MANAJEMEN

LOGISTIK DAN
FASILITAS
TIRA HAMDILLAH SKRIPSA
LOGISTICS MANAGEMENT

• Disiplin ilmu terkait dengan bagaimana mengatur aliran

dari barang, informasi, uang, dan sebagainya untuk
memenuhi kebutuhan pelanggan.
• Sistem Logistik
• Goal: Memenuhi Kebutuhan Pelanggan
• Component: Manufacturer, supplier, customer
• Activity: Procurement, Storage, Delivery
• Control: Prinsip logistik yaitu 7 R’s of Logistics
TIPE LOGISTIK

• Inbound Logistics : aliran dari luar ke dalam organisasi/

perusahaan
• Outbound Logistics: aliran dari dalam ke luar organisasi/
perusahaan
• Reverse Logistics: aliran finished product dari customer ke
dalam supply chain management
 Forward Flow

Inbound Logistics Outbound Logistics

Supplier
Distributor,
PT. AQUA
whole seller,
(Manufacturer)
customer

Reverse Logistics (Backward Flow)

Return 🡪 Repair
Reuse
Recycle
Disposal
 7 R’S OF LOGISTICS

• Right Product
• Right Quantity
• Right Condition
• Right Customer
• Right Place
• Right Time
• Right Price
 Tidak Habis Pakai
Penyimpanan dan
Penyaluran

Penerimaan dan Penilaian

Pemeliharaan
Habis Pakai
Penghapusan
Pengadaan
Pengendalian dan
Penganggaran Komunikasi
Perencanaan

Tujuan Keuangan LOGISTIK Tujuan Rantai Nilai

(Value Chain)

Tujuan Operasional

Cost effective
Cost efficience Bahan Memberikan
Jumlah tepat mutu Manfaat Optimal
dan sasaran
 ITEM “LOGISTIK”

• OBAT
• REAGEN Logistik Medik
(Perlu Gudang Khusus)
• ALAT KESEHATAN
• VAKSIN

Logistik R.T.
• BARANG INVENTARIS (Tidak Perlu Gudang)

• ATK
Logistik Gizi
• MAKANAN (GIZI) (Perlu Gudang Khusus)
KEGUNAAN MANAJEMEN
LOGISTIK

Menghilangkan Menghilangkan
Menumpuk bahan2
resiko keterlambatan resiko material yang
yang dihasilkan
datangnya bahan dikirim tidak baik shg
musiman
yang dibutuhkan hrs dikembalikan

Memberikan
Mencapai
Menjamin kelancaran pelayanan yang baik
penggunaan mesin
produksi dengan terjaminnya
yang optimal
ketersediaan
 JENIS LOGISTIK

Batch Stock atau Lot Size Inventory

• Persediaan terjadi karena pembelian lebih besar daripada
kebutuhan
Fluctuation stock
• Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi
permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan
Anticipation Stock
• Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi
permintaan yang dapat diramalkan berdasarkan pola
musiman dalam 1 thn
JENIS BARANG LOGISTIK

Persediaan bahan baku

Persediaan bagian produk atau parts yang

dibeli

Persediaan bahan2 pembantu atau

barang perlengkapan

Persediaan barang setengah jadi atau

barang dalam proses

Persediaan barang jadi

BIAYA LOGISTIK

Biaya pemesanan ( ordering cost)

Biaya yang terjadi dari adanya persediaan ( inventory

carrying cost )

Biaya kekurangan persediaan ( out of stock cost)

Biaya yang berhubungan dengan kapasitas ( capacity

associated costs)
PENENTUAN JUMLAH
PERSEDIAAN
• Setiap akhir periode
Periodic dilakukan perhitungan secara
fisik dalam menentukan jml
System persediaan akhir

• Adanya catatan administrasi

(Book persediaan
• Cheking fisik bs dilakukan
Inventories) sekali setahun
METODE PENILAIAN PERSEDIAAN
• Didasarkan atas asumsi bahwa harga barang yang sudah terjual
dinilai menurut harga yang terdahulu masuk
Cara First –In, First • Persediaan akhir di nilai menurut harga pembelian barang yang
Out ( FIFO -
Method) terakhir masuk

• Berdasarkan harga rata2 dimana harga tersebut dipengaruhi oleh

Cara rata-rata
ditimbang
jumlah barang dan masing2 harganya
( weighted average
method )

• Berdasarkan bahwa harga barang yang telah terjual dinilai menurut

harga pembelian barang yang terakhir
Cara Last in, First • Persediaan yang ada dinilai berdasarkan pembelian harga yang
out ( LIFO –
Method) terdahulu
TUJUAN PENGAWASAN
PERSEDIAAN
Menjaga jgn sampai kehabisan persediaan
shg dpt mengakibatkan terhentinya
kegiatan produksi

Menjaga agar persediaan tidak terlalu

berlebihan

Menjaga agar pembelian secara kecil2an

dapat dihindari
MANAJEMEN OBAT

Manajemen obat di rumah sakit merupakan salah satu unsur

penting dalam fungsi manajerial rumah sakit secara
keseluruhan, karena ketidakefisienan akan memberikan
dampak negatif terhadap rumah sakit baik secara medis
maupun secara ekonomis
TUJUAN

• Tujuan manajemen obat di rumah sakit adalah agar

obat yang diperlukan tersedia setiap saat dibutuhkan,
dalam jumlah yang cukup, mutu yang terjamin dan
harga yang terjangkau untuk mendukung pelayanan
yang bermutu.
MANFAAT PENGELOLAAN OBAT SECARA EFISIEN

Menekan biaya Menghindari

Pengelolaan dan Kekurangan
investasi obat obat/ stock out

Meningkatkan
pendapatan RS

Mengurangi
beban
administrasi

Management
• Menurut Quick, dkk (2012), siklus
manajemen obat mencakup empat tahap
yaitu:
• 1) selection (seleksi),
• 2) procurement (pengadaan),
• 3) distribution (distribusi), dan
• 4) use (penggunaan).
 1. SELEKSI

pedoman seleksi obat yang disusun oleh WHO :

1) Memilih obat yang tepat dan terbukti efektif serta merupakan drug of choice

2) Memilih seminimal mungkin obat untuk suatu jenis penyakit, mencegah

duplikasi

3) Melakukan monitoring kontra indikasi dan efek samping obat secara cermat untuk
mempertimbangkan penggunaannya

4) Biaya obat, yang secara klinik sama harus dipilih yang termurah 

5) Menggunakan obat dengan nama generik.

STOCKKEEPING UNIT (SKU)

• Nomor atau kode identifikasi produk berdasarkan

karakteristiknya, seperti obat, merek, ukuran, warna, dll yang
memudahkan pengelolaannya.
• Informasi yang dibutuhkan untuk mengidentifikasi produk yang
unik:
Nama produk + dosis/takaran+ bentuk/sediaan + unit
ukuran
• Contoh:
Parasetamol 500 mg tablet 1.000/botol
SKU

• Jumlah SKU sesedikit mungkin🡪Produk yang lebih sedikit akan

meningkatkan agility, keterkelolaan, dan efisiensi rantai
pasokan🡪barang yang disimpan, didistribusikan dan dilacak
lebih sedikit🡪pengurusan lebih mudah
• SKU yang sedikit🡪keuntungan finansial
⮚ Usaha yang diperlukan untuk menjaga stok dan manajemen informasi lebih
sedikit.
⮚ Biaya pergudangan dan distribusi.
⮚ Penghematan dalam proses pengadaan—membeli lebih sedikit produk
dalam jumlah yang lebih besar🡪 harga satuan berkurang.
 2. Procurement
Pengadaan
1. Kegiatan membeli dan menerima barang
atau jasa
2. Kegiatan menerima/ mengakuisisi serta
membeli barang ataupun jasa dari pihak
luar
3. Adanya transaksi dan adanya persyaratan
4. Proses pengambilan keputusan dalam
membeli produk melalui banyak pilihan.
Pemangku Kepentingan Unit Program menentukan
produk yang perlu dibeli,
Utama terkait dalam proses
kuantifikasi

Procurement
Pengadaan Badan Pengawas Obat
Nasional
memastikan produk yang
akan dibeli dan telah terdaftar

Agen Pendanaan
menentukan sumber dana, Produsen
memahami peraturan bertanggung jawab
pengadaan, dan menyelaraskan untuk mendaftarkan
siklus pengadaan dengan produknya
ketersediaan dana
 Procurement 1. Product Selection & Quantification

Process 2.
3.
Specifications
Assessment of Procurement Options
4. Budget, Funding, & Procurement Requisition
Program
Planning Permintaan Pengadaan
Beranggaran
5. Procurement Planning
6. Developing Bidding Documents & Inviting
Procurement Offers
7. Selecting Suppliers
Process 8. Contracts
Penjaminan Persetujuan Kontrak dan
Pembayaran

9. Contract Performance & Monitoring

10. Delivery Of Goods
Performan
ce Pengiriman dan penerimaan Produk
berkualitas
 Tantangan Utama
Pengadaan
Data kuantifikasi / perkiraan akurat
Perkiraan yang terlalu rendah bisa mengakibatkan stock outs, yang sering memicu pengadaan
darurat yang mahal, menciptakan tekanan finansial pada kesehatan yang terbatas pada anggaran
perawatan. Sedangkan perkiraan yang terlalu tinggi dapat menyebabkan kelebihan biaya
penahanan, kapasitas penyimpanan, dan peningkatan kesempatan proses produk berakhir.

Proses pengadaan yang panjang

membutuhkan waktu tertentu untuk menyelesaikannya, diperlama dengan adanya syarat donor,
peraturan penawaran, perbaikan dokumen, waktu produksi, transit, dan bea cukai, serta
pengadaan sektor publik untuk perawatan komoditas kesehatan

Penundaan alokasi dana dan pelepasan

Keterlambatan masuknya persetujuan pendanaan pemerintah dan alokasi anggaran pengadaan
program menunda pelepasan dokumen penawaran, hingga pada gilirannya, dapat menunda
pengiriman komoditas. Dana donor siklus juga dapat membuat penundaan dalam proses
pengadaan jika siklus pendanaan mereka tidak sesuai dengan siklus pengadaan pemerintah
 Tantangan Utama
Pengadaan (2)
Jaminan kualitas produk
melalui teknis spesifikasi, seperti mengidentifikasi persyaratan kualitas produk utama,
seperti persyaratan sertifikasi produk, standar farmacope (bila berlaku), pelabelan dan
kemasan persyaratan, persyaratan umur simpan, dan lain-lain.

Transparansi sepanjang proses pengadaan

Kepentingan khusus dari pemasok, personil pengadaan, dan yang lainnya dapat terwujud
mealui usaha untuk mempengaruhi pemilihan produk, memanipulasi ukuran pesanan,
dan memanipulasi pemilihan pemasok dan keputusan kontrak penghargaan untuk
meningkatkan penjualan dan margin keuntungan untuk keuntungan pribadi
E-PROCUREMENT

• Pengadaan barang/jasa Pemerintah yang efisien dan efektif

diwujudkan dg pelaksanaan proses pengadaan barang/
jasa Pemerintah secara elektronik, yaitu pengadaan
barang/jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan
teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
PENYELENGGARAAN PENGADAAN BARANG/JASA
PEMERINTAH SECARA ELEKTRONIK DIATUR :

• PERATURAN PRESIDEN NOMOR 16 TAHUN 2018 TENTANG

PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH
• PERATURAN PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 12 TAHUN
2021 TENTANG PERUBAHAN ATAS PERATURAN PRESIDEN NOMOR
16 TAHUN 2018
• PERATURAN PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 12 TAHUN
2021 mengatur mengenai Layanan Pengadaan Secara Elektronik

LPSE dalam menyelenggarakan sistem pelayanan pengadaan barang/jasa secara

elektronik wajib memenuhi ketentuan sebagaimana yang ditentukan dalam Undang-
undang No.19 Tahun 2016 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
 E- Procurement
E-Tendering
tata cara pemilihan penyedia
barang/jasa yang dilakukan secara
terbuka dan dapat diikuti oleh semua
penyedia barang/jasa yang terdaftar
pada sistem pengadaan elektronik
dengan cara menyampaikan satu kali
penawaran dalam waktu yang telah
ditentukan
E-Purchasing
tata cara pembelian barang/ jasa
melalui sistem katalog elektronik,
yakni e-Catalogue. e-Catalogue
produk barang/jasa Pemerintah
menampilkan informasi penyedia,
spesifikasi, harga, serta gambar dari
produk barang/jasa Pemerintah.
Sistem katalog elektronik
diselenggarakan oleh LKPP.
TAMPILAN WEBSITE E-CATALOGUE
PENYIMPANAN

• Penyimpanan adalah suatu kegiatan pengamanan obat

dengan cara menempatkan obat-obatan yang diterima pada
tempat yang dinilai aman,
• mengatur obat agar mudah ditemukan kembali pada saat
diperlukan,
• mengatur kondisi ruang dan penyimpanan agar obat tidak
mudah rusak/hilang,
• serta melakukan pencatatan dan pelaporan obat.
 Storage

Storage

Storage

Storage

Storage

To ensure that
orders can be filled
Storage and distributed
 AKTIVITAS KUNCI PENYIMPANAN

Aktiv
n produk dari Inspeksi penerimaan barang yang dikeluarka
nerimaan dan datang visual pad
mpanannya bahwa p
ll).
Pemindahan produk

pesanan, produk Daftar produ

Pemilihan dan pengemasan
inventaris dan pesanan pe
iriman diamanka
persyarata
Pengiriman
MASA SIMPAN

Rentang waktu dari

tanggal pembuatan
hingga tanggal akhir
sebuah produk aman
digunakan atau
rentang waktu produk
dapat di simpan tanpa
mempengaruhi
kegunaan, keamaan,
kemurnian dan
potensi.
 Untuk memaksimalkan masa
simpan produk dan membuatnya
selalu siap untuk didistribusikan,
Semua obat farmasi mempunyai
maka kita harus mempunyai
masa simpan, biasanya sudah
prosedur untuk penyimpanan yang
ditentukan oleh manufaktur, tetapi
aman untuk semua produk.
sering formularium nasional dan
BPOM juga harus menyetujui masa
simpan tersebut.

Masa simpan untuk obat esensial

bervariasi mulai dari 6 bulan hingga Obat farmasi harus disimpan dan
lebih dari 5 tahun tergantung dari didistribusikan dengan prosedur
jenis obatnya. yang menjamin konsumen
mendapatkan obat tersebut dalam
kondisi baik dan tepat waktu untuk
digunakan sebelum tanggal
kadaluarsa.
SEBERAPA PENTING TANGGAL
KADALUARSA?

Setelah masa simpan produk berakhir,

kegunaan, keaslian dan atau potensi
obat telah berubah. Bagi beberapa obat,
tanggal kadaluarsa juga berpengaruh
pada keamanan obat. Sebagai salah
satu pencegahan, tanggal kadaluarsa
dianggap sebagai hari terakhir
konsumen bisa menggunakan
kontrasepsi atau obat tersebut.
KENAPA MASA SIMPAN BISA BERUBAH?

Masa simpan tergantung pada tes keadaan

sebenarnya dikombinasikan dengan tes
simulasi di laboratorium. Ketika melakukan
pengadaan pasokan, pembeli harus secara
spesifik mensyaratkan masa simpan pada
dokumen pengadaan.
 PROSEDUR PENYIMPANAN
Laksanakan pembersihan dan disinfeksi tempat penyimpanan
secara rutin

Simpan produk pada kondisi kering, penerangan cukup, ventilasi

udara, dan terhindar dari sinar matahari langsung

Amankan tempat penyimpanan dari resapan air

Tersedia alat pemadam kebakaran dan mudah dijangkau serta

petugas nya terlatih

Simpan kondom dan bahan latex lainnya jauh dari mesin listrik
dan cahaya terang

Jaga tempat penyimpanan dingin, termasuk rantai dingin untuk

produk yang membutuhkan tempat penyimpanan tersebut
Simpan narkotika dan bahan terkontrol lainnya di tempat yang
terkunci

Simpan bahan mudah terbakar berbeda dengan produk lainnya.

Ambil langkah pencegahan kebakaran

Susun karton setidaknya 10 cm (4 in) dari lantai, 30 cm (1 kaki) jauh dari

dinding dan tumpukan lainnya, dan tidak lebih dari 2,5 m (8 ft) tinggi

Simpan bahan medis jauh dari insektisida, bahan kimia, bahan

lama, alat perkantoran, dan bahan lainnya

Susun karton dengan arah panah keatas. Pastikan label, tanggal

kadaluarsa, dan tanggal pembuatan dapat terlihat jelas

Simpan produk dengan cara yang mudah diakses untuk FEFO,

penghitungan, dan manajemen secara umum

Pisahkan atau buang segera produk yang berbahaya dan

kadaluarsa
SISTEM PENATAAN OBAT YANG DAPAT
DIGUNAKAN ANTARA LAIN ADALAH :

• First In First Out (FIFO)

• Last in First Out (LIFO)
• First Expired First Out (FEFO)
 3. DISTRIBUSI

• Distribusi merupakan kegiatan mendistribusikan perbekalan

farmasi di rumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi
bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk penunjang
pelayanan medis.
• Sistem distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau
oleh pasien dengan mempertimbangkan antara lain: efisiensi dan
efektifitas sumber daya yang ada, metode sentralisasi atau
desentralisasi, sistem floor stock, resep individu, dispensing dosis unit
atau kombinasi
BERDASARKAN MEKANISME DISTRIBUSI PERBEKALAN
FARMASI DI RUMAH SAKIT, SISTEM DISTRIBUSI TERBAGI
MENJADI BEBERAPA TIPE YAITU:

1. Individual Prescribing
2. Floor Stock
3. Unit Dose Dispensing (UDD)
4. Kombinasi
 4. PENGGUNAAN

• Penggunaan adalah suatu tahap masalah pemakaian obat

yang rasional serta dampak penggunaan obat yang tidak
rasional.
• Meliputi :
• Diagnosis
• Penulisan resep
• Pemberian obat
• Pemakaian secara benar oleh pasien
PERHITUNGAN BESAR KEBUTUHAN OBAT
(LOGISTIK MEDIS)

1. Metode Perkiraan Kasar

2. Metode Konsumsi
3. Metode Morbiditas
4. Metode Konsumsi dengan penyesuaian
5. Projeksi Service-Level atas kebutuhan
anggaran
1. Metode Perkiraan Kasar
• Perhitungan berdasarkan jumlah tahun lalu ditambah 10%

2. Metode Konsumsi
• Perhitungan berdasarkan pada penggunaan periode yang
lalu, dengan memperhitungkan sisa stok, lama waktu stok
habis, hilang, rusal, dan sebagainya untuk kebutuhan
mendatang

3. Metode Morbiditas
• Perhitungan kebutuhan atas dasar penyakit yang terjadi,
jumlah kunjungan, serta pedoman pengobatan yang
digunakan
4. Metode Konsumsi dengan penyesuaian
• Perhitungan menggunakan data insidence penyakit, konsumsi
atau utilisasi obat, dan atau belanja obat dari sistem suplai
standard dan diekstrapolasikan tingkat konsumsi atau utilisasi
dari sasaran sistem suplai pada populasi yang tercakup

5. Projeksi Service-Level atas kebutuhan anggaran

• Tidak untuk menghitung jumlah kebutuhan tetapi menghitung
biaya rata-rata per kunjungan atau perawatan perhari pada
institusi pelayanan kesehatan yang sama
PENYIMPANAN DAN DISTRIBUSI
VAKSIN

Cold Storage Vaccine Refrigerator

Genset
 Cold Box Vehicle

Proses distribusi vaksin dilakukan setiap bulan

Penggunaan cold box dan mobil dengan pendingin menjamin penyimpanan vaksin
sesuai prosedur penyimpanan hingga sampai pada puskesmas
TERIMAKASIH