PENGELOLAAN

SEDIAAN FARMASI,
ALAT KESEHATAN
DAN BAHAN MEDIS
HABIS PAKAI

Dr. apt. Mira Andam Dewi, S.Si., M.Si.

 Pengaturan Standar Standar Pelayanan
Peraturan Pelayanan Kefarmasian di Kefarmasian di Apotek
Menteri Apotek bertujuan untuk: meliputi standar:
Kesehatan RI a. meningkatkan mutu
Pelayanan Kefarmasian
a. Pengelolaan Sediaan
Farmasi, Alat
Nomor 73 b. menjamin kepastian Kesehatan, dan Bahan
Tahun 2016 hukum bagi tenaga Medis Habis Pakai
kefarmasian b. Pelayanan farmasi
tentang c. melindungi pasien dan klinik.
Standar masyarakat dari
penggunaan obat yang
Pelayanan tidak rasional dalam
Kefarmasian rangka keselamatan
pasien (patient safety).
di Apotek
 Perencanaan
Pengelolaan
Sediaan Pengadaan

Farmasi, Alat Penerimaan

Kesehatan, Penyimpanan
dan Bahan
Medis Habis Pemusnahan
Pakai, Pengendalian
meliputi : Pencatatan dan pelaporan.
 Monitoring
Pengkajian
Efek Samping
Pelayanan Obat (MESO).
Resep

farmasi
klinik, Pemantauan
Terapi Obat (PTO)
Dispensing

meliputi : Pelayanan
Pelayanan
Kefarmasian di
Informasi Obat
rumah (home
(PIO)
pharmacy care)

Konseling
Perencanaan
• Dalam membuat perencanaan
pengadaan sediaan farmasi, alat
kesehatan, dan bahan medis
habis pakai di apotek perlu
diperhatikan pola penyakit, pola
konsumsi, budaya dan
kemampuan masyarakat.
• Metode perencanaan di Apotek
Kimia Farma, yaitu menggunakan
metode Min Max.
Metode Min Max adalah metode
perencanaan pemesanan barang
berdasarkan data penjualan barang 90 hari
sebelumnya.
Barang-barang akan di data secara otomatis
pada sistem, barang yang jumlahnya kurang
dari total minimal maka secara otomatis
masuk ke data barang yang harus dipesan.
Sebaliknya jika barang melebihi total jumlah
maksimal maka data akan masuk ke data
barang yang overstock
 Untuk menjamin kualitas pelayanan kefarmasian maka
pengadaan sediaan farmasi harus melalui jalur resmi sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pengadaan harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Sediaan farmasi diperoleh dari Pedagang Besar Farmasi
(PBF) yang memiliki izin.
2. Alat Kesehatan dan BMHP diperoleh dari Penyalur Alat
Kesehatan (PAK) yang memiliki izin.
Pengadaan 3. Terjaminnya keaslian, legalitas dan kualitas setiap sediaan
farmasi, alat kesehatan, dan BMHP yang dibeli.
4. Sediaan farmasi, alat kesehatan dan BMHP yang dipesan
datang tepat waktu.
5. Dokumen terkait sediaan farmasi, alat kesehatan dan BMHP
mudah ditelusuri.
6. Sediaan farmasi, alat kesehatan dan BMHP lengkap sesuai
dengan perencanaan.
 Sistem pengadaan di Apotek
Metode Pengadaan di Apotek
pembelian langsung ke distributor.
Tahapan Pengadaan di Apotek
1. Memeriksa Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan
yang sudah habis atau hampir habis (diketahui
melalui pengamatan visual atau dari kartu stok
pada setiap obat), dicatat di buku daftar obat
habis (defecta)
2. Pemesanan Sediaan Farmasi - Alat Kesehatan
yang habis pada PBF, dilakukan perminggu
atau sesuai dengan kebiasaan datangnya PBF.
3. Menentukan pesanan Sediaan Farmasi – Alat
Kesehatan yang meliputi jenis (termasuk di
dalamnya bentuk sediaan dan kekuatan),
jumlah, dan PBF yang dipilih.
4. Menulis di blanko Surat Pesanan (SP):
❖ Surat Pesanan Obat dan Alat Kesehatan : dibuat
rangkap dua (masing-masing untuk PBF dan arsip
apotek), ditulis Nomor urut lembar SP, Nama dan
alamat PBF, jenis dan jumlah obat yang dipesan.
❖ Surat Pesanan Narkotika: ditujukan kepada PBF
Kimia Farma, dibuat rangkap empat (tiga untuk
PBF Kimia Farma dan satu arsip
apotek), ditulis Nomor urut lembar SP, Nama,
alamat dan jabatan APA sebagai pemesan, jenis
dan jumlah yang dipesan serta tujuan
penggunaan. Satu lembar SP hanya dapat
digunakan untuk memesan satu jenis Narkotika.
❖ Surat Pesanan Psikotropika : dibuat rangkap dua
(masing-masing untuk PBF dan arsip apotek),
ditulis Nomor urut lembar SP, Nama, alamat dan
jabatan APA sebagai pemesan, Nama dan alamat
PBF, jenis dan jumlah obat yang dipesan, satu
lembar SP dapat digunakan untuk memesan
lebih dari satu jenis Psikotropika. SP
ditandatangani oleh APA dan diberi stempel
apotek.
Sistem pengadaan di Apotek Kimia Farma

1. Pengadaan rutin
a. Sistem Min Max (Forecasting) adalah sistem pengadaan barang dengan membaca hasil
penjualan barang 90 hari sebelumnya, kemudian sistem akan menarik data hasil Min Max
yang akan di kelola oleh bagian pengadaan Business Manager (BM). Bagian pengadaan dari
BM akan merekapitulasi kebutuhan apotek dan membuat Surat Pesanan (SP) yang ditujukan
kepada Pedagang Besar Farmasi (PBF). BM akan mengirim SP melalui email. Pengadaan
dilakukan satu bulan dua kali pada minggu pertama dan minggu ketiga.
b. Pengadaan Autospreading adalah sistem pengadaan barang yang pengadaannya
antar apotek kimia farma yang lainnya. Bertujuan agar barang di seluruh apotek kimia farma
tidak ada barang kosong maupun barang yang overstock. Pengadaan dilakukan satu bulan
dua kali pada minggu kedua dan minggu keempat.
2. Pengadaan non rutin
1. Insidental/Cito
Pengadaan barang diluar jadwal pemesanan. Pengadaan
ini tetap dilakukan dengan persetujuan BM. Apotek akan
membuat pesanan ke bagian pengadaan BM, lalu bagian
pengadaan BM akan membuat SP dan mengirimkannya ke
PBF dan apotek. Pihak PBF akan mengirimkan barang
secepat mungkin.
2. Risk Selling
Pengadaan yang dilakukan untuk item-item dalam
kebutuhan banyak dan permintaan satu waktu saja.
3. Pembelian Mendesak
Pengadaan yang bersifat mendesak diperbolehkan. Tetapi
untuk obat yang diminta pasien saja, yang mana stok
barang sedang kosong di semua apotek kimia farma dan
tidak dapat dilakukan pengadaan insidental sehingga
mengharuskan untuk membeli barang ke apotek swasta
selain apotek kimia farma.
4. Dropping
Pengadaan ini dilakukan antar apotek kimia farma, yang
dilakukan apabila barang yang diminta tidak ada dalam
persediaan dan hal ini dilakukan untuk menghindari
terjadinya penolakan resep.
5. Konsinyasi
Pengadaan dengan melakukan kerjasama antara apotek
kimia farma dengan pihak ketiga.
6. Pembelian Khusus (BPJS, prekursor, narkotika,
dan psikotropika)
Pengadaan BPJS dilakukan melalui e-purchasing. Bagian
BM melihat dari sistem sehingga bagian pusat yang akan
memesankan. Pengadaan narkotika dan psikotropika
serta prekursor tetap masuk forcasting, tetapi surat
pesanannya manual.
Penerimaan

Penerimaan dan pemeriksaan merupakan salah satu kegiatan pengadaan

agar obat yang diterima sesuai dengan jenis, jumlah dan mutunya
berdasarkan faktur pembelian dan/atau surat pengiriman barang yang
sah.
Pemeriksaan sediaan farmasi yang dilakukan antara lain:
1. Kondisi kemasan termasuk segel, label/penandaan dalam keadaan baik.
2. Kesesuaian nama, bentuk, kekuatan sediaan obat, isi kemasan antara arsip
surat pesanan dengan obat yang diterima.
3. Kesesuaian antara fisik obat dengan faktur pembelian dan/atau surat
pengiriman barang (SPB) yang meliputi: a. Kebenaran nama produsen, nama
pemasok, nama obat, jumlah, bentuk, kekuatan sediaan obat dan isi kemasan;
dan b. Nomor bets dan tanggal kadaluwarsa.

Penyimpanan
• Penyimpanan merupakan suatu
kegiatan menyimpan dan memelihara
dengan cara menempatkan
perbekalan farmasi yang diterima
pada tempat yang dinilai aman dari
pencurian serta gangguan fisik yang
merusak mutu sediaan farmasi.
• Penyimpanan sediaan farmasi, BMHP
dan alat kesehatan harus dilakukan
pencatatan dengan kartu stok
• Penyimpanan sediaan obat/BMHP
menjadi penting untuk menjaga
kestabilan dari sediaan obat/BMHP
tersebut.
Penyimpanan di Apotek Kimia Farma
berdasarkan :
a. Alfabetis
b. Kelas terapi
c. Bentuk sediaan,
d. Stabilitas obat (suhu)
e. Pelabelan LASA (Look Alike Sound
Alike)
f. High Alert dan berdasarkan FEFO (First
Expire First Out)
g. FIFO (First In First Out)
 • Tempat penyimpanan narkotika,
Penyimpanan
• Penyimpanan obat LASA tidak saling
berdekatan dan diberi label khusus
sehingga petugas dapat lebih
mewaspadai adanya obat LASA.
• Untuk obat high alert (obat dengan
kewaspadaan tinggi) berupa elektrolit
konsentrasi tinggi dan obat risiko
tinggi harus disimpan dengan
terpisah dan penandaan yang jelas
untuk menghindari kesalahan
pengambilan dan penggunaan.
psikotropika dan prekursor farmasi
harus mampu menjaga keamanan,
khasiat dan mutu, serta dilarang
digunakan untuk menyimpan barang
selain narkotika, psikotropika dan
prekursor farmasi. Penyimpanan obat
narkotika dan psikotropika di Apotek
Kimia Farma memiliki tempat khusus
yang terbuat dari kayu, mempunyai 2
(dua buah kunci yang berbeda, satu
kunci dipegang oleh Apoteker dan
satu kunci lainnya dipegang oleh
pegawai lain yang dikuasakan.
Penyimpanan
• Apotek harus menyimpan prekursor farmasi dalam bentuk obat jadi
di tempat penyimpanan obat yang aman berdasarkan analisis risiko.
• Penyimpanan di swalayan apotek kimia farma terbagi dari kategori
medicine dan non medicine, alat kesehatan, makanan dan minuman
Pemusnahan
• Pemusnahan obat rusak atau kadaluwarsa dilakukan sesuai dengan jenis dan bentuk
sediaan. Pemusnahan obat kadaluwarsa atau rusak yang mengandung narkotika dan
psikotropika dilakukan oleh apoteker dan disaksikan oleh Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota.
• Pemusnahan obat selain narkotika dan psikotropika dilakukan oleh apoteker dan
disaksikan oleh tenaga kefarmasian lain yang memiliki surat izin praktik atau surat izin
kerja. Pemusnahan dibuktikan dengan berita acara pemusnahan.
• Pemusnahan resep dilakukan ketika telah disimpan selama 5 (lima) tahun.
• Pemusnahan resep dilakukan oleh apoteker disaksikan oleh sekurang-kurangnya
petugas lain di apotek dengan cara dibakar atau cara pemusnahan lain yang
dibuktikan dengan berita acara pemusnahan resep dan selanjutnya dilaporkan
kepada dinas kesehatan kabupaten/kota.
Penarikan
• Penarikan sediaan farmasi yang tidak memenuhi standard/ketentuan
peraturan perundang-undangan dilakukan oleh pemilik izin edar
berdasarkan perintah penarikan oleh BPOM (mandatory recall) atau
berdasarkan inisiasi sukarela oleh pemilik izin edar (voluntary recall)
dengan tetap memberikan laporan kepada Kepala BPOM.
• Penarikan alat kesehatan dan bahan medis habis pakai dilakukan
terhadap produk yang izin edarnya dicabut oleh Menteri
 Pengendalian

Pengendalian dilakukan untuk mempertahankan jenis dan jumlah persediaan sesuai kebutuhan
pelayanan, melalui pengaturan sistem pesanan atau pengadaan, penyimpanan dan pengeluaran.

Hal ini bertujuan menghindari kelebihan, kekurangan, kekosongan, kerusakan, kadaluwarsa,

kehilangan serta pengembalian pesanan.

Pengendalian persediaan dilakukan menggunakan kartu stok baik cara manual atau elektronik.

Kartu stok sekurang-kurangnya memuat nama sediaan farmasi, tanggal kadaluwarsa, jumlah
pemasukkan, jumlah pengeluaran dan sisa persediaan.

Pengendalian yang dilakukan di Apotek Kimia Farma, adalah stock opname dilakukan setiap tiga bulan,
uji petik, dan kartu stok untuk pencatatan mutasi obat mulai dari penerimaan serta pengeluaran obat.
 Pencatatan

Pencatatan
dilakukan pada pengadaan (surat pesanan, faktur)
setiap proses
pengelolaan penyimpanan (kartu stok)
sediaan
farmasi, alat
kesehatan, dan penyerahan (nota atau struk penjualan) dan
bahan medis
habis pakai
meliputi : pencatatan lainnya yang disesuaikan
Pelaporan
Pelaporan Internal Pelaporan Eksternal
Pelaporan internal adalah pelaporan
yang digunakan untuk kebutuhan Pelaporan eksternal adalah pelaporan yang
manajemen apotek meliputi : keuangan, dibuat untuk memenuhi kewajiban sesuai
barang dan laporan lain. dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan.
Pelaporan internal di Apotek Kimia
Farma meliputi : Pelaporan eksternal di Apotek Kimia Farma
a. Laporan keuangan (Laporan Ikhtisar meliputi pelaporan :
Penjualan Harian, Bukti Setoran Kas)
b. Laporan inventory (pembelian
mendesak, penerimaan barang,
dropping, dan lain-lain) Narkotika Psikotropika
c. Laporan penjualan (transaksi, retur
penjualan dan lain-lain).
Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan
administrasi sediaan farmasi, tenaga dan perlengkapan kesehatan
yang disajikan kepada pihak yang berkepentingan.

Pelaporan narkotika dan psikotropika dilakukan setiap bulan.

Laporan penggunaan obat narkotika dan psikotropika dilakukan secara online melalui
website SIPNAP (Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika) yakni :
https://sipnap.kemkes.go.id/ kepada Kementerian Kesehatan.

Laporan yang dikirim berisi data berupa : nama obat narkotika dan psikotropika, bentuk
sediaan dan kekuatannya, stok awal, jumlah yang diterima, jumlah obat yang keluar (untuk
resep dan sarana lain), jumlah yang dimusnahkan, nomor dan tanggal berita acara
pemusnahan dan stok akhir.
Pencatatan

• Pencatatan merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk

memonitor transaksi perbekalan farmasi yang keluar masuk di apotek.
• Adanya pencatatan akan memudahkan petugas untuk melakukan
penelusuran bila terjadi adanya mutu sediaan farmasi yang sub standard
dan harus ditarik dari peredaran.
• Kartu yang umum digunakan untuk melakukan pencatatan adalah kartu
stok. Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi perbekalan farmasi
(penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau kadaluwarsa).
 SEKIAN
TERIMA KASIH
21