PENGELOLAAN

PERBEKALAN FARMASI

By: Kelompok 1

DASAR HUKUM

DIRJEN BINA FARMASI dan ALKES

Dep.Kes RI Tahun 2008, tentang
PEDOMAN PENGELOLAAN PERBEKALAN
FARMASI DI RUMAH SAKIT

PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI

Adalah suatu siklus kegiatan yang

saling terkait antara satu dengn yang
lainnya dimulai dari perencanaan,
pengadaan, penerimaan,
penyimpanan, pendistribusian,
pengendalian, pencatatan dan
pelaporan, penghapusan, monitoring
dan evaluasi

PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI

PERENCANAA
N
MONITORING & EVALUASI

PENCATATAN &
PELAPORAN

PENGHAPUSAN

PENGENDALIAN

PENGADAAN

PENERIMAAN

PENYIMPANAN

DISTRIBUSI

PERENCANAAN
Menetapkan jenis dan jumlah perbekalan
farmasi yang dibutuhkan untuk pelayanan
pasien

TUJUANNYA :
Untuk menetapkan jenis dan jumlah
perbekalan farmasi sesuai dengan pola
penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan
di rumah sakit.

Tahapan perencanaan
Pemilihan jenis perbekalan
farmasi
Kompilasi penggunaan
Perhitungan kebutuhan
Evaluasi perencanaan

Cara Evaluasi:
1.
2.
3.
4.

Analisa ABC
Analisa VEN
Analisa Kombinasi ABC dan VEN
Revisi daftar perbekalan farmasi

PENGADAAN
Merupakan kegiatan untuk merealisasikan
kebutuhan yang telah di rencanakan dan di
setujui melalui pembelian, produksi, dan hibah.

TUJUANNYA :
Mendapatkan perbekalan farmasi dengan harga
layak,dengan mutu yang baik, pengiriman
barang terjmin dan tepat waktu, proses berjalan
lancar dan tidak memerlukan tenaga serta waktu
berlebihan.

ALUR PENGADAAN SAMPAI KE IFRS : OBAT,ALKES

PERENCANAA
N KEBUTUHAN
( IFRS )

PANITIA
PENGADAAN

PENYERAHAN
BARANG ke IFRS

PENYERAHAN KE
PETUGAS
PENYIMPAN
BARANG RS

PERMINTAAN
PENAWARAN KE
SUPLIER

PENERIMAAN oleh
TIM PENERIMA

PENAWARAN
DARI SUPLIER,
NEGOSIASI
SP,
PENGIRIMAN
BARANG

PENERIMAAN
Merupakan
kgiatan
untuk
menerima perbekalan farmasi
yang telah diadakan sesuai
dengan
aturan
kefarmasian,
melalui
pembelian
langsung,
tender,
konsinyasi
atau
sumbangan.

PENERIMAAN
TUJUANNYA:
Untuk menjamin perbekalan farmasi yang di
terima sesuai kontrak baik spesifikasi mutu,
jumlah maupun waktu kedatangan.

Hal lain yang perlu diperhatikan

1. Harus mempunyai MSDS/ Material Safety Data Sheet
untuk bahan berbahaya
2. Mempunyai certificate of origin untuk alkes
3. Sertifikat analisa produk

PENYIMPANAN
Suatu kegiatan menyimpan dan memelihara
dengan cara menempatkan perbekalan
farmasi yang di terima pada tempat yang di
nilai aman dari pencurian serta gangguan
fisik yang dapat merusak mutu obat

PENYIMPANAN
Tujuan
1. Memelihara mutu sediaan farmasi
2. Menghindari penggunaan yang tidak
bertanggung jawab
3. Menjaga ketersediaan
4. Memudahkan
pencarian
dan
pengawasan

Pengaturan Penyimpanan

Menurut bentuk sediaan dan Alfabetis

Menerapkan sistem FIFO dan FEFO
Menggunakan almari, rak dan pallet
Menggunakan almari khusus untuk
menyimpan
narkotika
dan
psikotropika
Menggunakan almari khusus untuk
perbekalan farmasi yang memerlukan
penyimpanan pada suhu tertentu
Dilengkapi kartu stock obat

DISTRIBUSI
Kegiatan
mendistribusikan
perbekalan
farmasi di rumah sakit untuk pelayanan
individu dalam proses terapi bagi pasien
rawat inaop dan rawat jalan serta untuk
menunjang pelayanan medis.
Tujuan:
Supaya tersedianya perbekalan farmasi di
unit-unit pelayanan secara tepat waktu,
tepat jenis dan jumlah.

Distribusi perbekalan farmasi

1. Resep perorangan
2. Sistem distribusi persediaan
lengkap di ruang
3. Sistem distribusi dosis unit
4. Sistem distribusi kombinasi

PENGENDALIAN
Suatu
kegiatan
untuk
memastikan
tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai
dengan strategi dan pogram yang telah di
tetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan
dan kekurangan/kekosongan obat di unitunit pelayanan.

PENGENDALIAN
Tujuan: supaya tidak terjadi kelebihan dan
kekosongan perbekalan farmasi di unit unit
pelayanan
Kegiatan
1. Memperkirakan/menghitung pemakaian rata
rata periode tertentu
2. Menentukan stok pengaman di gudang
3. Menentukan waktu pemesanan sampai obat
diterima

PENGHAPUSAN
Merupakan kegiatan penyelesaian terhadap
perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena
kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar

Tujuan:
menjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak
memenuhi syarat dikekola sesuai dengan
standar yang berlaku. adanya penghapusan
akan mengurangi beban penyimpanan maupun
mengurangi resiko terjadinya penggunaan obat
sub standar.

PROSEDUR PENGAPUSAN
Menyusun daftar perbekalan farmasi yang
akan dihapuskan beserta alasannya.
Melaporkan kepada atasan mengenai
perbekalan farmasi yang akan dihapuskan.
Membuat
permohonan
penghapusan
perbekalan farmasi yang kadarluarsa dan
rusak kepada pemerintah.
Turun persetujuan pengapusan dalam
bentuk surat keputusan pemerintah
Melaksanakan permusnahan perbekalan
farmasi sesuai perintah

PENCATATAN&PELAPORAN
Pencatatan
Pencatatan bertujuan memonitor
transaksi perbekalan farmasi yang
masuk dan keluar
Pencatatan secara manual (buku &
kartu Stok) dan komputerisasi

Informasi
yang
diperoleh
dari
pencatatan
1. Jumlah perbekalan farmasi yang
tersedia (sisa stok)
2. Jumlah perbekalan farmasi yang
diterima
3. Jumlah perbekalan farmasi yang
keluar
4. Jumlah perbekalan farmasi yang
rusak/hilang/ kadaluarsa
5. Jangka
waktu
kekosongan

Pelaporan
Kumpulan catatan dan pendataan kegiatan
administrasi perbekalan farmasi
Tujuan
Tersedianya data yang akurat untuk
bahan evaluasi
Tersedianya informasi yang akurat
Tersedianya data yang lengkap untuk
membuat perencanaan

Jenis laporan yang

perbekalan farmasi

dibuat

di

gudang

1. Laporan pembelian
2. Laporan mutasi
3. Laporan permintaan perbekalan farmasi tidak
terlayani
4. Laporan
perbekalan
farmasi
yang
stagnan
(jarang/tidak di tulis dokter)
5. Laporan
perbekalan
farmasi
yang
hampir
kadaluarsa( maksimal 6 bulan sebelum kadaluarsa)
untuk di informasikan ke dokter penulis resep
6. Laporan perbekalan farmasi yang kadaluarsa
7. Laporan ketersediaan obat
8. Laporan stok opname

MONITORING & EVALUASI

Merupakan salah satu upaya untuk terus
mempertahankan
mutu
pengelolaan
perbekalan farmasi
Sebagai masukan dalam penyusunan
perencanaan dan pengambilan keputusan
Kolekting data untuk bahan evaluasi
Tujuan:
Meningkatkan produktivitas para pengelola
perbekalan farmasi di rumah sakit agar
dapat ditingkatkan secara optimum.