MANAJEMEN PROJEC

“Manajemen Pengadaan”
And here your subtitle.
Table of Contents.

01 | Pengertian 02 | Tujuan 03 Tahapan/Proses

04 | Alat dan Teknik Perencanaan belanja

Defenisi
Manajemen Pengadaan
Manajemen pengadaan adalah salah satu komponen utama dalam supply chain
management. Tugas dari manajemen pengadaan adalah menyediakan barang atau jasa
yang dibutuhkan untuk melakukan kegiatan produksi atau kegiatan lainnya. Pada
perusahaan manufaktur, hal yang harus dipersiapkan oleh bagian pengadaan adalah
bahan baku kebutuhan produksi, mesin/ peralatan jangka panjang dan MRO
(Maintenance, Repair, Operating supplies).
Tujuan Manajemen Pengadaan
1. Merancang hubungan yang tepat
dengan supplier
Hubungan dengan supplier bisa bersifat kemitraan
jangka panjang maupun hubungan transaksional jangka
pendek. Baik berupa model hubungan, relationship,
berapa jumlah supplier.
2. Memilih Supplier
Kegiatan memilih supplier bisa memakan waktu dan
sumber daya yang tidak sedikit apabila supplier yang
dimaksud adalah supplier kunci. proses pemilihan ini
bisa melibatkan evaluasi awal, mengundang mereka
untuk presentasi, kunjungan lapangan (site visit) dan
sebagainya. Pemilihan supplier-supplier kunci harus
sejalan dengan strategi supply chain
Tujuan Manajemen Pengadaan
3. Memilih dan Mengimplementasikan
teknologi yang cocok
Kegiatan pengadaan selalu membutuhkan bantuan
teknologi. Teknologi yang lebih tradisional dan lumrah
digunakan adalah telepon dan fax. Saat ini banyak
perusahaan yang menggunakan electronic procurement
(e- procurement) yakni aplikasi internet untuk kegiatan
pengadaan.
4. Memilih Data Item yang dibutuhkan
dan Data Supplier
Bagian pengadaan harus memiliki data lengkap tentang
item-item yang dibutuhkan maupun data tentang
supplier-supplier mereka. Beberapa data supplier yang
penting untuk dimiliki adalah nama dan alamat
masing-masing supplier, item apa yang mereka pasok,
harga per unit, lead time pengiriman, kinerja masa lalu,
serta kualifikasi supplier termasuk juga kualifikasi
seperti ISO
Tujuan Manajemen Pengadaan
5. Melakukan Proses Pembelian
Proses pembelian bisa dilakukan dengan beberapa cara,
misalnya pembelian rutin dan pembelian dengan
melalui tender atau lelang, (auction). Pembelian rutin
dan pembelian dengan tender melewati prosesproses
yang berbeda.
6. Mengevaluasi Kinerja Supplier
Hasil penilaian ini digunakan sebagai masukan bagi
supplier untuk meningkatkan kinerja mereka. Kriteria
yang digunakan untuk menilai supplier seharusnya
mencerminkan strategi supply chain dan jenis barang
yang dibeli.
Tahapan/Proses dalam Manajemen
Proyek Pengadaan
1. Proses Pengadaan Barang dan Jasa Proyek

1. Pelelangan/seleksi umum
Diumumkan secara luas, Untuk menciptakan persaingan sehat, Semua prinsipnya harus dilelang

2. Pelelangan/seleksi terbatas
Lelang sulit dilaksanaan karena penyedia yang mampu mengerjakan diyakini terbatas, Diumumkan secara
luas dengan mencantumkan penyedia barang/jasa yang diyakini mampu melaksanakan pekerjaan

3. Pelelangan langsung
Lelang sulit dilaksanaan/tidak akan mencapai sasaran. Membandingkan penawaran dari beberapa penyedia
yang memenuhi syarat dilakukan negosiasi teknis dan harga secara bersaing.

4. Penunjukan langsung
Tunjuk langsung ke 1 penyedia barang/jasa, Dilakukan nogosiasi teknis dan harga
Teknik dan Cara untuk Permintaan barang dan Jasa

1. Rapat Penjelasan
Sebelum tender/lelang dan proposal/penawaran diajukan, maka perlu diadakan Aanwijzing (contractor
conferences, vendor conferences, and pre- Bid conferences) untuk menyiapkan calon penyedia barang/jasa dalam
memenuhi persyaratan tender

2. Iklan/Pengumuman Lelang
Daftar calon penyedia barang/jasa sering mendapatkan informasi secara luas dengan pemasangan iklan di
media masa seperti surat kabar bertaraf nasional termasuk keterbukaan yang dijelaskan pada Keppres 80.

3. Pengembangan Daftar Penyedia Barang/Jasa Mampu

Daftar Rekanan Mampu dapat dikembangkan dari aset institusi yang sudah ada. Meskipun daftar sudah tersedia,
tim proyek juga mengembangkan dari sumber sendiri. Informasi ini secara umum tersedia di Web Site, directory,
lokal asosiasi, katalog. Informasi rinci dapat diperoleh dengan datang langsung disumbernya atau kontak dengan
pelanggan yang lalu.
Teknik dan Cara untuk Seleksi barang dan Jasa

1. Sistem Pembobotan
Melibatkan penggunaan suatu bobot yang kuantitatif ke masing-masing kriteria evaluasi, menilai calon para
penyedia jasa pada kriteria masing-masing, mengalikan bobot dengan rate, dan total produk untuk menghitung
suatu keseluruhan score

2. Harga Perkiraan Sendiri (HPS)

Setiap pengadaan harus dibuat HPS (Harga Perkiraan Sendiri), HPS dikalkulasikan secara keahlian berdasarkan
data yang dapat dipertanggung jawabkan, Disusun oleh Panitia/Pejabat pengadaan, Disahkan oleh pengguna
barang/jasa,

3. Sistem Penyaringan
Melibatkan penetapan persyaratan minimum tentang kinerja dari satu atau lebih kriteria evaluasi, dan dapat
menggunakan suatu sistem pembobotan dan HPS
Teknik dan Cara untuk Seleksi barang dan Jasa

4. Negosiasi Kontrak
Negosiasi kontrak menyimpulkan dengan suatu dokumen yang dapat ditandatangani oleh Pemberi tugas/pemilik
proyek/pengguna jasa dan penyedia jasa, hal ini disebut kontrak.

5. Sistem Rating Penyedia Barang/Jasa

Sistem rating ini digunakan sebagai tambahan dalam mengevaluasi dengan sistem screening untuk menseleksi
penyedia jasa.

6. Kebijakan Pakar
Digunakan untuk mengevaluasi proposal penyedia barang/jasa, dan diselesaikan oleh multi disiplin, seperti
keahlian Kontrak, Hukum, Keuangan, Akuntansi, Teknik, Perencana, Peneliti, Pemasaran, Pabrikan.
Alat dan Teknik Perencanaan
Belanja dan Pengadaan
Alat dan Teknik Pengadaan

A. Make-or-Buy Analysis
Sebuah analisis make – or – buy adalah teknik manajemen umum digunakan untuk menentukan apakah pekerjaan
tertentu dapat dicapai oleh tim proyek atau harus dibeli dari sumber luar

B. Expert Judgment
Expert judgement juga dapat digunakan untuk mengembangkan atau memodifikasi kriteria yang akan
digunakan untuk mengevaluasi proposal penjual. Keputusan hukum ahli dapat melibatkan jasa dari staf legal
untuk membantu dengan masalah pengadaan yang unik.
C. Types of Contract
Dalam teknik ini terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain jenis kontrak yang umumnya
digunakan dalam pekerjaan jasa pemborongan
D. Types of Contract
komponen dari projek plan manajemen yang menggambarkan bagaimana tim proyek akan memperoleh barang dan
jasa dari luar organisasi. Ini menggambarkan bagaimana proses pengadaan akan dikelola dari dokumen pengadaan
melalui penutupan kontrak
Alat dan Teknik Pengadaan

E. Procurement Statement of Work

Pernyataan kerja untuk setiap pengadaan dikembangkan dari baseline lingkup proyek dan mendefinisikan hanya
bagian dari ruang lingkup proyek yang akan dimasukkan dalam kontrak yang bersangkutan . Pengadaan SOW
menjelaskan item pengadaan secara cukup rinci untuk menentukan apakah mereka mampu menyediakan produk,
jasa, atau hasil yang sesuai.
Aplikasi Pendukung dalam menunjang Manajemen Proyek

1. e-catalogue.
Secara tradisional katalog biasanya tercetak dalam bentuk buku atau brosur. Dengan adanya Internet, perusahaan
bisa memiliki katalog elektronik.

2. e-auction.
aplikasi untuk membantu proses lelang. Pada proses pembelian, lelang dilakukan oleh pembeli dengan
mengumpulkan calon-calon supplier.

3. B2B market exchange.

Aplikasi ini memungkinkan banyak pembeli dan banyak penjual bertemu secara virtual. Pada kebanyakan kasus,
aplikasi ini dimiliki dan dikelola oleh pihak ketiga

4. B2B Private Exchange.

Aplikasi ini bisa digunakan untuk membantu proses transaksi rutin dengan supplier. Perusahaan bisa mengirim PO
secara elektronik, mengecek status pengiriman, melakukan transaksi pembayaran, dan sebagainya.
 KESIMPULAN

1. Secara tradisional bagian pengadaan sering diasosiasikan dengan pekerjaan administratif yang memiliki
sedikit nilai tambah. Dewasa ini, bagian pengadaan dianggap memiliki kontribusi strategis bagi
perusahaan dan bisa menentukan bisa tidaknya perusahaan memenagkan persaingan di pasar.
2. Bagian pengadaan tidak hanya bertugas untuk melakukan kegiatan rutin pembelian (seperti membuat
P0, memelihara basis data supplier, memonitor pengiriman, dll.) tetapi juga punya peran dalam
menciptakan hubungan strategis dengan supplier, menentukan keputusan investasi teknologi untuk
kegiatan pengadaan, mengembangkan kemampuan supplier, menjadi jembatan dalam melibatkan supplier
dalam pengembangan produk Baru, dan kegiatan-kegiatan lainnya.
3. Dengan munculnya Internet, kegiatan pengadaan banyak mengalami perubahan. Perusahaan saat ini
bisa melakukan banyak aktivitas-aktivitas pengadaan secara on-line. Ada berbagai macam aplikasi
Internet dalam konteks pengadaan.