Manajemen Pengadaan

Manajemen Proyek Teknologi Informasi

1
Tujuan Paparan
 Memahami pentingnya Manajemen
Pengadaan dalam Proyek Teknologi
Informasi
 Memahami proses-proses yang dilakukan
dalam Manajemen Pengadaan
 Memahami alat dan teknik yang dapat
digunakan dalam melakukan Manajemen
Pengadaan
 Memahami gambaran isi dokumen yang
diperlukan dalam Manajeman Pengadaan
2
Definisi
 Pengadaan adalah proses memperoleh
barang ataupun jasa dari pihak di luar
organisasi
 Manajemen Pengadaan adalah proses –
proses yang dilakukan untuk
mendapatkan barang dan/atau jasa yang
dibutuhkan sebuah proyek dari luar
organisasi yang “didukungnya”

3
Tahapan Manajemen Pengadaan (1)
1. Perencanaan pembelanjaan dan
pengadaan
Proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan
dibutuhkan dan bagaimana proses pengadaannya. Dalam
perencaan ini harus diputuskan apa yang harus diambil
dari luar, tipe kontrak dan menggambarkan kerja yang
harus dilakukan oleh distributor kelak
2. Perencanaan kontrak kerja sama
Proses menggambarkan kebutuhan produk atau servis
yang diperlukan, yang digambarkan dalam RFP, kriteria
evaluasi dan SOW

4
Tahapan Manajemen Pengadaan(2)
3. Permintaan respon dari distributor
proses memperoleh informasi, tanggapan, penawaran
atau proposal dari penjual
4. Memilih Distributor
proses memilih suplier yang paling potensial melalui
proses analisis suplier potensial dan negosiasi
5. Administrasi kontrak kerja sama
formalisasi pernyataan kerja sama

6. Penutupan Kontrak

5
Tinjauan Umum Manajemen Pengadaan

6
Perencanaan pengadaan
 Berupa identifikasi kebutuhan proyek
mana yang dapat dipenuhi oleh produk/
layanan dari luar organisasi.
 Meliputi penentuan:
– whether to procure
– how to procure
– what to procure
– how much to procure
– when to procure
Rencana Manajemen Pengadaan
Informasi yang terkandung di dalamnya :
 Tuntunan tipe kontrak yang akan
digunakan dalam berbagai situasi
 Template yang akan digunakan untuk
dokumen-dokumen manajeman
pengadaan ( mis RFP, SOW, dsb)
 Tuntunan untuk membuat struktur WBS
bagi supplier
 Peran dan Tanggung jawab setiap anggota
tim proyek
8
Rencana Manajemen Pengadaan(2)
 Tuntunan untuk menggunakan estimasi
independen yang akan digunakan pada
saat mengevaluasi penjual/distributor
 Saran dalam mengelola multiple providers
 Proses untuk koordinasi keputusan
pengadaan
 Hambatan dan asumsi berkaitan dengan
pembelanjaan dan perolehan
 Waktu terawal untuk belanja

9
Rencana Manajemen Pengadaan(3)
 Strategi menghambat resiko dalam
pembelanjaan
 Tuntunan untuk mengidentifikasi
prequalified supplier
 Parameter pengadaan untuk menilai
penjual dan pengelolaan kontrak

10
Alat dan Teknik dalam Perencanaan
Belanja dan Pengadaan
 Make or Buy Analysis
 Expert Judgement
 Types of Contract
 Procurement Management Plan
 Contract Statement of Work ( SOW )

11
Make or Buy Analysis
 Adalah teknik untuk menentukan apakah
produk atau servis tertentu dibuat atau
dilakukan dalam organisasi atau dibeli
saja dari pihak ketiga. Seringkali
melibatkan analisis keuangan
 Tools lainnya : expert judgement,tipe
kontrak ,dsb

12
Contoh Make-or Buy Analysis
 Misalkan anda dapat menyewa sbh benda
$150/hari. Untuk membeli benda tsb,
diperlukan investasi sebesar $1,000, dgn
biaya harian $50/hari.
 Berapa anda dapat menyewa jika
mengeluarkan dana sebesar biaya jika
anda membeli ?
 Jk barang yang dimaksud hanya untuk 12
hari apakah memang perlu membeli atau
cukup menyewa?

13
Solusi Make-or Buy

 Mis d adalah jumlah hari penggunaan barang

$150d = $1,000 + $50d
 Maka:
 Kurangi $50d dari kedua sisi
$100d = $1,000
 Keduanya bagi dengan $100
d = 10 hari
 Biaya yang tersedia hanya cukup untuk menyewa
selama 10hari
 Jk barang tsb diperlukan 12 hari maka lebih
ekonomis jika barang tsb dibeli

14
Pentingnya Outsource
 Untuk mereduksi biaya
 Agar organisasi dapat tetap fokus pada
bisnis utamanya
 Mempermudah akses keterampilan dan
teknologi
 Memberikan fleksibilitas
 Meningkatkan akuntabilitas

15
Types of Contracts
 Fixed Price ( Lump-sum) contracts
 Cost-reimbursable contracts
(CPIF,CPFF,CPCC)
 Unit price contracts

16
Fixed Price ( Lump-sum) contracts
1. Kontrak Lump Sum merupakan jenis kontrak berdasarkan
aspek perhitungan biaya yang merupakan bagian dari jenis
kontrak fixed priced contract dimana terdiri atas dua yaitu
fixed price lump sum contract dan fixed priced unit rate
contract.
2. Lump sum adalah kontrak jasa atas penyelesaian seluruh
pekerjaan yang ditawarkan sesuai dengan persyaratan
yang disepakati (gambar konstruksi, spesifikasi,schedule,
dan semua persyaratan dalam dokumen lainnya) dalam
jangka waktu tertentu dengan jumlah harga yang pasti,
tertentu dan tetap yang disetujui secara tertulis sebelum
pekerjaan dimulai. Pemberi tugas setuju membayar harga
atas penyelesaian pekerjaan berdasarkan cara pembayaran
yang telah dinegosiasikan.
Fixed Price ( Lump-sum) contracts
3. Semua risiko yang mungkin terjadi dalam proses
penyelesaian pekerjaan yang sepenuhnya ditanggung oleh
Penyedia Jasa (risiko yang cukup besar) sepanjang gambar
dan spesifikasi tidak berubah. Kontrak ini memberikan
perlindungan maksimum kepada owner pada biaya total
proyek. Risiko biaya bagi pengguna jasa minimal (kecil)
memberi cukup pengawasan atas pelaksanaan dan
pengikatan. Resiko keuangan yang rendah di Pemberi
Tugas dan tingkat investasi yang dibutuhkan dapat
ditentukan sejak awal.
4. Secara umum digunakan pada metode pengadaan proyek
design and build dan sering digunakan pada kontrak
engineering
Cost-reimbursable contracts
Pada kontrak jenis ini, jumlah pembayaran ke
contractor/seller berdasarkan biaya real yang sudah
dikeluarkan untuk menyelesaikan pekerjaan (cost
reimbursements), ditambah fee yang
menggambarkan keuntungan contractor/seller.
Const-reimbursabe contracts juga bisa memasukan
klausul mengenai incentive bilamana
contractor/seller melampaui atau tidak mencapai
tujuan proyek, yang berupa biaya, jangka waktu
atau kinerja teknis. Kontrak jenis ini memberikan
flesibilitas untuk mengatur kembali
contractor/seller (contract), ketika lingkup kerja
tidak terdefinisi dengan jelas pada awal proyek,
sehingga membutuhkan pengaturan kembali, atau
ketika risiko yang besar mungkin terjadi.
Cost-reimbursable contracts
Pada prakteknya terdapat 3 jenis cost-reimbursable yang biasa
digunakan, yaitu :
(1) Cost Plus Incentive Fee (CPIF) :
Adalah dimana besarnya fee bergantung pada sejauh mana
pencapaian tujuan pekerjaan.
(2) Cost Plus Fixed Fee (CPFF) :
Adalah dimana besarnya fee sudah ditetapkan pada awal pekerjaan
dan tidak berubah kecuali jika terjadi perubahan lingkup kerja.
(3) Cost Plus Percentage of Costs (CPPC),
Cost Plus Percentage of Costs adalah yang paling menguntungkan
bagi penjual. Biaya diperbolehkan diidentifikasi dalam kontrak dan
diganti secara penuh oleh pembeli. Laba dihitung sebagai persentase
set biaya yang dikeluarkan. Biaya lebih yang dikeluarkan, semakin
tinggi persentase yang dibayarkan kepada penjual. Kedua biaya dan
keuntungan bisa menjadi variabel dalam skenario ini. Tergantung pada
bagaimana biaya diperbolehkan disusun, mungkin tidak ada insentif
bagi penjual untuk mengontrol pengeluaran.
Contract Types Versus Risk

21
Statement of Work (SOW)
 Adalah deskripsi pekerjaan yang
dibutuhkan dalam proses pengadaan
 SOW yang baik memberikan kesempatan
bagi penawar untuk memahami dengan
baik apa harapan dari pembeli (pelaku
proyek), shg penawar dapat menilai
apakah dirinya mampu memenuhi
kebutuhan pembeli/tidak

22
Figure 12-3. Statement of Work (SOW) Template

I. Scope of Work: Describe the work to be done to detail. Specify the hardware and
software involved and the exact nature of the work.
II. Location of Work: Describe where the work must be performed. Specify the
location of hardware and software and where the people must perform the work
III. Period of Performance: Specify when the work is expected to start and end,
working hours, number of hours that can be billed per week, where the work must
be performed, and related schedule information.
IV. Deliverables Schedule: List specific deliverables, describe them in detail, and
specify when they are due.
V. Applicable Standards: Specify any company or industry-specific standards that
are relevant to performing the work.
VI. Acceptance Criteria: Describe how the buyer organization will determine if the
work is acceptable.
VII. Special Requirements: Specify any special requirements such as hardware or
software certifications, minimum degree or experience level of personnel, travel
requirements, and so on.

23
RFP & RFQ
 Request for Proprosal
Dokumen yang digunakan untuk
mencari/mendapatkan proposal dari
supplier yang prospektif ( berbagai cara
untuk melakukan pengadaan)
 Request for Quote
Dokumen yang digunakan untuk
mendapatkan penawaran dari supplier
yang prospektif (ketetapan harga)

24
Outline for a Request for Proposal
(RFP)
I. Purpose of RFP
II. Organization’s Background
III. Basic Requirements
IV. Hardware and Software Environment
V. Description of RFP Process
VI. Statement of Work and Schedule Information
VII. Possible Appendices
A. Current System Overview
B. System Requirements
C. Volume and Size Data
D. Required Contents of Vendor’s Response to RFP
E. Sample Contract

25
Sample Proposal Evaluation Sheet

26
Detailed Criteria for Selecting
Suppliers

27
Administrasi Kontrak

 Administrasi Kontrak dilakukan dalam

rangka penjaminan bahwa kinerja
distributor(penjual ) akan memenuhi
kebutuhan kontrak yang disepakati
 Kontrak adalah hubungan legal (formal)
yang tertulis
 Mengabaikan kontrak akan dapat
menyebabkan masalah besar kelak

28
Penutupan Kotrak
 Yang harus dilakukan saat penutupan
kontrak
 Verifikasi produk untuk memeriksa apakah semua
pekerjaan sudah diselesaikan dengan baik, benar dan
memuaskan
 Aktivitas administratif intuk memperbaharui catatan yang
ada sebagai hasil akhir
 Membuat arsip sebagai informasi untuk masa yad
 Audit Pengadaan untuk mengidentifikasi
pengetahuan bagi proses pengadaan
selanjutnya

29
Ringkasan Proses Manajemen
Pengadaan

30