PENGELOLAAN

PERBEKALAN
FARMASI

FARMASI RUMAH SAKIT

 DASAR HUKUM

UU No. 44, tentang RUMAH SAKIT

PERMENKES. No. 72 Tahun 2016 tentang STANDAR PELAYANAN FARMASI DI
RUMAH SAKIT
PP Nomor 51 tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian
DIRJEN BINA KEFARMASIAN dan ALAT KESEHATAN KEMENKES RI Tahun 2010,
tentang PEDOMAN PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI DI RUMAH SAKIT
PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI

• Meliputi: Sediaan farmasi ( obat, bahan obat dan kosmetika ), Alat kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai (BMHP)
• Pengelolaan Perbekalan Farmasi harus sesuai dengan peraturan yang berlaku dan dapat
memastikan kualitas, manfaat dan keamanannya.
• Harus dilaksanakan secara multidisiplin, terkoordinir dan menggunakan proses yang efektif
untuk menjamin kendali mutu dan kendali biaya.
• Harus dilakukan oleh Instalasi Farmasi, dalam sistem satu pintu
• Penanggungjawab adalah Apoteker
PENGELOLAAN SEDIAN FARMASI, ALAT
KESEHATAN DAN BAHAN MEDIS HABIS
PAKAI (BMHP)

Pengelolaan sedian farmasi, alat kesehatan dan BMHP adalah suatu siklus
kegiatan, dimulai dari pemilihan, perencanaan kebutuhan, pengadaan,
penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pemusnahan dan penarikan,
pengendalian dan administrasi yang diperlukan bagi kegiatan Pelayanan
Kefarmasian
PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI,ALKES & BMHP

PEMILIHAN

ADMINISTRASI PERENCANAAN

PENGADAAN
PENGENDALIAN

PEMUSNAHAN DAN PENERIMAAN

PENARIKAN

DISTRIBUSI PENYIMPANAN
PEMILIHAN
• Adalah suatu kegiatan untuk menetapkan sediaan farmasi, alat kesehatan dan BMHP, sesuai
dengan kebutuhan
• Pemilihan nya berdasarkan:
• Formularium dan standar pengobatan/ pedoman diagnose dan terapi
• Standar sediaan farmasi, alkes dan BMHP yang telah ditetapkan
• Pola penyakit
• Efektifitas dan keamanannya
• Pengobatan berbasis bukti
• Mutu
• Harga
• Ketersediaan di pasaran
PERENCANAAN

• Merupakan kegiatan untuk jumlah dan periode Sediaan Farmasi, Alkes dan BMHP,
sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan, untuk menjamin terpenuhinya kriteria tepat
jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan efisien.
• Tujuannya
• untuk menghindari kekosongan, dengan metoda yang yang dapat dipertanggungjawabkan
• untuk menetapkan jenis dan jumlah perbekalan farmasi sesuai dengan pola penyakit dan
kebutuhan pelayanan Kesehatan di rumah sakit

• Dasar-dasar perencanaan meliputi  bedasarkan konsumsi, epidemiologi dan

disesuaikan dengan anggaran yang tersedia
TAHAPAN PERENCANAAN KEBUTUHAN

1. PEMILIHAN
• FUNGSI untuk menentukan apakah perbekalan farmasi benar-benar diperlukan sesuai dengan jumlah
pasien/kunjungan dan pola penyakit di rumah sakit.
• KRITERIA:
1. Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin dengan cara menghindari kesamaan jenis.
2. Hindari penggunaan obat kombinasi, kecuali jika obat kombinasi mempunyai efek yang lebih baik
dibanding obat tunggal.
3. Apabila jenis obat banyak, maka kita memilih berdasarkan obat pilihan (drug of choice)
dari penyakit yang prevalensinya tinggi.
TAHAPAN PERENCANAAN KEBUTUHAN

2. KOMPILASI PENGGUNAAN
• FUNGSI untuk mengetahui penggunaan bulanan masing-masing jenis perbekalan
farmasi di unit pelayanan selama setahun dan sebagai data pembanding bagi stok
optimum
3. PERHITUNGAN KEBUTUHAN
a. Metode konsumsi
b. Metode morbiditas/ epidimiologi
c. Metode kombinasi
C. METODE KOMBINASI
Acuan yang digunakan yaitu:
1). DOEN, Formularium Rumah Sakit, Standar Terapi Rumah Sakit dan kebijakan setempat yang
berlaku.
2). Data catatan medik/rekam medik
3). Anggaran yang tersedia
4). Penetapan prioritas
5). Pola Penyakit
6). Sisa persediaan
7). Data penggunaan periode yang lalu
8). Rencana pengembangan
LANJUTAN……….

4. EVALUASI PERENCANAAN
• Cara/teknik evaluasi yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:
- Analisa nilai ABC, untuk evaluasi aspek ekonomi
- Pertimbangan/kriteria VEN, untuk evaluasi aspek medik/terapi
- Kombinasi ABC dan VEN
- Revisi daftar perbekalan farmasi
PEDOMAN PERENCANAAN
• Meliputi:
• Anggaran yang tersedia
• Penetapan prioritas
• Sisa persediaan
• Data Pemakaian periode lalu
• Waktu tunggu pemesanan
• Rencana Pengembangan
PENGADAAN
• Merupakan kegiatan untuk merealisasi perencanaan yang sudah disusun
• Merupakan kegiatan yang berkesinambungan, dimulai dari :
• pemilihan,
• penentuan jumlah yang dibutuhkan,
• penyesuaian antara kebutuhan dan dana,
• pemilihan metode pengadaan,
• pemilihan pemasok,
• penentuan spesifikasi kontrak,
• pemantauan proses pengadaan
• pembayaran
KETENTUAN PENGADAAN

• Pengadaan yang efektif, harus menjamin ketersediaan, jumlah dan waktu

yang tepat, dengan harga yang terjangkau dan sesuai standar mutu

• Bila pengadaan dilakukan oleh bagian lain/ di luar dari Instalasi Farmasi, maka
harus melibatkan tenaga kefarmasian
HAL-HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM
MELAKSANAKAN PENGADAAN

1. Bahan baku obat, harus disertai Sertifikat Analisa

2. Bahan berbahaya, harus menyertakan MSDS (Material Safety Data Sheet)
3. Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan BMHP, harus mempunyai nomor izin
edar
4. Masa kadaluarsa (ED), minimal dua tahun, kecuali untuk sediaan farmasi,
alkes dan BMHP tertentu ( vaksin, reagen , dll ) atau pada kondisi tertentu,
dapat dipertanggungjawabkan
PROSES PENGADAAN

1. Pembelian  sesuai dengan peraturan pengadaan barang dan jasa yang

berlaku
2. Produksi sediaan farmasi  memenuhi persyaratan mutu dan terbatas
hanya untuk memenuhi kebutuhan pelayanan di RS tersebut
3. Sumbangan/ dropping/ Hibah  Instalasi Farmasi harus melakukan
pencatatan dan pelaporan terhadap penggunaan sediaan farmasi, alkes
maupun BMHP sumbangan/dropping/hibah ini
PENERIMAAN

• Merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian

jenis, spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan
dan harga yang tertera pada dalam kontrak dan
surat pesanan, dengan kondisi yang diterima.
• Semua dokumen penerimaan, harus
terdokumentasi dengan baik
PENYIMPANAN
• Penyimpanan harus dapat menjamin kualitas dan keamanan dari sediaan farmasi, alkes dan
BMHP
• Harus memenuhi persyaratan kefarmasian. Meliputi:
• Persyaratan stabilitas dan keamanan
• Sanitasi
• Cahaya
• Kelembaban
• Ventilasi
• Penggolongan jenis dari masing-masing perbekalan farmasi
HAL-HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN
DALAM PENYIMPANAN OBAT

• Obat dan bahan kimia yang digunakan untuk pembuatan obat, harus diberi
LABEL. Dimana informasi yang terdapat di dalamnya adalah: nama obat/
bahan kimia, tanggal pertama kemasan dibuka, tanggal kadaluarsa dan tanda
peringatan lainnya
• Elektrolit konsentrat, tidak disimpan di ruang perawatan, kecuali untuk
pertimbangan klinis, bila ada elektrolit konsentrat disimpan di ruang
perawatan, maka harus dilengkapi dengan pengaman, harus diberi label yang
jelas, dan disimpan di area dengan pengawasan ketat.
• Tempat penyimpanan obat, tidak dicampur bersama dengan barang lainnya
SEDIAAN FARMASI YANG HARUS DISIMPAN
TERPISAH
1. Bahan mudah terbakar, harus disimpan di tempat / lemari yang tahan api. Lemari diberi
tanda khusus  menunjukkan sifat bahan yang tersimpan di dalamnya adalah bahan mudah
terbakar
2. Gas medis :
1. disimpan terpisah, dengan posisi berdiri, terikat dan diberi tanda untuk menghindari
kesalahan dalam pengambilan
2. Gas medis yang kosong dipisahkan dengan tabung yang masih ada isinya
3. Penyimpanan tabung gas di ruang perawatan, harus menggunakan tutup
PENYIMPANAN OBAT DI INSTALASI FARMASI
DAN DI RUANG RAWAT
1. Instalasi Farmasi, harus dapat memastikan bahwa penyimpanan obat di seluruh RS sudah
terlaksana dengan benar dan harus diinspeksi secara periodik
2. Metode penyimpanan, dapat dilakukan bedasarkan kelas terapi, bentuk sediaan dan jenisnya dan
disusun secara alfabetis, dengan menerapkan prinsip FEFO atau FIFO
3. Penyimpanan untuk obat yang mempunyai penampilan dan nama yang mirip (LASA), disimpan
tidak berdekatan, diberi penanda khusus, untuk mencegah kesalahan dalam pengambilan
4. Menggunakan almari khusus untuk penyimpanan narkotika dan psikotropika,
5. Menggunakan almari khusus untuk obat-obat yang thermolabil
6. RS harus dapat menyediakan lokasi penyimpanan obat emergensi untuk menanggulangi keadaan
gawat darurat
PENGELOLAAN OBAT EMERGENSI HARUS
MENJAMIN:

1. Jumlah dan jenisnya sesuai dengan daftar obat emergensi yang telah
ditetapkan
2. Tidak boleh bercampur dengan penyimpanan obat non emergensi
3. Bila sudah terpakai untuk kebutuhan emergensi, maka harus segera
digantikan
4. Dilakukan pengecekan secara berkala, untuk memastikan obat dan BMHP
tidak kadaluarsa
5. Tidak boleh dipinjam untuk keperluan lain
PEMUSNAHAN DAN PENARIKAN
• PENARIKAN
• Dilakukan terhadap perbekalan farmasi yang izin edarnya dicabut oleh Menteri
• Dilakukan oleh principal, bila ada masalah saat produksinya
• PEMUSNAHAN
• Dilakukan bila:
• Produk tidak memenuhi persyaratan mutu
• Telah kadaluarsa
• Tidak memenuhi persyaratan
• Dicabut izin edarnya
JENIS PENARIKAN

1. Mandatory recall  Penarikan sediaan farmasi yang tidak memenuhi standar

 Dilakukan oleh pemilik izin edar, bedasarkan perintah
BPOM
2. Voluntary recall  Bedasarkan inisiasi sukarela dari pemilik izin edar,
dengan tetap memberikan laporan kepada BPOM
TAHAPAN PEMUSNAHAN

• Membuat daftar Sediaan Farmasi, Alkes dan BMHP yang akan dimusnahkan
• Menyiapkan BA pemusnahan
• Mengkoordinasi jadwal, metode dan tempat pemusnahan kepada pihak
terkait
• Menyiapkan tempat pemusnahan
• Melakukan pemusnahan disesuaikan dengan jenis dan bentuk sediaan serta
peraturan yang berlaku
PENGHAPUSAN

• Tujuan:
menjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak memenuhi syarat dikekola
sesuai dengan standar yang berlaku
• Penghapusan akan mengurangi beban penyimpanan maupun mengurangi
resiko terjadinya penggunaan obat sub standar.
PENGENDALIAN

• Pengendalian penggunaan Sediaan farmasi, Alkes, BMHP, dilakukan Instalasi Farmasi bersama dengan
Komite Farmasi dan Terapi
• Pengendalian dilakukan baik terhadap jumlah maupun jenisnya
• Tujuan nya:
• Penggunaan obat sesuai dengan formularium RS
• Penggunaan obat, sesuai dengan diagnosis dan terapi
• Memastikan persediaan efektif dan efisien  tidak terjadi kelebihan atau kekurangan stok, kerusakan ,
kadaluarsa dan tidak terjadi retur.
CARA MELAKUKAN PENGENDALIAN

a. Melakukan evaluasi persedian yang jarang digunakan (slow moving)

b. Melakukan evaluasi terhadap persediaan yang tidak digunakan dalam waktu tiga bulan berturut-turut
(death stock)
c. Stock opnam yang dilakukan secara berkala dan periodik
ADMINISTRASI

• Administrasi harus dilakukan secara tertib dan berkesinambungan  untuk memudahkan melakukan
penelusuran kegiatan yang sudah
terjadi.
• Kegiatan administrasi, terdiri dari:
a. Pencatatan dan pelaporan
b. Administrasi keuangan
c. Administrasi Penghapusan
A. PENCATATAN DAN PELAPORAN

• Pencatatan dan pelaporan dilakukan terhadap seluruh kegiatan pengelolaan Perbekalan Farmasi,
dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai dengan pemusnahan dan penarikan
• Pelaporan, dibuat secara periodic oleh Instalasi Farmasi ( bulanan/ triwulan/ semester ataupun tahunan
• Pencatatan dilakukan untuk : persyaratan Kementerian Kesehatan/ BPOM, dasar akreditasi RS, dasar
audit RS dan dokumentasi farmasi
• Pelaporan dilakukan untuk: komunikasi antar level manajemen, penyiapan pelaporan yang
komprehensif dan laporan tahunan
B. ADMINISTRASI KEUANGAN

• Bila Instalasi Farmasi harus mengelola keuangan  maka penyelenggaraan administrasi

keuangan
• Administrasi keuangan merupakan: pengaturan anggaran, pengendalian dan analisa biaya,
pengumpulan informasi keuangan, penyiapan laporan dan penggunaan laporan yang
berkaitan dengan semua kegiatan Pelayanan Kefarmasian, secara rutin ataupun tidak, dalam
periode tertentu
C. ADMINISTRASI PENGHAPUSAN

• Merupakan kegiatan penyelesaian terhadap Sediaan Farmasi, Alkes ataupun BMHP yang
sudah tidak terpakai lagi akibat kadaluarsa, rusak ataupun karena tidak memenuhi
standar
• Dilakukan dengan cara  mengajukan usul penghapusan kepada pihak yang sesuai
dengan prosedur yang sudah ditetapkan.
CONTOH-CONTOH PELAPORAN

1. Laporan pembelian
2. Laporan mutasi
3. Laporan permintaan perbekalan farmasi tidak terlayani
4. Laporan perbekalan farmasi yang jarang/tidak di tulis dokter
5. Laporan perbekalan farmasi yang hampir kadaluarsa( maksimal 6 bulan sebelum
kadaluarsa) untuk di informasikan ke dokter penulis resep
6. Laporan perbekalan farmasi yang kadaluarsa
7. Laporan ketersediaan obat
8. Laporan stok opname
TERIMA KASIH