BAB IV

Procurement

A. Tujuan Instruksional :
1. Umum : Mahasiswa dapat mengetahui hal-hal yang berhubungan dengan
procurement disebuah organisasi
2. Khusus :
1.Mahasiswa mengetahui Definisi Pruchasing
2. Mahasiswa mengetahui Definisi Procurement
3. Mahasiswa memahami Perbedaan dan Persamaan antara Purchasing dan
Procurement
4. Mahasiswa dapat memahami hal yang berhubungan dengan Pengaturan
Procurement
5. Mahasiswa dapat mengetahui dan memahami teknik-teknik dalam memilih
pemasok
6. Mahasiswa dapat memahami pengaruh Jumlah Pemasok bagi kepentingan
organisasi
7. Mahasiswa dapat mengetahui dan memahami Siklus Pengadaan
8. Mahasiswa dapat mengetahui Jenis, Faktor dan Situasi Pembelian

B. Pokok Bahasan : Procurement

C. Sub Pokok Bahasan :

1. Definisi Pruchasing
2. Definisi Procurement
3. Perbedaan dan Persamaan antara Purchasing dan Procurement
4. Pentingnya Pengadaan Barang
5. Pengaturan Procurement.
6. Memilih Pemasok
7. Jumlah Pemasok
8. Siklus Pengadaan
9. Jenis, Faktor dan Situasi Pembelian

Edi Supardi, SE, AAAIK Modul Pengantar Logistik Bab 4 Hal 29

1. Definisi Purchasing

a. Menurut Lambert, Purchasing adalah Pembelian actual dari material dan aktivitas-
aktivitas yang berhubungan dengan proses pembelian.

Aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan pembelian adalah :

1. Mencari Barang yang akan dibeli
2. Mencari harga barang dan supplier yang dapat dipercaya.
3. Mengajukan surat penawaran tentang barang yang diperlukan kepada calon
supplier
4. Membeli Barang
5. Membayar uang.

b. Menurut Leenders, Purchasing adalah proses pembelian (pembelajaran dari

kebutuhan, lokasi dan pemilihan supplier, negosiasi harga, jaminan pengiriman).

Berdasarkan kedua definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa Purchasing adalah

aktivitas dalam perusahaan untuk membeli barang dan jasa. Atau pesan yang
dikirim oleh suatu perusahaan kepada konsumen, dengan mengatakan, kami telah
setuju dengan syarat-syaratnya, maka kirimlah barangnya dan kami akan
membayar.

Aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan pembelian meliputi :

1. Memperkirakan barang yang akan diperlukan
2. Menetapkan barang yang diperlukan
3. Mencari supplier
4. Mencari harga barang
5. Mengajukan surat penawaran tentang barang yang diperlukan kepada calon
supplier
6. Menetapkan jaminan pengiriman dalam jumlah, waktu, mutu yang sama
7. Mengeksekusi pembelian
8. Melakukan pembayaran

Edi Supardi, SE, AAAIK Modul Pengantar Logistik Bab 4 Hal 30

2. Definisi Procurement

Menurut Lender, definisi Procurement adalah Purchasing stores, traffic, receiving,

checking and storage.

Menurut Turban, definisi Procurement adalah pengadaan barang dan jasa oleh
perusahaan.

Dari kedua definisi diatas kita dapat menyimpulakan bahwa Procurement

merupakan suatu aktivitas perusahaan untuk melakukan pengadaan barang dan
jasa, dengan cara terbaik untuk menghasilkan hasil terbaik, sehingga dapat
berkontribusi terhadapat profit perusahaan tersebut.

3. Perbedaan dan Persamaan antara Purchasing dan Procurement

Dalam perusahaan, pembelian merupakan fungsi yang bertanggungjawab atas

pemerolehan semua barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan. Banyak dari
transaksi tersebut buka merupakan pembelian dalam arti yang sesungguhnya.
Termasuk dalam pembelian juga adalah rental, sewa, kontrak, pertukaran,
pemberian, peminjaman, dan sebagainya. Inilah alasan mengapa beberapa orang
lebih memimil istilah umum pengadaan barang (Procurement). Atau dengan kata lain
Purchasing merujuk pada pembelian secara nyata dan Procurement merujuk kepada
pengadaan barang yang memiliki arti yang lebih luas.

4. Pentingnya Pengadaan Barang

Data menunjukan untuk pabrik tertentu 60% dari pengeluarannya untuk material,
dengan demikian procurement bertanggungjawab atas sebagian besar pengeluaran
perusahaan.
Procurement merupakan fungsi penting dalam tiap perusahaan. Tiap perusahaan
memerlukan sebuah pasokan barang, dan procurement bertanggungjawab untuk
mengaturnya. Jika procurement ditangani secara buruk, barang-barang tidak akan
sampai, atau barang salah kirim, jumlah yang salah, saat yang salah dan kualitas

Edi Supardi, SE, AAAIK Modul Pengantar Logistik Bab 4 Hal 31

yang buruk, harga yang terlalu tinggi, layanan yang buruk dan sebagainya akan
terjadi.

Tujuan Procurement secara keseluruhan adalah menjamin bahwa sebuaah

perusahaan memiliki pasokan bahan yang terpercaya.
Dengan tujuan pokok seperti ini, kita bisa mengembangkan daftar sasaran
selanjutnya sebagai berikut :
- Mengatur aliran barang yang terpercaya dan terus menerus diperusahaan.
- Bekerja dekat dengan department pengguna, mengembangkan hubungan
dan memahami kebutuhan mereka.
- Mencari pemasok yang bagus, bekerja bersama mereka dan
mengembangkan hubungan yang menguntungkan.
- Membeli barang yang tepat dan memastikan bahwa barang-barang tersebut
memiliki kualitas yang dapat diterima, dating pada waktu dan tempat yang
diinginkan dan memenuhi persyaratan lainnya.
- Menegosiasikan harga dan syarat yang layak.
- Menjaga persediaan tetap sedikit
- Memindahkan barang dengan cepat melalui rantai pasokan, melancarkan
pengiriman ketika diperlukan
- Memaastikan kondisinya sesuai urutan, termasuk menunda kenaikan harga,
kelangkaan, produk baru dan sebagainya.

5. Pengaturan Procurement.

Pengaturan procurement tergantung pada jenis perusahaan baik kecil, menengah

dan besar, semakin besar sebuah perusahaan maka pengaturan procurement akan
semakin complex.

Secara umum procurement diatur dalam sebuah department tersendiri untuk

mendapatkan keuntungan berupa Pembelian yang Terpusat. Keuntungan
permbelian terpusat meliput :
Mengkonsolidasikan semua pesanan barang yang sama dan mirip untuk
mendapatkan diskon berdasar jumlahnya
Mengoordinasikan kegiatan-kegiatan terkait untuk mengurangi biaya
transportasi, pembiayaan dan administrasi.
Menghapus usaha yang terduplikasi dari praktik-praktik yang sembarangan

Edi Supardi, SE, AAAIK Modul Pengantar Logistik Bab 4 Hal 32

 Memiliki satu titik pandang dalam berhubungan dengan pemasok dan
member mereka informasi dan layanan yang konsisten
Mengembangkan keterampilan tertentu dan meningkatkan jalannya
procurement
Membiarkan orang lain untuk konsentrasi pada pekerjaan mereka sendiri
tanpa mengalihkan perhatian pada pembeli.
Memusatkan tanggungjawab pada procurement, membuat pengawasan
manajemen lebih mudah
Dan lain-lain

6. Memilih Pemasok

Procurement bermula dari menemukan pemasok yang memenuhi syarat, yaitu

yang benar-benar dapat mengirimkan barang yang diperlukan, dengan cirri-ciri
sebagai berikut :
Secara keuangan aman dengan prospek jangka panjang yang bagus
Memiliki kemampuan dan kapasitas untuk memasok barang yang diperlukan
Mengirimkan secara tepat barang yang diminta
Mengirimkan barang dengan kualitas tinggi dan terjamin
Dipercaya bisa mengirimkan tepat waktu dengan sela waktu yang pendek
Memberikan catatan harga dan susunan pembiayaan yang bisa diterima
Fleksible terhadap kebutuhan konsumen dan perubahan-perubahannya
Berpengalaman dan memiliki keahlian dalam produk mereka
Memiliki reputasi yang bagus
Memiliki system procurement yang tepat dan mudah
Telah berhasil dimasa lalu dan bisa mengembangkan hubungan jangka
panjang.

Sebagian besar perusahaan memiliki daftar pemasok yang telah memberikan

layanan yang bagus atau sebaliknya. Jika tidak ada pemaos yang dapat diterima
dalam data base perusahaan, maka bagian procurement akan mencari vendor baru,
salah satu pendekatan yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut :

Edi Supardi, SE, AAAIK Modul Pengantar Logistik Bab 4 Hal 33

 7. Jumlah Pemasok

Jumlah pemasok sebuah perusahaan bisa tunggal dan bisa lebih dari satu,
masing-masing memiliki keuntungan dan kelebihan.

8. Siklus Pengadaan

Gambar berikut memberikan gambaran tentang siklus pengadaan sebuah

perusahaan :

Edi Supardi, SE, AAAIK Modul Pengantar Logistik Bab 4 Hal 34

Edi Supardi, SE, AAAIK Modul Pengantar Logistik Bab 4 Hal 35
9. Jenis, Faktor dan Situasi Pembelian

Upaya Procurement di 3M tergantung pada pentingnya material :

Barang tak penting memiliki keuntungan sedikit dengan resiko kecil dalam hal
pasokan, maka memerlukan procedure pembelian dasar dan sederhana
Barang Bottleneck memiliki keuntngan sedikit tetapi memili resiko lebih dala
hal pasokan, dan memerlukan kontrak jangka panjang dengan sumber
alternative untuk menghindari masalah yang mungkin muncul
Barang Strategis dengan keuntungan lebih memerlukan hubungan yang lebih
formal dengan pemasok untuk jangka panjang.

Edi Supardi, SE, AAAIK Modul Pengantar Logistik Bab 4 Hal 36

Faktor-faktor yang dipertimbangkan dalam memutuskan pembelian :
Lead Time
Variabilitas Lead Time
Persentase kiriman tiba tepat waktu
Persentase ketersediaan stock
Penyesuaian dalam order (pemesanan)
Kemampuan untuk menjelajah
Daya tahan produk
Mudah dipelahara
Mudah dioperasikan
Kegagalan produk kaean salah tempat
Spesifikasi teknik
Penawaran jasa training/teknik
Persaingan harga
Keyakinan dalam penjualan
Keseluruhan reputasi supplier
Syarat-syarat financial
Pelayanan penjualan pasca pembelian
Flexibilitas supplier dalam menangani keluhan perusahaan
Dan lain-lain

Kategori produk yang dibeli :

Bahan Baku
Komponen produk
Peralatan pendukung
Peralatan proses
Bahan untuk mendukung operasi
Jasa pelayanan

Empat cara dalam menentukan harga barang :

Daftar harga
Catatan harga khusus
Negosiasi
Penentuan Harga Komoditas

Edi Supardi, SE, AAAIK Modul Pengantar Logistik Bab 4 Hal 37

E. Evaluasi :

Pertanyaan :

1. Jelaskan Definisi Pruchasing yang anda fahami

2. Jelaskan Definisi Procurement yang anda fahami
3. jelaskan Perbedaan dan Persamaan antara Purchasing dan Procurement
4. Jelaskan manfaat dari Pengaturan Procurement.
5. Sebutkah langkah-langkah dalam memilih pemasok
6. Jelaskan pengaruh Jumlah Pemasok terhadap kepentingan perusahaan.
7. Gambar dan jelaskan Siklus Pengadaan yang anda fahami.
8. Jelaskan empat cara dalam menentukan harga sebuah barang.

Tugas Kelompok :

a) Cari sebuah contoh Sales Kontrak, Buatlah makalah dan Presentasikan didepan
kelas kelebihan dan kekurang sales kontrak tersebut. Serta berikan saran-saran
perbaikin, sehingga kontrak tersebut menguntungkan perusahaan anda sebagai
pembeli.

b) Asumsikan anda adalah Procurement manager perusahaan Travel Citi Trans,

apabila perusahaan akan mengembangkan layanan e-commerce dan anda diminta
untuk melakukan studi kelayakan atas pengadaan sistem computer yang dapat
mendukung tersebut, buatlah strategi procurement berdasarkan materi bab 4 ini.

Edi Supardi, SE, AAAIK Modul Pengantar Logistik Bab 4 Hal 38