LAPORAN SEMENTARA PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER

BIDANG RUMAH SAKIT

DI RUMAH SAKIT UMUM PUSAT Dr.KARIADI SEMARANG
4 FEBRUARI 2019 – 29 MARET 2019

Disusun oleh:

Anggriana Nomy Oktafia 1820363992

Rasyid Danan 1820364057
Desah Alit Idayu 1061811028
Dewi Sukma 1061811030
 Mahasiswa USB & STIFAR
PROGRAM STUDI PROFESI APOTEKER
FAKULTAS FARMASI
2019

BAB I
PENDAHULUAN

Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Kariadi adalah Satuan Kerja/ Unit
Pelaksana Teknis yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Direktur
Jenderal Pelayanan Kesehatan Kementrian Kesehatan RI. Berdasarkan SK
Menkes No. 1243/Menkes/SK/VIII/2005 telah ditetapkan menjadi Badan Layanan
Umum (BLU), dengan menerapkan fleksibilitas pengelolaan keuangan sesuai
dengan yang telah diamanatkan dalam PP No.23 Tahun 2005.

RSUP Dr. Kariadi sebagai badan layanan umum pemeritah adalah instansi
di lingkungan pemerintahan yang dibentuk untuk memberikan pelayanan kepada
masyarakat, dalam melakukan kegiatannya didasarkan pada prinsip efisiensi dan
produktivitas. RSUP Dr. Kariadi merupakan rumah sakit terbesar sekaligus rumah
sakit rujukan bagi wilayah Jawa Tengah. Saat ini RSUP Dr. Kariadi adalah rumah
sakit kelas A Pendidikan dan berfungsi sebagai rumah sakit pendidikan bagi
dokter, dokter spesialis dari FK UNDIP dan institusi pendidikan lainnya
(www.rskariadi.co.id diakses pada 13 Agustus 2018).

Tugas pokok RSUP Dr. Kariadi adalah menyelenggarakan upaya

penyembuhan dan pemulihan yang dilaksanakan secara serasi, terpadu dan
berkesinambungan dengan upaya peningkatan kesehatan dan pencegahan serta
melaksankan upaya rujukan dan upaya lain sesuai dengan kebutuhan. RSUP Dr.
Kariadi sebagai Rumah Sakit vertikal tipe A Pendidikan, juga menyelenggarakan
fungsi :

1. Pelayanan Medik (Spesialistik dan Sub Spesialistik)

2. Pelayanan penunjang medik dan non medik
3. Pelayanan dan asuhan keperawatan
4. Pengelolaan SDM rumah sakit
5. Pelayanan rujukan
6. Diklat di bidang kesehatan
7. Penelitian dan pengembangan
8. Administrasi umum dan Keuangan (www.rskariadi.co.id diakses pada 13
Agustus 2018).

Berdasarkan PERMENKES No.72 tahun 2016, Pelayanan Farmasi Sistem satu

pintu adalah satu kebijakan kefarmasian termasuk pembuatan formularium,
pengadaan, dan pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai yang bertujuan untuk mengutamakan kepentingan pasien
melalui Instalasi Farmasi. Dengan demikian semua Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang beredar di Rumah Sakit
merupakan tanggung jawab Instalasi Farmasi, sehingga tidak ada pengelolaan
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai di Rumah Sakit
yang dilaksanakan selain oleh Instalasi Farmasi.
Selaras dengan ketentuan Pasal 15 ayat (3) Undang-Undang Nomor 44
Tahun 2009 tentang Rumah Sakit menyatakan bahwa Pengelolaan Alat
Kesehatan, Sediaan Farmasi, dan Bahan Medis Habis Pakai di Rumah Sakit harus
dilakukan oleh Instalasi Farmasi sistem satu pintu. Dengan demikian semua
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang beredar di
Rumah Sakit merupakan tanggung jawab Instalasi Farmasi Rumah Sakit, sehingga
tidak ada pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai di Rumah Sakit yang dilaksanakan selain oleh Instalasi Farmasi Rumah
Sakit.
 Dengan kebijakan pengelolaan sistem satu pintu, Instalasi Farmasi sebagai
satu-satunya penyelenggara Pelayanan Kefarmasian, sehingga Rumah Sakit akan
mendapatkan manfaat dalam hal:
a. pelaksanaan pengawasan dan pengendalian penggunaan Sediaan Farmasi,
Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai;
b. standarisasi Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai;
c. penjaminan mutu Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai;
d. pengendalian harga Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai;
e. pemantauan terapi obat;
f. penurunan risiko kesalahan terkait penggunaan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai (keselamatan pasien);
g. kemudahan akses data Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai yang akurat;
h. peningkatan mutu pelayanan Rumah Sakit dan citra Rumah Sakit; dan
i. peningkatan pendapatan Rumah Sakit dan peningkatan kesejahteraan
pegawai (widiyawati, 2016).
Rumah Sakit menyusun kebijakan terkait manajemen pengunaan obat yang
efektif. Kebijakan tersebut harus ditinjau ulangsekurang-kurangnya sekali
setahun. Peninjauan ulang membantu rumah sakit memahami kebutuhan dan
prioritas dariperbaikan sistem mutu dan keselamatan penggunaan obat yang
berkelanjutan. Rumah sakit perlu mengembangkan kebijakan pengelolaan obat
untuk meningkatkan keamanan, khususnya obat yang perlu diwaspadai (High
Alert Medication). High Alert Medication adalah obat yang harus diwaspadai
karena sering menyebabkan terjadi kesalahan/kesalahan serius (sentinel event) dan
obat yang berisiko tinggi menyebabkan reaksi obat yang tidak diinginkan
(ROTD).
HAM (High Alert Medication) diberikan label untuk menandakan obat-obat
yang perlu perhatian khusus karena dapat membahayakan pasien maupun petugas
jika tidak diperlakukan secara benar, termasuk obat-obatan sitostatika yang
memiliki kewaspadaan tinggi dan sangat berbahaya bagi pasien maupun petugas
apabila penanganannya tidak benar atau disalahgunakan. Baik tentang
pengelolaan dan penyimpanan obat LASA dan HAM di RSUP Dr. Kariadi telah
sesuai dengan standar permenkes no.72 tahun 2016 tentang Standar Pelayanan
Kefarmasian Di Rumah Sakit.

Kegiatan Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan

Medis Habis Pakai
Menurut Permenkes No. 72 Tahun 2016, fungsi pelayanan farmasi rumah
sakit sebagai Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis
Habis Pakai adalah:
1. Memilih Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
sesuai kebutuhan pelayanan Rumah Sakit;
2. Merencanakan kebutuhan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai secara efektif, efisien dan optimal;
3. Mengadakan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
berpedoman pada perencanaan yang telah dibuat sesuai ketentuan yang
berlaku;
4. Memproduksi Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit;
5. Menerima Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
sesuai dengan spesifikasi dan ketentuan yang berlaku;
6. Menyimpan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
sesuai dengan spesifikasi dan persyaratan kefarmasian;
7. Mendistribusikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai ke unit-unit pelayanan di Rumah Sakit;
8. Melaksanakan pelayanan farmasi satu pintu;
9. Melaksanakan pelayanan Obat “unit dose”/dosis sehari;
10. Melaksanakan komputerisasi pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,
dan Bahan Medis Habis Pakai (apabila sudah memungkinkan);
11. Mengidentifikasi, mencegah dan mengatasi masalah yang terkait dengan
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai;
12. Melakukan pemusnahan dan penarikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai yang sudah tidak dapat digunakan;
13. Mengendalikan persediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai;
14. Melakukan administrasi pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai
Pengelolaan perbekalan farmasi merupakan suatu siklus kegiatan, dimulai
dari pemilihan, perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan,
pendistribusian, pengendalian, administrasi dan pelaporan serta evaluasi yang
diperlukan bagi kegiatan pelayanan.
1. Pemilihan
Pemilihan adalah suatu kegiatan untuk menetapkan jenis Sediaan Farmasi,
Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan kebutuhan rumah
sakit. Pemilihan ini berdasarkan:
a. Formularium dan standar pengobatan/pedoman diagnosa dan terapi
b. Standar sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai yang
telah ditetapkan berdasarkan pola penyakit, efektivitas dan keamanan,
pengobatan berbasis bukti, mutu, harga dan, ketersediaan di pasaran.
Formularium Rumah Sakit disusun mengacu kepada Formularium
Nasional.Formularium Rumah Sakit merupakan daftar obat yang disepakati staf
medis, disusun oleh Komite/Tim Farmasi dan Terapi yang ditetapkan oleh
Pimpinan Rumah Sakit. Formularium Rumah Sakit harus tersedia untuk semua
penulis resep, pemberi obat, dan penyedia obat di rumah sakit. Evaluasi
terhadap Formularium Rumah Sakit dilakukan secara rutin dan direvisi sesuai
kebijakan dan kebutuhan rumah sakit. Penyusunan dan revisi Formularium
Rumah Sakit dikembangkan berdasarkan pertimbangan terapetik dan ekonomi
dari penggunaan obat agar dihasilkan Formularium Rumah Sakit yang selalu
mutakhir dan dapat memenuhi kebutuhan pengobatan yang rasional.
2. Perencanaan Kebutuhan
Perencanaan kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan jumlah dan
periode pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai. Kegiatan pemilihan berfungsi untuk menjamin terpenuhinya kriteria tepat
jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan efisien. Perencanaan dilakukan untuk
menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat
dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara
lain konsumsi, epidemiologi, kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi dan
disesuaikan dengan anggaran yang tersedia. Pedoman perencanaan harus
mempertimbangkan:
a. Anggaran yang tersedia;
b. Penetapan prioritas;
c. Sisa persediaan;
d. Data pemakaian periode yang lalu;
e. Waktu tunggu pemesanan; dan
f. Rencana pengembangan.
Metode konsumsi menggunakan data penggunaan perbekalan farmasi dari
bulan-bulan sebelumnya untuk memperhitungkan pembelian di bulan yang akan
datang. Penilaian terhadap penggunaan perbekalan farmasi dilakukan selama
periode waktu tertentu (6 bulan atau 1 tahun), untuk melihat rata-rata pemakaian
perbekalan farmasi menurut jenisnya selama satu bulan. Kemudian rata-rata
penggunaan perbekalan farmasi selama satu bulan itu dikalikan banyaknya bulan
dalam satu tahun untuk menentukan jumlah yang harus disediakan dan level
safety stock untuk tiap bulannya.
Kedua hal tersebut diperlukan untuk memperhitungkan kebutuhan selama
periode tertentu (satu bulan), dengan memperhitungkan stok yang ada di gudang
dan stok yang sudah dipesan namun belum diterima, maka kita dapat melakukan
estimasi (perkiraan) berapa jumlah barang yang harus dibeli.
Metode untuk menentukan prioritas barang yang akan dibeli dapat
dilakukan analisis terhadap biaya-biaya yang berkaitan dengan pengadaan barang,
antara lain dengan menggunakan:
a. Analisis VEN
Metode VEN merupakan pengelompokan obat berdasarkan kepada dampak
tiap jenis obat terhadap kesehatan. Semua jenis obat yang di rencanakan
dikelompokan kedalam tiga kategori, yakni:
1). Vital
Obat vital adalah obat-obat life saving (obat penyelamat) atau obat
yang tanpa adanya obat-obat tersebut dapat menyebabkan kecacatan
permanen atau kematian dan bersifat tak tergantikan. Kelompok jenis obat
yang sangat essensial (vital), yang termasuk dalam kelompok ini antara
lain : obat-obatan penyelamat (life saving drug), obat-obatan untuk
pelayanan kesehatan pokok dan obat-obatan untuk mengatasi penyakit
penyebab kematian terbesar. Contoh: adrenalin, antitoksin, insulin, obat
jantung, diazepam injeksi, digoksin tablet, dan atropine sulfat injeksi.
2). Essensial
Obat essensial merupakan perbekalan farmasi yang efektif untuk
menyembuhkan penyakit, atau mengurangi penderitaan pasien, mengatasi
penyakit-penyakit yang sering di alami oleh pasien di rumah sakit
terutama penyakit kronik, namun bukan termasuk vital. Contoh: antibiotik,
obat gastrointestinal, NSAID, diazepam tablet, parasetamol tablet.
3.) Non essensial
Obat non essensial merupakan perbekalan farmasi yang digunakan
untuk penyakit yang dapat sembuh sendiri (self-limiting disease),
perbekalan farmasi yang mahal namun tidak mempunyai kelebihan
manfaat dibanding perbekalan farmasi lainnya. Contoh: vitamin,
suplemen, Ferossi sulfat tablet dan aspirin pediatrik tablet.
Langkah-langkah menentukan VEN adalah menyusun kriteria obat yang
termasuk VEN, menyediakan data pola penyakit, dan merujuk pada pedoman
pengobatan. Pemantauan status pesanan dilakukan berdasarkan sistem VEN
dengan memperhatikan nama obat, satuan kemasan, jumlah obat diadakan, obat
yang sudah dan belum diterima.
b. Analisis ABC
Metode ABC atau Analisis ABC juga dikenal dengan nama analisis Pareto.
Analisis ABC merupakan metode pembuatan grup atau penggolongan
berdasarkan peringkat nilai dari nilai tertinggi hingga terendah, dan dibagi
menjadi 3 kelompok besar yang disebut kelompok A, B dan C.
1). Kelompok A adalah inventori dengan jumlah sekitar 20% dari item tapi
mempunyai nilai investasi sekitar 80% dari total nilai inventory.
2). Kelompok B adalah inventori dengan jumlah sekitar 30% dari item tapi
mempunyai nilai investasi sekitar 15% dari total nilai inventory.
3). Kelompok C adalah inventori dengan jumlah sekitar 50% dari item tapi
mempunyai nilai investasi sekitar 5% dari total nilai inventory.

Persentase ini adalah kisaran yang bisa berubah-ubah dan berbeda antara
perusahaan satu dengan yang lainnya. Kelompok A adalah kelompok obat yang
kritis dan harganya mahal, maka harus dikendalikan secara ketat yaitu dengan
membuat laporan penggunaan dan sisanya secara rinci agar dapat dilakukan
monitoring secara terus menerus. Kelompok obat A di simpan secara rapat agar
tidak mudah dicuri. Pengendalian obat untuk kelompok B tidak seketat kelompok
A. Meskipun demikian laporan penggunaan dan sisa obatnya dilaporkan secara
rinci untuk dilakukan monitoring secara berkala pada setiap 1-3 bulan sekali.
Cara penyimpanannya disesuaikan dengan jenis obat dan perlakuannya.
Pengendalian obat untuk kelompok C dapat lebih longgar pencatatan dan
pelaporannya tidak sesering kelompok B dengan sekali-kali dilakukan monitoring
dan persediaan dapat dilakukan untuk 2-6 bulan dengan penyimpanan biasa sesuai
dengan jenis perlakuan obat.
Prinsip ABC dapat diterapkan dalam pengelolaan pembelian, inventori,
penjualan dan sebagainya. Analisis ini dapat memberikan informasi terhadap
produk-produk utama yang memberikan keuntungan terbesar bagi perusahaan
dalam organisasi penjualan.
Prinsip utama analisis ABC adalah dengan menempatkan jenis-jenis
perbekalan farmasi ke dalam suatu urutan, dimulai dengan jenis yang memakan
anggaran terbanyak. Urutan langkah sebagai berikut:
1). Kumpulkan kebutuhan perbekalan farmasi yang diperoleh dari salah satu
metode perencanaan, daftar harga perbekalan farmasi, dan biaya yang
diperlukan untuk tiap nama dagang.
2). Kelompokkan ke dalam jenis-jenis /katagori, dan jumlahkan biaya per
jenis/ katagori perbekalan farmasi.
3). Jumlahkan anggaran total, hitung masing-masing persentase jenis
perbekalan farmasi terhadap anggaran total.
4) Urutkan kembali perbekalan farmasi diatas mulai dari yang memakan
persentase biaya paling banyak.
5). Hitung persentase kumulatif, dimulai dengan urutan 1 dan seterusnya.
6). Identifikasi perbekalan farmasi yang menyerap ±80% anggaran perbekalan
total.
7). Perbekalan farmasi katagori A menyerap anggaran 80%
8). Perbekalan farmasi katagori B menyerap anggaran 15%
9). Perbekalan farmasi katagori C menyerap anggaran 5%.
Penyimpanan perbekalan farmasi merupakan kegiatan pengaturan sediaan
farmasi didalam ruang penyimpanan, dengan tujuan untuk:
1). Menjamin mutu tetap baik, yaitu kondisi penyimpanan disesuaikan dengan
sifat obat, misalnya dalam hal suhu, kelembaban.
2). Memudahkan dalam pencarian, misalnya disusun berdasarkan abjad.
3). Memudahkan pengawasan persediaan/stok dan barang kadaluarsa, yaitu
disusun berdasarkan FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First
Out)
4). Menjamin pelayanan yang cepat dan tepat.
3. Pengadaan
Pengadaan merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk merealisasikan
perencanaan kebutuhan. Pengadaan yang efektif harus menjamin ketersediaan,
jumlah, dan waktu yang tepat dengan harga yang terjangkau dan sesuai standar
mutu. Pengadaan merupakan kegiatan yang berkesinambungan dimulai dari
pemilihan, penentuan jumlah yang dibutuhkan, penyesuaian antara kebutuhan dan
dana, pemilihan metode pengadaan,pemilihan pemasok, penentuan spesifikasi
kontrak, pemantauan proses pengadaan, dan pembayaran. Apabila proses
pengadaan dilaksanakan oleh bagian lain di luar Instalasi Farmasi harus tetap
melibatkan tenaga kefarmasian untuk memastikan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan mutu dan spesifikasi
yang dipersyaratkan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan sediaan farmasi, alat
kesehatan, dan bahan medis habis pakai antara lain:
a. Bahan baku obat harus disertai sertifikat analisa.
b. Bahan berbahaya harus menyertakan Material Safety Data Sheet (MSDS).
c. Sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakaiharus
mempunyai nomor izin edar.
d. Masa kadaluwarsa (expired date) minimal 2 (dua) tahun kecuali untuk sediaan
farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai tertentu (vaksin,
reagensia, dan lain-lain), atau pada kondisi tertentu yang dapat
dipertanggungjawabkan.
Rumah Sakit harus memiliki mekanisme untuk mencegah kekosongan stok
obat yang tersedia di Rumah Sakit dan mendapatkan obat saat Instalasi Farmasi
(Gudang Farmasi) tutup.
Pengadaan dapat dilakukan melalui:
1). Pembelian

Rumah sakit pemerintah melakukan pembelian sediaan farmasi, alat

kesehatan, dan bahan medis habis pakai harus sesuai dengan ketentuan
pengadaan barang dan jasa yang berlaku. Hal - hal yang perlu diperhatikan
dalam pembelian adalah:
a). Kriteria sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai, yang
meliputi kriteria umum dan kriteria mutu obat.
b). Persyaratan pemasok.
(1). Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan sediaan farmasi, alat
kesehatan, dan bahan medis habis pakai.
(2). Pemantauan rencana pengadaan sesuai jenis, jumlah dan waktu.
 2). Produksi Sediaan Farmasi
Instalasi Farmasi dapat memproduksi sediaan tertentu apabila:
a). Sediaan Farmasi tidak ada di pasaran;
b). Sediaan Farmasi lebih murah jika diproduksi sendiri;
c). Sediaan Farmasi dengan formula khusus;
d). Sediaan Farmasi dengan kemasan yang lebih kecil/repacking;
e). Sediaan Farmasi untuk penelitian; dan
f). Sediaan Farmasi yang tidak stabil dalam penyimpanan/harus dibuat
baru (recenter paratus).
Sediaan yang dibuat di rumah sakit harus memenuhi persyaratan mutu dan
terbatas hanya untuk memenuhi kebutuhan pelayanan di rumah sakit tersebut.
3). Sumbangan/Dropping/Hibah

Instalasi Farmasi harus melakukan pencatatan dan pelaporan terhadap

penerimaan dan penggunaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis
habis pakai sumbangan/dropping/hibah. Seluruh kegiatan penerimaan sediaan
farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai dengan cara
sumbangan/dropping/hibah harus disertai dokumen administrasi yang lengkap dan
jelas, agar penyediaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis
pakai dapat membantu pelayanan kesehatan, maka jenis sediaan farmasi, alat
kesehatan, dan bahan medis habis pakai harus sesuai dengan kebutuhan pasien di
rumah sakit. Instalasi Farmasi dapat memberikan rekomendasi kepada pimpinan
rumah sakit untuk mengembalikan/menolak sumbangan/dropping/hibah sediaan
farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai yang tidak bermanfaat bagi
kepentingan pasien rumah sakit.
4. Penerimaan
Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis,
spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan dan hargayang tertera dalam kontrak
atau surat pesanan dengan kondisi fisik yang diterima. Semua dokumen terkait
penerimaan barang harus tersimpan dengan baik.
5. Penyimpanan
 Setelah barang diterima di Instalasi Farmasi perlu dilakukan
penyimpanan sebelum dilakukan pendistribusian. Penyimpanan harus dapat
menjamin kualitas dan keamanan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan
medis habis pakaisesuai dengan persyaratan kefarmasian. Persyaratan kefarmasian
yang dimaksud meliputi persyaratan stabilitas dan keamanan, sanitasi, cahaya,
kelembaban, ventilasi, dan penggolongan jenis sediaan farmasi, alat kesehatan,
dan bahan medis habis pakai.
Komponen yang harus diperhatikan antara lain:
a. Obat dan bahan kimia yang digunakan untuk mempersiapkan obat diberi
label yang secara jelas terbaca memuat nama, tanggal pertama kemasan
dibuka, tanggal kadaluarsa dan peringatan khusus.
b. Elektrolit konsentrasi tinggi tidak disimpan di unit perawatan kecuali
untuk kebutuhan klinis yang penting.
c. Elektrolit konsentrasi tinggi yang disimpan pada unit perawatan pasien
dilengkapi dengan pengaman, harus diberi label yang jelas dan disimpan
pada area yang dibatasi ketat (restricted) untuk mencegah penatalaksanaan
yang kurang hati-hati.
d. Sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai yang dibawa
oleh pasien harus disimpan secara khusus dan dapat diidentifikasi.
e. Tempat penyimpanan obat tidak dipergunakan untuk penyimpanan barang
lainnya yang menyebabkan kontaminasi.
Instalasi Farmasi harus dapat memastikan bahwa obat disimpan secara benar dan
diinspeksi secara periodik. Sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis
pakai yang harus disimpan terpisah yaitu:
a. Bahan yang mudah terbakar disimpan dalam ruang tahan api dan diberi tanda
khusus bahan berbahaya.
b. Gas medis disimpan dengan posisi berdiri, terikat, dan diberi penandaaan
untuk menghindari kesalahan pengambilan jenis gas medis. Penyimpanan
tabung gas medis kosong terpisah dari tabung gas medis yang ada isinya.
Penyimpanan tabung gas medis di ruangan harus menggunakan tutup demi
keselamatan.
 Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, bentuk
sediaan, dan jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai dan disusun secara alfabetis dengan menerapkan prinsip First Expired First
Out (FEFO) dan First In First Out (FIFO) disertai sistem informasi manajemen.
Penyimpanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai yang penampilan dan penamaan yang mirip (LASA, Look Alike Sound
Alike) tidak ditempat kan berdekatan dan harus diberi penandaan khusus untuk
mencegah terjadinya kesalahan pengambilan obat. Rumah Sakit harus dapat
menyediakan lokasi penyimpanan obat emergensi untuk kondisi kegawat
daruratan. Tempat penyimpanan harus mudah diakses dan terhindar dari
penyalahgunaan dan pencurian. Pengelolaan obat emergensi harus menjamin:
a. Jumlah dan jenis obat sesuai dengan daftar obat emergensi yang telah
ditetapkan;
b. Tidak boleh bercampur dengan persediaan obat untuk kebutuhan lain;
c. Bila dipakai untuk keperluan emergensi harus segera diganti;
d. Dicek secara berkala apakah ada yang kadaluarsa; dan
e. Dilarang untuk dipinjam untuk kebutuhan lain.
6. Pendistribusian
Distribusi merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam rangka
menyalurkan/menyerahkan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai dari tempat penyimpanan sampai kepada unit pelayanan/pasien
dengan tetap menjamin mutu, stabilitas,jenis, jumlah, dan ketepatan waktu.
Rumah Sakit harus menentukan sistem distribusi yang dapat menjamin
terlaksananya pengawasan dan pengendalian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,
dan Bahan Medis Habis Pakai di unitpelayanan. Sistem distribusi di unit
pelayanan dapat dilakukan dengan cara:
a. Sistem Persediaan Lengkap di Ruangan (floor stock)
1). Pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai untuk persediaan di ruang rawat disiapkan dan dikelola oleh Instalasi
Farmasi.
2). Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang
disimpan di ruang rawat harus dalam jenis dan jumlah yang sesuai dengan
kebutuhan.
3). Apabila dalam kondisi sementara dimana tidak ada petugas farmasi yang
mengelola (diatas jam kerja) maka pendistribusiannya didelegasikan kepada
penanggung jawab yang bertugas.
4). Setiap hari dilakukan serah terima kembali pengelolaan obat floor stock
kepada petugas farmasi dari penanggung jawab ruangan.
5). Apoteker harus menyediakan informasi, peringatan dan kemungkinan
interaksi Obat pada setiap jenis Obat yang disediakan di floor stock.
b. Sistem Resep Perorangan (Individual Prescribing)
Pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai berdasarkan resep perorangan/pasien rawat jalan dan rawat inap melalui
Instalasi Farmasi.
c. Sistem Unit Dosis (Unit Dose Dispensing)
Pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai berdasarkan Resep perorangan yang disiapkan dalam unit dosis tunggal
atau ganda, untuk penggunaan satu kali dosis/pasien. Sistem unit dosis ini
digunakan untuk pasien rawat inap.
d. Sistem Kombinasi
Sistem pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai bagi pasien rawat inap dengan menggunakan kombinasi a +
b atau b + catau a + c. Sistem distribusi Unit Dose Dispensing (UDD) sangat
dianjurkan untuk pasien rawat inap mengingat dengan sistem ini tingkat
kesalahan pemberian Obat dapat diminimalkan sampai kurang dari 5%
dibandingkan dengan sistem floor stock atau Resep individu yang mencapai
18%. Sistem distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau oleh
pasien dengan mempertimbangkan efisiensi dan efektifitas sumber daya yang
ada; serta metode sentralisasi atau desentralisasi.
7. Pemusnahan dan Penarikan
 Pemusnahan dan penarikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai yang tidak dapat digunakan harus dilaksanakan dengan cara
yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Penarikan sediaan farmasi yang tidak memenuhi standar/ketentuan peraturan
perundang-undangan dilakukan oleh pemilik izin edar berdasarkan perintah
penarikan oleh BPOM (mandatory recall) atau berdasarkan inisiasi sukarela
oleh pemilik izin edar (voluntary recall) dengan tetap memberikan laporan
kepada Kepala BPOM. Penarikan Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis
Pakai dilakukan terhadap produk yang izin edarnya dicabut oleh Menteri.
Pemusnahan dilakukan untuk Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai bila:
a. Produk tidak memenuhi persyaratan mutu;
b. Telah kadaluarsa;
c. Tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam pelayanan kesehatan
atau kepentingan ilmu pengetahuan; dan/atau
d. Dicabut izin edarnya.
8. Pengendalian
Pengendalian dilakukan terhadap jenis dan jumlah persediaan dan
penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai.Pengendalian dilakukan oleh Instalasi Farmasi harus bersama dengan
Komite/TimFarmasi dan Terapi di Rumah Sakit.Tujuan pengendalian
persediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
adalah untuk:
a. Penggunaan obat sesuai dengan Formularium Rumah Sakit;
b. Penggunaan obat sesuai dengan diagnosis dan terapi; dan
c. Memastikan persediaan efektif dan efisien atau tidak terjadi kelebihan dan
kekurangan/kekosongan, kerusakan, kadaluarsa, dan kehilangan serta
pengembalian pesanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai.
Cara untuk mengendalikan persediaan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai adalah:
 a. melakukan evaluasi persediaan yang jarang digunakan (slow moving);
b. melakukan evaluasi persediaan yang tidak digunakan dalam waktu tiga
bulan berturut-turut (death stock);
c. Stok opname yang dilakukan secara periodik dan berkala.
9. Administrasi
Administrasi harus dilakukan secara tertib dan berkesinambungan untuk
memudahkan penelusuran kegiatan yang sudah berlalu.
Kegiatan administrasi terdiri dari:
a. Pencatatan dan Pelaporan
Pencatatan dan pelaporan terhadap kegiatan pengelolaan Sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang meliputi
perencanaan kebutuhan, pengadaan, penerimaan, pendistribusian,
pengendalian persediaan, pengembalian, pemusnahan dan penarikan Sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai. Pelaporan dibuat
secara periodik yang dilakukan Instalasi Farmasi dalam periode waktu tertentu
(bulanan, triwulanan, semester atau pertahun). Jenis-jenis pelaporan yang
dibuat menyesuaikan dengan peraturan yang berlaku.
Pencatatan dilakukan untuk:
1) Persyaratan Kementerian Kesehatan/BPOM;
2) Dasar akreditasi Rumah Sakit;
3) Dasar audit Rumah Sakit; dan
4) Dokumentasi farmasi.
Pelaporan dilakukan sebagai:
1) Komunikasi antara level manajemen;
2) Penyiapan laporan tahunan yang komprehensif mengenai kegiatan di
Instalasi Farmasi; dan
3) Laporan tahunan.
b. Administrasi Keuangan
Apabila Instalasi Farmasi harus mengelola keuangan maka perlu
menyelenggarakan administrasi keuangan. Administrasi keuangan merupakan
pengaturan anggaran, pengendalian dan analisa biaya, pengumpulan informasi
 keuangan, penyiapan laporan, penggunaan laporan yang berkaitan dengan
semua kegiatan Pelayanan Kefarmasian secara rutin atau tidak rutin dalam
periode bulanan, triwulanan, semesteran atau tahunan.
c. Administrasi Penghapusan
Administrasi penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang tidak
terpakai karena kadaluwarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar dengan cara
membuat usulan penghapusan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku.
BAB II
PEMBAHASAN

Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) merupakan unit pelaksana

pelayanan kefarmasian di rumah sakit.Tugas dan fungsi dari IFRS RSUP Dr.
Kariadi adalah melakukan pengelolaan terhadap perbekalan farmasi, pelayanan
farmasi klinik, administrasi farmasi, dan keuangan. IFRS RSUP Dr. Kariadi telah
menerapkan sistem satu pintu dalam melaksanakan pelayanan kefarmasian sejak
tahun 2007. Penerapan sistem pelayanan satu pintu telah disyaratkan dalam
Permenkes No.72 tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian Rumah
Sakit. Sistem satu pintu mempermudah pengawasan dan pengendalian
penggunaan perbekalan farmasi, penjaminan mutu dan standarisasi perbekalan
farmasi, pemantauan terapi obat, penurunan resiko kesalahan penggunaan obat,
peningkatan mutu pelayanan, dan lain-lain.
Adapun tahapan-tahapan fungsi logistik di RSUP Dr.Kariadi Semarang
sebagai berikut:
1. Pemilihan
Fungsi pemilihan adalah untuk menentukan apakah kebutuhan obat benar-
benar diperlukan sesuai dengan jumlah pasien atau kunjungan dan pola penyakit
di Rumah Sakit. Pemilihan obat di rumah sakit merujuk kepada formularium
nasional.
Kriteria pemilihan kebutuhan obat yang baik meliputi :
a. Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin dengan cara menghindari
kesamaan jenis.
b. Hindari penggunaan obat kombinasi, kecuali jika obat kombinasi memiliki
efek yang lebih baik dibanding obat tunggal.
c. Apabila jenis obat banyak, maka kita memilih berdasarkan obat pilihan (drug
of choice) dari penyakit yang memiliki prevalensi tinggi.
Pemilihan obat di RSUP Dr. Kariadi berdasarkan pada formularium rumah
sakit yang merujuk pada formularium nasional. Formularium RSUP Dr. Kariadi
merupakan kesepakatan staf medis melalui Staf Medis Fungsional, disusun oleh
Tim Farmasi dan Terapi yang ditetapkan oleh direktur rumah sakit. Setiap tahun
dilakukan evaluasi terhadap formularium RSUP Dr. Kariadi dan direvisi secara
berkala.Obat-obat yang tercantum dalam formularium RSUP Dr. Kariadi berlaku
untuk semua jenis pasien. Mulai tahun 2017, jika ada dokter menulis resep diluar
formularium rumah sakit maka dokter harus membuat permohonan tertulis kepada
direktur medik.
2. Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan
Perencanaan dan penentuan kebutuhan merupakan aktivitas dalam
menerapkan sasaran, pedoman, pengukuran, penyelenggaraan bidang logistik.
Pendekatan perencanaan kebutuhan dilakukan melalui kombinasi dari metode
konsumsi dan metode epidemiologi. Perencanaan dilakukan untuk menghindari
kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggung
jawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan. Perencanaan dan
pengadaan sediaan farmasi, alkes, dan bahan medis habis pakai di RSUP Dr.
Kariadi mengacu pada formularium. Penentuan jumlah kebutuhan dengan metode
konsumsi didasarkan pada perhitungan dengan menjumlahkan rata-rata kebutuhan
obat dalam 6 bulan dengan stok pengaman yaitu 20% dari 6 bulan kebutuhan obat
diselisihkan dengan stok akhir yang masih ada, sehingga diperoleh kebutuhan
obat periode selanjutnya. Sedangkan penentuan kebutuhan obat dengan metode
epidemiologi berdasarkan pola penyakit yang data dilihat melalui resep dokter
dan data mikrobiologi untuk mengetahui medan kuman di RS.
Pedoman untuk perencanaan di Rumah sakit harus mempertimbangkan:
a. Data pemakaian perbekalan farmasi periode sebelumnya
b. Data persedian perbekalan farmasi
c. Usulan dari pengguna (user)
d. Pola penyakit di RSUP Dr. Kariadi
e. Daftar obat standar RSUP Dr.Kariadi
f. Waktu tunggu pemesanan
g. Rencana pengembangan

3. Pengadaan
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 72 Tahun
2016 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit, pengadaan merupakan
kegiatan yang dimaksudkan untuk merealisasikan perencanaan kebutuhan.
Pengadaan yang efektif harus menjamin ketersediaan, jumlah, dan waktu yang
tepat dengan harga yang terjangkau dan sesuai standar mutu. Pengadaan dapat
dilakukan melalui pembelian, produksi sediaan farmasi, dan sumbangan/hibah.
Pengadaan di RSUP Dr.Kariadi Semarang dilakukan setiap bulan oleh ULP
(Unit Layanan Pengadaan) berdasarkan usulan perbekalan farmasi oleh kepala
instalasi farmasi yang telah disetujui oleh direktur utama. Pengadaan di RS ini
dilakukan dengan 4 metode yaitu e-Catalog, tender (>200 juta), penunjukan
langsung (<200 juta misalnya jika hanya ada satu merk alkes dan reagen), dan
pembelian insidentil (<10 juta misalnya untuk obat kosong tetapi dibutuhkan
segera dengan persetujuan pejabat pengadaan /Kepala IFRS).
4. Penerimaan
Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis,
spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam surat
pesanan dengan kondisi fisik yang diterima.
Penerimaan di Rumah Sakit Dr. Kariadi ini dilakukan oleh panitia penerima
barang yang dibentuk khusus untuk menerima perbekalan kesehatan yang
didistribusikan oleh supplier dengan proses memeriksa fisik barang dan
disesuaikan dengan Surat Pesanan (SP) dan faktur pengiriman terutama dari sisi
spesifikasinya, seperti kualitas, dan kuantitas, nomor batch, tanggal kadaluarsa.
Setelah barang diperiksa kemudian dimasukkan ke dalam gudang transit dan
dicatat dalam buku harian penerimaaan barang serta dilakukan entry data
penerimaan perbekalan farmasi pada HMIS (Hospital Management Information
System). Jika ada ketidaksesuaian jumlah, identitas barang, maupun ada barang
yang rusak, panitia penerimaan berhak menolak barang yang didistribusikan oleh
supplier.

5. Fungsi Penyimpanan
Penyimpanan harus dapat menjamin kualitas dan keamanan sediaan farmasi,
alat kesehatan dan bahan medis habis pakai sesuai dengan persyaratan
kefarmasiaan. Persyaratan kefarmasian yang dimaksud adalah stabilitas,
keamanan, sanitasi, cahaya, kelembaban, ventilasi dan penggolongan jenis sediaan
farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai.
Tujuan penyimpanan adalah:
a. Memudahkan pencarian dan pengawasan
b. Memelihara mutu sediaan farmasi
c. Menjaga ketersediaan
d. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab
Adapun kegiatan penyimpanan meliputi :
a. Penyelenggaraan tata laksanan penyimpanan (storage procedure)
b. Perencanaan/persiapan dan pengembangan ruang-ruang penyimpanan
(storage space)
c. Perencanaan/penyimpanan dan pengoperasian alat-alat pembantu pengaturan
barang (material handling equipment)
d. Tindakan-tindakan kemananan dan keselamatan
Gudang perbekalan farmasi di Rumah Sakit Dr. Kariadi terdiri dari beberapa
ruang penyimpanan yaitu gudang pusat farmasi yang berisi obat dan alat
kesehatan yang siap didistribusikan, gudang infus, gudang transit obat, gudang
TPN (Total Parenteral Nutrition), gudang sitostatika dan obat HAM (High Allert
Medication), dan gudang B3 (Bahan Berbahaya dan Beracun). Masing-masing
gudang memiliki kriteria yang terpenuhi yaitu luas yang memadai, ruang kering
(tidak lembab), terdapat ventilasi yang cukup, pencahayaan yang baik, lantai
keramik, pintu dengan sistem keamanan finger lock, lemari penyimpanan obat dan
alat kesehatan yang efektif-efisien, ada lemari khusus untuk menyimpan
narkotika-psikotropika (terkunci) dan lemari pendingin khusus untuk obat dengan
perlakuan suhu.
Sistem penyimpanan yang digunakan juga sudah sesuai dengan kriteria
mutu yaitu penataan barang sesuai dengan bentuk sediaan secara alfabetis,
penerapan sistem FIFO (First In First Out)-FEFO (First Expired First Out) agar
terhindar dari kerugian akibat obat yang kadaluwarsa, barang diletakkan di atas
pallet (tidak bersentuhan langsung dengan lantai) dan kartu pengendalian stok
barang yang selalu diperbarui.
Penyimpanan khusus untuk obat narkotika-psikotropika disimpan didalam
lemari dan terkunci, penyimpanan khusus dilakukan agar terhindar dari
penyalahgunaan. Beberapa obat dan vaksin yang membutuhkan penjagaan suhu
2-8 °C disimpan dalam lemari pendingin dengan pengecekan suhu setiap hari dan
penerapan cold chain yaitu distribusi dengan menggunakan ice box. Obat
sitostatika dan obat HAM disimpan terpisah dari obat lain agar mudah dalam
pengambilan dan menghindari kontaminasi terhadap barang yang lain, mengingat
obat sitostatika dan HAM merupakan obat yang berbahaya jika terpapar pada
manusia. Bahan berbahaya dan beracun disimpan di ruangan tersendiri, terpisah
dari obat dan alat kesehatan yang lain. Selain itu, bahan-bahan seperti kardus
karton dilarang masuk dalam gudang pusat farmasi, penanganan hama dilakukan
secara rutin dan tiap gudang dilengkapi dengan alat monitor suhu dan
kelembaban. Sistem penyimpanan ini dilakukan sedemikian rupa agar
mempermudah dalam pengambilan obat (distribusi) dan menjaga kualitas obat
agar tetap sama seperti saat datang dari supplier serta menghindari kejadian
berbahaya seperti kebakaran dan kontaminasi silang antar obat jika terjadi
tumpahan.
 Pengendalian awal barang datang dilakukan di gudang transit, yang mana
barang dipisahkan menurut jenis dan peruntukannya. Sebelum dilakukan
penyimpanan dilakukan pemberian tanda khusus untuk Bahan Berbahaya dan
Beracun (B3), High Allert Medication (HAM) dan sitostatika, Look Alike Sound
Alike (LASA), dan obat-obat yang disimpan pada suhu dingin. Hal ini bertujuan
untuk mengantisipasi terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan yang dapat
berdampak pada keselamatan pasien maupun pegawai. Selain itu juga untuk
mengatur penataan sesuai dengan identitas kadaluwarsa barang sehingga
harapannya barang dengan waktu kadaluwarsa yang paling dekat yang mudah
dijangkau terlebih dahulu. Pada masing-masing ruangan penyimpanan sudah
terdapat pengatur suhu dan kelembaban yang di kontrol setiap hari. Untuk obat-
obat yang penyimpanannya tidak di lemari pendingin, disimpan pada suhu
terkontrol yaitu < 25 °C. Pengendalian penyimpanan perbekalan kesehatan ini juga
dilakukan di setiap depo farmasi di RSUP Dr. Kariadi sehingga mutu pengobatan
tetap terjaga hingga diterima oleh pasien.
6. Pendistribusian
Distribusi merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam rangka menyerahkan
sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai dari tempat
penyimpanan sampai kepada unit pelayanan/pasien dengan tetap menjamin mutu,
stabilitas, jenis, jumlah, dan ketepatan waktu.
Distribusi yang dilakukan di RSUP Dr.Kariadi bertujuan menyediakan
perbekalan farmasi di masing-masing depo farmasi yang terdapat di rumah sakit
untuk memenuhi kebutuhan harian pasien rawat inap maupun rawat jalan. Depo
Farmasi membuat permintaan mutasi melalui HMIS (Hospital Management and
Information System) kemudian menunggu persetujuan dari petugas Gudang
Farmasi. Setelah permintaan mutasi disetujui, maka surat permintaan mutasi
tersebut di print out dan ditandatangani oleh Kepala Tim Depo Farmasi yang
selanjutnya diserahkan kepada petugas Gudang Farmasi. Petugas Gudang Farmasi
membuat bukti mutasi dalam bentuk print out yang kemudian ditandatangani oleh
Apoteker Gudang. Bukti mutasi yang telah di print out kemudian dilakukan
penyiapan barang oleh petugas Gudang Farmasi dan semua pengeluaran sediaan
obat maupun alat kesehatan dicatat dalam kartu stok sebagai pengendalian.
Setelah semua obat tersebut sudah siap, petugas dari masing-masing depo farmasi
akan mengambil obat di Gudang Farmasi untuk dilakukkan pengecekkan ulang
kelengkapan obatnya dan dibawa ke masing - masing depo.
Apabila stok obat disalah satu depo habis dan membutuhkan obat atau alat
kesehatan tersebut serta gudang mengalami kekosongan barang tersebut dan di
depo lain masih ada stok, maka dilakukan transfer barang yang dilakukan oleh
petugas gudang. Depo yang memerlukan melaporkan ke bagian gudang kemudian
petugas gudang melakukan transfer barang dari depo yang masih memiliki stok ke
depo yang membutuhkan dengan melakukan transfer melalui HMIS.
Pendistribusian obat dan alat kesehatan serta bahan habis pakai ini
didistribusikan kepada setiap depo di RSUP Dr. Kariadi meliputi depo farmasi
Garuda, depo rawat jalan, depo ICU (Intensive Care Unit), depo Jantung, depo
IGD (Gawat Darurat), depo IBS (Bedah Sentral), ruang rawat inap, dan depo
Handling Sterile serta depo Sitostatika. Kemudian sistem distribusi ke pasien
dilakukan sesuai dengan peruntukkannya di setiap depo. Khusus obat program
seperti Obat Anti Tuberculosis (OAT) dan obat HIV/AIDS, pendistribusian dari
Dinas Kesehatan diterima oleh gudang pusat farmasi dan langsung di
distribusikan ke depo rawat jalan sehingga pengelolaan OAT ini dilakukan oleh
depo rawat jalan.
Sistem distribusi untuk pasien rawat inap di RSUP Dr. Kariadi
menggunakan sistem Onedaily Unit Doses Dispensing (OUDD) sedangkan untuk
pasien rawat jalan dengan sistem Individual Prescribing System (IPS). Sistem
distribusi di Instalasi Farmasi RSUP Dr. Kariadi ini dibantu oleh Hospital
Management Information System (HMIS) misalnya permintaan mutasi obat atau
alat kesehatan dari depo farmasi dan laporan stok obat/alkes.
7. Pelaporan
Laporan-laporan yang ada di gudang farmasi antara lain :
a. Laporan harian, meliputi : bukti permintaan, kartu stok.
b. Laporan bulanan, merupakan pemakaian barang selama satu bulan yang berisi
laporan persediaan (saldo awal, mutasi masuk, mutasi keluar, saldo akhir)
laporan anggaran yang terserap, laporan narkotika dan psikotropika.
9. Administrasi Kefarmasian
Administrasi pelaporan perbekalan farmasi merupakan kegiatan yang
berkaitan dengan pencatatan manajemen perbekalan farmasi serta penyusunan
laporan yang berkaitan dengan perbekalan farmasi secara rutin dan tidak rutin
dalam periode bulanan, triwulan, semester atau tahunan. Pencatatan dan pelaporan
merupakan sarana perhitungan dalam rangka pertanggung jawaban obat-obatan
yang berada di Instalasi Farmasi dan merupakan sarana informasi dalam rangka
pengendalian persediaan, perencanaan pengadaan dan perencanaan
pendistribusian. Tujuannya yaitu tersedianya data mengenai jenis dan jumlah
penerimaan, persediaan, pengeluaran atau penggunaan dan data mengenai waktu
dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat dan bahan medis habis pakai. Jumlah
item obat dan bahan medis habis pakai yang mengalami mutasi dicatat, dilaporkan
kemudian di evaluasi dan pada akhirnya digunakan untuk perencanaan yang akan
datang. Laporan ketersediaan obat dilakukan tiap bulan dan akhir tahun.
Kegiatan administrasi yang dilakukan di IFRS meliputi laporan penggunaan
obat (pengelolaan resep rawat jalan, rawat inap dan Instalasi Gawat Darurat),
laporan penggunaan obat-obat program seperti TBC dan ARV, laporan narkotika
dan psikotropika. Laporan-laporan di instalasi farmasi RSUP Dr. Kariadi
dilakukan oleh bagian administrasi. Setiap laporan keluar ditandatangani oleh
direktur rumah sakit.
a. Laporan Pemakaian Obat dan Bahan Medis Habis Pakai
Setiap depo farmasi yang ada di RSUP Dr. Kariadi mengirimkan laporan
pemakaian obat, bahan medis habis pakai dan alat-alat kesehatan yang digunakan
setiap bulan. Laporan tersebut dikirim tiap akhir bulan.
b. Laporan Narkotika
Rumah sakit terutama instalasi farmasi RSUP Dr. Kariadi menyusun dan
mengirimkan laporan penggunaan obat narkotika tiap bulan. Laporan penggunaan
narkotika berasal dari penggunaan obat narkotika di depo-depo farmasi. Laporan
ini ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota Semarang dengan
tembusan kepada :
1) Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Tengah
2) Kepala Balai POM Jawa Tengah
3) Penanggung jawab narkotika di rumah sakit
4) Arsip
Laporan narkotika terdiri dari penggunaan sediaan jadi narkotika dan
laporan khusus penggunaan morfin dan pethidin.
c. Laporan Psikotropika
Laporan ini dibuat setiap bulan tetapi dilaporkan satu tahun sekali ( awal
januari sampai akhir desember). Laporan ini dibuat oleh instalasi farmasi yang
ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota Semarang.
d. Laporan OAT (Obat Anti Tubercolosis)
Obat – obat anti tubercolosis (OAT) RSUP Dr. Kariadi ditangani oleh
Instalasi Farmasi tetapi penyimpanannya di Instalasi Rawat Jalan. Penyediaan
obat ini berasal dari Dinas Kesehatan Kota Semarang. Penanganan pasien TB
awal dilakukan di Instalasi Rawat Jalan dan untuk selanjutnya pasien dikirim ke
Puskesmas sesuai alamat tempat tinggalnya. Instalasi Rawat Jalan bertugas
mengirim obat ke puskesmas yang meminta sesuai dengan data pasien yang
diterima. Laporan penggunaan OAT dibuat petugas yang bertanggung jawab dan
dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota Semarang.
e. Laporan ARV
Penyediaan obat ini berasal dari Dinas Kesehatan Kota Semarang. Laporan
penggunaan ARV ini dibuat setiap bulan sekali dan dilaporkan secara online ke
Dinas Kesehatan Kota Semarang dengan tembusan ke Dinas Kesehatan Provinsi
Jawa Tengah dan Menteri Kesehatan.
g. Laporan Vaksin
Penyediaan obat ini berasal dari Dinas Kesehatan Kota Semarang. Laporan
penggunaan obat vaksin ini dibuat setiap bulan ke Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota Semarang dengan tembusan ke Dinas Kesehatan Provinsi Jawa
Tengah dan Menteri Kesehatan. Pelaporan Penggunaan Obat obat vaksin setiap
bulannya. Apabila dalam jangka waktu yang ditentukan tidak melakukan
pelaporan maka dianggap tidak melapor.
10. Pemusnahan
Pemusnahan dan penarikan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan
medis habis pakai yang tidak dapat digunakan harus dilaksanakan dengan cara
yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pemusnahan dilakukan untuk sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis
habis pakai bila:
a. Produk tidak memenuhi persyaratan mutu;
b. Telah kadaluwarsa;
c. Tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam pelayanan kesehatan atau
kepentingan ilmu pengetahuan; dan
d. Dicabut izin edarnya
Pengelolaan obat-obat kadaluarsa atau mendekati kadaluarsa di RSUP Dr.
Kariadi bisa dilakukan sistem retur kepada pihak distributor dengan memenuhi
berberapa persyaratan, misalnya kemasan obat masih utuh dan hal ini berlaku
sesuai kesepakatan di awal kerjasama antara pihak rumah sakit dengan distributor.
Pengambilan obat tersebut biasa nya dilakukan oleh distributor 3 bulan sebelum
kadaluarsa, ada juga yang diambil pada bulan kadaluarsa. Obat-obat yang akan
diretur harus sudah disiapkan bersama fakturnya.
Obat yang tidak dapar diretur dan tidak utuh satu box maka dibuat laporan
kadaluarsanya setiap semester oleh farmasi dan diserahkan ke panitia pemusnahan
khusus di RSUP Dr. Kariadi dan akan ditindak lanjuti atau dimusnahkan. Sistem
pemusnahan yang dilakukan RSUP Dr. Kariadi adalah dengan menggunakan
pihak ke 3 (vendor khusus) karena sesuai dengan kebijakan dari Kementrian
Lingkungan Hidup bahwa pemusnahan tidak dapat dilakukan secara mandiri,
kecuali sudah mendapatkan izin untuk melakukan pemusnahan secara mandiri.
Pemusnahan yang dilakukan tergantung pada panitia pemusnahan, kapan akan
dilakukan pemusnahan dan pelaporan untuk pemusnahan yang dibuat oleh farmasi
dilaporkan setiap 6 bulan kepada panitia pemusnahan. Khusus obat narkotika
dibuat juga laporan untuk panitia pemusnahan dengan prosedur khusus yaitu
untuk pemusnahannya harus disaksikan oleh Dinas Kesehatan Kota Semarang dan
atau BPOM.
Gudang Farmasi RSUP Dr. Kariadi Semarang dalam melakukan
pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai telah
memenuhi standar sebagaimana yang tercantum dalam Peraturan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia nomor 72 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan
Kefarmasian di Rumah Sakit serta telah terstandar sesuai JCI.
Struktur organisasi dari gudang farmasi berada di bawah koordinator
logistik. Unit gudang (perencanaan, penyimpanan) merupakan komponen yang
ada di bagian logistik. Kegiatan gudang farmasi meliputi pemilihan, perencanaan,
pengadaan, penerimaan, penyimpanan, penyaluran, pemeliharaan dan
penghapusan.
Waktu pelayanan kefarmasian di gudang farmasi setiap hari Senin - Sabtu
pukul 07.00-14.00, 14.00-21.00 WIB. Transaksi dan pelayanan kefarmasian
disesuaikan waktu pelayanan kefarmasian di gudang.
Lampiran 1. Daftar Obat Hight Alert Medication
Lampiran 2. Daftar Obat LASA