PENGADAAN

Emylia Fiskasari, S.Si., Apt., M.M.

Fungsi pengadaan terdiri dari :

 Perencanaan

Pemesanan

Penerimaan

Penyimpanan

Pencatatan

Pembayaran
Pengertian Pengadaan
Pengadaan adalah segala kegiatan dan usaha
untuk menambah dan memenuhi kebutuhan
barang dan jasa berdasarkan peraturan yang
berlaku dengan menciptakan sesuatu yang
tadinya belum ada menjadi ada.
(Tjokroamidjojo, 1990 : 175).
Pengadaan (Procurement) tidak selalu harus
dilaksanakan dengan pembelian tetapi atas
atas pemilihan berbagai alternatif dengan
berpedoman pada prinsip-prinsip mana yang
paling praktis, hemat, sesuai dengan
pembelian, pinjaman, penukaran,
pembuatan, perbaikan.
Pengadaan & Pembelian Bahan
Farmasi & Obat

Tujuan Pengadaan: untuk memperoleh kebutuhan

obat secara cukup, kualitas terjaga, dengan harga
serendah mungkin dan lebih efisien pada waktu
tertentu sesuai dengan prosedur yang baku
 PENGADAAN
 Sesuai dengan ketentuan dan kebijakan
pengadaan yang berlaku (Keppres/ Perpres
Perda, Peraturan Dinkes, Kebijakan intern
RS)
 Waktu pengadaan, berdasarkan pada :
1.Kriteria bahan (Vital, Esensial, Non
esensial) 2. Penyerapan penggunaan (Fast
and Slow moving item)
 EOQ, ROP, Lead Time, Buffer Stock
Penetapan Pengadaan
What => right item and the right quality
How much => the right quantity
When => the right time
Where => the right place
Who => the right person
How => the right methode
Pengadaan Perbekalan Kesehatan
1. Semua perbekalan kesehatan/sediaan farmasi
yang digunakan di rumah sakit harus sesuai
dengan formularium rumah sakit
2. Semua perbekalan kesehatan/sediaan farmasi
yang digunakan di rumah sakit harus dikelola
hanya oleh IFRS
3. IFRS harus menetapkan spesifikasi produk
semua perbekalan kesehatan sediaan farmasi
yang akan diadakan berdasarkan persyaratan
resmi (farmakope)
Lanjutan..
4. Pemasok perbekalan kesehatan/sediaan farmasi
harus memenuhi persyaratan yang ditetapkan
oleh PFT
5. Jika perbekalan kesehatan/sediaan farmasi
diadakan dari suatu pemasok atau industri,
petugas rumah sakit harus mengunjungi
pemasok atau industri tersebut untuk
memeriksa kesesuaian penerapan sistem mutu
dan jaminan mutu.
 Determine Reconcile Choose
quantities need and procurement
needed fund method
Review &
Procurement Cycle
selection
Locate and
select
Collect suppliers
Consumption
Information
Spec ify
contract
term

Distribution Monitor
Make Review and
Order
payment check
status
Masalah yang sering dihadapi di bagian
pengadaan dan pembelian obat:

◄ Keterbatasan dana obat

◄ Obat yang datang tidak sesuai permintaan
◄ Barang yang diterima rusak atau Expired
Date (ED) sudah dekat
◄ Kondisi gudang kurang memenuhi syarat
◄ Kegiatan pencatatan – pelaporan kurang baik
◄ Pengelolaan stok yang kurang baik
_L
og
1

PEMBELIAN

ADA 3 HAL POKOK :

• Badan Pelaksana Pembelian
• Jenis dan bentuk pembelian
• Metode dan cara pembelian

(Perpres 54/2010Perpres 70/2012

Tentang Pengadaan barang dan Jasa Pemerintah
1. Ketentuan Umum (Tatacara perencanaan & pengadaan)
2. Organisasi Pengadaan (tugas , fungsi & syarat KPA,PPK,ULP,Panitia
3. Rencana umum Pengadaan
4. Swakelola
5. Metode Pemilihan /Procurement (dokemen, kualifikasi, kontrak, Harga,Jaminan)
6. Penggunaan barang dalam negeri
7. Peran serta usaha kecil
8. Pengadaan secara e procurement

12
_L
og
1

JENIS DAN BENTUK PEMBELIAN

DILIHAT DARI :
1.Obyek yang akan dibeli
Pembelian jasa
Pengadaan jasa kontraktor
Pembelian barang
2.Asal Obyek
Pembelian dalam negeri
Pembelian luar negeri
3.Sumber Pembiayaan
Sumber pembiayaan dalam negeri
Sumber pembiayaan luar negeri

13
Unit Logistik
Bekerja berdasarkan kebutuhan pengguna
Sederhana :
1. Kapan dibutuhkan
2. Barang apa yang dibutuhkan (spesifikasi, merek, dimensi,
sediaan)
3. Kualitas barang (harga, umur hidup)
4. Jumlah Kebutuhan
 SISTEM PENGADAAN

1. Sistem Sentralisasi,

2. Sistem Desentralisasi,

3. Sistem Campuran
Sistem Sentralisasi

Sistem sentralisasi adalah cara

pengadaan dimana kewenangan dalam
pengadaan bagi seluruh unit kerja
dalam organisasi diberikan pada satu
unit kerja tertentu sehingga segala
macam pengadaaan dalam organisasi
hanya dilayani oleh satu unit
kerja/bagian tertentu.
Kelebihan dengan menggunakan sistem
sentralisasi :

1. Dapat mengurangi harga persatuan

karena dengan menggunakan sistem ini
pengadaan/pembelian dilakukan dalam
partai besar sehingga organisasi diberikan
potongan oleh penjual.
KELEBIHAN DENGAN MENGGUNAKAN
SISTEM SENTRALISASI :

2. Dapat mengurangi biaya tambahan

sehingga akan mendukung efisiensi.

3. Dapat mendukung program standarisasi

dan sistem pertukaran kebutuhan antar
bagian.
KEKURANGAN DALAM MENGGUNAKAN
SISTEM SENTRALISASI :
1. Kebutuhan yang mendesak dari suatu unit tertentu dimungkinkan
tidak dapat dilayani dan dipenuhi karena bagian pembelian masih
menunggu daftar kebutuhan dari unit-unit kerja yang lain.

2. Pemenuhan permintaan kebutuhan pada unit-unit kerja sebagai

pengguna dimungkinkan tidak sesuai dengan kebutuhan, tentunya
berkaitan dengan spesifikasi barangnya maupun waktunya, karena
bagian kebutuhan tidak tahu persis kebutuhan masing-masing unit.
 SISTEM DESENTRALISASI

Sistem desentralisasi merupakan sistem

pengadaan, dimana kewenangan
pengadaan diserahkan pada masing-
masing unit kerja.
Kelebihan dengan menggunakan sistem
desentralisasi :
1. Kebutuhan dari masing-masing unit kerja akan
cepat dapat dipenuhi sesuai dengan kebutuhan.

2. Menjamin ketepatan pembelian karena masing-

masing unit kerja mengetahui persis akan
spesifikasi kebutuhannya.
KEKURANGAN DALAM MENGGUNAKAN SISTEM
DESENTRALISASI :

1. Ada kecenderungan masing-masing unit kerja

untuk memiliki kebutuhan baru, padahal

kebutuhan yang ada masih berdaya guna

sehingga hal ini akan menimbulkan tumpukan

kebutuhan yang tidak diperlukan.

2. Biaya persatuan barang relatif lebih besar, karena

pembelian dengan sistem ini tentunya dalam partai yang

lebih kecil bila dibandingkan dengan sistem sentralisasi

sehingga otomatis biaya potongan yang diberikan penjual

juga relatif rendah.

3. Biaya tambahan relatif lebih besar bila dibandingkan

dengan sistem sentralisasi

 SISTEM CAMPURAN

Sistem campuran merupakan sistem pengadaan

dengan mengkombinasikan antar sistem
sentralisasi dan sistem desentralisasi
pertimbangan penggunaan sistem campuran ini
selain menjamin ketepatan dalam pemenuhan
kebutuhan
Pemilihan metode pengadaan dan
pembelian didasari :
1. Harga paling menguntungkan bagi RS atau
apotek
2. Terjaminnya realisasi baik dalam pengepakan,
pengiriman dan mutu barang
3. Meminimalkan timbulnya peluang munculnya
hal-hal yang mengganggu dalam proses
pengadaan
Pembelian obat harus memenuhi criteria
SEVEN RIGHT OF PURCHASING :

1. tepat jenis
2. tepat kualitas
3. tepat jumlah
4. tepat waktu
5. tepat pemasok
6. tepat harga, dan
7. tepat biaya
Menurut WHO,1993 pola pembelian
obat terdapat 4 tipe:

a. Annual purchasing ( pembelian pertahun)

b. Periodic purchasing (pembelian pada waktu
tertentu)
c. Perpetual purchasing ( pembelian pada stock level
tertentu)
d. Modified Optional Replenishment ( kombinasi antara
periodic dan perpetual purchasing)
Procurement Methods

Open tender

Restricted tender

Direct procurement

Competitive negotiation
4 METODE PENGADAAN
 Metode Tender Terbuka (Open Tender):
mendapat harga murah, membutuhkan waktu lama dan
monitoring ketat terhadap kemampuan suplier
 Metode Tender Terbatas (Restrichted Tender):
 suplier didaftar & disetujui, harga sesuai kehendak,
beban kerja lebih ringan
 Pengadaan negoisasi (Competitive Negotiation):
berguna untuk barang tertentu, suplier telah dikenal &
dapat didekati secara langsung
 Pengadaan langsun(Direct Procurement) berdasar
harga eceran/ harga grosir, cepat, mudah, paling mahal
Lanjutan …..
Pembelian
Tender (sebaiknya yang SLOW MOVING)

Barang2 yang Vital dan Esensial yang sifatnya

FAST MOVING, dengan pengadaan langsung
 METODE PENGADAAN

1) Pengadaan Jumlah terbatas

Order barang terbatas

Modal terbatas
Kecepatan aliran barang
Stock obat
Keberadaan PBF dalam kota (Lead time cepat)
2) Pengadaan secara berencana

Order berdasarkan waktu tertentu

Order berdasarkan periode musim tertentu
Keberadaan PBF di luar kota (Lead time lama)
3) Pengadaan secara spekulatif

Kemungkinan kenaikan harga

Bonus yang ditawarkan

Harus diperhatikan:
Modal yang dimiliki
Kecepatan aliran barang
4) Konsinyasi

Produk yang masih dalam tahap promosi

Bentuk pembayaran
Syarat-syarat dalam
Fungsi Pengadaan
1. Doelmatig
Sesuai tujuan dan rencana

2. Rechmatig
Sesuai hak dan kemampuan

3. Wetmatig
Sesuai dengan ketentuan yang berlaku
PENGADAAN LOGISTIK
(PURCHASING)

 BUYING (Pembelian
 RENTAL (Penyewaan)
 BORROWING (peminjaman)
 GIFT (pemberian/ hibah)
 EXCHANGE (penukaran)
PRODUCTING ( pembuatan)
 REPAIRING (perbaikan)
KONSINYASI

Source :Donald Waters, 2003

an Inroduction to Supply Chain management

36
PENETAPAN
HARGA

Bagaimana harga tsb ditetapkan :

1. lelang : umum, tertutup, kuota suplier
2 dapat bandingkan antara harga distributor
dengan harga eceran
3. bandingkan harga yg diselenggarakan program
negara lain (negara tetangga)
Penghitungan volume pengadaan

1.Sesuaikan dengan RENCANA

2.Sesuaikan dengan evaluasi
kebutuhan riil saat ini
3.Perhatikan persediaan
4.Perhatikan kapasitas gudang
SYARAT KONTRAK
HARUS MAKSIMAL
1.Standar Kualitas
spek. Standar & bukti kualitas yang dapat
diterima
2.Nomenclatur & pemberian label
semua produk diberi label mis : obat
dengan nama generik
3.Spesifikasi produk
nama yg pasti ,syarat khusus harus
dinyatakan dengan jelas ( Lanjutan..4
SYARAT KONTRAK HARUS MAKSIMAL

4.Tanggal pengiriman
saat menerima order, suplier setuju untuk
mengirimkan barang pada tanggal yg telah
ditentukan
5.Nama paten
Hak paten menjadi tanggung jawab suplier

6.Pengemasan

7.Tanggal kadaluarsa (bila ada)

TUJUAN PENATAAN SISTEM
PENGADAAN YANG BAIK

1. Memperoleh harga paling murah

2. Mendapat sediaan dengan kualitas tinggi
3. Memastikan pengiriman tepat waktu dan dapat
dipercaya
4. Membagi beban kerja untuk efektifitas dan
efisiensi kerja
5. Mengoptimalkan inventory
Cara mengetahui kredibilitas
supplier obat/farmasi :
A. Komponen Pelayanan :
- Catatan keterlibatan;
- Respon terhadap pembelian;
- Waktu pengiriman
- Ketaatan terhadap instruksi pengiriman
- Kelengkapan dokumen
- Kemasan/labeling
- Kebijakan obat yang expired date (ED)
- Saran terhadap upaya penghematan
B. Komponen Mutu :

Mutu (sesuai standar, ada
informasi hasil kendali mutu dan
ED obat sesuai kontrak)

Pengepakan / pengiriman
Cara Pembayaran ke PBF
1. COD (Cash On Delivery), terutama untuk sediaan
narkotika
2. Kredit
3. Konsinyasi
 SELEKSI REKANAN
1) LEGAL ASPEC (SIUP, SITU,TDP, IJIN PBF/AK)
2) MANAGEMENT SYSTEM (ISO 9001, OHSAS 1001 (K3),
SERTIFIKASI DLL)
3) CARACTERISTIC PRODUCT (DURABILITY,
STRENGTH,QUALITY, PACKING DLL)
4) CARACTERISTIC PROCESS (ACURACY, HIGHLY
ENVOLVED (canggih), AVAILABILITY (ketersediaan), DLL)
5) COMUNICATION (RESPONSE, CONSIDERATE, JUST IN
TIME)
6) VALUE FOR MONEY (PRICE, COST OF QUALITY,
DISCOUNT, CREDIT PAYMENT)
7) SERVICING , dll
ASESSMENT SUPLIER :

1. Delivery
2. Performance
3. Quality
4. Price
5. Responsiveness
6. Services

Source :Donald Waters, 2003

an Inroduction to Supply Chain management
 KLASIFIKASI KRITERIA SELEKSI

KRITERIA SELEKSI REKANAN DIFORMULASIKAN

MENJADI SASARAN YG MEMPUNYAI BESARAN
KUANTITATIF DIBAGI ATAS 2 BAGIAN :
1. MUTLAK ADA & HARUS DIPENUHI (MUST)
Penilaiannya ya atau tidak

2. DAPAT DIPENUHI (DESIRABLE/WANT)

Penilaian berdasarkan tingkat kepentingan masing2
kriteria seleksi (bobot)
 PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Menghitung point masing-masing vendor dan faktor
resikonya . Contoh :
1. Excellent (10
2. Very good (9)
3. Good (8)
4. Moderate (7) X BOBOT
5. Bad (6)
6. Very bad (5)
 CONTOH :
TABEL SKORING
KOMPONEN PENILAIAN BOBOT RATING SCORE
1. LEGAL ASPEK

a. SIUP
b. SITU
c. TDP
d. Ijin PBF/AK

2. MANAGEMENT
SYSTEM
a. ISO 9001
b. OHSHAS ( K3)
c. Sertificat
 TABEL SKORING
KOMPONEN PENILAIAN BOBOT RATING SCORE

3. CHARACTERISTIC
PRODUCT
a. Durability
b. Strenght
c. Quality
d. Packing
skor :
4. CHARACTERISTIC
PROCESS
a. Accuracy
b. Canggih
c. Avaibility

skor :
 TABEL SKORING
KOMPONEN PENILAIAN BOBOT RATING SKOR
5. COMUNICATION

a. Respon
b. Considerate
c. Just In Time
skor :
6. VALUE FOR MONEY

a. Price
b. Cost Of Quality
c. Discount
d. Credit Payment

skor :
 TABEL SKORING
KOMPONEN PENILAIAN BOBOT RATING SKOR
7. SERVICE/ PELAYANAN

a. Rekor Partisipasi
b. Respon terhadap
permintaan
c. Waktu Pengiriman
d. Ketaatan
e. Ketepatan terhadap
dokumen
f. Pengepakan & labeling
g. Kebijakan Expire Date
h. Perkiraan Kenaikan
Harga

Skor :
 TABEL SCORING

KOMPONEN PENILAIAN BOBOT RATING SKOR

8. ................

Skor :

TOTAL NILAI
CARA PENILAIAN
Masing – masing kriteria dinilai dengan parameter sbb :
exelent (10)
very good (9)
good (8)
moderate (7)
bad (6)
very bad (5)
Setelah dinilai dikalikan bobot ( max =1 )
Setelah muncul skor, dibandingkan mana yang nilainya lebih
tinggi
PROSES PELELANGAN UMUM
Hari Kerja Ke-        
No Uraian Kegiatan 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Keterangan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8
1 Pengumuman lelang                                     1 hari surat kabar dan
minimal 7 hari untuk di
internet

2 Pendaftaran dan                                     1 hari setelah

pengambilan dokumen pengumuman s/d 1 hari
sebelum batas akhir
pemasukan dokumen

3 Penjelasan (Aanwijzing)                                     paling cepat 4 hr sejak

tanggal pengumuman

4 Pemasukan penawaran                                     batas akhir pemasukan,

min 2 hari setelah
penjelasan

5 Pembukaan dokumen                                     hari terakhir pemasukkan

penawaran dok. penawaran

6 Evaluasi dokumen                                     maksimal 7 hari setelah

penawaran pembukaan
penawaran/pembukaan
penawaran harga (dua
sampul)

7 Penilaiaan dan pembuktian                                     tidak diatur

kualifikasi
8 Usulan calon pemenang                                     Paling lambat 7 hari
setelah pembukaan
penawaran harga

9 Penetapan pemenang                                     tidak diatur

10 Pengumuman pemenang                                     maks 2 hr setelah surat

penetapan

11 Masa sanggah                                     maks 5 hr sejak

pengumuman

12 Penunjukan pemenang                                     paling lambat 6 hr sejak

(SPPBJ) pengumuman

13 Penandatanganan kontrak                                     paling lambat 14 hr sejak

SPPBJ
Hasil pengadaan
Penyedia Persyaratan kualifikasi
terpercaya
& mampu
 Administrasi Persyaratan administrasi
terpenuhi

 Teknis (jml,
mutu, waktu) Persyaratan teknis
sesuai
 Harga
murah/ Penawaran Harga
sepadan Menguntungkan
GUGUR
Strategi memenuhi kebutuhan
Standarisasi (spec)
Pengadaan bersama (panitia)
Framework kontrak (harga satuan)
Kontrak jangka panjang (tahun jamak)
Kontrak pengadaan bersama
 Peraturan Presiden Nomor 54/2010 (Pasal 90)
Pelaksanaan kontrak untuk Pengadaan Barang/Jasa dalam
Keadaan tertentu

Dalam keadaan tertentu, Penunjukkan Langsung untuk pekerjaan

Penanggulangan Bencana Alam, dilaksanakan sebagi berikut :
1. PPK menerbitkan SPMK setelah mendapat persetujuan dari
PA/KPA dan salinan pernyataan bencana alam dari pejabat yang
berwenang sesuai ketentuan peraturan perundang undangan;
2. Opname dilakukan bersama-sama antara PPK dan Penyedia
Barang/ Jasa, sementara proses dan administrasi pengadaan dapat
dilakukan
D secara simultan;
3. Penanganan darurat yang dananya berasal dari dana
penanggulangan bencana alam, adalah :
a. Dst,
b. Dst,
c. Dst.
 Surat Pesanan
Ada 3 macam SP :
1) SP Narkotika
Terdiri 5 rangkap
Satu SP hanya untuk 1 item obat
Form SP langsung dari KF

2) SP Psikotropika
Terdiri 2 atau 3 rangkap
Satu SP bisa lebih dari 1 item obat

3) SP Non Narkotika-Psikotropika
Terdiri dari 2 rangkap
Untuk order OB, OBT, Alkes, obat keras non narkotika-psikotrpika, Kosmetika, dll
Surat Pesanan Psikotropika
Lanjutan
Bagi Apotek yang dalam tahap pendirian (belum
mempunyai SP), mengajukan ke Dinkes kota/kab
untuk mendapatkan surat rekomendasi (SP
Sementara)
PENERIMAAN BARANG

• Periksa Kesesuaian barang dengan surat

pesanan
• Periksa kondisi FISIK
• Periksa kesesuaian waktu penyerahan
barang

Buatkan Berita Acara Penerimaan

Barang
Penerimaan Barang

Hal-hal yang perlu dicek saat penerimaan barang:

1. Kesesuaian jenis dan jumlah antara barang dan SP
2. Keadaan fisik barang
3. Catat No.batch dan ED-nya
Kriteria menilai keberhasilan
pengadaan obat:

1. Apakah diperoleh harga murah untuk

jenis , jumlah dan mutu yang setara
dengan yang ditetapkan?
2. Mutu obat dan kemasan yang sesuai
dengan standar yang ditetapkan
3. Pengadaan menjamin obat tepat waktu
melalui system pengiriman yang handal
 Lanjutan kriteria..
1. Proses pengadaan mempertimbangkan
asas tersedianya obat dalam jumlah
yang cukup apabila terjadai gawat
darurat / KLB
2. Apakah pendistribusiannya efektif ?
3. Pengelolaan inventory yang optimal
supaya tidak terjadi stockout atau
overstock
TO BE CONTINUED...