Gambaran Umum

Kontrak Payung
(Framework Contract)
Mengapa diperlukan
Diadakan untuk menjamin harga
barang atau jasa (BJ) yang lebih
efisien, kesediaan BJ terjamin dan
sifatnya dibutuhkan secara
berulang dengan volume atau
kuantitas pekerjaan yang belum
dapat ditentukan.
Kontrak payung secara luas
dianggap sebagai pendekatan
strategis dengan menggunakan
analisis permintaan dan
pembelanjaan
 Digunakan sebagai
• Metode untuk menjadikan pengadaan lebih sederhana dan mudah karena
adanya pengulangan sehingga persyaratan dipahami dengan baik
• Efisiensi administrasi, waktu dan biaya pengadaan
• Kesempatan untuk menjadikan pengadaan proaktif bukan reaktif
• Komitment itikad baik pemerintah
• Memberdayakan penyedia melalui kompetisi
• Dorongan menginisiasi standarisasi serta meningkatkan kualitas output
sebagai implementasi dari Value for Money
Struktur Kontrak Payung
Terdapat empat pilihan struktur berbeda yang harus
dipertimbangkan pengelola pengadaan
Satu Pengguna Lebih dari Satu Pengguna
#1 vs.

Satu Penyedia Lebih dari Satu Penyedia

#2 vs.

Terbuka untuk Penyedia Baru Tertutup untuk Penyedia Baru

#3 vs.

Kompetisi Dua Tahap Kompetisi Satu Tahap

(terbuka untuk S & K baru) (Tertutup untuk S & K baru)
#4
vs.
 Konfigurasi Pengguna dan Penyedia:
Satu Penyedia
Satu • Cepat dan dapat diandalkan
Pengguna
• Syarat dan ketentuan tidak
perlu dinegosiasikan
• Daya negosiasi yang lebih
besar terhadap penyedia
karena penyedia lebih
memiliki kepastian
Lebih dari • Pengadaan lebih cepat dari
Satu
Pengguna
satu penyedia
• Daya beli secara
keseluruhan yang lebih
besar
• Terdapat tekanan yang lebih
besar untuk penurunan
harga
Lebih dari Satu Penyedia
• Sekelompok penyedia yang cukup
besar = manfaat diperoleh dari
kompetisi dan fleksibilitas
• Kapabilitas lebih untuk memenuhi
persyaratan barang/jasa yang lebih
luas dan volume besar
• Keamanan yang lebih tinggi atas
ketersediaan pasokan barang/jasa
• Solusi barang/jasa lebih beragam
dan lebih banyak calon penyedia
• Memaksimalkan tekanan terhadap
harga dan fleksibilitas persyaratan
barang/jasa yang dibutuhkan
• Memaksimalkan fleksibilitas
administratif lebih dari satu
pengguna
Terbuka vs. Tertutup:

Terbuka Tertutup
Selama kontrak masih Pada saat kontrak selesai
berlangsung, masih dapat dibuat, daftar penyedia sudah
ditambahkan penyedia baru tidak dapat ditambahkan lagi

• Kebanyakan kontrak payung merupakan kontrak payung tertutup

karena ada manfaat tersendiri bagi penyedia barang/jasa dan
pemerintah
• Kontrak payung terbuka cenderung digunakan jika banyak
penyedia barang/jasa atau barang/jasa baru yang beredar di pasar
5
Jenis Kompetisi vs.

• Seberapa spesifik kebutuhan barang/jasa dapat

diidentifikasikan akan menentukan jenis kompetisi yang sesuai
• Jika spesifikasi barang/jasa dapat ditentukan dengan akurat
dan tepat, maka kompetisi satu tahap saja yang diperlukan
• Kompetisi satu tahap dapat memaksimalkan kompetisi dan
penawaran yang diterima merupakan penawaran yang terbaik
dari awal proses, tetapi penawarannya dapat bersifat tidak
fleksibel, sehingga harus ada perencanaan yang matang
• Jika pasar memiliki pergerakan yang cepat atau fluktuatif, dan
jika persyaratan barang/jasa perlu disempurnakan lagi di
kemudian hari, maka kompetisi dua tahap (mini) lebih tepat 7
Ilustrasi tahapan proses pengadaan dalam
pelaksanaan kontrak payung
Penyusunan Evaluasi & Administrasi &
Perencanaan Dokumen Penetapan Pengelolaan
Pengadaan Pemenang Kontrak
• Melaksanakan • Menyusun dan • Menerima • Transisi dan
analisis menerbitkan penawaran implementasi
permintaan dan dokumen • Mengevaluasi kontrak
pembelanjaan penawaran penawaran sesuai • Administrasi
• Melaksanakan termasuk, namun dengan metode kontrak (misalnya,
analisis pasar tidak terbatas dan kriteria yang mengelola hasil
• Mengidentifikasi pada: telah ditetapkan kerja, tagihan dan
persyaratan • Persyaratan dan • Menentukan hubungan dengan
spesifikasi akhir kewajaran harga penyedia)
• Rancangan • Membuat • Mengelola
kontrak rekomendasi modifikasi dan
• Metode, kriteria penetapan perselisihan
dan bobot (bila pemenang dan kontrak
perlu) evaluasi mendapatkan • Mengelola kinerja
• Instruksi bagi persetujuan penyedia
penawar

8
Ilustrasi tahapan proses pengadaan dalam
pelaksanaan kontrak payung, lanjutan
Penyusunan Evaluasi & Administrasi &
Perencanaan Dokumen Penetapan Pengelolaan
Pengadaan Pemenang Kontrak
• Sebagai pendekatan • Terdapat lebih • Penetapan • Kontrak payung
pengadaan yang banyak instruksi bagi pemenang dalam mungkin berlaku 1-
strategis, fokus penawar, termasuk kontrak payung tidak 3 tahun tergantung
terhadap analisis tentang pengguna terkait dengan nilai peraturan dan
permintaan dan kontrak payung yang moneter, tetapi ketentuan khusus
pembelanjaan berwenang dan kesempatan untuk dalam pengadaan
ditingkatkan dan ada prosedur call-off menerima call-off • Kontrak payung
lebih banyak (pemesanan) • Evaluasi penyedia
harus dipantau di
kesempatan untuk • Kemungkinan yang akan seluruh tingkat
melakukan efisiensi menggunakan diikutsertakan dalam pengguna yang
• Melibatkan lebih struktur pembagian kontrak payung, dan berwenang dalam
banyak pemangku “kelompok” untuk uji tuntas tambahan pemerintah
kepentingan menyederhanakan untuk call-off maupun penyedia
proses call-off mungkin diperlukan •
Pemesanan dibuat
di bawah kontrak
payung

9
 Perencanaan

Analisis Permintaan/Pembelanjaan

Apakah pengadaan di masa lalu akan terus berlanjut?

Pelajari data pengadaan di masa lalu

Apakah ada gangguan atau masalah dalam pengadaan sebelumnya?

Gali informasi adanya keluhan atau complain dari pengguna. Atau cari adanya survey
kepuasan pelanggan

Adakah perubahan kebutuhan dan prioritas dari pengguna?

Misalnya tinta printer tidak lagi menggunakan cartridge tapi tinta cair dalam tabung.
Lakukan teknik pengumpulan informasi melalui wawancara.

Apakah pembeli telah membuat proyeksi yang akurat?

Ketiadaan perencanaan berarti merencanakan kegagalan

10
 Perencanaan

Analisis Permintaan/Pembelanjaan, lanjutan

Apakah kebutuhan pembeli sudah pasti, tetapi volume pembelian

belum terdefinisikan?

Jika iya…

Ini adalah situasi yang ideal untuk kontrak payung

Persyaratan yang terdefinisikan Volume yang tidak terdefinisikan

11
 Perencanaan

Analisis Permintaan/Pembelanjaan, lanjutan

Pembelanjaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa

Konsultansi/Jasa Lainnya
Rp Rp Rp Rp
Kategori Kategori Kategori Kategori

Mana yang lebih sesuai dijadikan kontrak payung?

12
 Perencanaan

Analisa pasar

Pengelola pengadaan harus menganalisis pasar barang atau jasa yang

diperlukan: Barang dan jasa dapat dianalisis oleh “risiko pasokan” dan “biaya”.

Murah tapi sulit diperoleh Mahal dan sulit diperoleh

Tinggi
“Suvenir Lokal” “Benda Seni Langka”
(Bottleneck) (Strategic)
Risiko
Pasokan Murah dan mudah Mahal tetapi mudah
diperoleh diperoleh
Rendah
“Kayu” “Emas”
(exploit) (Leverage)
Rendah Biaya Tinggi

13
 Penyusunan
Dokumen Pengadaan

• Barang dan jasa yang dibutuhkan pemerintah harus ditulis dengan benar
agar penyedia berhasil memberikan penawaran yang tepat. Proses ini
disebut menyusun persyaratan dan spesifikasi dan proses ini sangat penting
untuk memperoleh barang/jasa yang berkualitas. Ini akan mendorong
partisipasi dan transparansi.

• Persyaratan dan spesifikasi dapat dibagi ke dalam beberapa kelompok

untuk mendapatkan harga yang lebih rendah dan untuk mencapai tujuan
tertentu (kelompok usaha kecil, misalnya). Contoh spesifikasi computer, bisa
dibagi menjadi desktop, laptop, dan printer.

• Terakhir, persyaratan juga harus bersifat fungsional atau kesetaraan. Yang

terpenting adalah kebutuhan pengguna terpenuhi

14
 1 Kontrak Payung
Perpres 54 Tahun 2010 Pasal 53 Ayat 3:
Kontrak Payung (Framework Contract) merupakan Kontrak Harga
Satuan antara Pemerintah dengan Penyedia Barang/Jasa yang dapat
dimanfaatkan oleh K/L/D/I, dengan ketentuan sebagai berikut:
a. diadakan untuk menjamin harga Barang/Jasa yang lebih efisien,
ketersediaan Barang/Jasa terjamin dan sifatnya dibutuhkan
secara berulang dengan volume atau kuantitas pekerjaan yang
belum dapat ditentukan pada saat Kontrak ditandatangani; dan
b. pembayarannya dilakukan oleh setiap PPK/Satuan Kerja yang
didasarkan pada hasil penilaian/pengukuran bersama terhadap
volume/kuantitas pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh
Penyedia Barang/Jasa secara nyata.
• pembayarannya dilakukan oleh setiap PPK/Satuan Kerja
yang didasarkan pada hasil penilaian/pengukuran
bersama terhadap volume/kuantitas pekerjaan yang
telah dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa secara
nyata.
• Penjelasan: Pejabat K/L/D/I dimaksud adalah pejabat
yang berwenang mewakili 1 (satu) atau lebih dari 1
(satu)
• PPK untuk melakukan perjanjian.
Pengadaan Barang/Jasa dengan Kontrak Payung antara
lain dilakukan untuk pengadaan alat tulis kantor (ATK),
pekerjaan pengadaan kendaraan dinas, jasa boga, jasa
layanan perjalanan (travel agent) dan pekerjaan/jasa lain
yang sejenis.
 Kontrak Payung
Draft Perpres terbaru tentang Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah:
Kontrak Payung (Indefinite Delivery Contract) sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) huruf e dan ayat (2) huruf c dapat berupa :
a. kontrak harga satuan dalam periode waktu tertentu untuk
barang/jasa yang belum dapat ditentukan volume dan/atau
waktu pengirimannya (delivery) pada saat kontrak
ditandatangani;
b. kontrak harga satuan untuk barang/jasa yang volume dan/atau
waktu pengirimannya (delivery) sudah dapat ditentukan dan
lebih efektif serta efisien apabila dilaksanakan untuk periode
waktu tertentu lebih dari 1 (satu) tahun.
 Jenis Kontrak Payung
1. Kontrak Payung Catalog
2. Kontrak Payung Non Catalog.
 STRUKTUR KONTRAK PAYUNG

Layer 1 Kontrak Payung

Layer 2 Kontrak Pembelian
 Kontrak Payung Berdasarkan Waktu
a. Kurang waktu 1 tahun
Contoh:
Kontrak payung bahan makan, kontrak
penayangan pengumuman di surat kabar
b. Lebih dari 1 tahun
Contoh:
Building management, catering, sewa hotel
untuk haji
Kontrak Payung Kurang dari 1 Tahun

2017 Jan-Mei Jun-Juli Jul-Des

Lelang Kontrak
Kontrak kontrak kontrak
payung
 Kontrak Payung Lebih dari 1 Tahun

2017 2018 2019 2020

Lelang Kontrak kontrak
kontrak kontrak
payung
 Yang Berkontrak Payung
• Merupakan Kontrak Harga Satuan antara Pejabat K/L/D/I
dengan Barang/Jasa yang dapat dimanfaatkan
Penyedia oleh K/L/D/I.
• Pejabat K/L/D/I :
1. PA/KPA
2. PPK
3. PPK yang disepakati oleh beberapa PPK
 Batasan Kontrak Payung
• Jangka waktu kontrak payung disesuaikan dengan
jenis
pekerjaannya (berdasarkan analisa efisinsi, contoh: umur
ekonomis barang sekitar 3 tahun)
• Apa yang bisa berubah:
a. Harga (bila melebihi dari 1 tahun)
b. Tambah kurang pekerjaan
 Penggunaan Kontrak Payung
Tidak dibatasi masa jabatan kepala daerah karena :
• Kontrak payung hanya mengikat harga satuan belum
ada komitmen yang mengikat sehingga
terkait volume yang harus
dibayarkan
• Siapa pun kepala daerahnya akan ada pekerjaan
rutin
 HPS Kontrak Payung
• HPS dibuat satuan layanan, satuan barang
• HPS dibuat untuk 1 tahun
• Penyesuaian harga disesuaikan dengan pekerjaan
• Memperhatikan beberapa peraturan seperti mengikuti
UMR,
ketentuan yang berlaku (yang kemungkinan tiap tahun naik)
• Bisa dimunculkan management fee
 Penilaian Kinerja Kontrak Payung
• Agar dibuat penilaian dalam periode tertentu, misal setiap 6
bulan
• Bila tidak memenuhi penilaian/ada keluhan dapat berakibat
adanya teguran 1, teguran 2, dan pemutusan kontrak / kontrak
tidak dilanjutkan pemutusan kontrak
• Setelah diberi peringatan tersebut dapat diputus kontraknya
dengan dilakukan penunjukan langsung untuk waktu tahun
berkenaan atau sampai dengan kontrak payung selesai
(mempertimbangkan efisiensi dan efektifitas)
 Lelang Kontrak Payung
• RUP hanya menyebut kontrak tahunan, RUP untuk
tahun berikutnya ditulis diketerangan terkait paket
tersebut sudah dikontrak payungkan (diisi di
deskripsi RUP)
• Dapat menggunakan LELANG CEPAT dalam hal
pekerjaannya standar dan tersedia penyedia dalam
aplikasi SIKAP
 Manfaat Kontrak Payung
• Kepastian usaha bagi penyedia
• Ketersediaan pelayanan
• Mengurangi proses lelang yang berulang
• Efisiensi biaya proses dan hasil pengadaan
• Konsolidasi waktu kontrak