1 FLOW MATERIAL

Bahan baku merupakan bahan mentah (raw material) & seluruh komponen yang digunakan
untuk menghasilkan barang-barang/produk akhir. Raw material ini harus dikelola dengan baik,
termasuk perencanaan, organisasi dan kontrol sehingga flow material mulai dari
pembelian/purchasing, inventory stock sampai distribusi produk akhir, dapat efisien & efektif.
Flow Material Management meliputi :
1. Pembelian/Purchasing
2. Transportasi
3. Inventory Stock
4. Warehousing/ Pergudangan
5. Distribusi
Pembelian/Purchasing merupakan salah satu unsur cara / systemyang ditempuh untuk
mencapai keefektifan dan keefisienan dariflow material. Ada 2 sistem yang biasa dilakukan :
1. Blanket Purchase Order
Order pembelian jumlah besar secara total, dengan harga tetap tapi pengirimannya diatur
dalam jangka waktu yang panjang. Terutama dilakukan untuk material yang nilainya cukup
tinggi, potongan harga yang cukup besar bila order quantity cukup banyak atau material sukar
didapat atau sering kosong.
2. Open Purchace Order
Order pembelian dalam jumlah kecil, dengan nilai yang kecil serta proses transaksi yang
frekuensinya tinggi. Terutama dilakukan untuk material yang mudah didapat, supplier cukup
banyak dan kebutuhannya fluktuatif.
Pembelian harus dilakukan dengan tepat waktu dan tepat sasaran.
Karakteristik Pembelian Tepat Waktu :
1. Supplier
 Hubungan terus menerus dengan supplier yang sama.
 Analisa harga diusahakan tetap atau ditekan.
 Delivery tepat waktu
 Tanggap terhadap keluhan
2. Kualitas
 Jaminan berkualitas ditunjukkan dengan C.O.A
 Supplier harus mengawasi kualitas secara statistik (past data)
 Hubungan erat dengan supplier untuk menjamin kualitas
 Kemasan Standard
3. Administrasi
 Jumlah konstan
 Surat menyurat seminim mungkin
 Menghindari kelebihan (over stock) atau kekurangan (out of stock)
 Perjanjian kontrak jangka panjang
3. Delivery/Pengiriman
 Penjadwalan yang dikoordinasikan dengan bagian lain sesuai kebutuhan, kapasitas
gudang dan ketersediaan dana.
 Konsolidasi dengan supplier agar mau konsingasi (menyediakan stock untuk
perusahaan)
Alur proses pembelian tepat waktu ini harus dilakukan dengan efektif & efisien,
menghindarkan terjadinya penundaan pada saat pemeriksaaan material yang diterima, stock
yang berlebihan, material tanpa C.O.A, dll.
Pembelian Tepat Waktu bertujuan:
1. Menghilangkan kegiatan yang tak perlu
misal : check time yang bertele-tele, karena supplier terpercaya.
 2. Mengurangi inventory stock yang berlebihan, bila perlu “ zero stock” karena perencanaan &
penjadwalan pengiriman yang terkontrol.
3. Supplier memiliki buffer stock digudangnya.
4. Kualitas yang terjamin karena seleksi yang ketat untuk supplier
PENGELOLAAN STOCK
Stock merupakan sumber daya yang nganggur namun memiliki nilai ekonomis. Stock
memerlukan dana yang cukup besar yang tak menghasilkan apa-apa karena itu memerlukan
penanganan yang profesional agar tidak berlebihan tapi tidak pula kekurangan.
Stock dapat digunakan untuk :
1. Fungsi “decoupling”, memperlancar produksi & distribusi terutama bila suplai
& demand tidak menentu (fluktuatif).
2. Fungsi “hedging”, menangkal inflasi terutama saat kurs dolar mengalami depresiasi yang
cukup tajam.
Saat harga turun beli bahan dalam jumlah besar, dan saat harga naik maka terdapat stock yang
cukup dengan nilai lebih tinggi.
3. Dengan pembelian jumlah besar diharapkan mendapatkan discountcukup besar sehingga
dapat menambah profit perusahaan.
Hanya harus mempertimbangkan cash flow/aliran dana, inventory cost, expiry date, dll
II. 2 MANAJEMEN PRODUKSI
Manajemen merupakan Seni dalam menyelesaikan sesuatu melalui orang lain, Sebuah proses
yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan organisasi melalui rangkaian kegiatan berupa
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian orang-orang serta sumber daya
organisasi lainnya. Sehingga dianggap sebagai Seni atau proses dalam menyelesaikan sesuatu
yang terkait dengan pencapaian tujuan. Dalam manajemen harus ada penggunaan sumber daya
organisasi, baik sumber daya manusia, maupun faktor-faktor produksi lainnya. Sumber daya
tersebut meliputi sumber daya manusia, sumber daya alam, sumber daya keuangan, serta
informasi (Griffin,2002), proses yang bertahap dari mulai perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan dan pengimplementasian, hingga pengendalian dan pengawasan.
Manajemen Produksi merupakan kegiatan dimana sumber daya (bahan baku, energi, tehnologi,
modal, mesin/peralatan, & personalia) yang mengalir dalam sistim tertentu, dikombinasikan
dan diubah bentuk dengan cara spesifik sehingga dihasilkan produk yang mempunyai nilai
tambah.
Manajemen produksi merupakan salah satu dari fungsi operasional perusahaan disamping
Manajemen Pemasaran, Manajemen Keuangan, Manajemen Akuntansi, & Manajemen
Personali,. dengan menerapkan Manajemen Produksi secara baik & benar maka dapat
dilakukan 3 hal : Produktivitas tinggi, Efisiensi Kerja, dan Penurunan Biaya/ Cost Reduction.
Produktivitas merupakan peningkatan proses produksi, jadi
adapeningkatan/pertambahan output dengan jumlah input yang tetap atau menurun.
Faktor yang mempengaruhi produktivitas :
1. Tenaga Kerja
2. Modal/Dana,
3. Mesin & Bahan
4. Ilmu pengetahuan Manajemen
5. Perkembangan Tehnologi
6. Lay Out Pekerjaan
7. Metode & Motivas
PPIC (Production Planning & Inventory Control)
PPIC merupakan bagian dari organisasi perusahaan yang menjembatani 2 department yaitu:
marketing & produksi.
PPIC menterjemahkan kebutuhan pengadaan obat jadi untuk marketing kedalam bentuk
rencana produksi & ketersediaan bahan baku serta bahan pengemas.
PPIC demikian penting peranannya dalam operasional perusahaan karena berkaitan erat
dengan “cash flow/ alira dana” & kinerja bagian produksi secara umum
Fungsi PPIC
1. Men-sinergi-kan kepentingan marketing dan manufacturing
2. Mengintegrasikan/ memadukan pihak-pihak dalam organisasi (marketing, produksi,
personalia, dan keuangan) agar dapat bekerja dengan baik.
Syarat agar PPIC bisa bekerja optimal
1. Ada rencana Sales dari marketing Department
2. Ada formula standard dari semua produk
3. Ada standard kapasitas produksi dan tenaga kerja
4. Ada standard yield dari semua produk
5. Ada pedoman waktu (delivery time) untuk pengadaan bahan/material, baik lokal maupun
impor.
6. Ada batasan minimum dan maksimum stock
7. Ada koordinasi dan komunikasi yang baik dengan elemen terkait antara bagian marketing,
inventory, produksi, personalia, quality control dan F&A (Finance & Accounting)
Tugas-tugas PPIC
1. Membuat rencana produksi dengan berpedoman rencana SalesMarketing
2. Membuat rencana pengadaan bahan berdasarkan rencana dan kondisi stock dengan
menghitung kebutuhan material produksi menurut standard stock yang ideal (ada batasan
minimal dan maksimal yang harus tersedia)
3. Memantau semua inventory baik untuk proses produksi, stock yang ada di gudang maupun
yang didatangkan sehingga pelaksanaan proses dan pemasukan pasar tetap berjalan lancar
dan seimbang
4. Membuat evaluasi hasil produksi, hasil penjualan maupun kondisi inventory
5. Mengolah data dan menganalisa mengenai rencana dan realisasi produksi dan sales serta
data inventory
6. Menghitung standard kerja karyawan tiap tahun berdasarkan masukan dari bagian produksi
atas pengamatan langsung
7. Menghitung standard yield berdasarkan realisasi produksi tiap tahun
8. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehinggga diperoleh data yang akurat
dan up to date
9. Sebagai juru bicara perusahaan dalam bekerja sama dengan perusahaan lain, seperti : toll
manufacturing.
Hubungan Flow Material – Produksi
Pengadaan Bahan/ Materi
Perencanaan pembuatan obat (produksi) dilakukan bersama oleh Departemen Production
Planning and Inventory Control (PPIC) dengan Departemen Produksi berdasarkan forecast yang
diterima dari divisi marketing. Dengan forecast tersebut, disusunlah rencana pembelian dan
PPIC mengeluarkan Order Requisition (OR) yang diserahkan ke Departemen Purchasing
(pembelian), purschasing kemudian membuat Purshase Order (PO)/Purschase Request (PR),
memilih suppliers yang cocok dan diketahui oleh manajer untuk diserahkan ke Supplier.
Supplier kemudian mengirimkan barang yang sesuai dengan permintaan dan diserahkan ke
gudang. Setelah barang diterima oleh bagian gudang, bagian gudang kemudian membuat Bukti
Penerimaan Barang (BPB). Salah satu salinan Bukti Penerimaan Barang diserahkan ke
Departemen Quality Control (QC) atau QA.
Berikut adalah prosedur penerimaan, penyimpanan dan penyerahan bahan awal :
 1. Memeriksa keutuhan kemasan, kebenaran label serta jumlah bahan awal yang diterima
dengan surat jalan dan surat pesanan.
2. Mencatat bahan awal yang diterima dalam buku penerimaan bahan awal, menyimpan bahan
awal yang datang di daerah karantina, kemudian diberi label karantina yang berwarna kuning
pada tiap kemasan.
3. Mengirim salinan tanda terima bahan awal ke bagian pengawasan mutu, bagian pembelian,
bagian perencana produksi (PPIC) dan bagian keuangan.
4. Petugas pengawasan mutu atau karyawan gudang yang ditunjuk khusus / sudah ditraining
akan datang untuk mengambil sampel sesuai dengan prosedur tetap pengambilan contoh
bahan awal
5. Bahan awal yang sudah diluluskan oleh bagian pengawasan mutu dan telah diberi label
telah diluluskan, harus segera dipindahkan ke daerah penyimpanan bahan awal yang telah
lulus uji. Dicatat status bahan awal (diluluskan atau ditolak) di dalam kartu sediaan.
6. Bahan awal yang ditolak oleh bagian pengawasan mutu diberi label ditolak dan disimpan di
daerah bahan awal yang ditolak.
7. Untuk bahan yang berkhasiat yang memerlukan penanganan khusus, harus disimpan diruang
ber AC atau kalau perlu dalam lemari pendingin yang dipantau kondisinya.
8. Untuk obat-obat psikotropik harus disimpan dalam lemari yang terkunci dan kuncinya
dipegang oleh kepala gudang.
9. Hanya bahan awal yang telah lulus uji dan belum kadaluarsa yang boleh diserahkan ke
produksi.
10. Setiap penyerahan bahan awal harus mengikuti prinsip FIFO (First In First Out) dan FEFO
(First Expired First Out).
11. Setiap penyerahan bahan awal harus sesuai dengan surat permintaan bahan awal produksi
12. Setiap penyerahan harus dicatat di kartu persediaan bahan awal.
13. Setelah penimbangan bahan awal harus segera ditutup rapat dan bila perlu diberi silika gel.
14. kepala gudang harus melapor kepada kepala bagian pengawasan mutu bila ada bahan awal
yang hampir kadarluarsa atau tanggal uji ulang. Pemberitahuan dilakukan 3 bulan sebelum
kadarluarsa.
15. Setiap bahan awal yang tumpah tidak boleh dikembalikan ke dalam wadah asal tapi harus
dimusnahkan dan dilaporkan kepada kepala pabrik.
Persiapan Produksi
QC
Departemen
PPIC
PRA PO
OR PO
Pengemasan
Dep. Packaging
Obat Jadi
Gudang Jadi
QC
Produk Baru R n’ D
Supplier
Supplier
Divisi Marketing
Distributor
Divisi
Financial
“Accounting”
Dep. Purchasing
PPIC mengeluarkan perintah produksi berupa Bulk Production Order (BPO) untuk bahan baku ke
bagian administrasi produksi dan Packaging Order (PO) untuk bahan kemasan ke bagian
packaging yang disertai dengan Material Requistion (MR) dan diperiksa kelengkapannya oleh
Supervisor Dispensing. Bahan-bahan yang sesuai yang tercantum dalam BPO dikeluarkan dari
gudang dan dimasukkan ke dalam passthrough yang merupakan penghubung antara gudang
bahan awal dengan ruang timbangan produksi. Setelah ditimbang, sejumlah tertentu bahan
awal disimpan di ruang staging.
Produksi
Bahan baku yang telah ditimbang sesuai dengan kebutuhan produksi kemudian dibawa ke ruang
produksi dan dilakukan proses produksi di bawah pengawasan apoteker penanggung jawab
produksi . Beberapa contoh tahapan produksi terbagi menurut sediaan obat :
A. Tablet
Setelah penimbangan bahan awal dilakukan pencampuran awal menggunakan mesin Diosna
atau pencampuran secara manual tergantung dari bobot bahan yang akan dicampur
selanjutnya diayak dan ditimbang. Granul basah yang dihasilkan kemudian ditimbang dan
dikeringkan menggunakan FDB (Fluit dry big ) hingga diperoleh kadar air yang diinginkan.
Granul kering yang diperoleh ditimbang dan dilakukan pencampuran akhir. Kemudian diayak
dan ditimbang kembali dan siap untuk dikempa menjadi massa tablet. Untuk tablet salut
dilakukan penyalutan tergantung dari tipe tablet. Misalnya, untuk coating pertama disemprot
pharmacoat 6,5 sedang untuk coating kedua disemprot dengan eudragit E 12,5 % .
Perbedaannya hanya terletak pada permukaan tablet yang lebih licin dan mengkilap jika
dilakukan coating kedua. Tablet double coating merupakan multivitamin. Tiap-tiap tahap ini
dilakukan pengujian (In Process Control), apabila lolos uji maka dilanjutkan proses
selanjutnya. Tablet yang telah jadi lalu dilakukan uji oleh QC. Apabila release maka
dilanjutkan dengan pengemasan primer. Hasil pengemasan primer disortir satu persatu
kemudian dialihkan ke bagian pengemasan sekunder.
2. Kapsul
Alur produksi kapsul pada prinsipnya sama dengan alur produksi tablet. Hanya saja pada
kapsul, setelah tahap pencampuran akhir, massa kapsul dimasukkan ke dalam cangkang kapsul.
Baik menggunakan mesin maupun secara manual. Pengisian kapsul dilakukan dalam ruangan
yang gelap atau dalam ruangan dengan intensitas cahaya yang cukup, hal ini tergantung dari
karakteristik bahan aktif.
2. Sirup
Alur produksi sirup : dimulai dari penimbangan kemudian disimpan di ruang staging.
Selanjutnya diolah di ruang pencampuran. Untuk bahan aditif yang memerlukan pemanasan
digodok menggunakan double jacket. Sedangkan untuk bahan aditif dan zat aktif yang rusak
oleh pemanasan maka dilakukan pencampuran biasa menggunakan tangki pencampuran.
Kemudian dilakukan pencampuran akhir menggunakan homo mixer hidrolik hingga larutan
homogen dan dilakukan penyaringan mess 200 menggunakan kain Polymont. Kemudian dikirim
sampel ke bagian IPC. Apabila release, proses selanjutnya filling (pengisian massa larutan ke
dalam botol kemasan) dan capping ( pengklepan tutup botol). Dimana setiap selang 30 menit
dilakukan pengukuran keseragaman volume. Hingga akhirnya sirup siap dikemas oleh bagian
pengemasan.
Botol yang digunakan dalam produksi sirup sebelumnya dicuci dengan menggunakan Rotary
Washing Mechine. Kemudian dikeringkan dalam Oven suhu 150 0C selama 2 jam. Sedangkan
untuk tutup botol dicuci dengan alkohol 70% kemudian ditiriskan dalam keranjang plastik
berlubang dan dikeringkan dengan menggunakan Dehumidifier.
D. Krem
Pada dasarnya alur pembuatan krem sama dengan alur pembuatan tablet. Hanya saja pada
krem, pencampuran antara fase minyak dan fase air dilakukan pada suhu di atas 65 0C. Sedang
pencampuran massa krem dan zat aktif dilakukan pada suhu 450C. Satu hal yang harus
diperhatikan adalah agar penurunan suhu jangan drastis untuk menghindari pecahnya krem
tetapi harus perlahan-lahan, diusahakan setiap seperempat jam turun 5 0C.
Packaging/Pengemasan
Hasil produksi ruahan yang sudah direlease oleh QC, diserahkan dari bagian produksi ke bagian
pengemasan. Bagian pengemasan yang akan menyortir kembali satu persatu obat jadi yang
telah dikemas primer.
Dalam melaksanakan tugasnya, bagian pengemasan berpedoman pada Packaging Order (PO)
yang dibuat oleh PPIC, PO berisi petunjuk untuk pelaksanaan proses pengemasan sediaan. PO
dari PPIC disertai dengan MR (Material Requisition) berisi keterangan jumlah dan jenis bahan
kemasan yang diperlukan untuk proses pengemasan satu batch produksi. Bahan kemasan yang
diperlukan kemudian diserahkan oleh gudang bahan kemasan kepada bagian packaging.
Pada saat proses pengemasan, bagian IPC melakukan pengawasan mutu, baik itu pemeriksaan
brosur , outerbox dan induk dus. Bersama dengan bagian pengemasan, IPC mengawasi
penimbangan produk jadi untuk menghindari kesalahan yang mungkin saja terjadi pada saat
proses pengemasan, misalnya kekurangan sendok obat dalam outer box.
Produk jadi yang memenuhi ketentuan release dari QC akan masuk ke gudang obat jadi
menggunakan Delivery Note (DN) . Sedangkan barang yang direject akan dikembalikan ke
bagian produksi untuk ditinjau ulang atau dimusnahkan