LAPORAN SEMENTARA

PRAKTIK KERJA PROFESI APOTEKER

DI BAGIAN LOGISTIK RSUP Dr. KARIADI SEMARANG

PERIODE 01 Oktober – 30 November 2018

Disusun oleh :

Ani Maryam 175020093

Farid Ubaidillah 175020130
Fatimatuz Zahroh 175020110
Uswatun Hasanah Linnisaa’ 1820353955
Yunilah Sukmadryani 1820353966

PRAKTIK KERJA PROFESI APOTEKER

RSUP Dr. KARIADI
SEMARANG
2018
 BAB I

PENDAHULUAN

Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Kariadi adalah Satuan Kerja/ Unit Pelaksana

Teknis yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Direktur Jenderal Pelayanan

Kesehatan Kementrian Kesehatan RI. Berdasarkan SK Menkes No.

1243/Menkes/SK/VIII/2005 telah ditetapkan menjadi Badan Layanan Umum (BLU), dengan

menerapkan fleksibilitas pengelolaan keuangan sesuai dengan yang telah diamanatkan

dalam PP No.23 Tahun 2005.

RSUP Dr. Kariadi sebagai badan layanan umum pemeritah adalah instansi di

lingkungan pemerintahan yang dibentuk untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat,

dalam melakukan kegiatannya didasarkan pada prinsip efisiensi dan produktivitas. RSUP

Dr. Kariadi merupakan rumah sakit terbesar sekaligus rumah sakit rujukan bagi wilayah

Jawa Tengah. Saat ini RSUP Dr. Kariadi adalah rumah sakit kelas A Pendidikan dan

berfungsi sebagai rumah sakit pendidikan bagi dokter, dokter spesialis dari FK UNDIP dan

institusi pendidikan lainnya.

Tugas pokok RSUP Dr. Kariadi adalah menyelenggarakan upaya penyembuhan dan

pemulihan yang dilaksanakan secara serasi, terpadu dan berkesinambungan dengan upaya

peningkatan kesehatan dan pencegahan serta melaksankan upaya rujukan dan upaya lain

sesuai dengan kebutuhan. RSUP Dr. Kariadi sebagai Rumah Sakit vertikal tipe A

Pendidikan, juga menyelenggarakan fungsi :

a. Pelayanan Medik (Spesialistik dan Sub Spesialistik)

b. Pelayanan penunjang medik dan non medik

c. Pelayanan dan asuhan keperawatan

d. Pengelolaan SDM rumah sakit

e. Pelayanan rujukan
 f. Diklat di bidang kesehatan

g. Penelitian dan pengembangan

h. Administrasi umum dan Keuangan

Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai harus

dilaksanakan secara multidisiplin, terkoordinir dan menggunakan proses yang efektif untuk

menjamin kendali mutu dan kendali biaya.Dalam ketentuan Pasal 15 ayat (3) Undang-

Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit menyatakan bahwa Pengelolaan Alat

Kesehatan, Sediaan Farmasi, dan Bahan Medis Habis Pakai di Rumah Sakit harus dilakukan

oleh Instalasi Farmasi sistem satu pintu.Alat Kesehatan yang dikelola oleh Instalasi Farmasi

sistem satu pintu berupa alat medis habis pakai/peralatan non elektromedik, antara lain alat

kontrasepsi (IUD), alat pacu jantung, implan, dan stent.

Sistem satu pintu adalah satu kebijakan kefarmasian termasuk pembuatan

formularium, pengadaan, dan pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan

Medis Habis Pakai yang bertujuan untuk mengutamakan kepentingan pasien melalui

Instalasi Farmasi. Dengan demikian semua Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan

Medis Habis Pakai yang beredar di Rumah Sakit merupakan tanggung jawab Instalasi

Farmasi, sehingga tidak ada pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan

Medis Habis Pakai di Rumah Sakit yang dilaksanakan selain oleh Instalasi Farmasi.

Dengan kebijakan pengelolaan sistem satu pintu, Instalasi Farmasi sebagai satu-

satunya penyelenggara Pelayanan Kefarmasian, sehingga Rumah Sakit akan mendapatkan

manfaat dalam hal:

1. Pelaksanaan pengawasan dan pengendalian penggunaan Sediaan Farmasi, Alat

Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai;

2. Standarisasi Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai;

3. Penjaminanmutu Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai;
 4. Pengendalian harga Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai;

5. Pemantauan terapi Obat;

6. Penurunan risiko kesalahan terkait penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan

Bahan Medis Habis Pakai (keselamatan pasien);

7. Kemudahan akses data Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis

Pakai yang akurat;

8. Peningkatan mutu pelayanan Rumah Sakit dan citra Rumah Sakit; dan

9. Peningkatan pendapatan Rumah Sakit dan peningkatan kesejahteraan pegawai.

Rumah Sakit harus menyusun kebijakan terkait manajemen pengunaan Obat yang

efektif. Kebijakan tersebut harus ditinjau ulang sekurang- kurangnya sekali setahun.

Peninjauan ulang sangat membantu Rumah Sakit memahami kebutuhan dan prioritas dari

perbaikan sistem mutu dan keselamatan penggunaan Obat yang berkelanjutan.

Rumah Sakit perlu mengembangkan kebijakan pengelolaan Obat untuk

meningkatkan keamanan, khususnya Obat yang perlu diwaspadai (high- alert medication).

High-alert medication adalah Obat yang harus diwaspadai karena sering menyebabkan

terjadi kesalahan/kesalahan serius (sentinel event) dan Obat yang berisiko tinggi

menyebabkan Reaksi Obat yang Tidak Diinginkan (ROTD). Kelompok Obat high-alert

diantaranya:

1. Obat yang terlihat mirip dan kedengarannya mirip (Nama Obat Rupa dan Ucapan

Mirip/NORUM, atau Look Alike Sound Alike/LASA).

2. Elektrolit konsentrasi tinggi (misalnya kalium klorida 2meq/ml atau yang lebih pekat,

kalium fosfat, natrium klorida lebih pekat dari 0,9%, dan magnesium sulfat =50% atau

lebih pekat).

3. Obat-Obat sitostatika.
 Kegiatan pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis

Pakai meliputi:

1. Pemilihan

Pemilihan adalah kegiatan untuk menetapkan jenis Sediaan Farmasi, Alat

Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan kebutuhan. Pemilihan

Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai ini berdasarkan:

a. Formularium dan standar pengobatan/pedoman diagnosa dan terapi;

b. Standar Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang

telah ditetapkan;

c. Pola penyakit;

d. Efektifitas dan keamanan;

e. Pengobatan berbasis bukti;

f. Mutu;

g. Harga; dan

h. Ketersediaandi pasaran.

Formularium Rumah Sakit disusun mengacu kepada Formularium Nasional.

Formularium Rumah Sakit merupakan daftar obat yang disepakati staf medis, disusun

oleh Komite/Tim Farmasi dan Terapi yang ditetapkan oleh Pimpinan Rumah Sakit.

Formularium Rumah Sakit harus tersedia untuk semua penulis Resep, pemberi

Obat, dan penyedia Obat di Rumah Sakit. Evaluasi terhadap Formularium Rumah

Sakit harus secara rutin dan dilakukan revisi sesuai kebijakan dan kebutuhan Rumah

Sakit. Penyusunan dan revisi Formularium Rumah Sakit dikembangkan berdasarkan

pertimbangan terapetik dan ekonomi dari penggunaan Obat agar dihasilkan

Formularium Rumah Sakit yang selalu mutakhir dan dapat memenuhi kebutuhan

pengobatan yang rasional.

2. Perencanaan

Kebutuhan Perencanaan kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan

jumlah dan periode pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis

Habis Pakai sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan untuk menjamin terpenuhinya

kriteria tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan efisien. Perencanaan dilakukan untuk

menghindari kekosongan Obat dengan menggunakan metode yang dapat

dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain

konsumsi, epidemiologi, kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi dan

disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.

Pedoman perencanaan harus mempertimbangkan:

a. Anggaran yang tersedia;

b. Penetapanprioritas;

c. Sisa persediaan;

d. Data pemakaian periode yang lalu;

e. Waktu tunggu pemesanan; dan

f. Rencana pengembangan.

Metode konsumsi menggunakan data penggunaan perbekalan farmasi dari

bulan-bulan sebelumnya untuk memperhitungkan pembelian di bulan yang akan

datang. Penilaian terhadap penggunaan perbekalan farmasi dilakukan selama periode

waktu tertentu (6 bulan atau 1 tahun), untuk melihat rata-rata pemakaian perbekalan

farmasi menurut jenisnya selama satu bulan. Kemudian rata-rata penggunaan

perbekalan farmasi selama satu bulan itu dikalikan banyaknya bulan dalam satu tahun

untuk menentukan jumlah yang harus disediakan dan level safetystock untuk tiap

bulannya.Kedua hal tersebut diperlukan untuk memperhitungkan kebutuhan selama

periode tertentu (satu bulan), dengan memperhitungkan stok yang ada di gudang dan
stok yang sudah dipesan namun belum diterima, maka kita dapat melakukan estimasi

(perkiraan) berapa jumlah barang yang harus dibeli.Metode untuk menentukan

prioritas barang yang akan dibeli dapat dilakukan analisis terhadap biaya-biaya yang

berkaitan dengan pengadaan barang, antara lain dengan menggunakan:

a. Analisis VEN

Metode VEN merupakan pengelompokan obat berdasarkan kepada

dampaktiap jenis obat terhadap kesehatan. Semua jenis obat yang di rencanakan

dikelompokan kedalam tiga kategori, yakni:

1. Vital

Obat vital adalah obat-obat life saving (obat penyelamat) atau obat yang

tanpa adanya obat-obat tersebut dapat menyebabkan kecacatan permanen atau

kematian dan bersifat tak tergantikan. Kelompok jenis obat yang sangat

essensial (vital), yang termasuk dalam kelompok ini antara lain : obat-obatan

penyelamat (life saving drug), obat-obatan untuk pelayanan kesehatan pokok

dan obat-obatan untuk mengatasi penyakit penyebab kematian terbesar.

Contoh: adrenalin, antitoksin, insulin, obat jantung, diazepam injeksi,

digoksin tablet, dan atropine sulfat injeksi.

2. Essensial

Obat essensial merupakan perbekalan farmasi yang efektif untuk

menyembuhkan penyakit, atau mengurangi penderitaan pasien, mengatasi

penyakit-penyakit yang sering di alami oleh pasien di rumah sakit terutama

penyakit kronik, namun bukan termasuk vital. Contoh: antibiotik, obat

gastrointestinal, NSAID, diazepam tablet, parasetamol tablet.

 3. Non essensial

Obat non essensial merupakan perbekalan farmasi yang digunakan

untuk penyakit yang dapat sembuh sendiri (self-limiting disease), perbekalan

farmasi yang mahal namun tidak mempunyai kelebihan manfaatdibanding

perbekalan farmasi lainnya. Contoh:vitamin, suplemen, Ferossi sulfat tablet

dan aspirin pediatrik tablet.

Langkah-langkah menentukan VEN adalah menyusun kriteria obat

yang termasuk VEN, menyediakan data pola penyakit, dan merujuk pada

pedoman pengobatan. Pemantauan status pesanan dilakukan berdasarkan

sistem VEN dengan memperhatikan nama obat, satuan kemasan, jumlah obat

diadakan, obat yang sudah dan belum diterima.

b. Analisis ABC

Metode ABC atau Analisis ABC juga dikenal dengan nama analisis

Pareto. Analisis ABC merupakan metode pembuatan grup atau penggolongan

berdasarkan peringkat nilai dari nilai tertinggi hingga terendah, dan dibagi

menjadi 3 kelompok besar yang disebut kelompok A, B dan C.

1. Kelompok A adalah inventori dengan jumlah sekitar 20% dari item tapi

mempunyai nilai investasi sekitar 80% dari total nilai inventory.

2. Kelompok B adalah inventori dengan jumlah sekitar 30% dari item tapi

mempunyai nilai investasi sekitar 15% dari total nilai inventory.

3. Kelompok C adalah inventori dengan jumlah sekitar 50% dari item tapi

mempunyai nilai investasi sekitar 5% dari total nilai inventory.

Persentase ini adalah kisaran yang bisa berubah-ubah dan berbeda antara

perusahaan satu dengan yang lainnya. Kelompok A adalah kelompok obat yang

kritis dan harganya mahal, maka harus dikendalikan secara ketat yaitu dengan
membuat laporan penggunaan dan sisanya secara rinci agar dapat dilakukan

monitoring secara terus menerus. Kelompok obat A di simpan secara rapat agar

tidak mudah dicuri. Pengendalian obat untuk kelompok B tidak seketat

kelompok A. Meskipun demikian laporan penggunaan dan sisa obatnya

dilaporkan secara rinci untuk dilakukan monitoring secara berkala pada setiap 1-

3 bulan sekali. Cara penyimpanannya disesuaikan dengan jenis obat dan

perlakuannya. Pengendalian obat untuk kelompok C dapat lebih longgar

pencatatan dan pelaporannya tidak sesering kelompok B dengan sekali-kali

dilakukan monitoring dan persediaan dapat dilakukan untuk 2-6 bulan dengan

penyimpanan biasa sesuai dengan jenis perlakuan obat.

Prinsip ABC dapat diterapkan dalam pengelolaan pembelian, inventori,

penjualan dan sebagainya. Analisis ini dapat memberikan informasi terhadap

produk-produk utama yang memberikan keuntungan terbesar bagi perusahaan

dalam organisasi penjualan.

Prinsip utama analisis ABC adalah dengan menempatkan jenis-jenis

perbekalan farmasi ke dalam suatu urutan, dimulai dengan jenis yang memakan

anggaran terbanyak. Urutan langkah sebagai berikut:

1) Kumpulkan kebutuhan perbekalan farmasi yang diperoleh dari salah satu

metode perencanaan, daftar harga perbekalan farmasi, dan biaya yang

diperlukan untuk tiap nama dagang.

2) Kelompokkan ke dalam jenis-jenis /katagori, dan jumlahkan biaya per jenis/

katagori perbekalan farmasi.

3) Jumlahkan anggaran total, hitung masing-masing persentase jenis

perbekalan farmasi terhadap anggaran total.

 4) Urutkan kembali perbekalan farmasi diatas mulai dari yang memakan

persentase biaya paling banyak.

5) Hitung persentase kumulatif, dimulai dengan urutan 1 dan seterusnya.

6) Identifikasi perbekalan farmasi yang menyerap ±80% anggaran perbekalan

total.

7) Perbekalan farmasi katagori A menyerap anggaran 80%.

8) Perbekalan farmasi katagori B menyerap anggaran 15%.

9) Perbekalan farmasi katagori C menyerap anggaran 5%.

3. Pengadaan

Pengadaan merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk merealisasikan

perencanaan kebutuhan. Pengadaan yang efektif harus menjamin ketersediaan, jumlah,

dan waktu yang tepat dengan harga yang terjangkau dan sesuai standar mutu.

Pengadaan merupakan kegiatan yang berkesinambungan dimulai dari pemilihan,

penentuan jumlah yang dibutuhkan, penyesuaian antara kebutuhan dan dana,

pemilihan metode pengadaan, pemilihan pemasok, penentuan spesifikasi kontrak,

pemantauan proses pengadaan, dan pembayaran.

Untuk memastikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis

Pakai sesuai dengan mutu dan spesifikasi yang dipersyaratkan maka jika proses

pengadaan dilaksanakan oleh bagian lain di luar Instalasi Farmasi harus melibatkan

tenaga kefarmasian.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan Sediaan Farmasi, Alat

Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai antara lain:

a. Bahan baku Obat harus disertai Sertifikat Analisa.

b. Bahan berbahaya harus menyertakan Material Safety Data Sheet (MSDS).

c. Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai harus

mempunyai Nomor Izin Edar.

d. Masa kadaluarsa (expired date) minimal 2 (dua) tahun kecuali untuk Sediaan

Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai tertentu (vaksin,

reagensia, dan lain-lain), atau pada kondisi tertentu yang dapat dipertanggung

jawabkan.

Rumah Sakit harus memiliki mekanisme yang mencegah kekosongan stok Obat

yang secara normal tersedia di Rumah Sakit dan mendapatkan Obat saat Instalasi

Farmasi tutup. Pengadaan dapat dilakukan melalui:

1) Pembelian

Untuk Rumah Sakit pemerintah pembelian Sediaan Farmasi, Alat

Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai harus sesuai dengan ketentuan

pengadaan barang dan jasa yang berlaku.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian adalah:

a) Kriteria Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai,

yang meliputi kriteria umum dan kriteria mutu Obat.

b) Persyaratan pemasok.

c) Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan Sediaan Farmasi, Alat

Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai.

d) Pemantauan rencana pengadaan sesuai jenis, jumlah dan waktu.

2) Produksi Sediaan Farmasi

Instalasi Farmasi dapat memproduksi sediaan tertentu apabila:

a) Sediaan Farmasi tidak ada di pasaran;

b) Sediaan Farmasi lebih murah jika diproduksi sendiri;

c) Sediaan Farmasi dengan formula khusus;

 d) Sediaan Farmasi dengan kemasan yang lebih kecil/repacking;

e) Sediaan Farmasi untuk penelitian; dan 6) Sediaan Farmasi yang tidak stabil

dalam penyimpanan/harus dibuat baru (recenter paratus).

Sediaan yang dibuat di Rumah Sakit harus memenuhi persyaratan

mutu dan terbatas hanya untuk memenuhi kebutuhan pelayanan di Rumah

Sakit tersebut.

3) Sumbangan/Dropping/Hibah

Instalasi Farmasi harus melakukan pencatatan dan pelaporan terhadap

penerimaan dan penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis

Habis Pakai sumbangan/dropping/ hibah.

Seluruh kegiatan penerimaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan

Medis Habis Pakai dengan cara sumbangan/dropping/hibah harus disertai

dokumen administrasi yang lengkap dan jelas. Agar penyediaan Sediaan

Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dapat membantu

pelayanan kesehatan, maka jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan

Medis Habis Pakai harus sesuai dengan kebutuhan pasien di Rumah Sakit.

Instalasi Farmasi dapat memberikan rekomendasi kepada pimpinan Rumah Sakit

untuk mengembalikan/menolak sumbangan/dropping/hibah Sediaan Farmasi,

Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang tidak bermanfaat bagi

kepentingan pasien Rumah Sakit.

4. Penerimaan

Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi,

jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam kontrak atau surat

pesanan dengan kondisi fisik yang diterima. Semua dokumen terkait penerimaan

barang harus tersimpan dengan baik.

5. Penyimpanan

Setelah barang diterima di Instalasi Farmasi perlu dilakukan penyimpanan

sebelum dilakukan pendistribusian. Penyimpanan harus dapat menjamin kualitas dan

keamanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai sesuai

dengan persyaratan kefarmasian. Persyaratan kefarmasian yang dimaksud meliputi

persyaratan stabilitas dan keamanan, sanitasi, cahaya, kelembaban, ventilasi, dan

penggolongan jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai.

Komponen yang harus diperhatikan antara lain:

a. Obat dan bahan kimia yang digunakan untuk mempersiapkan Obat diberi label

yang secara jelas terbaca memuat nama, tanggal pertama kemasan dibuka, tanggal

kadaluwarsa dan peringatan khusus.

b. Elektrolit konsentrasi tinggi tidak disimpan di unit perawatan kecuali untuk

kebutuhan klinis yang penting.

c. Elektrolit konsentrasi tinggi yang disimpan pada unit perawatan pasien dilengkapi

dengan pengaman, harus diberi label yang jelas dan disimpan pada area yang

dibatasi ketat (restricted) untuk mencegah penatalaksanaan yang kurang hati-hati.

d. Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang dibawa

oleh pasien harus disimpan secara khusus dan dapat diidentifikasi.

e. Tempat penyimpanan obat tidak dipergunakan untuk penyimpanan barang lainnya

yang menyebabkan kontaminasi.

Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang harus

disimpan terpisah yaitu:

a. Bahan yang mudah terbakar, disimpan dalam ruang tahan api dan diberi tanda

khusus bahan berbahaya.

 b. Gas medis disimpan dengan posisi berdiri, terikat, dan diberi penandaaan untuk

menghindari kesalahan pengambilan jenis gas medis. Penyimpanan tabung gas

medis kosong terpisah dari tabung gas medis yang ada isinya. Penyimpanan

tabung gas medis di ruangan harus menggunakan tutup demi keselamatan.

Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, bentuk sediaan,

dan jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dan

disusun secara alfabetis dengan menerapkan prinsip First Expired First Out (FEFO)

dan First In First Out (FIFO) disertai sistem informasi manajemen. Penyimpanan

Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang penampilan

dan penamaanyang mirip (LASA, Look Alike Sound Alike) tidak ditempatkan

berdekatan dan harus diberi penandaan khusus untuk mencegah terjadinya kesalahan

pengambilan Obat.

Rumah Sakit harus dapat menyediakan lokasi penyimpanan Obat emergensi

untuk kondisi kegawatdaruratan. Tempat penyimpanan harus mudah diakses dan

terhindar dari penyalahgunaan dan pencurian.

Pengelolaan Obat emergensi harus menjamin:

a. Jumlah dan jenis Obat sesuai dengan daftar Obat emergensi yang telah

ditetapkan;

b. Tidakboleh bercampur dengan persediaan Obat untuk kebutuhan lain;

c. Bila dipakai untuk keperluan emergensi harus segera diganti;

d. Dicek secara berkala apakah ada yang kadaluwarsa; dan

e. Dilarang untuk dipinjam untuk kebutuhan lain.

6. Distribusi

Distribusi merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam rangka

menyalurkan/menyerahkan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis

pakai dari tempat penyimpanan sampai kepada unit pelayanan/pasien dengan tetap

menjaga mutu, stabilitas, jenis, jumlah, dan ketepatan waktu. Rumah Sakit harus

menentukan sistem distribusi yang dapat menjamin terlaksananya pengawasan dan

pengendalian perbekalan kesehatan di unit pelayanan. Sistem pendistribusian obat

mencakup penghantaran sediaan obat yang telah di dispensing IFRS ke daerah tempat

perawatan pasien dengan keamanan dan ketepatan obat, ketepatan pasien, ketepatan

jadwal, tanggal, waktu dan metode pemberian dan ketepatan personel pemberian obat

kepada penderita serta keutuhan mutu obat.

Sistem distribusi di unit pelayanan dapat dilakukan dengan cara:

a. Sistem persediaan lengkap di ruangan (floor stock)

1) Pendistribusian perbekalan kesehatan untuk persediaan di ruang rawat

disiapkan dan dikelola oleh Instalasi Farmasi.

2) Perbekalan kesehatan yang disimpan di ruang rawat harus dalam jenis dan

jumlah yang sangat dibutuhkan.

3) Dalam kondisi sementara dimana tidak ada petugas farmasi yang mengelola

(di atas jam kerja) maka pendistribusiannya didelegasikan kepada

penanggung jawab ruangan.

4) Setiap hari dilakukan serah terima kembali pengelolaan obat floor stock

kepada petugas farmasi dari penanggung jawab ruangan.

5) Apoteker harus menyediakan informasi, peringatan dan kemungkinan

interaksi obat pada setiap jenis Obat yang disediakan di floor stock.

b. Sistem Resep Perorangan

Pendistribusian perbekalan kesehatan berdasarkan Resep perorangan/pasien

rawat jalan dan rawat inap melalui Instalasi Farmasi.

 c. Sistem Unit Dosis

Pendistribusian perbekalan kesehatan berdasarkan Resep perorangan yang

disiapkan dalam unit dosis tunggal atau ganda, untuk penggunaan satu kali

dosis/pasien. Sistem unit dosis ini digunakan untuk pasien rawat inap.

d. Sistem Kombinasi

Sistem pendistribusian perbekalan kesehatan bagi pasien rawat inap dengan

menggunakan kombinasi metode.

7. Pemusnahan

Pemusnahan dan penarikan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis

habis pakai yang tidak dapat digunakan harus dilaksanakan dengan cara yang sesuai

dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pemusnahan

dilakukan untuk sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai bila:

a. Produk tidak memenuhi persyaratan mutu;

b. Telah kadaluwarsa;

c. Tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam pelayanan kesehatan atau

kepentingan ilmu pengetahuan; dan

d. Dicabut izin edarnya

8. Pelaporan

Laporan-laporan yang ada di gudang farmasi antara lain :

a. Laporan harian, meliputi : buku permintaan, kartu stok, buku pengeluaran tiap

depo.

b. Laporan bulanan, merupakan pemakaian barang selama satu bulan yang berisi

saldo awal, mutasi masuk, mutasi keluar, saldo akhir, laporan anggaran yang

terserap, laporan narkotika dan psikotropika.

 Untuk mengawasi aliran barang yang masuk dan keluar dari gudang maka

diperlukan dokumen-dokumen yang dapat mengontrolnya. Dokumen-dokumen

tersebut meliputi :

a. Buku harian penerimaan barang per PBF

b. Buku harian pengeluaran barang per depo

c. Faktur pembelian/surat jalan

d. Kartu stok

e. Bon permintaan obat dan alkes dari masing-masing depo.

9. Administrasi Pengelolaan

Administrasi pelaporan perbekalan farmasi merupakan kegiatan yang berkaitan

dengan pencatatan manajemen perbekalan farmasi serta penyusunan laporan yang

berkaitan dengan perbekalan farmasi secara rutin dan tidak rutin dalam periode

bulanan, triwulan, semester atau tahunan. Pencatatan dan pelaporan merupakan sarana

perhitungan dalam rangka pertanggungjawaban obat-obatan yang berada di Instalasi

Farmasi dan merupakan sarana informasi dalam rangka pengendalian persediaan,

perencanaan pengadaan dan perencanaan pendistribusian. Tujuannya yaitu tersedianya

data mengenai jenis dan jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran atau penggunaan

dan data mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat dan bahan

medis habis pakai. Jumlah item obat dan bahan medis habis pakai yang mengalami

mutasi dicatat, dilaporkan kemudian di evaluasi dan pada akhirnya digunakan untuk

perencanaan yang akan datang. Laporan ketersediaan obat dilakukan tiap bulan dan

akhir tahun.

Kegiatan administrasi yang dilakukan di IFRS meliputi laporan penggunaan obat

(pengelolaan resep rawat jalan, rawat inap dan Instalasi Gawat Darurat), laporan
penggunaan obat- obat program seperti TBC dan ARV, laporan narkotika dan

psikotropika.

Administrasi harus dilakukan secara tertib dan berkesinambungan untuk

memudahkan penelusuran kegiatan yang sudah berlalu.

Kegiatan administrasi terdiri dari:

a. Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dan pelaporan terhadap kegiatan pengelolaan Sediaan Farmasi,

Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang meliputi perencanaan

kebutuhan, pengadaan, penerimaan, pendistribusian, pengendalian persediaan,

pengembalian, pemusnahan dan penarikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan

Bahan Medis Habis Pakai. Pelaporan dibuat secara periodik yang dilakukan

Instalasi Farmasi dalam periode waktu tertentu (bulanan, triwulanan, semester

atau pertahun). Jenis-jenis pelaporan yang dibuat menyesuaikan dengan peraturan

yang berlaku.

Pencatatan dilakukan untuk:

1) Persyaratan Kementerian Kesehatan/BPOM;

2) Dasar akreditasi Rumah Sakit;

3) Dasar audit Rumah Sakit; dan

4) Dokumentasi farmasi.

Pelaporan dilakukan sebagai:

1) Komunikasi antara level manajemen;

2) Penyiapan laporan tahunan yang komprehensif mengenai kegiatan di Instalasi

Farmasi; dan

3) Laporan tahunan.
 b. Administrasi Keuangan

Apabila Instalasi Farmasi harus mengelola keuangan maka perlu

menyelenggarakan administrasi keuangan. Administrasi keuangan merupakan

pengaturan anggaran, pengendalian dan analisa biaya, pengumpulan informasi

keuangan, penyiapan laporan, penggunaan laporan yang berkaitan dengan semua

kegiatan Pelayanan Kefarmasian secara rutin atau tidak rutin dalam periode

bulanan, triwulanan, semesteran atau tahunan.

c. Administrasi Penghapusan

Administrasi penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap

Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang tidak

terpakai karena kadaluwarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar dengan cara

membuat usulan penghapusan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis

Habis Pakai kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku.

10. Evaluasi dan Pelaporan

Evaluasi merupakan tahapan untuk menilai kebaerhasilan atau kesesuaian

pelaksanaan Cara Pelayanan Kefarmasian Yang Baik di suatu pelayanan kefarmasian.

Untuk evaluasi mutu proses pengelolaan sediaan farmasi dan alat kesehatan,, dapat

diukur dengan indikator kepuasan dan keselamatan pasien/pelanggan, pemangku

kepentingan (stakeholders), dimensi waktu (time delivery), Standar Prosedur

Operasional serta keberhasilan pengendalian perbekalan kesehatan dan sediaan

farmasi.
 BAB II

PEMBAHASAN

Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) merupakan unit pelaksana pelayanan

kefarmasian di rumah sakit.Tugas dan fungsi dari IFRS RSUP Dr. Kariadi adalah

melakukan pengelolaan terhadap perbekalan farmasi, pelayanan farmasi klinik, administrasi

farmasi, dan keuangan. IFRS RSUP Dr. Kariadi telah menerapkan sistem satu pintu dalam

melaksanakan pelayanan kefarmasian sejak tahun 2007. Penerapan sistem pelayanan satu

pintu telah disyaratkan dalam Permenkes No.72 tahun 2016 tentang Standar Pelayanan

Kefarmasian Rumah Sakit. Sistem satu pintu mempermudah pengawasan dan pengendalian

penggunaan perbekalan farmasi, penjaminan mutu dan standarisasi perbekalan farmasi,

pemantauan terapi obat, penurunan resiko kesalahan penggunaan obat, peningkatan mutu

pelayanan, dan lain-lain.

Adapun tahapan-tahapan fungsi logistik di RSUP Dr.Kariadi Semarang sebagai

berikut:

1. Seleksi

Seleksi obat dilakukan oleh Tim Farmasi dan Terapi (TFT) dengan menyusun

suatu daftar obat, alat kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai (BMHP) yang akan

digunakan di rumah sakit sebagai bagian dari pelayanan rumah sakit. Tahapan untuk

seleksi obat dan alat kesehatan yang perlu diperhatikan adalah semua obat, alat

kesehatan dan BMHP harus masuk dalam formularium RSUP Dr. Kariadi, apabila

suatu obat, alat kesehatan, dan BMHP tidak termasuk dalam formularium rumah sakit

harus ada evidence based yang diajukan untuk disetujui oleh direktur rumah sakit. Hal-

hal yang perlu diperhatikan dalam seleksi obat adalah ijin edar obat, alkes, BMHP,

efisiensi harga dan mutu produk.

2. Perencanaan

Perencanaan perbekalan farmasi di rumah sakit dilakukan oleh logistik farmasi

yang kemudian diajukan sebagai usulan perencanaan. Proses perencanaan perbekalan

farmasi mengunakan pendekatan perencanaan kebutuhan dengan kombinasi antara

metode konsumsi dengan metode epidemiologi. Perencanaan dilakukan untuk

menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggung

jawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan. Perencanaan dan

pengadaan sediaan farmasi, alkes, dan bahan medis habis pakai di RSUP Dr. Kariadi

mengacu pada formularium. Penentuan jumlah kebutuhan dengan metode konsumsi

didasarkan pada perhitungan dengan menjumlahkan rata-rata kebutuhan obat dalam 6

bulan dengan stok pengaman yaitu 20% dari 6 bulan kebutuhan obat diselisihkan

dengan stok akhir yang masih ada, sehingga diperoleh kebutuhan obat periode

selanjutnya. Sedangkan penentuan kebutuhan obat dengan metode epidemiologi

berdasarkan pola penyakit yang data dilihat melalui resep dokter dan data mikrobiologi

untuk mengetahui medan kuman di RS.

Usulan dilakukan satu tahun sekali. Adapun pedoman dalam perencanaan obat

dan alat kesehatan, meliputi :

a. Formularium RSUP Dr. Kariadi

b. Data epidemiologi yaitu angka kejadian penyakit

c. Data pemakaian perbekalan farmasi periode sebelumnya

d. Anggaran yang tersedia

e. Sisa persediaan perbekalan farmasi

f. Penetapan prioritas perbekalan farmasi

Surat usulan perencanaan ditandatangani oleh kepala instalasi farmasi yang untuk

selanjutnya diserahkan kepada direktur utama melalui direktur medik dan keperawatan.
 Apabila direktur utama menyetujui usulan perencanaan tersebut, maka selanjutnya

diserahkan kepada kepala perencanaan dan evaluasi anggaran (PEA), kemudian

diteruskan kebagian PPK (Pejabat Pembuat Komitmen), setelah itu dikembalikan

kebagian PEA untuk memasukkan kesistem informasi rencana umum pengadaan

(SIRUP), selanjutnya usulan tesebut dikembalikan lagi kebagian perencanaan dan

evaluasi anggaran untuk mengeluarkan surat pesanan (SP) 2 dan diserahkan kebagian

ULP (unit layanan pengadaan) untuk dilakukan pengadaan, apabila barang datang maka

akan diterima oleh panitia atau pejabat penerima.

3. Pengadaan

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 72 Tahun 2016

tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit, pengadaan merupakan kegiatan

yang dimaksudkan untuk merealisasikan perencanaan kebutuhan. Pengadaan yang

efektif harus menjamin ketersediaan, jumlah, dan waktu yang tepat dengan harga yang

terjangkau dan sesuai standar mutu.

Pengadaan di RSUP Dr. Kariadi Semarang dilakukan oleh ULP (Unit Layanan

Pengadaan) berdasarkan usulan perbekalan farmasi oleh kepala instalasi farmasi yang

telah disetujui oleh direktur utama. Pengadaan di RS ini dilakukan dengan beberapa

metode yang terdiri atas :

a. E- Purchasing

E-Purchasing merupakan Sistem Pembelian Secara Elektronik (SPSE) yaitu

pengadaan untuk barang yang masuk dalam daftar E-Katalog.

E-Katalog merupakan daftar barang yang dijual melaui katalog Elektronik

b. Pengadaan Langsung

Pengadaan langsung merupakan pengadaan yang mana barang bisa langsung

dibelanjakan. Batasan pengadaan dalam metode ini yaitu 200 juta.

 Contoh : Pengadaan Sayuran, ATK, perbaikan mesin.

c. Penunjukan langsung

Sistem penunjukan langsung ini tidak terdapat batasan nominal, pihak rumah sakit

secara langsung melakukan pengadaan perbekalan farmasi kepada pihak PBF,

dimana sumber dana yang digunakan untuk penunjukan langsung berasal dari

pendapatan rumah sakit itu sendiri. Biasanya peunjukan langsung ini dilakukan jika

hanya ada satu penyediaan atau permintaan mendadak.

d. Tender cepat

Tender cepat ini merupakan pengadaan yang mana barang bisa datang minima 3

hari, rata rata 10 hari.

e. Tender

Tender sama seperti Tender cepat yang membedakan hanya durasi waktunya.

Tender ini digunakan untuk pembelian diatas 200 juta, diumumkan melalui media

cetak dan elektronik. Sistem pelelangan pihak rumah sakit menerangkan spesifikasi

barang yang akan diadakan yang sesuai dengan formularium. Proses pelelangan

kemudian memilih Pedagang Besar Farmasi (PBF) atau investor yang memberikan

harga paling murah dan sesuai spesifikasi

f. Pembelian insidentil

Pembelia insidentil yaitu salah satu metode pengadaan barang yang dilakukan

apabila terjadi kekosongan barang dan dibutuhkan segera, maka dilakukan

pembelian dengan menggunakan dana dari pendapatan rumah sakit.

g. Sumbangan/dropping/hibah

Sumbangan ini merupakan bantuan dari pemerintah biasanya dari Dinkes/

Kemenkes.
4. Penerimaan

Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi,

jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam surat pesanan dengan

kondisi fisik yang diterima.

Proses Penerimaan di Rumah Sakit Dr. Kariadi ini dilakukan oleh panitia penerima

hasil pengadaan (PPHP) yang dibentuk khusus untuk menerima perbekalan kesehatan

yang didistribusikan oleh supplier dengan proses memeriksa fisik barang dan

disesuaikan dengan faktur pengiriman terutama dari sisi spesifikasinya, seperti kualitas,

dan kuantitas, jumlah barang, nomor batch dan tanggal kadaluarsa. Kemudian panitia

penerimaan akan membuat berita acara pemeriksaan dan penerimaan barang. Apabila

barang dinyatakan sesuai spesifikasinya, maka barang tersebut diterima dan diserahkan

ke instalasi farmasi.

Barang yang telah diperiksa kemudian dimasukkan ke dalam gudang transit dan

dicatat dalam buku harian penerimaaan barang serta dilakukan entry data penerimaan

perbekalan farmasi pada HMIS (Hospital Management Information System). Jika ada

ketidaksesuaian jumlah, identitas barang, maupun ada barang yang rusak, panitia

penerimaan berhak menolak barang yang didistribusikan oleh supplier.

5. Penyimpanan

Gudang perbekalan farmasi di Rumah Sakit Dr. Kariadi terdiri dari beberapa ruang

penyimpanan yaitu gudang pusat farmasi yang berisi obat dan alat kesehatan yang siap

didistribusikan, ruang transit obat, gudang TPN (Total Parenteral Nutrition), gudang

sitostatika, obat HAM (High Alert Medication), dan gudang B3 (Bahan Berbahaya dan

Beracun). Masing-masing gudang memiliki kriteria yang terpenuhi yaitu luas yang

memadai, ruangan kering (tidak lembab), terdapat ventilasi yang cukup, pencahayaan

yang baik, lantai keramik (mudah untuk dibersihkan), pintu dengan sistem konvensional
dan finger lock, lemari penyimpanan obat dan alat kesehatan yang efektif-efisien, ada

lemari khusus untuk menyimpan narkotika-psikotropika (terkunci) dan lemari pendingin

khusus untuk obat dengan perlakuan suhu.

Sistem penyimpanan yang digunakan juga sudah sesuai dengan kriteria mutu yaitu

penataan barang sesuai dengan bentuk sediaan secara alfabetis. Penyimpanan obat-obat

dilakukan dengan suhu terkontrol yaitu 20-30oC. Beberapa obat dan vaksin yang

membutuhkan penjagaan suhu 2-8°C disimpan dalam lemari pendingin dengan

pengecekan suhu yang dilakukan dua kali sehari setiap hari dan penerapan cold chain

yaitu distribusi dengan menggunakan cool box. Penyimpanan khusus untuk obat

narkotika-psikotropika dengan tingkat keamanan yang tinggi agar terhindar dari

penyalahgunaan.

Penyimpanan juga menggunakan sistem kombinasi FIFO (First In First Out)-FEFO

(First Expired First Out), yaitu barang yang disimpan lebih awal dan yang mempunyai

waktu kadaluwarsa lebih pendek di ambil terlebih dahulu dan juga diterapkan penataan

obat berdasarkan label LASA ( Look Alike Sound Alike).

Obat sitostatika dan obat HAM disimpan terpisah dari obat lain agar mudah dalam

pengambilan dan menghindari kontaminasi baik barang, lingkungan, maupun petugas,

mengingat obat sitostatika dan HAM merupakan obat yang berbahaya jika terpapar pada

manusia. Bahan berbahaya dan beracun disimpan di ruangan tersendiri, terpisah dari

obat dan alat kesehatan yang lain. Produk nutrisi parenteral dikelola/ disimpan sesuai

petunjuk dari produsen Selain itu, bahan-bahan seperti kardus karton dilarang masuk

dalam gudang pusat farmasi, penanganan hama dilakukan secara rutin dan tiap gudang

dilengkapi dengan alat monitor suhu dan kelembaban. Sistem penyimpanan ini

dilakukan sedemikian rupa agar mempermudah dalam pengambilan obat (distribusi) dan

menjaga kualitas obat agar tetap sama seperti saat datang dari supplier serta
menghindari kejadian berbahaya seperti kebakaran dan kontaminasi silang antar obat

jika terjadi tumpahan.

Pengendalian awal barang datang dilakukan di gudang transit, yang mana barang

dipisahkan menurut jenis dan peruntukannya. Sebelum dilakukan penyimpanan

dilakukan pemberian tanda khusus untuk Bahan Berbahaya dan Beracun (B3), High

Allert Medication (HAM) dan sitostatika, Look Alike Sound Alike (LASA), dan obat-

obat yang disimpan pada suhu dingin. Hal ini bertujuan untuk mengantisipasi terjadinya

hal-hal yang tidak diinginkan yang dapat berdampak pada keselamatan pasien maupun

pegawai. Selain itu juga untuk mengatur penataan sesuai dengan identitas kadaluwarsa

barang sehingga harapannya barang dengan waktu kadaluwarsa yang paling dekat yang

mudah dijangkau terlebih dahulu. Pada masing-masing ruangan penyimpanan sudah

terdapat pengatur suhu dan kelembaban yang di kontrol setiap hari. Untuk obat-obat

yang penyimpanannya tidak di lemari pendingin, disimpan pada suhu terkontrol yaitu <

25 °C. Pengendalian penyimpanan perbekalan kesehatan ini juga dilakukan di setiap

depo farmasi di RSUP Dr. Kariadi sehingga mutu pengobatan tetap terjaga hingga

diterima oleh pasien.

Kualitas setiap barang harus terjamin sehingga perlu ada sistem penjaminan mutu.

Proses penjaminan mutu setiap barang dilakukan dengan pengontrolan pada tahap yaitu

pada tahap penerimaan dilakukan pengecekan tanggal kadaluarsa dari tiap barang

minimal 2 tahun sebelum ED, sedangkan pada tahap penyimpanan dilakukan

pengontrolan suhu dan kelembaban yang dimonitoring pada masing-masing ruangan

setiap hari. Keamanan di ruang penyimpanan dijamin dengan cara menyediakan sistem

pengaman berupa CCTV dan setiap pintu terpasang sistem Finger Lock. Alur

pengeluaran barang juga dipantau keamanannya dengan cara verifikasi setiap barang
 yang keluar dari gudang berdasarkan permintaan tiap depo yang dilakukan oleh TTK

dan dibantu pekerja

6. Distribusi

Distribusi yang dilakukan di RSUP Dr.Kariadi bertujuan menyediakan perbekalan

farmasi di masing-masing depo farmasi yang terdapat di rumah sakit untuk memenuhi

kebutuhan harian pasien rawat inap maupun rawat jalan. Depo Farmasi membuat

permintaan mutasi melalui HMIS (Hospital Management and Information System)

kemudian menunggu persetujuan dari petugas Gudang Farmasi. Setelah permintaan

mutasi disetujui, maka surat permintaan mutasi tersebut di print out dan ditandatangani

oleh Kepala Tim Depo Farmasi yang selanjutnya diserahkan kepada petugas Gudang

Farmasi. Petugas Gudang Farmasi membuat bukti mutasi dalam bentuk print out yang

kemudian ditandatangani oleh Apoteker Gudang. Bukti mutasi yang telah di print out

kemudian dilakukan penyiapan barang oleh petugas Gudang Farmasi dan semua

pengeluaran sediaan obat maupun alat kesehatan dicatat dalam kartu stok sebagai

pengendalian. Setelah semua obat tersebut sudah siap, petugas dari masing-masing depo

farmasi akan mengambil obat di Gudang Farmasi untuk dilakukkan pengecekkan ulang

kelengkapan obatnya dan dibawa ke masing - masing depo.

Cara untuk menjamin kualitas dari barang yang penyimpananya pada suhu 2-8oC

adalah dengan proses saat pendistribusian harus menggunakan Cool Box dan

pengambilan dari almari pendigin sesegera mungkin ketika akan dibawa ke tiap depo.

Apabila stok obat disalah satu depo habis dan membutuhkan obat atau alat

kesehatan tersebut serta gudang mengalami kekosongan barang tersebut dan di depo

lain masih ada stok, maka dilakukan transfer barang yang dilakukan oleh petugas

gudang. Depo yang memerlukan melaporkan ke bagian gudang kemudian petugas

 gudang melakukan transfer barang dari depo yang masih memiliki stok ke depo yang

membutuhkan dengan melakukan transfer melalui HMIS.

Pendistribusian obat dan alat kesehatan serta bahan habis pakai ini didistribusikan

kepada setiap depo di RSUP Dr. Kariadi meliputi depo farmasi Garuda, depo rawat

jalan, depo ICU (Intensive Care Unit), depo Jantung, depo IGD (Gawat Darurat), depo

IBS (Bedah Sentral), ruang rawat inap, dan depo Handling Sterile serta depo Sitostatika.

Kemudian sistem distribusi ke pasien dilakukan sesuai dengan peruntukkannya di setiap

depo.

Sistem distribusi untuk pasien rawat inap di RSUP Dr. Kariadi menggunakan

sistem One daily Unit Doses Dispensing (OUDD) sedangkan untuk pasien rawat jalan

dengan sistem Individual Prescribing System (IPS). Sistem distribusi di Instalasi

Farmasi RSUP Dr. Kariadi ini dibantu oleh Hospital Management Information System

(HMIS) misalnya permintaan mutasi obat atau alat kesehatan dari depo farmasi dan

laporan stok obat/alkes

7. Pemusnahan

Pemusnahan dan penarikan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis

habis pakai yang tidak dapat digunakan harus dilaksanakan dengan cara yang sesuai

dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pemusnahan dilakukan

untuk sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai bila:

a. Produk tidak memenuhi persyaratan mutu;

b. Telah kadaluwarsa;

c. Tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam pelayanan kesehatan atau

kepentingan ilmu pengetahuan; dan

d. Dicabut izin edarnya

 Pengelolaan obat-obat kadaluarsa atau mendekati kadaluarsa di RSUP Dr. Kariadi

bisa dilakukan sistem retur kepada pihak distributor dengan memenuhi berberapa

persyaratan, misalnya kemasan obat masih utuh dan hal ini berlaku sesuai kesepakatan

di awal kerjasama antara pihak rumah sakit dengan distributor. Pengambilan obat

tersebut biasa nya dilakukan oleh distributor 3 bulan sebelum kadaluarsa, ada juga yang

diambil pada bulan kadaluarsa. Obat-obat yang akan diretur harus sudah disiapkan

bersama fakturnya.

Obat yang tidak dapar diretur dan tidak utuh satu box maka dibuat laporan

kadaluarsanya setiap semester oleh farmasi dan diserahkan ke panitia pemusnahan

khusus di RSUP Dr. Kariadi dan akan ditindak lanjuti atau dimusnahkan. Sistem

pemusnahan yang dilakukan RSUP Dr. Kariadi adalah dengan menggunakan pihak ke 3

(vendor khusus) karena sesuai dengan kebijakan dari Kementrian Lingkungan Hidup

bahwa pemusnahan tidak dapat dilakukan secara mandiri, kecuali sudah mendapatkan

izin untuk melakukan pemusnahan secara mandiri. Pemusnahan yang dilakukan

tergantung pada panitia pemusnahan, kapan akan dilakukan pemusnahan dan pelaporan

untuk pemusnahan yang dibuat oleh farmasi dilaporkan setiap 6 bulan kepada panitia

pemusnahan. Khusus obat narkotika dibuat juga laporan untuk panitia pemusnahan

dengan prosedur khusus yaitu untuk pemusnahannya harus disaksikan oleh Dinas

Kesehatan Kota Semarang dan atau BPOM.

8. Pelaporan

Laporan-laporan yang ada digudang farmasi antara lain:

a. Laporan harian, meliputi permintaan mutasi, kartu stok, dan bukti mutasi

b. Laporan bulanan, merupakan pemakaian barang selama satu bulan yang berisi

laporan persediaan, laporan anggaran yang terserap, laporan narkotika dan

psikotropika, dan laporan kegiatan pengadaan.

 Cara untuk mengawasi aliran barang yang masuk dan keluar dari gudang maka

diperlukan dokumen-dokumen yang dapat mengontrolnya. Dokumen-dokumen tersebut

meliputi :

i. Permintaan mutasi dan bukti mutasi

j. Faktur pembelian/surat jalan

k. Kartu stok

l. Monitor penerimaan yang disesuaikan dengan usulan.

9. Administrasi Pergudangan

Administrasi pelaporan perbekalan farmasi merupakan kegiatan yang berkaitan

dengan pencatatan manajemen perbekalan farmasi serta penyusunan laporan yang

berkaitan dengan perbekalan farmasi secara rutin dan tidak rutin dalam periode bulanan,

triwulan, semester atau tahunan. Pencatatan dan pelaporan merupakan sarana

perhitungan dalam rangka pertanggung jawaban obat-obatan yang berada di Instalasi

Farmasi dan merupakan sarana informasi dalam rangka pengendalian persediaan,

perencanaan pengadaan dan perencanaan pendistribusian. Tujuannya yaitu tersedianya

data mengenai jenis dan jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran atau penggunaan

dan data mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat dan bahan medis

habis pakai. Jumlah item obat dan bahan medis habis pakai yang mengalami mutasi

dicatat, dilaporkan kemudian di evaluasi dan pada akhirnya digunakan untuk

perencanaan yang akan datang. Laporan ketersediaan obat dilakukan tiap bulan dan

akhir tahun.

Kegiatan administrasi yang dilakukan di IFRS meliputi laporan penggunaan obat

(pengelolaan resep rawat jalan, rawat inap dan Instalasi Gawat Darurat), laporan

penggunaan obat-obat program seperti TBC dan ARV, laporan narkotika dan
psikotropika. Laporan-laporan di instalasi farmasi RSUP Dr. Kariadi dilakukan oleh

bagian administrasi. Setiap laporan keluar ditandatangani oleh direktur rumah sakit.

a. Laporan Pemakaian Obat dan Bahan Medis Habis Pakai

Setiap depo farmasi yang ada di RSUP Dr. Kariadi mengirimkan laporan

pemakaian obat, bahan medis habis pakai dan alat-alat kesehatan yang digunakan

setiap bulan. Laporan tersebut dikirim tiap akhir bulan. b. Laporan Narkotika dan

Psikotropika.

Rumah sakit terutama instalasi farmasi RSUP Dr. Kariadi menyusun dan

mengirimkan laporan penggunaan obat narkotika dan psikotropika tiap bulan.

Laporan penggunaan narkotika dan psikotropika berasal dari penggunaan obat

narkotika dan psikotropika di depo-depo farmasi. Laporan ini dibuat oleh instalasi

farmasi melalui SIPNAP (Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika).

b. Laporan OAT (Obat Anti Tuberculosis)

Obat – obat anti tubercolosis (OAT) RSUP Dr. Kariadi ditangani oleh Instalasi

Farmasi tetapi penyimpanannya di Instalasi Rawat Jalan. Penyediaan obat ini

berasal dari Dinas Kesehatan Kota Semarang. Penanganan pasien TB awal

dilakukan di Instalasi Rawat Jalan dan untuk selanjutnya pasien dikirim ke

Puskesmas sesuai alamat tempat tinggalnya. Instalasi Rawat Jalan bertugas

mengirim obat ke puskesmas yang meminta sesuai dengan data pasien yang

diterima. Laporan penggunaan OAT dibuat petugas yang bertanggung jawab dan

dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota Semarang.

c. Laporan ARV

Penyediaan obat ini berasal dari Dinas Kesehatan Kota Semarang. Laporan

penggunaan ARV ini dibuat setiap bulan sekali dan dilaporkan secara online ke
 Dinas Kesehatan Kota Semarang dengan tembusan ke Dinas Kesehatan Provinsi

Jawa Tengah dan Menteri Kesehatan.

d. Laporan Vaksin

Penyediaan obat ini berasal dari Dinas Kesehatan Kota Semarang. Laporan

penggunaan obat vaksin ini dibuat setiap bulan ke Dinas Kesehatan

Kabupaten/Kota Semarang dengan tembusan ke Dinas Kesehatan Provinsi Jawa

Tengah dan Menteri Kesehatan. Pelaporan Penggunaan Obat obat vaksin setiap

bulannya. Apabila dalam jangka waktu yang ditentukan tidak melakukan pelaporan

maka dianggap tidak melapor

10. Evaluasi dan Pelaporan

Evaluasi yang dilakukan di gudang farmasi salah satunya adalah stok opname

yang dilakukan setiap bulan yang terdiri dari stok on hand, kartu stok dan stok di Health

Management Information System (HMIS). Pihak akuntansi bagian keuangan rumah

sakit juga melakukan evaluasi dua kali setahun. Gudang farmasi membuat laporan

setiap bulannya untuk obat golongan narkotika dan psikotropik, laporan mutasi

perbekalan (persediaan), dan laporan pemakaian obat yang sesuai dengan formularium

rumah sakit.