Pengadaan dan

Penerimaan
Obat
MATERI MANAGING DRUG SUPPLY

• SELEKSI
• PERENCANAAN
• PENGADAAN
• PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN
• PENYIMPANAN
• PENYALURAN
• PEMUSNAHAN DAN PENARIKAN
• PENCATATAN DAN PELAPORAN
 Pengadaan
Meliputi proses perencanaan dan pengadaan inventori
(perbekalan farmasi)

1. Efisien
2. Efektif
3. Terbuka & bersaing.
4. Transparan
Prinsip
5. Adil/tidak diskriminatif
6. Akuntabel
 PARETO

sistem pengendalian persediaan , yaitu:

1. Model ABC (Always Better Control)
Pengendalian perusahaan berhubungan dengan aktivitas pengaturan persediaan bahan agar dapat menjamin
persediaan dan pelayanannya kepada pasien. Salah satu pengendalian persediaan adalah dengan metode ABC
atau analisis pareto. Analisis ABC ini menekankan kepada persediaan yang mempunyai nilai penggunaan yang
relatif tinggi atau mahal.
Sistem analisis ABC ini berguna dalam sistem pengelolaan obat, yaitu dapat menimbulkan frekuensi
pemesanan dan menentukan prioritas pemesanan berdasrkan nilai atau harga obat. Alokasi anggaran ternyata
didominasi hanya oleh sebagian kecil atau beberapa jenis perbekalan farmasi saja. Suatu jenis perbekalan
farmasi dapat memakan anggaran besar karena penggunaannya banyak, atau harganya mahal. Dengan analisis
ABC, jenis-jenis perbekalan farmasi ini dapat diidentifikasi, untuk kemudian dilakukan evaluasi lebih lanjut.
Analisis ini berguna pada setiap sistem suplai untuk menganalisis pola penggunaan dan nilai penggunaan total
semua item obat. Hal itu memungkinkan untuk mengklasifikasikan item-item persediaan menjadi 3 kategori
(A, B, dan C) sesuai dengan nilai penggunaannya.
PARETO

Pembagian 3 kategori tersebut adalah sebagai berikut :

A : merupakan 10-20 % jumlah item menggunakan 75-80 % dana
B : merupakan 10-20 % jumlah item menggunakan 15-20 % dana
C : merupakan 60-80 % jumlah item menggunakan 5-10 % dana
Langkah-langkah menentukan kelompok A, B dan C:

1) Hitung jumlah dana yang dibutuhkan untuk masing-masing obat

dengan cara kuantum obat x harga obat.
2) Tentukan rankingnya mulai dari dana terbesar sampai terkecil.
3) Hitung persentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan.
4) Hitung kumulasi persennya.
5) Obat kelompok A termasuk dalam kumulasi 75%.
6) Obat kelompok B termasuk dalam kumulasi > 75% s/d 95%.
7) Obat kelompok C termasuk dalam kumulasi > 95% s.d 100%.
 Hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat analisis
ABC menurut Reddy (2008)

1.Jika barang dapat saling mensubstitusi maka mereka dianggap sebagai satu barang.

2.Dalam mengklasifikasi menjadi kelompok A,B, dan C yang harus dilihat adalah total nilai konsumsi, bukan harga per
unit barang.

3.Semua barang yang dikonsumsi oleh organisasi harus diklasifikasikan bersama-sama, tidak dikelompokkan lagi.

4.Periode konsumsi tidak harus selama 1 tahum, dapat disesuaikan dengan kebutuhan seperti misalnya 6 bulan, 4 bulan
dan bahkan 1 bulan.
 Cara melakukan analisis ABC menurut
Depkes RI (2002) :
1.Analisis ABC Pemakaian Langkah-langkah yang dilakukan yaitu sebagai berikut :
a.Mengumpulkan daftar jenis obat dalam satu periode.
b.Membuat daftar pemakaian dari masing-masing jenis obat.
c.Jumlah pemakaian masing-masing jenis obat diurutkan berdasarkan jumlah pemakaian terbanyak ke jumlah pemakaian
yang terkecil.
d.Menghitung prosentase untuk masing-masing dan prosentase kumulatifnya.
e.Mengelompokkan obat menjadi 3 kelompok berdasarkan prosentse 70-20-10, yaitu ; sampai dengan 70% masuk
kelompok A, 71-90% masuk kelompok B, lebih dari 90% masuk kelompok C.

2.Analisis ABC Investasi Langkah-langkah yang dilakukan yaitu sebagai berikut :

a.Mengumpulkan seluruh daftar jenis obat selama satu periode
b.Mencatat harga pembelian masing-masing jenis untuk periode tersebut.
c.Menghitung biaya pemakaian setiap jenis dengan cara mengkalikan antara jumlah pemakaian dengan harga satuan.
d.Menyusun nilai investasi dari yang terbesar hingga yang terkecil.
e.Menghitung prosentase dan kumulatifnya.
f.Mengelompokkan obat menjadi 3 kelompok dengan prosentase 70-20-10.
Keterbatasan analisis ABC menurut Reddy
(2008)
1.Harus ada standarisasi dan pengkodean setiap barang
2.Dapat menyebabkan kurangnya perhatian terhadap barang yang kritis tetapi nilainya rendah
3.Harus di review secara periodik sehingga perubahan harga dan konsumsi dapat dipertimbangkan kembali.
 Kategori dari obat-obat VEN menurut Quick
(1997)
1.Kelompok V (vital) : Adalah kelompok obat-obatan yang harus tersedia (Vital), kriteria kritisnya yaitu obat ini
dipakai untuk tindakan penyelamatan hidup manusia, atau untuk pengobatan penyakit yang menyebabkan kematian.
Obat yang termasuk dalam kelompok ini antara lain, life saving drugs, obat untuk pelayanan kesehatan dasar, dan
obat untuk mengatasi penyakit-penyakit penyebab kematian terbesar.
Untuk obat-obat yang masuk pada kelompok V ini tidak boleh terjadi kekosongan.

2.Kelompok E (essential) : Adalah kelompok obat-obatan essential yang banyak digunakan dalam tindakan atau
dipakai diseluruh unit di rumah sakit. Kriteria kritis obat ini adalah obat yang bekerja secara kausal atau obat yang
bekerja pada sumber penyebab penyakit. Kekosongan obat kelompok ini dapat ditolerir kurang dari 48 jam.

3.Kelompok N (non essential) : Kriteria kritis obat ini adalah obat penunjang agar tindakan atau pengobatan menjadi
lebih baik untuk kenyamanan atau mengatasi keluhan ringan. Obat-obat ini digunakan untuk penyakit yang dapat
sembuh sendiri. Kekosongan obat kelompok ini dapat ditolerir lebih dari 48 jam.
Langkah Menentukan VEN
Menurut Depkes RI (2002), langkah-langkah dalam menentukan VEN yaitu menentukan kriteria VEN
yang dilakukan oleh suatu tim yang terdiri dari dokter dan apoteker. Yang perlu dipertimbangkan adalah
kondisi dan kebutuhan di rumah sakit tersebut. Kriteria yang disusun mencakup aspek; klinis,
konsumsi, target kondisi dan biaya
 Pengadaan
Tujuan Pengadaan :
Mendapatkan perbekalan farmasi dengan harga yang layak, dengan
mutu yang baik, pengiriman barang terjamin dan tepat waktu, proses
berjalan lancar dan tidak memerlukan tenaga serta waktu berlebihan

Pembelian produk yang tepat, dengan harga yang tepat dan pada
waktu yang tepat serta berasal dari pemasok yang absah.
 PENGADAAN
(PROCUREMENT SELECTION
)

MANAGEMENT PROCUREMEN
USE SUPPORT T

DISTRIBUTIO POLICY AND LEGAL

N FRAMEWORK
Procurement
Cycle
Kualifikasi PEMASOK
TUJUAN :
• Memastikan Obat yang di distribusikan adalah obat yang telah resmi terdaftar di Badan
POM – Legal
• Menjamin keabsahan dan mutu obat agar obat yang sampai ke tangan konsumen adalah
obat yang efektif, aman dan dapat digunakan sesuai tujuan penggunaan
• Mencegah masuknya Obat Sub-standar dan kadaluwarsa
• Mencegah masuknya obat Palsu dan illegal
• Menjamin “traceability” obat, jika ada recall sari BPOM atau pihak lain
• Menjamin penggantian obat secara komersial jika obat kadaluwarsa atau ada kerusakan
• Menjamin terhubungnya informasi untuk monitoring efek samping obat
Kualifikasi PEMASOK
Sebelum memulai kerjasama dengan pemasok baru, fasilitas distribusi harus
melakukan pengkajian guna memastikan calon pemasok tersebut sesuai,
kompeten dan dapat dipercaya untuk memasok obat dan/atau bahan obat.
Dalam hal ini, pendekatan berbasis risiko harus dengan dilakukan dengan
pertimbangan :
a) reputasi atau tingkat keandalan serta keabsahan operasionalnya
b) Obat dan/atau bahan obat tertentu yang rawan terhadap pemalsuan
c) Penawaran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar yang biasanya
hanya tersedia dalam jumlah terbatas
d) Harga yang wajar
Kualifikasi PEMASOK
Identitas Pemasok :

PBF
• Ada Surat Ijin PBF
• Ada Apoteker Penanggung Jawab PBF
• Sertifikat CDOB (akan lebih baik)

Dibuatkan Daftar Pemasok Resmi, setiap ada pemasok baru perlu di verifikasi dan di
masukkan ke Daftar, demikian pula jika ada perubahan Alamat atau Apoteker
penanggung jawab
Surat Pesanan
1. Pengadaan obat dan/atau bahan obat di Apotek menggunakan
surat pesanan yang mencantumkan SIA.
2. Surat pesanan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) harus
ditandatangani oleh Apoteker pemegang SIA dengan
mencantumkan SIPA.
Pemantauan Status Pesanan

1. Pemantauan status pesanan bertujuan untuk mempercepat pengiriman sehingga efisiensi

suplai dapat ditingkatkan.
2. Pemantauan dapat didasarkan kepada sistem VEN, dimana obat-obatan yang sangat
sangat esensial (VVE) perlu mendapatkan prioritas yang lebih besar dalam pemantauan.
3. Secara berkala petugas menelaah status pesanan. Pesanan yang terlambat perlu segera
ditangani misalnya dengan melaporkan kepada Apoteker atau menghubungi pemasok.
4. Pemantauan status pesanan juga dapat dilakukan dengan menggunakan suatu daftar atau
bagan, yang antara lain berisi :
• Nama obat dan satuan kemasan
• Jumlah obat
• Obat-obatan yang sudah diterima
• Obat-obatan yang belum diterima
Cara Pemesanan Obat

Adapun langkah-langkah pemesanan obat sebagai berikut :

• Cek defekta atau kartu stok untuk menentukan obat yang dipesan
• Obat dipilah berdasar golongan obat
• Dipilih form pesanan sesuai dengan golongan obat
• Lakukan pesanan kepada PBF dengan surat pesanan yang sesuai
golongan obat dan lakukan penanda tanganan pesanan dan
pemberian stempel
• Lakukan pecatatan pada form monitoring surat pesanan
Penyerahan

• Apoteker/Tenaga Teknis Kefarmasian Penanggung Jawab wajib bertanggung jawab terhadap

penyerahan Obat.
• Penyerahan Obat Golongan Obat Keras kepada pasien hanya dapat dilakukan berdasarkan resep
dokter.
• Instalasi Farmasi Rumah Sakit hanya dapat melayani resep Obat berdasarkan resep dari rumah
sakit tersebut.
• Instalasi Farmasi Klinik selain melayani resep dari klinik yang bersangkutan, dapat melayani
resep dari dokter praktik perorangan atau resep dari klinik lain.
• Resep yang diterima dalam rangka penyerahan Obat wajib dilakukan skrining.
• Resep yang dilayani harus asli; ditulis dengan jelas dan lengkap; tidak dibenarkan dalam bentuk
faksimili dan fotokopi, termasuk fotokopi blanko resep.
PENERIMAAN

Penerimaan merupakan
kegiatan untuk menerima Pemeriksaan merupakan
perbekalan farmasi yang suatu rangkaian kegiatan
telah diadakan sesuai pada penerimaan obat dari
dengan peraturan dan pemasok
pedoman yang berlaku.
PEMERIKSAAN
• Sebelum melakukan penerimaan pastikan terlebih dahulu ketersediaan tempat untuk menyimpan.
• Siapkan dan bersihkan tempat yang akan digunakan untuk pemeriksaan
• Saat pemeriksaan dilakukan verifikasi yang meliputi : nama obat, dosage form, jumlah (disesuaikan dengan surat
pesanan) dan kondisi kemasan, nomer batch, serta kadaluwarsa.
Lakukan dokumentasi saat penerimaan
• Produk yang memerlukan penyimpanan dingin diproses terlebih dahulu
• Proses pemeriksaan dilakukan dihadapan kurir pengirim barang, dan dokumen pengiriman agar didokumentasikan
dan disimpan dengan baik
Cara Penerimaan Obat

• Cek faktur dan surat pengiriman barang dengan surat pesanan. Gunakan cek list untuk memeriksa
kesesuaian pesanan. Lakukan pemeriksaan: nama pemasok yang disetujui, nama barang, nomor ijin
edar (untuk obat), nomor bets, tanggal kedaluwarsa, jumlah fisik, keutuhan fisik kemasan produk,
keutuhan kontainer, keutuhan segel container.
• Bila obat yang datang tidak sesuai dengan pesanan/ faktur buat surat penolakan barang.
• Bila obat yang datang telah sesuai dengan pesanan/faktur dokumentasikan ke form pembelian
• Lakukan pencatatan pada kartu stok untuk obat yang diterima
Penerimaan Perpom 4 2018

• Penerimaan Obat dan Bahan Obat : Faktur pembelian dan/atau Surat Pengiriman Barang yang sah.
• Penerimaan Obat oleh Puskesmas dari Instalasi Farmasi Pemerintah Daerah : Laporan Pemakaian dan
Lembar Permintaan Obat (LPLPO).
• Fasilitas Pelayanan Kefarmasian hanya dapat melakukan penerimaan Obat dan Bahan Obat yang ditujukan
untuk Fasilitas Pelayanan Kefarmasian tersebut sebagaimana tertera dalam Surat Pesanan.
• Penerimaan Obat dan Bahan Obat harus dilakukan oleh Apoteker/Tenaga Teknis Kefarmasian Penanggung
Jawab.
• Bila Apoteker/Tenaga Teknis Kefarmasian Penanggung Jawab berhalangan hadir, penerimaan Obat dan
Bahan Obat dapat didelegasikan kepada Tenaga Kefarmasian yang ditunjuk oleh APJ / TTK penanggung
jawab.
Pendelegasian dilengkapi dengan Surat Pendelegasian Penerimaan Obat/Bahan Obat
menggunakan contoh sebagaimana tercantum dalam Formulir 9.
• kesesuaian nama, bentuk, kekuatan sediaan Obat, isi kemasan antara arsip Surat Pesanan (SP) / Laporan Pemakaian dan Lembar
Permintaan Obat (LPLPO) dengan Obat/Bahan Obat yang diterima;
• kesesuaian antara fisik Obat/Bahan Obat dengan Faktur pembelian /Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO)
dan/atau Surat Pengiriman Barang (SPB) yang meliputi:
• 1) Kebenaran nama produsen, nama pemasok, nama Obat/Bahan Obat, jumlah, bentuk, kekuatan sediaan Obat, dan isi kemasan;
• 2) Nomor bets dan tanggal kedaluwarsa.
• Apabila hasil pemeriksaan ditemukan Obat dan Bahan Obat yang diterima tidak sesuai dengan pesanan seperti nama, kekuatan
sediaan Obat, jumlah atau kondisi kemasan tidak baik, maka Obat dan Bahan Obat harus segera dikembalikan pada saat
penerimaan. Apabila pengembalian tidak dapat dilaksanakan pada saat penerimaan misalnya pengiriman melalui ekspedisi maka
dibuatkan Berita Acara yang menyatakan penerimaan tidak sesuai dan disampaikan ke pemasok untuk dikembalikan.
• Jika pada hasil pemeriksaan ditemukan ketidaksesuaian nomor bets atau tanggal kedaluwarsa antara fisik dengan faktur
pembelian / Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO) dan/atau Surat Pengiriman Barang (SPB) harus dibuat
koreksi dan dikonfirmasi ketidaksesuaian dimaksud kepada pihak pemasok.
• Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO) dan/atau Surat Pengiriman Barang (SPB) dengan mencantumkan
nama lengkap, nomor SIPA/SIPTTK dan stempel sarana.
CARA PENERIMAAN OBAT

Cek faktur dan surat

pengiriman barang
Bila obat yang datang Bila obat yang datang Lakukan pencatatan
dengan surat
tidak sesuai dengan telah sesuai dengan pada kartu stok
pesanan. Gunakan
pesanan/ faktur buat pesanan/faktur untuk obat yang
cek list untuk
surat penolakan dokumentasikan ke diterima
memeriksa
barang. form pembelian
kesesuaian pesanan.
Cek List Penerimaan Barang
Bandingkan SP Dengan Faktur
1. Nama pemasok
2. Nama dan alamat
pengiriman barang
3. Nama barang
4. Jenis sediaan
5. Kekuatan sediaan
4. Jumlah fisik sesuai dengan
surat pesanan
Lihat Fisik Obat
6. Nomor ijin edar (untuk obat)
7. Nomor bets
8. Tanggal kedaluwarsa
9. Keutuhan fisik
10. Kemasan produk
11. Keutuhan container
12. Keutuhan segel container
PENERIMAAN COLD
CHAIN
Pada saat penerimaan, penerima harus melakukan
pemeriksaan terhadap:
• Nama produk rantai dingin yang diterima
• Jumlah produk rantai dingin yang diterima
• Kondisi fisik produk rantai dingin
• Nomor bets
• Tanggal kedaluwarsa
• Kondisi alat pemantauan suhu
• Kondisi Vaccine Vial Monitor (VVM) (khusus
untuk vaksin yang telah dilengkapi VVM)
PENERIMAAN COLD CHAIN (LANJUTAN)

Jika pada saat penerimaan vaksin diketahui kondisi alat pemantauan suhu menunjukkan penyimpangan suhu dan/atau
kondisi indikator mendekati batas layak pakai (misalnya VVM pada posisi C atau D), maka dilakukan tindakan sebagai
berikut:
• produk rantai dingin tetap disimpan pada tempat yang sesuai dan suhu yang dipersyaratkan dengan menggunakan label
khusus
• segera melaporkan penyimpangan tersebut kepada pengirim produk rantai dingin untuk dilakukan proses penyelidikan
dengan membuat berita acara.
• Jumlah produk yang diterima harus sama dengan jumlah yang tertera pada faktur atau surat pengantar barang.
• Penerima harus segera memasukkan produk rantai dingin ke dalam tempat penyimpanan sesuai dengan suhu yang
dipersyaratkan
• Setelah produk rantai dingin diterima, penerima harus segera menandatangani faktur atau surat pengantar barang atau
dokumen lain, yang menyatakan produk rantai dingin diterima dalam kondisi baik dan utuh.
• Penerima harus segera memberikan kepada pengantar barang bukti penerimaan barang yang sudah di tandatangani,
diberi identitas penerima dan distempel.