Struktur organisasi pada SCM

Berikut adalah gambaran struktur organisani pada bagian SCM:

Penjelasan prosesnya, bagian dan tugas:

Procurement (Strategic Sourcing dan Tactical Purchasing)

Procurement adalah proses dimana perusahaan memperoleh komponen bahan baku, produk,
pelayanan atau sumber daya lainnya dari supplier untuk melaksanankan operasi mereka.

Tugas:

Merancang hubungan yang tepat dengan supplier.

Memilih supplier
Memilih dan mengimplementasikan teknologi yang cocok
Memelihara data item yang dibutuhkan dan data supplier
Melakukan proses pembelian
Mengevaluasi kinerja supplier
Sourcing adalah keseluruhan sekumpulan proses bisnis yang diperlukan untuk membeli barang
dan jasa. Untuk fungsi rantai pasokan, keputusan yang paling penting adalah apakah outsource
atau in-house. Sebuah perusahaan outsource jika perusahaan menyewa perusahaan luar untuk
melaksanakan operasi dalam suatu perusahaan.

Aktifitas outsourcing rantai pasokan berdasarkan dua pertanyaan:

Akankah pihak ketiga meningkatkan surplus rantai pasokan untuk meningkatkan aktivitas
in-house?
Sampai seberapa tingkat resiko tumbuh dari outsourcing?

Tugas sourcing:

Melakukan supplier scoring dan assessment , yaitu proses untuk melihat tingkat performa
supplier.
Ketika melakukan scoring dan menakasir supplier, ada faktor lain daripada kuota harga
yang harus dipertimbangkan: pemenuhan lead time, performa on-time, fleksibelitas
pasokan, frekuensi pengiriman/minimum lot size, kualitas pasokan, biaya transportasi
inbound, pricing term, kapabilitas koordinasi informasi, kapabilitas kalaborasi desain,
tingkat bunga, pajak dan tugas, kelangsungan hidup supplier. Jadi tidak fokus hanya pada
kuota harga.

Melakukan supplier selection, yaitu pemilihan supplier yang sesuai .

Sebelum menyeleksi supplier, perusahaan harus memutuskan apakah menggunakan
single sourcing atau multiple supplier. Seleksi supplier adalah setelah menggunakan
mekanisme yang variasi, meliputi offline competitive bid, reverse auction atau negosiasi
langsung. Apapun juga mekasisme yang digunaka, seleksi supplier harus berdasarkan
pada biaya total yang digunakan supplier dan tidak hanya harga pembeliaan. Mekanisme
lelang yang sering digunakan dalam praktek dan menyoroti semua kekayaan mereka.
Lelang dalam rantai pasokan : pembeli perlu struktur lelang untuk meminimalkan biaya
mereka dan mendapatkan supplier yang menang dengan biaya yang rendah dengan
tawaran mereka. Lelang dibuka seperti lelang bahasa inggris mungkin untuk mencapai
 outcome. Prinsip dasar negosiasi : kuncy sukses negosiasi, untuk membuat outcome yang
sama-sama untung.

Melakukan design collaboraton untuk mengurangi bisaya, memperbaiki kualitas.

Sourcing planning dan analysis, yaitu untuk menganalisis pengeluaran silang berbagai
supplier untuk mengidentifikasi kesempatan untuk mengurangi biaya total.
Pengeluraan pengadaan harus di analisis penyalur dan bagian untuk memastikan
kecocokan skala ekonomi. Analisis performa supplier harus digunakan untuk
membangun portfolio supplier dengan kekuatan komplementer. Murah, tetapi perform
yang rendah, supplier harus menggunakan untuk persediaan berdasarkan permintaan
sedangkan perform yang tinggi tapi lebih mahal, supplier harus menggunakan untuk
menahan melawan variasi dalam permintaan dan persediaan dari sumber daya lain.

Melakukan risk management

Logistics

Tugas dalam bagian logistic:

Melakukan order barang. Dalam hal ini, seorang logistik harus mempunyai daftar-daftar
supplier barang yang dibutuhkan oleh perusahan untuk menunjang produksi. Seorang
logistik juga harus sering berkoordinasi dengan koordinator produksi dan pihak supplier
supaya kebutuhan logistik barang tetap pada porsinya.
Menerima barang. Setelah melakukan order, pastikan barang datang tepat waktu sesuai
dengan perjanjian. Ketika barang sudah datang, maka seorang logistik lah yang
menandatangani struk penerimaan barang. Setelah itu, pastikan barang yang diterima
dalam keadaan baik dan jumlah yang dikirim sesuai dengan yang di order.
Invoicing. merupakan penagihan, setelah faktur penjulan kita terima, masukkan semua
dalam data faktur penangihan. Setelah semuanya selesai dilakukan, menyerahkan
penagihan tersebut ke bagian staf keuangan untuk membayarnya.
Distribusi. Setelah semua selesai dan sudah pasti bahwa barang yang sudah sesuai
dengan order, maka tugas selanjutnya adalah mendistribusikan barang-barang tersebut ke
bagian-bagian produksi yang memerlukan.
Controlling. Setelah didistribusikan bukan berarti tugas seorang logistik selesai, seorang
logistik masih harus memonitoring dan mengontrol bahwa barang tersebut digunakan
dengan sewajarnya.

Secara detail untuk masing-masing bagian:

Warehousing

Didalam suatu perusahaan atau pabrik warehouse mempunyai peranan penting dalam
terlaksananya kelancaran proses produksi dalam menjaga harta perusahaan yang berbentuk
barang barang material ataupun barang jadi.

Warehouse merupakan tempat penyimpanan barang barang, baik bahan baku ( Raw
material ) dan barang jadi ( finished goods ). Semua barang yang disimpan di warehouse
harus di jaga dari kerusakan yang disebabkan dari penyimpanan ataupun dari lingkungan
dan kondisi udara.
Pada umumnya ruang lingkup pada bagian warehosing adalah:

Menerima kedatangan material baik dari lokal ataupun dari impor

Menyimpan material yang akan digunakan pada proses produksi
Memastikan terlaksananya proses supply sesuai dengan rencana produksi
Terkontrolnya kualitas dan kuantitas barang yang berada pada pengawasan warehouse

Agar proses diatas terlaksana dengan baik, maka tugas pada warehouse bisa dibagi menjadi
beberapa bagian:

1. Receiving
Penerimaan material dan melakukan pengecekan terhadap barang dengan menyesuaikan
dengan dokumen pengiriman dari supplier.
2. Storing
Bagian storing sebagai pemegang stock barang ( stock keeper ), yang bertanggung jawab
terhadap kuantitas dan kualitas barang yang ada dalam pengawasan warehouse. Pada
proses ini material setelah di check bagian receiving kemudian disimpan sesuai lay out.
3. Issuing
Issuing merupakan pengeluaran barang barang dari warehouse ke produksi atas dasar
permintaan dari bagian produksi, dan akan digunakan untuk membuat suatu produk.
Barang barang yang dikeluarkan untuk kebutuhan produksi adalah sesuai dengan tertera
pada form permintaan barang sebagai WORK ORDER . Work order dikeluarkan oleh
bagian produksi sebagai permintaan material ke bagian warehouse yang akan dirakit,
sesuai dengan model yang akan diproduksi atas dasar schedule yang sudah di jadwalkan.
4. Finished goods
Yaitu penyimpanan produk hasil produksi yang selanjutnya dikirim ke customer.
5. Part Control
Control untuk memastikan kelengkapan material untuk kebutuhan produksi, menginput
data ke komputer mengenai kedatangan dan pengeluaran material.
Inventory

Inventory adalah material dan persediaan yang keduanya dimiliki oleh suatu badan usaha atau
institusi untuk penjualan atau persediaan masukan untuk proses produksi. Seluruh badan usaha
atau institusi membutuhkan inventory dan biasanya inventory merupakan bagian yang besar dari
total asset. Inventory sangat penting bagi perusahaan manufaktur secara finansial, inventory
biasanya mewakili 20% sampai 60% dari total asset di dalam balance sheet.

Pada bagian inventory ada yang dinamakan dengan Production Planning and Inventory
Control memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

1. Memimpin dan bertanggung jawab untuk kegiatan pekerjaan di Bagian PPIC dan Bagian
Gudang. Job aktivitas di PPIC termasuk pengendalian persediaan, pengendalian produksi
perencanaan, dan kontrol pengiriman. Job aktivitas di gudang, termasuk bahan yang
masuk, penyimpanan, penyediaan, dan pengiriman.

2. Membuat rencana kegiatan tahunan dan penganggaran untuk basis Departemen PPIC
pada rencana bisnis perusahaan.

3. Membuat laporan kegiatan. Laporan ini disampaikan kepada Top Management di

Management Review bulanan.

4. Bertanggung jawab untuk Program Pengurangan Biaya di Departemen PPIC.

5. Bertanggung jawab untuk perbaikan terus-menerus di Departemen PPIC.

6. Bertanggung jawab untuk pengembangan sumber daya manusia di Departemen PPIC.

Transportation

Fungsi transportasi berhubungan dengan bagian luar dan dalam departemen logistik.Dengan
bagian finansial (freight bills/ biaya pengiriman), engineering (pengemasan,transportasi
peralatan), manajemen persediaan (bahan baku, komponen, gudang jadi),hokum (kontrak gudang
dan alat angkut), produksi (pengiriman tepat waktu),purchasing (pemilihan supplier), marketing/
sales (standar pelayanan pelanggan),receiving (klaim, dokumentasi), dan pergudangan (supply
peralatan, penjadwalan.
Management

Tugas:

Meramalkan permintaan pelanggan.

Membuat jadwal produksi
Menyiapkan jaringan transportasi
Memesan persediaan pengganti dari parapemasok
Mengelola persediaan: bahan mentah, barang dalam proses dan barang jadi
Menjalankan produksi
Menjamin kelancaran transportasi sumber dayakepada pelanggan
Melacak aliran sumber daya material, jasa, informasi,dan keuangan dari pemasok, di
dalam perusahaan, dan kepada pelanggan.