Mata Kuliah

Manajemen Proyek

Project Procurement Management

Firdaus, Ph.D
Suci Miranda, S.T., M.Eng

Program Studi Teknik Elektro

Fakultas Teknologi Industri
Universitas Islam Indonesia
 CPMK 1
Mahasiswa dapat menyusun sebuah proposal proyek
sesuai dengan standar keproyekan

Setelah mempelajari materi ini mahasiswa dapat:

❑ Menjelaskan definisi dari manajemen pengadaan dalam
proyek;
❑ Memahami input, alat dan teknik, dan output pada tiap
proses-proses yang terdapat dalam Manajemen Pengadaan
Proyek; dan
❑ Menyelesaikan soal-soal terkait Manajemen Pengadaan
Proyek.
Tren dan Praktik dalam
Manajemen Pengadaan
• Kemajuan dalam alat bantu
• Manajemen risiko yang lebih canggih
• Mengubah proses kontrak
• Logistik dan manajemen rantai pasokan
• Hubungan teknologi dan pemangku kepentingan
• Keterlibatan percobaan
 DEFINISI
❖ Manajemen Pengadaan Proyek merupakan proses-proses yang diperlukan
untuk membeli atau memperoleh produk, jasa, atau hasil yang dibutuhkan
dari luar tim proyek.
❖ Kegiatan dari manajemen pengadaan proyek meliputi manajemen dan
pengendalian proses untuk menyusun dan mengelola perjanjian-perjanjian
seperti kontrak, pesanan pembelian, nota kesepakatan (Memorandum of
Agreements/MOAs), atau perjanjian tingkat pelayanan (Service Level
Agreements) internal.
❖ Personel yang berwenang dalam proses pengadaan barang dan atau jasa
dapat merupakan anggota tim proyek, manajemen, atau bagian dari
departemen pembelian dari suatu organisasi jika berlaku.
PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT
PROCESS
❶ Plan :
• Plan Procurement Management
❷ Executing
• Conduct Procurement
❸ Control
• Control Procurement
 PROSES
Perencanaan manajemen pengadaan, merupakan proses
mendokumentasikan keputusan pengadaan proyek,
menetapkan pengadaan, dan mengidentifikasi penjual yang
berpotensi.

Pelaksanaan pengadaan, adalah proses memperoleh

tanggapan penjual, memilih penjual, dan menyerahkan
sebuah kontrak.

Pengendalian pengadaan, merupakan proses mengelola

hubungan pengadaan, pemantauan kinerja dari kontrak,
membuat perubahan dan koreksi yang sesuai, dan menutup
kontrak.
1. PERENCANAAN PENGADAAN
 1. Proses Perencanaan Pengadaan

Source: PMBOK 6ed

 Aset Proses Organisasi yang
Mempengaruhi Proses Rencana Pengadaan
JENIS
KONTRAK

Source: CAPM Study Group, PMIIC

 Kontrak Harga Tetap (A)
• Firm fixed price/FFP (harga tetap pasti), yaitu harga barang ditetapkan pada
awal dan tidak berubah kecuali lingkup pekerjaan berubah.
• Fixed priced insentive fee/FPIF (Harga tetap bayaran insentif), yaitu batas
atas harga telah ditetapkan dan seluruh biaya di atas batas adalah tanggung
jawab penjual.
• Fixed price with economic price adjustment/FPEPA (Harga tetap dengan
penyesuaian harga ekonomi), merupakan kontrak harga tetap, tetapi dengan
ketentuan khusus yang memungkinkan untuk penyesuaian akhir yang telah
ditetapkan pada harga kontrak karena perubahan kondisi, seperti perubahan
inflasi atau kenaikan biaya (atau penurunan) untuk komoditas tertentu.
 Kontrak Penggantian Biaya (B,C)
• Cost plus fixed fee/CPFF (Biaya ditambah bayaran tetap), yaitu penjual mendapatkan penggantian
untuk semua biaya yang dikeluarkan untuk menyelesaikan pekerjaan kontrak dan menerima
pembayaran tetap yang dihitung sebagai persentase dari estimasi awal biaya proyek. Dalam hal ini
yang menanggung resiko adalah pembeli.
• Cost plus incentive fee/ CPIF (Biaya ditambah bayaran insentif), ini berarti bahwa penjual
mendapat penggantian untuk semua biaya yang dikeluarkan untuk menyelesaikan pekerjaan
kontrak dan menerima bayaran insentif yang telah ditentukan berdasarkan pencapaian sasaran
kinerja tertentu yang diatur dalam kontrak. Sebagai penanggung resiko adalah pembeli dan
penjual.
• Cost plus award fee/CPAF (Biaya ditambah bayaran penghargaan), yaitu penjual mendapat
penggantian untuk semua biaya yang sah, namun sebagian dari bayaran yang diperoleh
berdasarkan kepuasan kriteria kinerja subjektif tertentu yang luas yang didefinisikan dan
dimasukkan ke dalam kontrak.
 Kontrak Waktu dan Material (D)
(Time and Material Contract/T&M)
→Kontrak Hibrid
✓ Kontrak ini adalah jenis hibrida pengaturan kontrak dengan aspek baik biaya
penggantian dan kontrak harga tetap.
✓ Sering digunakan untuk penambahan staf, perolehan ahli, dan dukungan luar
ketika sebuah pernyataan pekerjaan yang tepat tidak dapat ditentukan dengan
cepat.
✓ Sebagai penanggung resiko adalah pembeli karena pembeli membayar penjual
untuk semua waktu dan bahan yang digunakan penjual untuk proyek. Pembeli
menanggung resiko kelebihan biaya yang paling besar.
Membuat atau membeli?
Membeli atau menyewa?
2. PELAKSAAN PENGADAAN
 2. Proses Pelaksanaan Pengadaan

Source: PMBOK 6ed

 Penjelasan Alat Bantu dan Teknik
❑Konferensi penawar (bidding conference) juga disebut konferensi kontraktor,
konferensi vendor, dan konferensi pra penawaran adalah pertemuan antara
pembeli dan calon penjual sebelum pengiriman proposal.
❑Tujuan : untuk memastikan bahwa semua calon penawar memiliki
pemahaman yang jelas dan umum tentang pengadaan dan tidak ada penawar
yang menerima perlakuan istimewa.
❑Teknik analisis data yang dapat digunakan antara lain adalah evaluasi
proposal. Proposal dievaluasi untuk memastikan bahwa mereka lengkap dan
menanggapi sepenuhnya dokumen penawaran, pernyataan pekerjaan
pengadaan, kriteria pemilihan sumber, dan dokumen lain yang keluar dalam
paket penawaran.
3. PENGENDALIAN PENGADAAN
 3. Proses Pengendalian Pengadaan

Source: PMBOK 6ed

 Proses Pengendalian Pengadaan
❖Pengendalian pengadaan adalah proses:
▪ mengelola hubungan pengadaan,
▪ memantau kinerja kontrak,
▪ membuat perubahan dan koreksi yang sesuai, dan
▪ menutup kontrak.
❖Manfaat utama dari proses ini adalah memastikan kinerja penjual
dan pembeli memenuhi persyaratan proyek sesuai dengan ketentuan
perjanjian hukum.
❖Proses ini dilakukan secara berkala sepanjang proyek sesuai
kebutuhan.
 REGULASI
PENGADAAN BARANG dan JASA
• Untuk perusahaan milik negara (BUMN) dan milik daerah (BUMD), dalam
mengadakan barang atau jasa terkait suatu proyek maka harus mengacu kepada
peraturan pemerintah.
• Bagi perusahaan swasta, maka tidak mengikuti peraturan pemerintah.
Perusahaan swasta memiliki aturan sendiri terkait procurement khususnya
pengadaan barang dan jasa untuk pengerjaan proyek, apakah dibeli/diadakan
sendiri maupun dilakukan tender menggunakan vendor (pihak ketiga).
Lesson learned
Konsep Kunci
dalam Manajemen Pengadaan Proyek
1. Manajer proyek harus cukup mengenal proses pengadaan untuk membuat
keputusan yang cerdas terkait kontrak dan hubungan kontrak.
2. Pengadaan meliputi perjanjian yang menggambarkan hubungan antara
pembeli dan penjual. Perjanjian bisa sederhana atau rumit, dan pendekatan
pengadaan harus menyesuaikan tingkat kerumitan. Perjanjian bisa menjadi
kontrak, persetujuan tingkat layanan, pemahaman, nota kesepakatan, atau
pesanan pembelian.
3. Perjanjian harus memenuhi hukum lokal, nasional, dan internasional tentang
kontrak.
 Lesson learned
Konsep Kunci
dalam Manajemen Pengadaan Proyek
4. Manajer proyek harus memastikan semua pengadaan memenuhi kebutuhan spesifik
dari suatu proyek, saat bekerja dengan spesialis pengadaan untuk memastikan
kebijakan organisasi dipatuhi.
5. Sifat yang mengikat hukum dari suatu perjanjian harus diarahkan kepada proses
persetujuan yang lebih luas, biasanya termasuk departemen hukum, untuk
memastikan bahwa hukum tersebut cukup mencerminkan produk, layanan, atau
hasil yang memadai penjual setuju untuk menyediakan, sementara menyetujui
hukum dan peraturan tentang pengadaan.
6. Proyek yang rumit dapat memuat banyak kontrak secara bersamaan atau berurutan.
Hubungan pembeli-penjual mungkin ada di banyak tahap pada satu proyek, dan
antara organisasi internal dan eksternal untuk mengakuisisi organisasi.
Latihan Soal
Project Procurement
Management
dari CAPM
 Reference
◦Project Management Institute. (2017). A guide
to the Project Management Body of Knowledge
(PMBOK guide). sixth edition. Project
Management Institute, Inc.: Newton Square, PA
◦Mulchahy, R. (2013). CAPM Exam Prep, third
edition. RMC Publication, Inc.: the United
States of America
Thank You