PENGELOLAAN PERBEKALAN

FARMASI
By: Kelompok 1

DASAR HUKUM
• DIRJEN BINA FARMASI dan ALKES Dep.Kes RI
Tahun 2008, tentang PEDOMAN
PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI DI
RUMAH SAKIT
 PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI

• Adalah suatu siklus kegiatan yang saling terkait

antara satu dengn yang lainnya dimulai dari
perencanaan, pengadaan, penerimaan,
penyimpanan, pendistribusian, pengendalian,
pencatatan dan pelaporan, penghapusan,
monitoring dan evaluasi
 PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI

PERENCANAAN

MONITORING & EVALUASI PENGADAAN

PENERIMAAN
PENCATATAN & PELAPORAN

PENYIMPANAN
PENGHAPUSAN

PENGENDALIAN DISTRIBUSI
 PERENCANAAN
• Menetapkan jenis dan jumlah perbekalan farmasi
yang dibutuhkan untuk pelayanan pasien

TUJUANNYA :
• Untuk menetapkan jenis dan jumlah perbekalan
farmasi sesuai dengan pola penyakit dan
kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit.
 Tahapan perencanaan
Pemilihan jenis perbekalan farmasi

Kompilasi penggunaan

Perhitungan kebutuhan

Evaluasi perencanaan
 Cara Evaluasi:

1. Analisa ABC
2. Analisa VEN
3. Analisa Kombinasi ABC dan VEN
4. Revisi daftar perbekalan farmasi
 PENGADAAN
• Merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan
yang telah di rencanakan dan di setujui melalui
pembelian, produksi, dan hibah.

TUJUANNYA :
• Mendapatkan perbekalan farmasi dengan harga
layak,dengan mutu yang baik, pengiriman barang
terjmin dan tepat waktu, proses berjalan lancar dan
tidak memerlukan tenaga serta waktu berlebihan.
ALUR PENGADAAN SAMPAI KE IFRS : OBAT,ALKES

PERENCANAAN
KEBUTUHAN
( IFRS )

PANITIA
PENYERAHAN
PENGADAAN
BARANG ke IFRS

PENYERAHAN KE
PETUGAS PERMINTAAN
PENYIMPAN PENAWARAN KE
BARANG RS SUPLIER

PENERIMAAN oleh PENAWARAN

TIM PENERIMA DARI SUPLIER,
NEGOSIASI
SP,
PENGIRIMAN
BARANG
 PENERIMAAN
• Merupakan kgiatan untuk menerima
perbekalan farmasi yang telah diadakan
sesuai dengan aturan kefarmasian,
melalui pembelian langsung, tender,
konsinyasi atau sumbangan.
 PENERIMAAN
TUJUANNYA:
• Untuk menjamin perbekalan farmasi yang di terima sesuai
kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu
kedatangan.

Hal lain yang perlu diperhatikan

1. Harus mempunyai MSDS/ Material Safety Data Sheet untuk bahan
berbahaya
2. Mempunyai certificate of origin untuk alkes
3. Sertifikat analisa produk
 PENYIMPANAN

• Suatu kegiatan menyimpan dan memelihara

dengan cara menempatkan perbekalan farmasi
yang di terima pada tempat yang di nilai aman
dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat
merusak mutu obat
 PENYIMPANAN
Tujuan
1. Memelihara mutu sediaan farmasi
2. Menghindari penggunaan yang tidak
bertanggung jawab
3. Menjaga ketersediaan
4. Memudahkan pencarian dan pengawasan
 Pengaturan Penyimpanan
• Menurut bentuk sediaan dan Alfabetis
• Menerapkan sistem FIFO dan FEFO
• Menggunakan almari, rak dan pallet
• Menggunakan almari khusus untuk
menyimpan narkotika dan psikotropika
• Menggunakan almari khusus untuk
perbekalan farmasi yang memerlukan
penyimpanan pada suhu tertentu
• Dilengkapi kartu stock obat
 DISTRIBUSI

• Kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di

rumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses
terapi bagi pasien rawat inaop dan rawat jalan
serta untuk menunjang pelayanan medis.

Tujuan:
• Supaya tersedianya perbekalan farmasi di unit-unit
pelayanan secara tepat waktu, tepat jenis dan
jumlah.
Distribusi perbekalan farmasi

1. Resep perorangan
2. Sistem distribusi persediaan lengkap di
ruang
3. Sistem distribusi dosis unit
4. Sistem distribusi kombinasi
 PENGENDALIAN

• Suatu kegiatan untuk memastikan tercapainya

sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan
pogram yang telah di tetapkan sehingga tidak
terjadi kelebihan dan kekurangan/kekosongan obat
di unit-unit pelayanan.
 PENGENDALIAN
Tujuan: supaya tidak terjadi kelebihan dan kekosongan
perbekalan farmasi di unit unit pelayanan

Kegiatan
1. Memperkirakan/menghitung pemakaian rata rata
periode tertentu
2. Menentukan stok pengaman di gudang
3. Menentukan waktu pemesanan sampai obat
diterima
 PENGHAPUSAN
• Merupakan kegiatan penyelesaian terhadap
perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena
kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar

Tujuan:
menjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak
memenuhi syarat dikekola sesuai dengan standar yang
berlaku. adanya penghapusan akan mengurangi beban
penyimpanan maupun mengurangi resiko terjadinya
penggunaan obat sub standar.
 PROSEDUR PENGAPUSAN
• Menyusun daftar perbekalan farmasi yang akan
dihapuskan beserta alasannya.
• Melaporkan kepada atasan mengenai perbekalan
farmasi yang akan dihapuskan.
• Membuat permohonan penghapusan perbekalan
farmasi yang kadarluarsa dan rusak kepada
pemerintah.
• Turun persetujuan pengapusan dalam bentuk surat
keputusan pemerintah
• Melaksanakan permusnahan perbekalan farmasi
sesuai perintah
 PENCATATAN&PELAPORAN
Pencatatan
• Pencatatan bertujuan memonitor transaksi
perbekalan farmasi yang masuk dan keluar
• Pencatatan secara manual (buku & kartu Stok)
dan komputerisasi
Informasi yang diperoleh dari pencatatan
1. Jumlah perbekalan farmasi yang tersedia
(sisa stok)
2. Jumlah perbekalan farmasi yang diterima
3. Jumlah perbekalan farmasi yang keluar
4. Jumlah perbekalan farmasi yang
rusak/hilang/ kadaluarsa
5. Jangka waktu kekosongan perbekalan farmasi
Pelaporan
Kumpulan catatan dan pendataan kegiatan
administrasi perbekalan farmasi

Tujuan
• Tersedianya data yang akurat untuk bahan
evaluasi
• Tersedianya informasi yang akurat
• Tersedianya data yang lengkap untuk membuat
perencanaan
Jenis laporan yang dibuat di gudang perbekalan
farmasi
1. Laporan pembelian
2. Laporan mutasi
3. Laporan permintaan perbekalan farmasi tidak terlayani
4. Laporan perbekalan farmasi yang stagnan (jarang/tidak di
tulis dokter)
5. Laporan perbekalan farmasi yang hampir
kadaluarsa( maksimal 6 bulan sebelum kadaluarsa) untuk
di informasikan ke dokter penulis resep
6. Laporan perbekalan farmasi yang kadaluarsa
7. Laporan ketersediaan obat
8. Laporan stok opname
 MONITORING & EVALUASI
• Merupakan salah satu upaya untuk terus
mempertahankan mutu pengelolaan perbekalan
farmasi
• Sebagai masukan dalam penyusunan perencanaan
dan pengambilan keputusan
• Kolekting data untuk bahan evaluasi

Tujuan:
• Meningkatkan produktivitas para pengelola
perbekalan farmasi di rumah sakit agar dapat
ditingkatkan secara optimum.
 TUGAS
• PRESENTASI KELOMPOK MEMBACA RESEP,
SKRINING RESEP, INDIKASI, DOSIS, KIE