MODUL PERKULIAHAN

Supply Chain
Management
Bab XII. Aktivitas Logistik

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

Teknik Teknik Industri Dimas Novrisal, MT

01
Aktivitas Logistik
10. Purchasing (Procurement).

Istilah purchasing dan procurement sering tertukar, meskipun berbeda pelaksanaannya.

Purchasing pada umumnya berhubungan dengan pembelian aktual material dan segala aktivitas
yang berhubungan dengan proses pembelian. Aktivitas procurement dikenal sebagai process-
oriented dan strategik.

Tujuan dari Purchasing :

1. Memberikan aliran material, persediaan dan pelayanan yang berkesinambungan yang dibutuhkan
untuk menjalankan organisasi.
2. Meminimalkan investasi persediaan dan kerugian.
1. Menjaga dan mempabai kualltas
1. Menemukan atau mengembangkan kemampuan supplier.
2. Menstandarisasi, dimana kemungkinan barang dibeli.
3. Pembelian barang yang diperlukan dan pelayanan pada tingkat biaya total terendah.
4. Mengembangkan posisi organisasi yang kompetitif.
5. Mencapai keharmonisan, hubungan kerja yang produktif dengan area fungsional lainnya
dalam organisasi.
6. Menyempurnakan sasaran pembelian pada kemungkinan tingkat biaya administratif yang
terendah.

Peranan Strategik Purchasing (The Strategic Role of Purchasing).

Purchasing dapat memberi kontribusi pada keberhasilan strategik organisasi melalui salah satu perannya
sebagai fungsi boundary-spanning organisasi.

- Akses Menuju Pasar Eksternal (Access to External Markets). Melalui kontak eksternal dengan
pasar supply, purchasing dapat memperoleh informasi mengenai teknologi barn, material barn
dan pelayanan yang berpotensial, sumber persediaan barn, dan perubahan kondisi dalam pasar
sehingga dapat merancang strategi organisasi untuk bersaing di pasaran.
- Perkembangan Supplier dan Manajemen Hubungan (Supplier Development and Relationship
Management).

‘13 SCM
2 Dimas Novrisal, MT
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Purchasing dapat membantu mendukung keberhasilan strategik organisasi dengan
pengidentifikasian dan pengembangan supplier yang barn maupun yang telah ada. Melibatkan
supplier sejak awal pengembangan produk dan jasa barn atau modifikasi yang telah ada dapat
mengurangi masa pengembangan produk. Ide untuk menekan waktu (yaitu mencapai pasar
secepatnya dengan ide-ide barn) sangat penting bagi kesuksesan ide-ide tersebut dan mungkin juga
bagi posisi-posisi di dalam organisasi, seperti sebagai market leader atau innovator. Untuk
mencapainya perlu dukungan dari pemilihan supplier, evaluasi, sourcing, manajemen mutu total
dan perencanaan dan penelitian purchasing.

- Hubungan dengan Fungsi-Fungsi lainnya (Relationship to Other Functions).

Purchasing memberi kontribusi pada fungsi lainnya berupa keputusankeputusan penting yang pada
dasarnya juga mempengaruhi keputusan yang dibuat di bagian purchasing. Misalnya dengan bagian
logistik bekerjasama mengatur logistik inbound dan aliran material.

Evaluasi dan Seleksi Supplier

Proses buying sangat kompleks karena banyak aktor yang dipertimbangkan untuk diputuskan kepada
siapa kita membeli. Prosesnya terdiri dari pembuat keputusan dan pengaruh keputusan yang disatukan dalam
DMU (decision-making unit).

Proses evaluasi dan seleksi supplier ini meliputi 12 langkah, yakni :

1. Identifikasi kebutuhan.
2. Membuat spesifikasi.
3. Mencari alternatif.
4. Membangun koneksi.
5. Mengatur lcriteria pembelian dan penggunaan.
6. Mengevaluasi alternatif aksi pembelian.
7. Anggaran yang tersedia.
8. Mengevaluasi alternatif pembelian yang spesifik.
9. Bernegosiasi dengan supplier
10. Membeli evaluasi pasca pembelian (postpurchase)

11. Menggunakan evaluasi pasca pembelian.

12. Menyalurkan evaluasi pasca pembelian.

‘13 SCM
3 Dimas Novrisal, MT
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Faktor-faktor yang dipertimbangkan dalam memutuskan pembelian.

Manajer purchasing dapat mempertimbangkan beberapa ataupun semua faktor berikut ini
ketika memutuskan pembelian:

- Lead-time (tenggang waktu).

- Variabilitas lead-time.
- Persentase pengiriman tepat waktu.
- Persentase ketersediaan stock.
- Penyesuaian dalam ordering/komunikasi.
- Kemampuan untuk menjelajah.
- Downtime yang disebabkan kesalahan vendor, pengiriman sebagian, dan/atau keterlambatan
pengiriman.
- Daya tahan produk.
- Mudah dipelihara dan mudah dioperasikan.
- Kegagalan produk yang disebabkan oleh kesalahan tempat atau material.
- Penolakan kualitas.
- Spesifikasi teknik.
- Penawaran jasa traininglteknik
- Persaingan harga.
- Keyakinan dalam penjualan yang tepat.
- Pengalaman masa lampau bersama vendor.
- Keseluruhan reputasi vendor. Syarat-syarat finansial. Pelayanan
penjualan pasca pembelian.
- Fleksibilitas vendor dalam mengurus keperluan pembelian perusahaan.
- Kemampuan desain/keahlian teknik.

Kategori produk yang biasa dibeli oleh perusahaan ada 6 yaitu :

1. Komponen produk
2. Bahan baku
3. Peralatan pendukung
4. Peralatan proses
5. Bahan untuk mendukung operasi
6. Jasa / Pelayanan

‘13 SCM
4 Dimas Novrisal, MT
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Situasi Pembelian.

1. Situasi pesanan rutin (Routine Order Situations).

Meliputi situasi di mana produk telah dibeli beberapa kali sebelumnya dan dimana
pesanan rutin atau prosedur sudah umum.

2. Situasi masalah prosedural (Procedural Problem Situations).

Meliputi pembelian yang tidak rutin dan karyawan perlu mempelajari bagaimana cara

menggunakan produk tersebut.

1. Situasi masalah kinerjanya (Performance Problem Situations).

Meliputi pembelian produk nonrutin yang dirancang untuk menggantikan produk sekarang tetapi
harus diuji kinerjanya terlebih dahulu.

2. Situasi masalah politik (Political Problem Situations).

Meliputi pembelian produk nonrutin yang memiliki kegunaan untuk mempengaruhi banyak
departemen pada perusahaan. Dengan demikian, sejumlah individu di perusahaan akan ter-
libat dalam proses pengambilan keputusan.

Untuk menentukan pengaruh kinerja supplier pada produktivitas kerja, kinerja seharusnya diukur
dan dievaluasi. Kemudian data tersebut dapat digunakan untuk menentukan dengan supplier mana
perusahaan akan membangun hubungan jangka panjang, mengidentifikasi masalah yang memerlukan
tindakan korektif dan menyadari perbaikan produktivitas. Tidak ada metode atau pendekatan terbaik untuk
diterapkan. Tetapi berikut ini akan diuraikan salah satu cara untuk mengukur dan mengevaluasi supplier.

Langkah 1.

Manajer mengidentifikasikan semua supplier potensial yang menjual item yang dibeli perusahaan.

Langkah 2.

Membaat daftar berisi atribut-atribut untuk dievaluasi tiap atribut pada tiap supplier (misalnya reliabilitas
produk, harga, penyesuaian pesanan). Skala 1-5 digunakan (1 = rating terburuk 5 = rating terbaik) tetapi
skala lain juga bisa digunakan.

Langkah 3.

‘13 SCM
5 Dimas Novrisal, MT
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Manajemen memutuskan pentingnya tiap atribut bagi perusahaan. Misalnya reliabilitas produk penting bagi
perusahaan, maka atribut ini diberi rating terbaik. Bila harga tidak sepenting reliabilitas, maka rating yang
lebih kecil diberikan pada atribut harga, atribut yang tidak berguna bagi perusahaan diberi nilai 0.

Langkah 4.

Langkah selanjutnya adalah membuat ukuran gabungan tertimbang tiap atribut. Caranya dengan
mengalikan rating supplier untuk sebuah atribut dengan kepentingan atribut. Penambahan dari
gabungan angka untuk tiap supplier menunjukkan rating keseluruhan yang dapat dibandingkan dengan
supplier lainnya. Semakin tinggi gabungan angka, maka semakin dekat pula pertemuan supplier dengan
kebutuhan dan spesifikasi perusahaan.

Salah satu kelebihan dari pendekatan ini adalah memaksa manajemen untuk merumuskan elemen penting
dari keputusan purchasing dan mempertanyakan metode, asumsi dan prosedur yang telah digunakan
sebelumnya.

‘13 SCM
6 Dimas Novrisal, MT
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
International Sourcing.

Proses penyeleksian supplier lebih sulit bila material dibeli dalam pasaran
internasional. Bagaimanapun juga, lebih banyak perusahaan yang membeli bahan mentah,
komponen-komponen dan subassembly ekspor, dan seharusnya telah memahami beberapa
masalah yang berkaitan dengan internasional.B i l a p e m b e l i a n d i l e p a s p a n t a i , i n i
sangat mudah untuk mengabaikan beberapa biaya yang terpendam.
Pembeli harus membanding total biaya landed supplier internasional
dan domestik.

Daftar berikut yang dianjurkan :

 Harga dalam US Dollars (Jika diberikan dalam mata uang lain).

 Komisi untuk pedagang perantara cukai.
 Syarat-syarat pembayaran biaya-biaya dan biaya-biaya keuangan biaya surat kredit,
biaya penerjemahan, kurs yang berbeda.
 Pajak-pajak asing yang telah ditentukan.
 Persediaan tambahan dan biaya pembawaan persediaan yang terkait.
 Tenaga kerja tambahan, dokumentasi.
 Keusangan, kemerosotan, pembusukan, pajak-pajak, kerugian akibat kerusakan
ataupencurian, kerangka waktu pengiriman yang lebih panjang, biaya-biaya
administratif, perjalanan bisnis.
 Biaya pengepakan, pemberian harga, dan biaya wadah.
 Biaya untuk konsultan atau inspektur.
 Premi asuransi kapal.
 Bea biaya dokumentasi.
· Tarif impor.
 Biaya transportasi, termasuk : dari pabrik menuju pelabuhan, pengangkutan samudera, dari
pelabuhan menuju pabrik perusahaan, biaya pengangkutan "forwarder", biaya penanganan
pelabuhan, biaya pergudangan.

‘13 SCM
7 Dimas Novrisal, MT
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Aktivitas purchasing dapat berpengaruh positif pada keuntungan perusahaan. Tidak hanya
pengurangan biaya material yang meningkatkan margin keuntungan pada setiap unit yang dihasilkan
dan dijual, tetapi biaya rendah yang berhubungan dengan material yang dibeli juga akan mengurangi
investasi pada persediaan. Pelayanan logistik yang lebih baik oleh supplier juga akan menghasilkan
persediaan yang lebih rendah dalam unit yang lebih dibutuhkan dan dengan demikian dollar terinvestasi.
Sebagai tambahan, perkembangan jasa pelanggan dimungkinkan karena proses produksi dapat
beroperasi dengan lancar, tanpa slowdown maupun shutdown. Perkembangan jasa tersebut dapat
menghasilkan unit penjualan yang lebih tinggi dan dalam beberapa kasus harga juga lebih tinggi. Dan bila
manajemen penjualan terus-menerus memaksakan penambahan material berkualitas tinggi,
kemungkinan akan terjadi retur terhadap barang-barang jadi karena kegagalan produk.

11. Reverse Logistic

Penanganan barang-barang retur baik berupa salvage dan scrap disposal, merupakan bagian dari
proses yang berkaitan erat dengan reverse logistics, dan juga merupakan komponen logistik yang
memerlukan perhatian lebih. Apalagi pelanggan menuntut kebijakan retur yang lebih fleksibel yang
berhubungan dengan proses daur ulang dan lingkungan hidup. Barang-barang diretur bisa dikarenakan
kerusakan produk, kadaluarsa, kesalahan pengiriman, trade-ins, dan alasan-alasan lainnya.

Perusahaan yang para pelanggannya mengembalikan produk dikarenakan produk masih dalam jaminai
perbaikan, penggantian, produksi ulang atau daur ulang, biaya reverse logisticsnya cenderung relatif
lebih tinggi dibandingkan biaya forward logistics. Memindahkan produk melalui konsumen menuju
produsen akan 5-9 kali lipat lebih lama daripada memindahkan produk yang sama dari produsen ke
konsumen. Kadangkadang barang-barang tidak dapat diangkut, disimpan atau ditangani segampang
barang-barang aslinya, sehingga menyebabkan biaya per unit jauh lebih tinggi.

Reverse logistics juga melibatkan pemindahan dan pembuangan sisa material dari bagian produksi,
distribusi atau pengemasan. Jika sisa material tidak dapat digunakan untuk menghasilkan produk lain,
material harus dibuang. Apapun produk tambahannya, proses logistik harus menanganinya secara efektif
dan efisien, mengangkut dan menyimpannya, bila produk tambahan tersebut dapat digunakan lagi atau
di daur ulang, logistik mengatur transportasinya ke lokasi produksi atau lokasi daur ulang. Biasanya
permasalahan ini diserahkan ke pihak ketiga.

‘13 SCM
8 Dimas Novrisal, MT
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
12. Transportasi

Fungsi transportasi berhubungan dengan bagian dalam dan luar departemen logistik. Dengan
bagian finansial (freight billslbiaya pengiriman), engeneering (pengemasan, transportasi peralatan),
manajemen persediaan (bahan baku, komponen, gudang jadi), hukum (kontrak gudang dan alat
angkut), produksi (pengiriman tepat waktu), purchasing (pemilihan supplier), marketing/sales (standar
pelayanan pelanggan), receiving (klaim, dokumentasi), dan pergudangan (supply peralatan,
penjadwalan).

13. Perdagangan dan penyimpanan (warehousing and Storage)

Produk harus disimpan dalam pabrik atau pada suatu tempat sebelum dijual, semakin besar waktu
antara produksi dan konsumsi, semakin besar pula tingkat atau jumlah persediaan yang dibutuhkan.
Aktivitas pergudangan dan penyimpanatilneliputi keputusan mengenai apakah fasilitas penyimpanan
seharusnya milik sendiri, dikontrakkan atau disewakan, perencanaan dan perancangan fasilitas
penyimpanan, pertimbangan produk gabungan (seperti apakah produk seharusnya disimpan),
prosedur pengamanan dan pemeliharaan, pelatihan personalia dan pengukuran produktivitas.

‘13 SCM
9 Dimas Novrisal, MT
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id