MAKALAH MANAJEMEN FARMASI KOMUNITAS

ORGANISASI DAN SDM DI APOTEK

OLEH KELOMPOK VII

ENROE LEANDI (0706297871)
IMELDA PURNAMASARI (0706297940)
RIRIN RISTIAZIH (0706298092)
SHEILLA (0706298155)
WISTRI NINGTRAH GP (0706298533)

PROGRAM APOTEKER
DEPARTEMEN FARMASI
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS INDONESIA
2007
A. Pendahuluan
1. Definisi apotek
Definisi apotek menurut PERMENKES No.1332/MENKES/SK/X/2002 tentang
ketentuan dan tata cara pemberian izin apotek:
 Apotek adalah suatu tempat tertentu , tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian
dan penyaluran perbekalan farmasi, perbekalan kesehatan lainnya kepada
masyarakat
 Perbekalan farmasi adalah bahan obat, obat asli Indonesia (obat tradisional),
bahan obat asli Indonesia (bahan obat tradisional), alat kesehatan dan
kosmetik.
2. Tugas dan fungsi apotek:
– Tempat pengabdian profesi apoteker yang telah mengucapkan sumpah jabatan
– Sarana farmasi dalam melaksanakan peracikan pengubahan bentuk, pencampuran
dan penyerahan obat atau bahan pada pemilik tertentu pada hari-hari apotek
– Sarana penyalur perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang
diperlukan oleh masyarakat secara luas dan merata

B. Organisasi
1. Definisi organisasi
1. Stephen F. Robin
Suatu pengaturan yang sistematis dari manusia untuk menyelesaikan beberapa tujuan
tertentu
2. James, A.F. Stoner and R. Edward Freeman
Dua atau lebih manusia yang bekerja bersama-sama dengan suatu cara yang terstruktur
untuk mencapai tujuan tertentu
3. David H. Holt
Struktur hubungan yang ada apabila dua atau lebih manusia secara bersamaan bekerja
bersama untuk mengejar tujuan umum
2. SDM APOTEK BERDASARKAN PERMENKES NO 224/MENKES/SK/V/1990
1. Apoteker Pengelola Apotek (APA) adalah apoteker yang telah diberi surat izin apotek
(SIA)
2. Apoteker pendamping adalah apoteker yang yang bekerja di apotek disamping APA dan
atau menggantikan pada pemilik tertentu pada hari-hari apotek
3. Apoteker pengganti adalah apoteker yang menggantikan APA tersebut tidak berada
ditempat lain selama tiga bulan secara terus menerus
4. Asisten apoteker adalah mereka yang berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku berhak melakukan pekerjaan kefarmasian

3. Struktur organisasi apotek yang ideal

Struktur organisasi apotek yang sederhana:

Organisasi Apotek Sederhana

Apoteker
Fungsi Pembelian
Fungsi Pembukuan

Asisten Apoteker
Juru Resep
Fungsi Penjualan

4. Maksud dan tujuan struktur organisasi:

1. Agar tercapai Unity of command dan unity of direction
2. Ada pembagian kerja dan tugas yang homogen
3. Ada kesesuaian perimbangan antara tugas dan wewenang
4. Melimpahkan tugas dan tanggung jawab secara tepat dan jelas
5. Penyusunan organisasi menurut garis tata hubungan bawah dan atasan, dimulai dari
bawah ke atas dan berakhir pada pucuk pimpinan organisasi
6. Pimpinan wajib mengawasi perintah-perintahnya secara organisasional dan merupakan
hubungan integral dari kehidupan organisasi
7. Pemenuhan beberapa asas:
1. Asas tahu diri
Setiap anggota organisasi sadar dan tahu kedudukannya dalam organisasi dan
berpegang teguh pada kedudukannya
2. Asas kontinuitas
Keberlangsungan tugas torganisasi etap terjaga walaupun ada anggota
organisasi yang tidak dapat bekerja
3. Asas komunikasi
Adanya pertukaran informasi antara anggota dalam organisasi
 4. Asas koordinasi
Adanya kerjasama dalam mengerjakan tugas-tugas dalam organisasi
5. Asas saling asuh antar bagian
Hal ini sangat penting untuk mencegah adanya rasa lebih penting dari
bagiannya terhadap bagian lain
6. Asas kehayatan
Setiap anggota organisasi segera mengatasi keadaan bila terjadi hambatan.
8. Setiap langkah organisasi dilakukan terarah ke tujuan yang telah ditetapkan
1. Fungsi pengarahan
Fungsi pengarahan dilakukan dengan mengarahkan karyawan agar bekerja
secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sebagai
alat utamanya adalah instruksi dan perintah.
2. Fungsi koordinasi
Fungsi koordinasi adalah fungsi yang dilakukan oleh pemimpin yang harus
berusaha menciptakan keselarasan antara tugas yang dilakukan oleh seseorang
dengan orang lain antar bagian dengan bagian lain sehingga tidak terjadi
kesimpangsiuran atau duplikasi pekerjaan.
3. Fungsi pengawasan
Fungsi pengawasan berupa evaluasi dari suatu pekerjaan yang sudah
direncanakan. Fungsi perencanaan merupakan fungsi yang penting dalam
manajemen. Pengawasan dapat dilakukan terhadap:
1. Pengawasan terhadap kualitas
2. Pengawasan kuantitas
3. Pengawasan penggunaan waktu
4. Pengawasan terhadap biaya

Sumber Daya Manusia yang paling diperlukan keberadaannya

1. Tenaga ahli dibidang farmasi (apoteker dan asisten apoteker)
2. Tenaga administrasi
3. Tenaga pembantu
5.Pembagian tugas di apotek
A. Apoteker Pengelola apotek (APA)
a) Fungsi pengabdian
 Berpartisipsi dalam pengambilan keputusan dan proses penggunaan produk farmasi
 Memilih dan penjamin penyediaan produk
 Memilih bentuk sediaan yang akan digunakan
 Memonitor interaksi atau efek samping penggunaan obat
 Mengontrol peracikan
 Mengontrol pelayanan resep
 Menyelaenggarakan informasi tentang obat kepada pasien, keluarga pasien, dokter
maupun tenaga kesehatan lain yang membutuhkan
b) Pokok perumusan pekerjaan apoteker di apotek:
a) Pelayanan obat pada masyarakat
 Atas dasar resep
 Pemeriksaaan resep
 Penyiapan obat dan penyerahan obat
 Komunikasi dengan pembuat resep
 Komunikaasi dengan pasien
 Verifikasi ketentuan resep
 Tanpa resep
 Pemilihan obat dan alternatif obat yang rasional
 Penyerahan dan pemberian informasi obat
 Keabsahan penyerahan
 Observatif sederhana dan riwayat pengobatan
b) Pengelolaan obat di apotek
 Pengadaan bahan obat
 Jaminan kualitas obat
 Prosedur pengadaan dan penerimaan
 Penyimpanan obat
  Teknis penyimpanan
 Penentuan prosedur dan administrasi penyimpanan
 Penanganan obat-obat khusus
 Monitoring kadaluarsa
 Pengendalian kualitas
 Pengendalian persediaan obat
 Monitoring stok
 Prosedur pemesanan
 Kebijakan persediaan
c) Pelayanan informasi dan edukasi
 Pelayanan informasi pada pasien dan masyarakat
 Penyediaan bahan konsultasi
 Penyediaan waktu konsultasi
 Komunikasi dengan tenaga kesehatan lain
 Penyediaan waktu untuk komunikasi
 Monitoring efek obat dan diskusi
d) Peningkatan keahlian, pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan
 Analisis kerja yang perlu ditingkatkan
 Evaluasi dampak peningkatan keahlian
e) Monitoring lingkungan dalam pelayanan dan penyaluran obat
 Pendataan dan analisis
 Pelaporan
 Monitoring umpan balik

c) Fungsi administratif
 Memimpin, mengatur, dan mengawasi pekerjaan semua karyawan di apotek
 Membuat laporan surat menyurat
 Mengawasi pengunaan dan pemeliharaan aktiva apotek
d) Fungsi kewirausahaan
 Merencanakan dan mengatur kebutuhan barabg (obat atau alat kesehatan) untk periode
tertentu sesuai ketentuan yang berlaku
 Mengatur dan mengawasi penjualan dalam bentuk resep maupun non resep
 Menentukan kalkulasi dan kebijakan harga
 Berusaha meningkatkan permintaan
 Memupuk hubungan baik dengan pelanggan
 Mencari pelanggan baru

B. Wewenang dan Tanggung Jawab APA

1. Wewenang APA
a) Memimpin dan mengelola sejumlah orang dalam menentukan pengabdian profesi
kefarmasian.
b) Menambah, memberhentikan dan mutasi pgawai serta pemberian dan kenaikan gaji.
Berkaitan dengan hal menambahkan, memberhentikan dan mutasi pegawai serta
pemberian kenaikan gaji makaAPA berhak untuk:

1. Penarikan seleksi karyawan

Penarikan karyawan berarti mancari dan menarik sejumlah karyawan potensial,
yang selanjutnya diseleksi untuk memenuhi standar sumber daya manusia dalam
organisasi.

2. Seleksi personalia
Seleksi adalah pemilihan seseorang tertentu dari sekelompok karyawan
potensial untuk suatu jabatan tertentu. Prosedur seleksi dapat digunakan untuk
membandingkan pelamar dengan spesifikasi tertentu sesuai jabatan yang tersedia.
Langkah-Langkah Seleksi Personalia
 Wawancara pendahuluan
 Pengumpulan data-data pribadi
 Pengujian
  Wawancara yang lebih mendalam
 Pemeriksaan referensi-referensi prestasi
 Pemeriksaan kesehatan
 Keputusan pribadi
 Orientasi jabatan
3. Orientasi karyawan baru
Setelah proses penyeleksian, karyawan ditempatkan pada suatupekerjaan dan
dipekernalkan dengan organisasi dengan berbagai orientasi.tahap orientasi adalah
tahap perkenalan dan penyesuaian karyawan baru dengan sistem organisasi yang
telah ada.

4. Latihan pengembangan karyawan baru

Tujuan dari kegiatan pengembangan karyawan baru adalah untuk memperbaiki
efektivitas kerja karyawan dalam mencapai hasil kerja yang telah ditetapkan.
Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi prestasi karyawan selanjutnya adalah
 Latar belakang pribadi (pendidikan dan pengalaman kerja)
 Bakat dan minat (perkiraan minat dan kapasitas/kemampuan seseorang)
 Sikap dan kebutuhan (prediksi dan tanggung jawab dan wewenang seseorang)
 Kemampuan analisis dan manipulatif (kemampuan berpikir dan melakukan
analisis)
 Keterampulan dan kemampuan teknik (kemampuan untuk melaksanakan
aspek-aspek teknik pekerjaan)

2. Tanggung Jawab APA

a) Tanggung jawab internal (bila bekerja sama dengan PSA)
APA bertanggung jawab atas segala aktifitas apotek kepada PSA.
b) Tanggung jawab eksternal
APA bertanggung jawab kepada Departemen Kesehatan Republik Indonesia.

B.Asisten Apoteker (AA)

 1. Tugas dan Kewajiban
a) Melakukan pelayanan obat bebas dan resep mulai dari penerimaan pasien, menghitung
harga resep, menyiapkan obat yang diracik, memeriksa kembali obat dan etiket sampai
menyerahkan obat kepada pasien.
b) Melakukan pembelian sesuai dengan yang dibutuhkan dengan perintah dari APA.
c) Melakukan penjualan sesuai dengan harga yang telah ditetapkan
d) Mencatat dan membuat laporan keluar masuknya obat narkotika dan psikotropika.
e) Memeriksa dan mengontrol kadaluarsa obat.
f) Mengerjakan pembuatan persediaan obat, seperti OBP.
g) Menerima dan memeriksa barang pesanan yang datang dan menandatangani bukti
penerimaan.
h) AA harus mampu berkomunikasi dengan baik terhadap konsumen terutama dalam
memberikan informasi mengenai obat dan cara pemakaiannya.

2. Wewenang dan tanggung jawab AA

a) Bertanggung jawab atas uang perolehan penjualan.
b) Bertanggung jawab atas kebenaran kartu stok dan kehilangan barang atau obat.
c) Turut bertanggung jawab atas kesalahan pemberian obat.
d) Melakukan pembayaran kepada supplier.
e) Menjaga keamanan dan kebersihan barang atau obat.
f) Bertanggung jawab atas kepuasan konsumen.

Untuk apotek yang memiliki banyak asisten apoteker maka sebaiknya ada asisten apoteker
yang berperan sebagai kepala asisten apoteker, yang mempunyai tugas mengkoordinir asisten
apoteker lainnya. Biasanya pada apotek besar, asisten apoteker dapat berperan sebagai bagian
administrasi, atau dalam keadaan darurat, asisten apoteker dapat menggatikan tugas kasir,
melayani penjualan obat bebas maupun sebagai juru resep

C. Juru Resep
1. Tugas dan Kewajiban
a) Membantu AA dalam menyiapkan obat-obat untuk diracik.
 b) Melakukan peracikan obat yang sebelumnya telah diperiksa kebenarannya oleh AA.
c) Menjamin kebersihan ruangan peracikan dan obat-obat yang telah disiapkan.

2. Wewenang dan Tanggung Jawab

Juru resep bertanggung jawab terhadap kebenaran dan kebersihan obat yang diraciknya.
D. Tenaga Administrasi
1. Tugas dan Tanggung Jawab
a) Mengarsipkan surat-surat masuk dan keluar, pembuatan laporan.
b) Pembukuan meliputi keluar masuknya uang disertai bukti-buktinya.
c) Administrasi penjualan meliputi resep, langganan dan pembayaran secara tunai dan
kredit
d) Administrasi pergudangan yang meliputi penerimaan barang dan pengeluaran barang.
e) Administrasi pembelian secara tunai maupun kredit.
f) Administrasi piutang mengenai penjualan kredit, pelunasan utang dan penagihan sisa
utang.
g) Administrasi kepegawaian yang dilakukan dengan mengadakan absensi karyawan,
mencatat gaji dan waktu lembur karyawan.

Tenaga administrasi lain adalah

Pemegang Kas atau Kasir
Tugas dan Tanggung Jawab
1. mencatat semua harga dan nama barang yang terjual setiap hari
2. mencatat semua uang yang dikeluarkan untuk keperluan apotek setiap hari.
3. menghitung dan mencatat serta menyerahkan kembali modal yang diberikan APA tiap
hari
4. menghitung uang hasil penjualan sebelum diserahkan kepada APA.
Pemegang Kas atau Kasir
Wewenang dan Tanggung Jawab
1. menjaga keamanan uang yang dipercayakan kepadanya.
2. bertanggung jawab atas kebenaran jumlah uang yang dipercayakan kepadanya, dan
bertanggung jawab langsung kepada pengelola apotek.
C. Sistem Operasional
Sistem adalah cara-cara untuk menjalankan suatu kegiatan. Jadi, sistim operasional adalah
tata cara yang ditetapkan dan digunakan dalam melaksanakan suatu fungsi kegiatan apotek.
Sistim ini menjadi peraturan yang wajib dilaksanakan oleh seluruh karyawan dalam menjalankan
fungsi dan tugasnya masing-masing
1. Sistim Pembelian
Standar Sistem prosedur operasional:
 Tahap 1 : pengiriman daftar kebutuhan
 Tahap 2 : penyiapan defecta
 Tahap 3 : perencanaan dan pembelian
 Tahap 4 : pemeriksaan dan penerimaan barang
 Tahap 5 : pemeriksaan faktur
 Tahap 6 : pembukuan
Sasaran:
a. Memperoleh harga barang yang lebih murah
b. Dapat melayani kebutuhan konsumen

2. Sistim Gudang
Standar Sistem prosedur operasional:
 Tahap 1 : penerimaan barang
 Tahap 2 : penyerahan barang
 Tahap 3 : pembuatan laporan mutasi barang
 Tahap 4 : perhitungan stok barang
Sasaran:
Mencegah kehilangan dan kerusakan barang

3. Sistim Pelayanan dan Penjualan

Standar Sistem prosedur operasional:
 Tahao 1 : penyapaan awal (first greetings)
  Tahap 2 : penyiapan dan pemeriksaan obat
 Tahap 3 : penyerahan obat
 Tahap 4 : penyapaan akhir (last greetings)
Sasaran:
a. Memberikan kepuasan kepada konsumen
b. Meningkatkan jumlah penjualan
4. Sistim Keuangan
Standar Sistem prosedur operasional:
 Tahap 1 : penerimaan uang dan surat berharga lainnya
 Tahap 2 : penyerahan uang dan surat berharga lainnya
 Tahap 3 : laporan mutasi uang dan surat berharga lainnya
 Tahap 4 : perhitungan stok uang dan surat berharga lainnya
Sasaran:
a. Mencegah kehilangan (pencurian)
b. Mencegah kerusakan (palsu, bencana alam)

5. Sistim Pembukuan
Standar Sistem prosedur operasional :
 Tahap 1 : pengumpulan laporan
 Tahap 2 : pemindahan dan pengocokkan
 Tahap 3 : penyusunan, pengiriman, pengarsipan laporan

Sasaran:
a. Menyiapkan laporan tepat waktu (sesuai dengan targetnya)
b. Meyiaapkan laporan tepat isi (sesuai nilai asset)
 DAFTAR PUSTAKA
Anief, M., Manajemen Farmasi, Gadjah Mada University Press, Yogyakarta, 1998
Smith, H.A. Principles and Methods of Pharmacy Management, Lea & Febiger, Philadelphia.
USA, 1975
Umar, M., Manajemen Apotek Praktis, CV.Ar-Rahman, Solo, 2005