ARTIKEL

PELAYANAN KEFARMASIAN DI RUMAH SAKIT

“PENGADAAN”

Oleh :

Weka Restu Wijayanti 182211101033

Ersanda Nurma Praditapuspa 182211101034

Elsa Mega Pratiwi 182211101035

Ain Rahmania 182211101036

PROGRAM STUDI PROFESI APOTEKER

 FAKULTAS FARMASI

UNIVERSITAS JEMBER

2018

1. Pengadaan

Pengadaan merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk

merealisasikan

perencanaan kebutuhan. Pengadaan yang efektif harus menjamin

ketersediaan,

jumlah, dan waktu yang tepat dengan harga yang terjangkau dan sesuai
standar

mutu. Pengadaan merupakan kegiatan yang berkesinambungan dimulai dari

pemilihan, penentuan jumlah yang dibutuhkan, penyesuaian antara

kebutuhan dan

dana, pemilihan metode pengadaan, pemilihan pemasok, penentuan

spesifikasi

kontrak, pemantauan proses pengadaan, dan

pembayaran.

Untuk memastikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan

Medis

Habis Pakai sesuai dengan mutu dan spesifikasi yang dipersyaratkan maka
jika

proses pengadaan dilaksanakan oleh bagian lain di luar Instalasi Farmasi

harus

melibatkan tenaga kefarmasian. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam

pengadaan

Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai

antara lain:

a. Bahan baku Obat harus disertai Sertifikat

Analisa.
 b. Bahan berbahaya harus menyertakan ​Material Safety Data Sheet
(MSDS).

c. Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai harus

mempunyai Nomor Izin Edar.

d. Masa kadaluarsa ​(expired date) ​minimal 2 (dua) tahun kecuali untuk

Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai

tertentu

(vaksin, reagensia, dan lain-lain), atau pada kondisi tertentu yang

dapat

dipertanggung jawabkan.

1.1 Metode Pelaksanaan

Pengadaan

Rumah Sakit harus memiliki mekanisme mencegah kekosongan stok obat

yang secara normal tersedia di Rumah Sakit dan mendapatkan Obat saat
Instalasi

Farmasi tutup. Pengadaan dapat dilakukan

melalui:

1.1.1 Pembelian

Untuk Rumah Sakit pemerintah pembelian Sediaan Farmasi, Alat

Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai harus sesuai dengan ketentuan

pengadaan barang dan jasa yang berlaku​. ​Hal-hal yang perlu diperhatikan
dalam

pembelian adalah:

1
1. Kriteria Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai,

yang meliputi kriteria umum dan kriteria mutu

Obat.

2. Persyaratan pemasok.

3. Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan Sediaan Farmasi, Alat

Kesehatan, dan Bahan Medis Habis

Pakai.

4. Pemantauan rencana pengadaan sesuai jenis, jumlah dan

waktu.

Secara umum metode pembelian dapat dilakukan melalui cara

berikut:

a. Secara tender (oleh Panitia Pembelian Barang

Farmasi)

Pembelian dengan penawaran yang kompetitif (tender) merupakan

suatu metode penting untuk mencapai keseimbangan yang tepat antara

mutu

dan harga, apabila ada dua atau lebih pemasok yang memenuhi syarat

memasarkan suatu produk tertentu yang memenuhi spesifikasi yang

ditetapkan apoteker. Dalam memilih pemasok, apoteker harus

mendasarkan

pada beberapa kriteria, yakni harga, berbagai syarat, ketepatan waktu

pengiriman, mutu pelayanan, dapat dipercaya, kebijakan tentang barang

yang

dikembalikan, dan pengemasan. Akan tetapi, kriteria yang paling utama

harus

selalu ditempatkan pada mutu obat dan reputasi pemanufaktur. Tender

terbagi
menjadi: ​1) Tender

terbuka
Tender terbuka berlaku untuk seluruh rekanan yang

terdaftar dan sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan. Pada

penentuan harga, metoda ini lebih menguntungkan, tapi

memerlukan staf yang kuat, waktu yang lama dan perhatian

penuh.

Metode ini biasanya dilakukan oleh RS negeri dengan dana dari

APBN/APBD. Untuk melakukan tender terbuka ini perlu sebuah

panitia tersendiri dan penilaian yang mantap terhadap distributor

(mutu produk dan harga). Keuntungan dari metode tender

terbuka

ini adalah stabilitas harga terjamin dan harga lebih murah dan

persediaan/stock barang untuk jangka waktu tertentu terjaga

(aman). Sedangkan kerugiannya adalah proses lama (problem

kekosongan obat), membutuhkan tempat penyimpanan yang

luas,

dan resiko obat macet.

2) Tender terbatas

Tender terbatas dikenal juga dengan lelang tertutup.

Hanya

dilakukan pada rekanan tertentu yang sudah terdaftar dan

mempunyai riwayat yang baik. Harga masih dapat dikendalikan,

tenaga dan beban kerja lebih ringan bila dibandingkan dengan

 tender terbuka.

b. Kontrak ​Disebut juga pengadaan dengan negosiasi, dimana pembeli

melakukan
pendekatan pada beberapa supplier (biasanya 3 atau lebih) untuk
menentukan

harga. Pembeli juga dapat melakukan tawar-menawar dengan para

supplier

untuk memperoleh harga atau pelayanan tertentu. Metode ini memiliki

keuntungan yakni bisa dilakukannya negosiasi harga dan service delivery

yang telah ditetapkan. Kerugian dari metode kontrak ini adalah proses
yang

lama dalam bernegosiasi.

c. Secara langsung dari pabrik/distributor/pedagang besar

farmasi/rekanan

Pembelian langsung biasanya dilakukan untuk pembelian dalam

jumlah kecil dan perlu segera tersedia. Pengadaan obat dengan

pembelian

langsung sangat menguntungkan karena di samping waktunya cepat,

juga:

1) volume obat tidak begitu besar sehingga tidak menumpuk atau

macet di gudang

2) harganya lebih murah karena langsung dari distributor atau

sumbernya

3) mendapatkan kualitas seperti yang

diinginkan

4) bila ada kesalahan mudah

mengurusnya
 5) dapat kredit

6) memperpendek lead time

7) sewaktu-waktu kehabisan atau kekurangan obat dapat

langsung

menghubungi distributor

Pengadaan perbekalan farmasi menggunakan metode pembelian

langsung meliputi pengadaan rutin dengan pembelian harian, atau

menyesuaikan jika ada penawaran khusus, dan pengadaan non rutin

(insidental) berkaitan dengan pembelian obat yang tidak ada di

formularium

tetapi diresepkan oleh dokter dilakukan ke apotek rekanan, PBF atau RS

lain.

Pembelian barang-barang yang dibutuhkan dilakukan dengan membuat

surat

pesanan langsung pada distributor utama dari produk yang

dikehendaki.

1.1.2 Produksi Sediaan

Farmasi

Instalasi Farmasi dapat memproduksi sediaan tertentu

apabila:

1. Sediaan Farmasi tidak ada di pasaran;

2. Sediaan Farmasi lebih murah jika diproduksi sendiri;

3. Sediaan Farmasi dengan formula khusus;

4. Sediaan Farmasi dengan kemasan yang lebih

kecil/​repacking​;
 5. Sediaan Farmasi untuk penelitian; dan

6. Sediaan Farmasi yang tidak stabil dalam penyimpanan/harus dibuat

baru (​recenter paratus)​ .

7. Sediaan yang dibuat di Rumah Sakit harus memenuhi persyaratan

mutu dan terbatas hanya untuk memenuhi kebutuhan pelayanan di

Rumah Sakit tersebut.

Sediaan yang dibuat di Rumah Sakit harus memenuhi persyaratan

mutu

dan terbatas hanya untuk memenuhi kebutuhan pelayanan di Rumah Sakit

tersebut. Kegiatan produksi yang dilakukan oleh sub instalasi produksi

farmasi

ada dua, yaitu:

1. Produk Obat Steril

Pembuatan produk steril terbagi menjadi

:

a. Produksi steril adalah proses mencampur atau meracik bahan obat

steril dan dilakukan di dalam ruang

steril.

b. Aseptic dispensing adalah teknik aseptic yang dapat menjamin

ketepatan sediaan steril yang dibuat dan bebas

kontaminasi.

Kegiatan produksi steril yang akan dilakukan sub instalasi produksi

farmasi:

a. Total Parenteral Nutrition (TPN)

Total parenteral nutrition adalah membuat atau mencampur

bahan nutrisi yang berisi asam amino, karbohidrat dan lipid yang
steril
 dengan kadar yang sesuai kebutuhan masing-masing pasien,
sehingga

dihasilkan sediaan yang steril. Ruang untuk TPN bertekanan positif

dari pada di luar karena obat ini tidak berbahaya hanya saja dalam

pembuatannya harus steril.

b. IV admixture

Merupakan proses pencampuran obat steril ke dalam

larutan

intravena steril untuk menghasilkan suatu sediaan steril yang

bertujuan untuk penggunaan intra vena (IV). Ruang lingkup dari IV

admixture ​:

1) Pelarutan serbuk steril

2) Menyiapkan suntikan IV sederhana

(tunggal)

3) Menyiapkan suntikan IV kompleks

Keuntungan IV ​admixture ​antara lain:

1) Terjaminnya sterillitas produk

2) Terkontrolnya kompatibilitas obat

3) Terjaminnya kondisi penyimpanan yang optimum sebelum

dan

sesudah pencampuran

c. Obat Sitostatika

Obat sitostatika adalah obat yang digunakan dalam

pengobatan
kanker (antineoplastik). Peracikan obat kanker atau sitostatika
adalah

kegiatan rekonstitusi (pencampuran) obat–obat sitostatik dan

menyiapkan agar siap digunakan dengan mempertimbangkan

dasar–

dasar keamanan bagi pekerja dan lingkungan serta prinsip dasar

pencampuran obat steril.

Obat ini diberikan pada bagian produksi obat steril

maksimal

sehari sebelum dilakukan kemoterapi. Sebelum obat dibuat harus

dilakukan pengecekan apakah pasien jadi dikempoterapi pada

waktu

yang telah ditentukan atau tidak. Jika tidak maka obat tidak boleh

disiapkan, karena obat harus diberikan segera setelah

direkonstitusi

mengingat ketidakstabilan obat dan jika terlalu lama disimpan

maka

obat menjadi rusak.

Dalam formulir permintaan obat sitostatika tercantum data

pasien meliputi nama, nomor medical record, ruangan, jenis

kelamin,

berat badan, tinggi badan, umur, luas permukaan tubuh, diagnosis,

nama dokter dan paraf dokter, dan data permintaan obat yang
meliputi

nama obat, dosis, cara pemberian, volume, jumlah (ampul/vial),

 pelarut, volume pelarut, volume akhir, expire date, dan alat
kesehatan

yang digunakan.

Rekonstitusi obat sitostatika dilakukan secara aseptik di

ruang

steril di dalam laminar air flow. Dalam CPOB, ruang yang

digunakan

untuk kegiatan steril disebut ruang kelas II, tidak boleh

mengandung

lebih dari 350.000 partikel berukuran 0,5 mikron atau lebih, 2000

partikel berukuran 5 mikron atau lebih, serta tidak lebih dari 100

mikroba setiap meter kubik udara. Tekanan udara di ruangan ini

semakin ke dalam atau semakin mendekati laminar air flow harus

semakin negatif. Hal ini untuk mencegah keluarnya obat yang

direkonstitusi dan agar tidak mengkontaminasi personil yang

mengerjakannya. Personil yang mengerjakan harus memakai

pakaian

steril model khusus, penutup kepala, masker, kacamata, sarung

tangan, dan penutup kaki.

2. Produk Obat Non Steril

Kegiatan yang dilakukan dalam produksi non steril yaitu pembuatan,

pengenceran, dan pengemasan

kembali.

a) Pembuatan

Sub instalasi produksi farmasi memproduksi obat non steril

berdasarkan master formula. Produksi obat dilakukan dengan mengisi

formulir pembuatan obat. Tahapan pembuatan obat dilakukan

 berdasarkan

urutan seperti contoh yang terdapat pada formulir pembuatan obat dan

pada setiap tahap pembuatan harus diparaf oleh petugas yang

mengerjakannya.

Formulir pembuatan obat dibuat berdasarkan per item obat.

Pengemasan dan pemberian etiket dilakukan setelah produksi obat

atau

pengenceran antiseptik selesai dibuat dan diperiksa kembali. Setelah

selesai pengemasan, maka harus mengisi lembaran atau formulir

pengemasan yang berisi tanggal produksi, nama obat, nomor

produksi,

volume dan kemasan, kemudian diparaf. Selanjutnya formulir

pembuatan

obat, formulir pengemasan dan etiket diparaf atau diberi cap oleh

penanggung jawab sebagai tanda bahwa obat sudah diperiksa dan

dapat

didistribusikan.

b) Pengenceran

Pengenceran dilakukan berdasarkan urutan seperti yang terdapat

pada

formulir obat dan pada setiap tahap harus diparaf oleh petugas yang

mengerjakannya. Pengenceran misalnya pembuatan alkohol 70% dari

alkohol 95%.

c) Pengemasan Kembali

Pengemasan kembali misalnya Betadine dan Rivanol dari

 kemasan

besar menjadi kemasan yang lebih

kecil.

1.1.3
Sumbangan/​Dropping/​ Hibah

Instalasi Farmasi harus melakukan pencatatan dan pelaporan

terhadap

penerimaan dan penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan

Medis

Habis Pakai sumbangan/​dropping/​ hibah. Seluruh kegiatan penerimaan

Sediaan

Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dengan cara

sumbangan/​dropping​/hibah harus disertai dokumen administrasi yang

lengkap dan

jelas. Agar penyediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis

Pakai dapat membantu pelayanan kesehatan, maka jenis Sediaan Farmasi,

Alat

Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai harus sesuai dengan kebutuhan
pasien

di Rumah Sakit. Instalasi Farmasi dapat memberikan rekomendasi kepada

pimpinan Rumah Sakit untuk mengembalikan / menolak sumbangan /

dropping /​

hibah Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang
tidak

bermanfaat bagi kepentingan pasien Rumah

Sakit.

Pemberi Hibah yang dituangkan dalam dokumen perjanjian pemberian

hibah atau dokumen lain yang dipersamakan). Untuk mempermudah dalam

proses

penerimaan hibah maka hibah juga dikelompokkan kedalam dua jenis yakni

Hibah yang direncanakan dan/atau hibah langsung. Hal tersebut ditujukan

supaya

tidak menimbulkan proses birokrasi yang rumit yang yang dapat

menimbulkan

disinsentif bagi calon pemberi Hibah karena terkesan dipersulit. Hibah yang

direncanakan adalah Hibah yang dilaksanakan melalui mekanisme

perencanaan.

Hibah langsung adalah Hibah yang dilaksanakan tidak melalui mekanisme

perencanaan. Perjanjian hibah paling sedikit memuat jumlah, peruntukan dan

ketentuan & persyaratan. Kedua alternatif penerimaan Hibah tersebut,

diharapkan

dapat menjembatani perbedaan kepentingan dari pihak calon pemberi Hibah

yang

menghendaki kemudahan dalam pemberian Hibah dan dari kepentingan

pihak

penerima Hibah yang menghendaki penerimaan Hibah harus mengikuti

ketentuan

yang berlaku, serta dapat dipertanggungjawabkan kepada semua pemangku

kepentingan (​stakeholders)​ . Guna menjamin terwujudnya penerimaan Hibah

yang

transparan dan akuntabel, maka penerimaan Hibah tersebut perlu

ditatausahakan

dengan baik, diadministrasikan sesuai dengan Standar Akuntansi

Pemerintahan,
dilakukan publikasi informasi, dilakukan monitoring, evaluasi, dan
pengawasan

secara terus-menerus. Publikasi informasi mengenai Hibah paling sedikit

meliputi

(PP No10 tahun 2011) :

• kebijakan tentang Hibah;

• jumlah, posisi, dan komposisi jenis mata uang Hibah;

• sumber dan penerima Hibah; dan

• jenis Hibah.

1.1.4 Aplikasi Pengadaan pada Pelayanan

Kefarmasian

Sistem yang berkaitan dengan tersedianya fasilitas medis dan

obat-obatan

dalam hal ini adalah sistem pengadaan persediaan medis. Sistem pengadaan

fasilitas medis dan obat-obatan terdiri atas prosedur perencanaan dan

penentuan

kebutuhan, prosedur pengadaan, prosedur penyimpanan, dan prosedur

perhitungan

fisik persediaan. Jumlah dan jenis fasilitas medis dan obat-obatan yang
banyak

serta arus keluar masuknya, dapat menjadi kendala dalam proses pengadaan
ketika

obat-obatan berserta fasilitas medis tersebut tidak tersedia pada saat

dibutuhkan.

Kemungkinan terjadinya kekosongan persediaan medis menjadi salah satu

contoh

kendala yang mungkin saja terjadi, hal tersebut dapat menghambat

pelayanan
yang seharusnya didapatkan oleh
pasien.

Berikut adalah salah satu contoh studi kasus di RSUD Lawang tentang

aplikasi pengadaan pada pelayanan kefarmasian di Rumah Sakit bagian

Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis

Pakai.

Pada penelitian ini bertujuan untuk menilai efektivitas pengadaan fasilitas

medis

dan obat-obatan pada RSUD Lawang Kabupaten Malang yang telah

menggunakan

​ alam pengadaan fasilitas medis dan obat-obatan. Proses

ecatalogue d
pengadaan

mulai dari persiapan, perencanaan dan penetapan kebutuhan, prosedur

pengadaan

hingga barang tersedia sesuai dengan Peraturan Kepala LKPP no. 14 tahun
2015.

Proses pengadaan fasilitas medis dan obat-obatan yang dilakukan di

RSUD

Lawang yaitu:

1. Persiapan

Pimpinan institusi melakukan pendaftaran sebagai pengguna SPSE

untuk

mendapatkan user id dan password SPSE, kemudian menetapkan nama

barang/jasa, spesifikasi teknis, harga perkiraan sendiri (HPS) berdasarkan

katalog elektronik.

2. Perencanaan dan Penentuan

Kebutuhan

Awal untuk merencanakan sebuah pengadaan pada RSUD Lawang,

yaitu

dengan melakukan pemilihan terlebih dahulu, yang mana dilaksanakan

oleh

Komite Farmasi dan Terapi (KFT) kemudian dituangkan dalam bentuk

formularium RS. Penambahan obat diluar formularium rumah sakit akan

dilakukan bila ada beberapa obat belum terdapat dalam formularium,

seperti

contoh obat yang tiba-tiba dibutuhkan dan tidak dapat digantikan oleh
terapi

lain dan obat yang mempunyai tingkat efektivitas tinggi dengan harga yang

terjangkau. Obat dapat sewaktu-waktu dikeluarkan dari list formularium

apabila obat ditarik dari peredaran oleh BPOM, dan obat yang diketahui

memiliki angka kejadian efek samping yang besar, juga obat mati (​death
stock)​

karena tidak dilakukan penulisan oleh

dokter.

Penentuan kebutuhan dapat dilakukan melalui dua metode yaitu

metode

konsumsi dan metode epidemiologi yang diatur pada pedoman teknis

pengadaan obat publik dan perbekalan kesehatan untuk pelayanan

kesehatan

dasar (Kemenkes, 2008). Metode konsumsi berdasarkan atas analisa data

konsumsi obat tahun sebelumnya. Sedangkan metode epidemiologi

berdasarkan pola penyakit dengan memperhatikan perkembangan pola

penyakit, waktu tunggu dan stok

pengaman.
 9

3. Pengadaan

Pengadaan pada RSUD Lawang dilaksanakan oleh pejabat

pengadaan

barang / jasa rumah sakit, yang mana jumlah perbekalan farmasi yang
diadakan

disesuaikan dengan ajuan perencanaan. Untuk mengadakan sejumlah

persediaan yang dibutuhkan tim pengadaan melakukan pemilihan barang

​ elalui sistem katalog elektronik yang biasa

dengan cara ​e-purchasing m
disebut

dengan “​E-Catalogue”​ yang memuat informasi teknis dan harga barang.

K/L/D/I wajib melakukan ​e-purchasing ​terhadap barang/jasa yang sudah

dibuat

dalam sistem katalog elektronik sesuai dengan kebutuhan (Perpres 54

tahun

2010 pasal 110). Setelah melakukkan perencanaan dan penentuan

kebutuhan

PPK menyampaikan surat yang berisikan nama barang/jasa, spesifikasi

teknis,

HPS dan rancangan perjanjian pembelian kepada pejabat pemesan. Surat

beserta lampiran tersebut dapat berbentuk dokumen elektronik. Kemudian

penerimaan perbekalan medis dari pihak ketiga dilakukan oleh tim

penerima

pada RSUD Lawang dengan petugas farmasi sebagai salah satu

anggotanya.

Tim penerima wajib memeriksa apakah sesuai spesifikasi surat pesanan

mulai
dari nama obat, jenis, kekuatan sediaan dan jumlah. Tim penerima juga

bertugas memeriksa kondisi fisik, apakah obat tersebut ​no batch​, kemasan

utuh, tidak rusak, dan tidak adanya perubahan warna (Khansa,

2017).

10
Daftar Pustaka:

Khansa, Dahniar. 2017. Analisis Efektivitas Pengadaan Fasilitas Medis

dan
Obat-obatan. ​Skripsi.​ Malang: Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Brawijaya

Malang

11