002 Metode Pengadaan

Barang dan Jasa

 METODE PENGADAAN BARANG

1.DIRECT PROCUREMENT ( PENGADAAN LANGSUNG)

• Direct Procurement merupakan metode pengadaan yang mudah dan umum dilakukan
oleh setiap perusahaan. Metode ini melalui banyak proses dan membutuhkan biaya yang
besar untuk mengadakan bahan baku yang digunakan untuk proses produksi perusahaan.
 METODE PENGADAAN BARANG

1.DIRECT PROCUREMENT ( PENGADAAN LANGSUNG)

• Proses ini berawal dari perencanaan procurement dan berakhir pada pembayaran. Dalam
setahun, perusahaan melakukan procurement selama beberapa kali untuk pembelian
bahan baku. Agar berjalan lancar, perusahaan perlu membuat perencanaan yang matang
agar pembelian barang berjalan dengan baik dan tidak melebihi anggaran yang telah
dianggarkan.
.
METODE PENGADAAN BARANG
2. TENDER PENGADAAN BARANG
Kegiatan ini bertujuan untuk mengumpulkan sejumlah vendor yang akan
mengajukan penawaran harga dan barang. Perusahaan akan memilih vendor
yang sesuai dan vendor terpilih akan menjadi mitra bisnis dalam proses
pengadaan.
METODE PENGADAAN BARANG
TENDER PENGADAAN BARANG
• Baik perusahaan maupun pemerintah dapat mengadakan tender. Pada
umumnya, tender terbuka bagi siapa saja mulai dari perusahaan kecil hingga
perusahaan besar.
• Cara ini dianggap menjadi cara yang tepat bagi setiap perusahaan untuk
memperluas jaringan dan mengembangkan usaha mereka..
METODE PENGADAAN BARANG
TENDER PENGADAAN BARANG
Tender berawal dari undangan untuk mengikuti tender. Setelah itu, peserta
undangan akan mengajukan proposal teknis.
Proposal perusahaan yang terpilih akan melakukan presentasi. Jika terpilih,
perusahaan akan masuk ke tahap paling penting, auction atau lelang.
Perusahaan terpilih akan mengajukan penawaran harga dan solusi terkait tender
yang ada.
METODE PENGADAAN BARANG
TENDER PENGADAAN BARANG
Metode ini telah berevolusi menjadi e-tendering yang lebih modern dan praktis.
Alurnya sama dengan proses tender konvensional tapi, metode ini menggunakan
internet sehingga, setiap pihak yang terkait tidak perlu bertatap muka.
METODE PENGADAAN BARANG
3. REQUEST FOR PROPOSAL
Request for proposal (RFP) adalah dokumen yang dikirim oleh perusahaan
ke vendor untuk meminta proposal. Dokumen tersebut memberikan
spesifikasi terperinci tentang masalah yang perlu diselesaikan dan
persyaratan yang harus dipenuhi. Dokumen ini umum dalam sebuah tender
dan pengadaan barang atau jasa.
METODE PENGADAAN BARANG

REQUEST FOR PROPOSAL

Proposal akan dikirimkan ke sejumlah vendor yang sesuai dengan kriteria
kebutuhan.
Vendor yang tertarik akan menjawab permintaan tersebut dengan
memberikan penawaran. Penawaran yang telah disepakati akan berlanjut ke
tahap kerjasama.
METODE PENGADAAN BARANG
4. REQUEST FOR QUOTATION

Request for Quotation atau RFQ merupakan tahapan yang dilakukan oleh sebuah
perusahaan untuk melakukan penawaran kepada penyedia barang atau vendor.
Umumnya, penawaran tersebut terdiri detail produk yang diinginkan seperti
barang, jasa, maupun sebuah proyek.
Selain detail produk, RFQ juga mencantumkan anggaran yang tersedia untuk
barang-barang atau jasa tersebut.
METODE PENGADAAN BARANG
4. REQUEST FOR QUOTATION
Berdasarkan biaya yang sudah tertera, nantinya pihak vendor akan menyesuaikan
spesifikasi dengan anggaran yang tersedia untuk barang yang diminta. Jadi, RFQ
akan sangat terfokus terhadap estimasi biaya yang dibutuhkan terhadap barang
atau jasa yang diinginkan.
METODE PENGADAAN BARANG
REQUEST FOR QUOTATION
Dari penawaran yang ada, perusahaan akan mengkaji proposal vendor dengan
harga dan barang sesuai kebutuhan. Jika sesuai, pihak perusahaan akan
menawarkan surat kerjasama kepada vendor yang diinginkan.
METODE PENGADAAN BARANG

REQUEST FOR QUOTATION

Kemajuan teknologi mendorong munculnya electronic quotation yang dapat dibuat hanya lewat
komputer atau peralatan komunikasi lainnya.
Dengan fitur quotation, Anda bisa membuat quotation dimana saja dan kapan saja.
Selain itu, Anda bisa mengecek jumlah barang secara real time dan terintegrasi dengan tagihan
sehingga, barang akan berkurang atau bertambah secara otomatis jika tagihan dibuat.
Mengelola barang jadi lebih mudah dan beban kerja Anda akan berkurang.
METODE PENGADAAN BARANG
5. VENDOR TUNGGAL
Metode yang terakhir adalah vendor tunggal, ini hanya terjadi ketika hanya
ada satu vendor yang mampu memenuhi kebutuhan suatu perusahaan akan
barang yang dibutuhkan. Jika itu terjadi, perusahaan akan melakukan
persetujuan dari pihak manajemen karena membutuhkan banyak
pertimbangan.
METODE PENGADAAN BARANG
VENDOR TUNGGAL
Jika cocok, perusahaan akan melanjutkan kerjasama dengan vendor ke tahap
selanjutnya. Karena itu, perusahaan perlu mengkaji ulang vendor yang ada serta
pengadaan yang dilakukan. Dengan begitu, hal ini dapat menghindari kesalahan
yang bisa terjadi.
METODE PENGADAAN BARANG
VENDOR TUNGGAL
Setiap perusahaan memiliki pertimbangan tersendiri dalam memilih metode
procurement yang sesuai. Hal ini bergantung pada kebutuhan dan situasi
yang ada pada setiap perusahaan sehingga, mereka perlu melakukan
perencanaan yang tepat dengan memilih metode pengadaan barang yang
sesuai.
CONTOH RFP Proyek Pengembangan IT

• Jika perusahaan ingin mengajak vendor dalam proyek pengembangan IT, maka
perusahaan perlu membuat dokumen penawaran proposal kepada calon vendor
untuk keperluan tender.
• Hal ini penting untuk dapat memberikan gambaran yang jelas diawal kepada
calon vendor mengenai proyek yang akan dikerjakan
CONTOH RFP Proyek Pengembangan IT

• Permintaan pengembangan perangkat lunak perlu untuk diuraikan dalam tulisan

secara rapi dan jelas untuk menghindari terjadinya perbedaan persepsi dalam
proses pengumupulan data kebutuhan pengembangan perangkat lunak antara
vendor dan kliennya (perusahaan).
• Oleh karena itu dokumen RFP menjadi penting untuk dibuat dengan baik.
Dokumen Request for Proposal (RFP) atau istilah lainnya Request for Quotation
(RFQ) adalah dokumen awal yang dibuat sebelum memilih calon vendor yang
akan mengerjakan proyek pengembangan perangkat lunak perusahaan tersebut.
CONTOH RFP Proyek Pengembangan IT

• Dalam RFP, kita akan menguraikan secara spesifik mengenai proyek yang akan
dikerjakan, persyaratan dan ketentuan, serta berbagai dokumen yang Anda
butuhkan dari calon vendor Anda.
• Calon vendor kemudian akan membuat proposal penawaran berdasarkan
dokumen RFP ini.
Manfaat RFP Bagi Vendor

• RFP yang detail dan jelas akan membantu calon Vendor perusahaan untuk
menganalisis kebutuhan bisnis perusahaan dan mengestimasikan durasi dan
nilai/harga pekerjaan.
• Jika kita ingin membuat dokumen RFP yang baik, maka penjelasan kebutuhan
proyek yang diinginkan akan mengakibatkan hemat waktu karena seluruh
kebutuhannya sudah terdokumentasikan dengan baik.
Struktur Penulisan RFP

Setiap perusahaan memiliki struktur dokumentasi sendiri dari RFP yang ingin
dibuat. Terdiri dari :
• Latar Belakang dan Perkenalan proyek
• Tujuan Proyek dan ruang lingkup jasa
• Antispasi penentuan jadwal
• Waktu dan tempat penyerahan proposal
• Timeline (waktu/jadwal)
• Evaluasi kriteria
• Anggaran
 HAL YANG PERLU DIPERSIAPKAN
DALAM PROPOSAL

1. Executive Summary dan Profil Perusahaan

• Executive summary merupakan penjelasan secara umum mengenai tujuan
proyek, spesifikasi requirement, target user, limitasi dan lain-lain.
• Penjelasannya jelas dan singkat.
• Biasanya dalam bab pertama berisi penjelasan mengenai profil perusahaan.
Hal ini akan membantu calon vendor untuk lebih memahami konteks pekerjaan
yang akan mereka lakukan sesuai dengan industri perusahaan.
 HAL YANG PERLU DIPERSIAPKAN
DALAM PROPOSAL

1. Executive Summary dan Profil Perusahaan

• Dalam menentukan tujuan proyek, yang diutamakan adalah tujuan bisnis yang
berdampak langsung pada kinerja perusahaan tersebut.
• Tujuan bisnis harus diungkapkan dalam bentuk kuantitatif, misalnya dalam
membangun website perusahaan, diharapkan dapat meningkatkan jumlah
pelanggan sebanyak 15% dari jumlah viewer website perusahaan
 HAL YANG PERLU DIPERSIAPKAN
DALAM PROPOSAL

1. Executive Summary dan Profil Perusahaan

Didalam menentukan tujuan proyek IT tersebut, ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan, antara lain :
• Apa tujuan perusahaan dalam mengembangkan aplikasi tersebut
• Apa yang akan Anda siapkan dalam mengimplementasikan tujuan tersebut?
• Bagaimana cara mengimplementasikannya aplikasi tersebut
• Apa yang Anda butuhkan untuk meningkatkan efisiensi dalam proses
pengembangan aplikasi.
• Apakah masih ada kekurangan dan resiko dalam implementasi aplikasi tersebut
 HAL YANG PERLU DIPERSIAPKAN
DALAM PROPOSAL

2. Project Scope dan Deliverables

Pada RFP tahapan ini, perlu penjelasan sangat detil dan terperinci, sehingga Calon
vendor akan mengacu pada penjelasan dalam membuat proposal penawaran
mereka.
 HAL YANG PERLU DIPERSIAPKAN
DALAM PROPOSAL

2. Cakupan Proyek (Project Scope) dan Deliverables

• Infrastruktur Proyek
Infrastruktur ini sangat penting untuk memastikan reliabilitas, keamanan, dan
ketersediaan system IT Perusahaan. Semakin kompleks sistem yang ingin dibuat
dan semakin besar jumlah user yang menggunakan, maka infrastruktur yang
digunakan juga harus semakin besar.

Apakah Anda sudah memiliki server sendiri?

Berapa besar jumlah user yang akan menggunakan sistem Anda?
Apa yang Anda butuhkan dari calon vendor Anda untuk keperluan infrastruktur IT
tersebut.
 HAL YANG PERLU DIPERSIAPKAN
DALAM PROPOSAL

3. Metode Manajemen Proyek

Pada tahapan ini perlu ditentukan mengenai cara dalam koordinasi dalam
manajemen proyek, metode komunikasi, platform pengembangan, dan pengujian
sistem.
 HAL YANG PERLU DIPERSIAPKAN
DALAM PROPOSAL

4. Timeline Kegiatan
Dalam dokumen Request for Proposal (RFP) Anda perlu memberikan penjelasan timeline
yang detail dari waktu penerimaan proposal sampai proyek selesai. Timeline ini meliputi:

• Batas akhir penyerahan proposal

• Pengumuman waktu presentasi tender
• Durasi waktu presentasi vendor
• Batas akhir pengumuman kandidat
• Wawancara kandidat
• Batas akhir pengumuman pemenang
• Jadwal pengerjaan pekerjaan proyek
 HAL YANG PERLU DIPERSIAPKAN
DALAM PROPOSAL
5. Mekanisme Seleksi Vendor dan Requirement
Hal-hal yang biasanya diminta untuk keperluan tender adalah:

• Dokumen legal perusahaan (Surat Izin Usaha, Akte Pendirian, dan sebagainya)
• Company profile perusahaan
• Kualifikasi anggota tim vendor
• Portfolio Perusahaan
• Mekanisme pengembangan proyek dan skema pemeliharaan