z

FARMASI
RUMAH SAKIT
apt. Ika Hardani, S. Farm.
 GUDANG FARMASI
z

• UU no 5 th 1997 ttg Psikotropika

• UU no 44 th 2009 ttg Rumah Sakit
• UU no 35 th 2009 ttg Narkotika
• PP no 72 th 1998 ttg Pengamanan Sediaan Farmasi dan Alat
Kesehatan
• PP no 44 th 2010 ttg Prekursor
• PMK no 3 th 2015 ttg Peredaran, Penyimpanan, Pemusnahan
Dasar Pelayanan dan Pelaporan Narkotika
Kefarmasian di • PMK 72 thn 2016 ttg Standar Pelayanan Kefarmasian di RS
Gudang Farmasi • Per KBPOM no 28 th 2018 ttg Pedoman Pengelolaan Obat
obat tertentu yang sering disalah gunakan
• BPOM RI Cara Distribusi Obat Yang Baik
• Peraturan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan
Republik Indonesia Nomor HK .04.1.33.12.11.09938 Tahun
2011 tentang Kriteria dan Tata Cara Penarikan Obat yang
Tidak Memenuhi Standar dan/atau Persyaratan
 GUDANG FARMASI
z

GUDANG
Gudang Farmasi Rumah Sakit
FARMASI merupakan suatu bagian di rumah sakit
yang kegiatannya dibawah manajemen
Instalasi Farmasi, dan bertanggung
jawab atas pelayanan kefarmasian yang
mencakup perencanaan, pengadaan,
produksi, penyimpanan, perbekalan
kesehatan atau persediaan farmasi,
pengendalian mutu dan pengendalian
distribusi penggunaan seluruh
perbekalan kesehatan di rumah sakit
 GUDANG FARMASI
z
Pengelolaan Perbekalan Farmasi

Pemilihan

Perencanaan
Administrasi
kebutuhan

menjamin
Pengendalian Pengadaan kendali mutu
dan
kendali biaya

Pemusnahan dan
Penerimaan
penarikan

Pendistribusian Penyimpanan
 GUDANG FARMASI
z

SIKLUS PENGELOLAAN PERBEKALAN

FARMASI DI GUDANG FARMASI

1. Pemilihan 2. Perencanaan 3. Pengadaan 4. Penerimaan

7. Pemusnahan
6. Pendistribusian 5. Penyimpanan
dan Penarikan

10. Monitoring dan

8. Pengendalian 9. Administrasi
Evaluasi
 GUDANG FARMASI
z

1. PEMILIHAN
• Pemilihan adalah kegiatan untuk menetapkan jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai sesuai dengan kebutuhan.
• Berdasarkan:
• a. Formularium dan standar pengobatan atau pedoman diagnosa dan terapi
• b. Standar Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang telah ditetapkan
• c. Pola penyakit
• d. Efektifitas dan keamanan
• e. Pengobatan berbasis bukti
• f. Mutu
• g. Harga
• h. Ketersediaan di pasaran
 GUDANG FARMASI
z

FORMULARIUM RS DELTA SURYA

Merupakan daftar Obat yang disepakati staf medis, disusun oleh

Komite Farmasi dan Terapi yang ditetapkan oleh Pimpinan
Rumah Sakit

Diperbaharui setiap setahun sekali

Evaluasi terhadap Formularium Rumah Sakit dilakukan secara

rutin dan dilakukan revisi sesuai kebijakan dan kebutuhan
Rumah Sakit.
 GUDANG FARMASI
z

2. PERENCANAAN
• Perencanaan kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan jumlah dan periode pengadaan Sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan untuk
menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan efisien
• Perencanaan dilakukan untuk menghindari kekosongan Obat
• Pedoman perencanaan harus mempertimbangkan :
• a. anggaran yang tersedia
• b. penetapan prioritas
• c. sisa persediaan
• d. data pemakaian periode yang lalu
• e. waktu tunggu pemesanan
• f. rencana pengembangan.
 GUDANG FARMASI
z
Perhitungan Kebutuhan
Metode Konsumsi
• Berdasarkan data pengeluaran barang periode lalu. Kemudian dikelompokkan menjadi fast moving (cepat beredar)
maupun slow moving (lambat beredar)
• Yang harus diperhatikan : Pengumpulan data, Analisa data untuk evaluasi, Perhitungan perkiraan kebutuhan,
Penyesuaian jumlah kebutuhan dengan dana yang ada
• Data yang dibutuhkan : stok Awal, Penerimaan, Pengeluaran, Sisa Stok, Obat rusak atau hilang, Waktu
kekososngan, Pemakaian per periode, Waktu tunggu, Stok Pengaman
Metode Epidemiologi
• Dasarnya adalah melihat pola penyakit dan pola pengobatan penyakit, perkiraan kunjungan pasien dan waktu
tunggu
Kombinasi antara metode konsumsi dan epidemiologi
• Perencanaan pengadaan barang dibuat berdasarkan pola penyebaran penyakit dan melihat kebuutuhan sediaan
farmasi periode sebelumnya
• Berdasarkan anggaran, Penetapan prioritas, pola penyakit, sisa persediaan yang ada, data penggunaan periode
lalu dan formularium RS
Metode Just – In – Time
• Yaitu metode yang dilakukan saat obat dibutuhkan dan obat yang tersedia di Instalasi Farmasi dalam jumlah yang
tervatas. Digunakan untuk obat-obat yang jjarang dipakai atau diresepkan dan harganya mahal serta memiliiki
waktu kadaluarsa yang pendek
 GUDANG FARMASI
z

Perhitungan Kebutuhan

TEKNIK EVALUASI

Analisa ABC

Analisa VEN

Kombinasi ABC dan VEN

 GUDANG FARMASI
z

Rumus

A=(B+C+D)-E
A = Rencana Pengadaan
B = Pemakaian rata-rata per periode
C = stok Pengaman 10%-20%
D = Waktu Tunggu
E = Sisa Stok
 GUDANG FARMASI
z
Pemesanan Ulang (Re-Order Point)
Titik pemesanan ulang, ROP (Re-Order Point) adalah
titik dimana pemesanan harus dilakukan lagi untuk
mengisi persediaan

ROP = ( LT x AU ) + SS

ROP = Re-Order Point

LT = Lead Time (Waktu tunggu)
AU = Average Use (Pemakaian Rata-rata)
SS = Safety Stock
 GUDANG FARMASI
z

3. PENGADAAN
• Pengadaan merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk merealisasikan perencanaan
kebutuhan
• Pemebelian produk yang tepat dan dalam jumlah yang tepat dan pada waktu yang tepat, serta berasal
dari pemasok yang absah
• Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis
Habis Pakai antara lain:
• a. Bahan baku Obat harus disertai Sertifikat Analisa.
• b. Bahan berbahaya harus menyertakan Material Safety Data Sheet (MSDS).
• c. Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai harus mempunyai Nomor Izin
Edar.
• d. Masa kadaluarsa (expired date) minimal 2 (dua) tahun kecuali untuk Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai tertentu (vaksin, reagensia, dan lain-lain), atau pada
kondisi tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan.
 GUDANG FARMASI
z Seven Rights Of Purchasing
Right Product

Right Quality

Right Quantity

Right Time

Right Source or Vendor

Right Price

Right Cost
 GUDANG FARMASI
Pemantauan
z Status Pesanan

Pemantauan status
pesanan juga dapat
Pemantauan dapat Secara berkala petugas dilakukan dengan
didasarkan kepada menelaah status menggunakan suatu
Bertujuan untuk daftar atauu bagan,
system VEN, dimana pesanan. Pesanan yang
mempercepat antara lain yang berisi :
obat-obatan yang sangat terlambat perlu segera
pengiriman sehingga
esensial (VVE) perlu ditangani, Misalnya : • Nama Obat dan satuan
efisiensi suplai dapat kemasan
mendapatkan prioritas dengan melaporkan
ditingkatkan • Jumlah Obat
yang lebih besar dalam kepada Apoteker atau • Obat-obatan yang sudah
pemantauan menghubungi Pemasok diterima
• Obat-obatan yang belum
diterima
 GUDANG FARMASI
z

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan

1. Bahan baku Obat harus disertai Sertifikat Analisa

2. Bahan Beracun dan Berbahaya (B3) harus menyertakan Material

Safety Data Sheet (MSDS).

3. Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai

harus mempunyai Nomor Izin Edar (NIE)

4. Masa kadaluarsa (expired date) minimal 2 (dua) tahun kecuali untuk

Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
tertentu (vaksin, reagensia, dan lain-lain), atau pada kondisi tertentu
yang dapat dipertanggung jawabkan
 GUDANG FARMASI
z

Contoh Nomor Ijin Edar (NIE) Contoh Material Safety Data Sheet
(MSDS)
 GUDANG FARMASI
z

Telepon

Pengadaan ke
PBF dilakukan Fax
melalui

Salesman
 GUDANG FARMASI
z
 GUDANG FARMASI
z

Pengadaan Narkotika

Lembar 1 Lembar 2

Lembar 3 Lembar 4
 GUDANG FARMASI
z
Pengadaan Psikotropika
 GUDANG FARMASI
z
Pengadaan Obat Prekursor
 GUDANG FARMASI
z

Pengadaan
Obat Obat
Tertentu
 GUDANG FARMASI
z
Pengadaan Obat dan Alkes Reguler
 GUDANG FARMASI
z

4. PENERIMAAN

• Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi, jumlah, mutu, waktu
penyerahan dan harga yang tertera dalam kontrak atau surat pesanan dengan kondisi fisik yang
diterima.

- Penerimaan merupakan kegiatan untuk menerima perbekalan

Farmasi yang telah diadakan sesuai dengan peraturan dan
pedoman yang berlaku
- Obat tidak boleh diterima jika kadaluarsa atau mendekati tanggal
kadaluarsa sehingga kemungkinan besar obat jadi kadaluarsa
sebelum digunakan.
- Misalnya : Kurang dari 3 bulan dan diterima oleh sarana, maka
harus ada Surat Pernyataan dari Apoteker bahwa Obat tersebut
dapat diterima
 GUDANG FARMASI
z

Penerimaan Perbekalan Sediaan Farmasi sesuai dengan SPO

Cek Kesesuaian antara Faktur dan Surat Pesanan, yang terdiri dari :
• Nama Pemesan, Nama barang, Jumlah barang, No Batch, Tgl Expired, Keadaan fisik
barang

Bila sudah maka Faktur dapat di tanda tangani oleh petugas Gudang

Barang yang diterima disimpan pada tempat penyimpanan yang telah ditentukan
 GUDANG FARMASI
z
Pemeriksaan pada saat Penerimaan
Saaat pemeriksaan dilakukan
verifikasi yang meliputi : Nama
Sebelum melakukan Obat, Dosage Form, Jumlah
Siapkan dan bersihkan tempat
penerimaan pastikan terlebih (Disesuaikan dengan Surat
yang akan digunakan untuk
dahulu ketersediaan tempat Pesanan) dan kondisi kemasan,
pemeriksaan
untuk menyimpan nomer batch, serta kadaluarsa.
Lakukan dokumentasi saat
penerimaan

Proses pemeriksaan dilakukan

dihadapan kurir pengirim
Produk yang memerlukan
barang dan dokumen
penyimpanan dingin diproses
pengiriman agar
terlebih dahulu
didokumentasikan dan disimpan
dengan baik
 GUDANG FARMASI
Ceklist
z Penerimaan Obat
Nama Pemasok

Nama Barang

Nomor Ijin Edar

Nomor Bets

Tanggal Kadaluarsa

Jumlah Fisik

Keutuhan Fisik Kemasan Barang

Keutuhan Kontainer

Keutuhan Segel Kontainer

 GUDANG FARMASI
Penerimaan
z
Produk Khusus (Cold Chain Product)

Nama Produk yang Jumlah Produk yang Kondisi Fisik Produk

diterima diterima Cold Chain

Kondisi Alat
Nomor Bets Tanggal Kadaluarsa
Pemantauan Suhu

Produk cold chain tetap

disimpan pada tempat
Kondisi Vaccine Vial yang sesuai dan suhu
Monitor (VVM) yang dipersyaratkan
dengan menggunalkan
label khusus
 GUDANG FARMASI
z

Kegiatan Penerimaan
Barang Contoh Faktur
 GUDANG FARMASI
z

Batch number

Expired date
 GUDANG FARMASI
z

5. PENYIMPANAN

• Penyimpanan sediaan farmasi adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara
menempatkan sediaan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian
serta dapat menjaga mutunya
 GUDANG FARMASI
z

persyaratan stabilitas dan keamanan

sanitasi

cahaya
Persyaratan
kefarmasian untuk
penyimpanan meliputi
kelembaban

ventilasi

penggolongan jenis Sediaan Farmasi,

Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai
 GUDANG FARMASI
z

Komponen yang harus diperhatikan

pada saat penyimpanan :
 GUDANG FARMASI
Kondisi
z Penyimpanan yang Dianjurkan
Dingin, adalah suhu tidak lebih dari 8ºC

Sejuk, adalah tempat dimana suhu dipertahankan

secara termostatik antara 8ºC dan 15ºC

Tempat pembeku adalah ruang pendingin yang

suhunya diatur antara -20ºC dan -10ºC

Suhu kamar, adalah suhu yang berlaku di Area Kerja

Suhu kamar terkendali adalah suhu yang

dipertahankan secara termostatik antara 15ºC - 30ºC

Kelewat panas/ terlalu panas adalah suhu ≥ 40ºC

 GUDANG FARMASI
z

Kondisi Penyimpanan Normal

Kondisi penyimpanan normal untuk obat

didefinisikan sebagai penyimpanan
dalam keadaan kering, ventilasi yang
baik dengan suhu berkisar antara 15ºC
sampai 25ºC hingga 30ºC
 GUDANG FARMASI
z
Untuk menjaga kestabilan kelembaban
Ventilasi harus baik

Ada AC

Simpan obat ditempat yang kering

Wadah harus selalu tertutup rapat

Adsorben biarkan tetap ada dalam

wadahnya
 GUDANG FARMASI
z
Perlindungan terhadap sinar matahari langsung

Kalau produk terkena

Sinar Matahari
Simpan produk dalam
langsung, maka jendela
karton
dipasangi tirai atau
penahan sinar matahari

Jangan memajang atau

melakukan pengemasan
produk terkena sinar
matahari langsung
 GUDANG FARMASI
z

• 1. Kelas terapi
• 2. Bentuk sediaan
• 3. Jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai
• 4. Disusun secara alfabetis dengan
Metode menerapkan prinsip First Expired First Out
penyimpanan (FEFO) dan First In First Out (FIFO) disertai
dapat dilakukan sistem informasi manajemen. Penyimpanan
berdasarkan • 5. Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai yang penampilan
dan penamaan yang mirip (LASA, Look A like
Sound A like) tidak ditempatkan berdekatan
dan harus diberi penandaan khusus untuk
mencegah terjadinya kesalahan pengambilan
Obat
 GUDANG FARMASI
z

Kartu Stok Termohigrometer Form pencatatan suhu

 GUDANG FARMASI
z

Penyimpanan Infus
 GUDANG FARMASI
z

KULKAS

Tempat penyimpanan Vaksin,

Suppositoria serta obat-obat
yang memerlukan
penyimpanan pada suhu
tertentu (2-15°C)
 GUDANG FARMASI
z

Rak tempat penyimpanan obat

obat tertentu (OOT)
 GUDANG FARMASI
z

LEMARI KHUSUS
Tempat penyimpanan obat-obat
HAM (High Alert Medications)
 GUDANG FARMASI
z

Rak tempat penyimpanan obat sesuai dengan Jenis sediaan dan

secara abjad serta menggunakan sistem distribusi FIFO
 GUDANG FARMASI
z

Rak tempat penyimpanan Alkes sesuai dengan Jenis sediaan dan

secara abjad serta menggunakan sistem distribusi FIFO
 GUDANG FARMASI
z

6. PENDISTRIBUSIAN

• Distribusi merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam rangka menyalurkan/menyerahkan

Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dari tempat penyimpanan
sampai kepada unit pelayanan/pasien dengan tetap menjamin mutu, stabilitas, jenis, jumlah, dan
ketepatan waktu
 GUDANG FARMASI
z

Unit Farmasi Rawat Inap

Distribusi Sediaan Unit Farmasi Rawat Jalan

Farmasi

Unit lain yang memerlukan

Sediaan Farmasi (Ruang rawat
inap pasien, Unit
Laboratorium, Unit Radiologi,
Unit CSSD, dsb)
 GUDANG FARMASI
z

Defecta dari Unit ke gudang STO (Surat transfer obat) dari

Gudang ke Unit
 GUDANG FARMASI
z

7. PEMUSNAHAN DAN PENARIKAN

• Pemusnahan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap sediaan farmasi yang tidak terpakai
karena kadaluarsa, rusak ataupun mutunya sudah tidak memenuhi standar
• Penarikan adalah proses penarikan kembali obat yang telah diedarkan yang tidak memenuhi
standar dan/atau persyaratan keamanan, khasiat, mutu, dan penandaan
 GUDANG FARMASI
z

Obat Narkotika
dan Psikotropika

Pemusnahan Obat Keras dan

Sediaan Farmasi Obat Bebas

Alat Kesehatan
 GUDANG FARMASI
z

PEMUSNAHAN OBAT NARKOTIKA DAN PSIKOTROPIKA

Obat Narkotika dan Psikotropika yang sudah kadaluarsa

dibawa ke Dinas Kesehatan setempat

Dilakukan pemusnahan sesuai dengan peraturan

perundang undangan

Pembuatan Berita Acara Pemusnahan (rangkap 4)

 GUDANG FARMASI
z
PEMUSNAHAN OBAT KERAS DAN OBAT BEBAS

Pisahkan isi obat dari kemasannya

Lepaskan etiket dan tutup dari wadah atau botol obat,

Buang isi obat secara terpisah.

• Sirup : Buang isi obat melalui saluran air yang mengalir/ masukkan
ke dalam spoelhock
• Tablet : Dihancurkan terlebih dahulu sebelum dibuang/ ditanam
• Salep/Krim :Keluarkan isinya kemudian dibuang

Laporan Berita Acara Pemusnahan

 GUDANG FARMASI
z
PEMUSNAHAN ALAT KESEHATAN

Rusak alat Kesehatan yang sudah tidak

dapat dipakai

Kumpulkan untuk dibuang ke

pengolahan limbah RS

Laporan Berita Acara Pemusnahan

 GUDANG FARMASI
z
PENARIKAN SEDIAAN FARMASI TERDIRI ATAS 3 KELAS, YAITU :

Kelas I
• Adalah penarikan terhadap obat yang apabila digunakan dapat menyebabkan efek
serius terhadap kesehatan yang berpotensi menyebabkan kematian
• Cth : labelnya tidak sesuai dengan kandungan dan/atau kekuatan zat aktif
Kelas II
• Adalah penarikan terhadap obat yang apabila digunakan dapat menyebabkan penyakit
atau pengobatan keliru yang efeknya bersifat sementara terhadap kesehatan dan
dapat pulih kembali
• Cth : Terkontaminasi mikroba pada sediaan obat non steril
Kelas III
• Adalah penarikan terhadap obat yang tidak menimbulkan bahaya signifikan terhadap
kesehatan tetapi karena alasan lain dan tidak termasuk kedalam Penarikan Kelas I dan
Kelas II
• Cth : penutup kemasan rusak dan/atau obat tidak memenuhi standar.
 GUDANG FARMASI
z

8. PENGENDALIAN

• Pengendalian Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai adalah suatu kegiatan untuk
memastikan tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan program yang telah
ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan kekurangan/kekosongan Obat di unit pelayanan
 GUDANG FARMASI
z
 GUDANG FARMASI
z

9. ADMINISTRASI

• Adalah kegiatan pelaporan terhadap pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai yang meliputi perencanaan kebutuhan, pengadaan, penerimaan,
pendistribusian, pengendalian persediaan, pengembalian, pemusnahan dan penarikan Sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
 GUDANG FARMASI
z

Macam Laporan yang dibuat :

Laporan Death Stok

Laporan Pembelian Sediaan Farmasi

Laporan Penarikan Sediaan Farmasi (bila ada)

Laporan Narkotika dan Psikotropika

Laporan Stok Opname

 GUDANG FARMASI
z

10. MONITORING DAN EVALUASI

• Merupakan salah satu upaya untuk terus mempertahankan mutu pengelolaan perbekalan
farmasi Sebagai masukan dalam penyusunan perencanaan dan pengambilan keputusan serta
untuk bahan evaluasi
 GUDANG FARMASI
z

Salah satu bentuk Monitoring dan

Evaluasi

STOK
OPNAME
Yang
dilaksanakan
setiap bulan
z