(PRODUCTION PLANNING AND INVENTORY CONTROL)

PPIC merupakan bagian yang bertugas melakukan perencanaan produksi dan

pengendalian persediaan. PPIC merupakan bagian organisasi perusahaan yang menjembatani
antara divisi marketing dengan produksi. PPIC menerjemahkan kebutuhan pengadaan obat jadi
untuk marketing dalam bentuk rencana produksi dan ketersediaan bahan baku serta bahan
pengemas.
Oleh karena itu PPIC harus mengendalikan persediaan mulai dari bahan awal (bahan
baku dan bahan kemas) sampai obat jadi. Tujuan dari pengendalian persediaan adalah menjaga
agar persediaan tidak sampai habis sehingga tidak menghambat proses produksi dan pemasaran
produk.
PPIC mempunyai peran yang penting dalam perusahaan karena berkaitan erat
dengan cash flow dan kinerja bagian produksi.
Secara umum fungsi PPIC adalah sebagai berikut :
a. Mensinergikan kepentingan marketing dan manufacturing
b. Mengintegrasikan dan memadukan pihak-pihak lain dalam organisasi (marketing,
produksi, personalia dan keuangan) agar dapat bekerja dengan baik.
Sasaran utama yang ingin dicapai adalah terciptanya proses produksi yang efektif dan efisien
serta menguntungkan bagi perusahaan. PPIC bertanggung jawab dalam bidang production
planning dan inventory control. Sasaran pokok production planning adalah menyelesaikan
permintaan atau pesanan pelanggan tepat pada waktu, penghematan biaya produksi,
memperlancar proses produksi. Sedangkan tugas inventory contro ladalah mengantisipasi
kemungkinan terjadinya kekurangan atau kelebihan persediaan (stock out/over stock),
menghadapi fluktuasi harga (priyambodo, 2007).
PERGUDANGAN (WAREHOUSING)
Gudang merupakan sarana pendukung kegiatan produksi dan operasi industry farmasi
yang berfungsi untuk menyimpan bahan baku, bahan kemas, dan obat jadi yang belum di
distribusikan. Selain untuk penyimpanan gudang juga berfungsi untuk melindungi bahan (baku,
pengemas, dan obat jadi) dari pengaruh luar dan binatang pengerat, serangga, dan melindungi

obat dari kerusakan. Agar dapat menjalankan fungsi tersebut maka harus dilakukan pengelolaan
pergudangan secara benar atau yang sering disebut dengan manajemen pergudangan
(priyambodo, 2007).
Pergudangan adalah segala upaya pengelolaan gudang yang meliputi penerimaan,
penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian, dan pemusnahan, serta pelaporan
material dan peralatan agar kualitas dan kuantitas terjamin (Badan Nasional Penanggulangan
Bencana, 2009)
Manfaat pergudangan
Manfaat pergudangan adalah untuk :
1.
2.
3.
4.

Terjaganya kualitas dan kuantitas perbekalan kesehatan

Tertatanya perbekalan kesehatan
Peningkatan pelayanan pendistribusian
Tersedianya data dan informasi yang lebih akurat, aktua;, dan dapat dipertanggung

jawabkan
5. Kemudahan akses dalam pengendalian dan pengawasan
6. Tertib administrasi (Badan Nasional Penanggulangan Bencana, 2009).
Manajemen pergudangan memiliki cakupan antara lain:
a.
b.
c.
d.

Mengatur orang/petugas (SDM)

Mengatur penerimaan barang
Mengatur penataan/penyimpanan barang
Mengatur pelayanan akan permintaan barang

Adapun sasaran pengelolaan gudang (manajemen pergudangan ) adalah :

1. Fasilitas
- Penyediaan serta pengaturan yang baik terhadap fasilitas /perlengkapan/peralatan
yang dibutuhkan dalam gudang
- Pemakaian ruang seefektif mungkin
- Memungkinkan pemeliharaan yang baik dan mudah untuk semua fasilitas gudang
- Fleksibilitas terhadap perubahan
2. Tenaga kerja
- Penggunaan tenaga kerja seefektif mungkin
- Mengurangi resiko kecelakaan kerja
- Memungkinkan pengawasan yang baik
3. Barang

Menghindari kerusakan barang ataupun yang mempengaruhi kualitasnya

Menghindari terjadinya kehilangan barang
Mengatur tempat agar hemat tempat/barang
Pengaturan aliran keluar masuknya barang

Syarat-syarat gudang (sesuai dengan cGMP)

Agar dapat menjalankan fungsinya dengan benar, maka gudang harus memenuhi persyaratanpersyaratan yang telah ditentukan dalam cara pembuatan obat yang baik (CPOB) terkini. Syarat
syarat tersebut adalah :
1. Harus ada prosedur tetap (protap) yang mengatur/tata cara kerja bagian gudang, termasuk
di dalamnya mencakup tentang tatacara penerimaan bahan, penyimpanan dan distribusi
bahan/produk
2. Gudang harus cukup luas, terang dan dapat menyimpan bahan dalam keadaan kering,
bersuhu sesuai dengan persyaratan, bersih dan teratur
3. Harus ada prosedur tetap (protap) yang mengatur /tatacara kerja bagian gudang, termasuk
didalamnya mencakup tentang tatacara penerimaan bahan, penyimpanan dan distribusi
bahan/produk

Gambar Alur proses penerimaan barang di gudang

4. Harus ada prosedur tetap (protap) yang mengatur /tatacara kerja bagian gudang, termasuk
didalamnya mencakup tentang tatacara penerimaan bahan, penyimpanan, dan distribusi
bahan/produk
5. Harus terdapat tempat khusus untuk menyimpan banhan yang mudah terbakar atau
mudah meledak (misalnya alcohol atau pelarut organic)
6. Tersedia tempat khusus untuk produk dan bahan dalam status karantina dan ditolak
7. Tersedia tempat khusus untuk melakukan sampling (sampling room) dengan kualitas
ruangan seperti ruang produksi (grey area)
8. Pengeluaran bahan harus menggunakan prinsip FIFO (first in first out) atau FEFO (first
expired first out) (priambodo, 2007)
Bahan-bahan untuk keperluan produksi disimpan di gudang. Gudang meliputi gudang bahan
baku, gudang bahan kemas dan gudang obat jadi.
1. Gudang Bahan Baku. Sistem penyimpanan bahan baku yang digunakan disusun
berdasarkan bentuk sediaan, status bahan baku, dan penggolongan obat. Penyimpanan
bahan baku berdasarkan bentuk sediaan dibedakan ke dalam bagian solida, semi solida,
dan liquida. Penyimpanan berdasarkan status bahan baku dibedakan ke dalam status
karantina, diluluskan dan ditolak. Penyimpanan berdasarkan penggolongan obat
dikhususkan untuk bahan baku narkotik, psikotropik, dan prekursor. Penyimpanan bahan
baku golongan ini terdapat di tempat khusus dan terkunci.
2. Gudang Bahan Kemas. Sistem penyimpanan yang digunakan dalam gudang bahan kemas
berdasarkan fungsinya (etiket, insert, botol, karton, box, aluminium foil, pot, tube,
cangkang kapsul). Khusus untuk penyimpanaan aluminium foil dan cangkang kapsul
ditempatkan pada ruang khusus yang memiiliki AC/Air Conditioner (15 derajat Celcius).
3. Gudang obat jadi. Sistem penyimpanan yang digunakan dalam gudang obat jadi disusun
berdasarkan alfabet dan bentuk sediaan.
Bangunan
Area penyimpanan harus dirancang untuk memastikan kondisi penyimpanan yang baik sebagai
berikut :
1.
2.
3.
4.

Kebersihan dan hygiene

Kelembaban (kelembaban relative tidak lebih dari 60%)
Suhu harus berada pada batasan yang diterima (8-25oC)
Bahan dan material yang disimpan tidak boleh bersentuhan langsung dengan lantai

5. Jarak antgar bahan mempermudah pembersihan dan inspeksi

6. Pallet harus disimpan dalam kondisi yang bersih dan terawatt (United Arab Emirates
Ministry of Health Drug Control Department, 2006)
Denah bangunan
Gudang harus mempunyai tata letak ruang yang baik untuk memudahkan penerimaan,
penyimpanan, penyusunan, pemeliharaan, pencarian, pendistribusian, dan pengawasan material
dan peralatan (Badan Nasional Penanggulangan Bencana, 2009).
Factor factor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang tata letak gudang adalah sebagai
berikut :
1. Untuk kemudahan bergerak, gudang jangan disekat-sekat, kecuali jika diperlukan.
Perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan.
2. Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran material dan peralatan, tata letak
ruang gudang perlu memiliki lorong yang ditata berdasarkan sistem:
a. Arah garis lurus
b. Arah huruf U
c. Arah huruf L
3. Pengaturan sirkulasi udara
Salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya sirkulasi udara yang
cukup di dalam ruangan, termasuk pengaturan kelembaban udara dan pengaturan
pencahayaan.
4. Penggunaan rak dan pallet yang tepat dapat meningkatkan sirkulasi udara, perlindungan
terhadap banjir, serangan hama, kelembaban dan efisiensi penanganan (Badan Nasional
Penanggulangan Bencana, 2009).
Pembagian Area Gudang
Gudang industry farmasi terbagi dalam beberapa area antara lain :
1. Area penyimpanan
Area penyimpanan harus memiliki kapasitas yang memadai untuk menyimpan dengan
rapi dan teratur. Bahan-bahan yang disimpan dalam gudang antara lain bahan awal, bahan
pengemas, produk antara, produk ruahan, produk jadi, produk dalam status karantina,

produk yang telah diluluskan, produk yang ditolak, produk yang dikembalikan atau
produk yang ditarik dari peredaran.
Produk ditangani dan disimpan dengan cara yang sesuai untuk mencegah pencemaran,
campur baur dan pencemaran silang. Area penyimpanan diberikan pencahayaan yang
memadai sehingga semua kegiatan dapat dilakukan secara akurat dan aman. Bahan atau
produk yang membutuhkan kondisi penyimpanan khusus (seperti suhu dan kelembaban)
harus dikendalikan, dipantau dan dicatat, seperti:
a. Obat, vaksin dan serum memerlukan tempat khusus seperti lemari pendingin khusus
(cold chain) dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik.
b. Bahan kimia harus disimpan dalam bangunan khusus yang terpisah dari gudang
induk.
c. Peralatan besar/alat berat memerlukan tempat khusus yang cukup untuk penyimpanan
dan pemeliharaannya.
Ruang penyimpanan
Ruang penyimpanan digudang ada empat yaitu :

Gudang A
Gudang A merupakan tempat penyimpanan sementara berupa area karantina bahan
baku non Betalaktam dan transit produk jadi. Suhu maksimal adalah 30 C dan

kelembaban (RH) maksimal 75%.

Gudang B
Gudang B merupakan gudang penyimpanan bahan baku yang sudah diluluskan dari
laboratorium pengawasan mutu. Suhu gudang B dimonitor tidak boleh lebih dari

30 C dan kelembaban (RH) maksimal 75%

Gudang C
Gudang ini digunakan untuk menyimpan kemasan primer polycell (strip dan blister)
dimana memerlukan kondisi penyimpanan khusus. Suhu ruangan ini dimonitor

maksimal 25C dan kelembaban (RH) maksimal 70%.

Gudang D
Gudang D digunakan untuk menyimpan bahan baku baik yang masih dalam status
karantina, bahan baku yang telah diluluskan/ ditolak dengan kondisi penyimpanan
khusus. Suhu dimonitor maksimal 22 C dan kelembaban (RH) maksimal 55%.
Bahan baku dengan status karantina diletakkan di dalam garis batas berwarna kuning

dan untuk bahan yang ditolak disimpan dalam area yang dibatasi dengan garis
berwarna merah. Selain itu di dalam Gudang D terdapat 2 ruang penyimpanan
khusus dengan suhu berbeda yaitu cool storage dan cold storage. Cool storage(815 C) untuk bahan non ekstrak seperti DHA powder, Triamcinolon, Omeprazol
pellet 8,5%, Lanzoprazole dan Rifampicin. Cold storage (2-8 C) untuk bahan
ekstrak seperti ekstrak kemuning, jati belanda, ekstrak kering teh hijau, ekstrak pekat
kunyit dan lain-lain.
2. Area penerimaan dan pengiriman
Area penerimaan dan pengiriman barang harus dapat memberikan perlindungan terhadap
bahan dan produk dari pengaruh cuaca. Area penerimaan harus didesain dan dilengkapi
dengan peralatan untuk pembersihan wadah barang. Suhu penyimpanan pada area ini
sesuai dengan suhu kamar (30oC).
3. Area karantina
Area karantina harus dibuat terpisah dengan penandaan yang jelas berupa label kuning
untuk produk karantina dan label hijau untuk produk yang diluluskan dan hanya boleh
diakses oleh personil yang berwenang.
4. Area pengambilan sampel
Area pengambilan sampel dibuat terpisah dengan lingkungan yang dikendalikan dan
dipantau untuk mencegah pencemaran atau pencemaran silang dan tersedia prosedur
pembersihan yang memadai untuk ruang pengambilan sampel.
5. Area bahan dan produk ditolak
Bahan dan produk yang ditolak disimpan dalam area terpisah dan terkunci serta
mempunyai penandaan yang jelas berupa label merah dan hanya boleh diakses oleh
personil yang berwenang.
6. Area bahan dan produk yang ditarik
Produk yang ditarik kembali dari peredaran karena rusak atau kadaluarsa harus disimpan
dalam area terpisah dan terkunci serta mempunyai penandaan yang jelas dan hanya boleh
diakses oleh personil yang berwenang.
7. Area penyimpanan produk berpotensi tinggi
Bahan yang berpotensi tinggi, narkotika, psikotropika, dan bahan yang mudah terbakar
atau meledak disimpan di daerah yang terjamin keamanannya.
8. Area bahan pengemas
Bahan pengemas cetak merupakan bahan yang kritis karena menyatakan kebenaran
produk. Bahan label disimpan di tempat terkunci (BPOM, 2006).
Spesifikasi Gudang
Gudang di industry farmasi mempunyai spesifikasi antara lain :

1. Lantai
a. Terbuat dari beton padat dengan hardener, bersifat menahan debu dan tidak tahan
terhadap tumpahan larutan bahan kimia.
b. Terbuat dari beton dilapisi ubin keramik berwarna putih dengan kriteria harus tahan
terhadap bahan kimia dan goresan, mudah diperbaiki, memerlukan penutupan celah,
keras, dan licin bila basah.
2. Pencahayaan : 200 Lux (satuan kekuatan cahaya ) (BPOM, 2009)
Pembagian Gudang
Gudang diindustri farmasi diklasifikasikan sebagai berikut :
1. Berdasarkan suhu penyimpanan
a. Gudang suhu kamar (30oC)
b. Gudang berAC (25oC)
c. Gudang dingin (2-8oC)
d. Gudang beku (<0oC)
2. Berdasarkan jenis
a. Gudang bahan baku : gudang bahan padat dan bahan cair
b. Gudang bahan pengemas
c. Gudang bahan beracun
d. Gudang bahan mudah meledak/mudah terbakar (gudang api)
e. Gudang bahan yang ditolak
f. Gudang karantina obat jadi
g. Gudang obat jadi (BPOM, 2009)
Peralatan
Peralatan yang terdapat diarea penyimpanan hanya boleh digunakan untuk tujuan tertentu
dan untuk kegiatan yang diperbolehkan dengan izin yang dikeluarkan oleh Badan Pengawas
Obat Dan Makanan (United Arab Emirates Ministry of Health Drug Control Department, 2006).
Semua peralatan harus dikalibrasi dan divalidasi secara berkala termasuk alat pengatur
suhu, kelembaban dan timbangan (United Arab Emirates Ministry of Health Drug Control
Department, 2006).
Sarana penunjan yang harus ada digudang antara lain :
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.

Pallet
Forklift
Rak
Pengatur udara (AC, ventilator, kipas angin)
Timbangan
Kulkas/lemari pendingin
Troli
Pest control

i.
j.
k.
l.
m.
n.
o.

Pengatur kelembaban
Termometer
Computer
Generator
Lemari
Fire extinguisher (tabung pemadam kebakaran).
Alarm kebakaran (Anonim, 2010 dan BPOM, 2006).

Personil
Semua

personil

di

area

penyimpanan

harus

diberikan

pelatihan

awal

dan

berkesinambungan yang berkaitan dengan cara distribusi dan penyimpanan yang baik, peraturan
yang berkaitan, dan peraturan keselamatan. Catatan pelatihan harus disimpan untuk diperiksa
bila diperlukan (United Arab Emirates Ministry of Health Drug Control Department, 2006).
Semua anggota staf harus dilatih dan mempunyai tingkat kebersihan dan sanitasi yang
tinggi. Petunjuk yang jelas tentang kebersihan pribadi harus didistribusikan dan diamati. Personil
yang bekerja di area penyimpanan harus mengenakan pakaian pelindung atau pakaian kerja
sesuai dengan aktivitas yang mereka lakukan (United Arab Emirates Ministry of Health Drug
Control Department, 2006).
Manajemen gudang dilakukan oleh pengelola gudang yang ditunjuk berdasarkan peraturan yang
berlaku dan sekurang-kurangnya terdiri dari:
1. Kepala gudang, mempunyai tugas pokok antara lain :
a. Mengelola penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian material dan peralatan.
b. Melakukan perencanaan, pengendalian dan pelaporan pergudangan.
c. Mengamankan pergudangan beserta isi dan lingkungannya dari segala sesuatu yang
mengancam keberadaan gudang beserta isinya.
d. Mendukung percepatan pendistribusian material.
2. Petugas perencanaan, pengendalian, dan pelaporan mempunyai tugas pokok antara lain :
a. Merencanakan, mengendalikan dan melaporkan setiap material dan peralatan yang
masuk, disimpan dan didistribusikan setiap periode tertentu atau secara berkala.
b. Merencanakan, mengendalikan dan melaporkan pengelolaan material dan peralatan.
c. Merencanakan, mengendalikan dan melaporkan kegiatan manajemen pergudangan.
d. Mendukung perencanaan, pengendalian, dan pelaporan dalam rangka percepatan
pendistribusian material dan peralatan.
3. Petugas penerimaan mempunyai tugas :

a. Mengelola penerimaan material dan peralatan di gudang sesuai dengan peraturan

yang berlaku.
b. Melakukan penerimaan dan pengecekan kondisi material dan peralatan pada saat
penerimaan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
c. Mengkoordinasikan proses penerimaan material dan peralatan.
d. Mendukung percepatan dan akurasi penerimaan material dan peralatan.
4. Petugas penyimpanan dan pemeliharaan, mempunyai tugas pokok antara lain :
a. Mengelola penyimpanan dan pemeliharaan material dan peralatan.
b. Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan material dan peralatan di gudang sesuai
dengan karakteristik material dan peralatan pada tempat yang sesuai.
c. Mengamankan material dan peralatan dari ancaman kerusakan dengan cara
menyimpan sesuai dengan ketentuan dan tempat yang disediakan.
d. Mendukung percepatan penyimpanan dan pemeliharaan material dan peralatan agar
tetap terjaga kualitas dan kuantitasnya.
5. Petugas pendistribusian mempunyai tugas pokok :
a. Mengelola pendistribusian material dan peralatan.
b. Melakukan pendistribusian material dan peralatan sesuai dengan permintaan dan
peraturan yang berlaku.
c. Mengkoordinasikan proses pendistribusian material dan peralatan dari gudang ke
penanggung jawab sesuai dengan peraturan yang berlaku.
d. Mendukung percepatan pendistribusian material dan peralatan.
6. Petugas keamanan mempunyai tugas pokok antara lain :
a. Mengelola keamanan dan pengamanan gudang beserta isi dan petugas pengelola
gudang.
b. Melakukan pencegahan dan penanganan keamanan gudang beserta isi dan petugas
pengelola gudang dan pelaporan kondisi keamanan gudang setiap saat atau setiap
periode tertentu.
c. Mengamankan seluruh isi, sistem, dan petugas pengelola pergudangan.
d. Mendukung pengamanan semua proses aktivitas pergudangan mulai dari penerimaan,
penyimpanan, pemeliharaan sampai dengan pendistribusian material dan peralatan
(Badan Nasional Penanggulangan Bencana, 2009).

Manajemen Bahan Kemas

Pengadaan, penanganan dan pengawasan bahan pengemas primer dan bahan pengemas cetak,
serta bahan cetak lain hendaklah diberi perhatian yang sama seperti terhadap bahan awal
(BPOM, 2006).
Perhatian khusus hendaklah diberikan kepada bahan cetak. Bahan cetak tersebut hendaklah
disimpan dengan kondisi keamanan yang memadai dan orang yang tidak berkepentingan
dilarang masuk. Label dan bahan cetak hendaklah disimpan dan diangkut dalam wadah tertutup
untuk menghindarkan campur baur. Bahan pengemas hendaklah diserahkan kepada orang yang
berhak sesuai prosedur tertulis yang disetujui (BPOM, 2006).
Tiap penerimaan atau tiap bets bahan pengemas primer hendaklah diberi nomor atau penandaan
yang menunjukkan identitasnya (BPOM, 2006). Bahan pengemas primer, bahan pengemas cetak
atau bahan cetak lain yang tidak digunakan lagi hendaklah dimusnahkan dan pemusnahannya
dicatat (BPOM, 2006).
Untuk menghindari campur baur, hanya satu jenis bahan pengemas cetak atau bahan cetak
tertentu saja yang diperbolehkan diletakkan di tempat kodifikasi pada saat yang sama. Hendaklah
ada sekat pemisah yang memadai antar tempat kodifikasi tersebut (BPOM, 2006).
Bahan yang akan dimusnahkan hendaklah ditempatkan di area terpisah, diberi label ditolak dan
dikeluarkan dari sistem persediaan. Tindakan ini untuk menghindari kesalahan dalam
pengambilan bahan pengemas (BPOM, 2009).
Sistem persediaan dapat dibuat secara manual atau elektronik yang mencakup antara lain:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Nomor kode dan nama bahan atau produk

Tanggal penerimaan, dan pengeluaran atau penyerahan
Jumlah penerimaan, atau penyerahan dan sisa persediaan
Nomor bets/lot
Nama pemasok
Tanggal kadaluarsa
Status bahan (karantina, diluluskan, atau ditolak) (BPOM, 2009)

Administrasi Gudang

Administrasi gudang diperlukan untuk mempermudah pengawasan dan pengendalian perbekalan

farmasi yang meliputi:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Buku induk
Kartu stock
Buku harian penerimaan barang
Buku harian pengeluaran barang
Surat bukti barang masuk (SBBM)
Surat bukti barang keluar (SBBK) (Badan Nasional Penanggulangan Bencana, 2009).

Mekanisme Pergudangan
Mekanisme pergudangan meliputi proses sebagai berikut:
1. Penerimaan
Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan material dan peralatan di
gudang. Dalam proses penyerahan dan penerimaan ini dilakukan:
a. Pendataan jumlah dan mutu material dan peralatan harus sesuai dengan ketentuan
yang berlaku
b. Pencatatan administratif sebagai dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan oleh
petugas yang bersangkutan.
2. Penyimpanan
Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan material dan peralatan di gudang
dengan cara menempatkan material dan peralatan yang diterima:
a. Penempatan sesuai dengan denah
b. Aman dari pencurian
c. Aman dari gangguan fisik
d. Aman dari pencemaran secara kimia dan biologis yang dapat merusak kualitas dan
kuantitas
e. Aman dari kebakaran
f. Penataan sesuai dengan standar pergudangan
3. Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan material dan peralatan agar kondisi tetap
terjamin dan siap pakai untuk digunakan secara efektif, efisien dan dapat diterapkan,
melalui prinsip material dan peralatan disusun di atas pallet secara rapi dan teratur, sesuai
dengan ketentuan.
4. Pendistribusian
Pendistribusian merupakan proses kegiatan pengeluaran dan penyaluran material dan
peralatan dari gudang untuk diserahkan kepada yang berhak, melalui suatu proses serah

terima yang dapat dipertanggungjawabkan, disertai dengan bukti serah terima. Hal ini
dilakukan berdasarkan permintaan sesuai kebutuhan.
5. Pengendalian
Pengendalian merupakan proses kegiatan pengawasan atas pergerakan masuk keluarnya
material dan peralatan dari dan ke gudang agar persediaan dan penempatan dapat
diketahui secara cepat, tepat, dan akurat serta dapat diterapkan.
6. Penghapusan
a. Penghapusan merupakan rangkaian kegiatan pemusnahan material dan peralatan
dalam rangka pembebasan milik/kekayaan negara dari tanggung jawab berdasarkan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
b. Tujuan penghapusan adalah sebagai berikut:
-

Penghapusan merupakan bentuk pertanggungjawaban administrasi petugas

terhadap material dan peralatan yang dikelola, yang sudah ditetapkan untuk
dihapuskan/dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Menghindari pembiayaan (biaya penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan, dan

lain-lain) atau barang yang sudah tidak layak untuk dipelihara.

Menjaga keselamatan agar terhindar dari pencemaran lingkungan.

c. Kegiatan penghapusan adalah sebagai berikut :

-

Membuat daftar material dan peralatan yang akan dihapuskan beserta alasanalasannya.

Pisahkan material dan peralatan yang kadaluarsa/rusak pada tempat tertentu

sampai pelaksanaan pemusnahan.

Melaporkan kepada atasan mengenai material dan peralatan yang akan

dihapuskan.

Membentuk panitia pencelaan dan penghapusan material dan peralatan melalui

Surat Keputusan dari pejabat yang berwenang.

Membuat berita acara hasil pencelaan dan penghapusan material dan peralatan
yang akan dihapuskan.

Melaporkan hasil pencelaan dan penghapusan kepada pejabat yang berwenang.

Melaksanakan penghapusan dan pemusnahan setelah ada keputusan dari pejabat

yang berwenang (Badan Nasional Penanggulangan Bencana, 2009).

Pengelolaan Stok

Aktivitas pengelolaan stok meliputi :

1. Pengecekan pada saat penerimaan produk
Saat penerimaan barang dilakukan pengecekan antara lain kemasannya tidak rusak,
jumlah yang diantar, label produk, nama dan alamat pemasok, nomor batch dan tanggal
kadaluarsa.
2. Pengawasan stok
Sistem pergudangan harus dibuat sistematis, misalnya ruang untuk pergerakan barang
atau petugas gudang agar mudah bergerak, kemudian proses pengecekan barang, dan juga
penggunaan kartu stok untuk mengawasi pergerakan barang. Penggunaan label
diperlukan untuk mengetahui kondisi produk baik, rusak, atau masih dalam pengecekan
dan secara rutin dilakukan perhitungan stok.
3. Pengeluaran produk
Pengeluaran produk mengikuti mekanisme FEFO (First Expired First Out) artinya
produk yang memiliki masa kadaluarsa yang lebih dekat harus diprioritaskan untuk
dikeluarkan terlebih dahulu.
4. Pemusnahan produk
Pemusnahan produk diatur dalam prosedur tertulis. Setiap pabrikan produk dan dari
pemerintah mengeluarkan aturan mengenai tata cara pemusnahan untuk menghindari
penyalahgunaan ataupun dampak yang diakibatkan dari pemusnahan produk (Anonim,
2010).
Pendistribusian
Bahan baku didistribusikan berdasarkan Surat Perintah Kerja (SPK) dari PPPI ke bagian
produksi. Produksi I, II dan III akan mengajukan permohonan penimbangan kepada
Penimbangan Sentral dengan melampirkan Rencana Produksi dan Penimbangan Bahan Baku,
Bon Penyerahan Bahan dan Catatan Pengolahan Batch (CPB) yang dilengkapi dengan Berita
Acara Produksi (BAP). Jika bahannya ada langsung ditimbang, jika tidak ada atau kurang maka
penimbangan sentral akan mengeluarkan Bon Permintaan Bahan Baku ke gudang penyimpanan
kemudian gudang akan mengeluarkan bahan sesuai dengan permintaan. Bahan yang akan
ditimbang diserahkan pada penimbangan sentral dalam bentuk kemasan utuh (original packing).
Sisa bahan baku tidak dikembalikan lagi ke gudang, melainkan tetap di penimbangan sentral.
Sedangkan untuk produk betalaktam (Produksi III) dan ARV penimbangan sentral hanya
melakukan penimbangan bahan tambahan saja.

Sistem pengeluaran bahan baku dan bahan pengemas dilakukan dengan cara FIFO (First
In First Out) dan FEFO (First Expired First Out) yaitu barang yang datang awal akan
dikeluarkan terlebih dahulu dan barang yang expired lebih dahulu serta dibantu dengan stiker
bertuliskan Gunakan Dulu Bahan Ini.
Kapasitas gudang
Salah satu hal yang sangat mempengaruhi berfungsi tidaknya suatu gudang adalah
kapasitas dari gudang itu sendiri. Dalam menentukan kapasitas gudang, maka kedaan yang harus
dipertimbangkan adalah kedaan maksimum. Gudang mencapai keadaan maksimum pada saat
sediaan pengaman belum terpakai, terjadi keterlambatan pemakaian bahan, sedangkan pesanan
datang lebih cepat, yang dapat digambarkan dengan diagram

Gambar Skema penentuan kapasitas gudang

Untuk dapat menghitung besarnya kapasitas gudang yang harus dipenuhi maka diperlukan data
tentang :
1. Jumlah pesanan (order quantity) dalam suatu periode tertentu yang dilakukan
2. Besarnya sediaan pengaman yang ditentukan
3. Variasi lead time

4. Fluktuasi pemakaian
Kapasitas gudang dapat dihitung dengan menggunakan persamaan :
Kapasitas gudang = jumlah pesanan + sediaan pengaman positif + sediaan pengaman
negatif
Atau

= q+k1UL +K2UL

Dimana :
Sediaan pengaman positif

: untuk mencegah kekurangan sediaan

Sediaan pengaman negatif

: untuk menanggulangi kelebihan stock

: jumlah pesanan

K1

: factor pengaman terhadap resiko stock out

K2

: factor pengaman terhadap kelebihan stock

: pemakaian rata rata

: lead time rata rata

e.

buat tambahan cedeeee

DAFTAR PUSTAKA
Anonim. 2010. Good Storage Practice. Distribusi: Kini dan Masa Depan.
Badan Nasional Penanggulangan Bencana. 2009. Peraturan Kepala Badan Nasional
Penanggulangan Bencana Nomor 06 Tahun 2009 Tentang Pedoman Pergudangan.
Halaman 1,3,6-12,16-21.
BPOM. 2006. Pedoman Cara Pembuatan Obat Yang Baik. Halaman 22-24, 52.
BPOM. 2009. Petunjuk Operasional Penerapan Cara Pembuatan Obat Yang Baik. Halaman 63,
69, 76, 159.
Lachman, L., Lieberman, H.A., Joseph, L. 1994. Teori dan Praktek Farmasi Industri. Edisi
Ketiga. Jakarta: UI-Press. Halaman 1484-1487.

Priyambodo, B. 2007. Manajemen Farmasi Industri. Edisi Pertama. Cetakan Pertama.

Yogyakarta: Global Pustaka Utama. Halaman 2-3, 283-287.
United Arab Emirates Ministry of Health Drug Control Department. (2006). Good
Pharmaceutical Storage & Distribution Practices (GS&DP). Pages 10-11, 13, 15.
https://priyambodo1971.files.wordpress.com/2014/03/manajemen-produksi-dan-operasi.pdf