SIKLUS LOGISTIK 2

ENDANG ADRIYANI, DRA, APT. MARS .PhD

SIKLUS LOGISTIK

PERENCANAAN

PEMUSNAHAN ANGGARAN

PENGENDALIAN

DISTRIBUSI PENGADAAN

PENYIMPANAN
 Procurement Cycle
Determine Reconcile Choose
quantities need and procuremen
needed fund t method
Review &
selection
Locate and
select
Collect suppliers
Consumption
Information
Spec ify
contract
term

Distribution Monitor
Make Review and
Order
payment check
status
Fungsi Pengadaan

• Menaikkan keuntungan dengan

menurunkan biaya pengadaan, melalui :
Fungsi • 1. Pengaturan sediaan optimal
• 2. Pengaturan sistem sediaan

Biaya

• Melakukan pengadaan untuk

kebutuhan dgn menetapkan :
Fungsi • 1. Kapan barang diperoleh
• 2. Siapa pemasoknya

Perolehan • 3. Bagaimana cara memperolehnya

• 4. Bagaimana memasoknya
Tujuan Pengaturan Pengadaan

Kesetimbangan
komposisi, seperti Mampu melayani
barang fast moving produk yang diperlukan
lebih diprioritaskan dari konsumen.
pada yang slow moving

Terjadi kesetimbangan
Tidak terjadi kelebihan
antara persediaan
persediaan yang dapat
dengan seluruh
merugikan
permintaan
 FAKTOR PENGADAAN / PEMBELIAN YANG PERLU DIPERHATIKAN

Kondisi keuangan
• Semakin banyak modal yang dimiliki, maka semakin banyak dana yang
dapat digunakan untuk pembelian

Waktu pembelian
• Menentukan waktu yang tepat untuk pembelian kembali. Waktu
pembelian harus direncanakan agar stok tidak kosong sebelum barang
datang

Jarak dengan pemasok

• Semakin jauh jaraknya maka semakin lama pula barang pesanan akan
datang

Kondisi gudang
• Berapa banyak stok yang dapat disimpan di dalam gudang
 lanjutan

Volume pembelian
• Semakin besar volume pembelian, maka frekuensi
pembelian akan semakin tinggi. Sebaliknya, semakin
kecil volume pembelian, maka frekuensi pembelian akan
semakin rendah

Kebutuhan pelayanan /user

• jenis barang dan jumlahnya ditentukan dan disesuaikan
dengan kebutuhan pembeli dengan melihat pembelian
sebelumnya ataupun dari pola dan prevalensi penyakit.

Tanggal kadaluwarsa
• Diperhatikan waktu kadaluwarsa, apakah obat/alkes
memiliki waktu kadaluwarsa yang pendek atau panjang,
Proses Pembelian

Dalam melakukan pembelian, harus memperhatikan

beberapa hal berikut, yaitu:

Ketersediaan yang terjamin

Jumlah yang dipesan

Waktu pemesanan yang tepat

Harga yang terjangkau

Sesuai standar mutu

Model Persediaan
Model persediaan yang ideal yaitu dengan pergerakan stok yang optimal, dimana
tingkat persediaan serendah mungkin (tanpa risiko kehabisan stok), pola konsumsi
konsisten dan pemasok selalu memberikan tepat waktu.

Dalam melakukan pengadaan, terdapat beberapa parameter yang harus

diperhatikan untuk mengetahui prioritas produk yang harus didahulukan
atau dapat ditunda pengadaannya, serta kapan suatu produk harus dipesan
dan berapa jumlah yang dipesan agar pemesanan tersebut ekonomis.
Kurva parameter pengadaan persediaan
 PENGENDALIAN

Usaha untuk mempertahankan jenis dan jumlah persediaan sesuai

dengan kebutuhan pelayanan, melalui suatu sistem pengadaan,
penyimpanan, dan pengeluaran.

Hal ini bertujuan untuk menghindari kelebihan, kekurangan,

kekosongan, kerusakan, adanya sediaan kadaluwarsa yang beredar,
kehilangan, serta pengembalian pesanan

Salah satu cara pengendalian dilakukan menggunakan kartu stok,

baik secara manual maupun elektronik (katalog komputer)
Kartu Stok memuat nama barang, tanggal kadaluwarsa, jumlah
pemasukan, jumlah pengeluaran dan sisa persediaan.

PMK nomor 73 tahun 2016

PARAMETE
R
Konsumsi rata-rata

Lead time

Periode pengadaan

Safety stock

Persediaan minimum

Persediaan maksimum
PARAMETER
LAINNYA

Stock
Position

Stok yang
ada di
inventaris
(S1)

Stok yang
sudah
dipesan
tetapi belum
diterima (S0)

Working
Stock
 STOCK RECORDS
 Sumber informasi utama yang digunakan untuk melakukan pemesanan
kembali dan juga sumber data untuk membuat laporan persediaan
 Kartu stok harus selalu diperbaharui data dan keakurasiannya, untuk
mengetahui pergerakan stok sehingga proses pemesanan ulang dapat
berjalan dengan baik

Manual
Vertical File Cards
Kardex System
Stock and Bin Cards
Ledger System
Komputerisasi
Bar Code

Database Software
PENGADAAN LOGISTIK
Pembuatan Surat Kontrak harus
memuat :

1.Standar Kualitas
spek. Standar & bukti kualitas yang
dapat diterima
2.Nomenclatur & pemberian label
semua produk diberi label mis :
obat dengan nama generik
3.Spesifikasi produk
nama yg pasti ,syarat khusus harus
dinyatakan dengan jelas
SYARAT KONTRAK HARUS MAKSIMAL

4.Tanggal pengiriman
saat menerima order, suplier setuju untuk
mengirimkan barang pada tanggal yg telah
ditentukan
5.Nama paten
Hak paten menjadi tanggung jawab suplier

6.Pengemasan

7.Tanggal kadaluarsa (bila ada)

PENATAAN SISTEM PENGADAAN
YANG BAIK

TUJUANNYA :
1. Memperoleh harga paling murah
2. Mendapat sediaan dengan kualitas tinggi
3. Memastikan pengiriman tepat waktu dan dapat
dipercaya
4. Membagi beban kerja untuk efektifitas dan
efisiensi kerja
5. Mengoptimalkan inventory
 KOMPONEN PENTING
PENGADAAN

 Personil yang terlatih

 Prosedur yang ditata dengan baik
 Sistem informasi yang berfungsi
 Struktur organisasi yang sesuai
 Dana
 Fasilitas dan peralatan yang memadai
KRITERIA PEMILIHAN PEMASOK

Pemasok memenuhi persyaratan hukum yang

berlaku untuk mengadakan produk dan penjualan

Telah diakreditasi sesuai persyaratan CDOB dan ISO

9001
 Dapat memenuhi keinginan dan kebutuhan RS
Kriteria
dukunga Fleksibel terhadap perubahan pesanan dari RS

n Transparan dalam memberikan data

pelayana Memiliki kebijakan retur jika barang rusak
n Mau menerima barang yang sudah expired tapi belum dibuka

Kebijakan faktur yang seminimal mungkin

dapat melakukan pemesanan walaupun pesanan sebelumnya

telah jatuh tempo
Periode pembayaran yang selama mungkin
 KRITERIA LAINNYA

• Harga kompetitif • Ketepatan jumlah

• Penawaran kompetitif barang( waktu pengiriman,
jenis dan satuan yang dipesan

Kriteria Kriteria
pembayaran pengiriman

Kriteria Kriteria
ketersediaa organisasi
n pemasok

• Jenis dan jumlah • Cara dan kemudahan

yang tersedia komunikasi
sesuai dengan kebutuhan RS • Pemasok berpengalaman
• Obat /barang yang tersedia Mempunyai reputasi yang baik
jauh dari tanggal kadaluarsa
*minimal +++ bulan
 SELEKSI REKANAN
1) LEGAL ASPEC (SIUP, SITU,TDP, IJIN PBF/AK)
2) MANAGEMENT SYSTEM (ISO 9001, OHSAS 1001
(K3), SERTIFIKASI DLL)
3) CARACTERISTIC PRODUCT (DURABILITY,
STRENGTH,QUALITY, PACKING DLL)
4) CARACTERISTIC PROCESS (ACURACY, CANGGIH,
KETERSEDIAAN DLL)
5) COMUNICATION (RESPON, CONSIDERATE, JUST IN
TIME)
6) VALUE FOR MONEY (PRICE, COST OF QUALITY,
DISCOUNT, CREDIT PAYMENT)
7) DLL
 KLASIFIKASI KRITERIA SELEKSI

KRITERIA SELEKSI REKANAN DIFORMULASIKAN

MENJADI SASARAN YG MEMPUNYAI BESARAN
KUANTITATIF DIBAGI ATAS 2 BAGIAN :
1. MUTLAK ADA & HARUS DIPENUHI (MUST)
Penilaiannya ya atau tidak

2. DAPAT DIPENUHI (DESIRABLE/WANT)

Penilaian berdasarkan tingkat kepentingan
masing2 kriteria seleksi (bobot)
 PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Menghitung point masing-madsing vendor dan

faktor resikonya . Contoh :
1. Excellent (10
2. Very good (9)
3. Good (8)

4. Moderate (7) X BOBOT

5. Bad (6)
6. Very bad (5)
 CONTOH :
TABEL SKORING

KOMPONEN PENILAIAN BOBOT RATING SCORE

1. LEGAL ASPEK

a. SIUP
b. TDP
c. Ijin PBF/AK

2. MANAGEMENT
SYSTEM
a. ISO 9001
b. OHSHAS ( K3)
c. Sertificat
 TABEL SKORING

KOMPONEN PENILAIAN BOBOT RATING SCORE

3. CHARACTERISTIC
PRODUCT
a. Durability
b. Strenght
c. Quality
d. Packing

skor :
4. CHARACTERISTIC
PROCESS
a. Accuracy
b. Canggih
c. Ketersediaan
 TABEL SKORING
KOMPONEN PENILAIAN BOBOT RATING SKOR
5. COMUNICATION

a. Respon
b. Considerate
c. Just In Time

skor :
6. VALUE FOR MONEY

a. Price
b. Cost Of Quality
c. Discount
d. Credit Payment
 TABEL SKORING
KOMPONEN PENILAIAN BOBOT RATING SKOR
7. SERVICE/ PELAYANAN

a. Rekor Partisipasi
b. Respon terhadap
permintaan
c. Waktu Pengiriman
d. Ketaatan
e. Ketepatan terhadap
dokumen
f. Pengepakan & labeling
g. Kebijakan Expire Date
h. Perkiraan Kenaikan
Harga
i. Discount
 TABEL SCORING

KOMPONEN PENILAIAN BOBOT RATING SKOR

8. KUALITAS

a. Produksi
b. Material pengepakan

Skor :

TOTAL NILAI
CARA PENILAIAN
 Masing – masing kriteria dinilai dengan
parameter sbb :
exelent (10)
very good (9)
good (8)
moderate (7)
bad (6)
very bad (5)
 Setelah dinilai dikalikan bobot ( max =1 )
 Setelah muncul skor, dibandingkan mana yang
nilainya lebih tinggi
TUGAS
Tugas kelompok untuk seleksi pemasok :
 buat alat penilaian dengan table skoring
 Minimal 3 pemasok
 Tentukan pemenangnya dari hasil skoring

yang kelompok buat

Bobot dan rating masing2 ada DO ( definisi

operasional )
PROSEDUR LELANG
 Tahapan Pengadaan

1
Merencanakan
Pengadaan
4
Menyusun Jadual
Pengadaan 7 Melaksanakan
Pengadaan

2 Menugaskan
Panitia 5 Menyusun
Owners’
Estimate/HPS 8
Menyusun
Berkas kontrak

3 6 9
Menetapkan Menyusun Melaksanakan
Sistem Dokumen Kontrak
Pengadaan Pengadaan

Designed by IkakGP 2003

PROSES PELELANGAN UMUM
Hari Kerja Ke-
No Uraian Kegiatan 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Keterangan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8
1 Pengumuman lelang 1 hari surat kabar dan
minimal 7 hari untuk di
internet

2 Pendaftaran dan 1 hari setelah

pengambilan dokumen pengumuman s/d 1 hari
sebelum batas akhir
pemasukan dokumen

3 Penjelasan (Aanwijzing) paling cepat 4 hr sejak

tanggal pengumuman

4 Pemasukan penawaran batas akhir pemasukan,

min 2 hari setelah
penjelasan

5 Pembukaan dokumen hari terakhir pemasukkan

penawaran dok. penawaran

6 Evaluasi dokumen maksimal 7 hari setelah

penawaran pembukaan
penawaran/pembukaan
penawaran harga (dua
sampul)

7 Penilaiaan dan pembuktian tidak diatur

kualifikasi
8 Usulan calon pemenang Paling lambat 7 hari
setelah pembukaan
penawaran harga

9 Penetapan pemenang tidak diatur

10 Pengumuman pemenang maks 2 hr setelah surat

penetapan

11 Masa sanggah maks 5 hr sejak

pengumuman

12 Penunjukan pemenang paling lambat 6 hr sejak

(SPPBJ) pengumuman

13 Penandatanganan kontrak paling lambat 14 hr sejak

SPPBJ
Hasil pengadaan

 Penyedia Persyaratan kualifikasi

terpercay
a&
mampu  Administrasi Persyaratan administrasi
terpenuhi

 Teknis (jml,
mutu, waktu) Persyaratan teknis
sesuai
 Harga
murah/ Penawaran Harga
sepadan Menguntungkan
GUGUR
 Peraturan Presiden Nomor 16/2018
Pelaksanaan kontrak untuk Pengadaan Barang/Jasa

Dalam keadaan tertentu, Penunjukkan Langsung untuk

pekerjaan Penanggulangan Bencana Alam, dilaksanakan sebagi
berikut :
1. PPK menerbitkan SPMK setelah mendapat persetujuan dari
PA/KPA dan salinan pernyataan bencana alam dari pejabat yang

D
berwenang sesuai ketentuan peraturan perundang undangan;
2. Opname dilakukan bersama-sama antara PPK dan Penyedia
Barang/ Jasa, sementara proses dan administrasi pengadaan
dapat dilakukan secara simultan;
3. Penanganan darurat yang dananya berasal dari dana
penanggulangan bencana alam, adalah :
a. Dst,
b. Dst,
c. Dst.
Strategi memenuhi kebutuhan
 Standarisasi (spec)
 Pengadaan bersama (panitia)
 Framework kontrak (harga satuan)
 Kontrak jangka panjang (tahun jamak)
 Kontrak pengadaan bersama
PENERIMAAN BARANG
• Periksa Kesesuaian barang dengan surat
pesanan
• Periksa kondisi FISIK
• Periksa kesesuaian waktu penyerahan
barang

Buatkan Berita Acara Penerimaan

Barang
PENYIMPANAN
TUJUAN PENYIMPANAN :
1. Antisipasi fluktuasi kebutuhan
2. Antisipasi fluktuasi harga
3. Menghindari Out of Stock
4. Menjaga kualitas persediaan

5. Menjamin kelancaran pendistribusian

SISTEM :
FIFO (First In First Out)
LIFO (Last In First Out)
FEFO (First Expire First Out)
Pencatatan dan Pelaporan

• Buku Besar / Buku Induk

• Kartu Stok
• Kartu Gantung / Stelling
• Laporan Bulanan, Triwulan dan
Tahunan
 Sentralisasi vs Desentralisasi Gudang
JENIS GUDANG :
• Gudang Farmasi
• Gudang Perlengkapan / Umum
• Gudang Gizi
• Gudang Linen / Loundry
• Gudang Pemelihara Sarana Medik

SENTRALISASI INFORMASI GUDANG

Jenis gudang dapat dibagi berdasarkan (Subagya, 1995;
Depkeu, 1980) :

a. Bentuk
- gudang terbuka  lapangan terbuka yang permukaannya diratakan dengan/ tanpa
pengerasan
- gudang semi tertutup/lumbung (shed)  bangunan beratap tanpa dinding untuk
menyimpan barang yang butuh pertukaran udara maksimum dan tidak perlu
perlindungan lengkap terhadap udara
- gudang tertutup  ruang penyimpanan dalam suatu bangunan beratap dinding
samping dan dinding ujung

b. Jenis
- gudang transit  menyimpan sesaat dalam proses distribusi
- gudang serba guna  menyimpan semua jenis barang
- gudang pendingin  menyimpan barang dengan suhu optimal < 15 0 C
- gudang penyimpan tahan api/panas  menyimpan barang yang mudah meledak
- gudang kedap udara  gudang didinginkan dengan udara segar agar barang yang
disimpan menjadi tahan lama
PENDISTRIBUSIAN
 HAL-HAL YG PERLU DIPERHATIKAN :
 Standarisasi jumlah persediaan di setiap
satuan kerja
 Prosedur Baku Distribusi
 Internal check
 Berdasarkan permintaan rutin, berkala atau
segera / cito
 Penyediaan harian oleh petugas gudang,
mengganti bahan / barang yang terpakai
(floor stock)
 Approval oleh pejabat yang berwenang
 PENGHAPUSAN
Tujuan : Membebaskan dari
pertanggung jawaban
pembukuan/ Bendaharawan
Barang

Barang yang dihapuskan :

1. Barang yang rusak tidak dapat diperbaiki
2. Biaya perbaikan tidak ekonomis
3. Barang kadaluarsa
4. Barang hilang karena pencurian
Cara Penghapusan

 Pemusnahan dengan cara

◦ Dibakar
◦ Ditanam
 Dijual dengan Pelelangan
 Buatkan Berita Acara Penghapusan
 Disetor ke Kas Negara /Daerah atau
ke RS (Swasta)
Terima Kasih