PENGELOLAAN OBAT DAN BAHAN

MEDIS HABIS PAKAI DI

PUSKESMAS

Disampaikan dalam
TOT Manajemen Puskesmas
Jakarta, 27 Agustus 2015
 M. Abadi, MPH, Apt
Staf Pengelolaan
Direktorat Bina Obat Publik dan Perbekkes

081280819070
mhdabadi2003aa@yahoo.com
 Tujuan Pembelajaran
UMUM

Peserta mampu memahami

Pengelolaan Obat dan Bahan Medis
dan Habis Pakai di Puskesmas
 Pokok Bahasan
Perencanaan Penerimaan, Pencatatan
Siklus Evaluasi
dan penyimpanan dan
Pengelolaan Pengelolaan
Permintaan dan distribusi Pelaporan
Obat dan Obat dan
Obat dan obat dan obat dan
BMHP BMHP
BMHP BMHP BMHP
 TUJUAN
PENGELOLAAN OBAT

Permenkes 30/2014
Menjamin kelangsungan ketersediaan dan keterjangkauan obat dan BMHP yang efektif,
efisien dan rasional, meningkatkan kompetensi tenaga kefarmasian, mewujudkan sistem
informasi dan melaksanakan pengendalian mutu pelayanan

Pedoman Pengelolaan Obat Publik dan Perbekkes di Puskesmas

Menjamin kelangsungan ketersediaan dan keterjangkauan pelayanan obat yang
efektif, efisien dan rasional
 SIKLUS PENGELOLAAN OBAT

Perencanaan

Penggunaan Dukungan Manajemen : Pengadaan

SDM
Organisasi
Pendanaan
Sistem Informasi

Distribusi Penyimpanan

H U K U M , K E B I J A K A N , P E R AT U R A N P E R U N D A N G A N
 DUKUNGAN MANAJEMEN
DALAM PENGELOLAAN OBAT
Sumber Daya
Kefarmasian
(Permenkes
30/2014)

SDM Sarana-
Prasarana

Organisasi
(Tusi, TJ, Koordinasi Pendanaan
PKM –IF Farmasi – Dukungan
(APBD II, BLU,
Program Manajemen DANA KAPITASI)
PKM – Unit Layanan)

Sistem informasi
(capor)

7
PERENCANAAN DAN PERMINTAAN OBAT DAN BMHP

• Perkiraan Kebutuhan Jenis

dan Jumlah Obat &BMHP
RKO • Meningkatkan efisiensi
• Sumber data untuk e-
catalogue

• Memenuhi kebutuhan obat

BMHP per periode
Permintaan • Jenis permintaan rutin dan
khusus

8
 SKEMA
PERENCANAAN KEBUTUHAN OBAT TERPADU
- TARGET CAKUPAN PROGRAM
- EVIDENCE BASED PEMILIHAN OBAT - EVALUASI PENGELOLAAN OBAT

- EVALUASI PENGGUNAAN OBAT - KETERSEDIAAN ANGGARAN

PENGELOLA PENGELOLA
PROGRAM KEFARMASIAN

PERENCANAAN
KEBUTUHAN OBAT PELAPORAN -
PELAPORAN -
EVALUASI
EVALUASI

PENYEDIAAN DAN MEKANISME PENGADAAN

DISTRIBUSI OBAT YG EFEKTIF DAN EFISIEN

SESUAI TARGET PENGGUNAAN OBAT TERPENUHI ANGGARAN

CAKUPAN
TERKELOLA BAIK 9
EVIDENCE BASED
 MENGHITUNG PERMINTAAN

SK + SWK + SWT + SP = so

PERMINTAAN = SO-SS

10
PENERIMAAN, PENYIMPANAN DAN DISTRIBUSI OBAT

PENERIMAAN
Obat yang diterima sesuai dengan
kebutuhan berdasarkan permintaan
yang diajukan oleh Puskesmas

Ada penanggung jawab

penerimaan
Pemeriksaan bersama oleh
pengirim dan penerima
Kesesuaian fisik dan dokumen
Pencatatan

11
PENERIMAAN, PENYIMPANAN DAN DISTRIBUSI OBAT

PENYIMPANAN
Menjamin mutu dan keamanan

Syarat ruang penyimpanan

Pengaturan penyimpanan
Tata cara penyusunan
Pengamatan Mutu

12
PENERIMAAN, PENYIMPANAN DAN DISTRIBUSI OBAT

DISTRIBUSI

Memenuhi kebutuhan obat sub unit

pelayanan kesehatan yang ada di wilayah
kerja Puskesmas dengan jenis, jumlah dan
waktu yang tepat serta mutu terjamin

Menentukan frekuensi distribusi

Menentukan jumlah dan jenis obat dan
BMHP
Melaksanakan penyerahan obat dan
menerima sisa obat dari sub-sub unit

13
PENCATATAN DAN PELAPORAN

Bukti bahwa suatu kegiatan

telah dilakukan.
Sumber data untuk
melakukan pengaturan dan
pengendalian.
Sumber data untuk
perencanaan kebutuhan.
Sumber data untuk
pembuatan laporan.

14
PENCATATAN DAN PELAPORAN

 Manual
 Buku Harian Pengeluaran
Obat
 Kartu Stock
 Kartu Stock Induk
 LPLPO
 LPLPO Sub unit

 Computerized
 Aplikasi persediaan

15
 PENCATATAN DAN PELAPORAN
LPLPO di Buku pedoman pengelolaan obat di Puskesmas dan SP2TP
LAPORAN PEMAKAIAN DAN LEMBAR PERMINTAAN OBAT
( LPLPO )
BULAN : …………………… 200 ………
DOKUMEN NOMOR TGL
PUSKESMAS : IFK
DAERAH KAB/KOTA : PUSKESMAS
PELAPORAN BULAN / PERIODE :
PERMINTAAN BULAN / PERIODE :

NO NAMA OBAT / SATUAN STOK PENE- PERSE- PEMA- SISA STOK PERMI- KETE-
ABJAD AWAL RIMAAN DIAAN KAIAN STOK OPTI- TAAN PEMBERIAN BULAN RANGAN
MUM APBN ASKES APBD I APBD II BUFFER LAIN JML
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

UMUM ASKES JUMLAH

JUMLAH KUNJUNGAN RESEP BAYAR TIDAK
BAYAR

………………………., 200…….

MENGETAHUI / MENYETUJUI : YANG MENYERAHKAN : YANG MEMINTA / MELAPORKAN : YANG MENERIMA :

KEPALA DINKES KAB/KOTA KEPALA INSTALASI FARMASI, KEPALA PUSKESMAS, PETUGAS PUSKESMAS,

(…………………………..) (…………………………….) (…………………………..) (………………………..)

16
 PENCATATAN DAN PELAPORAN
LPLPO yang sesuai saat ini

LAPORAN PEMAKAIAN DAN LEMBAR PERMINTAAN OBAT

( LPLPO )
BULAN : …………………… 200 ………
DOKUMEN NOMOR TGL
PUSKESMAS : IFK
DAERAH KAB/KOTA : PUSKESMAS
PELAPORAN BULAN / PERIODE :
PERMINTAAN BULAN / PERIODE :

NO NAMA OBAT / SATUAN STOK PENE- PERSE- PEMA- SISA STOK PERMI-
PEMBERIAN KETERANGAN
ABJAD AWAL RIMAAN DIAAN KAIAN STOK OPTI- TAAN
MUM
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

JUMLAH KUNJUNGAN RESEP

………………………., 200…….

MENGETAHUI / MENYETUJUI : YANG MENYERAHKAN : YANG MEMINTA / MELAPORKAN : YANG MENERIMA :

KEPALA DINKES KAB/KOTA KEPALA INSTALASI FARMASI, KEPALA PUSKESMAS, PETUGAS PUSKESMAS,

(…………………………..) (…………………………….) (…………………………..) (………………………..)

17
 PENCATATAN DAN PELAPORAN
LPLPO Sub Unit di Buku Pedoman pengelolaan obat di Puskesmas
LAPORAN PEMAKAIAN DAN LEMBAR PERMINTAAN OBAT ( LPLPO )
SUB UNIT

PUSKESMAS :
SUB UNIT :
LAPORAN BULANAN/PERIODE :
NOMOR DOKUMEN :

NO NAMA OBAT / SATUAN STOK PENE- PERSE- PEMA- SISA STOK PERMI- KETE-
PEMBERIAN
ABJAD AWAL RIMAAN DIAAN KAIAN STOK OPTI- TAAN RANGAN
MUM
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 18

JUMLAH KUNJUNGAN RESEP

YANG MENYERAHKAN : YANG MEMINTA :

PENGELOLA OBAT PUSKESMAS PETUGAS SUB UNIT

(…………………………….) (…………………………..)

18
 PENCATATAN DAN PELAPORAN
LPLPO Sub Unit yang sesuai saat ini

LAPORAN PEMAKAIAN DAN LEMBAR PERMINTAAN OBAT ( LPLPO )

SUB UNIT

PUSKESMAS :
SUB UNIT :
LAPORAN BULANAN/PERIODE :
NOMOR DOKUMEN :

NO NAMA OBAT / SATUAN STOK PENE- PERSE- PEMA- SISA STOK PERMI- KETE-
ABJAD AWAL RIMAAN DIAAN KAIAN STOK OPTI- TAAN PEMBERIAN BULAN RANGAN
MUM APBD II BLUD JKN JML
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 17 18

JUMLAH KUNJUNGAN RESEP

YANG MENYERAHKAN : YANG MEMINTA :

PENGELOLA OBAT PUSKESMAS PETUGAS SUB UNIT

(…………………………….) (…………………………..)

19
EVALUASI PENGELOLAAN OBAT DAN BMHP

Kesesuaian Item obat yang tersedia dengan

Formulariun Nasional untuk FKTP
Kesesuaian ketersediaan obat dengan pola
penyakit
Tingkat ketersediaan obat
Prosentase dan nilai obat rusak atau kadaluarsa
Prosentase rata-rata bobot dari variasi
persediaan
Prosentase rata-rata waktu kekosongan obat
Prosentase obat yang tidak diresepkan

20
Alamat keluhan e-catalogue

Email: e-katalog@kemkes.go.id
HP 081281753081 (jam kerja)
Kesimpula
n
1. Obat dan BMHP merupakan komoditi
penunjang yang vital dalam pelayanan
harus
kesehatan, oleh karena itu
dikelola dengan baik agar
ketersediaannya terjamin
2. Ketersediaan obat dan BMHP
dipengaruhi oleh setiap tahapan dalam
pengelolaan obat, termasuk dukungan
manajemen
PENUGASAN
 Latihan Permintaan dan Perencanaan
1. Latihan perencanaan kebutuhan obat
Berikut Data pemakaian beberapa item obat di Puskesmas Setiya berdasarkan LPLPO
selama tahun 2014 sebagai berikut:

Catatan :
Kekosongan CTM terjadi selama 1 bulan penuh
Kekosongan Vit C terjadi selama 15 hari pada bulan Nopember dan 1 bulan penuh pada bulan
Desember
Kekosongan Vit B terjadi selama 7 hari kerja pada bulan Desember
Pertanyaan
Berdasarkan data diatas hitung rencana kebutuhan beberapa item obat tersebut untuk tahun 2015
berdasarkan konsumsinya, dengan asumsi pola penyakit relative tetap dan kenaikan kunjungan 10%.
 Latihan Permintaan dan Perencanaan
Latihan permintaan obat
Pada tanggal 31 Maret 2015 di Puskesmas Terharu Kabupaten Bahagia, sisa
persediaan Amoksisilin kaplet 500 mg = nihil. Frekwensi Distribusi dari Instalasi
Farmasi Kabupaten Bahagia 3 bulan sekali. LPLPO akan dikirimkan tanggal 1 April
2015, dan butuh waktu 5 hari sampai obat dan BMHP datang. Pemakaian
Amoksisilin 500 mg kaplet periode Januari-Maret 2015 di Puskesmas adalah 300
kotak @ 100 kaplet. Obat tersebut sempat mengalami kekosongan selama lima
hari kerja. Jumlah hari kerja Puskesmas dalam sebulan = 25, stok penyangga 10%
Pertanyaan
Hitung stok optimum Amoksisilin kaplet 500 mg pada periode April – Juni 2015
di Puskesmas tersebut.
Hitunglah permintaan kebutuhan obat pada periode tersebut
 Latihan penyimpanan obat
Puskesmas Sehat sedang melakukan renovasi bangunan, sehubungan dengan
perubahan frekwensi distribusi obat dari Instalasi Farmasi Kabupaten, yang
biasanya dikirim sebulan sekali menjadi 2 bulan sekali, maka ruang penyimpanan
obat dan BMHP juga akan direnovasi. Saat ini luas ruang penyimpanan hanya 3x2
m2, dan luas tersebut tidak cukup ideal. Suhu rata-rata pada siang hari sekitar
30 derajat celcius.
Tugas
Buatlah rancangan ruang penyimpanan obat dan BMHP yang ideal beserta
sarana/ prasarana yang diperlukan, dengan asumsi luas tanah dan dana cukup
tersedia untuk luas minimal yang dibutuhkan
 Latihan Evaluasi Obat
Puskesmas Abadi menerima obat dan BMHP dari Kabupaten Linajaya setiap 3 bulan sekali. Obat dan
BMHP yang diterima bulan Juli 2015 untuk kebutuhan Puskesmas Juli-September 2015. Pengiriman
LPLPO biasanya antara tanggal 3-5, sedangkan pengiriman dari IF Kabupaten Jaya antara 4-6 hari dari
pengiriman LPLPO. Agar tidak terjadi stock out, kepala Puskesmas bersama-sama apoteker
penanggung jawab ruang farmasi melakukan evaluasi ketersediaan obat pada tgl 1 Agustus 2015,
evaluasi dilakukan terhadap beberapa item obat fast moving berikut ini :
Nama Obat Jumlah/Sisa Stok Pemakaian rata-rata
(Tablet) perhari bulan terakhir
(tablet)
Kaptopril tablet 25 mg 8.975 101
Parasetamol sirup 120 mg/5 ml 6.000 160
Amoksisilin kaplet 500 mg 11.750 200

Pertanyaan
1. Berapa ketersediaan setiap item obat dalam satuan hari kerja
2. Apa hasil evaluasi ketersediaan dari 3 item obat tersebut dan langkah apa yang
dilakukan
 SOAL
EVALUASI
 Soal siklus pengelolaan

1. Mengapa obat, vaksin dan BMHP di

Puskesmas harus dikelola dengan
baik?
2. Apa saja masalah yang mungkin
terjadi apabila obat, vaksin dan BMHP
tidak dikelola dengan baik
 Soal perencanaan kebutuhan dan
permintaan
1. Terangkan pentingnya perencanaan kebutuhan
obat tahunan
2. Apabila pemakaian rata-rata obat perbulan 2.000
tablet, periode distribusi dari IF Kabupaten/ Kota ke
Puskesmas 3 bulan sekali, berapa stok kerjanya?
3. Apabila data pemakaian amoksisilin tablet 500 mg,
bulan Januari 1500 tablet, Februari 1500 tablet dan
Maret 1800 tablet, tidak ada kekosongan obat pada
periode tersebut, jumlah hari kerja sebulan 25 hari,
Frekwensi distribusi IF ke Puskesmas setiap bulan,
waktu tunggu 3 hari dan stok penyangga 10 %,
maka stok optimumnya
 Soal penerimaan, penyimpanan dan
distribusi
1. Terangkan kegiatan dalam penerimaan
obat dan BMHP
2. Terangkan persyaratan ruang
penyimpanan obat dan BMHP di
Puskesmas.
3. Sebutkan aspek yang harus
diperhatikan dalam distribusi obat dan
BMHP
 Soal pencatatan dan pelaporan
1. Apabila data dalam LPLPO untuk obat
A stok awalnya 2.000 tablet,
penerimaan 5.000 tablet dan
pemakaian 6.000 tablet, berapa
jumlah persediaan dan stok akhir obat
tersebut
2. Apa dampak apabila LPLPO tidak tepat
data dan tepat waktu dikirimkan ke IF
Kabupaten/ Kota?
 Soal evaluasi pengelolaan
1. Jumlah sisa obat pada saat dilakukan
evaluasi ketersediaan obat adalah 6.000
tablet, jumlah pemakaian obat bulan
sebelumnya adalah 7.500 tablet, bila jumlah
hari kerja bulan tersebut adalah 25, dan
kedatangan obat berikutnya 10 hari lagi,
bagaimana hasil evaluasi ketersediaannya?
2. Apa yang dibutuhkan untuk melakukan
evaluasi kesesuaian obat yang tersedia
dengan pola penyakit di suatu Puskesmas
penting dilakukan