SOP Pengelolaan Obat di Apotek dan Rumah Sakit

Pegelolaan Obat : adalah suatu kegiatan pelayanan kefarmasian yang dimulai dari perencanaan,
permintaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, pencatatan serta
pemantauan dan evaluasi

1. Standard Operating Procedure (SOP) Pengelolaan Obat di Apotek

Nama Tanggal
Sarana STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL Berlaku
Pelayanan PENGELOLAAN OBAT APOTEK ..........................
.................
1. TUJUAN
Sebagai pedoman petugas farmasi dalam proses pengelolaan obat dan perbekalan
farmasi agar dapat menjamin kelangsungan ketersediaanan dan keterjangkauan
Obat dan Bahan Medis Habis Pakai yang efesien, efektif dan rasional,
meningkatkan kompetensi / kemampuan tenaga kefarmasian, mewujudkan system
informasi manajemen, dan melaksanakan pengendalian mutu pelayanan di Apotek

2. PENANGGUNG JAWAB
Apoteker

3. PROSEDUR
A. Perencanaan Kebutuhan
a) Apoteker menyediakan data dan pemakaian obat menggunakan LPLPO.
b) Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota akan melakukan kompilasi dan analisa
terhadap kebutuhan Obat di wilayah kerjanya, menyesuaikan pada
anggaran yang tersedia dan memperhitungkan waktu kekosongan Obat
buffer stock, serta menghindari stok berlebih.

B. Permintaa Obat dan BMHP

Apoteker atau Tenaga Teknis Kefarmasian mengajukan permintaan Obat dan
Bahan Medis Habis Pakai kepada Dinas Kesahatan Kabupaten/Kota dengan
 menggunakan LPLPO atau Surat Permintaan di luar LPLPO yang di
tandatangani oleh Apoteker Penanggung Jawab

C. Pemesanan Barang (Obat Keras, Obat Bebas, Dan Alkes)

a) PBF datang / kontak PBF.
b) Liat buku defecta, pilih obat yang akan dipesan.
c) Tulis obat yang akan dipesan di Surat Pesanan (SP) sesuai PBF nya
(rangkap 2).
d) Tulis jenis dan jumlah obat yang akan dipesan.
e) Ditanda tangani APA dan dibubuhi stempel apotek.
f) Serahkan ke PBF melalui salesmen yang datang.
g) Ambil arsip untuk arsip apotek.

D. Penerimaan
Petugas penerimaan wajib melakukan pengecekan terhadap Obat dan Bahan
Medis Habis Pakai yang diserahkan, mencakup jumlah kemasan/peti, jenis,
jumlah obat, bentuk obat dan tanggal kadaluarsa dan diketahui oleh Apoteker
Penanggung Jawab bila tidak memenuhi syarat maka petugas penerima dapat
mengajukan keberatan.
a. Barang datang dari PBF, cek kebenaran dan sesuai faktur.
b. Cek kesesuaian antara barang dengan SP dan faktur.
c. Cek kondisi barang.
d. Jika tidak sesuai langsung faktur.
e. Jika sesuai, faktur ditanda tangani dan dibubuhi stempel apotek.
f. Faktur diambil satu untuk arsip apotek.
g. Tulis dalam buku pembelian dan cek harganya.
h. Barang dilabel (tgl datang, kode PBF, harga).
i. Arsipkan faktur dalam map.
j. Letakkan obat sesuai dengan spesifikasinya dan catat dalam kartu stok.
E. Penyimpanan
Penyimpanan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai mempertimbangkan hal –
hal berikut :
a) Bentuk dan Jenis sediaan
b) Stabilitas (suhu, cahaya, kelembaban)
c) Mudah atau tidaknya meledak/terbakar
d) Narkotika dan Psikotropika disimpan dilemari khusus

F. Pendistribusian
Pendistribusian ke unit (ruang tindakan BPG, KIA,Laboratorium) dilakukan
dengan cara penyerahan Obat sesuai dengan kebutuhan (floor stock), untuk
pasien dilakukan dengan cara pemberian Obat sesuai resep yang diterima
(Individual prescriptio).

G. Pengendalian Obat dan Bahan Bakar Habis Pakai

Pengendalian Obat terdiri dari :
a) Pengendalian Persediaan
b) Pengendalian Penggunaa
c) Penanganan Obat hilang, rusak dan Kadaluwarsa

H. Pencatatan, Pelaporan, dan Pengarsipan

a) Bukti bahwa pengelolaan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai telah
dilakukan
b) sumber data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian
c) sumber data untuk pembuatan laporan

I. Pengelolaan Obat Rusak dan Kedaluwarsa

a) Mengidentifikasi obat yang sudah rusak dan kedaluwarsa
b) Memisahkan obat rusak dan kedaluwarsa
c) Disimpan pada tempat terpisah dari penyimpanan obat lainnya
d) Membuat catatan nama, nomor batch, jumlah, dan tanggal kedaluwarsa
 e) Dokumentasi pencatatan

J. Pemantauan dan Evaluasi Pengelolaan Obat dan Bahan Medis Habis

Pakai
Pemantauan dan evaluasi pengelolaan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai
dilakukan secara periodik

Dilaksanakan Oleh Diperiksa Oleh

............................................................... .................................................................

Pelaksana Apoteker Penanggung Jawab

2. Standard Operating Procedure (SOP) Pengelolaan Obat di Rumah Sakit
Nama Tanggal
Sarana STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL Berlaku
Pelayanan PENGELOLAAN OBAT RUMAH SAKIT ..........................
.................
1. TUJUAN
Sebagai pedoman petugas farmasi dalam proses pengelolaan obat dan perbekalan
farmasi agar dapat menjamin kelangsungan ketersediaanan dan keterjangkauan
Obat dan Bahan Medis Habis Pakai yang efesien, efektif dan rasional,
meningkatkan kompetensi / kemampuan tenaga kefarmasian, mewujudkan system
informasi manajemen, dan melaksanakan pengendalian mutu pelayanan di Rumah
Sakit. Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai harus dilaksanakan secara multidisiplin, terkoordinir dan menggunakan
proses yang efektif untuk menjamin kendali mutu dan kendali biaya.

2. PENANGGUNG JAWAB
Apoteker

3. PROSEDUR
A. Pemilihan
Pemilihan adalah kegiatan untuk menetapkan jenis Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan kebutuhan. Pemilihan
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai ini berdasarkan:
a) formularium dan standar pengobatan/pedoman diagnosa dan terapi;
b) standar Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang
telah ditetapkan;
c) pola penyakit;
d) efektifitas dan keamanan;
e) pengobatan berbasis bukti;
f) mutu;
g) harga; dan
 h) ketersediaan di pasaran.

B. Perencanaan Kebutuhan
Pedoman perencanaan harus mempertimbangkan:
a) anggaran yang tersedia;
b) penetapan prioritas;
c) sisa persediaan;
d) data pemakaian periode yang lalu;
e) waktu tunggu pemesanan; dan
f) rencana pengembangan.

C. Pengadaan
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai antara lain:
a) Bahan baku Obat harus disertai Sertifikat Analisa.
b) Bahan berbahaya harus menyertakan Material Safety Data Sheet (MSDS).
c) Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai harus
mempunyai Nomor Izin Edar.
d) Masa kadaluarsa (expired date) minimal 2 (dua) tahun kecuali untuk Sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai tertentu (vaksin,
reagensia, dan lain-lain), atau pada kondisi tertentu yang dapat dipertanggung
jawabkan.

D. Penerimaan
Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi,
jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam kontrak atau surat
pesanan dengan kondisi fisik yang diterima. Semua dokumen terkait penerimaan
barang harus tersimpan dengan baik

E. Penyimpanan
Komponen yang harus diperhatikan antara lain:
 a) Obat dan bahan kimia yang digunakan untuk mempersiapkan Obat diberi label
yang secara jelas terbaca memuat nama, tanggal pertama kemasan dibuka,
tanggal kadaluwarsa dan peringatan khusus.
b) Elektrolit konsentrasi tinggi tidak disimpan di unit perawatan kecuali untuk
kebutuhan klinis yang penting.
c) Elektrolit konsentrasi tinggi yang disimpan pada unit perawatan pasien
dilengkapi dengan pengaman, harus diberi label yang jelas dan disimpan pada
area yang dibatasi ketat (restricted) untuk mencegah penatalaksanaan yang
kurang hati-hati.
d) Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang dibawa
oleh pasien harus disimpan secara khusus dan dapat diidentifikasi.
e) Tempat penyimpanan obat tidak dipergunakan untuk penyimpanan barang
lainnya yang menyebabkan kontaminasi.

Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang harus
disimpan terpisah yaitu:
a) Bahan yang mudah terbakar, disimpan dalam ruang tahan api dan diberi tanda
khusus bahan berbahaya.
b) Gas medis disimpan dengan posisi berdiri, terikat, dan diberi penandaaan untuk
menghindari kesalahan pengambilan jenis gas medis. Penyimpanan tabung gas
medis kosong terpisah dari tabung gas medis yang ada isinya. Penyimpanan
tabung gas medis di ruangan harus menggunakan tutup demi keselamatan.

F. Pendistribusian
Sistem distribusi di unit pelayanan dapat dilakukan dengan cara:
a) Sistem Persediaan Lengkap di Ruangan (floor stock)
1) Pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai untuk persediaan di ruang rawat disiapkan dan dikelola oleh Instalasi
Farmasi.
2) Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang
disimpan di ruang rawat harus dalam jenis dan jumlah yang sangat
 dibutuhkan.
3) Dalam kondisi sementara dimana tidak ada petugas farmasi yang
mengelola (di atas jam kerja) maka pendistribusiannya didelegasikan
kepada penanggung -22- jawab ruangan.
4) Setiap hari dilakukan serah terima kembali pengelolaan obat floor stock
kepada petugas farmasi dari penanggung jawab ruangan.
5) Apoteker harus menyediakan informasi, peringatan dan kemungkinan
interaksi Obat pada setiap jenis Obat yang disediakan di floor stock.

b) Sistem Resep Perorangan

Pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai berdasarkan Resep perorangan/pasien rawat jalan dan rawat inap
melalui Instalasi Farmasi.

c) Sistem Unit Dosis

Pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai berdasarkan Resep perorangan yang disiapkan dalam unit dosis
tunggal atau ganda, untuk penggunaan satu kali dosis/pasien. Sistem unit
dosis ini digunakan untuk pasien rawat inap.

G. Pengendalian Obat dan Bahan Medis Habis Pakai

Pengendalian Obat terdiri dari :
a) Pengendalian Persediaan
b) Pengendalian Penggunaa
c) Penanganan Obat hilang, rusak dan Kadaluwarsa

H. Pencatatan, Pelaporan, dan Pengarsipan

a) Bukti bahwa pengelolaan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai telah
dilakukan
b) sumber data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian
c) sumber data untuk pembuatan laporan
 I. Pengelolaan Obat Rusak dan Kedaluwarsa
Pemusnahan dilakukan untuk Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai bila:
a) produk tidak memenuhi persyaratan mutu;
b) telah kadaluwarsa;
c) tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam pelayanan kesehatan atau
kepentingan ilmu pengetahuan; dan/atau
d) dicabut izin edarnya.

Tahapan pemusnahan terdiri dari:

a) membuat daftar Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai yang akan dimusnahkan;
b) menyiapkan Berita Acara Pemusnahan;
c) mengoordinasikan jadwal, metode dan tempat pemusnahan kepada pihak
terkait;
d) menyiapkan tempat pemusnahan; dan
e) melakukan pemusnahan disesuaikan dengan jenis dan bentuk sediaan serta
peraturan yang berlaku.

J. Pemantauan dan Evaluasi Pengelolaan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai
Pemantauan dan evaluasi pengelolaan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai
dilakukan secara periodik

Dilaksanakan Oleh Diperiksa Oleh

............................................................... .................................................................

Pelaksana Apoteker Penanggung Jawab

 DAFTAR PUSTAKA

Mentri Kesehatan RI. (2016). PERATURAN MENTERI KESEHATAN REPUBLIK

INDONESIA NOMOR 72 TAHUN 2016 TENTANG STANDAR PELAYANAN
KEFARMASIAN DI RUMAH SAKIT. Mentri Kesehatan RI.

Kementerian Kesehatan RI, Direktorat Jenderal Kefarmasian dan Alat Kesehatan. (2020).
PEDOMAN PENGELOLAAN OBAT RUSAK DAN KEDALUWARSA DI
FASILITAS PELAYANAN KESEHATAN DAN RUMAH TANGGA. Jakarta:
Kementerian Kesehatan RI.

Rusly. (2016). FARMASI RUMAH SAKIT DAN KLINIK. Jakarta : Kementrian Kesehatan RI.