara akurat
4. Mengurangi kesalahan pengambilan barang
5. Meningkatkan daya tanggap proses kerja (responsiveness)
6. Meningkatkan proses pengisian kembali (replenishment)
7. Mengurangi pekerjaan kertas (paperless)
8. Pemantauan data jarak jauh (remote data visibility)
Dibawah ini merupakan proses kegiatan utama wms:
Aspek penting yang harus dilakukan dalam memilih vendor sebagai berikut:
a. Pengalaman
b. Usia provider
c. Pastikan vendor memberikan layanan pelatihan, pemeliharaan dan
bantuan
d. Pastikan vendor selalu update terhadap perkembangan dan perubahan
(future product enhancements)
e. Memilih vendor yang memiliki kejelasan pembiayaan dan realistis
f. Sumber daya
g. Memilih pasangan vendor yang memiliki jumlah staff yang memadai
h. Memilih vendor yang memiliki kerjasama dengan vendor hardware

Empat Jenis WMS Paling Populer

1. Sistem WRP
2. Standalone WMS
3. Supply Chain Execution (SCE)
4. Cloud Based WMS

Fitur wajib dalam WMS sebagai berikut:

1. Stock Location
2. In and Out Tracking
3. Report
4. Scan Barcode

Aplikasi dari WMS

1. SAP
2. Fishbowl Go
3. Oracle NetSuite WMS
4. Inventory Management
5. Sortly Pro
6. Stock Controller
7. Goods Order Inventory
8. Business Inventory
9. Vladovsoft Sklad
10. MASERP
 Klasifikasi Barang Dalam Gudang

Klasifikasi Barang Berdasarkan Jenis dan Tipe

Adapun klasifikasi berdasarkan kecepatan arus aliran barang sebagai berikut:

1. Fast Moving
Barang dengan aliran yang sangat cepat atau akan berada dalam waktu
yang sangat singkat. Item yang antara tingkat penjualan dan persediaan
rata-rata (stock turnover) lebih dari 3. Umumnya jumlah item 10-15% dari
keseluruhan total item.

2. Medium Moving
Barang-barang yang alirannya sedang-sedang saja, tidak terlalu cepat
atau lambat. Umumnya barang akan akan berada di gudang dalam
waktu yang relatif lebih lama daripada barang fast moving.

3. Non Moving
Item yang memiliki rasio antara tingkat penjualan dan persediaan
rata-rata (stock turnover) kurang dari 1. Umumnya besar jumlah item
60-65% dari keseluruhan total item. Dead stock (non moving) dimana
barang memiliki frekuensi permintaan paling sedikit. Frekuensi permintaan
barang jenis ini umumnya satu kali dalam enam bulan atau satu tahun.

4. Slow Moving
 Barang dengan arus aliran yang sangat lambat. Umumnya akan tersedia
di gudang dalam jangka waktu yang cukup lama. Item yang memiliki rasio
antara tingkat penjualan dan stock turnover diantara 1-3. Umumnya besar
jumlah item 30-35% dari keseluruhan total item.

Adapun klasifikasi berdasarkan fungsi fisik sebagai berikut:

a. Raw Material (bahan baku)

Raw material merupakan barang yang akan diproses dan diberi nilai
tambah untuk kemudian dijual dengan nilai yang lebih tinggi. Raw material
terbagi menjadi dua sebagai berikut:

- Direct material: bahan baku yang menjadi komponen utama dalam

sebuah proses produksi
- Indirect material: bahan yang akan membantu proses berjalannya
produksi

b. Work In Process (bahan setengah jadi)

Raw material yang dikenai proses untuk menjadi sebuah produk, namun
belum selesai atau masih setengah jalan. Work in process inventory
merupakan inventaris barang yang sudah masuk tahap produksi namun
belum selesai hingga menjadi produk jadi. Fungsinya sebagai penanda
barang tersebut sudah tidak berada di gudang namun masih berada di
ruang produksi.

Contoh: Pabrik yang menjual pakaian sebagai produk jadi dan bahan
 mentahnya adalah kain. Work in process-nya kain yang sudah dipotong,
diukur dan dibentuk, namun belum menjadi pakaian.

c. Finished Good (barang jadi)

Finished good merupakan barang yang siap dipasarkan kepada
konsumen. Barang yang diperoleh dari bahan raw material yang telah
diproses dan diberi nilai tambah. Hasil akhir proses transformasi produksi
yang siap dipasarkan. Dalam sistem manufaktur mass production
umumnya disimpan beberapa waktu sampai ada pembeli. Dalam sistem
manufaktur job order, begitu selesai diproduksi, barang akan segera
diambil oleh pemesannya.

d. Finished Good
Dalam akuntansi tercatat sebagai aset lancar (jangka pendek) karena
diasumsikan akan terjual cepat. Dapat memberikan prediksi akurat berapa
banyak persediaan barang yang dibutuhkan untuk mencegah kehabisan
barang. Adapun manfaat pengadaan finished good sebagai berikut:
- Mengetahui laba kotor
- Jumlah aset lancar tercatat
- Mengurangi pemborosan bahan
- Mengoptimalkan proses inventory management

e. Spare Part
Barang yang tidak memberikan nilai tambah kepada suatu raw material
untuk menjadi finished goods. Berguna untuk mendukung kelancaran
proses pemberian nilai tambah kepada raw material untuk menghasilkan
finished goods sebagai antisipasi terhadap terhambatnya proses
produksi/proses pemberian nilai tambah. Barang yang terdiri dari
beberapa komponen yang membentuk satu kesatuan dan fungsi tertentu.
 Penerimaan Barang

Pengertian dan Proses Penerimaan Barang

Penerimaan barang merupakan proses kegiatan gudang perusahaan dalam

menerima berbagai jenis barang dalam kuantitas tertentu yang disertai dengan
bukti dokumen dan persyaratan penanganan yang sah dari pihak-pihak terkait
dengan aktivitas yang terkendali. Dalam proses pengelolaan produk/barang
yang masuk atau diterima terdapat tahapan yang harus dilakukan sebagai satu
kesatuan, meliputi:

1. Bentuk Produk atau Barang

Bentuk produk atau barang merupakan wujud dari keadaan fisik secara
langsung teridentifikasi dengan panca indera. Apabila hasil dari proses
penerimaan barang dilakukan secara tidak langsung berdampak pada
hasil yang kurang baik, maka harus dilakukan penanganan tambahan
penerimaan barang dengan tetap memperhatikan prosedur yang berlaku
seperti:
a. Penerimaan barang dilakukan secara langsung beserta
dokumennya
b. Mengidentifikasi barang dan disesuaikan dengan surat
pengantarannya
c. Melakukan pemeriksaan terhadap seluruh keadaan barang
d. Mengetahui masa berlaku produk (expired) dan jumlah barang
yang tersedia

2. Dokumentasi
Dokumen yang diterima sebagai catatan pendukung yang menunjukan
jenis dan volume barang sebagai bukti legal bahwa barang sama dengan
yang telah dikirimkan, artinya bahwa :

a. Karakteristik dokumen sebagai penunjang dapat menginformasikan

kesesuaian terhadap setiap barang yang masuk
b. Memiliki standar bukti catatan seperti surat pengiriman barang dan
surat jalan
c. Purchase order akan mempermudah proses verifikasi
 3. Cara Penanganan Barang
Langkah penanganan barang dapat disiapkan ketika barang tersebut
diterima diawali dengan menentukan apakah barang perlu ditangani
pada suhu tertentu dan mengelompokkan berat dan karakteristik barang
untuk mencocokkan peralatan yang akan digunakan. Ketepatan prosedur
pada saat barang diterima akan berpengaruh pada efektivitas pola kerja
yang akan dilakukan. Adapun tahapan penerimaan barang meliputi:

1. Sarana angkutan barang masuk area gudang

2. Parkir pada antrian yang telah ditentukan
3. Dilakukan bongkar muat pada loading dock
4. Penyusunan barang bongkaran
5. Mengecek barang dengan dokumen pendukungnya
6. Memasukan data/informasi pada dokumen ke dalam sistem
7. Keabsahan dokumen yang menunjukan barang secara legal di
gudang

Adapun perbedaan antara penerimaan barang melalui perusahaan pengangkut

dengan penerimaan barang dari penyuplai:

1. Pengiriman melalui Pengangkut yang Ditunjuk

a. Dokumen pengiriman barang dapat disertakan bersama pada barang
atau dikirim khusus melalui jasa pengiriman dokumen
b. Terdapat kesepakatan klaim terhadap barang yang hilang, rusak, atau
tidak sesuai dalam hal ini para pihak terkait seperti penyuplai
pengangkut dan penerima
c. Pembubuhan tanda tangan pada dokumen sebagai bukti barang
telah diterima sesuai dengan barang yang dipesan

2. Pengiriman oleh Penyuplai

a. Surat pengiriman umumnya disertakan dengan barang
b. Apabila barang mengalami kerusakan atau kurang, segera dilakukan
pemberitahuan kepada penyuplai agar penyelesaian dapat dilakukan
dengan mudah dan cepat
c. Penyuplai mengutamakan pengiriman kepada pemesan
prioritas/mitra
d. Tuntutan ganti rugi dapat dilakukan menggunakan berbagai media
sehingga penyelesaiannya dapat dilakukan dengan lebih cepat

Kesalahan penerimaan barang

1. Adanya kerusakan barang di tempat penerimaan sementara
2. Barang menjadi berkurang ketika dilakukan bongkar muat barang atau
terjadi pengurangan kuantitas selama proses pengangkutan
3. Volume dan ukuran barang tidak sesuai
4. Spesifikasi barang yang diterima tidak cocok berdasarkan hasil uji kimia
atau uji teknis lainnya

Upaya Pencegahan Kesalahan Penerimaan

1. Memberitahu bagian pembelian terkait ketidaksesuaian barang yang telah
diterima
2. Menyiapkan kartu terstandar sehingga rincian barang dapat diisi dengan
lengkap dan mudah
3. Menugaskan seseorang untuk menjadi penanggung jawab penanganan
tata persuratan dan kearsipan
Berikut merupakan contoh faktur pembelian:

Manfaat Dokumentasi dalam Administrasi Pergudangan

1. Sebagai salinan atas surat pesanan pembelian yang diberikan oleh
bagian pembelian (cash atau kredit)
2. Sebagai tembusan laporan penerimaan barang yang diterima dari bagian
penerimaan beserta barang yang bersangkutan
3. Sebagai salinan bukti transaksi pembelian dari bagian order penjualan
(penjualan tunai)
4. Kartu gudang untuk merekap setiap jenis barang yang keluar masuk

Tahapan-tahapan SOP penerimaan barang

1. Menerima informasi barang masuk

Informasi barang masuk didapatkan melalui surat pemberitahuan yang

diterima secara langsung atau melalui media komunikasi. Batasan waktu
pemberitahuan barang masuk bergantung pada pihak pengelola gudang
berdasarkan standar dan ketentuan yang sudah dibuat.

2. Memastikan barang masuk siap diterima

 Setelah dilakukan verifikasi informasi barang yang masuk, maka
selanjutnya mempersiapkan petugas, fasilitas serta tempat penerimaan
barang yang baru masuk.

3. Penerimaan dan pengecekan barang masuk

Menghitung volume keseluruhan dan identifikasi nama barang, kode,

jumlah item, ukuran dan berat barang sesuai dengan form check list. Form
check list dapat dijadikan dokumen pertanggungjawaban. Memastikan
petugas penanganan melakukan pengecekan secara teliti dan akurat.
Melakukan dokumentasi visual (foto) sebelum barang diturunkan dari
transportasi pengiriman.

4. Membuat dokumen serah terima barang

Menyiapkan dokumen serah terima barang (berita acara serah terima

barang). Dokumen ini sangat penting sebagai bukti otentik terkait
pihak-pihak terlibat saat proses penerimaan barang, rincian kondisi
barang dan waktu penerimaan.

Isi berita acara serah terima barang sebagai berikut:

a. Pihak yang melakukan pengantaran barang ke gudang
b. Keterangan referensi pada surat pengantar pengiriman barang
c. Keterangan waktu lengkap dengan tanggal dan jam kedatangan barang
d. Keterangan waktu pada saat dilakukan proses bongkar muat barang
e. Keterangan waktu ketika berakhirnya dilakukan proses bongkar muat
barang
f. Spesifikasi dari fisik seperti nama, kode, kuantitas, kualitas, kapasitas/berat
barang
g. Personil gudang yang secara langsung melakukan penerimaan barang

Sistem manajemen gudang merupakan prosedur penunjang di gudang dengan

mekanisme yang menunjukkan tahapan dari urutan kegiatan sebagai fase
supply pada rantai barang. Pemanfaatan penggunaan sistem aplikasi adalah
dapat membantu mengatur berbagai transaksi di gudang dalam menerapkan
sistem tata kelola gudang yang mendukung aktivitas di dalamnya.
Fitur utamanya sebagai berikut:

1. Receiving and Putaway

2. Dispatching
3. Delivery note
4. Double check
5. Stock take
6. Reporting

Pengadministrasian produk/barang persediaan dapat dilaksanakan melalui

pencatatan manual maupun berbasis komputer (digital). Adapun pencatatan
yang dilakukan secara manual terdiri atas dua sistem:
a. Sistem pencatatan berkelanjutan (perpetual system)
b. Sistem pencatatan secara berjangka (periodic system)

Metode Penerapan Teknis Pencatatan

a. FIrst In First Out (FIFO)
b. Last In First Out (LIFO)
c. Weight Average Cost (WAC) atau Average Cost (AC)

Dokumen penanganan penerimaan barang merupakan catatan/data

pembukuan merupakan bagian laporan aktivitas yang harus dipertanggung
jawabkan. Pembukuan barang meliputi:
1. Pembuatan dokumen keuangan
2. Melakukan pembukuan ketika mutasi barang
3. Menyiapkan kartu barang untuk melakukan pembukuan administrasi
penerimaan barang
Adapun siklus administrasi pergudangan sebagai berikut:

SIKLUS DATA PEMESANAN

SIKLUS DATA PERSEDIAAN

 Penyimpanan Barang

Pengertian dan Proses Penyimpanan Barang

Ketika perusahaan tingkat produksinya tinggi harus harus memiliki area gudang
dengan ukuran besar. Mengapa hal tersebut dilakukan? Karena area gudang
tersebut, digunakan untuk menyimpan barang sebelum barang tersebut
didistribusikan dengan memperhatikan standar manajemen mutu agar barang
tetap terjaga kualitasnya.

Adapun penanganan proses penyimpanan barang, yaitu:

1. Melakukan administrasi penyimpanan barang berdasarkan jumlah, jenis,

klasifikasi, dan karakteristiknya
2. Dasar penyiapan laporan pertanggungjawaban untuk barang kekayaan
yang memiliki nilai sebagai aset institusi/perusahaan
3. Diperlukan tambahan anggaran khusus seperti:
- Besaran modal yang diinvestasikan dalam pengadaan berbagai
fasilitas untuk mempermudah pengelolaan gudang yang terstandar
dan memadai.
- Tambahan biaya operasional seperti biaya penerangan,
pengendalian, penyusutan modal, dan biaya overhead.

Faktor penjamin kegiatan penyimpanan barang berjalan secara efektif dan

efisien sebagai berikut:
1. Pemilihan lokasi gudang
2. Jenis barang yang disimpan
3. Pengaturan ruangan gudang
4. Tata cara penyimpanan

Tujuan Kegiatan Penyimpanan

1. Mempermudah penerimaan berbagai macam barang beserta
komponen-komponennya
2. Memelihara kualitas, kondisi, dan daya tahan dari barang yang disimpan,
sehingga barang tidak mudah rusak
3. Mengendalikan keluar masuknya barang di gudang
4. Menginventarisir volume barang di gudang sehingga barang tetap aman
 5. Memberikan akses data serta keterangan lain bagi siapapun terutama
pihak yang terlibat secara langsung

Berikut merupakan SOP penyimpanan barang seperti gambar dibawah:

Tujuan Penyimpanan Barang

1. Mempersiapkan material keperluan produksi agar kegiatan produksi
berjalan lancar
2. Mengurangi resiko kerugian yang akan timbul seperti berhentinya proses
produksi sebagai akibat keterlambatan supply material dari supplier
3. Menjaga dan menekan biaya pembelian
4. Melakukan pembelian ketika harga bahan sedang turun
5. Melakukan pengaturan agar tidak terjadi over stock
6. Mencegah kerugian akibat dari rusaknya material sebagai akibat
penyimpanan yang tidak dikelola dan diatur dengan baik

Sistem penyimpanan terbagi menjadi beberapa sistem di antaranya:

1. First In First Out (FIFO)

First In First Out (FIFO) merupakan salah satu metode manajemen

 persediaan dengan memakai stok barang di gudang sesuai dengan waktu
masuknya. Stok yang pertama kali masuk adalah stok yang harus pertama
kali keluar. Bertujuan agar persediaan yang pertama dapat segera dijual.
Metode FIFO umumnya digunakan untuk menetapkan Harga Pokok
Penjualan (HPP). Metode penetapan biaya suatu produk disesuaikan
dengan konsep biaya masuk stok barang harus sama dengan hasil
penjualan dari stok barang lama. Perusahaan yang menerapkan metode
ini umumnya yang bergerak di bidang Fnb.

Berikut merupakan kelebihan dan kekurangan metode FIFO:

2. Last In First Out (LIFO)

Last In First Out (LIFO) merupakan kebalikan dari metode FIFO yakni
membuat produk yang dimasukkan terakhir akan dijual lebih awal. Produk
yang pertama masuk akan dijual kemudian hari digunakan agar
penataan barang menjadi lebih mudah. Menguntungkan pelaku usaha
karena dapat menghemat pajak ketika sedang inflasi. Pelaku usaha yang
menggunakan metode LIFO, yaitu Penjual baju.

Berikut merupakan kelebihan dan kekurangan metode LIFO:

 3. First Expired First Out (FEFO)

First Expired First Out (FEFO) merupakan metode menjual produk dengan
waktu kadaluarsa pendek terlebih dahulu. Pelaku usaha yang
menggunakan metode FEFO, yaitu apotek. Metode ini disebut lebih efisien
karena mampu mengurangi angka kerugian dalam bisnis.

4. Average

Metode average dapat diketahui sebagai rata-rata tertimbang. Metode ini

membagikan biaya barang yang akan dijual dengan jumlah unit tersedia.
Menghasilkan harga rata-rata dari setiap unit barang yang akan dijual.
Kombinasi dari metode LIFO dan FIFO. Fokus pada ketersediaan stok
barang yang ada di gudang penyimpanan tanpa memperhatikan stok
mana yang masuk pertama dan mana yang masuk terakhir dalam
catatan persediaan. Kelebihannya dapat menentukan nilai barang
berdasarkan apa yang tersedia di gudang tanpa terpaku pada waktu
masuk barang tersebut.

Barang dalam Kondisi Tunggu

Penyimpanan barang adalah bagaimana gudang berfungsi sebagai tempat
untuk menyimpan barang yang bersifat sementara. Barang tersebut berada
dalam kondisi tunggu yaitu kondisi barang berada di gudang sampai terjadi
“order” yang mengharuskan berang tersebut keluar gudang untuk didistribusikan.
Untuk barang yang disimpan menggunakan fasilitas rak tinggi maka harus
dilakukan proses put away dan let down. Put away adalah kegiatan
menempatkan barang yang telah selesai dilakukan pengecekan dan tercatat
dalam sistem. Let down merupakan kegiatan mengambil barang dari lokasi
barang disimpan menuju area picking face.

Pada gudang perusahaan yang sudah dilengkapi WMS, proses put away/let
down dapat dilakukan secara manual, dengan urutan:

1. Menentukan lokasi barang yang akan disimpan menurut

kelompok/jenisnya
2. Menempatkan barang dengan intensitas masuk dan keluar yang tinggi
pada area dekat pintu keluar
3. Melakukan pencatatan lokasi dimana barang telah disimpan
4. Membagi setiap personil gudang dalam penanganan barang sesuai
kelompok/jenisnya
5. Ruangan gudang dilengkapi dengan pest control dan monitor suhu untuk
menjaga keamanan barang

Jenis Put Away dan Let Down

1. Directed put away
2. Batched and sequence put away
3. Interheaving

Hal yang tidak boleh dilakukan dalam put away dan let down, yaitu:

1. Jarak area penempatan antar lokasi berjauhan

2. Pallet tidak beraturan
3. Picking area penuh
4. Tidak dilengkapi dengan sarana forklift
Prosedur penyimpanan barang melalui pengelompokan berdasarkan:
1. Klasifikasi atau golongannya
2. Sub golongan barang
3. Jenis dan sifatnya
4. Article barang

Hal yang harus diperhatikan ketika menyimpan barang agar barang aman dan
terpelihara:

1. Menyediakan ruangan yang telah memenuhi persyaratan

2. Barang disimpan sesuai dengan golongan dan jenisnya
3. Menyediakan fasilitas penunjang
4. Memiliki penerangan yang cukup
5. Melakukan pemeriksaan dan pemeliharaan gudang secara rutin
6. Melakukan pengaturan suhu dan temperatur ruangan gudang
7. Melengkapi alat untuk kondisi/keadaan darurat
8. Menyiapkan dokumen berkala sebagai bentuk laporan yang untuk
menginformasikan keadaan gudang serta memastikan kondisi barang
selama dilakukan penyimpanan

Sistem racking merupakan solusi penyimpanan yang efisien karena terbatasnya

ruang penyimpanan. Pada sistem ini penyimpanan material tidak lagi
berorientasi kepada luas horizontal, namun memanfaatkan ruang vertikal
gudang. Material ditempatkan pada rak-rak yang telah ditentukan. Setiap level
rak dibagi menjadi bin-bin yang disesuaikan dengan kebutuhan.

Jenis-Jenis Racking
1. Selective Pallet Racking (SPR)
2. Double Deep Racking (DDR)
3. Cantilever Racking System
4. Drive in Racking System
5. Multi Tier Racking System
6. Structural Steel Platform (SSP)
7. Dynamic Storage Racking System
Kriteria pemilihan sistem penyimpanan menurut Singapore Logistics Association
(2014):
1. Load
2. Throughput Rate
3. Storage Level
4. Column Spacing
5. Picking Criterion

Metode first cut menggunakan frekuensi pemilihan dan densitas penyimpanan

terdiri dari empat, yaitu:
1. High Pick and High Storage
2. High Pick and Low Storage
3. Low Pick and High Storage
4. Low Pick and Low Storage

Konfigurasi Sistem Penyimpanan

1. Selective Racking
2. Double-deep Racking
3. Drive in Racking
4. Mobile Racking
5. Automated Storage and Retrieval System

Beberapa konfigurasi sistem penyimpanan adalah sebagai berikut:

1. Very Narrow Aisle. Berfungsi mengurangi lebar lorong dan ketinggian rak
mencapai 14 meter.
2. Staff gudang memerlukan dokumentasi untuk melacak barang yang
diletakkan di rak.
3. Carousel. Terbagi menjadi vertikal dan horizontal.

Berikut beberapa metode untuk melakukan penyimpanan terutama dalam

penanganan barang-barang, yaitu:

1. Dedicated Storage
Setiap barang memiliki lokasi yang tetap dalam penyimpanan di gudang.
Lokasi tidak dapat diubah atau digunakan oleh barang lain. Kelebihannya
memudahkan karyawan untuk mengingat lokasi barang di gudang dan
 penataan barang lebih teratur. Kekurangannya bisa terjadi banyak lokasi
kosong karena tidak bisa diisi dengan barang lain.

2. Randomized Storage
Metode Randomized Storage kebalikan dari dedicated storage.
Penyimpanan di gudang dapat dilakukan secara acak. Kurang efektif.
Barang mungkin mengalami perpindahan lokasi penyimpanan.
Menyebabkan lokasi barang tidak teratur. Mempersulit proses pencarian
barang.

3. Class Based Storage

Metode gabungan antara dedicated storage dengan randomized storage.
Mengatur lokasi penyimpanan barang dengan lebih fleksibel namun tetap
rapi. Membagi lokasi penyimpanan dalam beberapa titik dan diisi dengan
barang yang sudah dikelompokkan berdasarkan karakteristik tertentu.
Berdasarkan metode pareto, yaitu membagi barang ke dalam beberapa
kelas berdasarkan popularitas. Kelebihannya penyimpanan lebih fleksibel.
Kekurangannya membutuhkan lebih banyak ruang penyimpanan.

4. Shared storage
Metode shared storage adalah metode penyimpanan barang di gudang
yang bertujuan mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan barang.
Mengutamakan keuntungan dari perbedaan waktu penyimpanan barang
di gudang. Harus mengetahui kapan barang masuk dan keluar dari
gudang. Memperhatikan tingkat kelas barang. Kelebihannya menjadi
sistem pemindahan barang dalam waktu cepat dan tetap teratur.

5. Cube Per Order Index Policy

Metode cube per order index policy adalah cara menyimpan barang
dengan memperhatikan tingkat kebutuhan ruang penyimpanan di
gudang dengan jumlah transaksi produk. Mengatur lokasi produk
berdasarkan kategori produk dan jarak perpindahan produk. Cocok
diterapkan pada perusahaan yang membutuhkan ruang penyimpanan
besar. Kelebihannya efisiensi waktu pencarian barang.
Tipe gudang menurut karakteristik penyimpanannya, antara lain:

1. Gudang tempat penyimpanan bahan baku

2. Gudang tempat penyimpanan barang setengah jadi
3. Gudang tempat penyimpanan bahan hasil produksi
4. Gudang sebagai tempat konsolidasi dan transit
5. Gudang sebagai pusat transhipment
6. Gudang yang berfungsi sebagai cross docking
7. Gudang sebagai tempat sortir
8. Gudang sebagai fulfillment
9. Gudang sebagai tempat untuk proses reverse logistics
10. Gudang untuk kepentingan publik
 Penyimpanan Barang Sesuai Permintaan

Penyimpanan Barang

Tempat penyimpanan barang sangat dibutuhkan oleh perusahaan. Hal tersebut,

berguna untuk menyiapkan barang sebagai upaya untuk mempersiapkan fisik
barang yang akan dikeluarkan dari tempat penyimpanan disertai dengan
dokumen penunjang. Dalam kegiatan memesan barang terdapat beberapa
tahapan yang harus ditempuh mulai dari penyiapan, pengemasan, serta
pengiriman barang ke pelanggan. Tahapan tersebut dapat disebut juga order
purchasing. Selanjutnya, operasional gudang bertugas melakukan kegiatan
lanjutan terkait perpindahan barang setelah barang diterima.

Adapun standar operasional prosedur untuk penyiapan barang sebagai berikut:

1. Bagian produksi mengajukan surat permintaan bahan baku yang dibuat
rangkap 2
2. Bagian gudang membuat surat pengiriman bahan baku rangkap 2
berdasarkan surat permintaan
3. Bagian gudang membuat bukti permintaan dan pengeluaran bahan baku
dari gudang berdasarkan surat pengiriman
4. Surat pengiriman dan bahan baku diterima oleh bagian gudang
5. Hasil bahan baku yang telah dibuat menjadi barang jadi pada bagian
produksi, dikirim ke bagian gudang
6. Bagian gudang membuat dua rangkap laporan barang jadi berdasarkan
barang yang diterima
7. Bagian accounting membuat laporan permintaan dan pengeluaran
barang
8. Bagian accounting mengirimkan laporan permintaan dan pengeluaran
barang kepada manager
Berikut merupakan flowchart permintaan dan pengeluaran barang gudang:

Pentingnya Tahapan Picking

Di dalam buku Supply Chain Strategy yang ditulis oleh Edward H Frazelle, Ph.
“Setengah dari aktivitas yang dilakukan dalam gudang adalah kegiatan
penyiapan barang”. Selain itu, ia juga menyatakan bahwa “Waktu terbesar dari
operasional pergudangan dipergunakan untuk perjalanan dari tempat
pengambilan barang menuju ke lokasi picking barang”.

Tahapan Alur Proses Picking

1. Dokumen Picking List
Picking list dibuat sebagai dasar acuan pengambilan barang dari tempat
 penyimpanan. Hal yang harus diperhatikan:
a. Menerbitkan picking list untuk kelancaran proses penyiapan
(picking)
b. Jenis barang harus jelas untuk menghindari kesalahan proses
picking
c. Menyediakan peralatan transportasi untuk memindahkan barang
yang sudah dikumpulkan ke area persiapan pengiriman

2. Pemilih Peralatan Penyiapan Barang

a. Menentukan peralatan penyiapan barang sejak awal
b. Mengganti peralatan jika memang dibutuhkan
c. Proses menuju lokasi pengambilan barang dilakukan sesuai SOP
yang berlaku namun dapat berubah sesuai dengan prinsip efektif
dan efisien
d. Tata letak barang harus diinformasikan dan ditempelkan pada
panel untuk memudahkan pencarian
e. Proses pengambilan barang mengikuti sistem pengeluaran barang
yang sudah ditetapkan

3. Prioritas Picking
a. Membuat skala prioritas dalam proses pengeluaran picking list
b. Membagi beban kerja secara adil dan merata
c. Menyesuaikan alat picking dengan beban barang
d. Memberlakukan emergency picking apabila ada pegawai yang
mendapatkan beban kerja berlebih

4. Pencatatan Hasil Picking

a. Mencatat dan mengecek barang yang sudah diambil dari tempat

penyimpanan
b. Mencatat hasil pekerjaan dan waktu bekerja untuk mengukur kinerja
c. Memastikan barang lengkap dan sesuai dengan picking list lalu
melapor pada atasan
d. Memberikan seragam dan identitas kepada para pekerja untuk
membedakan setiap pegawai yang bekerja di area masing-masing
Kegiatan picking (penyiapan)

Panduan umum penanganan penyiapan barang sebagai berikut:

1. Pengambilan barang tidak boleh dari bagian bawah tumpukan barang
2. Berhati-hati terhadap barang yang disimpan di tempat tinggi
3. Penyimpanan barang disesuaikan dengan tempat, jenis barang, kuantitas
dan masa kadaluarsa

Persyaratan penanganan penyiapan barang

1. Picking per pallet

a. Barang disusun sedemikian rupa sehingga identitas barang dapat
dilihat dari semua sisi
b. Jika menggunakan pallet maka perhatikan jumlah tumpukan atau
penyusunan barang agar tidak jatuh
c. Jika menggunakan trolly, pisahkan antara barang yang berat dan
barang yang ringan

2. Pengumpulan hasil picking

 a. Jika pallet/trolly penuh, pastikan barang tersimpan secara tepat/
benar pada lokasi yang telah ditentukan
b. Memberi tanda/ nama picher, serta tujuan atau nomor picking
c. Mengelompokkan barang-barang tersebut sesuai dengan tujuan

3. Memastikan kembali barang sudah sesuai

a. Pencetakan surat jalan (SJ) dilakukan setelah adanya hasil
pemeriksaan barang yang menunjukkan bahwa barang yang akan
dikirim sesuai dengan pesanan
b. Picking list dibuat setelah adanya konfirmasi bahwa semua
pengambilan barang telah dilakukan
c. Apabila jumlah barang di dalam rak tidak sesuai atau kurang dari
yang tertulis di picking list, maka yang diambil adalah sesuai
dengan barang yang ada

4. Melakukan legalitas

Melakukan legalitas dengan bukti tanda tangan antara bagian yang

menyiapkan barang dan memeriksa barang untuk dikirim/ staf
administrasi yang bertugas memasukan dalam sistem.

Study Case Picking List

Apabila tidak ada kendala

Berikut merupakan contoh pick list:

 Manajemen Stok Barang

Kontrol Stok
Kontrol atau pengendalian stok adalah usaha yang dilakukan perusahaan
(bagian gudang) dalam mengelola dan menyediakan stok barang kebutuhan
proses produksi dan penjualan. Bertujuan agar proses produksi dan penjualan
berjalan lancar dan mengurangi resiko kekurangan barang.

Tujuan Kontrol Stok

1. Mengetahui persedian perusahaan
2. Mengetahui kas, aktiva, piutang dan hutang perusahaan
3. Mengetahui kebenaran catatan pembukuan perusahaan
4. Mengetahui keadaan yang terjadi antara catatan pembukuan dan
persediaan fisik
5. Kontrol stok perusahaan manufaktur dilakukan untuk persediaan bahan
baku, bahan pangan barang setengah jadi dan barang jadi

Berikut merupakan alasan melakukan kontrol stok:

Hal yang dilakukan untuk mengontrol stok sebagai berikut:
1. Memiliki daftar inventaris jenis/model barang
2. Menilai stok yang dimiliki
3. Memberikan kode untuk setiap barang
4. Mengontrol stok barang dengan memisahkan atau mengelompokkan stok
5. Melakukan pengecekan sebelum barang disimpan
6. Mengontrol barang restan/dead stock
7. Mengontrol stok barang yang telah terjual
8. Mengontrol stok barang pending, reject & not good
9. Stock opname secara berkala

Metode Kontrol Stok Barang

1. Minimum Stock Level
2. Stock Description
3. Just in Time
4. batch/Lot Control
5. FIFO/LIFO

Penyebab kekurangan stok

1. Data stok tidak akurat
2. Kurangnya pengecekan barang fisik
3. Tidak menambah stok tepat waktu

Pengelolaan Dead Stock dan Return Stock

Dead stock adalah persediaan barang di gudang yang terlalu lama disimpan
sehingga membuat barang tersebut tidak laku lagi dijual. Mencakup barang
kadaluarsa, sisa produk musiman, produk rusak dan produk salah kirim.

Dampak negatif dead stock sebagai berikut:

1. Kerugian uang
2. Meningkatnya biaya holding
3. Kehilangan kesempatan
4. Ruang inventory yang lebih sedikit

Adapun cara mengatasi dead stock sebagai berikut:

a. Strategi Jangka Pendek
 1. Memberikan diskon ke pelanggan
2. Membuat strategi bundling
3. Mengembalikan produk ke supplier
4. Memusnahkan/menghancurkan barang

b. Strategi Jangka Panjang

1. Melaksanakan stock opname secara rutin
2. Menghabiskan stok lama terlebih dahulu
3. Memperbarui layout gudang
4. Memberikan forecast pembelian

Merujuk pada buku Pengantar Akuntansi 1 (2019), retur penjualan adalah retur
dari sudut penjual atau penerima retur. Di pihak pembeli atau pihak yang
mengembalikan barang, pengembalian tersebut disebut dengan retur
pembelian. Pengembalian dapat terjadi karena ketidakcocokan warna,
kerusakan, perbedaan kualitas dan lain-lain. Pada dasarnya retur adalah
transaksi yang terjadi karena spesifikasi produk tidak sesuai dengan akad. Oleh
karena itu, fungsi pengembalian adalah untuk memastikan bahwa barang yang
diterima sesuai dengan kesepakatan.

Alasan Retur Barang

1. Pembeli menerima lebih banyak dari pemesanan

2. Keterlambatan pengiriman
3. Ukuran dan warna berbeda
4. Item yang dipesan salah
5. Produk yang rusak atau cacat

Jenis-Jenis Retur Barang

1. Retur pembelian
Retur pembelian adalah pengembalian suatu barang oleh pembeli
kepada penjual karena barang yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan
atau karena barang yang dikirim rusak. Dalam hal pihak gudang mewakili
perusahaan menjadi pembeli. Retur pembelian mempengaruhi
pengakuan pada laporan arus kas.
Dua jenis retur pembelian:
 - Kredit untuk pembelian yang dikembalikan
- Pengembalian untuk pembelian tunai

2. Retur penjualan
Retur penjualan adalah penerimaan oleh penjual atas barang yang
dikembalikan oleh pembeli. Dalam hal pihak gudang mewakili perusahaan
menjadi penjual. Umumnya terjadi ketika barang yang dikirim oleh penjual
tidak sesuai dengan keinginan pembeli atau rusak. Pengembalian
menyebabkan pengurangan klaim penjual atau faktur pembeli. Dalam
transaksi penjualan, penjual membagi pengembalian menjadi tiga jenis:
- Retur penjualan yang mengembalikan uang pembeli
- Pengembalian yang mengurangi klaim pembeli
- Retur penjualan untuk mengganti barang pembeli yang rusak
dengan barang baru

Tips Manajemen Retur Barang di Gudang

1. Membuat kebijakan dan prosedur retur barang secara detail
2. Menetapkan deadline retur barang
3. Membuat area sendiri untuk barang retur
4. Memakai Software manajemen sistem pergudangan

Cara Mencatat Retur Barang

Stock taking adalah aktivitas menghitung stok produk yang ada secara manual
dan mencocokkan jumlahnya dengan data manual dan elektronik untuk
memastikan manajemen stok terkontrol dengan baik. Digunakan untuk
mengecek jumlah persediaan produk, mengurangi kelebihan stok produk, juga
meningkatkan efisiensi penjualan. Jadi, stock taking adalah suatu upaya
mengendalikan persediaan barang yang dijual ataupun dimiliki oleh perusahaan.
Melakukan pencatatan dengan menulis di kertas, menginput ke excel atau
melalui software khusus manajemen stok barang.

Tujuan Stock Taking

1. Mencegah kerugian perusahaan karena kelalaian perhitungan
2. Mengetahui jumlah yang sebenarnya ada
3. Mengatur mutasi barang dari dan keluar perusahaan
4. Pengendalian internal

Manfaat Stock Taking

1. Meminimalisir penyimpangan terhadap barang
2. Bisa untuk tidak lanjut secara cepat jika ada barang hilang atau
kekurangan barang, sehingga tidak sampai terjadi stok barang menjadi
kosong
3. Dapat digunakan sebagai analisis tahun-tahun sebelumnya sehingga
perkembangan perusahaan bisa diketahui
4. Mengetahui arus masuk dan keluar barang secara pasti
5. Mengetahui kondisi barang di gudang secara pasti
6. Mengetahui keakuratan perhitungan
7. Membantu menghitung Harga Pokok Penjualan (HPP)
8. Pembanding dengan data tahun sebelumnya
9. Mengetahui keberadaan persediaan yang dimiliki
10. Mengidentifikasi kecurangan atau kelalaian yang terjadi di perusahaan
11. Membantu pengambilan kebijakan perusahaan

Jenis-Jenis Stock Taking

1. Stock taking fisik
2. Stock taking dengan sistem barcode
3. Stock taking dengan sistem komputerisasi
4. Stock taking dengan sistem sampling
5. Stock taking dengan sistem perpetual

Pemilihan metode dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan sebagai berikut:

Berikut merupakan standar operasional prosedur (SOP) cara melakukan stock
opname dengan langkah-langkah yang tepat:
1. Menghentikan pergerakan barang masuk dan keluar dari perusahaan
2. Stock opname harus dilakukan oleh lebih dari satu orang jika lokasi
gudang lebih dari satu
3. Memastikan seluruh dokumen sudah lengkap sebelum melakukan stok
opname
4. Melakukan perhitungan secara cermat dan teliti
5. Membandingkan jumlah barang pada pencatatan buku dengan yang
tersedia di gudang
6. Membuat laporan stock opname barang
7. Melaporkan hasil laporan stock opname barang

Terdapat tiga tahapan stock taking, yaitu:

a. Tahap Awal
Yang perlu dilakukan pada tahap ini antara lain:
1. Menginstruksikan bagian gudang untuk menyiapkan tag/stiker yang
digunakan untuk memberi tanda stok yang telah dihitung
2. Menginstruksikan orang gudang untuk merapikan stok dengan
menatanya sesuai kode dan jenis barang
3. Menginstruksikan bagian gudang untuk melengkapi stok gudang
dengan barcode yang sesuai dengan program
4. Menginstruksikan bagian gudang untuk menyiapkan stiker dengan
 tulisan “TIDAK DIHITUNG”.
Barang-barang yang tidak perlu dihitung antara lain:
a. Barang yang bersifat titipan dari pihak lain atau yang sering
disebut konsinyasi
b. Barang rusak yang sudah tidak bisa diretur dan yang nilainya
disepakati untuk dihapus

b. Tahap Persiapan
Hal yang perlu dilakukan pada tahap ini antara lain:
1. Memanggil semua tim untuk melakukan briefing terkait
pelaksanaan
2. Menginstruksikan bagian gudang untuk melengkapi inputan terkait
mutasi barang sampai dengan jam tutup operasional pada H-1
3. Menginstruksikan bagian gudang untuk menghentikan mutasi
barang(cut off) terhitung sejak tutupnya jam operasional sampai
dengan selesainya proses stock opname

c. Tahap Akhir

Hal yang harus dilakukan pada langkah ini adalah:

1. Memastikan kembali bahwa semua transaksi terkait stok sudah
di-input semua ke program
2. Print semua stok dari program sebagai pedoman stok, hasil print ini
kemudian dibagikan kepada bagian accounting di masing-masing
tim
3. Setiap stok yang sudah dihitung diberi tag/stiker agar tidak terjadi
penghitungan ganda
4. Setiap lembar stok yang telah penuh diisi dengan hasil opname
diserahkan ke bagian tim input untuk mulai disalin ke excel terlebih
dahulu
5. Melakukan pengecekan ulang atas stok yang selisih
6. Hasil laporan diserahkan ke bagian accounting untuk dilakukan
adjustment stock atau penyesuaian persediaan ke program

Langkah-langkah melakukan stock taking/opname:

Study Case Stock Taking
 Data Inventory

Praktik Membuat Data Inventory

Aplikasi manajemen inventory terdiri dari beberapa tombol, yaitu:

1. Data barang berisi form tabel barang mengenai keterangan identifikasi
barang
2. Stock in out berisi from in out barang
3. Inventory berisi form data Inventory barang, hasil dari rekapitulasi
inventory barang di gudang
4. Simpan digunakan ketika sudah melakukan input data. Reorder berisi data
barang yang harus di-order ulang

Membuat Data Inventory

1. Menyiapkan template inventory manajemen

2. Buka Ms.Excel dan klik enable content
3. Jika tidak ada developer di Ms.Excel dapat mengaktifkan dengan klik file,
lalu option, customize ribbon, ceklis di developer dan klik ok

Membuat Form Data Barang

1. Klik visual basic

2. Klik form barang
3. Buat kolom-kolom untuk mengisi data barang
4. Masukkan kodingan yang sudah disiapkan
5. Copy coding form barang dan masukan ke dalam tombol yang
membutuhkan perintah tertentu
6. Setelah kodingan dimasukkan maka otomatis akan terkoneksi ke sheet
data barang
7. Call urut barang perlu diaktifkan juga dengan meng-copy koding modul
urut dan cari order
8. Koding private sub digunakan untuk mengaktifkan kolom satuan
9. Setelah semua kodingan sudah di tulis di tempat yang sesuai selanjutnya
dapat me-running program
Membuat Form Tabel

1. Copy koding form tabel barang

2. Klik di bagian form tabel dan paste kodingan pertama
3. Mengisi tombol add dengan koding yang ada di list kodingan form tabel
barang
4. Selanjutnya mengisi tombol request table dengan kodingan baru
5. Mengisi txt cari dengan kodingan lain
6. Tabel data dapat dipilih one click atau double click
7. Jika semua kodingan sudah di-copy maka form tabel barang dapat
di-running

Membuat Form In Out

1. Berfungsi untuk melakukan input quantity barang masuk dan keluar

2. Copy koding form in out barang untuk private sub initial lalu double klik di
form in out dan paste koding
3. Mengisi tombol add dengan koding yang sesuai
4. Mengisi table data dengan koding yang sesuai
5. Mengisi txt cari dengan koding yang sesuai
6. Isi perintah CMD new dengan koding yang sesuai
7. Mengisi quantity dengan koding yang sesuai
8. Setelah semua koding sudah diisi maka dapat di-running

Membuat Form Inventory Barang

1. Copy koding dari form inventory dan klik pada bagian form data inventory
2. Setelah koding sudah di copy-paste maka dapat di-running

Membuat Form Detail Order

1. Form yang menampilkan item apa saja yang perlu dipesan ulang
2. Copy koding form detail order dan paste di form detail order
3. Program dapat di-running

Membuat Tabel Rekapitulasi Barang In Out

1. Untuk mengisi tabel rekapitulasi menggunakan rumus yang didapat di list
 koding
2. Setelah memasukkan rumus, jangan lupa untuk mengunci menggunakan
F4 atau Fn F4

Membuat Grafik

1. Blok kolom in out lalu insert graphic dan pindahkan ke bagian tengah
2. Grafik dapat di-edit agar tampilannya lebih menarik
3. Selanjutnya edit kolom total inventory, total out, total in, total nilai cash dan
total nilai inventory
4. Untuk menampilkan angka di kolom tersebut gunakan = di formula bar
dan klik kolom yang dituju pada tabel rekapitulasi barang in out
5. Perbesar tampilan angka agar mudah dilihat
6. Edit tampilan kolom lainnya agar terlihat rapi
7. Buat chart total barang in dan out dengan klik kolom total pada tabel
rekapitulasi dan klik insert chart
8. Edit chart tersebut agar tampilannya rapi dan menarik
 Pengeluaran Barang

Pengertian dan Proses Pengeluaran Barang

Pengiriman barang merupakan kegiatan utama dalam proses pengeluaran

barang, sebaiknya ketika barang tersebut dikirim baik menggunakan angkutan
darat, laut maupun udara harus dilengkapi dengan dokumen pengiriman barang
secara lengkap.

Persyaratan Pengiriman Barang

1. Jumlah barang yang dikirim
2. Cara pengemasan
3. Jenis pengangkutan
4. Ketepatan waktu pengiriman
5. Kebenaran alamat yang dituju
6. Metode pengangkutan
7. Bongkar muat barang

Siklus pengeluaran barang merupakan proses yang berkaitan dengan kegiatan

pembelian dan pembayaran atas sejumlah barang dan jasa. Di bawah ini
merupakan siklus pengeluaran barang.

Siklus Pengeluaran Barang

Siklus Pengeluaran Barang saat Terjadi Kesalahan

Siklus Pengeluaran Barang (DO) Dokumen

Siklus Pengeluaran Barang (Tentang Laporan)

Tahapan Prosedur Scan Barang Keluar
1. Melakukan packing List
2. Melakukan verifikasi barang keluar
3. Melakukan scan pada barang keluar
4. Menghilangkan label barcode STT
5. Membuat laporan barang keluar

Fungsi Sistem Informasi Akuntansi

1. Untuk memperoleh dan memproses data berbagai kegiatan bisnis
2. Sebagai tempat menyimpan data yang berguna dalam proses
pengambilan keputusan
3. Sebagai penyedia fungsi pengendalian dan menjaga sumber daya
organisasi
Tujuan Siklus Pengeluaran

Tujuan dari siklus ini adalah untuk menekan biaya seluruh pengeluaran mulai
dari biaya pembelian barang, pemeliharaan persediaan dan perlengkapan serta
biaya lainnya yang dibutuhkan. Sedangkan tujuan khususnya meliputi:

1. Memberikan kepastian bahwa seluruh barang dan jasa yang dipesan

sesuai kebutuhan
2. Memastikan pada saat penerimaan barang yang dipesan sesuai pesanan
3. Menjaga dan memelihara barang tersebut sampai barang tersebut
diminta atau diambil
4. Memastikan kesahihan dan kebenaran dari faktur yang berhubungan
dengan transaksi
5. Melakukan proses pencatatan dan mengelompokkan pengeluaran secara
cepat dan tepat
6. Memindahkan informasi kewajiban dan pengeluaran kas dalam perkiraan
pemasok yang tepat di buku besar utang usaha
7. Memastikan seluruh pengeluaran kas sudah diotorisasi
8. Menyiapkan dokumen-dokumen dan laporan manajerial barang dan jasa
yang diperoleh

Fungsi Siklus Pengeluaran

1. Untuk mengetahui kebutuhan barang
2. Untuk menerima, menempatkan dan menyimpan barang
3. Untuk memastikan kebenaran bukti pembayaran
4. Untuk menyiapkan pengeluaran kas
5. Untuk mengelola utang usaha

Dalam menyiapkan laporan manajemen dan laporan keuangan. Terdapat tiga

kegiatan utama dalam siklus pengeluaran:

1. Melakukan tindakan pemesanan barang, persediaan dan jasa

2. Penerimaan dan menyimpan barang, persediaan dan jasa
3. Menyetujui faktur penjualan dari pemasok untuk pembayaran barang,
persediaan dan jasa
Transaksi Pengeluaran Barang
a. Surat Jalan (SJ)
Berfungsi sebagai surat pengantar barang yang memiliki kekuatan hukum
selama perjalanan pada saat pengiriman barang mulai dari truk keluar
gudang sampai di tujuan, memuat informasi mengenai jumlah spesifikasi
barang disertai dengan informasi lain yang diperlukan.

Berikut merupakan contoh surat jalan:

Pembuatan Surat Jalan secara Manual

1. Membuat kepala surat/kop surat yang berisi identitas perusahaan
- Nama PT
- Alamat
- Nomor telepon
- logo perusahaan
2. Tuliskan Surat Jalan
3. Masukan identitas customer
- Nama customer
- Alamat yang dituju
- Tujuan berisi nama customer
 - Alamat dituju
- Nomor telepon
- Email
- Tanggal
- Nomor surat
- Nomor transaksi
- Nama supir/penanggung jawab
- Nomor kendaraan
4. Membuat tabel identitas barang
- Nomor
- Kode barang
- Nama barang
- Satuan
- Jumlah
- Keterangan
- Tanda tangan penerima
- Tanda tangan supir
- Tanda tangan supervisor

Pembuatan Surat Jalan Menggunakan Aplikasi

1. Pilih stock put
2. Pilih nama customer
3. Klik new
4. Klik id barang
5. Masukan jumlah barang yang keluar
6. Klik add
7. Lalu klik oke
8. Klik data surat
9. Tambah Id barang
10. Klik surat jalan
11. Tulis nomor surat
12. Tulis nama supir
13. Nomor polisi
14. Klik print surat
 15. Lalu klik yes
16. Lalu print di office

b. Delivery Order
Berfungsi sebagai bukti, bahwa bagian gudang telah melakukan
pengeluaran barang atas perintah yang menerbitkan DO.

c. Purchase order
Berfungsi apabila perusahaan yang bersangkutan belum mempunyai
hubungan, maka cukup menggunakan dokumen pelanggan (purchase
order).
 d. Invoice
Berfungsi sebagai tagihan kepada pemesan pada saat barang telah
dikirim biasanya dilampiri dengan PO dan DO yang membuktikan bahwa
barang telah diterima.

Hal yang harus diperhatikan dalam membuat faktur:

a. jika dalam situasi tertentu dapat terjadi bahwa barang yang telah dikirim
tidak diterima seluruhnya atau sebagian dianggap tidak sesuai dengan
pesanan, maka DO dibuat setelah ditandatangani penerima
b. Pesanan dapat dikirim untuk sekali transaksi (satu kali DO/SJ) atau
beberapa kali transaksi sesuai dengan banyaknya barang yang dipesan.
c. Kebijakan penerbitan invoice satu kali setelah beberapa kali DO/SJ
dilakukan dan DO telah ditandatangani oleh pemesan
d. Secara otomatis pembuatan invoice akan meng-update buku piutang
e. Untuk pengendalian akuntansi internal secara manual disarankan pada
bagian atas invoice dicetak nomor urut untuk menghindari terjadinya
nomor ganda
 Penyimpanan Dokumen Gudang

Pengelolaan Dokumen Gudang

Dokumen merupakan segala sesuatu dalam bentuk tertulis yang dapat dijadikan
bukti atau keterangan dari suatu kegiatan. Lalu, arsip merupakan suatu
kumpulan dokumen/catatan tentang segala kegiatan atau peristiwa yang
disimpan secara sistematis yang memiliki nilai kegunaan karena pentingnya
dokumen tersebut. Tujuan kearsipan adalah dapat menemukan kembali
informasi yang dibutuhkan pada arsip dengan cepat dan mudah. Selain itu,
tujuan dari kearsipan, yaitu:
a. Terpeliharanya arsip dengan baik, teratur dan aman
b. Dapat ditemukan dengan cepat dan tepat saat diperlukan
c. Menghemat waktu, tenaga dan tempat penyimpanan
d. Menjaga rahasia arsip dan kelestarian arsip
e. Membantu proses pertanggungjawaban penyelenggaraan kegiatan

Jenis-Jenis Arsip
1. Arsip dinamis
2. Arsip vital
3. Arsip aktif
4. Arsip Inaktif
5. Arsip statis
6. Arsip terjaga
7. Arsip umum

Sifat dan Karakter Membedakan Kualitas Arsip

● Autentik
● Legal
● Unik
● Terpercaya

Metode pengelolaan data terbagi menjadi tiga, yaitu:

1. Metode sentralisasi adalah pengelolaan dokumen perusahaan yang
dipusatkan pada satu unit khusus kearsipan yang berada di kantor pusat.
2. Metode Desentralisasi adalah pengelolaan dokumen setiap unit/ cabang/
 kantor memiliki bagian khusus yang menangani pengelolaan dokumen
tersebut.
3. Metode Gabungan adalah pengelolaan dokumen perusahaan dengan
cara menggabungkan 2 (dua) metode sentralisasi dan desentralisasi.

Penyimpanan arsip merupakan pengelolaan secara sistematis berdasarkan

pedoman yang dipilih guna membantu dan mempermudah penyimpanan dan
penemuan kembali arsip. Sistem penyimpanan dan penemuan arsip terdiri dari
lima sistem, yaitu:
1. Sistem penyimpanan abjad
2. Sistem penyimpanan nomor
3. Sistem penyimpanan tanggal
4. Sistem wilayah
5. Sistem penyimpanan subjek

Jenis Dokumen
Berdasarkan fungsi/aktivitas kegiatan di gudang terdiri dari beberapa aktivitas,
yaitu:
1. Kegiatan penerimaan barang (receiving)
2. Pengambilan barang (Putaway)
3. Customer order Picking/order selection
4. Packing
5. Cross-docking
6. Shipping

Dokumen terdiri dari beberapa formulir sebagai berikut:

1. Formulir Purchase Order

Dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli yang berisi rangkuman barang
atau jasa yang mereka beli dari penjual atau pemasok.
2. Formulir delivery order
Dokumen yang berfungsi sebagai surat perintah penyerahan barang yang
dipesan dengan kesepakatan bersama.
3. Formulir Penerimaan Barang
Dokumen berisi informasi terkait jumlah barang yang diterima, inspeksi
pengecekan barang, pengecekan dokumen pengiriman dan
peng-update-an data stok gudang.

4. Formulir permintaan barang

Formulir yang berfungsi untuk meminta barang dari gudang.
5. Form Pengeluaran Barang
Formulir berupa lembaran yang memuat informasi berkaitan dengan
pengeluaran barang-barang logistik.

6. Formulir kartu persedian barang

Formulir yang digunakan mencatat perubahan-perubahan atas jumlah
persediaan logistik.
7. Formulir Inventaris Barang
Dokumen yang berisi informasi inventaris barang di gudang.

8. Formulir Perencanaan Stock Opname

Dokumen yang menjelaskan program kegiatan stock opname dari
seluruh barang di gudang.
 9. Formulir Hasil Stock Opname
Dokumen yang berisikan informasi hasil kegiatan stock opname oleh
personil gudang.

Tata Cara Pengisian Form dan Peralatan Kearsipan

a. Membuat Form Penerimaan Barang

1. Nama supplier
2. Nomor pembelian
3. Nomor PO
4. Tanggal
5. Lokasi/penempatan
6. Keterangan penerimaan barang
7. Nomor barang
8. Deskripsi barang
9. Jumlah diterima
10. Jumlah dipesan
11. Klik cetak
b. Membuat Form Permintaan Barang
1. Nama penanggung jawab
2. Nomor permintaan
3. Tanggal dibuat permintaan
4. Tanggal digunakan
5. Informasi lokasi
6. Isi keperluan
7. Nomor barang
8. Deskripsi barang
9. Jumlah barang
10. Satuan barang
11. Harga
12. Klik selesai
13. Klik cetak

c. Membuat Kartu Stock Barang

1. Nama barang
2. Kode barang
3. Lokasi
4. Maximum stock
5. Minimum stock
6. Reorder
7. Tanggal transaksi
8. Penerimaan
9. Pengeluaran
10. Balance
11. Nama barang

d. Membuat Inventory Report

1. Nomor form
2. Tanggal
3. Tanda tangan admin gudang
4. Tanda tangan penanggung jawab supervisor/manager
5. Kode barang
6. Deskripsi
 7. Stock akhir bulan lalu
8. Stock update

e. Membuat Perencanaan Stock Opname

1. Nomor form
2. Tanggal
3. Tabel barang
4. Tabel personil penghitung
5. Tabel resource dan perlengkapan
6. Kolom dibuat tanda tangan admin gudang
7. Kolom disetuju tanda tangan penanggung jawab

f. Membuat Hasil Stock Opname

1. Kode barang
2. Deskripsi
3. Satuan
4. Tersedia (Buku)/yang ada dalam sistem
5. Tersedia (Fisik)/stock yang ada di lapangan
6. Klik cetak

Peralatan Kearsipan
1. Filing Cabinet
2. Rotary Filling
3. Lemari Arsip
4. Rak Arsip
5. Map Arsip
6. Ordner
7. Stapler
8. Perforator
9. Numerator
10. Label
11. Tickler File
12. Cardex
13. Alat/Rak Sortir
14. Kotak/Box Arsip
 15. Guide

Prosedur Penyimpanan Arsip

 Koordinasi

Untuk menjalani kerjasama antara satu dengan yang lain dibutuhkan koordinasi
yang baik agar pekerjaan menjadi lebih efektif. Koordinasi merupakan proses
pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada satuan yang terpisah, dalam suatu
organisasi untuk mencapai tujuan bersama secara efisien.

Koordinasi dengan Bagian yang Terkait

Koordinasi berdasarkan ruang lingkup terbagi menjadi dua bagian, yaitu:
a. Koordinasi internal, yaitu koordinasi yang memiliki hubungan antar tingkat
manajer, departemen, eksekutif, cabang, divisi, dan karyawan atau siapa
saja yang bekerja dalam suatu organisasi. Bagi seorang admin Gudang
koordinasi internal dibagi dua:
- Internal Perusahaan
- Internal Departemen Gudang
b. Koordinasi eksternal, yaitu koordinasi yang memiliki hubungan antar
organisasi dan karyawan dengan lingkungan luarnya, seperti konsumen,
masyarakat, supplier, lembaga keuangan, lembaga pemerintah,
kompetitor dan lain-lain.

Berikut merupakan proses koordinasi di perusahaan:

Koordinasi Internal Perusahaan

Koordinasi Internal Departemen

Koordinasi Eksternal

Koordinasi Vertikal
 Koordinasi Horizontal

Manfaat Koordinasi
1. Meringankan pekerjaan tiap bagian
2. Mendapatkan informasi yang jelas mengenai pencapaian tujuan dan
mengetahui perannya
3. Menjamin selesainya pekerjaan secara tepat waktu
4. Mencegah terjadinya konflik antar individu/antar departemen
5. Mencegah munculnya penilaian negatif di antara anggota/departemen
6. Mencegah terjadinya kekosongan kegiatan dalam organisasi
7. Melahirkan sikap saling peduli dan saling membantu sesama anggota
organisasi

Tujuan Koordinasi
1. Menciptakan nilai keefektifan dan keefisienan suatu organisasi dengan
cara melakukan penyelarasan dalam berbagai kegiatan organisasi
2. Mencegah agar konflik tidak pecah dalam organisasi serta
 mengakomodasi kepentingan banyak pihak
3. Memunculkan sikap yang saling peduli di antara anggota organisasi

Fungsi Koordinasi
1. Koordinasi yang baik akan berdampak terhadap efisiensi
2. Koordinasi berdampak terhadap moral suatu organisasi
3. Koordinasi berdampak pada perkembangan personal dalam organisasi

Study Case Koordinasi Admin Gudang

Koordinasi dengan Team Purchasing

Koordinasi dengan Team Production Planning and Inventory Control (PPIC)

Koordinasi dengan Team Sales

Koordinasi dengan Finance

Koordinasi dengan Supplier

Koordinasi dengan Forwarder

Koordinasi dengan Operator Gudang

Koordinasi dengan SPV Warehouse

 Career Path Admin Gudang

Prospek Karier
Sejak pandemi melanda industri manufaktur justru semakin meningkat. Oleh
karena itu, posisi pekerjaan ini memiliki demand tinggi. Untuk gaji di posisi admin
gudang memiliki range 3 jt–6 jt tergantung wilayahnya. Berikut ini merupakan
gambaran mengenai prospek karier admin gudang.

Jenjang Karier
Kenali jenjang karier sebagai seorang admin gudang. Hal ini sangat penting
untuk dipahami agar karier kedepannya menjadi lebih baik. Terdapat 4 jenjang
karier diposisi admin gudang:

Tips and Tricks

Bagi fresh graduate/seorang switch career sebagai berikut:

1. Memiliki persiapan yang cukup dari segi pengetahuan dan dari segi basic
 skill
2. Mengupdate CV dan memilih lowongan pekerjaan
3. Belajar sebelum tes kerja
4. Membuat prestasi saat bekerja
Apabila telah bekerja hal yang diperhatikan, yaitu:
- Responsif dan komunikasi
- Kontrol emosi
- Merancang skala prioritas
- Manajemen waktu
- Sikap professional