Om

Swastiastu
 AFS

Pengelolaan Perbekalan Farmasi

Perencanaan, Pengadaan, Penerimaan
01 I Gede Bayu Somantara (161094)

02 Gusti Ayu Putu Dispa Setyari (161089)

03 Ni Putu Indah Kriscahyani (161090)

04 I Nengah Arsana Yasa (161091)

05 Estavil Mesari Sutyara (161092)

06 Luh Putu Lisna Armita Dewi (161093)

07 Gusti Ayu Arya Ditha Suari (161096)

08 Ni Putu Sasmita Claudia (161097)

PERENCANAAN
Definisi, Tujuan, Tahapan, Metode, Standar di Apotek
 Perencanaan
Definisi
Merencanakan
pengadaan obat
secara sistematis

Tujuan Tahapan
Untuk menyediakan Pemilihan Obat
perbekalan farmasi. Perhitungan Kebutuhan Obat

Metode Standar
Konsumsi Pelayanan Kefarmasian di Apotek
Morbiditas
Perencanaan
Definisi

Suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyusun

daftar kebutuhan obat yang berkaitan dengan suatu
pedoman atas dasar konsep kegiatan yang sistematis
dengan urutan yang logis dalam mencapai sasaran atau
tujuan yang telah ditetapkan

Tujuan
Untuk menyusun kebutuhan obat yang tepat dan
sesuai kebutuhan, untuk mencegah terjadinya
kekurangan atau kelebihan persediaan farmasi serta
meningkatkan penggunaan persediaan farmasi secara
efektif dan efesien.
 Tahapan Perencanaan
Tahap Pemilihan Obat
untuk
Menentukan obat-obat yang sangat
diperlukan sesuai dengan
kebutuhan, dengan prinsip dasar
menentukan jenis obat yang akan
digunakan atau dibeli.
Di Apotek stok obat PCT kosong,
maka kita merencanakan pembelian
PCT ke PBF
Tahap Perhitungan Kebutuhan Obat
untuk
Mengindari masalah kekosongan
obat atau kelebihan obat. Dengan
koordinasi dari proses perencanaan
dan pengadaan obat diharapkan
obat yang didapat tepat jenis, tepat
jumlah dan tepat waktu
Dari penjualan selama sebulan
sebelumnya, PCT terjual sebanyak 2
box. Lalu kita merencanakan membeli
PCT sebanyak ±3 box
 Metode Perencanaan
Digunakan dalam tahap perhitungan kebutuhan obat

Metode konsumsi menggunakan konsumsi

obat individual dalam memproyeksikan
Metode Konsumsi kebutuhan yang akan datang berdasarkan
analisa data konsumsi obat tahun sebelumnya.

Bulan sebelumnya PCT terjual sebanyak 2 box,

maka perencanaan pembelian PCT untuk bulan
berikutnya dilebihkan 10%, ± 1 box untuk
dijadikan buffer stock
 Metode Perencanaan
Digunakan dalam tahap perhitungan kebutuhan obat

Memperkirakan kebutuhan obat berdasarkan

jumlah kehadiran pasien, kejadian penyakit
Metode Konsumsi yang umum, dan pola perawatan standar
dari penyakit yang ada.

Metode Morbiditas Pada musim hujan, banyak masyarakat

terserang penyakit demam. Sehingga
perencanaan pembelian obat dilebihkan untuk
obat penurun panas pada musim tersebut
 Standar Pelayanan
Kefarmasian Di Apotek

Dalam membuat perencanaan

pengadaan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai perlu diperhatikan pola penyakit,
pola konsumsi, budaya dan
kemampuan masyarakat.
PENGADAAN
Definisi, Tujuan, Tahapan, Metode, Standar di Apotek
 Pengadaan
Definisi
Penyediaan obat yang
diperlukan di setiap unit
pelayanan kefarmasian

Tahapan
Tujuan Membeli, memperoleh, mengatur jadwal
Untuk menjamin ketersediaan pembelian dan pengiriman serta cara
perbekalan farmasi. penyimpanan obat

Metode Standar
 Pembelian
Pelayanan Kefarmasian di Apotek
 produksi.
Pengadaan
Definisi

Pengadaan merupakan proses penyediaan obat yang

dibutuhkan rumah sakit atau untuk unit pelayanan
kesehatan lainnya yang diperoleh dari pemasok
eksternal melalui pembelian dari manufaktur,
distributor atau pedagang besar farmasi.

Tujuan

Untuk mendapatkan perbekalan farmasi dengan

harga yang layak, dengan mutu yang baik, pengiriman
barang terjamin dan tepat waktu, proses berjalan
lancar dan tidak memerlukan tenaga serta waktu
berlebihan
Tahapan Pengadaan
1. Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat

2. Memperoleh harga pembelian serendah mungkin

3. Merasa yakin bahwa seluruh obat yang dibeli memiliki standar

yang berkwalitas

4. Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala

(dalam waktu tertentu) dan menghindari kelebihan
persediaan maupun kekurangan persediaan

5. Mengatur jadwal pembelian obat dan tingkat

penyimpanan yang aman untuk mencapai
keseluruhan yang lebih rendah.
 Metode Pengadaan
 Pelelangan (tender)
Pembelian dengan penawaran yang kompetitif (tender)
merupakan suatu metode penting untuk mencapai keseimbangan
Pembelian
yang tepat antara mutu dan harga, apabila ada dua atau lebih
pemasok, apoteker harus mendasarkan pada kritera berikut:
• mutu produk,
• reputasi produsen,
• harga,
• berbagai syarat,
• ketepatan waktu pengiriman,
• mutu pelayanan pemasok,
• dapat dipercaya,
• kebijakan tentang barang yang dikembalikan, pengemasan.
Lanjutan…
 Pemilihan langsung
Pembelian Yaitu dilakukan dengan membandingkan sebanyak-banyaknya
penawaran, sekurang-kurangnya 3 penawaran dari penyedia
barang yang telah lulus perkualifikasi serta dilakukan
negosiasi baik teknis maupun biaya.

 Penunjukan langsung
Yaitu metode pemilihan penyedia barang dengan cara
menunjuk langsung 1 penyedia barang dengan cara
melakukan negosisasi baik teknis maupun biaya.
 Metode Pengadaan
 Kriterianya adalah obat lebih murah jika diproduksi
Pembelian
sendiri
 Obat tidak terdapat di pasaran atau formula khusus
rumah sakit
Produksi  Obat untuk penelitian
 Kerjasama dengan pihak ketiga
 Sumbangan
 Standar Pelayanan
Kefarmasian Di Apotek

Dalam membuat perencanaan

pengadaan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai perlu diperhatikan bagaimana
cara untuk memperoleh bahan
tersebut baik dengan membeli maupun
memproduksinya sendiri.
PENERIMAAN
Definisi, Tujuan, Tahapan, Metode, Standar di Apotek
 •
PENERIMAAN OBAT
Penerimaaan obat adalah

• DEFINISI
 PENERIMAAN OBAT
Berikut beberapa hal yang perlu diketahui pada penerimaan obat

DEFINISI
Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis spesifikasi, jumlah, mutu,
waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam surat pesanan dengan kondisi fisik yang
diterima

TUJUAN
Tujuan penerimaan ini adalah untuk menjamin sediaan atau pesanan yang diterima sesuai
dengan kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu kedatangan.

METODE
Dalam hal penerimaan obat atau barang di apotek, tidak ada metode-metode tertentu yang
dapat diterapkan, melainkan metode atau prosesnya disesuaikan dengan standar prosedur
operasional yang ada di apotek tersebut.
3 TAHAP PENERIMAAN
Berikut beberapa proses/tahapan dari penerimaan barang

PEMERIKSAAN BARANG DAN KELENGKAPANNYA

• Alamat pengirim barang yang dituju.

• Nama, kemasan dan jumlah barang yang dikirim harus
sesuai dengan yang tertera pada surat pesanan dan
faktur. Apabila terdapat ketidaksesuaian, petugas
penerimaan akan mengembalikan atau menolak barang
yang dikirim (retur) disertai nota pengembalian barang
dari apotek.
• Kualitas barang serta tanggal kadarluasa. Kadaluarsa
tidak kurang dari satu tahun untuk obat biasa dan tiga
bulan untuk vaksin.
3 TAHAP PENERIMAAN
Berikut beberapa proses/tahapan dari penerimaan barang

PEMBERIAN NOMOR URUT PADA FAKTUR

Jika barang-barang tersebut dinyatakan diterima, maka

petugas akan memberikan nomor urut pada faktur pengiriman
barang, membubuhkan cap apotek dan menandatangani
faktur asli sebagai bukti bahwa barang telah diterima. Faktur
asli selanjutnya dikembalikan, sebagai bukti pembelian dan
satu lembar lainnya disimpan sebagai arsip apotek. Barang
tersebut kemudian disimpan pada wadahnya masing-masing.
3 TAHAP PENERIMAAN
Berikut beberapa proses/tahapan dari penerimaan barang

PENGARSIPAN

• Salinan faktur dikumpulin setiap hari lalu dicatat sebagai data

arsip faktur dan barang yang diterima dicatatat sebagai data
stok barang dalam komputer.
• Jika barang yang diterima tidak sesuai pesanan atau terdapat
kerusakan fisik maka bagian pembelian atau membuat nota
pengembalian barang (retur) dan mengembalikan barang
tersebut ke distrbitor yang bersangkutan untuk kemudian
ditukar dengan barang yang sesuai.
• Barang-barang yang tidak sesuai dengan faktur harus
dikembalikan, hal ini bertujuan untuk mencegah terjadinya
praktek penyalahgunaan obat yang dilakukan oleh pihak
tertentu.
 4 TAHAP SECARA UMUM
Berikut 4 tahapan lain secara umum

1 BARANG TERIMA
Pengiriman barang disertai faktur (memuat nama PBF, tanggal, jenis dan
jumlah barang), kemudian dicocokkan/pengecekan (ED, keadaan fisik
obat, sesuai dengan permintaan jenis dan jumlah obat).

2 BARANG DEAL
Jika sesuai maka faktur ditandatangani Apoteker /AA (nama
terang, SK, cap apotek), dan faktur asli akan diperoleh jika sudah
melunasi pembayaran obat.

3 PENCATATAN
Obat yang diperoleh dicatat di buku penerimaan/ED,
menyangkut nama PBF yang mengirim barang, harga
barang, dan no.batch.

4 ARSIP
No.batch penting karena sewaktu-waktu BPOM bisa menarik
obat tertentu dengan no.batch tertentu.
SOP PENERIMAAN BARANG
Standar operasional penerimaan barang di apotek

Standar operasional penerimaan barang di apoetek merupakan salah satu bagian

penting dalam melaksanakan manajemen di apotek. SOP dari masing-masing
apotek memiliki aturan atau tahapan yang berbeda beda yang tentu disesuaikan
pada tahapan penerimaan yang telah disampaikan sebelumnya. Tidak ada aturan
baku dari pemerintah mengenai penerimaan barang di apotek, sehingga masing-
masing apotek dapat membuat SOPnya masing-masing.
Daftar Pustaka
Oscar,L., Jauhar,M. 2016. Dasar-Dasar Manajemen Farmasi.
Jakarta: Prestasi Pustakaraya

Menkes RI. 2016. Peraturan Mentri Kesehatan RI Nomor 73 tahun

2016 tentang standar pelayanan kefarmasian di
apotek

https://www.scribd.com/document/375193669/f-2-1-Perencanaan-
Pengadaan-Perbekalan-Obat
Thank you