Pengelolaan Sediaan farmasi 1 :

Apt. Elvina Triana Putri,

M.Farm
 Outline
• Art Of study
• Quantifying drug requirement
– Memahami konsep logistik
– Kebijakan di logistik
– Siklus manajemen logistik
• Pemilihan
• Perencanaan
• Pemesanan, Pengadaan
• Penerimaan
 Art Of Study

Standar Pelayanan Kefarmasian adalah tolok ukur yang

dipergunakan sebagai pedoman bagi tenaga kefarmasian dalam
menyelenggarakan pelayanan kefarmasian (PMK No.58
2014/Keputusan Menteri Kesehatan sebelumnya adalah No.1197
Tahun 2004).

Praktek pelayanan kefarmasian merupakan kegiatan yang

terpadu dengan tujuan untuk mengidentifikasi, mencegah dan
menyelesaikan masalah obat dan masalah yang berhubungan dengan
kesehatan.
Standar Pelayanan Kefarmasian bertujuan untuk:
1.meningkatkan mutu Pelayanan Kefarmasian;
2. menjamin kepastian hukum bagi tenaga
kefarmasian; rasional
3.melindungi pasien dan masyarakat dari penggunaan obat yang tidak
dalam rangka keselamatan pasien (patient safety).
Pengelolaan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan merupakan salah satu
unsur penting dalam fungsi manajerial farmasi komunitas

Tujuan pengelolaan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan adalah agar

obat yang diperlukan tersedia setiap saat dibutuhkan, dalam jumlah yang cukup,
mutu yang terjamin dan harga yang terjangkau untuk mendukung pelayanan
yang bermutu.
 MANAJEMEN
PENDUKUNG
PERENCANAAN DAN
ADMINISTRASI
ORGANISASI DAN
MANAJEMEN MANAJEMEN
INFORMASI MANAJEMEN
MANUSIA

Therapeu
tic cycle
 Direktur

KFT Draft Formularium

PETUGAS 
Kriteria KOMPETEN (DOKTER,
FORMULARIUM APOTEKER, PERAWAT,
Seleksi
BIDAN )
Seleksi
Rekomendasi
Praktek Perencanaan
Metode
berbasis perencanaan
bukti Analisis kebutuhan
Analisis
Strategic
ABC & VEN RUTIN
plan NON RUTIN  MOU DG MENJAMIN
TERSEDIA
Manajemen Obat LUAR
Evaluasi Text Pengadaan
- EPO Efektif dan Metode
Penentuan
pengadaanmacam dan
- Review/tahun
Efisien jumlah yang dipesan
EOQ & EOI
Monitoring JUST IN TIME
Penerimaan,Pengendalian inventori
- Efek obat
- Efek samping obat penyimpananan,
- Kesalahan obat pendistribusian,
- Near misses retur,
Dispensing:
- KTD pemusnahan
-transcribing,
(pemesanan, peresepan,
pencatatan)
- persiapan
- penyerahan dan
- pemberian
informasi, edukasi
dan konseling
TERENCANA 
MKI
LOGISTIK
 Definisi Logistik

• Logistik: semua sumber daya yang ada

di meliputi :
– Pengadaan, perawatan, distribusi,
dan penyediaan
– Perlengkapan, perbekalan, dan ketenagaan
Supply Chain Management
Why supply chain
 Mengurangi inventory
 inventory merupakan bagian paling besar dari
aset perusahaan, yang berkisar antara 30%-40%
 sedangkan biaya penyimpanan barang (inventory
carrying cost) berkisar antara 20%-40% dari nilai
barang yang disimpan
 oleh karena itu, usaha dan cara harus dikembangkan
untuksedikit mungkin menimbun barang ini dalam
gudang agar biaya dapat ditekan menjadi
sesedikit mungkin
Cont’d…..
Menjamin kelancaran penyediaan barang
Mulai dari asal barang (pabrik) sampai kepada final
customer
 Mata rantai yang panjang sehingga perlu
dikelola dengan baik
 Menjamin mutu
 Mutu barang tidak hanya oleh proses produksi, tetapi
juga bahan mentah dan mutu keamanannya
Supply chain
Supply chain terdiri atas:
Supplier Manufacturer Distributor Customer
Retailer

Upstream
Downstream

Tujuan: mempertemukan
antara demand dan supply

The right

Product
Customer
+ + +
The right

Price
The righ

Store
t The right

Quantity
+ The right + The right
Time
= Higher
Profits
What is the goal of supply
chain management?
1.Supply chain management is concerned with
the efficient integration of suppliers, factories,
warehouses and stores so that merchandise is
produced and distributed:
In the right
quantities To the
right locations At the
right time

2. In order
to
Minimize total
Decision phases in a supply
chain
Supply chain strategy or
design Supply chain planning
Supply chain operation
 Konsep Pemilihan
Pemilihan merupakan proses kegiatan sejak dari meninjau masalah
kesehatan yang terjadi, identifikasi pemilihan terapi, bentuk dan dosis,
menentukan kriteria pemilihan dengan memprioritaskan esensial,
obat standarisasi sampai menjaga dan memperbaharui standar
obat.

Penentuan pemilihan obat merupakan peran aktif tenaga farmasi yang

berada dalam organisasi panitia farmasi dan terapi untuk
menetapkan kualitas dan efektivitas, serta jaminan purna transaksi
pembelian
Pemilihan adalah kegiatan untuk menetapkan jenis sediaan
farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai sesuai
dengan kebutuhan.

Pemilihan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan bahan medis

habis pakai ini berdasarkan :

1. Formularium dan standar diagnosa dan

pengobatan/pedoman
terapi
2. Standar sediaan farmasi, alat kesehatan, bahan
dan medis
habis pakai yang telah ditetapkan.
3. Pola penyakit.
4. Efektivitas dan keamanan.
5. Pengobatan berbasis bukti.
6. Mutu.
7. Harga.
 Konsep Perencanaan
dalam Akreditasi
• Pedoman
• Panduan
• Kebijakan
• Program
• SPO
 PMK 58 – 2014
• Perencanaankebutuhan
merupakan kegiatan menenntukan
jumlah dan periode pengadaan
sediaan farmasi, alat kesehatan dan
bahan habis pakai sesuai dengan
hasil kegiatan untuk
menjamin
pemilihan terpenuhinya kriteria tepat
jenis, tepat jumlah, tepat waktu
dan efisien.
 Pedoman Perencanaan
• Anggaran yang tersedia
• Penetapan prioritas
• Sisa persediaan
• Data pemakaian periode yang lalu
• Waktu tunggu perencanaan
• Rencana pengembangan
 Perencanaan
• Perencanaan adalah proses untuk
mengenali berapa obat yang,
dibutuhkan untuk pengadaan,
berapa uang yang dibutuhkan
termasuk, berapa uang tersedia,
kapasitas personil, kapasitas
gudang, kapasitas menyalurkan
obat.
 Alat untuk mendeteksi

• Menyiapkan dan memutuskan

besar anggaran
• Merencanakan program baru
• Optimasi anggaran obat berbasis pada
prioritas masalah kesehatan yang harus
diatasi dengan pendekatan cost-effective
• Hitung kebutuhan emergensi untuk
bencana
• Disalurkan ke jaringan sisa obat
yang ada
• Bandingkan konsumsi dengan permintaan
dengan prioritas kesehatan masyarakat
dengan penggunaan dalam sistem
kesehatan lain.
M600d Us EsM! a dat Limiti'lbor
es nti l a u
I rstd"PlkJ!'!or I l!kal:lle I M :weMill I!
i:mrmmmt i'I ln. l!cmk lftDl'
• .""ntDr)l of da. cmuump1kln dl.t
quan.tlfla.t om,g!Wll re • Pm.p:tcd phi3rm11
l9 d trne • l11n petuate
• Mmi reiYJJ r of lmm lrnlbl I use
M.arbldlty I
fUbn.
£5.'Umltllg need in n!W • Pop,da'lion and pa'dent I Mrltidrty dmnot l'li'lllb
OOl5UJ11J tbn
r d 5.aJilgi-up FJ'D31'11115 lttm:bno fmI ll
crdlsislll' i'IY'ianoe • b a lor projfdedincl:l111c:e of dlsl!'i!SCS
I C:om rllg l J 2 he*h pmblsni I IHJ iused
l " C I mtmenbmilf
Mth1heorertlGJI • n d l l d IJH1ments jdea oot: Aalll'lte irttmdaru
I

nee:i!I. I R e1m
.Kt1Ji {J t k o f p le-adtme dtficJt m
I lle.wt[fllng andjus1Jf)tng • Prrfecttd ph.lnmmJttc.a l prtdlci
bodgets com • Que:Tiloo le mm rlht
• Pmcure qlllnlulfbtloo
atber lll:thcds. lie • ecmp.vts.Df"l 11m1ar syrtmi htyaf p111lmt
I Comparllg
r.t1ilm 1121\tthother M:hgood per e1plt1dirt.lon FOPtiJtb n s , m md lll!
Ji! misum ptior;..pl11imt atment pracikB
S'j!tI!l1lti mtmdance,
t e hwm,ard mmtd lty
• umb!r ofIDD51bcaJ th x ll
12s
SeM:ehl h1imltlng Cil.'tegill"'I • Vmii'l fadlftyu!l.I!' , i!t1md.liru,.
• Estill"llms of m luser
I

K b e t ttHtment
afbu:lget I o n patt:BM,.sup1lyPfSllln
rtqw""1enb brokm down i'lge Q!lle)'
• UH b,is e e !Mk and
f1eity type
 Perencanaan
• Menghitung jumlah yg akan diadakan
• Memperkirakan kebutuhan anggaran
• Mengembangkan jumlah yang akan diadakan
untuk program baru
• Mengembangkan jumlah yg akan untuk program
yang diperbesar
• Perencanaan untuk membantu project
• Memperkirakan kebutuhan emergensi
• Membandingkan kenyataan konsumsi
obat dengan kebutuhan secara teori
 Meninjau ulang obat yang
sudah diseleksi

Data jumlah item obat yang

ada di formularium
Data jumlah item obat yang
ada sekarang
Data penggunaan obat tahun-
tahun lalu
Data dana yang tersedia
Data strategic planning yang
direncanakan
 Tahap Perencanaan Obat

Tahap pemilihan obat

Tahap kompilasi pemakaian obat
Tahap perhitungan kebutuhan
obat
Tahap proyeksi kebutuhan obat
Tahap penyesuaian
rencana pengadaan obat
Tahap Perhitungan
Kebutuhan Obat
 Metode konsumsi:
 Pengumpulan data dan pengolahan data
 Analisa data untuk informasi dan evaluasi
 Perhitungan perkiraan kebutuhan obat
 Penyesuaian jumlah kebutuhan denga
dana yang ada
 Metode morbiditas:
 Menentukan jumlah kunjungan kasus
berdasar frekuensi penyakit
 Menyediakan standar pengobatan
 Menghitung perkiraan kebutuhan
 Penyesuaian dengan alokasi dana
yang disediakan
 4 Metode Perencanaan
• Consumption
• Morbidity
• Proxy consumption
• Service-level projection of budget
requirement
 Metode Konsumsi
 Jenis data yang diperlukan:
 Alokasi dana
 Daftar obat
 Stok awal
 Penerimaan
 Pengeluaran
 Sisa stok
 Obat hilang/rusak
 Kekosongan obat
 Pemakaian rata-rata/pergerakan obat per tahun
 Lead time
 Stok pengaman
 Perkembangan pola kunjungan
 Perubahan kebijakan mengenai obat
 Perencanaan stratejik yang direncanakan rumah
 Metode Morbiditas

Data yang dibutuhkan:

 Perkiraan jumlah populasi
 Menetapkan pola morbiditas
penyakit
 Hitung frekuensi kejadian masing-asing penyakit
per tahun untuk seluruh populasi da kelompok
umur
 Menghitung perkiraan jumlah obat X jenis obat untuk
setiap diagnosa yng sesuai dengan standar
pengobatan
 Menghitung jenis, jumlah, dosis, frekuensi, dan
lama pemberian obat untuk setiap kasus
 Perbandingan Metode Konsumsi dan
Morbiditas
Konsumsi Morbiditas
 Pilihan pertama dalam  Lebih akurat
perencanaan dalam
dan pengadaan
 Lebih mudah dan penghitungan
cepat dalam  Lebih
penghitungan mendekati
 Kurang tepat/akurat kebutuhan
dalam penghitungan  Mendukung
 Kurang tepat dalam
pengobatan rasional
penghitungan jenis  Perhitungan lebih rumit
dan jumlah
 Mendukung  Data yang dibutuhkan:
ketidakrasioalan  Kunjungan pasien
dalam penggunaan  10 besar penyakit
obat
Persentase dewasa dan
anak
Tahap Proyeksi Kebutuhan
Obat
Merencanakan stok akhir
periode yang akan datang
Menghitung rancangan
pengadaan obat tahun yang akan
datang
Menghitung rancangan anggaran
untuk total kebutuhan:
 Melakukan analisis ABC dan VEN
 Menyusun prioritas kebutuhan dan
penyesuaian kebutuhan dengan
anggaran yang tersedia
 Menyusun prioritas kebutuhan dengan
10 besar penyakit
Pengalokasian kebutuhan
 Pengadaan
• Tujuan
– Menjamin ketersediaan obat
dengan kualitas standar,
dalam jumlah yang cukup, den
dengan biaya seminimal
mungkin
• Asal pengadaan
– Beli (distributor resmi)
– Membuat sendiri
– Diberi (donasi)
 Metode Pengadaan
• Tender  PMK 167/2014
e- cattalouge  e-
purchasing
• Restricted Tender
• Competitive negotiation
• Direct procurement
 Pengadaan
 Review perencanaan yang telah
dibuat
 Menentukan jumlah obat
yang diperlukan
 Menentukan kebutuhan dan
dana
 Memilih metode pengadaan
 Identifikasi dan memilih
supplier
 Melakukan negosiasi atas dasar
kualitas, jaminan ketersediaan,
pelayanan purna jual dan harga
yang wajar.
 Membuat kontrak yang spesifik
sesuai hasil negosiasi.a
 Memastikan kesesuaian antara surat pesanan,
spesifikasi barang dan dokumen pendukung.
 Melakukan pembayaran sesuai waktu yang
telah disepakati.
 Melakukan pengelolaan produksi
sediaan farmasi sesuai formula standar.
 Menjaga mutu produksi sediaan farmasi.
 Tugas : Individu

1. Jelaskan metode sediaan farmasi,

perbedaan dan perencanaan alkes
BMHP:
•Consumption
•Morbidity
•Proxy consumption
•Service-level projection of budget
requirement Tambahkan sumber dan referensi
jawaban saudara
2. Jelaskan Kriteria dalam pemilihan dan pengadaan sed farmasi, alkes
dan BMHP
3. Mengapa supply chain mempengaruhi pharmacy inventory
WASSALAAMU’ALAIKUM
WR.WB