Planning
Organizing
A. STRUKTUR ORGANISASI
APA
(Apoteker
B. DESKRIPSI PEKERJAAN
Deskripsi pekerjaan perlu ditentukan dengan jelas agar tidak terjadi
tumpang-tindih kewajiban dan tanggung jawab atau adanya pekerjaan yang tidak
terselesaikan karena tidak jelas penanggung jawabnya.
5. Fungsi Keuangan
Fungsi dan Tugas:
Membuat rencana aliran kas (cash flow) bulanan dan tahunan
Menerima dan mengeluarkan uang dan surat berharga lainnya sesuai
dengan bukti-bukti dokumen yang telah disetujui APA
Memelihara dan menjaga keamanan dari resiko kehilangan dan
kerusakan uang dan surat berharga lainnya
Menjaga dan memelihara aliran kas agar tidak defisit
1. Sistem Pembelian
a. Diagram
Gambar : Sistem Pembelian
Lap HD
Fungsi Tata Usaha
APA
6 Lap HD SP
4 Barang
Faktur / SP 3 SP
Supplier
(Pemasok)
b. Standar sistem prosedur operasional :
Tahap I : Pengiriman daftar kebutuhan
Petugas penjualan membuat daftar kebutuhan barang melalui
dokumen daftar permintaan barang apotek (order list-OL)
Mengirim OL ke fungsi gudang
Tahap IV :
Petugas TU berdasarkan faktur yang ada tanda terima gudang
mencatat sebagai pembelian barang di apotek
Membukukan pembelian barang di kartu hutang sebagai hutang
dagang apotek
Membuat laporan pembelian dan saldo hutang setiap bulannya
kemudian melaporkannya ke APA
c. Sasaran
Memperoleh harga barang yang lebih murah (lebih efisien)
Dapat melayani kebutuhan konsumen (masuk resep-keluar obat)
e. Indikator :
Harga Pokok Penjualan (HPP)
Bila HPP yang diperoleh < dari HPP tahun lalu (HPP apotek
pesaing) maka pembelian berfungsi dengan baik
Bila HPP yang diperoleh > dari HPP tahun lalu (apotek pesaing)
maka pembelian tidak berfungsi dengan baik
Jumlah resep yang ditolak
Bila jumlah resep yang ditolak < dari jumlah penolakan tahun lalu
maka pembelian berfungsi dengan baik
Bila jumlah resep yang ditolak > dari jumlah penolakan tahun lalu
maka pembelian tidak berfungsi dengan baik
2. Sistem gudang
a. Diagram
Gambar : Sistem Gudang
1 Fak/SP 2 OL
Pemasok Fungsi Fungsi
(supplier) Gudang Penjualan
Barang Barang
Fungsi
Tata Usaha
Tahap II :
Petugas gudang memeriksa dan menyerahkan fisik barang ke
fungsi penjualan sesuai dengan OL
Membuat tanda terima penyerahan barang (stempel dan tanda
tangan petugas penjualan) di OL
Menyimpan dan membukukan barang keluar di komputer (dan
kartu stok barang)
e. Indikator :
Bila tingkat kehilangan, kerusakan barang = 0% (< dibandingkan
dengan tahun lalu) maka gudang berfungsi dengan baik
Bila tingkat kehilangan, kerusakan barang > 0% (> dibandingkan
dengan tahun lalu) maka gudang tidak berfungsi dengan baik
Pemeriksaan
3. Obat
konsumen
Penyerahan
4. No resep
c. Sasaran:
1. memberikan kepuasan kepada konsumen
2. meningkatkan jumlah penjualan
a. Diagram
c. Sasaran :
1. Mencegah kehilangan (kecurian)
2. Mencegah kerusakan (palsu, bencana alam)
Des
Jml
e. Indikator :
Bila tingkat kehilangan dan kerusakan uang dan surat berharga lainnya =
0%,(< dibandingkan dengan tahun lalu), maka fungsi keuangan : berfungsi
dengan baik
Bila tingkat kehilangan dan kerusakan uang dan surat berharga lainya >
0% (> dibandingkan dengan tahun lalu),maka fungsi keuangan : tidak
berfungsi dengan baik
Fungsi Administ
Pembelian Pembelian
Fungsi
1 2 Administ
Penjualan
Penjualan
Des
e. Indikator :
1. Laporan dapat diselesaikan tepat waktu
Bila penyelesaian laporan > lama dari tanggal yang ditetapkan, maka
TU : tidak berfungsi dengan baik
Bila penyelesaian laporan > cepat dari tanggal yang ditetapkan, maka
TU : berfungsi dengan baik
2. Tingkat kesalahan antara fisik asset dengan laporan 0%
Bila tingkat kesalahan laporan = 0% (< dari tahun lalu) maka TU :
berfungsi dengan baik
Bila tingkat kesalahan laporan > 0% (> dari tahun lalu) maka TU : tidak
berfungsi dengan baik
MAKALAH MANAJEMEN FARMASI KOMUNITAS
ORGANISASI APOTEK
Disusun Oleh :
Dewi Nurlaelawati (0706298590)
Dewi Sulistyowati (0706297783)
Donna Maretta A (0706297814)
Lina Saelina (0706298703)
Olivia Fei Fei (0706298041)
Santi Andriani (0706298136)