1.

Departemen PPIC
PPIC berperan dalam suatu perencanaan yang bertujuan untuk
meminimalkan biaya penyimpanan barang dan menjaga tingkat produksi sesuai
kapasitas. PPIC dibutuhkan ketika informasi tentang kemampuan memproduksi
dengan waktu dan jumlah sumber daya (bahan baku) yang tepat dalam memenuhi
permintaan marketing. PPIC terdapat di setiap industri untuk menjembatani antara
kebutuhan marketing dengan kemampuan produksi. Struktur organisasi
departemen PPIC antara lain :

PPIC

GUDANG

Gambar 1.
Struktur Gudang Obat Gudang Bahan Gudang Bahan
Jadi Baku Kemas

organisasi PPIC PT. Molex Ayus

PPIC di PT. Molex Ayus berada di bawah Plant Manager yang memiliki
sasaran pokok sebagai berikut:
a. Ketepatan akan ketersediaan dan jumlah akan bahan baku dan bahan kemas
yang dibutuhkan.
b. Ketepatan waktu dalam memenuhi permintaan marketing.
c. Ketepatan penyelesaian permintaan marketing (produk).
d. Berkurangnya biaya produksi dan penyimpanan.
e. Menghindari terjadinya over stock bahan baku dan produk jadi (menyebabkan
cash flow terhambat).
f. Menghindari terjadinya out stock bahan baku dan produk jadi (menyebabkan
kehilangan opportunity).
 Tujuan akhir dari PPIC adalah untuk menyimbangkan ketersediaan bahan
yang dibutuhkan dengan kebutuhan produksi sesuai dengan target marketing dan
meminimasi terhadap biaya penyimpanan.
Untuk mencapai sasaran pokok tersebut, Departemen PPIC melakukan
tugasnya dengan menggunakan prinsip PDCA yaitu:
a. Planning (P)
Perencanaan di PT. Molex Ayus dibuat menjadi perencanaan tahunan,
triwulan, dan bulanan. Perencanaan tahunan dibuat dengan tujuan untuk
menghitung biaya yang dibutuhkan untuk membeli bahan baku dan bahan kemas
untuk 1 tahun ke depan, dilakukan pada akhir tahun sebelum tahun berikutnya.
Perencanaan triwulan bertujuan untuk memantau apakah perencanaan yang telah
dibuat sebelumnya masih sesuai dengan keadaan di lapangan. Perencanaan
bulanan yang dibuat sebagai acuan untuk realisasi produksi yang akan dilakukan.
Perencanaan bulanan yang telah dibuat akan direvisi setiap tanggal 20 tiap
bulannya. Data yang dibutuhkan dalam membuat perencanaan tersebut antara lain
stok obat jadi dan in process, rata-rata penjualan 3 bulan terakhir, stok distributor,
hutang obat jadi, stok sisa bahan baku dan bahan kemas serta outstanding PO
(purchase order).
b. Doing (D)
1) Pembuatan surat permintaan bahan baku dan bahan kemas sesuai dengan
kebutuhan perencanaan.
2) Penentuan tanggal kedatangan serta jumlah dari bahan baku dan bahan kemas
yang telah dibuat sesuai dengan perencanaan.
3) Penyerahan data kebutuhan/surat permintaan bahan baku dan kemas ke
bagian Purchasing.
c. Controlling (C)
Kegiatan ini meliputi:
1) Stock opname obat jadi tiap akhir bulan.

2) Stock opname bahan baku dan kemas minimal 2 kali dalam setahun

3) Pemantauan kedatangan bahan baku dan kemas.

4) Pemantauan outstanding dari PO bahan baku dan kemas yang telah
diterbitkan.
5) Pemantauan proses produksi.
d. Action (A)
Pada kegiatan ini dilakukan:
1) Revisi apabila ada perubahan dari perencanaan yang telah dibuat sebelumnya,
misalnya jika ada peningkatan permintaan, adanya tender.
2) Pencegahan terhadap perubahan.
Faktor perencanaan persediaan dipengaruhi oleh faktor internal dan
eksternal.
a. Faktor Internal
1) Kapasitas produksi: dihitung dari maksimal kapasitas SDM (mesin dan
personil) yang tersedia (perhitungan secara teoritis).
2) Kapasitas terpasang: dihitung dari kapasitas rata-rata mesin dan personil
yang terpakai (perhitungan secara real / sesuai kenyataan dilapangan).
3) Jumlah persediaan (sisa stok bahan dan outstanding PO (PO yang belum
terkirim oleh supplier).
4) Kapasitas penyimpanan (gudang).
b. Faktor Eksternal
1) Fluktuasi permintaan
2) Perekonomian (daya beli)
3) Ketersediaan barang (obat jadi dan bahan baku/kemas)
Beberapa alasan dilakukannya persediaan bahan yaitu untuk mengantisipasi
terjadinya fluktuasi permintaan, persediaan bahan baku dari supplier yang
mungkin berkurang, lead time kedatangan yang lama, harga bahan baku yang
mungkin naik dan over stock / out stock dari bahan baku ataupun obat jadi di
gudang yang berkurang.
Sistem pengadaan yang biasa digunakan oleh departemen PPIC PT. Molex
Ayus antara lain: sistem open purchase order, blanket purchase order dan just in
time purchase. Pembelian secara open purchase order dilakukan dalam jumlah
kecil dengan frekuensi pembelian tinggi, barang mudah didapat dan kebutuhan
barang fluktuatif yang biasanya untuk bahan yang memiliki harga tinggi. Metode
pengadaan secara blanket purchase order digunakan jika pembelian dilakukan
dalam jumlah besar dengan harga tetap, pengiriman diatur dalam jangka waktu
tertentu dan ketersediaan barang fluktuatif biasanya digunakan daam sistem
pengadaan zat aktif. Sistem pengadaan just in time purchase dilakukan ketika telah
terjadi hubungan terus menerus dengan supplier yang sama, adanya kelancaran
dalam pembayaran, delivery dilakukan dengan tepat waktu, jumlah pembelian
konstan dan kontrak pembelian berlangsung dalam jangka waktu panjang,
pemesanan dengan metode ini biasanya untuk bahan eksipien.
2. Gudang Bahan Baku, Bahan kemas dan Obat Jadi
Gudang merupakan sarana pendukung kegiatan produksi dan operasi
industri farmasi yang memiliki fungsi sebagai tempat untuk menyimpan bahan
baku dan obat jadi yang belum didistribusikan. Gudang juga memiliki fungsi
untuk melindungi bahan (bahan awal, pengemas, dan obat jadi) dari pengaruh luar
dan binatang pengerat, serangga, dan melindungi obat dari kerusakan.
Penyimpanan barang disemua gudang harus sesuai dengan CPOB dengan
menggunakan rak yang terbuat dari material yang kuat, bahan atau kemasan
disimpan diatas pallet sehingga tidak kontak langsung dengan lantai. Kebersihan
ruangan selalu dijaga terutama dari debu dan hewan seperti serangga dan tikus.
Dalam menjalankan fungsinya dengan baik, menurut CPOB gudang harus
memenuhi persyaratan sebagai berikut:
a. Mempunyai kapasitas yang cukup dan memadai agar dapat menyimpan
material dan produk dengan rapi dan teratur.
b. Gudang harus didesain dan disesuaikan agar terciptanya kondisi penyimpanan
yang baik yaitu area yang bersih, kering dan mendapat pencahayaan yang
cukup serta suhu penyimpanan dijaga dalam batas yang ditetapkan.
c. Apabila terdapat bahan atau produk yang membutuhkan kondisi penyimpanan
khusus seperti suhu dan kelembaban tertentu maka kondisi tersebut hendaklah
disiapkan, dikendalikan, dipantau dan dicatat.

d. Gudang hendaklah dapat menjaga kualitas bahan dan produk dari pengaruh
cuaca.
e. Area karantina harus diberi penandaan yang jelas.
f. Harus tersedia area sampling terpisah untuk mencegah kontaminasi atau
kontaminasi silang.
g. Bahan dan produk yang ditolak harus disimpan di area yang terpisah dari area
penyimpanan.
h. Penyimpanan bahan aktif berpotensi tinggi, radioaktif, narkotika, obat
berbahaya lain dan zat atau bahan yang berisiko tinggi terhadap
penyalahgunaan, kebakaran, atau ledakan harus disimpan terpisah dan
keamanannya terjamin serta untuk narkotik maupun obat berbahaya lain harus
disimpan di tempat terkunci.
i. Untuk bahan pengemas cetakan harus disimpan di tempat terkunci karena
menyangkut kebenaran produk dan identitas.
Menurut CPOB, produk farmasi (obat) harus disimpan pada suhu dan
kelembapan tertentu untuk mencegah atau meminimalkan risiko degradasi obat
yang akan mengurangi kualitas dan keamanan obat. PT Molex Ayus memiliki
beberapa gudang antara lain:
1) Gudang Bahan Baku
Pengaturan gudang bahan baku diklasifikasikan berdasarkan sifat bahan
yang disimpan. Gudang bahan baku terdiri dari:
a) Gudang mudah terbakar, tempat menyimpan bahan-bahan yang bersifat
explosif atau mudah terbakar, seperti alkohol; dan
b) Gudang tidak mudah terbakar.
Pengaturan gudang tidak mudah terbakar diklasifikasikan berdasarkan
bentuk fisik dari bahan yang disimpan di dalamnya, yaitu terdiri dari gudang
padat dan gudang cair. Gudang padat terdiri dari gudang karantina, gudang reject,
gudang release, dan gudang untuk bahan prekursor.
Pengaturan gudang bahan baku juga dapat diklasifikasikan berdasarkan
rentang suhunya, yaitu sebagai berikut:

a) Gudang Suhu Kamar

Gudang ini menggunakan suhu antara 25 – 30 ºC, digunakan untuk
menyimpan bahan baku yang tidak membutuhkan persyaratan khusus dalam
penyimpanannya. Selain itu, gudang ini berfungsi untuk menyimpan bahan baku
yang telah di release oleh bagian QC. Kondisi gudang menggunakan suhu kamar
≤ 30 ºC dengan RH maksimal 80%. Hal ini sesuai dengan persyaratan CPOB
dimana suhu untuk gudang suhu kamar yaitu ≤ 30 ºC dan RH tidak
diklasifikasikan.
b) Gudang Suhu Sejuk
Gudang ini menggunakan suhu antara 15 – 25 ºC, digunakan untuk
menyimpan bahan baku yang stabil pada suhu 15 – 25 ºC dengan RH maksimal
65%. Hal ini sudah sesuai dengan persyaratan CPOB dimana suhu yang
digunakan ≤ 25 ºC dan RH tidak diklasifikasikan.
c) Gudang Suhu Dingin
Gudang ini menggunakan suhu dibawah 8oC, dengan minimal suhu adalah
2 °C dan RH maksimal 65%. Hal ini sudah sesuai dengan persyaratan CPOB
dimana suhu yang digunakan 2 – 8 °C dan RH tidak diklasifikasikan. Contoh
bahan yang disimpan dalam gudang ini adalah bahan baku cair maupun padat
yang memiliki kestabilan dibawah suhu sejuk. Contoh zatnya adalah: asam fusidat
dan natrium fusidat.
Gudang untuk produksi betalaktam terbagi menjadi dua bagian. Gudang
bahan baku zat aktif betalaktam terletak pada gedung yang terpisah dari gudang
bahan baku obat non-betalaktam, namun terdapat dalam gedung yang sama
dengan ruang produksi betalaktam. Eksipien untuk produk betalaktam disimpan
dalam gudang bahan baku obat non-betalaktam.
2) Gudang Bahan Kemas
Gudang bahan kemas adalah gudang yang digunakan untuk menyimpan
bahan-bahan kemasan seperti alumunium foil, tube, tutup botol, kotak/dus, brosur,
etiket, sendok dan karton. Bahan kemas disimpan dalam suhu kamar ≤ 30°C
dengan RH maksimal 80%. Sistem pemesanan barang di gudang bahan kemas
dilakukan dengan tahapan sebagai berikut :
a) Bahan – bahan yang telah mendekati minimum stok dapat dipesan bagian
gudang dengan mengisi formulir pemintaan bahan.
b) Gudang melakukan pemesanan ke distributor yang sudah teregistrasi oleh
BPOM. Pemesanan bahan kemas berdasarkan perencanaan yang dilakukan
oleh PPIC ditentukan per semesternya dan terkait produk apa yang akan
diproduksi pada semester selanjutnya.
c) Formulir Permintaan Bahan diserahkan kepada bagian pembelian. Waktu
tunggu (lead time) untuk bahan kemas selama 1 bulan.
 Adapun sistem alur penerimaan bahan kemas di gudang bahan kemas adalah
sebagai berikut:
a) Setiap barang datang yang dibawa oleh supplier wajib diperiksa dan di
cocokkan kesesuaian dokumen pengiriman barang yang dibawa oleh supplier
dengan surat PO (purchasing order) dan daftar periksa penerimaan barang.
Apabila semua barang yang datang sudah sesuai dengan surat PO, kemudian
barang disimpan dalam Gudang Karantina.
b) Setelah barang dikarantina, gudang membuat laporan kedatangan barang yang
ditujukan ke Dept. Quality Control sebagai informasi bahwa barang sudah
datang. Inspector QC melakukan uji sampel dengan mengambil sampel bahan
kemas, untuk diperiksa kelayakannya. Apabila hasil yang dihasilkan
memenuhi persyaratan, maka wadah bahan kemas diberi label release.
Apabila tidak memenuhi persyaratan, maka bahan kemas tersebut
dikategorikan barang reject dan dikembalikan ke supplier.
c) Bahan kemas yang telah direlease, dipindahkan dari Gudang Karantina untuk
disimpan ke Gudang Bahan Kemas.
d) Bahan kemas yang telah dinyatakan release oleh QC, kemudian dicatat dalam
Kartu Stock Gudang dan diinput ke jaringan komputer.
e) Pemakaian bahan kemas disesuaikan dengan waktu kedatangannya. Bahan
kemas yang masuk ke gudang lebih awal akan dipakai terlebih dahulu.
Sebaliknya, apabila bahan kemas yang terakhir masuk gudang akan dipakai
setelah bahan kemas yang datang lebih awal habis terpakai.
f) Staff Gudang Bahan Kemas mengeluarkan barang (bahan kemas) sesuai
dengan yang tercantum dalam Dokumen Bahan Kemas, kemudian dicatat
dalam Kartu Stok. Untuk stock opname bahan kemas dilakukan setiap 1
bulan. Bertujuan untuk untuk menjamin kesesuaian di Kartu Stok dengan
stock gudang
3) Gudang Obat Jadi
Gudang industri farmasi merupakan salah satu sarana pendukung dalam
kegiatan produksi yang berfungsi untuk menyimpan segala bentuk bahan produksi
seperti bahan baku, bahan kemas, obat jadi yang belum didistribusikan maupun
produk retur atau recall sebelum dimusnahkan. Gudang juga berfungsi untuk
melindungi dari pengaruh luar dan binatang pengerat, dan melindungi obat dari
kerusakan. Bagian gudang hendaklah termasuk dalam struktur organisasi industri
farmasi. Tanggung jawab, kewenangan dan hubungan timbal balik semua personil
hendaklah ditunjukkan dengan jelas dan agar dapat menjalankan fungsi tersebut
perlu pengelolaan pergudangan yang sering disebut dengan Manajemen
Pergudangan. Kegiatan pergudangan hendaklah terpisah dari kegiatan lain (CPOB
2012).
Area penyimpanan hendaklah didesain atau disesuaikan dengan
standarisasinya untuk menjamin kondisi penyimpanan yang baik, bersih, kering
dan mendapat penerangan yang cukup serta dipelihara dalam batas suhu yang
ditetapkan. Ruang penyimpan hendaklah memiliki kapasitas yang memadai dalam
proses penyimpanan sebelum produk tersebut release. Penataan yang rapi dan
teratur dapat memaksimalkan penyimpanan berbagai macam bahan dan produk
seperti bahan awal dan bahan pengemas, produk antara, produk ruahan dan
produk jadi, produk dalam status karantina, produk yang telah diluluskan, produk
yang ditolak, produk yang dikembalikan atau produk yang ditarik dari peredaran.
Gudang Farmasi di PT.Molex Ayus terbagi menjadi 4 gudang yaitu gudang
obat jadi non betalaktam,gudang bahan awal dan bahan kemas,gudang obat jadi
betalaktam dan gudang limbah. Gudang obat jadi di PT.Molex Ayus Merupakan
ruangan yang digunakan untuk menyimpan produk obat jadi sebelum release ke
pasaran. Untuk gudang obat jadi non betalaktam dikepalai oleh 1 supervisior
dimana setiap pelaporan yang dibuat akan diberikan kepada Manager Gudang &
PPIC. Proses obat jadi dapat masuk ke gudang obat jadi non betalaktam adalah:
a) Obat yang sudah melalui tahap pengemasan baik primer, sekunder maupun
kemas tersier akan dikirim ke gudang obat jadi non betalaktam untuk
melewati proses karantina dan beberapa tahap pengujian terlebih dahulu.
b) Sebelum produk di karantina, pihak gudang obat jadi melakukan pengecekan
kembali pada form serah terima barang (bon penyerahan barang) terkait
jumlah produk dan nomor bets yang tertera pada kemasan produk sebagai
tanda terima barang.
c) Kemudian dilakukan karantina dengan memberikan label karantina pada
setiap sisi yang terlihat dan di beri jaring kuning, selama proses karantina
dilakukan pengujian oleh QA (terkait dokumentasi) dan QC (terkait pengujian
produk remaider).
d) Setelah dinyatakan lulus oleh masing masing Departemen baik QA maupun
QC, maka label karantina dapat dicabut dan produk dapat di release ke
distributor yang sudah melakukan PO produk.
Penyimpanan gudang obat jadi non betalaktam berdasarkan suhu
penyimpanan yang terbagi menjadi 2, yaitu gudang obat jadi dengan suhu kamar
dan gudang obat jadi dengan suhu sejuk. Pengecekan suhu ruang dan RH
dilakukan setiap hari oleh operator penanggung jawab suhu. Untuk penyimpanan
produk obat jadi yang mengandung prekusor di tempatkan di ruang yang sama
dengan produk lainnya dengan tata letak yang sudah ditentukan. Gudang obat jadi
non betalaktam juga melakukan stok opname yang biasanya dilakukan sebulan
sekali.
Pembelian sediaan farmasi dapat dilakukan melalui distributor ke gudang.
Distributor dapat melakukan pemesanan melalui fax yang akan diproses melalui
sistem komputerisasi untuk dilakukan pengecekan ketersediaan sediaan farmasi.
Apabila sediaan farmasi yang dibutuhkan ada, maka industri farmasi PT.Molex
Ayus akan melakukan pengiriman ke distributor, untuk obat yang mengandung
prekursor surat pesanan asli harus di sertakan.

4) Gudang Retur/Recall
Gudang ini digunakan untuk menyimpan produk jadi yang telah di retur
oleh pihak distributor dan produk yang di recall karena suatu penyimpangan. Di
gudang ini produk diberi label angka dimana setiap angka menunjukan produk
apa saja yang ada didalam wadah sehingga memudahkan dalam pendataan dan
juga pemusnahan. Produk disimpan hingga penuh dan dilakukan pemusnahan
dengan disaksikan oleh BPOM.