PEMERINTAH KABUPATEN MOJOKERTO

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH R.A BASOENI

KABUPATEN MOJOKERTO

PANDUAN
PENGADAAN SEDIAAN FARMASI, ALAT KESEHATAN
DAN BAHAN MEDIS HABIS PAKAI
INSTALASI FARMASI
RSUD R.A BASOENI

TAHUN 2019

JLN. RAYA GEDEG NO. 17 KABUPATEN MOJOKERTO

TELP. (0321) 364752 FAX. (0321) 361341
Scanned by CamScanner
 DAFTAR ISI

Lembar Judul……………………………………………………………………. i
Keputusan Direktur RSUD R.A. Basoeni………………………………….. ii
Daftar Isi………………………………………………………………………….. iii
I.Definisi…………………………………………………………………………... 1
II. Ruang Lingkup………………………………………………………………. 1
III. Tata Laksana………………………………………………………………… 2
Pemilihan perbekalan farmasi………………………………………… 2
Perencanaan perbekalan farmasi…………………………………….. 3
Pengadaan perbekalan farmasi……………………………………….. 5
IV. Dokumentasi: Pencatatan dan Pelaporan…………………………….. 5
Pencatatan dan pelaporan……………………………………………… 5
Administrasi penghapusan…………………………………………….. 6
Daftar Pustaka……………………………………………………………………. 7

iii
 BAB I
DEFINISI

1.1 DEFINISI
1. Obat adalah bahan atau paduan bahan-bahan yang digunakan untuk
mempengaruhi atau menyelidiki sistem fisiologi atau keadaan patologi
dalam rangka penetapan diagnosis, pencegahan, penyembuhan
pemulihan, peningkatan kesehatan dan kontrasepsi termasuk produk
biologi
2. Perbekalan kesehatan adalah semua bahan dan peralatan yang
diperlukan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan.
3. Instalasi farmasi adalah Unit Pengelola Obat atau Unit Pengelola
Teknis yang mengelola obat dan perbekalan kesehatan di Provinsi
atau Kabupaten/Kota.
4. Buffer Stok Nasional adalah obat dan perbekalan kesehatan yang
disediakan sebagai stok penyangga di tingkat nasional yang
diprioritaskan untuk mengatasi kekosongan obat di unit pelayanan
kesehatan sektor publik, untuk kejadian luar biasa (KLB), bencana
berskala nasional, serta untuk kebutuhan dari komponen masyarakat
untuk memperluas jangkauan dan pemerataan pelayanan kesehatan.
5. Buffer Stok Provinsi adalah obat dan perbekalan kesehatan yang
disediakan sebagai stok penyangga di tingkat provinsi yang
diprioritaskan untuk mengatasi kekosongan obat di unit pelayanan
kesehatan sektor publik, untuk KLB dan bencana berskala provinsi.
6. Buffer Stok Kabupaten/Kota adalah obat dan perbekalan kesehatan
yang disediakan sebagai stok penyangga di tingkat kabupaten/kota
yang diprioritaskan untuk mengatasi kekosongan obat di unit
pelayanan kesehatan sektor publik, untuk KLB dan bencana berskala
kabupaten/kota.
7. Sisa Stok adalah jumlah sisa obat yang masih tersedia di unit
pengelola obat pada akhir periode distribusi.
8. Stok Awal Persediaan adalah sisa stok pada akhir bulan sebelumnya
pada periode tertentu.
9. Kekosongan Obat adalah lamanya kekosongan obat dihitung dalam
hari.
10. Pemakaian Rata-Rata adalah jumlah pemakaian obat di unit pengelola
obat dalam periode waktu tertentu dibagi jumlah unit waktu per-

1
 periode. Misalnya pemakaian rata-rata tahun 2007 adalah pemakaian
obat dalam satu tahun dibagi 12 bulan.
11. Waktu Tunggu adalah waktu yang dihitung mulai dari permintaan
obat oleh unit pengelola obat sampai dengan penerimaan obat.

2
 BAB II
RUANG LINGKUP

Ruang lingkup panduan teknis ini meliputi pengelolaan perbekalan

farmasi, terutama pada tahap perencanaan dan pengadaan perbekalan
farmasi di lingkungan RSUD R.A. Basoeni. Perbekalan farmasi yang
dimaksud dapat berupa obat, bahan obat, reagensia, alat kesehatan dan
bahan medis habis pakai yang biasa digunakan oleh unit – unit pelayanan.
Perencanaan dan pengadaan perbekalan tersebut dilakukan oleh Instalasi
Farmasi secara satu pintu melalui distributor resmi yang telah ditunjuk,
sesuai dengan peraturan yang berlaku agar aspek mutu, keamanan serta
manfaat obat dapat senantiasa terjaga.

3
 BAB III
TATA LAKSANA

3.1 Pemilihan Perbekalan Farmasi

Instalasi Farmasi bersama-sama Panitia Farmasi dan Terapi serta unit
terkait melakukan seleksi terhadap perbekalan farmasi berdasarkan data
penggunaan, ketersediaan perbekalan farmasi di pasaran serta
berdasarkan usulan dari para dokter, dan penggunanya yang akan tertuang
pada Formularium Rumah Sakit. Selain pemilihan produk, juga perlu
diperhatikan adalah standar Sediaan Farmasi, alat kesehatan, dan alat
medis habis pakai yang telah ditetapkan. Dan juga perlu memperhatikan
pola penyakit, efektifitas dan keamanan, pengobatan yang berbasis bukti,
mutu dan harga obat dan ketersediaan di pasaran.
Formularium Rumah Sakit disusun mengacu kepada Formularium
Nasional. Formularium Rumah Sakit merupakan daftar Obat yang
disepakati staf medis, disusun oleh Komite/Tim Farmasi dan Terapi yang
ditetapkan oleh Pimpinan Rumah Sakit. Formularium Rumah Sakit harus
tersedia untuk semua penulis Resep, pemberi Obat, dan penyedia Obat di
Rumah Sakit. Evaluasi terhadap Formularium Rumah Sakit harus secara
rutin dan dilakukan revisi sesuai kebijakan dan kebutuhan Rumah Sakit.
Penyusunan dan revisi Formularium Rumah Sakit dikembangkan
berdasarkan pertimbangan terapetik dan ekonomi dari penggunaan Obat
agar dihasilkan Formularium Rumah Sakit yang selalu mutakhir dan dapat
memenuhi kebutuhan pengobatan yang rasional. Tahapan proses
penyusunan Formularium Rumah Sakit:

a. Membuat rekapitulasi usulan Obat dari masing-masing Staf Medik

Fungsional (SMF) berdasarkan standar terapi atau standar pelayanan
medik,

b. Mengelompokkan usulan Obat berdasarkan kelas terapi,

c. Membahas usulan tersebut dalam rapat Komite/Tim Farmasi dan Terapi,

jika diperlukan dapat meminta masukan dari pakar,
d. Mengembalikan rancangan hasil pembahasan Komite/Tim Farmasi dan
Terapi, dikembalikan ke masing-masing SMF untuk mendapatkan
umpan balik,

e. Membahas hasil umpan balik dari masing-masing SMF,

4
f. Menetapkan daftar Obat yang masuk ke dalam Formularium Rumah
Sakit,

g. Menyusun kebijakan dan pedoman untuk implementasi dan

h. Melakukan edukasi mengenai Formularium Rumah Sakit kepada staf

dan melakukan monitoring.
Kriteria pemilihan Obat untuk masuk Formularium Rumah Sakit :
a. Mengutamakan penggunaan Obat generik,

b. Memiliki rasio manfaat-risiko (benefit-risk ratio) yang paling

menguntungkan penderita,

c. Mutu terjamin, termasuk stabilitas dan bioavailabilitas,

d. Praktis dalam penyimpanan dan pengangkutan,

e. Praktis dalam penggunaan dan penyerahan,

f. Menguntungkan dalam hal kepatuhan dan penerimaan oleh pasien,

g. Memiliki rasio manfaat-biaya (benefit-cost ratio) yang tertinggi

berdasarkan biaya langsung dan tidak lansung; dan,

h. Obat lain yang terbukti paling efektif secara ilmiah dan aman (evidence
based medicines) yang paling dibutuhkan untuk pelayanan dengan harga
yang terjangkau.

Perlu juga adanya kriteria untuk menambah maupun mengurangi

obat dalam formularium. Kriteria menambah pada formularium yaitu :

a. Obat dengan komposisi zat aktif yang sama tetapi tidak terdapat dalam
formularium,
b. Obat yang merupakan obat baru dan hanya diberikan dalam kondisi life
saving dan kasus tertentu dimana terapi pengobatannya tidak terdapat
dalam formularium,
c. Obat yang terkait dalam kondisi life saving,
d. Semua obat generik atau paten dalam formularium yang mengalami
kekosongan dari distributor.
Kriteria mengurangi obat pada formularium yaitu :
a. Jika obat tersebut sudah tidak beredar lagi di pasaran,
b. Ditarik oleh pemerintah (BPOM) atau pabrikan,
c. Obat yang selama 3 bulan secara berturut – turut tidak pernah
diresepkan
d. Obat yang termasuk dalam kategori slow moving drug

5
 Proses pemilihan ini berkesinambungan untuk menyusun sebuah
formularium. Adanya review sistem manajemen dan formularium akan
memudahkan untuk penyusunan formularium RS selanjutnya.

3.2 Perencanaan Perbekalan Farmasi

Perencanaan kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan
jumlah dan periode pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan untuk
menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan
efisien. Perencanaan dilakukan untuk menghindari kekosongan Obat
dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan
dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan. Instalasi Farmasi secara
teknis membuat perencanaan berdasarkan konsumsi serta
mempertimbangkan anggaran yang tersedia, penetapan prioritas, sisa
persediaan (stok akhir), data pemakaian periode sebelumnya,waktu tunggu
pemesanan, stok penyangga( buffer stock) serta rencana pengembangan.
Perbekalan farmasi yang direncanakan terdiri dari 2 kelompok yaitu :

a. Perbekalan Farmasi Baku/ Standar

Perbekalan farmasi baku / standar adalah sediaan farmasi yang
digunakan untuk memenuhi kebutuhan dasar ruang perawatan /pelayanan
serta untuk memenuhi kebutuhan paket tindakan yang dilakukan di
ruangan poli spesialis, Instalasi Gawat Darurat, laboratorium, radiologi dan
kamar Operasi. Perencanaan perbekalan farmasi dasar ini dibuat satu
tahun sekali dan untuk kebutuhan tambahan diluar perencanaan awal
dapat disusulkan, misalnya seperti bahan habis pakai, dan reagensia.

b. Perbekalan Farmasi Individual

Merupakan perbekalan farmasi yang digunakan untuk memenuhi
kebutuhan obat pasien secara individu sesuai resep dokter yang merawat
pasien, baik pasien rawat inap maupun rawat jalan. Perencanaan
perbekalan farmasi individual ini dibuat satu tahun sekali dan mengacu
pada formularium RS. Apabila obat yang dimaksud tidak tercantum dalam
formularium RS, maka dokter penulis resep harus mengisi form addendum
ditujukan kepada Komite Farmasi dan Terapi serta direktur RS. Apabila
permintaan tersebut disetujui, maka dapat disusulkan seperti pada
perencanaan perbekalan farmasi standar.

6
3.3 Pengadaan Perbekalan Farmasi
Pengadaan merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk
merealisasikan perencanaan kebutuhan. Pengadaan yang efektif harus
menjamin ketersediaan, jumlah, dan waktu yang tepat dengan harga yang
terjangkau dan sesuai standar mutu. Pengadaan merupakan kegiatan yang
berkesinambungan dimulai dari pemilihan, penentuan jumlah yang
dibutuhkan, penyesuaian antara kebutuhan dan dana, pemilihan metode
pengadaan, pemilihan pemasok, penentuan spesifikasi kontrak,
pemantauan proses pengadaan, dan pembayaran.
Untuk memastikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai sesuai dengan mutu dan spesifikasi yang dipersyaratkan
maka jika proses pengadaan dilaksanakan oleh bagian lain di luar Instalasi
Farmasi harus melibatkan tenaga kefarmasian. Hal-hal yang perlu
diperhatikan dalam pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai antara lain:
a. Bahan baku Obat harus disertai Sertifikat Analisa,

b. Bahan berbahaya harus menyertakan Material Safety Data Sheet (MSDS),

c. Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai harus
mempunyai Nomor Izin Edar,
d. Masa kadaluarsa (expired date) minimal 2 (dua) tahun kecuali untuk
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai tertentu
(vaksin, reagensia, dan lain-lain), atau pada kondisi tertentu yang dapat
dipertanggung jawabkan.
Rumah Sakit harus memiliki mekanisme yang mencegah kekosongan
stok Obat yang secara normal tersedia di Rumah Sakit dan mendapatkan
Obat saat Instalasi Farmasi tutup. Instalasi Farmasi RSUD RA Basoeni
Kabupaten Mojokerto melakukan pengadaan melalui dua sistem yaitu :
a. Pembelian
Untuk Rumah Sakit pemerintah pembelian Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai harus sesuai dengan ketentuan
pengadaan barang dan jasa yang berlaku.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian adalah:
1) Kriteria Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai,
yang meliputi kriteria umum dan kriteria mutu Obat,

2) Persyaratan pemasok,

7
3) Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai,

4) Pemantauan rencana pengadaan sesuai jenis, jumlah dan waktu.

b. Sumbangan/Dropping/Hibah

Instalasi Farmasi harus melakukan pencatatan dan pelaporan

terhadap penerimaan dan penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,
dan Bahan Medis Habis Pakai sumbangan/dropping/ hibah. Seluruh
kegiatan penerimaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai dengan cara sumbangan/dropping/hibah harus disertai
dokumen administrasi yang lengkap dan jelas. Agar penyediaan Sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dapat membantu
pelayanan kesehatan, maka jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai harus sesuai dengan kebutuhan pasien di Rumah
Sakit. Instalasi Farmasi dapat memberikan rekomendasi kepada pimpinan
Rumah Sakit untuk mengembalikan/menolak sumbangan/dropping/hibah
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang tidak
bermanfaat bagi kepentingan pasien Rumah Sakit. Obat hibah yang tersedia
di Instalasi Farmasi RSUD RA Basoeni Kabupaten Mojokerto adalah obat
untuk program TB Dots.

c. Kerjasama dengan Rumah Sakit Lain

Pada saat terjadi kekosongan obat, sedangkan pengadaan barang
lewat pembelian tidak mungkin dilakukan dengan cepat, maka Rumah Sakit
dapat meminjam sediaan farmasi dari Rumah Sakit lain yang memiliki
perjanjian kerja sama (MOU). Mekanisme kerja sama dapat dilakukan
dengan metode peminjaman atau pembelian sediaan farmasi dan harus
tertulis secara jelas pada dokumen MOU.

8
 BAB IV
DOKUMENTASI

Dokumentasi harus dilakukan secara tertib dan berkesinambungan

untuk memudahkan penelusuran kegiatan yang sudah berlalu. Kegiatan
dokumentasi terdiri dari:
4.1 Pencatatan dan Pelaporan
Pencatatan dan pelaporan terhadap kegiatan pengelolaan Sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang meliputi
perencanaan kebutuhan, pengadaan, penerimaan, pendistribusian,
pengendalian persediaan, pengembalian, pemusnahan dan penarikan
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai. Pelaporan
dibuat secara periodik yang dilakukan Instalasi Farmasi dalam periode
waktu tertentu (bulanan, triwulanan, semester atau pertahun). Jenis-jenis
pelaporan yang dibuat menyesuaikan dengan peraturan yang berlaku.
Pencatatan dilakukan untuk:
1) Persyaratan Kementerian Kesehatan/BPOM,
2) Dasar akreditasi Rumah Sakit,
3) Dasar audit Rumah Sakit dan
4) Dokumentasi farmasi.
Pelaporan dilakukan sebagai:
1) Komunikasi antara level manajemen,
2) Penyiapan laporan tahunan yang komprehensif mengenai kegiatan di
Instalasi Farmasi; dan
3) Laporan tahunan

4.2 Administrasi Penghapusan

Administrasi penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian
terhadap Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
yang tidak terpakai karena kadaluwarsa, rusak, mutu tidak memenuhi
standar dengan cara membuat usulan penghapusan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai kepada pihak terkait sesuai
dengan prosedur yang berlaku.

9
 DAFTAR PUSTAKA

Departemen Kesehatan Republik Indonesia.2008.Pedoman teknis pengadaan

obat publik dan Perbekalan kesehatan untuk pelayanan kesehatan
dasar.Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia.

Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1333/Menkes/SK/XII/1999 tentang

Standar Pelayanan Rumah Sakit;

Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004 tentang

Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit;

10