MANAJEMEN FARMASI

PENGELOLAAN OBAT DI APOTEK

Yelfi Anwar. M. Farm, Apt

Tujuan / Kompetensi Dasar

Memahami sistem pengelolaan
persediaan yang baik (Efisien &
Efektif dan bernilai tambah)

KEUNTUNGAN & MANFAAT

ITEMS OBAT & LOGISTIK MEDIS (OLM)
YANG TERBATAS

SUPLAI : - pengadaan, penyimpanan, distribusi lebih mudah

- stok tidak perlu banyak
- lebih mudah dalam kendali mutu
- penyampaian obat ke pasien lebih baik

BIAYA : - harga lebih dapat ditekan dan lebih kompetitif

PRESCRIBING : - penguasaan obat lebih dalam & terfokus

- memungkinkan penulisan resep lebih rasional
- informasi kepasien lebih terfokus
- lebih waspada dan mengenal ESO / ADR.

PASIEN : - informasi, edukasi lebih fokus

- mengurangi kebingungan dan meningkatkan ketaatan
minum obat
- ketersediaan obat lebih terjamin.

Medical aspect

KEAMANAN
OBAT
YANG BEREDAR
DI INDONESIA:
> 15.000 JENIS

MANFAAT

PERLU DILAKUKAN

SELEKSI / PEMILIHAN
DANA
TERSEDIA
TERBATAS
KETERSEDIAAN
Managerial aspect

MEDICAL LOGISTIC
MANAGEMENT
(included LOGISTIK
MANAJEMEN
Medicines)

MEDIS / BARANG FARMASI

PEMILIHAN /
SELEKSI OBAT - BF

PENGGUNAAN /
DRUG USE

PENYEDIAAN /
PENGADAAN

PENYIMPANAN &
DISTRIBUSI

MANAJEMEN
SUPPORT:
-organisasi & mekanisme
-sumber daya manusia
-SIM
-financing
5

Siklus Persediaan/
Tingkat Stok

T
I
N
G
K
A
T

SK
SOp
SO

SP

SO

S
T
O
K

LT
SIKLUS PERIODE

DT

Keterangan:
SOp
= stok optimum
SO = stok order
SK = stok kerja
LT = waktu tunggu
SP = stok pengamanan
DT = saat
penyerahan obat

PERENCANAAN OBAT DI
APOTEK

HAL-HAL YANG
PERLU
DIPERHATIKAN

POLA PENYAKIT

BUDAYA MASYARAKAT

KEMAMPUAN MASYARAKAT

METODE PERENCANAAN
PENGADAAN

1) Metode Epidemiologi
2) Metode Konsumsi
3) Metode Kombinasi
4) Metode just in time

Cara Menghitung di dasarkan atas

kebutuhan perbulan
Omzet perbln : Rp. 100 juta
Laba bruto : 23% dari omzet
Maka pembelian obat maksimum : 77% x Rp.100 juta = Rp 77
juta
Untuk menghitung laba Bruto :
a. Penjualan resep 90% dari omzet , indeks harga 1,3 x (dari harga
pembelian dinilai 1) = 1,3 x 0,90 = 1.17
b. Penjualan bebas 10% dari omzet, indeks harga 1,1 = 1,1 x 0,1 =
0,11
c. Indeks harga rata-rata = 1,28
d. Laba Bruto =0,28/1,28 x 100% = 21,9%

Pembelian berdasarkan kebutuhan perbulan merupakan pembelian

untuk bulan berjalan saja

METODE V-E-N

1. V (Vital)
Golongan obat yang harus ada
2. E (Esensial)
Golongan obat yang penting untuk diadakan
3. N (non esensial)
Golongan obat yang kurang penting
diadakan

Pemilihan Obat Menurut

WHO
1) Dipilih obat yang secara ilmiah menunjukkan
efek terapetik lebih besar dibanding resiko
resiko ESO
2) Jangan terlalu banyak jenis obat yang
diseleksi, hindari duplikasi.
3) Untuk obat baru, harus berdasarkan bukti
ilmiah (EBM) bahwa lebih baik dibanding
obat pendahulu
4) Sediaan kombinasi hanya dipilih jika
potensinya lebih baik dari sediaan tunggal

5) Jika alternatif pilihan obat banyak,

dipilih DOC (Drug of Choice) dari
penyakitnya
6) Pertimbangan administrasi dan
biaya yang dibutuhkan
7) Kontraindikasi, peringatan, ESO
harus dipertimbangkan
8) Dipilih obat yang standar mutunya
tinggi

Metode Pengadaan
Tender terbuka : untuk semua rekanan
yg terdaftar, menguntungkan, perlu staf
kuat, waktu dan perhatian lama.
Tender terbatas (lelang tertutup) :
rekanan tertentu yg punya riwayat baik,
harga dpt dikendalikan, tenaga dan beban
lebih hemat.
Pembelian dengan tawar-menawar :
item sedikit dan tdk urgent, pendekatan
langsung.
Pengadaan langsung : pembelian

METODE PENGADAAN

1) Pengadaan Jumlah terbatas

Order barang terbatas

Modal terbatas
Kecepatan aliran barang
Stock obat
Keberadaan PBF dalam kota (Lead time cepat)

2) Pengadaan secara berencana

Order berdasarkan waktu tertentu
Order berdasarkan periode musim tertentu
Keberadaan PBF di luar kota (Lead time lama)
Pengendalian dan pengawasan barang dapat dilakukan dengan
beberapa cara :
A. Membandingkan jumlah pembelian dengan penjualan tiap
bulan
Contoh :
Bulan Januari
Penjualan : Rp 20 juta
Pembelian : Rp 15 juta
Rasio : 75%
B. Kartu Gudang, untuk mencatat mutasi obat atau beberapa item

3) Pengadaan secara spekulatif

Kemungkinan kenaikan harga
Bonus yang ditawarkan
Harus diperhatikan:
Modal yang dimiliki
Kecepatan aliran barang

4) Konsinyasi
Produk yang masih dalam tahap
promosi
Bentuk pembayaran
5) Intuisi

6. Cara pembelian yang ekonomis

Dengan rumus :
EOQ :
2xRxS
Px1
EOQ ; Economic Order Quantity
R : Jumlah kebutuhan dalam 1 tahun
P : Harga barang perunit
S : Biaya memesan barang per 1 kali pesanan
I : % dari harga persediaan rata-rata (biaya
gudang, asuransi dan lain-lain) = biaya
inventory (variabel) = 4%

Syarat-syarat dalam
Fungsi Pengadaan
1. Doelmatig
Sesuai tujuan dan rencana
2. Rechmatig
Sesuai hak dan kemampuan
3. Wetmatig
Sesuai dengan ketentuan yang berlaku

Kriteria Pemilihan PBF

1. Legalitas PBF
2. Kecepatan dan ketepatan
pengiriman barang
3. Penawaran diskon/bonus
4. Kualitas barang
5. Kemungkinan pengembalian barang
yang rusak dan ED

Surat Pesanan
Ada 3 macam SP :
1) SP Narkotika
Terdiri 5 rangkap
Satu SP hanya untuk 1 item obat
Form SP langsung dari KF

2) SP Psikotropika
Terdiri 2 atau 3 rangkap
Satu SP bisa lebih dari 1 item obat

3) SP Non Narkotika-Psikotropika
Terdiri dari 2 rangkap
Untuk order OB, OBT, Alkes, obat keras non narkotikapsikotrpika, Kosmetika, dll

Surat Pesanan Psikotropika

Lanjutan
Bagi Apotek yang dalam tahap
pendirian (belum mempunyai SP),
mengajukan ke Dinkes kota/kab
untuk mendapatkan surat
rekomendasi (SP Sementara)

Cara Pembayaran ke PBF

1. COD (Cash On Delivery), terutama
untuk sediaan narkotika
2. Kredit
3. Konsinyasi

Penerimaan Barang
Hal-hal yang perlu dicek saat
penerimaan barang:
1. Kesesuaian jenis dan jumlah antara
barang dan SP
2. Keadaan fisik barang
3. Catat No.batch dan ED-nya

Distribusi Obat
meliputi kegiatan pengendalian
persediaan barang, penyimpanan
transportasi serta penyelesaian ke
pabeanan.

Tujuan Distribusi
a) Menjamin ketersediaan obat
b) Memelihara mutu obat
c) Menghindari penggunaan yang tidak
bertanggung jawab
d) Menjaga kelangsungan persediaan
e) Memperpendek waktu tunggu
f) Pengendaliaan persediaan
g) Memudahkan pencarian dan pengawasan
waktu tunggu
h) Memudahkan pencarian dan pengawasan

Penyimpanan Obat
secara umum
Display penyimpanan obat di Apotek:
a. Alfabetis
b. FIFO dan FEFO
c. Farmakologi
d. Bentuk sediaan
e. Kombinasi

Penyimpanan Narkotika
Ketentuan lemari penyimpanan narkotika :
1. Dibuat dari kayu atau bahan lain yang kuat
2. Mempunyai kunci yang kuat
3. Jika ukuran lemari kurang dari 40x80x100 cm, maka
lemari harus dibuat pada tembok atau lantai
4. Dibuat dalam 2 bagian, bagian I untuk menyimpan
morfin, petididn dan garam-garamnya. Bagian II untuk
menyimpan narkotika untuk kebutuhan sehari-hari

Penyimpanan Psikotropika
Dalam lemari yang terpisah dengan
obat/komoditi lainnya

Ketentuan Penyimpanan
Barang/Obat
1) Perlu diperhatikan lokasi dari tempat
penyimpanan di gudang dan menjamin
bahwa barang/obat yang disimpan mudah
diperoleh dan mengaturnya sesuai
penggolongan, kelas terapi/khasiat obat
sesuai abjad.
2) Perlu diperhatikan untuk obat dengan syarat
penyimpanan khusus, obat thermolabiel dan
obat yang punya batas kadaluarsa.

Pencatatan Barang
1. Kartu Stock
2. Kartu Stelling
(mencatat dan menyesuaikan data di kartu
stok dengan keadaan yang sebenarnya)
manfaatnya untuk memeriksa persediaan
obat dan mengevaluasi tingkat perputaran
barang tersebut.

Penggunaan
Bentuk pelayanan obat di Apotek
1. Penjualan bebas/HV
2. Penjualan OWA
3. Penjualan berdasarkan resep dokter

Bentuk-bentuk Ketidakrasionalan Pemakaian

Obat

Peresepan boros (Extravagant), yaitu peresepan

obat yang lebih mahal padahal ada alternatif
yang lebih murah dengan manfaat dan keamanan
yang sama. Termasuk peresepan yang terlalu
berorientasi pada pengobatan simptomatik
sehingga mengurangi alokasi obat-obat yang
lebih vital.

 Peresepan berlebih (Over prescribing),

yaitu terjadi bila dosis obat, lama
pemberian atau jumlah obat yang
diresepkan melebihi ketentuan dan obat
yang sebenarnya tidak diperlukan.
Peresepan yang salah (Incorrect
prescribing), yaitu mencakup pemakaian
obat untuk indikasi yang keliru,
pemberian obat ke pasien salah dan
pemakaian obat tanpa memperhitungkan
kondisi lain yang diderita bersamaan.

lanjutan
Peresepan majemuk (Multiple prescribing),
yaitu pemakaian dua atau lebih kombinasi
obat padahal sebenarnya cukup diberikan
obat tunggal saja. Termasuk pengobatan
terhadap semua gejala yang muncul tanpa
mengarah ke penyakit utama.
Peresepan kurang (Under prescribing), yaitu
terjadi kalau obat yang diperlukan tidak
diresepkan, dosis tidak cukup atau lama
pemberian terlalu pendek (Santoso, 1989).

Pemusnahan Obat
Obat/bahan padat, dengan cara
ditanam
Obat/bahan cair, dengan cara
diencerkan terlebih dahulu
Atau dititipkan ke RS, Dinkes

Pemusnahan Narkotika dalam UU

No.22 tahun 1997
Pemusnahan narkotika dilakukan dalam hal:
1. Diproduksi tanpa memenuhi standar dan
persyaratan yang berlaku dan atau tidak
dapat digunakan dalam proses produksi
2. Kadaluarsa
3. Tidak memenuhi persyaratan digunakan
pada pelayanan kesehatan dan atau
untuk pengembangan ilmu pengetahuan
4. Berkaitan dengan tindak pidana

Macam-macam
Laporan Obat di Apotek
1. Laporan statistik resep dan OGB
Dibuat rangkap 4 dan dibuat tiap
bulan. Bertujuan mengetahui tingkat
penggunaan OGB dibandingkan obat
lainnya
2. Laporan Narkotika
Rangkap 4 dan dibuat tiap bulan
3. Laporan Psikotropika
Rangkap 4 dan dibuat tiap bulan

lanjutan
4. Laporan monitoring obat
memuat nama-nama obat yang mengalami
kerusakan dan tidak memenuhi
persyaratan dilaporkan ke Dinkes
5. Laporan OWA
penggunaan OWA tidak perlu dilaporkan,
tetapi didalam pencatatannya disertai
catatan-catatan.

Laporan Narkotika

Laporan Psikotropika