Kelompok 3

1. Grace Angel
2. Kartini
3. Rahayu Febrianti
4. Vidi Kharana

Sistem Akuntansi Persediaan

1. Siapa yang memiliki otorisasi penuh (bertanggung jawab penuh) untuk

menjaga kekayaan perusahaan terutama sisi persediaan? Berikan alasan
yang mendasari anda mengatakan hal tersebut?

a. Bagian Gudang
Hampir semua perusahaan baik itu perusahaan dagang maupun
manufaktur memiliki gudang untuk menyimpan persediaan bahan
baku, bahan penolong, barang jadi maupun hasil pembelian. Bagian
gudang bertugas di lingkungan gudang guna memastikan keamanan
persediaan dan bertanggung jawab atas keluar masuknya persediaan.
Semua tugas yang dilakukan oleh bagian gudang berkaitan langsung
dengan persediaan yang dimiliki perusahaan :
- Mengawasi manajemen stok gudang
- Memeriksa dan memastikan stock persediaan dan peralatan gudang
dalam keadaan baik agar tidak timbul biaya pengendalian yang
tidak perlu
- Entry data dan inventory stock
- Menyiapkan barang pesanan

b. Bagian Kartu Persediaan

Bagian kartu persediaan bertanggung jawab dalam memberikan
informasi persediaan barang dagangan terkait kuantitas dan nilainya,
memberikan data persediaan barang dagangan yang diperlukan untuk
kepentingan penghitungan dan analis, mengontrol penerimaan,
penyimpanan dan pemakaian persediaan barang dagang. Bagian ini
bertanggung jawab mengenai ketelitian dan keandalan data persediaan
yang dicatat pada kartu persediaan serta melakukan adjustment
terhadap catatan persediaan.
 c. Fungsi Perencanaan dan Pengawasan Produksi
Fungsi ini berperan untuk memastikan kuantitas dan kualitas yang
tepat dari bahan baku, bahan penolong, peralatan dan sebagainya yang
tersedia di dalam gudang. Dalam perusahaan juga diperlukan
pengawasan atas persediaan yang ada di gudang agar disimpan sesuai
dengan prosedur keamanan penyimpanan persediaan dan selalu
tersedia bahan baku maupun bahan penolong untuk kegiatan produksi.
Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk memastikan persediaan
bahan baku dan bahan penolong digunakan sesuai dengan keperluan
produksi sehingga tidak terjadi pemborosan saat proses produksi.

d. Fungsi Pembelian
Bagian pembelian inilah yang melakukan pengadaan barang, yang
secara otomatis menilai material pada kualitas yang tepat dan kuantitas
yang tersedia untuk kegiatan operasi selama periode tertentu. Kualitas
barang persediaan yang akan diproduksi ataupun dijual kembali oleh
perusahaan untuk mendapatkan laba tergantung dari bagian pembelian.
Bagian pembelian ini juga menjamin ketepatan waktu penyediaan
barang untuk digunakan oleh perusahaan.
Karena fungsi pembelian dibebani tanggung jawab untuk mendapatkan
kuantitas dan kualitas bahan-bahan yang tersedia pada waktu
dibutuhkan dengan harga yang sesuai dengan harga yang berlaku
sehingga fungsi ini harus memilih pemasok yang berkualitas dan
terjamin. Karena apabila fungsi pembelian melakukan pembelian dari
pemasok yang tidak berkualitas, maka persediaan yang dimiliki
perusahaan juga menjadi tidak berkualitas.
Ini artinya berjalan tidaknya operasi perusahaan bergantung dari
sebagaimana kinerja bagian pembelian, baik itu di perusahaan
manufaktur maupun perusahaan dagang.

2. Potensi-potensi penyalahgunaan atau penyelewenagan yang mungkin

terjadi pada sisi persediaan perusahaan? Menurut Anda, kenapa hal
tersebut bisa terjadi? Apakah lebih dikarenakan oleh sistem pengendalian
yang lemah atau sisi karyawan yang bermasalah?

a. PT Agung Aquatic Marine

PT. Agung Aquatic Marine merupakan perusahaan yang bergerak
dalam bidang penjualan dan ekspor ikan hias. Perusahaan menerapkan
struktur organisasi berbentuk lini (garis) dimana tiap atasan memiliki
bawahan dan masing-masing bawahan tersebut akan mempertanggung
jawabkan tugas dan wewenang pada atasannya. Namun terdapat
sedikit kejanggalan pada struktur organisasi PT. Agung Aquatic Marine
 yaitu dimana manajer keuangan menaungi bagian gudang, hal ini
disebabkan karena agar bagian keuangan dapat langsung mencatat
transaksi yang terjadi di bagian gudang seperti transaksi penerimaan
barang dan pengeluaran barang serta juga dapat mengontrol dan
mencocokan jumlah persediaan digudang dengan laporan yang ada.
Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Maharditya Nanda
Ibraraharie terdapat beberapa masalah yang dihadapi oleh PT Agung
Aquatic Marine terutama pada pengendalian persediaan sebagai usaha
menjaga kelangsungan aktivitas perusahaa. Terdapat kelemaham dalam
pengendalian intern. Hal ini dapat dilihat dari perangkapan tugas dan
fungsi antara bagian penerimaan dengan bagian penyimpanan barang
(gudang) karena tidak adanya pemisahan fungsi secara jelas. Sehingga
pada saat barang datang langsung diterima dan disimpan oleh bagian
gudang tanpa ada pemeriksaan oleh bagian penerimaan tentang
keadaan barang tersebut.
Terdapat kecurangan yang dilakukan oleh bagian gudang didalam
proses pengemasan produk yang menggunakan sterofoam dan kardus
serta plastic. Dimana barang tersebut tidak dicatat secara rinci dan sisa
dari proses pengemasan itu tidak dicatat melainkan dijual oleh bagian
gudang.
Kecurangan lain yang dilakukan adalah tidak adanya informasi yang
akurat mengenai ketersediaan barang yang ada digudang disebabkan
karena selama ini yang mencatat tentang barang yang ada digudang
adalah bagian gudang yang dituliskan pada kartu stok barang.
Sedangkan bagian keuangan hanya menerima laporan barang apa saja
yang persediaannya menipis digudang dan berapa jumlah barang yang
harus dibeli tanpa melakukan pengecekan kedalam gudang. Hal ini
membuat bagian gudang dapat memanipulasi data dan hanya bagian
gudang yang tahu. Seperti permintaan membeli air laut untuk
pemeliharaan ikan hias yang dibuat oleh bagian gudang sementara stok
air laut digudang masih banyak.

Pada kasus ini lebih dikarenakan pada lemahnya sistem pengendalian

intern sehingga dapat terjadi kecurangan dan struktur organisasa yang
kurang lengkap membuat terjadinya kerangkapan fungsi, selain itu
informasi akuntansi yang kurang lengkap mengenai persediaan barang.

b. McKesson & Robbins

 McKesson & Robbins adalah perusahaan obat dan kimia di
pertengahan 1920-an yang menarik perhatian Philip Musica, seorang
individu dengan masa lalu yang buruk yang mencakup tindakan
kriminal dan banyak nama palsu. Di bawah nama Frank D. Costa,
Musica menyambut datangnya Larangan A.S. pada tahun 1919 dengan
pembentukan perusahaan yang memproduksi tonik rambut dan produk
lain yang memiliki kandungan alkohol tinggi. Produk-produk ini dijual
kepada pembuat minuman keras, yang menggunakan alkohol untuk
menghasilkan minuman keras untuk dijual kepada pelanggan Musica
membeli McKesson & Robbins pada tahun 1926 menggunakan nama
F. Donald Coster dan mengunggulkan perusahaan dengan anggota
keluarga untuk membantu menjarah perusahaan. Penipuan tersebut
melibatkan pesanan pembelian palsu, membengkaknya persediaan dan
menggelapkan uang tunai dari penjualan perusahaan, dan terjadi
meskipun ada Price Waterhouse sebagai auditor perusahaan.
Perusahaan tersebut menyajikan laporan keuangan, diantaranya berisi
aktiva fiktif sebesar kira-kira 25% dari total aktivanya. Dan ternyata
terdapat persediaan fiktif di dalamnya. Ketika penipuan akhirnya
terdeteksi pada tahun 1937, SEC memutuskan bahwa $ 19 juta dalam
persediaan fiktif ada di neraca — jumlah yang sama dengan sekitar $
285 juta dalam dolar saat ini.13 Skandal McKesson & Robbins
berdampak besar pada industri akuntansi dan menyebabkan penerapan
Standar Audit yang Diterima Secara Umum (GAAS), termasuk konsep
komite audit independen.14 Perubahan lain termasuk meminta auditor
secara pribadi memeriksa inventaris untuk memverifikasi
keberadaannya .

Hal seperti fraud ini dapat terjadi bukan karena system pengendalian
nya yang lemah, tetapi lebih kepada karyawan yang bermasalah.
Alasannya, jika seseorang sudah memiliki niat untuk melakukan
kecurangan atau fraud , maka jalan apa saja akan ditempuh, salah
satunya dengan memanfaatkan lemahnya pengendalian intenal. Kalau
saja dari awal tidak ada niat sama sekali untuk melakukan fraud, maka
selemah apapun pengendalian internalnya ataupun kekurangan fasilitas
bagian penyimpanan persediaan , tidak akan terjadi masalah fraud.

c. Kasus karyawan membobol gudang PT Logam Sejati

 Pada tahun 2016 lalu telah terjadi pencurian persediaan perusahaan
yang dilakukan oleh beberapa karyawannya, diantaranya kepala
gudang, kurir angkut barang, dan kurir pengiriman. Pencurian ini
memanfaatkan pesanan pelanggan dengan mengeluarkan persediaan
barang berupa kuas cat yang lebih banyak dari pesanan barang. Jadi
apabila pelanggan memesan kuas cat sebanyak 50 kardus, maka
mereka akan mengeluarkan barang sekitar 60-65 kardus. Barang
pesanan diantarkan oleh kurir angkut barang kepada kurir pengiriman.
Namun sebelum kurir pengiriman mengantarkan barang kepada
pelanggan, kurir tersebut terlebih dahulu mengantarkan barang
pesanan itu ke Jalan Demak yang nantinya akan diambil oleh penadah
barang tersebut yang kemudian akan mereka jual kembali dengan
harga yang lebih murah dari harga pasaran.

Pada kasus fraud ini lebih dikarenakan karyawan yang bermasalah

karena sudah jelas bahwa kepala gudang, kurir angkut barang, dan
kurir pengiriman dengan sengaja melakukan kerjasama untuk mencuri
persediaan barang.

3. Jika terjadi kasus diatas pada potensi kasus diatas, apa yang seharusnya
dilakukan oleh perusahaan dengan cepat untuk mengatasinya?

a. PT Agung Aquatic Marine

- Bagian penerimaan dan bagian gudang harus terpisah karena
bagian penerimaan adalah fungsi operasi sedangkan bagian gudang
adalah fungsi penyimpanan. Kedua fungsi ini dipisah agar
penerimaan barang dan persediaan barang yang tersimpan di
gudang dijamin keandalan dan ketelitiannya.
- Meningkatkan koordinasi antar bagian yang terlibat langsung
dalam persediaan termasuk penerimaan dan pengeluaran barang
serta saling menyediakan informasi dan saling berkomunikasi
dengan baik, sehingga keseluruhan operasi perusahaan dapat
berjalan secara efektif dan efisien.
- Memberi pedoman secara tertulis dan tegas mengenai wewenang
dan tugas tiap-tiap bagian dalam perusahaan agar tidak ada
kerangkapan tugas dan memiliki tanggung jawab masing-masing
bagian
- Melakukan pengawasan dan pengecekan secara berkala untuk
menghindari adanya kecurangan dan penyelewengan
- Pencatatan bahan sisa pengemasan dicatat secara rinci dan apabila
dijual dapat dimasukan dalam pendapatan lain-lain, sehingga dapat
menambah kas masuk pada perusahaan.
 - Metode pencatatan persediaan dilakukan dengan cara menghitung
fisik barang dagang yang dilakukan di akhir periode untuk
mencegah adanya kehilangan persediaan.

b. McKesson & Robbins

- Melakukan pengecekan barang fisik secara berkala bila perlu
inspeksi mendadak dan bandingkan dengan data catatan
akuntansinya
- Melakukan pengontrolan laporan keuangan, dilakukan
pemeriksaan dan evaluasi setiap bulannya. Karena jika dilakukan
pemeriksaan hanya setiap periodenya atau pertahunnya menjadi
tidak terkontrol, dan sulit untuk mendeteksi kecurangan yang
dilakukan
- Mengawasi setiap kinerja karyawan baik akuntan, auditor dan
organisasi perusahaan lainnya. Dengan adanya pengawasan maka
karyawan dapat melakukan tugasnya dengan baik, dan takut untuk
melakukan kecurangan

c. PT Logam Sejati
- Melakukan pengawasan yang lebih ketat sehingga karyawan takut
untuk melakukan kecurangan karena pengawasan yang ketat
- Melakukan pemeriksaan dan pengawasan secara mendadak dan
berkala di setiap bagian perusahaan
- Memberikan sanksi yang berat kepada karyawan yang tertangkap
melakukan kecurangan
- Perketat keamanan dengan memasang cctv dan alarm keamanan
jika memungkinkan
- Hanya mengjinkan pegawai/karyawan yang memang ditugaskan
untuk masuk ke bagian penyimpanan barang persediaan
- Dilakukan perhitungan persediaan dan pengecekan jumlah barang
secara periodik yang independen, pembandingannya dengan
catatan tentang jumlah dan kepemilikan