PERENCANAAN, PENGADAAN

DAN PENYIMPANAN
SEDIAAN FARMASI
 DASAR HUKUM
 PMK No 3 Tahun 2014 tentang Peredaran,
Penyimpanan, Pemusnahan, Dan Pelaporan
Narkotika, Psikotropika, Dan Prekusor
 PMK No 72 Tahun 2016 tentang Standar
Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit
 PKBPOM No 7 Tahun 2016 tentang
Pedoman Pengelolaan Obat Tertentu yang
Sering Disalahgunakan
PENGERTIAN:
 Sediaan Farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan
kosmetika.
 Obat adalah bahan atau paduan bahan, termasuk produk
biologi yang digunakan untuk mempengaruhi atau menyelidiki
sistem fisiologi atau keadaan patologi dalam rangka penetapan
diagnosis, pencegahan, penyembuhan, pemulihan, peningkatan
kesehatan dan kontrasepsi untuk manusia.
 Alat Kesehatan adalah instrumen, aparatus, mesin dan/atau
implan yang tidak mengandung obat yang digunakan untuk
mencegah, mendiagnosis, menyembuhkan dan meringankan
penyakit, merawat orang sakit, memulihkan kesehatan pada
manusia, dan/atau membentuk struktur dan memperbaiki
fungsi tubuh.
 Bahan Medis Habis Pakai adalah alat kesehatan yang ditujukan
untuk penggunaan sekali pakai (single use) yang daftar
produknya diatur dalam peraturan perundang-undangan.
PERENCANAAN
Tujuan :
1.untuk menentukan jumlah dan periode
pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,
dan Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan
hasil kegiatan pemilihan untuk menjamin
terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat
jumlah, tepat waktu dan efisien.
2. untuk menghindari kekosongan Obat , Alat
Kesehatan , BMHP.
PERENCANAAN
harus mempertimbangkan:
a. anggaran yang tersedia
b. penetapan prioritas
c. sisa persediaan
d. data pemakaian periode yang lalu
e. waktu tunggu pemesanan
f. rencana pengembangan.
PERENCANAAN
Metode :
1. konsumsi,
2. epidemiologi,
3. kombinasi metode konsumsi dan
epidemiologi
PERENCANAAN
Kelebihan metode konsumsi:
 Data konsumsi akurat (metode paling
mudah).
 Tidak membutuhkan data epidemiologi
maupun standar pengobatan.
 Jika data konsumsi dicatat dengan baik, pola
deskripsi tidak berubah dan kebutuhan
relatif konstan.
PERENCANAAN
Kekurangan metode konsumsi:
 Data konsumsi, data obat dan data jumlah
kontak pasien kemungkinan sulit untuk
didapat.
 Tidak dapat dijadikan dasar dalam mengkaji
penggunaan obat dan perbaikan pola
deskripsi.
 Tidak dapat diandalkan jika terjadi
kekurangan stok obat lebih dari 3 bulan,
obat yang berlebih atau adanya kehilangan.
 Pencatatan data morbiditas yang baik tidak
diperlukan
PERENCANAAN
Kelebihan metode epidemiologi:
 Perkiraan kebutuhan mendekati kebenaran.
 Program-program yang baru dapat
digunakan.
 Usaha memperbaiki pola penggunaan obat
dapat didukung oleh standar pengobatan.
PERENCANAAN
Kekurangan metode epidemiologi:
 Memerlukan waktu yang banyak dan tenaga
yang terampil.
 Data penyakit sulit diperoleh secara pasti dan
kemungkinan terdapat penyakit yang tidak
termasuk dalam daftar/tidak melapor.
 Memerlukan sistem pencatatan dan pelaporan.
 Pola penyakit dan pola preskripsi tidak selalu
sama.
 Dapat terjadi kekurangan obat karena ada
wabah atau kebutuhan insidentil tidak
terpenuhi.
 Variasi obat terlalu luas
PENGADAAN
merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk
merealisasikan perencanaan kebutuhan.
Pengadaan yang efektif harus menjamin
ketersediaan, jumlah, dan waktu yang tepat
dengan harga yang terjangkau dan sesuai
standar mutu.
merupakan kegiatan yang berkesinambungan
dimulai dari pemilihan, penentuan jumlah yang
dibutuhkan, penyesuaian antara kebutuhan dan
dana, pemilihan metode pengadaan, pemilihan
pemasok, penentuan spesifikasi kontrak,
pemantauan proses pengadaan, dan pembayaran
PENGADAAN
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan Sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan, dan BMHP antara lain:
a. Bahan baku Obat harus disertai Sertifikat Analisa.
b. Bahan berbahaya harus menyertakan Material Safety
Data Sheet (MSDS)
c. Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan BMHP harus
mempunyai Nomor Izin Edar.
d. Masa kadaluarsa (expired date) minimal 2 (dua) tahun
kecuali untuk Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan BMHP
tertentu (vaksin, reagensia, dan lain-lain), atau pada kondisi
tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan.
e. Rumah Sakit harus memiliki mekanisme yang mencegah
kekosongan stok Obat yang secara normal tersedia di
Rumah Sakit dan mendapatkan Obat saat Instalasi Farmasi
tutup.
PENGADAAN
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
pembelian adalah:
1) Kriteria Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,
dan Bahan Medis Habis Pakai, yang meliputi
kriteria umum dan kriteria mutu Obat.
2) Persyaratan pemasok.
3) Penentuan waktu pengadaan dan
kedatangan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai.
4) Pemantauan rencana pengadaan sesuai
jenis, jumlah dan waktu
PENGADAAN
Instalasi Farmasi dapat memproduksi sediaan
tertentu apabila:
1) Sediaan Farmasi tidak ada di pasaran
2) Sediaan Farmasi lebih murah jika
diproduksi sendiri
3) Sediaan Farmasi dengan formula khusus
4) Sediaan Farmasi dengan kemasan yang
lebih kecil/repacking
5) Sediaan Farmasi untuk penelitian
6) Sediaan Farmasi yang tidak stabil dalam
penyimpanan/harus dibuat baru (recenter
paratus).
PENGADAAN
Sumbangan/Dropping/Hibah :
Seluruh kegiatan penerimaan Sediaan Farmasi,
Alat Kesehatan, dan BMHP dengan cara
Sumbangan / dropping / hibah harus disertai
dokumen administrasi yang lengkap dan jelas.
Instalasi Farmasi dapat memberikan rekomendasi
kepada pimpinan Rumah Sakit untuk
mengembalikan/menolak
Sumbangan / dropping/hibah Sediaan Farmasi,Alat
Kesehatan, dan BMHP yang tidak bermanfaat
bagi kepentingan pasien Rumah Sakit
Contoh : OAT ( DOTS ),ARV
PENGADAAN
Dilakukan oleh Tim Pembelian setelah
menerima Material Request dari Spv
Pengelolaan Perbekalan Farmasi
 Metode:
a. negosiasi
b. pembelian langsung
c. Dropping / Hibah
 Aliansi  MGPO (Muhammadiyah Group
Purchasing Organization).
PENERIMAAN
Merupakan kegiatan untuk menjamin
Kesesuaian jenis, spesifikasi, jumlah, mutu,
Waktu penyerahan dan harga yang tertera
Dalam kontrak atau surat pesanan dengan
Kondisi fisik yang diterima.
Semua dokumen terkait penerimaan barang
harus tersimpan dengan baik.
PENYIMPANAN
Dilakukan sebelum pendistribusian,harus dapat
menjamin kualitas dan keamanan Sediaan Farmasi,
alat Kesehatan, dan BMHP sesuai dengan
persyaratan kefarmasian yang meliputi :
a) persyaratan stabilitas dan keamanan
b) sanitasi,
c) cahaya,
d) kelembaban,
e) ventilasi,
f) dan penggolongan jenis Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai. –
PENYIMPANAN
Komponen yang harus diperhatikan antara lain:
a. Obat dan bahan kimia yang digunakan untuk
mempersiapkan Obat diberi label yang secara jelas
terbaca memuat nama, tanggal pertama kemasan
dibuka, tanggal kadaluwarsa dan peringatan khusus.
b. Elektrolit konsentrasi tinggi tidak disimpan di unit
perawatan kecuali untuk kebutuhan klinis yang
penting.
c. Elektrolit konsentrasi tinggi yang disimpan pada
unit perawatan pasien dilengkapi dengan pengaman,
harus diberi label yang jelas dan disimpan pada area
yang dibatasi ketat (restricted) untuk mencegah
penatalaksanaan yang kurang hati-hati.
PENYIMPANAN
a. Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan BMHP
yang dibawa oleh pasien harus disimpan
secara khusus dan dapat diidentifikasi.
b. Tempat penyimpanan obat tidak
dipergunakan untuk penyimpanan barang
lainnya yang menyebabkan kontaminasi.
c. Instalasi Farmasi harus dapat memastikan
bahwa Obat disimpan secara benar dan
diinspeksi secara periodik.
PENYIMPANAN
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai yang harus disimpan terpisah yaitu:
a. Bahan yang mudah terbakar, disimpan dalam
ruang tahan api dan diberi tanda khusus bahan
berbahaya.
b. Gas medis disimpan dengan posisi berdiri, terikat,
dan diberi penandaaan untuk menghindari
kesalahan pengambilan jenis gas medis.
Penyimpanan tabung gas medis kosong terpisah
dari tabung gas medis yang ada isinya.
Penyimpanan tabung gas medis di ruangan harus
menggunakan tutup demi keselamatan.
PENYIMPANAN
Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan :
a. kelas terapi,
b. Suhu Penyimpanan
c. Kandungan / isi zat aktif obat
d. bentuk sediaan, dan jenis Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan BMHP, disusun secara alfabetis
dengan menerapkan prinsip First Expired First
Out (FEFO) dan First In First Out (FIFO) disertai
sistem informasi manajemen.
e. Penyimpanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
BMHP yang penampilan dan penamaan yang mirip
LASA( Look Alike Sound Alike) tidak ditempatkan
berdekatan dan harus diberi penandaan khusus
untuk mencegah terjadinya kesalahan pengambilan
Obat.
PENYIMPANAN
Rumah Sakit harus dapat menyediakan lokasi
penyimpanan Obat emergensi untuk kondisi
kegawatdaruratan. Tempat penyimpanan harus mudah
diakses dan terhindar dari penyalahgunaan dan
pencurian.
Pengelolaan Obat emergensi harus menjamin:
a. jumlah dan jenis Obat sesuai dengan daftar Obat
emergensi yang telah ditetapkan;
b. tidak boleh bercampur dengan persediaan Obat
untuk kebutuhan lain;
c. bila dipakai untuk keperluan emergensi harus segera
diganti;
d. dicek secara berkala apakah ada yang kadaluwarsa;
dan
e. dilarang untuk dipinjam untuk kebutuhan lain.
PENYIMPANAN
PENYIMPANAN
PENYIMPANAN
PENYIMPANAN
 Elektrolit
konsentrat:
a. Disimpan terpisah
b. Disimpan di Farmasi Ranap,Logistik
Farmasi IGD, OK & ICU
c. Diberi label high alert-Elektrolit
konsentrat- harus diencerkan
d. Diberi wadah tambahan pada setiap satu
botol elektrolit konsentrat
PENYIMPANAN
PENYIMPANAN
 Obat Emergensi
a. Jumlah dan jenis sesuai dengan daftar obat
Emergensi
a. Disediakan di masing-masing unit pelayanan
b. kunci dispossible bernomor, dibuka dengan
cara digunting
c. Bila dipakai untuk keperluan emergensi harus
segera diganti
PENYIMPANAN
ANALISA FAKTOR RESIKO
Beberapa risiko yang berpotensi terjadi dalam
pengelolaan Sediaan diaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan BMHP antara lain:
a. ketidaktepatan perencanaan kebutuhan
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai selama periode tertentu;
b. pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,
dan Bahan Medis Habis Pakai tidak melalui
jalur resmi;
c.
LANJUTAN….
c. pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,
dan Bahan Medis Habis Pakai yang
belum/tidak teregistrasi;
d. keterlambatan pemenuhan kebutuhan
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai;
e. kesalahan pemesanan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
seperti spesifikasi (merek, dosis, bentuk
sediaan) dan kuantitas;
f. ketidaktepatan pengalokasian dana yang
berdampak terhadap pemenuhan/ketersediaan
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai;
g. ketidaktepatan penyimpanan yang berpotensi
terjadinya kerusakan dan kesalahan dalam
pemberian;
h. kehilangan fisik yang tidak mampu telusur;
i. pemberian label yang tidak jelas atau tidak
lengkap; dan
j. kesalahan dalam pendistribusian.